Образец заполнения журнала кассира-операциониста — PL Engineering. Журнал кассира-операциониста: заполнение и образец

В процессе ведения своей деятельности каждое предприятие проводит расчеты за реализованные товары или оказанные услуги. Передача средств проводится наличным или безналичным путем. И в первом случае для этого используется ККМ. В нашей статье мы рассмотрим, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, который является главным документом при выполнении таких операций.

Наличные расчеты и особенности их ведения

Выполняя расчеты наличными деньгами, необходимо использовать зарегистрированную в ИФНС технику – не только сам кассовый аппарат, то и защищенную электронную контрольную ленту. Все операции должны заноситься в журнал.

Этот документ нужно отправлять на проверку в ИФНС в таких случаях, как:

• Перерегистрация карточки на кассовые аппараты.
• Открытие нового журнала.
• Проверка со стороны ИФНС.

При этом важно отличаться использующиеся на предприятия ККМ и операционную кассу предприятия. Наличные средства, которые получаются через аппарат, должны:

• Нужно учитывать средства в день поступления.
• Хранящиеся в кассе средства могут быть в размере лишь «разменной монеты», которая поступает в кассу в начале дня.
• Средства могут вернуть покупателю в день поступления.
• Наличные нужно сдавать инкассатору в конце смены или поступать в кассу предприятия.
• Должна быть закрыта в день открытия.

В случае нарушения кассовой дисциплины предприятию грозят следующие штрафы:

• В размере 3-4 тысяч рублей кассиру (иному должностному лицу).
• В размере 40-50 тысяч организации.

Учет кассовых данных – порядок и правила

Для любого кассового аппарата должен вестись журнал кассира-операциониста, который позволяет учитывать данные по ККМ в течение примерно 1000 рабочих (по кассе) дней. Затем нужно завести новый документ. Чтобы заменить журнал кассира-операциониста, нужно обратиться в ИФНС и предоставить такие документы, как:

• Старый журнал.
• Новый документ, который прошит и заверен руководителем, при этом титульный лист документа должен обязательно быть заполнен.
• Паспорт на технику.
• Карточки учета.
• Оригинал договора с компанией, осуществляющей обслуживание ККМ.
• Последний Z-отчет по кассе.
• Оригинал доверенности на лицо, которое доставляет документы, который может быть заполнен в свободной форме.

При этом каждая ИФНС может потребовать и ряд других документом, потому прежде чем отправляться к ним, лучше позвонить специалистам и уточнить, что еще нужно принести.

Для чего нужен журнал и регулирование его ведения

Инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста размещена в ФЗ РФ под номером 54, который был выдан 22 мая 2003 года.

Данный закон определяет следующее:

• Категории организаций, которые должны применять ККТ при проведении наличных расчетов. Есть тут и исключения: юрлица и ИП, которые уплачивают патент и единый налог на временные доходы.
• Использование данных из реестра техники.
• Требования к регистрации кассовой техники.
• Также в документе прописаны права и обязанности ИФНС в области регистрации кассовой техники, их проверки, контроля за ведением документооборота.

Журнал кассира-операциониста нужен для учета полученных или сданных в кассу денежных средств. На основании полученных данных также определяется налоговая база:

• ИП. Налог с дохода физлиц, единого налога в случае ведения деятельности по УСН.
• Юрлица. Прибыль и налог, который взимается при применении УСН.

Такая информация позволяет значительно упростить учет наличного денежного оборота при работе с клиентами и проведения возврата наличности в случаях, оговоренных законодательством.

Кроме того, ККМ нередко применяются при ведении складского учета, что позволяет обеспечить материальный учет запасов в компании.

Требования к ведению и оформлению документа

Первое, что нужно помнить – журнал нужно прошить, при этом можно прошивать как сам журнал, так и отдельно его листы. Контрольный лист документа подписывает руководитель предприятия или ИП, при этом обязательно должна присутствовать расшифровка инициалов.

Если в организации есть печать, подпись нужно заверить оттиском. И тут есть один нюанс – его конец должен обязательно попасть на лист. Все листы должны нумероваться, а вот сами страницы – нет, но на них должны быть обозначения номера листа. На последнем листе нужно сделать запись, при этом ее часть должна обязательно затронуть контрольный листок: «В журнале пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов».

Заполняя журнал кассира операциониста, кассир должен обязательно:

• Применять темные чернила.
• Учитывать хронологию событий.
• Заполнять каждую из строк на один кассовый день (данные нужно взять из Z-отчета)

Не нужно подсчитывать итоги накопительной суммы. В случае если кассир в течение смены снимал два отчета, то данный нужно записывать отдельной строкой для каждого документа. В конце смены записи заверяются подписями кассира и руководителя предприятия либо иным уполномоченным должностным лицом.

Журнал кассира-операциониста – заполнение по всем правилам

Также в титульном листе нужно указать дату начала и конце ведения книги, информацию об ответственном сотруднике, который заполняет документ. Важно отметить, что с кассиром, который будет заниматься оформлением журнала, должен быть обязательно заключен договор о материальной ответственности.

Порядок заполнения документа:

В столбцах 16-18 записываются подписи кассира, старшего кассира либо администратора, руководителя.

Нюансы и правила ведения журнала кассира-операциониста в разных ситуациях

Есть несколько моментов ведения данного документа при возврате средств и при эквайринге. Давайте подробно рассмотрим их, чтобы в процессе заполнения не возникло ошибок.

