Совокупность реквизитов документа и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

Набор обязательных реквизитов, составляющих формуляр документа, зависит от вида документа. Различают несколько видов формуляра документа:

· формуляр-образец,

· типовой,

· индивидуальный.

Формуляр-образец – это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов данной системы. ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» так определяет этот термин: «модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты» (5).

Расположение реквизитов в формуляре-образце учитывает последовательность операций по составлению, оформлению, обработке и дальнейшему использованию документа. Формуляр-образец устанавливает место и границы расположения каждого реквизита.

Формуляр-образец регламентируется ГОСТом и предназначается для множества документов, объединенных в систему.

Например, для формуляра документов, входящих в систему ОРД (организационно-распорядительной документации) устанавливается образец в ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к составлению формуляра-образца»). Данный стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления, но не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую системы.

Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, которая образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий на бумаге установленного формата, ограниченной полями.

Типовой формуляр характерен для конкретного вида документов: например приказа, акта, протокола и др. Например, в формуляр заявления входят: адресат, автор, наименование вида документа, текст, подпись, дата.

Индивидуальный формуляр присущ какому-либо отдельному документу, например, формуляр приказа по основной деятельности, формуляр приказа о командировании и пр.

Индивидуальным может быть как произвольный , так и регламентированный формуляр. Например, доверенность, расписка, объяснительная записка, заявление могут быть составлены в произвольной форме , если автором документа является лицо не официальное или не знакомое с правилами оформления документов.

Однако формуляр большинства официальных документов является объектом унификации и стандартизации. Поэтому формуляры официальных документов являются регламентированными .

Формуляр-образец графически можно разделить на три части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть формуляра-образца включает реквизиты, расположенные в двух зонах выше реквизита «Текста документа».

В границах содержательной части формуляра-образца расположены реквизиты: заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения.

В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание документу юридической силы.

Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й С Т А Н Д А Р Т С О Ю З А С С Р

Единая система программной документации	ГОСТ 19.501-78
ФОРМУЛЯР ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ
United system for program documentation. Technical and operation data card. Requirements to contents and form of presentation

Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 18 декабря 1978 г. № 3351 срок введения установлен

с 01.01. 1980 г.

Настоящий стандарт устанавливает правила составления программного документа «Формуляр», определённого ГОСТ 19.101-77 .

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Структура и оформление документа устанавливаются в соответствии с ГОСТ 19.105-78 .

Информационную часть (аннотацию и содержание) допускается в документ не включать.

1.2. В основную часть документа должны входить следующие разделы:

• общие указания;
• общие сведения;
• основные характеристики;
• комплектность;
• периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении;
• свидетельство о приёмке;
• свидетельство об упаковке и маркировке;
• гарантийные обязательства;
• сведения о рекламациях;
• сведения о хранении;
• сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации;
• сведения об изменениях;
• особые отметки;
• приложения.

При необходимости допускается дополнять документ другими разделами или объединять отдельные разделы, а также помещать их в приложениях.

2.1. В разделе «Общие указания» приводят общие указания для обслуживающего персонала по эксплуатации программного изделия, заполнению и ведению его формуляра, например:

«Перед эксплуатацией необходимо внимательно ознакомиться с соответствующими эксплуатационными документами (приводятся наименования документов). Формуляр должен находиться в подразделении, ответственном за эксплуатацию программного изделия».

2.2. В разделе «Общие сведения» указывают наименование программного изделия, его обозначение, наименование предприятия изготовителя, номер программного изделия предприятия и другие общие сведения о программном изделии.

2.3. В разделе «Основные характеристики» приводят необходимые при эксплуатации программного изделия значения основных характеристик (например, функциональных, надёжности и др.).

2.4. В разделе «Комплектность» перечисляют все непосредственно входящие в программное изделие другие программные изделия и документацию в соответствии с комплектностью, указанной в технических условиях на программное изделие.

При наличии ведомости эксплуатационных документов в формуляре делают на неё ссылку без перечисления эксплуатационных документов (форма 1 обязательного приложения).

2.5. В разделе «Периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении» указывают наименование измерения проверяемых характеристик, требуемую периодичность контроля (форма 2 приложения).

2.6. В разделе «Свидетельство о приёмке» приводят свидетельство о приёмке программного изделия, подписанное лицами, ответственными за приёмку (форма 3 приложения).

2.7. В разделе «Свидетельство об упаковке и маркировке» помещают сведения об упаковке программного изделия, подписанные лицами, ответственными за упаковку (форма 4 приложения).

