Период получил название приказной так как. Приказное делопроизводство XV-XVII вв

Тема 1. История развития системы делопроизводства.

Делопроизводство в Древнерусском государстве.

Об организации делопроизводства на ранних стадиях развития Древнерусского государства можно судить лишь по сохранившимся письменным документам, а также по некоторым археологическим находкам. В частности, договоры киевских князей с Византией свидетельствуют о том, что уже в то время имелись традиции составления письменных завещаний и подорожных грамот для купе­ческих кораблей.

Известно, что с 978 г. в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы отбирались претенденты на должности «печатников» - хранителей княжеской печати и «металников» - судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов.

В киевский период развития Древнерусского государства по­явились разные виды документов, фиксирующие конкретные частноправовые отношения: грамоты, купчие, заемные, житийные записи.

Со временем обозначились места для наиболее безопасного хранения документов: центральные храмы в городах. Часто само хранение документов в храме при­давало им юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы и монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями.

По мере накопления навыковв создании документовстали вы­рабатываться типовые формуляры, процедура подготовки документов, а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать их подделке в политических и лично-корыстных целях.

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси был пергамен, называемый в документах «хартией»; лучший пергамен привозили из Греции или ганзейских городов.

Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдель­ный лист пергамена шириной около 15 см. Доку­мент имел форму столбца: один лист пергамена подклеивался к другому узкой стороной. Если документ терял ценность, пергамен счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места, и снова исполь­зовали для записи информации.

Таким образом, в Древнерусском государстве постепенно скла­дывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный цех специалистов по рабо­те с документами - дьяков, подьячих, писцов, - появились предпо­сылки к законодательной регламентации делопроизводства.

Приказное делопроизводство XV – XVII вв.

Система государственного делопроизводства начала формиро­ваться в период создания русского централизованного государства - с середины XV в. По мере превращения Московского княжества в великорусское государство усложнялись его административные за­дачи. Отдельные части управления, находившиеся по приказу князя в ведении того или иного лица, превращались в постоянные присутственные места - избы или приказы. Деятельность приказов определялась высшим правительственным учрежде­нием - Боярской Думой. Эти учреждения выполняли все важнейшие функции административного управления, поэтому период становле­ния и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом.

В деятельности приказов принципы коллегиального и единолич­ного управления не были четко разграничены, но распорядительная деятельность всецело находилась в ведении приказных судей. Дьяки и подьячие занимались делопроизводством, они отправляли в при­каз челобитные, доклады, хранили дела и вели письмо­производство. Старшим подьячим и подьячим «средней руки» доверялась более сложная работа - подготовка решений по делам, хранение дел, опечатывание архивных сундуков. Младшие подьячие не пользова­лись особым доверием - во многих царских указах подчерки­вается необходимость строго контролировать их работу. Подьячие, допускающие ошибки в официальных документах, подвергались стро­гому наказанию - их били батогами, лишали жалованья.

Приказы и приказные избы представляли собой одновременно присутствие, канцелярию и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же по­мещениях, в которых велись текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамен вытеснила бумага, которую пер­воначально привозили из западноевропейских стран. Со второй по­ловины XVII в. стали изготавливать отечественную бумагу из тряпья и чернила из солей железа и дубильных веществ. Благодаря сочета­нию железистых чернил и тряпичной бумаги текст был особенно стой­ким и почти не выцветал - документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным: грамоты, приговоры, наказы, доклады, указы, отписки, памятки, челобитные. Грамоты - это царские указы, посылаемые из приказов на места бо­ярам, воеводам, приказным людям; отписки - документы, поступав­шие в приказы от воевод; приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал указы; приказы обменивались памятками; обращения граждан к цент­ральной власти оформлялись в виде челобитных.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизвод­стве состояла из следующих этапов:

· поступление документа;

· переда­ча его на рассмотрение;

· подготовка дела к «докладу»;

· рассмотрение и решение дела;

· оформление документа, содержащего решение.

Уложение 1646 г. и ряд указов, принятых позже, ввели нормы письменного оформления различных договоров, благодаря чему ус­тановилось внешнее единообразие деятельности приказов.