Возврат средств

Денежные средства, полученные кассиров с применением кассового аппарата, не могут храниться на предприятии или использовать после закрытия смены. Но если в течение рабочей смены вернулся покупатель, который желает вернуть средства, то деньги ему можно отдать из «ящика» ККМ. Чтобы вернуть средства, кассиру нужно оформить акт по форме КМ-3, после чего возврат проводят через кассу компании.

Есть несколько особенностей возврата товаров и получения наличных обратно:

• Покупатель может вернуть продукцию, если приобретенная продукция не подошла по размерам, ассортименту, расцветке. При этом важно помнить, что данный порядок регламентирован Законом «О защите прав потребителей».
• Существуют товары, которые вернуть нельзя, например, лекарственные средства и т.д. Чтобы вернуть средства на такую продукцию, необходимо написать заявление на имя руководителя предприятия – на рассмотрение поданного документа и возврат требуемой суммы дается две недели.
• Возврат средств наличных средств, которые получены от компании, должен проводится в день приобретения товара через кассовые аппарат, или через расчетный счет в последующие дни.

Эквайринг

Эквайринг представляет собой оплату за товар с помощью банковских карт, когда предприятие получает деньги за товар сразу на свой расчетный счет. Все проводимые средства учитывается в отдельном столбце журнала кассира-операциониста. В данном случае величина остатка Z-отчета не будет равна размеру денежной наличности в кассе.

Главный минус работы по такой схеме в том, что банк-партнер, с которым заключен договор на открытие расчетного счета, снимает комиссию. Покупая товар, покупателю представляют кассовый чек.

Для возвращения средств нужно обратиться в ИП или юрлицо – средства вернуться обратно на счет клиента.

Внесение исправлений в журнал кассира-операциониста

Если при заполнении документа были внесены записи с ошибками, их можно исправить. Главное – их нужно согласовать со всеми ответственными лицами, также исправления должны быть заверены их подписями и подтверждены печатью компании. Кроме того, должна быть запись «Исправлено верно».

Если правки небольшие, можно воспользоваться специальным канцелярским корректором, а вот если нужно исправить несколько строк, то это можно сделать с помощью отметки «Пропущенная строка «21.05.2016» является достоверной». Кроме того, есть еще одно важное правило: исправления должны определять оборот денежных средств за определенный период без нарушения хронологии записей.

Не нужно переживать делать исправления, главное, вовремя находить их, фиксировать и подтверждать по правилам. Бывает, что кассир делает записи не ручкой, а карандашом, чтобы потом их аккуратно переписать. В случае внезапной проверки со стороны контролирующих органов это может привести к серьёзным проблемам и штрафам как должностному лицу, так и организации.

Вконтакте

Во многих нишах бизнеса за реализацию товара или оказание услуги ведётся два варианта расчёта с клиентом - наличными деньгами и безналичным способом. Для того чтобы осуществлять принятие наличных средств почти всегда используется контрольно-кассовая техника. Такие аппараты, называемые сокращённо ККМ или ККТ фиксируются при установке в налоговом ведомстве. Причём фиксация происходит как самой машинки, так и его контрольной ленты (ЭКЛЗ), которая потом будет пригодна для считывания информации. Подробнее о правилах регистрации ККМ вы можете прочитать в другой статье на нашем сайте.

А вот данные по приходу и расходу с помощью контрольного аппарата записываются как раз в журнал кассира-операциониста. Записи эти делаются ежедневно, исключая те дни, когда операций совершено не было. В дальнейшем этот документ будет проверяться сотрудниками налогового управления.

Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН

• Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
• Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
• В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).

При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.

Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.

Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:

• Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
• Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
• Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
• Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня - в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.

• В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).

Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.

Порядок учёта кассовых данных

На каждый ККМ ведётся свой журнал кассира-операциониста. Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается. После этого заводится новая книга учёта.

Что нужно, чтобы поменять журнал кассира-операциониста

Понадобятся документы, которые примет налоговое ведомство и оформит процедуру смены журнала. В пакет входят:

1. Журнал, который подлежит замене на новый
2. Новая книга. Журнал будет пустой, но предварительно его нужно прошить и заверить по всем правилам (На титульном листе нового журнала обязательно следует указать данные кассового аппарата).
3. Паспорт вашей ККМ.
4. Карточка учёта.
5. Договор с компанией, которая занимается обслуживанием кассовой машинки.
6. Последний Z-отчёт (отчёт закрытия кассы за последний день). При этом оставшиеся средства не будут переноситься на начало следующего дня.

Если документы предоставляет сотрудник фирмы, нужно будет к пакету документации приложить также и доверенность на него. Причём если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то доверенность нужно обязательно нотариально заверять. А организации могут предоставлять документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник состоит в штате.

Что касается пакета документов для замены журнала, то лучше предварительно уточнять его состав в конкретном отделении налоговой инспекции, так как существуют небольшие региональные отличия по списку нужной документации.

Менять журнал по окончанию года необязательно. По крайней мере, нет законодательных предписаний, которые это регламентировали бы.

Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом

В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция - от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:

• Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
• Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
• Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
• Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.

Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.

Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП - НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица - налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).

Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.

Требования при ведении журнала кассира-операциониста

Прошивка. Возможны два варианта - либо прошивать листы, либо - весь журнал.

