Оформляем командировку за границу. Командировка в белоруссию Суточные по белоруссии в году

Суточные при командировке – это денежные средства, которые работодатель платит сотруднику для личных расходов; работник не должен отчитываться по ним. Общая сумма суточных зависит от продолжительности командировки и места назначения. В статье рассмотрен порядок и примеры расчета суточных при командировке в 2020 году.

Нормы суточных

Размер суточных за один день командировки может быть любым. Сумма оговаривается в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Если характер деятельности сотрудника подразумевает регулярные командировки, то таблица с суточными, в зависимости от места, может быть приложена к трудовому договору.

Налоговым Кодексом определено, что суточные до 700 рублей для внутренних поездок и 2500 рублей для заграничных не облагаются НДФЛ.

Если сотрудник отправляется в командировку в местность, откуда есть возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не оплачиваются. Целесообразность таких поездок определяет руководитель.

Расчет количества дней в командировке для суточных

Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.

Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.

Расчет при заграничной командировке

Расчет суточных при командировке за границу имеет ряд особенностей. Ее длительность считается таким же образом. При этом:

1. за период, когда сотрудник находился на территории страны, суточные выплачиваются по норме для внутренних командировок (в том числе за период, необходимый для прибытия в аэропорт);
2. за период, когда сотрудник находился на территории другой страны, суточные ему должны выплатить по нормам для заграничной командировки и в местной валюте.

Суточные в день прибытия в другую страну считаются по нормативам для заграничной командировки. В день, когда сотрудник вернулся в страну, суточные он получает по нормам для внутренней командировки. Даты пересечения границы проверяются по отметке в паспорте. В командировках в страны СНГ, при пересечении границ которых не ставится отметка в паспорте, даты отъезда и приезда считаются по проездным документам.

Если в период командировки сотрудник переезжает с одной страны в другую, то за день пересечения границы производится по норме страны прибытия.

Обратите внимание — как рассчитываются суточные в командировках по странам СНГ:

Как посчитать суточные при командировке (примеры)

Обратите внимание

Если выезд или приезд попадает на выходной день, то оплата производится в увеличенном размере, так как законодательством четко установлены дни работы и отдыха. Однако зачастую работодатели забывают о таких моментах, что является нарушением прав по ТК. Подробнее читайте в этой

Сотрудник направлен в командировку в Германию. Самолет вылетает в 00.30 04 апреля. Для того чтобы добраться до аэропорта, который находится за чертой города, и пройти регистрацию, ему необходимо выехать автомобилем не позже 22.00. Командировка заканчивается 10 апреля, а самолет из Франции вылетает 10 апреля в 23.00 и прилетает 11 апреля. Коллективным договором, предусмотрено, что суточные при командировках по РФ составляют 750 рублей, заграницу – 2500 рублей. Расчет командировочных будет выглядеть следующим образом:

1. Начало командировки – 03 апреля. За этот день сотрудник получит – 750 рублей.
2. С 4 по 10 апреля суточные считаются по 2500 за день: 8 дней *2500 = 20000 рублей (эти средства должны быть выплачены в евро).
3. Последний день командировки – 11 апреля. За этот день сотруднику положено 750 рублей командировочных.

Например, была запланирована аналогичная командировка, но в связи с плохими погодными условиями вылет самолета был задержан на сутки. Фактически самолет вылетел в 23.00 11 апреля и прилетел 12 апреля. В такой ситуации сотруднику должны заплатить за 10 и 11 апреля по 2500 рублей суточных, а за 12 апреля – 750 рублей.

Налогообложение суточных

С первого января текущего года вступили в силу изменения Налогового Кодекса. Если ранее суммы свыше 750 и 2500 рублей для внутренней и заграничной командировки соответственно облагались только НДФЛ, то теперь с них необходимо уплатить еще и страховые взносы.

Юрист проконсультирует вас в комментариях к статье

Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее - Положение ).

Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3 ). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 ).