2.8. В разделе «Гарантийные обязательства» приводят гарантийные обязательства предприятия-изготовителя.

2.10. В разделе «Сведения о хранении» указывают сроки хранения программного изделия (форма 6 приложения).

2.11. В разделе «Сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации» указывают фамилии и должности лиц, за которыми закрепляют программное изделие (форма 7 приложения).

2.12. В разделе «Сведения об изменениях» указывают основание для внесения изменений, содержание изменений с указанием его порядкового номера, а также должность, фамилию и подпись лица, ответственного за проведение изменения (форма 8 приложения).

2.13. В разделе «Особые пометки» оставляют несколько чистых листов для специальных отметок, которые вносят во время эксплуатации программного изделия.

2.14. В качестве приложений к формуляру могут быть справочные материалы и дополнительные документы (например, журнал учёта работы), необходимые при эксплуатации программного изделия.

ПРИЛОЖЕНИЕ
Обязательное

ФОРМЫ РАЗДЕЛОВ ФОРМУЛЯРА

Комплектность

Периодический контроль основных характеристик
при эксплуатации и хранении.

Проверяемая характеристика		Дата проведения измерения
Наименование измерения	Величина	19__г.		19__г.		19__г.

Свидетельство о приёмке

__________________________________ _____________________________________ наименование программного изделия обозначение Соответствует техническим условиям (стандарту)_________________________________ номер техничес- ___________________________________________ ких условий или стандарта и признан(о) годным(ой) для эксплуатации Дата выпуска________________________ М.П. Подпись лиц ответственных за приёмку.

Свидетельство об упаковке

________________ ___________________________ номер программного изделия наименование обозначение предприятия __________________ упакован(а) __________________________________ наименование или код предприятия (организации) согласно требованиям, предусмотренным инструкцией ___________________________ обозначение Дата упаковки _______________________ Упаковку произвел ____________________ (подпись) Изделие после упаковки принял ___________________________ (подпись) М.П.

Примечание. Форму заполняют на предприятии, производившем упаковку.

Учет предъявленных рекламаций.

Сведения о хранении.

Сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации

Сведения об изменениях.

Переиздание. Ноябрь 1987 г.

ГОСТ 19.501-78

МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ

ЕДИНАЯ СИСТЕМА
ПРОГРАММНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ФОРМУЛЯР

ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ
И ОФОРМЛЕНИЮ

Переиздание. Январь 2010 г.

Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 18 декабря 1978 г. № 3351 дата введения установлена

01.01.80

Настоящий стандарт устанавливает правила составления программного документа «Формуляр», определенного ГОСТ 19.101-77.

основные характеристики;

комплектность;

периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении;

свидетельство о приемке; свидетельство об упаковке и маркировке;

гарантийные обязательства;

При необходимости допускается дополнять документ другими разделами или объединять отдельные разделы, а также помещать их в приложениях.

2.1. В разделе "Общие указания" приводят общие указания для обслуживающего персонала по эксплуатации программного изделия, заполнению и ведению его формуляра, например:

"Перед эксплуатацией необходимо внимательно ознакомиться с соответствующими эксплуатационными документами (приводятся наименования документов).

Формуляр должен находиться в подразделении, ответственном за эксплуатацию программного изделия".

2.2. В разделе "Общие сведения" указывают наименование программного изделия, его обозначение, наименование предприятия-изготовителя, номер программного изделия предприятия и другие общие сведения о программном изделии.

2.3. В разделе "Основные характеристики" приводят необходимые при эксплуатации программного изделия значения основных характеристик (например, функциональных, надежности, и др.).

2.4. В разделе "Комплектность" перечисляют все, непосредственно входящие в программное изделие, другие программные изделия и документацию в соответствии с комплектностью, указанной в технических условиях на программное изделие.

При наличии ведомости эксплуатационных документов в формуляре делают на нее ссылку без перечисления эксплуатационных документов (форма 1 приложения).

2.5. В разделе "Периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении" указывают наименование измерения проверяемых характеристик, требуемую периодичность контроля (форма 2 приложения).

Фактические значения характеристик записывают в раздел формуляра после каждого определения.

2.6. В разделе "Свидетельство о приемке" приводят свидетельство о приемке программного изделия, подписанное лицами, ответственными за приемку (форма 3 приложения).

2.7. В разделе «Свидетельство об упаковке и маркировке" помещают сведения об упаковке программного изделия, подписанные лицами, ответственными за упаковку (форма 4 приложения).

2.8. В разделе "Гарантийные обязательства" приводят гарантийные обязательства предприятия-изготовителя.

