Обязательно ли выдавать расчетный листок. Правила выдачи расчетных листков по зарплате

Документ, который содержит подробную информацию о размере начисленных доходов, удержаниях и выплатах сотруднику за календарный месяц, называют расчетным листком по заработной плате (также вы могли слышать названия «квиток» или «расчетка»).

Большая часть организаций не считает обязательным ежемесячно выдавать квитки о заработной плате. Тем самым они нарушают действующее законодательство. Так, частью 1 статьи 136 Трудового кодекса РФ на работодателя возлагается обязанность ежемесячно сообщать работнику достоверные и актуальные сведения о его доходах, удержаниях и выплатах.

Также законодательством определено, что получить такую информацию должны не только штатные работники, но и сезонные, временные, внештатные, надомные и работающие по гражданскому договору.

Способ получения зарплаты (наличными через кассу, почтовым переводом, на карту банка или сберегательную книжку) ни коим образом не влияет на формирование и выдачу квитка о начислениях и удержаниях.

Форма расчетного листка по заработной плате

В 2013 году унифицированная форма документа была отменена. То есть организациям дали возможность самостоятельно разработать и утвердить свой вариант документа, который учитывает особенности и специфику деятельности конкретно их юридического лица.

Отмена стандартной формы не является основанием для отказа в выдаче квитка сотрудникам! Это прямое нарушение ст. 136 ТК РФ, за которое предусмотрена административная ответственность.

Утвердите индивидуальную форму бланка в учетной политике предприятия или отдельным приказом руководителя. Проследите, чтобы бланк содержал обязательную информацию:

1. Наименование предприятия.
2. Период (обычно равен календарному месяцу).
3. Информация о работнике. Здесь пропишите должность, ФИО, подразделение и табельный номер сотрудника.
4. Информация о расчетах. Удобнее всего представить виде таблицы, которую разделите на следующие части:
5. доходы: здесь необходимо указать исчерпывающие сведения обо всех начисленных доходах работника (оклад, стимулирующие и компенсационные выплаты, пособия, отпускные, надбавки, совмещения и прочее);
6. удержания: включите в эту часть таблицы НДФЛ, удержание по исполнительным листам, профсоюзные взносы, алименты, добровольные взносы в НПФ и прочее;
7. выплаты: укажите даты и суммы перечислений, проведенных в конкретном периоде, авансы, компенсации на питание или сотовую связь, оплату больничного или отпускных в межрасчетный период;
8. «Задолженность» или «К выплате»: итоговая табличная часть, в которой посчитана разница между начисленными доходами и произведенными выплатами.

Самостоятельно разрабатывая квиток, вы можете добавить иную информацию. Например, сведения о суммах вычетов по иждивенцам и не только.

Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате

Сформируйте и выдайте расчетки по заработной плате за несколько дней до выплаты зарплаты, пособий и прочих доходов. Выдать листки можно и в день перечисления на счета сотрудников, но не позже. При получении аванса и отпускных в середине месяца формировать дополнительные (промежуточные) расчетные листки не нужно. Если сотрудник увольняется, предоставьте ему квиток по заработной плате в последний рабочий день, вместе с окончательным расчетом и остальными обязательными документами.

Документ содержит персональные данные работника, за разглашение которых предусмотрены административная и даже уголовная ответственность. Поэтому не передавайте квитанцию третьим лицам или по незащищенным каналам связи. Лучше всего передать квиток лично в руки или заказным письмом (для удаленных сотрудников).

Скачать образец расчетных листков по зарплате в формате Word

Cкачать бланк расчетного листка по зарплате

Главная — Консультации

Выдача расчетных листков

Обязательно ли выдачу заработной платы работнику следует сопровождать расчетным листком? Какова периодичность выдачи расчетных листков? Существует ли ответственность за нарушения порядка выдачи расчетных листков?

Выдача расчетного листка — это право или обязанность работодателя?