Итак, в приказной период сложилась система государственного делопроизводства центральных и местных учреждений, сформиро­вались кадры делопроизводственных служащих, были выработаны устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, принимая частные меры, не установило общих адми­нистративных правил, систематизирующих организацию учрежде­ний и делопроизводство. Только в середине XVII в. стали проводить­ся мероприятия по упорядочению системы делопроизводства, появились законодательные акты, регулирующие порядок докумен­тирования и составления частноправовых актов.

Лекция 1. Введение. История делопроизводства в России.

Введение.

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое занимается процессом документирования, т.е. составления, оформления документов и их обработкой и хранением .

Документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве .

Документ; документированная информация: Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать .

Каждому человеку хотя бы один раз в течение своей жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательствами и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами: заключение договоров, оформление бухгалтерских, кадровых, первичных учетных, распорядительных документов и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии исследуют, прежде всего, документы, в которых зафиксирована деятельность организации или фирмы.

История делопроизводства в России.

Данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в 10 вв. Древнерусском государстве была культура написания документов. Об этом свидетельствуют договоры с Византией 911 и 945 гг, в которых упоминается о практике составления документов . В период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978-1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати, "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.

В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов.

Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.

В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались "ларником" (ответственным за хранение документов) и уничтожались в присутствии свидетелей.

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Лучший пергамент привозили из Греции. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

Приказное делопроизводство 15-17 вв.

Система государственного делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства, с середины 15 в.

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по приказу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы. Происхождение приказов связано с практикой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окружению - князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов государственного управления (разрядный, поместный, тайных дел, большой казны и др). Их деятельность объединялась высшим правительственным учреждением - Боярской Думой. Именно поэтому период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным. Однако в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе поручений - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и неразберихе.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья. В его ведении состояли дьяки - от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах - от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на "старых" (старших), "середних" и "молодых" (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в "столы", или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др.

Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные - в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую привозили из западноевропейских стран. Первую бумажную "мельницу" (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков - наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей.

В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому):

"От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому..."

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

"Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1667 года, марта в 17 день".

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: "К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил" , а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

Поступление документа на рассмотрение;

Подготовка дела к "докладу";

Рассмотрение и решение дела;

Оформление документа, содержащего решение.

В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от "текущих". Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

Система органов государственного управления в XV–XVII вв. Организационная структура приказов. Столбец как форма документа. Виды и разновидности документов. Формуляр документа и особенности языкового оформления. Процесс организации работы с документами в системе приказного делопроизводства. Придание документам юридической силы. Хранение документов.

Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII вв.

Образование Русского государства потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь . Высшим органом управления в XVI-XVII вв. сталаБоярская дума , представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов -дьяков . Местные органы в лице воевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской). Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе.

Особенности приказного делопроизводства

Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях - приказах , поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.

Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при нихдьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находилисьподьячие , подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.

Ответственность за всю работу с документами , т.е. за делопроизводство,возлагалась на дьяка . Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие - переписывали документ набело.

Система видов документов

В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов , в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской думы. Для переписки между приказами применялся такой документ, как «память ». Также памяти направляли подчиненным, например воеводам. Из местных учреждений в приказы посылали «отписки ». Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. В зависимости от назначения документ имел разновидности. Например, были грамоты: вестовая, бессудная, отказная, окружная; памяти: высолочная, наказная, указная и др.

Перечисленные виды документов составляли систему делопроизводства, предназначавшуюся для общения государственных учреждений между собой, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с ней существовали системы документации, в которых фиксировались отдельные функции управления: военная, дипломатическая, статистики, бухгалтерского учета, хозяйственного учета и др. Например, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамотами на проезд по территории государства и др.; статистические данные заносили в книги - писцовые, дозорные, переписные, приправочные и др.; хозяйственный учет требовал ведения книг по учету, сметных списков, судебная деятельность нашла отражение в правовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, распросных, пыточных речах.

Текст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому исистема делопроизводства этого периода называется «столбцовой» . Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли «сстав».

Такой способ подписания обеспечивал охрану документов и затруднял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г.

Удостоверение документа было весьма своеобразным . Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили. Официальные документы могли удостоверятьсяпечатью . В этот период применялись две государственные печати -большая и малая . В XVII в. существовал печатный приказ, ведавший приложением печати.