2.10. В разделе "Сведения о хранении" указывают сроки хранения и условия хранения программного издания (форма 6 приложения).

2.11. В разделе "Сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации» указывают фамилии и должности лиц, за которыми закрепляют программное изделие (форма 7 приложения).

2.12. В разделе "Сведения об изменениях" указывают основание для внесения изменений, содержание изменения с указанием его порядкового номера, а также должность, фамилию и подпись лица, ответственного за проведение изменения (форма 8 приложения).

2.13. В разделе "Особые отметки" оставляют несколько чистых листов для специальных отметок, которые вносят во время эксплуатации программного изделия.

2.14. В качестве приложений к формуляру могут быть справочные материалы и дополнительные документы (например, журнал учета работы), необходимые при эксплуатации программного изделия.

Периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении

Свидетельство о приемке

Свидетельство об упаковке

Сведения о хранении

Сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации

Сведения об изменениях

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Единая система программной документации

Настоящий стандарт устанавливает правила составления программного документа "Формуляр", определённого ГОСТ 19.101-77.

1. Общие положения

1.1. Структура и оформление документа устанавливаются в соответствии с ГОСТ 19.105-78. Информационную часть (аннотацию и содержание) допускается в документ не включать.

1.2. В основную часть документа должны входить следующие разделы:

• общие указания;
• общие сведения;
• основные характеристики;
• комплектность;
• периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении;
• свидетельство о приёмке;
• свидетельство об упаковке и маркировке;
• гарантийные обязательства;
• сведения о рекламациях;
• сведения о хранении;
• сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации;
• сведения об изменениях;
• особые отметки;
• приложения.

При необходимости допускается дополнять документ другими разделами или объединять отдельные разделы, а также помещать их в приложениях.

2.1. В разделе "Общие указания" приводят общие указания для обслуживающего персонала по эксплуатации программного изделия, заполнению и ведению его формуляра, например:

"Перед эксплуатацией необходимо внимательно ознакомиться с соответствующими эксплуатационными документами (приводятся наименования документов).

Формуляр должен находиться в подразделении, ответственном за эксплуатацию программного изделия"

2.2. В разделе "Общие сведения" указывают наименование программного изделия, его обозначение, наименование предприятия изготовителя, номер программного изделия предприятия и другие общие сведения о программном изделии.

2.3. В разделе "Основные характеристики" приводят необходимые при эксплуатации программного изделия значения основных характеристик (например, функциональных, надёжности и др.).

2.4. В разделе "Комплектность" перечисляют все, непосредственно входящие в программное изделие, другие программные изделия и документацию в соответствии с комплектностью, указанной в технических условиях на программное изделие.

При наличии ведомости эксплуатационных документов в формуляре делают на неё ссылку без перечисления эксплуатационных документов (форма 1 обязательного приложения).

2.5. В разделе " периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении" указывают наименование измерения проверяемых характеристик, требуемую периодичность контроля (форма 2 приложения).

2.6. В разделе "Свидетельство о приёмке" приводят свидетельство о приёмке программного изделия, подписанное лицами, ответственными за приёмку (форма 3 приложения).

2.7. В разделе "Свидетельство об упаковке и маркировке" помещают сведения об упаковке программного изделия, подписанные лицами, ответственными за упаковку (форма 4 приложения).

2.8.В разделе "Гарантийные обязательства" приводят гарантийные обязательства предприятия-изготовителя.

2.10. В разделе "Сведения о хранении" указывают сроки хранения программного изделия (форма 6 приложения).

2.11. В разделе "Сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации" указывают фамилии и должности лиц, за которыми закрепляют программное изделие (форма 7 приложения).

2.12. В разделе "Сведения об изменениях" указывают основание для внесения изменений, содержание изменений с указанием его порядкового номера, а также должность, фамилию и подпись лица, ответственного за проведение изменения (форма 8 приложения).

2.13. В разделе "Особые пометки" оставляют несколько чистых листов для специальных отметок, которые вносят во время эксплуатации программного изделия.

2.14. В качестве приложений к формуляру могут быть справочные материалы и дополнительные документы (например, журнал учёта работы), необходимые при эксплуатации программного изделия.

Приложение (обязательное).

Формы разделов формуляра.

Комплектность

Периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении.

Проверяемая характеристика		Дата проведения измерения
Наименование измерения	Величина
		Фактическая величина	Замерил (должность подпись).	Фактическая величина	Замерил (должность подпись).	Фактическая величина	Замерил (должность подпись).