Ответ на этот вопрос содержится в ч. 1 ст. 136 ТК РФ. В ней сказано, что при выплате заработка работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:

• о составных частях зарплаты, причитающейся ему за соответствующий период (в том числе в виде выплат в неденежной форме);
• иных начисленных ему суммах, в том числе о денежной компенсации, если работодатель нарушил установленный срок выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других причитающихся ему выплат;
• общей начисленной сумме;
• размерах и основаниях произведенных удержаний из заработной платы;
• сумме, подлежащей выплате.

Документом, содержащим такую информацию, является расчетный листок. Следовательно, его выдача сотрудникам является обязанностью работодателя. Причем эта обязанность установлена для всех работодателей независимо от способа выдачи заработной платы: расчетные листки обязаны предоставлять работникам и те работодатели, которые выдают зарплату наличными из кассы, и те, которые перечисляют ее на банковскую карту (Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1).

Примечание. Расчетные листки должны выдаваться всем сотрудникам, в том числе совместителям, надомникам, дистанционным работникам.

Если работодатель подготовит расчетный листок, но не выдаст его, а лишь разъяснит работнику право на получение, то нормы ст. 136 ТК РФ будут нарушены.
Унифицированной формы расчетного листка нет, поэтому работодатель должен разработать ее самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Многие работодатели используют и утверждают для своей компании форму, которая есть в бухгалтерской компьютерной программе (см. образец на с. 72).
Форма расчетного листка утверждается с учетом мнения представительного органа работников в порядке, определенном ст. 372 ТК РФ (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Примечание. Как выдавать расчетные листки сотрудникам, заработная плата которым выдается не наличными, а перечисляется на банковскую карту
Порядок выдачи расчетных листков при перечислении заработной платы на банковскую карту законодательством не установлен. Компания может установить его сама, например, приказом руководителя, определяющим форму расчетного листка (Письмо Роструда от 18.03.2010 N 739-6-1). В приказе можно предусмотреть выдачу расчетных листков как в бумажном виде, так и в электронном (например, по электронной почте). Важно, чтобы установленный порядок выдачи расчетных листков был удобен для работников.

Как часто нужно выдавать расчетный листок?

По правилу, установленному в ч. 6 ст. 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным и трудовым договорами.
Поскольку работодатель обязан выплачивать заработную плату два раза в месяц, то и расчетных листков должно быть два. Ведь законодатель четко установил, что листок выдается при выплате заработной платы, причем не важно, аванс это или заработная плата. Однако на практике работодатели не сопровождают выдачу аванса и других межрасчетных выплат (например, отпускных, командировочных, материальной помощи) расчетным листком, а выдают его при окончательном расчете за месяц (Письмо Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1). И это вряд ли будет нарушением, так как главная функция расчетного листка — известить работника о всех начислениях и удержаниях за месяц.

При увольнении сотрудника компания должна выдать ему расчетный листок в день окончательного расчета с ним .

Порядок заполнения расчетного листка рассмотрим на примере.

Пример . В ООО "Ветер" установлена пятидневная рабочая неделя. Положением об оплате труда, действующим в компании, предусмотрена выплата сотрудникам:

• аванса в размере 50% от оклада не позднее 20-го числа текущего месяца;
• заработной платы за вторую половину месяца — не позднее 10-го числа следующего месяца;
• ежемесячной премии в размере 30% оклада. Премия рассчитывается пропорционально отработанному времени.

В компании в должности дизайнера работает С.А. Васильева. Оклад сотрудницы — 30 000 руб.

С 1 по 8 августа 2013 г. она болела. Сумма пособия по временной нетрудоспособности составила 9600 руб.

Права на стандартные налоговые вычеты она не имеет.

26 августа 2013 г. С.А. Васильева получила материальную помощь в размере 4000 руб. (с начала года это первая материальная помощь).

Как в расчетном листке работницы за август 2013 г. будет отражена сумма начислений и удержаний?

Решение. Рассчитаем размер заработной платы за отработанное время в августе 2013 г.

Он равен 21 818,18 руб. (30 000 руб. : 22 раб. дн. x 16 раб. дн.).

Премия за отработанное время в августе составит 6545,45 руб. .

Сумма НДФЛ за август 2013 г. с начисленных сумм равна 4935 руб. .

10 сентября работодатель выплатил С.А. Васильевой заработную плату за вторую половину августа в размере 18 028,63 руб. (21 818,18 руб. + 6545,45 руб. + 9600 руб. + 4000 руб.

Расчетный лист по заработной плате — бланк

— 4935 руб. — 15 000 руб. — 4000 руб.).

Образец заполнения расчетного листка за август 2013 г. приведен ниже.

Расчетный листок С.А. Васильевой за август 2013 года

РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК

Оштрафуют ли компанию за отсутствие расчетного листка?

Трудовая инспекция может оштрафовать компанию как за отсутствие расчетного листка, так и за несвоевременную его выдачу сотрудникам.
Размер штрафа составит (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. При этом вместо штрафа к предпринимателям и компаниям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Сентябрь 2013 г.

Расчетный листок: новые требования к содержанию, порядок утверждения и выдачи (Куревина Л.)

О центре » Об обязанности выдачи расчетных листков работодателями сотрудникам компаний.

Об обязанности выдачи расчетных листков работодателями сотрудникам компаний.

Список всех вопросов и ответов

Является ли выдача сотрудникам компании расчетных листков по зарплате обязательной? Если да, то, в какие сроки, и на основании каких документов? С уважением, Анна Коваленко, Республика Алтай.

Уважаемая Анна!

Да, выдача работодателем расчетных листков по зарплате каждому работнику обязательно. Это требование Трудового кодекса Российской Федерации (далее по тексту — ТК РФ).

В соответствии с требованиями статьи 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника, в том числе:

1. о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
2. о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
3. о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
4. об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

В Письме Роструда от 18 марта 2010 года №739-6-1 уточняется порядок выдачи расчетных листков, а именно:

• выдача расчетных листков должна производиться не позднее дня окончательного расчета с сотрудником за месяц;
• перечисление зарплаты на банковскую карту не отменяет необходимость выдачи расчетного листка;

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Расчетный листок является обязательным документом, который должен составляться в организации. На практике, организации обычно используют форму расчетного листка, которая формируется автоматически с помощью бухгалтерской программы.

Обязанности работодателя по хранению расчетного листка с подписью сотрудника на законодательном уровне не предусмотрены, однако ответственность за нарушение требований ТК РФ предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ, согласно которой за нарушение законодательства о труде налагается административный штраф:

• на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;
• на индивидуальных предпринимателей — от 1000 до 5000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
• на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Если должностное лицо ранее подвергалось административному наказанию за аналогичное правонарушение, то при повторном его обнаружении должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от года до трех лет.

Право каждого работника – знать и понимать, каким образом работодатель вознаграждает его труд. Информация из расчетного листка позволяет трудящемуся отследить верность начислений и соблюдение работодателем требований трудового права в сфере оплаты труда и условий конкретного трудового договора, заключенного с сотрудником. Пример расчетного листка ТК РФ обязал работодателей выдавать работнику при выплате зарплаты расчетный листок, однако сама форма данного документа не разработана и не утверждена, причем не предусмотрено ни унифицированной, ни рекомендованной формы. Это позволяет работодателю проявить инициативу в данном вопросе и составить удобный для себя бланк расчетного листка, который будет отражать всю перечисленную выше информацию. После подготовки форма расчетного листка подлежит утверждению руководителем организации с помощью приказа.

Условия выдачи расчетного листка по заработной плате

Расчетные листки по зарплате: как правильно выдавать 2018 В ТК РФ не утверждена единая форма для этого документа. Поэтому работодатель имеет право разработать ее самостоятельно.

Внимание

Многих граждан интересует порядок выдачи расчетных листков по заработной плате. Согласно ст. 136 ТК РФ, наниматель обязан выплачивать своим работникам зарплату два раза в месяц (аванс и основная часть).

Но выдача расчетных листков по зарплате, согласно Трудовому кодексу, может осуществляться раз в месяц при окончательном расчете, т. к. составные части заработной платы при выдаче аванса еще не известны. В ней должна содержаться информация обо всех произведенных начислениях и удержаниях.

Когда выдаются расчетные листки: до зарплаты или после Сроки выдачи расчетных листков по зарплате сотрудникам законодательно не установлены и могут определяться работодателем самостоятельно.

Как выглядит расчетный лист по заработной плате?

• Что собой представляет?
• Как правильно выдавать: порядок и правила выдачи
• Приказ о расчетном листке по заработной плате
• Как разобраться в документе?
• Как проверить правильность расчета?
• Сроки хранения листка

Дорогие читатели!

Нюансы выдачи расчетных листков работникам по зарплате согласно Трудовому Кодексу

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Расчетный листок по заработной плате

Работодатель может самостоятельно установить срок выдачи документов. Некоторые бухгалтеры, осуществляющие выплаты через кассу, передают работнику вместе с деньгами и расчетный лист.

Если перечисление осуществляется на банковскую карту, необходимо заранее в бухгалтерии получить документ. Также некоторые организации назначают ответственное за выдачу листов лицо.

Сотрудник должен в назначенную дату довести до остальных работников информацию по их заработной плате. Стоит помнить, что передать расчет лист сотруднику может только уполномоченное лицо.

Порядок выдачи расчетных листков

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации: Что собой представляет? Расчетный лист - это официальный документ, оформляющийся на каждого конкретного сотрудника и содержащий в себе информацию о частях, из которых собирается заработная плата. В этот список входят:

1. Основной оклад.
2. Дополнительные начисления, в которые могут входить отпускные, компенсации, премии и другие дополнительные выплаты.
3. В отдельных случаях включается размер удержаний, таких как отчисление в пенсионный фонд РФ и налоговую или штрафов.
4. В конце расчетного листа указывается общая итоговая сумма выдаваемой зарплаты.

Данный листок должен выдаваться ежемесячно без требований работника в обязательном порядке.

Расчетные листки: правила оформления и выдачи

• составные части выплачиваемой зарплаты;
• выплаты, совершаемые помимо зарплаты (компенсации, выплаты при увольнении и т. п.);
• удержания из зарплаты и основания этого;
• итоговая сумма, которая выдается/перечисляется на счет работника.

На практике, кроме вышеизложенного, в расчетке содержится информация о количестве отработанных дней/часов/периодов, тарифная ставка (если система оплаты труда сдельная) и редко код дохода. Расшифровка расчетного листка по заработной плате особых сложностей не вызывает, его содержание и структура стандартны во всех случаях.

Подробнее см. в следующем разделе. Расчетный листок по заработной плате: образец, скачать бланк Итак, стандартный расчетный лист выглядит следующим образом:

1. Сверху указывается месяц и год, за который начисляется зарплата.
2. Под ним пишется название организации, Ф. И. О.

Ошибка 404

Наличие таких цифровых комбинаций позволяет работникам бухгалтерии быстрее и легче рассчитать зарплату сотруднику. Сами работники в дальнейшем могут воспользоваться указанными в листке кодами для расшифровки указанной информации, чтобы правильно читать и понять документ.

Как проверить правильность расчета? Для проверки правильности проведенных начислений и вычетов потребуется обратить внимание на несколько основных моментов. В первую очередь, на количество отработанных часов и величину тарифной ставки.
При необходимости работник может самостоятельно посчитать примерную величину своей зарплаты, особенно если знает о том, какие надбавки и в каком размере должен был получить. Поскольку результаты могут получиться приблизительные, стоит обращаться в бухгалтерию при наличии больших расхождений.

Когда выдается расчетный лист по заработной плате?

Понятие и форма расчетного листа по заработной плате Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате Нужно ли регистрировать выдачу/получение расчетных листов в журнале Как читать расчетный листок по заработной плате: расшифровка Расчетный листок по заработной плате: образец, скачать бланк Понятие и форма расчетного листа по заработной плате Расчетный листок - это уведомление (информирование) работодателем работника о расчете и сумме выплачиваемой последнему зарплаты. Его форма законом не установлена, она утверждается локальным нормативным актом, который предварительно согласуется с выборным органом профсоюза, представляющим интересы всех или большинства сотрудников (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Если соответствующего полномочного органа профсоюза нет, то работодатель составляет образец расчетного листа самостоятельно. Отсутствие требуемого согласования с профсоюзом и т.
п.

Когда выдается расчетный листок по заработной плате

Таким образом, вопрос о необходимости фиксации факта информирования работников об их зарплате решается на локальном уровне. Но следует учитывать, что, если работник отправил письменное заявление о представлении копий расчетных листов за предыдущие периоды, отказать ему в этом работодатель не может. Согласно ст. 62 ТК РФ в течение 3 дней со дня получения заявления работодатель должен представить любые запрашиваемые работником документы, связанные с его работой. Как читать расчетный листок по заработной плате: расшифровка При разработке образца расчетного листа по заработной плате комиссия или работодатель (если представители работников отсутствуют) должны учесть требования ч.

1 ст. 136 ТК РФ об информации, необходимой для представления работникам, т. е. о том, что обязательно должно содержаться в расчетке.

Тайны расчетного листка

Заполнять его не составляет большого труда, так как в документе предусмотрено несколько разделов:

1. В общем разделе отражается название учреждения, структурное подразделение, должность и фамилия, имя, отчество. Среди сумм отмечается оклад. Также указывается расчетный период.
2. В разделе о произведенных начисления отражается почасовое время труда и количество отработанных дней.

   Также прописывается оклад, надбавки и доплаты, премии, отпускные компенсационные и страховые выплаты.

3. Раздел, связанный с удержаниями, предусматривает сумму налога на доход физических лиц, взносы в Профсоюзную организацию.
4. В конце документа прописывается итоговая сумма, которая выдается сотруднику на руки при формировании листа.

НовостиPermalink

С 1 января 2018 года при проведении плановой проверки инспектор, проводящий ревизию, сможет использовать проверочные листы. В проверочные листы включаются вопросы, затрагивающие наиболее значимые обязательные требования трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, предъявляемые к работодателю. В Приказе Роструда от 10 ноября 2017 года № 655 «Об утверждении проверочных листов (списков кон­трольных вопросов) для осуществления федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права » утверждены проверочные листы с контрольными вопросами.

Острые моменты

С учетом того, что закончился 2017 год и имеются сотрудники, которые по результатам года недосчитались премии, надбавок, стоит обратить внимание на проверочный лист 7 «По проверке соблюдения общих требований по установлению и выплате заработной платы». Проверочный лист содержит такие, к примеру, вопросы:

• работодатель извещает каждого работника в письменной форме о составных частях заработной платы и размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведенных удержаний , об общей денежной сумме, подлежащей выплате;
• работодателем утверждена форма расчетного листка с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии);
• заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретная дата выплаты установлена правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором, но не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.

Как мы видим, при проведении проверки, предметом которой является соблюдение норм трудового законодательства, достаточное количество вопросов о расчетном листке , а ведь на практике работодатели пренебрегают этим документом.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что работодатель должен предоставлять сотруднику следующую информацию: о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, а также о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы , оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику. Кроме этого компания предоставляет работнику информацию о размерах и об основаниях произведенных удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Обратите внимание, что вопрос обязательной выдачи расчетных листков освещен и в «Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 3 квартал 2017 г.»

Обратите внимание

Если документ будет выслан работнику с помощью программного обеспечения по внутреннему электронному документообороту, то подтверждением получения расчетного листка будет являться электронная подпись. Обратите внимание: форма расчетного листка должна быть самостоятельно утверждена работодателем и закреплена в локальных актах.

Не выдавая расчетный листок, работодатель нарушает нормы трудового законодательства и подвергается рискам, которые заключаются в том, что работник может обратиться в трудовую инспекцию, а также в суд. Все эти действия сотрудника могут повлечь негативные последствия для компании.

За нарушение трудового законодательства предусмотрена ответственность в виде штрафа в соответствии с пунктами 1 и 2 статьи 5.27 КоАП РФ для должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей, для юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток. При повторном аналогичном нарушении должностное лицо может быть дисквалифицировано судом на срок от одного года до трех лет.

Несмотря на то, что многие считают расчетный листок атавизмом, на практике встречается довольно много обращений работников в суд, где невыдача этого документа является основанием для вывода, что работодатель недоплачивал. Так, в Апелляционном определении Московского городского суда от 30 июня 2017 года по делу № 33-8525/2017 суд указал, что статья 136 ТК РФ представляет собой гарантию реализации закрепленного статьями 2, 21, 22, 56 Трудового кодекса права работника на своевременную и в полном размере выплаченную заработную плату. Согласно статье 56 ГПК РФ каждая сторона должна доказать обстоятельства, на которые ссылается в обоснование своих требований и возражений. Обстоятельства дела, которые в соответствии с законом должны быть подтверждены определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими другими доказательствами. Факт начисления сумм подтверждается в суде расчетными листками организации ответчика, справками формы
2-НДФЛ .

Итак, расчетный листок может являться, кроме прочего, и доказательством того, что работодатель производил выплаты в полном объеме.

Важные детали

Не так давно Минтруд пояснил, что согласно части 2 статьи 57 Трудового кодекса обязательным для включения в трудовой договор является, в частности, условие оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты). В соответствии со статьей 136 ТК РФ при выплате заработной платы работодатель обязан извещать о ее размерах работника и, следовательно, целью выдачи расчетного листка является необходимое информирование работника о том, из чего складывается его очередная заработная плата.

При этом в соответствии с частью 2 статьи 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа сотрудников в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса для принятия локальных нормативных актов.

При этом Минтруд указывает в письме от 21 февраля 2017 года № 14-1/ООГ-1560, что ТК РФ не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы, и если в трудовом или коллективном договорах, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок будет в рамках законодательства.

Если выдача расчетных листков на бумажном носителе является трудоемкой для работодателя, то в этом случае он может установить электронный документ.

В приказе Роскомнадзора от 31 марта 2014 года № 49 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и ее территориальных органов» определено, что система электронного документооборота – это информационная система, обеспечивающая сбор электронных документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» цифровой документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий: простая электронная подпись содержится в самом электронном документе или ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы , с использованием которой осуществляются создание и отправка электронного документа, и в созданном и отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и отправлен электронный документ.

Это значит, что если документ будет выслан работнику с помощью программного обеспечения по внутреннему электронному документообороту, то подтверждением получения расчетного листка будет являться электронная подпись. Обратите внимание: форма расчетного листка должна быть самостоятельно утверждена работодателем и закреплена в локальных актах.

Когда выдаются расчетные листы

Обычно документы рассматриваемого вида должны выдаваться сотрудникам за несколько дней до осуществления выплаты заработной платы, но в крайнем случае возможна их выдача и в день выплаты. Необходимо иметь в виду, что обычно выплата зарплаты осуществляется в два этапа с периодичностью две недели, а расчетный листок выдается работнику в день выдачи ему окончательного расчета за месяц.

Данный документ обязателен к выдаче только при расчете оплаты труда. Отдельно составлять его, например, при начислении отпускных выплат не следует.

Расчетный листок в обязательном порядке выдается уволенному сотруднику в день его окончательного расчета и официального увольнения.

Расшифровка статей расчетного листа

Формат бланка расчетного листа не закреплен на законодательном уровне. Однако данный документ должен содержать такие разделы:

• начислено;
• удержано;
• выплачено;
• к выплате.

Некоторые работодатели вместо статей заработной платы указывают в листках коды выплат — в таком случае рядом с кодом обязательно должно быть пояснение с наименованием начисления или удержания либо сотрудники должны быть ознакомлены со значениями кодов.

Пункт «Начислено» отображает размер начисленной заработной платы согласно трудовому соглашению: оклад, надбавки, доплаты, премии. Здесь же указывается размер оплаты отпускных дней, листка нетрудоспособности, матпомощи по ТК РФ или по приказу работодателя. Отпускные начисляются сотруднику по усредненному заработку за предыдущие 12 месяцев. Больничные рассчитываются исходя из доходов работника за последние 2 года. То есть если заработок сотрудника за эти периоды был меньше, чем в настоящее время, то, соответственно, размер отпускных и больничных выплат будет ниже.

Раздел «Удержано» содержит суммы, которые удерживаются из зарплаты работника:

• Согласно законодательству (например, уплата НДФЛ в размере 13% от общего дохода, если работник не имеет льгот).
• В соответствии с исполнительными листами. Этот вид удержания осуществляется после того, как из зарплаты удержан налог на доходы. Сюда относятся алиментные выплаты, оплата наложенных штрафных санкций, налоги.
• По приказам работодателя. К таким удержаниям относятся: оплата нанесенного ущерба работодателю от материально ответственного лица, взносы членов профсоюза.

Пункт «Выплачено» должен отражать уже выплаченные в течение месяца суммы работнику: аванс, отпускные.

«К выплате» — здесь указывается основная сумма, подлежащая перечислению сотруднику.

Образец расчетки по зарплате приведен ниже.

Порядок выдачи документа

Ниже перечислим основные правила порядка выдачи расчетных листов по заработной плате:

1. Расчетный лист должен предоставляться сотрудникам два раза в месяц. Согласно действующему законодательству (ст. 136 ТК РФ) он должен выдаваться в день выдачи работникам заработной платы (два раза ежемесячно). Но Федеральная служба по труду и занятости считает целесообразной только единоразовую выдачу данного документа в месяц при выплате второй части заработка. Когда выплачивается аванс, сведения о деталях зарплаты конкретного сотрудника могут быть не сформированы окончательно.
2. Расчетка должна быть составлена по форме, которая утверждена локальными нормативно-правовыми документами. Форма может быть взята из бухгалтерской программы или разработана самостоятельно. Если форма не утверждена внутренним нормативным документом, это является основанием для наложения на предприятие штрафных санкций.
3. Данный документ может формироваться как в бумажном, так и в электронном формате, что также должно быть закреплено в документах предприятия (трудовой договор, коллективный договор и др.). При выдаче заработной платы путем перевода на банковскую карту оформление и выдачу расчетки лучше осуществлять в электронном виде.
4. Заверение расчетки подписями или штампами предприятия не требуется. Но если сотрудник просит произвести данные действия в целях предоставления листка в суд, то это требование желательно выполнить.
5. При начислении отпускных выплат расчетный листок не выдается. Отпускные не являются заработной платой, поэтому работодатель не обязан предоставлять расчетку в данной ситуации. В случае увольнения сотрудник должен получить окончательный расчет по всем видам выплат, и соответственно, на руки ему должны выдать расчетный лист по заработной плате с расшифровкой.
6. Факт предоставления сотруднику рассматриваемого документа должен быть заверен документально. Можно выбрать один из трех способов:

• вести специальную книгу учета выдачи расчетных листов с подписями работников о получении;
• оформить место для подписи сотрудников в платежных ведомостях;
• разработать форму листа в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии.

Штрафные санкции за непредоставление расчеток по зарплате сотрудникам

При невыдаче или несвоевременном предоставлении работникам организации расчетных листов по заработной плате инспекция по труду может привлечь руководство предприятия к административной ответственности.

Для предприятия лучшим вариантом будет разработка локального документа о порядке составления и выдачи расчеток по зарплате. В нем закрепляются вид извещения, сроки и способ выдачи. Если организация не предоставляет своим работникам расчетные листы, это грозит наложением штрафных санкций в размере 30-50 тыс. руб. (50-70 тыс. руб., если нарушение совершено повторно). Если наниматель является ИП, размер штрафа сокращается до 1-5 тыс. руб. и 10-20 тыс. руб. при нарушении повторно (п. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ).

Следует иметь в виду, что при повторном нарушении прав работников компании руководящее лицо (или ИП) может быть дисквалифицировано на период от года до трех лет.

Стандартный образец расчетного листа

Предприятие может самостоятельно устанавливать форму извещения и определять, когда выдавать расчетные листы по заработной плате. Но все-таки документ должен включать в себя такие обязательные пункты, как:

1. Ф.И.О. работника и его номер по табелю.
2. Период расчетных сумм по листку.
3. Отработанное сотрудником время (в днях и часах).
4. Статьи заработной платы.
5. Основания и суммы отчислений.
6. Сумма к выдаче.

Образец расчетного листа по заработной плате выглядит таким образом.

Расчетный лист служит извещением работника о сумме ожидаемой к получению зарплаты за месяц. Универсальная форма этого документа законом не утверждена, поэтому каждое предприятие должно самостоятельно разработать форму и регламент выдачи таких извещений. В расчетном листе по заработной плате должны быть указаны: заработная плата в разбивке на составляющие (оклад, доплаты, надбавки, премии и пр.), прочие начисления (оплата дней нетрудоспособности, компенсации и др.), удержанные суммы и основания для них (налог на доходы, алиментные выплаты и др.), итоговая сумма к выплате. При невыдаче работодателем расчетных листов своим сотрудникам законодательством предусмотрено наложение штрафа.

Бумажные расчетные листки отменены. Письмом № 14-1/ООГ-1560 Минтруд разрешил выдавать работникам электронные листки. Например, по почте и скайпу. Таким образом, теперь работодатель вправе не выдавать расчетный листок на бумаге. В статье есть бланк и образец листка.

Бланк расчетного листка

Изменения от Минтруда
Бланк и образец
Сколько лет хранить

Как правильно выдавать расчетные листки в 2019 году

Минтруд в письме сказал, что закон не запрещает выдавать расчетные листки в электронном виде. Но чтобы применять такой способ, бухгалтерия должна выпустить ряд документов. Расскажем обо всем по порядку.

• Статья дня:

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

1. о составных частях заработной платы и других начислениях;
2. размере и основаниях удержаний из зарплаты;
3. сумме к выплате на руки.

Форма извещения о зарплате - расчетный листок. Если бухгалтер не выдает работникам листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ).

Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать документ работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

1. отправить по электронной почте;
2. открыть в специальной программе;
3. выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Заполнить листок бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7 . Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Кстати, программа сама заполняет документ и отправляет их работникам на электронную почту и СМС. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

• Новость дня:

Как направить расчетный лист по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

в трудовом договоре;
коллективном договоре;
локальном нормативном акте работодателя.

Формулировка в договоре может быть такая:

«Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронный почту работника листов по форме, который установлен в приложении X к настоящим Правилам».

• См. также: Новые сроки выплаты зарплаты в 2019 году и новые штрафы за невыплату зарплаты

Бланк и образец

Ниже приводим бланк и образец заполнения листка. Эту форму можно отправлять по электронной почте. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например, из 1С.

Бланк расчетного листка

Образец расчетного листка

Новые штрафы за невыдачу расчетных листков

Ранее были установлены штрафы за расчетные листки. Новые штрафы смотрите в таблице.

*Повторное нарушение - невыплата зарплаты в течение года со дня вступления в силу постановления о первом штрафе.

Полезный документ: таблица штрафов за задержку зарплаты

Сколько лет хранить

Как таковые расчетные листки работодатель хранить не обязан. Однако ведите журнал выдачи листков, который трудовики могут потребовать при проверке. Ведь как еще доказать им, что листки выдавались работникам?

Информация о работниках отражается на лицевых счетах, их надо хранить 75 лет.