Формуляр документов периода приказного делопроизводства представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зависимости от вида документа они располагались в строго определенной последовательности.Расположение реквизитов и словесные формулировки служат критерием определения вида документа. Иногда в самом тексте документа называли его вид: «Как сия грамота к вам придет...», «Царь государь указал» а бояре приговорили...»

Сложившиеся правила составления и оформления документов, придававшие им устойчивую форму, привели к появлению «образцовых книг », включавших образцы некоторых видов документов.

В приказах сложились определенные традицией правила формирования документов в дела: документы склеивались в столбцы, в которых отражалось последовательное «производство» по конкретному вопросу. Такие столбцы начинались инициативным документом (челобитной, памятью и т.д.), за которым следовали, как правило, в хронологическом порядке другие документы, возникшие в ходе рассмотрения данного дела (распросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представлявшие собой комплекы документов, подклеенных без какой-либо системы, по мере их накопления. Таким образом, при формировании документов в дела, так же как в процессе документирования, применялась «столбцовая техника делопроизводства ».

Наряду со столбцовой техникой делопроизводства в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизводства . Например, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради.

В делопроизводстве приказов зарождается организация архивов . Появляется описание и учет документов. Начинают составляться описи документов.

Главная особенность делопроизводства приказов заключалась в том, что его организация в своей основе не регулировалась законодательством , аосновывалась на традициях, обычаях , передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми. Однако в середине XVI в. усиливается законодательная деятельность государства В 1550 г. был издан Судебник, представлявший акт кодификации правовых отношений; в 1649 г. Земским собором утверждается выдающийся памятник русского права - Соборное уложение. Устанавливая законодательным порядком организацию деятельности судебных органов, они регламентировали состав документов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также, что представляется очень важным и необходимым для делопроизводства, устанавливает ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответственности за допущенные нарушения.

В результате изучения материала данной главы студент должен:

знать

• закономерности и основные характеристики системы делопроизводства;
• основные законодательные акты и нормативные правовые акты, регламентирующие работу с документами;
• этапы формирования делопроизводства как технологии работы с документами;
• основные делопроизводственные операции;

уметь

Определять место службы делопроизводства в структуре органа государственного управления в различные исторические периоды;

владеть

Навыками сравнительного анализа технологии работы с документами в различные исторические периоды развития делопроизводства.

Приказное делопроизводство

Приказное делопроизводство получило свое название от названия системы центральных исполнительных органов Русского централизованного государства XVI-XVII вв. - приказов. Они возникли как органы управления благодаря тому, что доверенные лица великого князя (бояре и дьяки) при выполнении поручений, которые он, «Царь государь и Великий князь... приказывал», опирались, в свою очередь, на своих приближенных и помощников. В процессе выполнения длительных или постоянных поручений постепенно вырабатывались постоянные функции и складывался определенный штат служилых людей, за которыми закреплялись решение конкретных вопросов и выполнение конкретных поручений.

Формировалась определенная иерархия должностных лиц, имевших право принимать решения, которые документировались и хранились для закрепления управленческого прецедента, осуществлялось «производство дел», причем «делом» назывались и вопрос, и документ, в котором он закреплялся. Па современном языке «производство дел» понимается как «решение вопросов». Таким образом, постепенно складывалась система центральных исполнительных органов - приказов, и местных исполнительных органов - приказных (съезжих) изб в уездах. Приказы имели единообразную структуру: они делились на столы (подразделения, формирующиеся в зависимости от вопросов деятельности), а столы - на повы- тья (по конкретным участкам работы). Приказы возглавлялись судьями - должностными лицами, имеющими право судить, т.е. принимать решения. Дьяки, выполняющие функции «товарищей» (помощников судьи), назначались из числа детей боярских и других думных чинов (окольничих, думных дворян). В середине XVI в. судьями назначались бояре, члены Боярской думы, а к концу XVII в., когда образовалось 50 приказов, ими могли руководить и руководили в основном дьяки из числа «служилых людей», т.е. принятых на государственную службу. В столах и повытьях под руководством старого (старшего) подьячего работали подьячие средней руки (средние) и молодшие (младшие) подьячие. Средние подьячие готовили проект решения по резолюции дьяка или старшего подьячего, а младшие подьячие в процессе документирования решений выполняли функции переписчиков.