Подпись руководителя. Ставится на контрольном листе с расшифровкой. Когда фирма или предприниматель использует печать, то она ставится на подпись (должна попасть и на листок).

Нумерация. Номер ставится на каждом листе. При этом нет необходимости ставить номера страниц, достаточно нумеровать сами листы.

Запись в конце. Делается она на последнем листе, при этом часть попадает на контрольный листок. Запись должна звучать примерно так: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (если есть печать, то пишем „и печатью“) такое-то количество листов». Естественно вместо «такое-то» пишем итоговую цифру количества листов.

Требования к кассиру, который заполняет журнал

• Писать чернилами тёмного цвета.
• Придерживаться хронологического порядка.
• Брать данные согласно Z-отчёту из ленты ККМ.
• Конечную сумму подсчитывать на калькуляторе (не самостоятельно).
• Использовать разные строки в журнале, если за день было снято два отчёта.
• Подписывать каждый день записи. Также это должен делать руководитель, либо другое лицо с полномочиями.
• Не имеет права на ошибки, затёрки уже написанного и исправления. Поэтому в случае, когда была допущена ошибка, запись зачёркивают. Правильные данные пишут рядышком, или чуть сверху. И обязательно указывают дату, когда исправления были сделаны. После того, как ошибка исправлена, снова ставится заверительная подпись кассира, который ранее эту ошибку допустил, а также руководителем.

Только в том случае, если исправления будут оформлены верно, наказания не предусматривается.

Титульный лист

Заполнять его нужно у нового журнала, как уже писалось выше, до того как вы будете сдавать его в пакете документов в ФСН. Указывать там нужно данные о фирме, а также информацию о ККМ, которую придётся взять их паспорта аппарата.

Также титульник должен иметь инфорацию о начале и окончании журнала. Указывается и ответственное за заполнение данных лицо. Стандартно этим лицом назначается кассир, который управляет ККМ.

Примечание: ответственность лица указывается и в его трудовом договоре. А в дополнение к нему подписывается документ о материальной ответственности назначенного сотрудника.

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста

• Первая запись - проверочная сумма. Берётся она из нулевого чека, начинающего Z-отчёт и акт начала использования ККМ.
• Контрольная сумма - 1, 11 рублей - вписывается в столбец номер шесть.
• Остаток в конце смены также составит 1,11 рублей.
• В конце последующей рабочей смены аппарата кассиру нужно будет сократить сумму поступлений как раз на размер контрольной суммы.
• Столбцы в кассовом журнале:
• Дата смены.
• Порядковый номер отдела или секции (не нужно вписывать, если нет разделения на секции).
• Фамилия заполняющего кассира с инициалами. Если журнал заполняется одним кассиром постоянно, можно вписывать только вначале страницы. В остальных строчках уже используется знак «-/-».
• Порядковый номер отчёта фискальной памяти ККМ. Брать его следует также из отчёта Z.
• Показания контрольного счётчика. Это значение обозначает количество совершённых продаж. Эту графу следует заполнять в случаях, когда кассовый аппарат отправляется в ремонт. Первые данные будут внесены сотрудником фирмы, которая осуществляет ремонт. В последующем кассир просто дублирует информацию. Чаще всего графа будет пустовать.
• Информация о нарастающем итоге, который выводится на начало смены.
• Подпись кассира.
• Подпись старшего смены, либо администратора.
• Информация накопительного счётчика на конец дня (отчёт-Z).
• Выручка за текущий день. Здесь требуется учитывать как наличные средства, так и суммы безналичного расчёта. Но вычитать при этом суммы возвратов, в случаях, когда они есть. Эту сумму можно рассчитать собственноручно, либо воспользоваться отчётом.
• Наличка, которая сдана в кассу фирмы. Чтобы определить цифру, нужно из суммы вырученных средств вычесть эквайринговый приход и возвратные суммы.
• Количество совершённых платежей совершённых с использованием документации.
• Сумма безналичной оплаты.
• Наличные средства, внесённые в кассу фирмы.
• Сумма возвратных средств по заявлениям покупателей
• Подписи кассира (столбец номер 16), администратора (17), руководителя (18).

Особенности заполнения кассового журнала

В случае возврата наличных

Основное, что нужно помнить - средства, которые получаются от клиента с использованием аппарата кассы уходят в кассу фирмы или индивидуального предпринимателя. А соответственно не хранятся дольше одно смены, и уж тем более не могут быть использованы в другую смену.

Поэтому, когда приходит клиент с желанием оформить возврат, нужно обязательно смотреть на истекший срок.Когда всё происходит в рамках одного кассового дня, то деньги за возврат кассир выдаёт из кассы ККМ. При этом оформляется акт по форме КМ-3.

В остальных случаях, когда покупатель приходит в другую кассовую смену, средства возвращаются только из кассы предприятия, а не ККМ.

Важные моменты:

• Клиент имеет полное право на возвращение товара, в случае если ему он не подошёл по одному из параметров (ассортимент, размер, цвет).
• Регламентирующий возвратные операции закон - «О защите прав потребителей».
• Существует перечень товаров, которые возврату уже подлежать не могут.
• Если клиент хочет вернуть денежные средства за товар, то ему следует написать заявление на имя руководителя фирмы. Далее у фирмы есть 14 дней, чтобы это заявление было рассмотрено, а деньги возвращены.

Эквайринг

Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.

Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.

Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.