В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:

• расходы по проезду и найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения ):

1. расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
2. обязательные консульские и аэродромные сборы;
3. сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
4. расходы на оформление обязательной медицинской стра­ховки;
5. иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ ).

Обратите внимание

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения ).

Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение ) в случаях командирования работников в государства - участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.

Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.

Суточные во время загранкомандировок

Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17 , 18 и 20 Положения .

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

• при проезде по территории РФ - в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
• при проезде по территории иностранного государства - в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

• в иностранной валюте - при следовании работника с территории РФ;
• в рублях - при следовании на территорию РФ.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения ).

Пример 1

Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России - 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию - 120 евро и 80 евро соответственно.

27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

• за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) - 120 евро;
• за 28 марта (день пребывания в Австрии) - 120 евро;
• за 29 марта (день прибытия в Венгрию) - 80 евро;
• за 30 марта (день пребывания в Венгрии) - 80 евро;
• за 31 марта (день прибытия в Россию) - 700 руб.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80).

Если аванс выдан в валюте

Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.

В силу п. 16 Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом №  173‑ФЗ .

В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой - предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).

Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ №  2054-У , выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4 , 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 - 7 ПБУ 3/2006 ).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

В бухгалтерском учете курсовые разницы отражаются в составе прочих доходов (п. 7 ПБУ 9/99 «Доходы организации» ) или прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации» ), в налоговом учете - в составе внереализационных доходов (п. 11 ст. 250 , пп. 7 п. 4 ст. 271 НК РФ ) или внереализационных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 265 , пп. 6 п. 7 ст. 272 НК РФ ).

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.

Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006 ).

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ ).

Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 2

27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:

27.01.2015 - 73,5633 руб./евро;

02.02.2015 - 78,1105 руб./евро.

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
27.01.2015
Получены в банке валютные средства для выдачи под отчет	50-в*	52	73 563,3
Выдана валюта командированному работнику под отчет (1 000 евро х 73,5633 руб./евро)	71	50-1	73 563,3
02.02.2015
Отражена сумма командировочных расходов (990 евро х 78,1105 руб./евро)	26	71	77 329,4
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом (10 евро х 78,1105 руб./евро)	50-1	71	781,1
Отражена положительная курсовая разница от пересчета валюты (1 000 евро х (78,1105 - 73,5633) руб./евро)	71	91-1	4 547,2

*
К счету 50 «Касса» открывается субсчет «Касса в валюте». При этом аналитика ведется по каждой используемой валюте.

В налоговом учете организации будут отражены:

• прочие расходы, связанные с производством и реализацией, - 77 329,4 руб.;
• внереализационные доходы - 4 547,2 руб.

Если аванс выдан в рублях

В ситуациях, когда у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Сотрудник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), кассовый работник которого обязан выдать данному лицу документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой и чеками.

В этом случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц . При покупке наличной валюты (этот факт нужно документально подтвердить) командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на приобретение конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства он истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.

В связи с этим возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать расходы работника, произведенные им в зарубежной командировке:

• на дату утверждения авансового отчета;
• на дату выплаты подотчетных сумм;
• на дату обмена работником полученных рублей на иностранную валюту?

Свои разъяснения на этот счет дали контролирующие органы (см. письма Минфина России от 31.03.2011 №  03‑03‑06/1/193 и ФНС России от 21.03.2011 №  КЕ-4-3/4408 ).

Суть их сводится к следующему: расходы организации следует определять исходя из истраченной работником согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке указанным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

Таким образом, по мнению чиновников, организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты, с учетом продажи неизрасходованного остатка в валюте (полагаем, что для целей бухгалтерского учета следует отражать в расходах именно эту сумму). А для целей исчисления налога на прибыль пересчет валюты в рубли будет производиться по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Пример 3

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

В этот же день он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 75 руб./евро.

В командировке работник потратил 990 евро, что подтверждено соответствующими документами.

По возвращении из командировки он обменял остаток аванса в размере 10 евро в обменном пункте по курсу 80 руб./евро.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

2 февраля работник представил авансовый отчет на сумму 990 евро (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.