При рассмотрении управленческих вопросов решения принимались на основе принципа сочетания единоначалия и коллегиальности. Если вопросы уже ранее когда-то возникали в деятельности приказа, а в Судебнике или в указных («записных») книгах и среди хранившихся документов можно было найти похожее зафиксированное решение по данному вопросу (управленческий прецедент), то судья или дьяк принимали решение единолично. Если вопрос возникал впервые, то он обсуждался судьей с дьяками, и решение принималось коллегиально. В необходимых случаях впервые возникший сложный вопрос передавался на рассмотрение Боярской думой. И принятие решений, и их документирование, включая вид документа и порядок его удостоверения («послать в Вологду память...»; «...за дьячими руками...», т.е. за подписью дьяка), основывались на нормах обычного права (закрепленных в Судебниках) и формировались как традиция, обычай, профессиональный навык, который осваивался и передавался служилыми людьми. На основе обычаев сложилась определенная последовательность выполнения операций работы с документами, т.е. и технология, и основы документооборота.

На поступившем в приказ документе (над первым сставом столбца над адресом) оформлялась дата его получения. После ознакомления с документом дьяк чаще всего давал указание найти в документах приказа похожий вопрос, который мог быть решен ранее (управленческий прецедент), и сделать копию соответствующего документа, поэтому чаще всего резолюция дьяка формулировалась: «Выписать». В столах или повытьях подбирались необходимые документы, и старыми подьячими, знавшими форму, формуляр и характерные обороты текста применявшихся видов документов, составлялся проект или черновик ответного документа (готовился материал «по делу к докладу дьяку», т.е. проект решения, основанный на документах). Дьяк проверял подготовленный проект решения, вносил в него замечания и исправления («чернил») и передавал на переписывание (изготовление готового к подписанию проекта). Старый подьячий «справлял» документ, т.е. его виза, называвшаяся «справой», свидетельствовала, что черновик документа и его окончательный проект идентичны, принятое решение документировано правильно. Дьяк или судья подписывали документ «ириписью» - собственно подписью должностного лица, ответственного за решение, припись придавала документу юридическую силу. В указную («записную») книгу приказа старым подьячим вносилась запись о принятом решении.

Документы в XVI-XVII вв. представляли собой столбцы, т.е. склеенные листы разрезанного вертикально на три части «александрийского» листа бумаги, который по формату чуть превышал ныне действующий стандартный формат АЗ. «Справа» и «припись» оформлялись на обороте документа по местам склеек листов («по сставам») по слогам, причем и в визу, и в подпись включалось наименование должности, имя и фамилия должностного лица («ди-ак Сав-ва Тют-чев»). Буквы на сставе должны были захватывать оба конца склеенного листа бумаги, чтобы сохранить место склейки целостным и не допустить подделок и вставок посторонних листов. Таким образом обеспечивалась юридическая сила в аспекте охраны носителя документа, т.е. формы.

Склеенные листы свертывались в свиток, в столбец, на обороте первого сстава указывался адрес («В Вологду воеводе нашему...»), столбец запечатывался печатью дьяка и направлялся или передавался в ответ на запрос. Черновик документа с исправлениями дьяка подклеивался в один из общих столбцов, которые должны были храниться в приказе в сундуках за печатью дьяка. Иногда склеиваемые столбцы представляли собой «вопрос - ответ», т.е. своеобразное дело, но чаще всего склейка документов осуществлялась в общие ленты, объемные столбцы, просто «по сундукам», т.е. но общим вопросам, которые решались в данных структурных подразделениях, по мере накопления документов.

Таким же образом хранились в приказах и книги, и списки (в книгах), применявшиеся для записи учетной информации, которая могла использоваться в качестве основания для принятия решений в будущем. Описи и учет хранившихся документов не были широко распространены, но применялись в качестве способа учета ценностей, материальных активов. Например, при смене воеводы документы вместе с другими ценностями передавались по росписному списку (т.е. по росписи, описи).