Утеря кассового журнала

Необходимость ведения журнала по операциям эквайринга такая же, как и в случае с наличными. А отклонение от этой необходимости ведёт к крупным штрафным санкциям в отношении как кассира, так и всей организации. Также штрафы накладываются при утере журнала.

Восстановление журнала после потери можно совершить только при помощи отчётов кассира или X-отчётам. А подобные отчёты могут предоставить лишь сотрудники обслуживающей кассовую технику фирмы.

Итог

Мы разобрали основы ведения журнала кассира-операциониста. Главный вывод, который можно сделать из всего вышесказанного - заполнение журнала - это очень скрупулёзная и ответственная работа. Хотя при некоторой тренировке и практике, она не вызовет сложностей. Однако, если вы планируете поручить это занятие конкретному человеку, убедитесь, что он обладает достаточными качествами и навыками. Потому что в ином случае, мелки недочёты и ошибки в заполнении приведут к штрафам со стороны проверяющих органов.

09.08

Берия Л.П.

0904

0904

/подпись/

/подпись/

11736355.62

10.08

Берия Л.П.

0905

0905

11736355.62

/подпись/

/подпись/

11736356.73

1.11

11736356.73

Второй лист:

Сдано				Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб. коп.	Подпись на конец рабочего дня (смены)
наличными, руб. коп.	оплачено по документам		всего, руб., коп.		кассира. Деньги и оплаченные счета сдал	администратора (старшего кассира) Показания счетчиков сняли, деньги принял	руководителя (старшего кассира)
	количество	сумма
					/подпись/	/подпись/	/подпись/
1,11			1,11		/подпись/	/подпись/	/подпись/
							/

Порядок заполнения

Графа 1: Дата (смена)

Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену).

Сюда вписывается сумма выручки за день. Сюда входят вся наличная выручка (), безналичная (), возвраты (). Эти данные можно также взять на Z - отчетах (смотрите ).

Графа 11: Сдано наличными.

Тут вписывается выручка наличными, в нее не включаются и безнал.

Графа 12: Оплачено по документам, количество

В этой графе заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.). То есть если за день вам оплатили по безналу 5 раз, вы вписываете в графу цифру "5". Если вы не можете посчитать это количество, так как у многих кассовых аппаратов нет счетчиков безналичных платежей, то вписывать ничего не надо.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма.

Тут вписывается общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах).

На некоторых кассовых аппаратах нет функции пробития по безналу, поэтому часто под безнал выделяют определенный отдел (секцию) и туда пробивают безналичный расчет. Если Вы пробиваете все безналичные средства на один из отделов, то впишите в графу 13 сумму продаж именно по этому отделу .

Пример заполнения смотрите .

Графа 14: Сдано всего.

Тут пишется сумма безналичных и наличных платежей минус возвраты.

Графа 15: Сумма возвратов.

Тут пишется общая сумма возвратов за смену. Эта строка берется из Z - отчета. Если вы не проводили возврат из кассы (так как это не обязательно), то не забудьте оформить акт и впишите сумму из этой формы в графу 15. Подробнее о возвратах читайте .

Графа 16: подпись кассира.

После заполнения журнала кассира - операциониста кассир оформляет передает ее администратору вместе с наличностью, и расписывается в этой графе.

Очень часто кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, поэтому в графах 16, 17,18 ставится одна подпись.

Графа 17: подпись администратора.

Приняв наличность от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе.

Графа 18: подпись руководителя.

После завершения смены здесь расписывается руководитель.

После заполнения журнала кассира-операциониста не забудьте занести данные (оприходовать наличность) в .

Примеры некоторых Z - отчетов и информация на них для заполнения формы КМ-4.

Меркурий 180К	Альфа 400К	Меркурий 130К	Касби 02К	АМС 100К

Примеры заполнения Журнала кассира-операциониста на разных ККМ:

Элвес-МК:

Нужно ли заполнять журнал кассира-операциониста если на кассе ничего не пробивали?

Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, тем более многие кассовые аппараты не позволяют снять Z - отчет. Одним словом, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять не надо.

Но, если Вам все таки хочется записать что-нибудь в журнал кассира операциониста, то снимите нулевой чек и сделайте вечерний Z - отчет, а потом занесите его в журнал кассира-операциониста.

Когда нужно заполнять журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z - отчета. Это может быть один раз в сутки, например вечером - в конце рабочего дня. А может Ваш магазин работает круглосуточно и смена заканчивается с утра, тогда отчет снимают по утру.

Можно ли делать несколько отчетов за день?

Если у вас две или три смены за сутки, тогда вы соответственно снимаете два или три отчета в сутки, но самое главное, чтобы каждый из Z - отчетов был отдельной строкой занесен в журнал кассира-операциониста. Получается несколько записей одной датой, но с разными номерами смен.

Если кассир забыл снять Z - отчет.

Если отчет не был снят вечером - не беда его можно снять утром на следующий день или даже через день. В этом случае в журнале кассира операциониста нужно проставить дату, взятую из Z - отчета и провести деньги тем числом, когда он снят. Либо, если деньги уже оприходованы в кассовой книге, можно поставить в журнале кассира операциониста нужную дату, а кассира попросить написать объяснительную записку в произвольной форме на имя директора - это заставит кассира в следующий раз быть повнимательней.

Если кассир случайно снял несколько лишних отчетов за день.