Курс ЦБ РФ на 02.02.2015 соответствует 78,1105 руб./евро.

Командированным работником израсходовано на покупку валюты 75 000 руб. (1 000 евро х 75 руб./евро), получено от продажи остатка аванса 800 руб. (10 евро х 80 руб./евро).

Итого работник фактически израсходовал в рублях 74 200 руб. (75 000 - 800). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.

Работнику следует вернуть в кассу организации 1 800 руб. (76 000 - 74 200).

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчета, и составят 77 329,4 руб. (990 евро х 78,1105 руб./евро).

Постоянная разница равняется 3 129,4 руб. (77 329,4 - 74 200). Постоянный налоговый актив (ПНА) составит 625,88 руб. (3 129,4 руб. х 20%).

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
27.01.2015
	71	50	76 000
02.02.2015
	26	71	74 200
Возвращена в кассу неизрасходованная сумма аванса подотчетным лицом	50	71	1 800
Отражен ПНА	68	99	625,88

В вышеупомянутых письмах Минфина (№  03‑03‑06/1/193 ) и ФНС (№  КЕ-4-3/4408 ) предусмотрена и ситуация, когда командированный сотрудник не может подтвердить курс конвертации рубля в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену. В этом случае сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, устанавливается организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть утверждения авансового отчета.

Полагаем, Минфин имел в виду, что сумма компенсации работнику будет пересчитываться по официальному курсу ЦБ РФ на дату утверждения отчета. Это означает, что разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникнет.

Пример 4

Воспользуемся условиями примера 3. При этом учтем, что справки о покупке валюты и продаже остатка аванса работник не представил.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
27.01.2015
Выдан командированному работнику аванс в рублях	71	50	76 000
02.02.2015
Отражены командировочные расходы согласно авансовому отчету	26	71	77 329,4
Произведен окончательный расчет с подотчетным лицом (77 329,4 - 76 000) руб.	71	50	1 329,4

Как видно из приведенного примера, официальный курс ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета выше, чем тот курс, по которому валюта приобреталась в обменном пункте. Поэтому работник, который не представил справку банка о покупке (продаже) валюты, получит компенсацию в большем размере, чем он фактически потратил. А значит, в ситуации постоянного роста курса валют (что и наблюдалось в стране на протяжении последних нескольких месяцев) работникам выгоднее «потерять» документы, подтверждающие курс покупки валюты, а также как можно дольше тянуть со сдачей авансового отчета.

Поэтому организациям стоит быть бдительными в подобной ситуации и не забывать один из основополагающих принципов признания расходов для целей налогообложения, изложенный в ст. 252 НК РФ : под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. В связи с этим напоминаем, что согласно ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение трех рабочих дней .

Утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Поправки внесены Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Подробнее об этом см. статью «Расходы на командировки должны быть обоснованы и документально подтверждены», № 2, 2015.

Федеральный закон от 10.12.2003 № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле».

Указание ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».

Утверждено Приказом Минфина России от 27.11.2006 № 154н.

Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 32н.

Утверждено Приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н.

В таких случаях факт покупки иностранной валюты физическим лицом в учете организации не отражается, ведь конвертация валюты в обменном пункте производится от имени физического лица.

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018 году вызывает много вопросов у бухгалтеров. О том, как это сделать правильно и избежать ошибок, расскажем в данной статье.

Нормативы суточных выплат

Организация вправе сама определить размер суточных при командировке за границу (ст. 168 ТК РФ). Такие суммы нужно зафиксировать в коллективном договоре или во внутреннем нормативном документе.

Однако для налоговых целей придется применять нормативы - верхние лимиты размеры суточных выплат. В этих границах суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 422 НК РФ). При служебных поездках за рубеж установлено такое ограничение в размере 2500 руб. Если, например, предприятие установило размер суточных 5000 руб., то с оставшихся 2500 руб. необходимо будет удержать и перечислить НДФЛ и взносы.

Особенности расчета суточных при загранпоездках

Стандартная формула расчета суточных выплат выглядит так:

Сумма суточных за период = Количество дней × Норматив суточных

Но на практике есть особенности. Так, если в 2018 году служебная поездка попадает на субботу, воскресенье или праздник, то суточные придется выплатить и за эти дни, а также заплатить заработную плату в двойном размере, но лишь в том случае, если в это время сотрудник будет выполнять трудовые обязанности. Такие правила зафиксированы в ст. 153 ТК РФ.

Однако данная формула справедлива лишь для рублевых расчетов. Может ли компания устанавливать нормативы в валюте? Оказывается, да.

Так, предприятие должно самостоятельно решить, какую валюту будет использовать при установке лимитов и перечислении суточных по загранпоездкам: российскую или иностранную. К примеру, суточные установлены в иностранной валюте. В этом случае возможны варианты.

• Выплата сотрудникам производится в российских рублях и эквивалентна валютным лимитам, зафиксированным в коллективном договоре или локальном акте. Курс пересчета в рубли берется на фактическую дату выплаты.
• Выплата происходит в валюте страны посещения. Тогда для контроля рублевых лимитов в соответствии с НК РФ используется курс на последнюю дату месяца утверждения авансового отчета (письмо Минфина России от 21.03.2016 № 03-04-06/15509).

Об особенностях учета оплаты гостиничных услуг в загранкомандировках читайте .

Дни начала и окончания командировки

Особое внимание при расчете суточных по загранпоездкам следует уделить числу дней командировки. В 2018 году это зависит от фактически проведенных работником дней за пределами России.

Согласно пп. 17 и 18 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, день пересечения границы при отправке в командировку считается по зарубежному тарифу, а день прибытия - по тарифу внутри страны.

Пример расчета суточных по командировке за рубеж

Рассмотрим пример, когда организация устанавливает и выплачивает суточные по загранкомандировкам в рублях.

В марте 2018 года компания отправила троих сотрудников в загранкомандировку в Италию. Сидоров С. С. находился в поездке с 6 по 13 марта. Он выполнял трудовые обязанности только в рабочие дни, а в выходные и праздничные дни - с 8 по 11 марта 2018 года - на работу не выходил.

Внимание! дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути. Об этом прямо сказано в п. 11 Положения о командировках (утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Поэтому, несмотря на то, что, находясь командировке, сотрудник в выходной или праздничный день отдыхал, за этот день ему равно выплачиваются суточные.

Два других сотрудника (Петров П. П. и Иванов И. И.) были отправлены в служебную поездку с 26 по 30 марта.

В соответствии с локальными актами на предприятии утверждены нормативы по выплате суточных в загранпоездках в размере 2500 руб. для Сидорова и Петрова и 3000 руб. - для Иванова. Лимит суточных по России для всех составляет 1000 руб.

Расчет суммы суточных для поездки в Италию составит:

• Для Сидорова: 6 марта - день пересечения границы, 7 марта - рабочий день, 8–11 марта - выходные и праздничные дни, 12 марта - рабочий, 13 марта - день пересечения границы в РФ. Таким образом, размер выплаты составит:

2 500 руб. × 7 дней + 1000 руб. × 1 день = 18 500 руб.

• Для Петрова: все дни рабочие, с 26 по 29 марта по тарифу 2500 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

2 500 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 8 500 руб.

• для Иванова: с 26 по 29 марта по тарифу 3000 руб. и 1 день на пересечение границы. Получается:

3 000 руб. × 3 дня + 1000 руб. = 10 000 руб.

Превышение лимитов, с которых нужно будет заплатить налоги, составит: по Сидорову и Петрову - 300 руб. по каждому (превышение по РФ: 1000 – 700 руб.), а по Иванову 1 800 руб. (превышение нормы по зарубежной поездке: 1 500 руб.(3 000 – 2 500) × 3 дня + превышение по РФ 300 руб.).

Суточные командировочные должны быть обоснованы справкой из бухгалтерии для налоговой инспекции. В ней проверяющий увидит, как рассчитана сумма превышения, облагаемая НДФЛ и взносами.

Для вашего удобства приведем образец заполнения такой справки:

Итоги

Несмотря на кажущуюся сложность расчета суточных по заграничным служебным поездкам, обычно бухгалтеры быстро «набивают руку» и практически не допускают ошибок. Главное - правильно зафиксировать необходимые нормы выплат, корректно рассчитывать суммы к выдаче и аккуратно вести документацию. В этом случае налоговикам будет не к чему придраться.

Какие командировочные расходы должен оплатить наниматель? Почему при оплате билетов на транспорт или за проживание банковской карточкой для отчетности бухгалтерия требует выписку движения средств по карт-счету? Почему наниматель требует бронировать жилье и оплачивать билеты только банковской карточкой сотрудника, который отправляется в командировку?

сайт собрал несколько простых вопросов о командировках, найти ответы на которые помогли юристы корпоративной практики адвокатского бюро REVERA.

Что считать командировкой?

Служебная командировка — это поездка на определенный срок по распоряжению нанимателя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Обязательное условие — поездка проходит в другую местность (то есть поездка в пределах одного города — не командировка).

Чем командировка по Беларуси отличается от зарубежной?

В основном — большей суммой командировочных и более строгой отчетностью об их использовании. Есть и другие отличия: например, при поездке за границу командировочные могут выдаваться в иностранной валюте.

В отличие от командировок по Беларуси обязательно иметь при себе задание на служебную командировку.

Какие командировочные расходы должен оплатить наниматель?

Не позднее чем за день до командировки наниматель обязан выдать работнику денежный аванс. Аванс должен покрывать проезд в обе стороны, аренду жилья и суточные (как правило, это расходы на питание, общественный транспорт и т.д.).

Что касается расходов, которые наниматель обязан возместить, здесь есть свои нюансы. Так, если у работника есть право на бесплатный проезд или в командировку он едет на служебном авто, то транспортные расходы туда и обратно ему не возмещаются. И если принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, то суточные выдают только в размере 50% от нормы.

А вот расходы на мобильную связь в суточные чаще всего не включаются. Здесь все решается по договоренности с нанимателем, но в целом, он имеет право не возмещать их. Чтобы наниматель возместил другие расходы, нужно согласовать их заранее.

По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет и возвращает остаток денег, если он будет. Если потраченная сумма превышает размер аванса, но расходы работника обоснованы и он может подтвердить их, наниматель может возместить эту сумму.

Во избежание возможных споров лучше указывать конкретные виды расходов, подлежащих возмещению, в приказе (распоряжении) нанимателя о направлении работника в командировку.

Все правила возмещения командировочных расходов по Беларуси можно посмотреть в соответствующей инструкции .

Решение о возмещении указанных в отчете расходов принимает только руководитель?

По общему правилу — да, руководитель. В каждой отдельной ситуации все зависит от того, кто может исполнять обязанности руководителя по распоряжению денежными средствами: в госорганах обычно действуют специальные положения, в частных организациях — локальные нормативные правовые акты (например, должностная инструкция заместителю директора).

Тем не менее, если руководитель знает, что будет отсутствовать, ему лучше оформить разовую доверенность на одного из своих подчиненных, чтобы тот смог утвердить отчет и возместить расходы.

Для подтверждения расходов нужны только оригинальные документы? А если они утеряны?

К примеру, если сотрудник ехал в поезде, таким подтверждением может быть чек из купе-ресторана или из магазина на конечной станции. Если и таких документов нет, тогда расходы компенсируют по минимальной стоимости проезда. Она рассчитывается по формуле: рекомендуемая норма расстояния перевозок пассажиров и грузов * тариф за 1 км.

Например, работника направили в командировку из Минска в Бобруйск. Сегодня рекомендуемая норма расстояния перевозок между этими городами составляет 150 км. Тариф на перевозки на региональных линиях экономкласса составляет 0,016 BYN/км. Таким образом, работнику выплатят 2,4 рубля за проезд в одну сторону.

Если у сотрудника нет оригинальных документов, подтверждающих оплату жилья, за каждый день командировки ему возместят 2,5 рубля.

Почему при оплате билетов на транспорт или проживания банковской карточкой для отчетности требуют выписку движения средств по карт-счету?

Законодательство устанавливает, что для возмещения расходов на общественный транспорт (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту нужны подлинные проездные документы.

Для возмещения расходов по найму жилья также требуются подлинные документы, подтверждающие эти расходы, — чеки, квитанции.

Наниматель, конечно, вправе запросить выписку движения средств по счету. Но даже если в ней не будет информации об аренде, так как сотрудник расплачивался наличными и у него есть чек, наниматель будет обязан возместить этот расход.

Почему в бухгалтерии требуют бронировать жилье и оплачивать билеты только банковской карточкой сотрудника, который едет в командировку?

Во внутренних документах компании могут быть свои правила на этот счет. Тем не менее они не должны противоречить законодательству. Если вы документально подтвердили свои расходы, наниматель обязан их возместить независимо от того, оплачивались ли они вашей зарплатной карточкой или чьей-то другой.

Другое дело, когда наниматель перечисляет деньги для командировки на специальную корпоративную дебетовую карточку — тогда все расходы должны оплачиваться с нее.

Суммы суточных отличаются для работников частных и госкомпаний?

Нет. Министерство финансов устанавливает единый для всех размер компенсации суточных. К примеру, при командировке по Беларуси эта сумма составляет 7 рублей в сутки. Эти нормы работают как для государственных, так и для частных компаний. По усмотрению нанимателя суточные могут устанавливаться и в большем размере.

Как начисляется зарплата во время командировки?

Зарплата считается как при обычной работе, вне зависимости от того, сколько дней длится командировка и сколько часов в день вам приходится работать в ней. Плюс, конечно, работнику возмещаются командировочные расходы.

Компенсируют ли расходы на командировку, если сотрудник забыл поставить отметку о своем пребывании?

Компенсируют. С одной стороны, любой документ, исходящий от юрлица, принято скреплять печатью. С другой, законодательство безоговорочно требует ее лишь в некоторых случаях: оформление доверенности от имени юрлица, выдача копии любых исходящих документов и др. То есть, сугубо с точки зрения законодательства, отсутствие печати на документе не лишает его юридической силы.

Базово, для того, чтобы документ имел юридическую силу, на нем должны быть:
наименование организации или структурного подразделения, дата, регистрационный индекс, подпись.

Существуют ли ограничения на максимальную сумму суточных?

Наниматель может установить любую сумму компенсации. Главное — она не должна быть меньше аналогичных сумм, установленных для бюджетных организаций.

Сотрудникам, работа которых связана с постоянными разъездами, командировку можно оформлять?

Служебные поездки курьеров, водителей и других сотрудников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, не считается командировкой. Командировку на таких оформить можно, но в период командировки таким работникам не будет выплачиваться надбавка за разъездной или подвижной характер.

Первым днем командировки считается дата отправления транспорта?

Первым днем командировки считается день отправления поезда, самолета, автобуса из места постоянной работы, а последним — день приезда.

Если самолет вылетает в 23.55 1 января, то начало командировки — 1 января. При вылете в 00.05 командировка начнется 2 января. Расходы в последний день командировки возмещаются так же, как и в остальные дни.

Если ваш самолет/поезд отправляется в середине рабочего дня или прибывает до его начала, то вопрос, во сколько закончить работу и приходить ли вообще, решается по договоренности с нанимателем.

Командировочные на неполные сутки оформляются так же, как и любая другая командировка, — приказом (распоряжением) нанимателя. Командировка некоторых госслужащих может оформляться постановлением.

Какие документы у работника в обязательном порядке должны быть с собой в командировке?

Если командировка в пределах Беларуси, то законодательно никаких документов для этого не требуется. Для заграничных командировок обязательно служебное задание.