Свидетельство о приёмке

Наименование программного изделия обозначение Соответствует техническим условиям (стандарту)_______________________________________ номер технических условий или стандарта и признан(о) годным(ой) для эксплуатации Дата выпуска_______________________________ М.П. подпись лиц ответственных за приёмку.

Свидетельство об упаковке.

Номер программного изделия наименование обозначение предприятия __________________ упакован(а) ______________________________________ наименование или код предприятия (организации) согласно требованиям, предусмотренным инструкцией _______________________________ обозначение Дата упаковки _______________________ Упаковку произвел ____________________ (подпись) Изделие после упаковки принял ___________________________ (подпись) М.П. Примечание. Форму заполняют на предприятии, производившем упаковку.

Сведения о хранении.

Сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации.

Сведения об изменениях.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

ЕДИНАЯ СИСТЕМА
ПРОГРАММНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

МОСКВА 1979

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Единая система программной документации ФОРМУЛЯР. ТРЕБОВАНИЯ К СОДЕРЖАНИЮ И ОФОРМЛЕНИЮ Drilled system for program documentation. Technical - and - operation date card Requirements to contents and form of presentation

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Структура и оформление документа устанавливаются в соответствии с ГОСТ 19.105-78 . Информационную часть (аннотацию и содержание) допускается в документ не включать. 1.2. В основную часть документа должны входить следующие разделы: общие указания; общие сведения; основные характеристики; комплектность; периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении; свидетельство о приемке; свидетельство об упаковке и маркировке; гарантийные обязательства; сведения о хранении; сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации; сведения об изменениях; особые отметки; приложения. При необходимости допускается дополнять документ другими разделами или объединять отдельные разделы, а также помещать их в приложениях. 2. СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛОВ 2.1. В разделе «Общие указания» приводят общие указания для обслуживающего персонала по эксплуатации программного изделия, заполнению и ведению его формуляра, например: «Перед эксплуатацией необходимо внимательно ознакомиться с соответствующими эксплуатационными документами (приводятся наименования документов). Формуляр должен находиться в подразделении, ответственном за эксплуатацию программного изделия». 2.2. В разделе «Общие сведения» указывают наименование программного изделия, его обозначение, наименование предприятия изготовителя, номер программного изделия предприятия и другие общие сведения о программном изделии. 2.3. В разделе «Основные характеристики» приводят необходимые при эксплуатации программного изделия значения основных характеристик (например, функциональных, надежности, и др.). 2.4. В разделе «Комплектность» перечисляют все, непосредственно входящие в программное изделие, другие программные изделия и документацию в соответствии с комплектностью, указанной в технических условиях на программное изделие. При наличии ведомости эксплуатационных документов в формуляре делают на нее ссылку без перечисления эксплуатационных документов (форма 1 обязательного приложения). 2.5. В разделе «Периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении» указывают наименование измерения проверяемых характеристик, требуемую периодичность контроля (форма 2 приложения). Фактические значения характеристик записывают в раздел формуляра после каждого определения. 2.6. В разделе «Свидетельство о приемке» приводят свидетельство о приемке программного изделия, подписанное лицами, ответственными за приемку (форма 3 приложения). 2.7. В разделе «Свидетельство об упаковке и маркировке» помещают сведения об упаковке программного изделия, подписанные лицами, ответственными за упаковку (форма 4 приложения). 2.8. В разделе «Гарантийные обязательства» приводят гарантийные обязательства предприятия-изготовителя. 2.10. В разделе «Сведения о хранении» указывают сроки хранения и условия хранения программного изделия (форма 6 приложения). 2.11. В разделе «Сведения о закреплении программного изделия при эксплуатации» указывают фамилии и должности лиц, за которыми закрепляют программное изделие (форма 7 приложения). 2.12. В разделе «Сведения об изменениях» указывают основание для внесения изменений, содержание изменения с указанием его порядкового номера, а также должность, фамилию и подпись лица, ответственного за проведение изменения (форма 8 приложения). 2.13. В разделе «Особые отметки» оставляют несколько чистых листов для специальных отметок, которые вносят во время эксплуатации программного изделия. 2.14. В качестве приложений к формуляру могут быть справочные материалы и дополнительные документы (например, журнал учета работы), необходимые при эксплуатации программного изделия. ПРИЛОЖЕНИЕ Обязательное ФОРМЫ РАЗДЕЛОВ ФОРМУЛЯРА Комплектность Периодический контроль основных характеристик при эксплуатации и хранении Свидетельство о приемке Свидетельство об упаковке Сведения об изменениях