Столбцовая форма документов, применявшаяся прежде всего для обмена информацией, для переписки, получила наибольшее распространение, поэтому делопроизводство в государственных учреждениях России XVI- XVII вв. называется не только приказным, но и столбцовым.

Внимание !

Приказное делопроизводство в России в XVI-XVII вв. следует рассматривать как сложившуюся систему.

Основными видами документов данной эпохи были грамоты разного вида и разного, в том числе гражданско-правового, значения - указные, жалованные, кабальные, купчие, меновные и т.п. (более 40 разновидностей). Но в приказном делопроизводстве постепенно формируется и видовой состав документопотоков: вышестоящие органы (царь, Боярская дума, приказы) издавали указы, приговоры и направляли их на исполнение, воеводам давали «наказные памяти»;

• - подведомственные органы (воеводы в уездах) в приказы направляли «отписки»;
• - равностоящие органы и должностные лица обменивались «памятями». Граждане в местные органы и органы государственного управления

должны были направлять челобитные, которые составлялись по особой форме с указанием титулов царя и по особой форме изложения содержания. Поэтому для граждан документы составляли и оформляли подьячие, работавшие за плату вне стен приказов и в людных местах («площадные подьячие»), деятельность которых считается прообразом нотариата. В табл. 1.1 представлены основные особенности приказного делопроизводства.

Таблица 1.1

Основные особенности приказного делопроизводства

Государственное делопроизводство как система начинает складываться с момента образования централизованного Рус­ского государства в конце XV в. и начала процесса создания ап­парата государственного управления, необходимого для регули­рования хозяйственной и политической жизни государства. Система государственных учреждений этого периода включала: высший законодательный орган - Боярскую думу, центральные исполнительные органы - приказы, на местах - приказные из­бы (губная, съезжая, земская и др.).

Период с XVI -XVII вв. получил название «приказного де­лопроизводства» по названию первых государственных учреж­дений - приказов.

Как центральные отраслевые органы государственного управления приказы, являвшиеся исполнительными органами решений Великого князя и Боярской думы, сформировались не сразу. Из личных поручений (приказов) Великого князя князьям и боярам возникли «избы» или «дворы». В середине XVI в. они преобразуются в постоянно действующие центральные учреждения - приказы с определенным кругом управленческих задач, самостоятельными структурными подразделениями, специаль­ным штатом служилых людей (дьяками, подьячими) и опреде­ленной системой делопроизводства.

Возглавлял приказ приказной судья, в его подчинении нахо­дились дьяк (их могло быть несколько) и подьячие, подразделяв­шиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья. Принцип принятия решений в прика­зах - коллегиальный или единоначальный - до сих пор вызыва­ет споры в научной среде, которые начались еще в XIX в.

Процесс организации работы с документами в период при­казного делопроизводства осуществлялся следующим образом. Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопро­изводство, возлагалась на дьяка. При поступлении на докумен­те делали отметку о дате получения (обычно на оборотной сто­роне документа). Дьяк проставлял на документе помету (резо­люцию), после чего документ поступал в соответствующий стол, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил поправки, «чернил» проект и передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

Затем беловой экземпляр сверялся с черновиком и удостове­рялся подписью («справой») подьячего, которая означала ответ­ственность подьячего за точное соответствие беловика чернови­ку, но не придавала документу юридическую силу. Документ обретал ее после «приписи» дьяка. После чего документ отправ­ляли по назначению. Черновик оставался в приказе в качестве отпуска (копии ответа).

Удостоверение документа в XVI-XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ста­вили. Исключение составляли договорные грамоты с другими государствами. «А на всех делах закрепляют и помечают дум­ные дьяки, ... для того устроены они, думные дьяки». Дьяк про­ставлял свою подпись, называемую «припись», по слогам на оборотной стороне документа, по всем местам склейки листов, так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Та­кой способ подписания обеспечивал охрану документа и затруд­нял их фальсификацию. Он был узаконен Судебником 1550 г. Право «приписи» мог иметь и старший подьячий.

Текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, адреса.* Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень боль­шой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Место склеивания листов называли «сстав».

* Бумага вместо пергамента применялась в России с XV в., ее привозили из За­падной Европы. Отечественное производство бумаги началось во второй поло­вине XVII в.