Если на кассе случайно были сняты несколько вечерних Z - отчетов за день, то каждый нужно занести в книгу кассира - операциониста по отдельности, выйдет несколько отчетов под разными номерами, но за одну дату. Обычно это отчеты с нулевыми суммами. Можно так же попросить кассира написать объяснение в воспитательных целях.

Можно ли восстановить утерянный Z - отчет?

Z - отчет можно восстановить двумя способами:

• Снять отчет по фискальной памяти. Для этого нужен пароль налогового инспектора, если вы его не знаете, лучше вызвать кассового механика, который поможет вам снять отчет. Не пытайтесь самостоятельно снять фискальный отчет, так как ваш кассовый аппарат может заблокироваться при неправильном вводе пароля налогового инспектора. Фискальный отчет выдаст вам информацию только по общей сумме за день, то есть в нем не будет расписана информация по каждой покупке за день.
• Снять отчет по ЭКЛЗ . В ЭКЛЗ храниться вся информация по всем кассовым чекам , пробитым на кассовом аппарате. То есть по из блока ЭКЛЗ можно вытащить подробную информацию за любой рабочий день. Помните, что блок ЭКЛЗ меняется раз в год, поэтому информацию можно получить только из текущего блока.

Исправления в журнале кассира - операциониста.

Каждая ошибка в журнале кассира-операциониста должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение журнала. То есть рядом с каждым исправлением нужно написать: "исправленному верить" и расписаться.

Журнал кассира - операциониста и кассовая книга это одно и то же?

Нет. Кассовая книга это другой документ, который также обязаны иметь индивидуальные предприниматели и организации для ведения бухгалтерской отчетности.

Штраф за отсутствие журнала кассира - операциониста.

Налоговые инспектора пытаются время от времени штрафовать предпринимателей за отсутствие либо незаполнение журнала кассира-операциониста, привлекая по ст.15.1 КоАП РФ , а штраф по этой статье немаленький: от 40000 до 50000 рублей. Так было несколько судебных разбирательств (одно из них: № А56-9691/2005 от 28 июля 2005 г.), которые каждый раз выигрывали предприниматели. Но сколько предпринимателей не стало подавать в суд на неправомерные действия налоговиков - остается загадкой. Поэтому решайте сами нужно ли вести журнал или нет.

И уж совсем безобразно смотрится, когда налоговые инспекторы пытаются подвести отсутствие журнала кассира-операциониста под ст. 14.5 КоАП. В моей практике был один такой случай в Ленинградской области. Предприниматель предпочел не связываться с налоговиками и заплатил штраф 4000 рублей. Для организаций это было бы 40000 рублей.

Как зарегистрировать журнал кассира операциониста.

Журнал кассира операциониста привязан к конкретному кассовому аппарату. Поэтому журнал регистрируется вместе с регистрацией кассового аппарата . Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в налоговую инспекцию и заверить его. Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был зарегистрирован кассовый аппарат. Старый заполненный журнал нужно хранить в архиве организации 5 лет. Хотя его хранение стало бессмысленным с введением ЭКЛЗ - теперь вся информация храниться на электронном носителе.

Примеры заверенного журнала кассира.

Где зарегистрировать журнал кассира-операциониста.

Документы, необходимые для регистрации нового журнала кассира - операциониста.

В разных налоговых инспекциях могут быть разные правила по предъявляемым документам. Закон также не определяет необходимые документы для регистрации замены журнала. В каждом конкретном случае лучше позвонить в налоговую и спросить чего они хотят. Приведу несколько типов документов, которые требуют налоговики в Питере:

• паспорт (формуляр) на кассу.
• старый журнал кассира-операциониста.
• новый журнал кассира-операциониста прошитый и пронумерованный
• регистрационную карточку на кассовый аппарат
• паспорт лица, предъявляющего документы и доверенность, если это не руководитель предприятия.

Первая запись в журнале.

При первичной регистрации журнала кассира-операциониста вместе с кассовым аппаратом, налоговый инспектор делает первую запись в журнале, на снятый Z - отчет и пробитые 1 рубль, 11 копеек, хотя в некоторых налоговых этого не делают, а просто заверяют журнал подписью и штампом.

Пример первой записи, которую налоговый инспектор оставляет при регистрации журнала КМ-4.

Лицо, ответственное за ведение журнала кассира-операциониста.

Назначается приказом директора, если директор не хочет сам быть ответственным за его ведение. Обычно это кассир, администратор или главный бухгалтер. Для руководителя было бы не лишним создать На практике никто не заполняет эту графу и налоговые инспектора к ней не придираются Если графа не заполнена, ответственность за ведение автоматически возлагается на руководителя компании или ИП.

Типы журналов кассира - операциониста.

Я встречал два типа. Образцы журналов кассира-операциониста:

1. Вертикальный журнал. Плюсы: больше строк на станице - хватает на большее количество записей - реже придется менять его в налоговой. Минусы: слишком узкие графы - большие суммы не помещаются.
2. Горизонтальный журнал. Плюсы: удобен в заполнении - широкие строчки, в которые помещаются большие суммы. Минусы: хватает на меньшее количество записей - придется часто менять.

На сколько хватает журнала кассира операциониста?

В горизонтальном журнале кассира-операциониста - около 50 листов и 20 строчек на каждом листе. 20 умножить на 50 получается 1000, то есть журнала хватит примерно на тысячу дней или смен.

В вертикальном журнале от 29 до 40 строк и 50 страниц, то есть его хватает примерно на 2000 дней (смен).

Можно заметить, что графы 6 и 9 очень узкие (особенно в вертикальном журнале), чтобы писать в них крупные суммы накоплений, а такие графы как 5 и 15 слишком широкие для своих значений. Разве российские чиновники могли придумать что-то по умнее?

Как оформлять возврат в журнале кассира операциониста.

Возврат по кассе оформляется в графе 15. Если возвратов было несколько за текущий день, то все они суммируются и заполняются одной суммой. При возврате не обязательно пробивать на кассе чеки возвратов (хотя можно это сделать для красоты), но обязательно нужно заполнить форму КМ-3 .

С подробным описанием оформления возврата можно ознакомиться в статье.

Пример заполнения возврата в КМ-4 (возвраты на общую сумму 1000, при этом не важно сколько было возвратов):
Обратите внимание, что графы 11(сдано наличными) и 14 (сдано всего) меньше на сумму возвратов.

Оформление продажи по банковской карте / безналичным расчетом / кредитом

Если вы осуществляете продажи по банковским картам через банковские терминалы, либо принимаете деньги через чековую книжку, либо любым другим безналичным расчетом, то эти деньги также нужно пробивать на кассовом аппарате. В вечернем Z - отчете у Вас будет отдельной строчкой выведено количество продаж по безналу и общая сумма за день по безналичному расчету. Эти два параметра нужно записать в графы 12 и 13 журнала кассира - операциониста.

Графы 12 и 13 отвечают за пробитие средств не за наличный расчет - то есть любыми другими способами:

• банковской картой - пробитие средств, поступивших через банковский терминал должно происходить дважды:
  1 - на самом банковском терминале
  2 - на кассовом аппарате
• дорожными чеками
• продажей в кредит и др.

Не требуется вписывать в журнал средства, которые поступили на безналичный расчетный счет в банк.

В графе 12 - пишется количество чеков по безналу.
В графе 13 - общая сумма чеков по безналу.
В графе 11 - сдано наличными сумма должна быть меньше чем в графе 14 на сумму в графе 13, то есть:

графа 14 - графа 13 = графа 11

Пример заполнения безналичного расчета в журнале: (за смену сделано 3 продажи по безналу на общую сумму 1000 рублей).

Как прошивать и нумеровать журнал кассира - операциониста.

Нумеровать листы можно только от руки, хотя некоторые налоговые на это не обращают внимания. Не нужно нумеровать каждую страницу, достаточно пронумеровать только листы. Нумеровать обложку тоже не надо. Нумерация начинается с первой внутренней страницы.

Вообще нет какого либо стандарта по нумерации и прошивке. Правда некоторые налоговые инспектора настаивают, чтобы страницы нумеровались от руки.

Прошивают журнал делая два отверстия снизу, продевая через них толстую нить и наклеивая на последней странице небольшой кусочек бумаги. На бумажке надо от руки написать: "пронумеровано и прошнуровано 50 листов", поставить подпись директора и печать организации. Примерно как на рисунках:

Прошивают КМ-4 тоже разными способами, иногда все страницы, иногда начиная с разворота.

Законодательства о журнале кассира-операциониста не существует.

Заполнение титульного листа

Пример заполнения титульного листа (обложки). Все графы заполнять не обязательно, только самые важные:

Как оформлять замену ЭКЛЗ и ремонты

Если проводилась замена ЭКЛЗ на кассовом аппарате, то в ЦТО была пробита сумма 1 руб. 11 коп. и снят лишний Z - отчет, который был оставлен в налоговой инспекции. Этот отчет тоже нужно заполнить в журнал кассира-операциониста. Тоже самое нужно сделать при ремонтах ККМ, если в сервисной службе были сняты Z - отчеты. Выйдет примерно следующее:

Где купить журнал кассира-операциониста.

Форму КМ-4 можно купить в любом более менее уважающем себя канцелярском магазине. Только прошить и пронумеровать придется его самостоятельно. Если Вы приобретаете кассовый аппарат в нашем ЦТО, то журнал кассира операциониста входит в стоимость комплекта документов при регистрации кассового аппарата.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

В журнале содержатся следующие графы:

В графе №1 - указывается текущая дата.

В графе №2 - номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.

В графе №3 - фамилия, имя, отчество кассира - операциониста.

В графе №4 - указывается номер , соответствующий текущей дате.

В графе №5 - "Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика" - записывается количество продаж за смену. Показания данного счетчика печатаются на .

Примечание: Счетчик, показания которого, необходимо занести в графу 5 был только в ККМ без фискальной памяти . В ККМ с фискальной памятью такого счетчика нет. Ни какими нормативными документами четко не оговорено, какие показания и какого счетчика следует заносить в графу 5, по этой причине многие пользователи ККМ эту графу не заполняют.

В графе №6 - показания нарастающего итога на начало дня. Эту сумму ККМ указывает в , и показания на начало дня - это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.

Внимание! Не все модели ККМ автоматически выводят в показания счетчика нарастающего итога. В этом случае необходимо выводить их самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.

В графах №7 и №8 - соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).

В графе №9 - показания счетчика нарастающего итога на конец дня.

В графе №10 - сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разность между графами №9 и №6.Если ККМ не указывает в показания счетчика нарастающего итога, то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика нарастающего итога на конец дня, и занести их в графу №9.

В графе №11 - сумму наличных денежных средств (выручку).

В графах №12 и №13 соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.

В графе №14 указывается общая сумма выручки (№11+№13).

В графе №15 отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным, в том числе ошибочно пробитым чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.

Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 . Операция "возврат" не уменьшает сумму сменной (дневной) выручки (графа 10).

В графах №16, №17 и №18 - подписи соответствующих должностных лиц организации.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста:

Дата(смена)	Номер отдела(секции)	Фамилия, имя, отчество кассира	Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня (смены)	Показания
				контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика	суммирующих денежных счетчиков
					на начало рабочего дня (смены)			на конец рабочего дня (смены)
					сумма, руб., коп.	подпись		сумма, руб., коп.
						кассира	администратора
1	2	3	4	5	6	7	8	9
01.01.01	1	Пупкин В.В.	2	----	1,11	Пупкин	Петрова	1111,11
02.01.01	1	Пупкин В.В.	3	----	1111,11	Пупкин	Петрова	1611,11
03.01.01	1	Пупкин В.В.	4	----	1611,11	Пупкин	Петрова	2511,11

Сумма выручки за рабочий день (смену), руб., коп.;	Сдано				Сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, руб., коп.	Подпись на конец рабочего дня (смены)
	наличными, руб., коп.	оплачено по документам		всего, руб., коп.		кассира. Деньги и оплаченные счета сдал	администратора (старшего кассира) Показания счетчиков снял. Деньги принял	руководителя (старшего кассира)
		кол-во	сумма, руб., коп.
10	11	12	13	14	15	16	17	18
1110,00	710,00	5	300,00	1010,00	100,00	Пупкин	Петрова	Сидорова
500,00	400,00	3	100,00	500,00	0,00	Пупкин	Петрова	Сидорова
900,00	850,00	0	0,00	850,00	50,00	Пупкин	Петрова	Сидорова

Как правильно заполнить журнал кассира- операциониста?

Основное назначение непосредственного ведения журнала кассира-операциониста сводится к тому, чтоб сам владелец имел возможность беспрепятственно вычислить оборот наличной выручки за запрашиваемый период. Также журнал необходим для того, чтоб инспектор мог сверять показания ККТ и кассовые отчеты

Иногда инспектор сам выдаёт пожелания по заполнению журнала. Мы же разберём базовые аспекты заполнения журнала кассира-операциониста.​

Сам журнал представляет собой форму КМ-4. Форма состоит из двух листов. На двух листах формы содержится 18 граф, каждую из которых и необходимо заполнить.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – бланк для заполнения находится

Обязательность ведения журнала

Известно немало случаев, когда налоговые инспекторы пытались штрафовать организации за отсутствие данного журнала кассира-операциониста или же не заполнение журнала. На самом деле, ведение журнала хоть и является обязательным для предприятия, но не является грубым налоговым нарушением.

Поэтому в случае, когда предприниматели отказывались платить штраф и оспаривали решение, суд оставался на стороне предпринимателей. Лучше вести журнал, чем не вести его, дабы не сталкиваться с проблемами во взаимоотношениях с налоговиками. С другой стороны, и наличие журнала не может уберечь предприятие от особо придирчивых работников налоговой.

Для чего необходим на предприятии журнал учета трудовых книжек и как его правильно составить, вы можете узнать

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения по предприятию

Графы для заполнения:

• Смена (дата)

В этой графе проставляется дата, когда снимали Z-отчёт (отчета на кассовом аппарате, производимого кассиром в конце смены для инкассации кассы и передачи наличности администратору). В случае наличия нескольких Z-отчётов за день вносятся все отчеты с одной датой, но каждый отдельной строкой.

Графа стена нужна для того, чтоб обозначить свою смену, если за одно число на кассе отработало два кассира или же если у одного было несколько смен. Тогда в скобочках ставится номер смены, например, 1.

• Номер секции (отдела)

Проставляются номера отделов, на которые были пробиты суммы за текущую смену. Эта графа необязательна к заполнению в том случае, если все пробивается на один отдел. Также эта графа часто необязательна к заполнению, если Z-отчёт кассового аппарата не предусматривает делание по отделам.

• ФИО кассира

В данной графе необходимо указать полные ФИО. Если же функцию классов выполняет лико, задействованное ещё в какой-либо деятельности, то все равно указываются его данные.

• Порядковый номер отчета фискальной памяти на момент окончания смены

Здесь указываем порядковый номер Z – отчета, который возможно взять на самом отчете.

Журнал кассира-операциониста в электронной форме – стр.1.
Журнал кассира-операциониста в электронной форме – стр.2.

• Порядковый номер контрольного счетчика

В данную графу копируется информация из графы 4.

Данная графа является устаревшей и рассчитанной на обнуление Z-счетчика. Современные кассовые аппараты этого не делают.

• Показания суммирующих счетчиков на момент начала смены

Данная графа должна быть обязательно заполнена. В ней указывается общая сумма всех денег, пробитых кассовым аппаратом за все время работы аппарата (накопительный итог на начало рабочего дня). Значение суммы возрастает с каждым последующим Z-отчетом.

В случае, если Вы заполняете журнал по новому кассовому аппарату в первый день его работы, первое накопление будет равняться 1 рублю 11 копейкам. Данную сумму требуют пробивать в налоговой инспекции при регистрации аппарата.

Узнать, как правильно составить приказ о дисциплинарном взыскании в виде замечания и выговора, вы можете

Если же аппарат уже не новый, то необходимые данные предоставлены в:

1. Графе 9 за предыдущий день (чаще всего берут оттуда);
2. В утреннем X-отчете, но не для каждого кассового аппарата (некоторые аппараты не печатают это в X-отчетах)
3. Можно также получить искомое значение, если вычесть из вечерних накоплений (в графе 9) сумму выручки за день (в графе 10).

• Подпись кассира и администратора в графах 7 и 8

В этих двух графах необходимо расписаться кассиру (7) и администратору (8). В случае совпадения лиц подписи одинаковы.

Журнал кассира-операциониста форма КМ-4 – образец заполнения вы можете скачать

• Показания суммирующих денежных счетчиков на момент окончания смены

Здесь будут вписаны накопления (гросс-итог) на момент окончания рабочей смены. Этот показатель представляет собой данные из 6-ой графы, суммируемые с выручкой за прошедший день. Для дальнейшего убожества эти данные можно сразу перенести в 6-ую графу начала следующей смены.

• Сумма выручки за рабочую смену

В эту графу необходимо вписать сумму выручки за день. В неё войдут вся наличная выручка (11), безналичная (12) и возвраты (15). Также данные можно взять и в Z-отчётах.

Журнал кассира-операциониста – пример заполнения.

• Сдано наличными

Вписываем наличную выручку (без возвратов и безнала).

• Оплачено по документам (кол-во)

Теперь внесём количество безналовых платежей (к ним относятся оплата по банковской карте, дорожные, банковские чеки и проч.) Например, если картами за смену вам оплатили 10 раз, то вписываете “5”. Если же возможности посчитать нет, и в кассовом аппарате данная функция не предусмотрена, то графа не заполняется.

• Оплачено по документам (сумма)

Указывается общая сумма всех платежей по безналу, ещё она выделяется в Z-отчете (но не со всеми кассовыми аппаратами).

На части аппаратов функция пробития по безналу отсутствует, поэтому зачастую под безналичную оплату выделяют отдельную секцию, туда и пробивается безнал. Если все безадресные средства пробиваются по на один отдел, то в 13-ой графе указывается сумма продаж по этому конкретному отделу.

Скачать бланк доверенности на получение товара и ознакомиться с основными правилами составления этого документа, вы можете

• Сдано всего

Сюда вписывают сумму платежей (нал и безнал вместе) минут возвраты.

• Сумма возвратов

Указывается сумма возвратов за рабочий день. Этот показатель берут из Z – отчета. Если возврат был произведён не из кассы (потому что допустимо производить возврат не из кассы), помните, что нужно в таком случае составить акт КМ-3, затем вписать сумму из формы в графу 15-ую.

Возвращение денег из денежного ящика ККТ возможно только по тем чекам, что были пробиты в тот день. К каждому чему должен быть приложен акт по форме КМ-3.

• Подпись кассира.

Когда кассир заполнил журнал, ему необходимо оформить форму КМ-6 (справка-отчёт). Затем он передаёт эту форму вместе с наличными администратору, затем и расписывается в графе. Если кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, то в графах 16, 17 и 18 необходимо проставлять одну и ту же подпись.

• Подпись администратора

После принятия наличности и проверки расчетов администратор расписывается в графе.

• Подпись руководителя

После завершения рабочего дня или смены в графе должен расписаться руководитель.

По окончании заполнения журнала важно не забыть занести данные в кассовую книгу.

Заменена журнала кассира-операциониста и внесение изменений

Если журнал заканчивается, то его необходимо “погасить” в налоговой в тот же момент, когда производится регистрация нового. Данная процедура выполняется любым уполномоченным сотрудником от лица руководителя при наличии , которая заверена у нотариуса.

Записи при ведении нового журнала начинают в порядке, который последовательно идет за порядком с старом журнале. Суммы остатков переносятся в новый журнал, сама перемена документов производится к концу года, но не является обязательной.

Узнать, как правильно составить приказ о проведении инвентаризации и скачать образец его заполнения, вы можете в нашей

Если необходимо внести изменения в журнал, то все исправления с изменениями необходимо согласовать со всеми заверяющими записи в журнале лицами. Лицам необходимо подписаться у записей, а также необходимо поставить печать-подтверждение. Главное условие изменений и исправлений – пометка “исправлено верно”.

Если же изменения несущественные, то можно просто сделать исправления при помощи канцелярского забеливателя.

При исправлении нескольких строк их можно зачеркнуть и написать между ними верное, при этом во всех исправлениях важно не нарушить хронологию записей и не препятствовать определению оборота наличности.

Заполнение журнала кассира операциониста – пример по предприятию:

Не стоит опасаться делать исправления. Налоговая инспекция не накажет санкциями за исправления, вовремя зафиксированные и и подписями ответственных лиц.

В случае возникновения дополнительных вопросов всегда можно обратиться в налоговую службу или же к администратору, потому что руководители и налоговики иногда высказывают конкретные пожелания на тот или иной вопрос по заполнению. Помните, что работа с журналом – ответственное занятие, влияющее на продуктивность и чистоту отчетности.

Как правильно заполнить журнал кассира-операциониста без ошибок, вы можете узнать в этом видео :