Есть ли ограничения по минимальному и максимальному времени нахождения в командировке?

Нет. Однако для командировки свыше 30 дней обязательно согласие работника, непрерывная же командировка на территории радиоактивного загрязнения не может превышать одного года.

В командировку можно отправлять сотрудников, которые не находятся в штате?

Нет. В командировку могут направляться только сотрудники, работающие по трудовому договору (контракту). Все остальное командировкой не считается; затраты на поездки сотруднику, который работает по гражданско-правовому договору (в т. ч. договору подряда), компенсируются по условиям этого договора.

Размеры суточных при загранкомандировках имеют значение для расчета налога на прибыль, а также для целей исчисления и уплаты НДФЛ.

Напомним, что размер суточных работодатель устанавливает самостоятельно, закрепив суммы в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).

Некоторые компании устанавливают различные размеры суточных при загранкомандировках в зависимости от того, в какую страну отправляется работник для выполнения служебного задания.

Кстати, бюджетным организациям размер суточных при загранкомандировках устанавливает Правительство РФ. И коммерческие организации, при желании, могут ориентироваться на эти размеры суточных.

Суточные при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: таблица

Для понимания приведем некоторые размеры суточных при загранкомандировках, установленных Правительством РФ для бюджетников (Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812):

Суточные при загранкомандировках: в какой валюте выдавать

Работодатель сам определяет, в какой валюте устанавливать и выплачивать суточные для загранкомандировок. Например, размер таких суточных может быть установлен в иностранной валюте, но на руки работник получит сумму в рублях, эквивалентную этим валютным суточным.

Загранкомандировка: как считать суточные

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг. зависит от количества дней, проведенных работником за пределами РФ.

По общему правилу суточные выплачиваются работнику следующим образом (п. 17, 18 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):

• при отправлении в загранкомандировку за день пересечения границы суточные выплачиваются как за время нахождения за границей;
• при возвращении из зарубежной поездки за день пересечения границы суточные выплачиваются как за командировку внутри страны.

Правда, компания вправе установить свой порядок расчета выплачиваемых суточных.

Суточные в загранкомандировке в 2018-2019 гг. для «прибыльных» целей

Всю сумму суточных (без каких-либо ограничений) можно учесть в составе расходов при определении базы по налогу на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если суточные выдаются в рублях, то никаких затруднений учет таких расходов не вызовет - просто вся сумма списывается в состав «прибыльных» расходов.

Если же суточные выданы до командировки в иностранной валюте, то необходимо перевести данную сумму в рубли по официальному курсу ЦБ на дату выдачи суточных (п. 10 ст. 272 НК РФ):

Полученная сумма учитывается в расходах.

Суточные по загранкомандировкам 2018-2019: что с НДФЛ

При загранкомандировках НДФЛ не облагается сумма суточных, не превышающая 2500 руб. в день (п. 3 ст. 217 НК РФ). Соответственно, с суммы сверх этого лимита необходимо удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.

Если суточные были выплачены в рублях, то облагаемая база по НДФЛ будет считаться по следующей формуле:

Кстати, если суточные в организации устанавливаются в иностранной валюте, но выплачиваются работнику в рублях, то никаких перерасчетов делать не нужно (Письма Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252, от 09.02.2016 № 03-04-06/6531 ).

Если же суточные выплачены в инвалюте, то в целях уплаты НДФЛ нужно иметь в виду одну важную особенность: пересчитать данную сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ, установленному на последний день месяца, в котором утвержден командировочный авансовый отчет (Письмо Минфина от 21.03.2016 № 03-04-06/15509 ). Следовательно, база по НДФЛ в данном случае считается так:

Расчет суточных при загранкомандировках в 2018-2019 гг.: страховые взносы

По общему правилу суточные, выплачиваемые работникам в 2018-2019 гг., облагаются страховыми вносами по тому же принципу, что и НДФЛ. То есть взносы нужно начислить с суммы суточных, превышающей 2500 рублей (