Столбцы использовались и для формирования документов в дела. В этом случае в начале столбца помещали инициативный документ (челобитную, память и др.), за которым подклеивали другие документы, возникавшие в ходе рассмотрения данного дела (расспросные речи, сказки, выписки и др.). В то же время сохранились столбцы, представляющие собой конгломераты до­кументов, подклеенных без какой-либо системы по мере их на­копления, т.е. для учреждений XVI-XVII вв. характерна «столб­цовая техника делопроизводства».

Наряду со столбцами в приказах применялись книги и тет­ради. Например, в приказах велись боярские книги (списки бо­яр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были характерны для делопроизводства XVI-XVII вв. Основная масса всех разрешаемых дел оформля­лась столбцовым способом, который, несмотря на многие не­удобства, сохранялся вплоть до петровских реформ.

Документирование управленческой деятельности государст­венных учреждений XVI-XVII вв. осуществлялось в конкретных видах и разновидностях документов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчи­ненным направлялись грамоты, указы и приговоры Боярской ду­мы. Между собой приказы сообщались памятями и направляли их подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в госу­дарственные учреждения были челобитные.

Существовали также системы документации, в которых фик­сировались отдельные функции управления: военная, диплома­тическая, бухгалтерского и хозяйственного учета и т.д. Напри­мер, дипломатические отношения с иноземными государствами оформлялись договорами, грамотами главам государств, грамо­тами на проезд по территории государства и др.; учетные данные заносили в книги: писцовые, дозорные, переписные и др.; хо­зяйственный учет требовал ведения специальных книг по учету, сметных списков; судебная деятельность нашла отражение в пра­вовых и судебных грамотах, судебных приговорах, судных списках, сказках, сыскных, расспросных, пыточных речах.

Документ этого периода представлял собой сплошной текст, реквизиты в нем почти не выделялись. Однако в отдельных ви­дах документов можно проследить определенную последова­тельность в их расположении. Поэтому определить вид офици­ального документа XVI-XVII вв. можно только после прочте­ния текста и выявления расположения реквизитов, а также на­личия устойчивых словесных формулировок.

Например, многие грамоты начинались с обозначения автора - царского титула, затем указывался адресат - конкретное лицо или группа лиц, дата проставлялась после текста - «Писана на Москве в 7168 году». Приговоры, как правило, начинались с даты составления - «Лета 7261 года», далее следовал царский титул. В приговоре присутствовала словесная формула - «Царь-государь указал, а бояре приговорили».

Наличие определенных правил составления и оформления документов, придававших им устойчивую форму, привело к по­явлению «образцовых» книг, включавших образцы некоторых видов документов.*

* Шмидт С.О., Князьков С.Е. Документы делопроизводства правительства России XVI -XVII вв. -М.: МГИАИ, 1985. - С. 27.

В делопроизводстве приказов зарождаются традиции хране­ния документов. Появляется описание и учет документов. На­чинают составляться описи документов. Значительный интерес представляет «Опись царского архива». Из нее мы узнаем о ви­дах документов, о развитии изобразительного документирова­ния - чертежах, картах. К описям документов уже в XVII в. со­ставлялись для наведения справок о документах указатели, в ча­стности, личных имен («азбуки»).

Помимо приказных дьяков и подьячих составлением доку­ментов занимались так называемые «площадные подьячие», которые за определенную плату составляли челобитные и дру­гие документы от частных лиц в государственные учреждения. Деятельность «площадных подьячих» регулировалась Собор­ным уложением 1649 г.

Основная особенность приказного делопроизводства заклю­чалась в том, что его организация основывалась главным об­разом на. нормах обычного права, т.е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение в устной форме при­казными служилыми людьми. В 1550 г. был издан Судебник, представлявший собой акт кодификации правовых отноше­ний; в 1649 г. Земским собором утверждается Соборное уло­жение. Эти законодательные акты, устанавливая организацию деятельности судебных органов, регламентировали состав до­кументов, правила оформления некоторых из них, порядок рассмотрения, а также ответственность должностных лиц за недобросовестную работу с документами и меру ответствен­ности за допущенные нарушения.

Смотрите также: