Вежливый отказ соискателю. Как отказать после собеседования

О том, какие формулировки следует использовать при написании кандидату на вакансию письма с отказом.

Издание Mashable приводит три способа рассказать кандидату об отказе.

1. «Мы приняли на работу более опытного соискателя»

У основателя рекрутингового портала The Muse Алекс Кавулакос есть специально заготовленная шаблонная формулировка для писем с отказами: «… мы ищем на эту позицию кандидата с большим опытом в...».

По мнению Кавулакос, есть две причины использовать именно такую фразу. Во-первых, отсутствие опыта - это действительно весомая причина для отказа. Любой соискатель задумывается о том, почему он не получил должность и спрашивает себя «чего нет у меня, что есть у других кандидатов». Даже если на вакансию требуется например, три года опыта работы в отрасли (и соискатель обладает таким опытом), будет гораздо легче узнать, что должность получил кто-то с шестью годами работы за спиной.

Во-вторых, довольно часто отсутствие опыта действительно является той самой причиной отказа. Даже если интервьюер не осознает, почему ему не понравился кандидат, почти наверняка причиной стал маленький опыт кандидата - и он не смог ответить на тот или иной вопрос или произвести правильное впечатление.

2. «Изменились требования к должности»

Автор заметки, колумнист Mashable Сара МакКорд признается, что сама она не раз проникалась симпатией к кандидату, который в итоге не получал работу в компании. Когда рекрутер попадает в такие ситуации, ему хочется дать кандидату обратную связь и намекнуть, что если бы он развил в себе некоторые навыки, то смог бы претендовать на хорошую позицию.

Такое объяснение подойдет, например, если на должность требовался кандидат с хорошими коммуникативными навыками (и соискатель, не получивший работу, ими обладал) - но в итоге был нанят человек, который, помимо прочего, владел двумя языками. МакКорд считает, что стоит обозначить в письме сложившуюся ситуацию, - может быть, это побудит соискателя записаться на языковые курсы.

Элисон Грин, автор блога Ask a Manager , отмечает, что всегда важно давать кандидату обратную связь. Такая формулировка покажет соискателю, что он имеет шансы получить какую-то другую должность в компании - например, если планируется открытие другой вакансии через несколько месяцев.

3. «На данный момент вы нам не подходите»

Существуют ситуации, отмечает автор материала, когда общение с кандидатом хочется свести к минимуму. В таких случаях наиболее общая формулировка - например, «На данный момент вы нам не подходите», - избавляет рекрутера от необходимости объяснять, почему именно. «На данный момент» несет в себе оттенок того, что когда-нибудь, может быть, место для соискателя и найдется.

Во-первых, не надо бояться обидеть кандидата. Это вообще странная история, когда человек обижается на то, что его не приняли на работу. Это бизнес-отношения, и со стороны кандидата обидеться на отказ - все равно что прийти в магазин за телефоном и обидеться на то, что у него не хватило денег на последнюю модель.

Вообще, если говорить о том, как в действительности обстоит ситуация, то работодатели всегда избегают формулировок, которые задевают какие-то личностные вещи. В реальности большинство писем содержит фразу «вакансия была закрыта другим кандидатом». Это стандартная формулировка, которая рассылается всем не прошедшим на позицию соискателям.

Если же хочется написать собеседнику личное письмо, то следует помнить о том, что в Штатах, например, это легко может закончиться судом.

Лучше всего использовать формулировку «вакансия закрыта другим кандидатом». Всё личное оставьте для устного разговора.

«Извините, но вы нам не подходите». У меня так.

Я обычно отвечаю людям достаточно честно о том, почему он не подходит на данную вакансию. Например, если человеку не хватает компетенций, то стоит рассказать ему о том, каких конкретно - и почему они нужны на этой должности.

Дать ответ при любом решении, независимо, положительное оно или нет - признак профессионализма и хорошего тона. В принципе, вполне допустимо ответить без объяснения причин такого решения: все и так понимают, что нашелся кандидат, который лучше подошел на эту позицию. Однако если причина не в этом, а, скажем, в том, что позицию в принципе заморозили, то вполне можно кандидату об этом сообщить.

Чего точно стоит избегать, так это формулировок отказа, которые соискатель может оценить, как дискриминирующие. К таковым относятся все качества, не имеющие отношения к деловым применительно к данной позиции. К примеру, для фотомодели рост или цвет кожи - это профессиональное (деловое) качество, а для PR-специалиста - нет.

Некоторые компании делают стандартные шаблоны с отказом, но редко заботятся о том, чтобы он нес ощущение персонального обращения. Оценка на собеседовании не может быть на 100% объективной, поэтому лучше всего давать персонализированную обратную связь и, условно говоря, «продать» отказ.

Это важно, потому что люди, которым вы отказали, в некоторой степени могут быть важнее, чем те, кого вы взяли на работу. С тем, кто стал вашим сотрудником, вы можете работать и увеличивать их лояльность в дальнейшем, а те, кто от вас ушел, уже вне зоны какого-либо вашего влияния.

Идеальным результатом правильного отказа кандидату было бы сделать так, чтобы он в дальнейшем пропагандировал в своем круге, что вы - лучшая компания на рынке и ему просто не удалось с вами договориться по каким-то причинам.

Если человеку важно получить обратную связь или просто узнать результат, то ему обязательно надо объяснить причины отказа с обоснованием. Правильный фидбек должен быть подкреплен конкретными фактами и оценкой компетенций от профессионалов, которые собеседовали кандидата.

Например, если у кандидата есть какое-то количество выполненных проектов, но оно недостаточно для вакантной должности, то стоит указать на этот нюанс и обозначить, какое количество проектов необходимо для положительной оценки.

По-настоящему хороший отказ - тот, который побуждает человека совершенствовать свои навыки или увеличивать знания. Если вы понимаете, что кандидат потенциально может вернуться к вам через какое-то время, порекомендуйте ему тренинг или профессиональную литературу, которая поможет ему развиться как профессионалу.

Самое главное - избегайте фраз, которые могут стать поводом для похода кандидата в суд. С недавних пор отказать соискателю в тональности «что-то с вами не так», «вы не подходите по личным качествам», «мы видим, что вы просто не сможете» стали достаточным поводом для официальных претензий.

Второе - если вы ищете редкого, уникального специалиста, то избегайте отказов по электронной почте. Когда вы привлекали его на собеседование, то не поленились позвонить и в мессенджер Facebook выйти? Вот и теперь не ленитесь! Зато будете уверены, что между вами не останется недомолвок, которые поставят крест на будущем общении.

Если другого выбора нет (кандидат недоступен или просил вам обязательно дать ответ по почте), то избегайте заискиваний, извинений, многословных объяснений «пожалуйста, отнеситесь с пониманием», «мне очень жаль, но вашу кандидатуру отклонили», «в связи с тем, что наша компания реализует политику максимальной эффективности, вашу кандидатуру оценивали с позиций». Чем больше слов - тем больше вероятность, что они будут истолкованы ровно наоборот.

Пишите кратко, уважительно, по делу. Три кита сопроводительного письма об отказе будут «Благодарность», «Причина», «Готовность встретиться вновь». Например: «Спасибо, что проявили интерес и уделили мне время», «Мы выбрали кандидата с большим опытом», «Я сохраню ваше резюме в базе перспективных кандидатов. При открытии подходящей вакансии будут рекомендовать вашу кандидатуру».

Помните, что даже если человек откровенно вам не подошел, но переступал порог компании - это вы его сами пригласили и отвечаете за последствия.

И бывает третья, пожалуй, самая сложная ситуация. Когда вы ведете массовый подбор. В этом случае готовить индивидуальное письмо каждому кандидату нет времени. Большинство резюме будет отсеяно по формальным признакам: непрофильный опыт, несовпадение квалификации и так далее.

Наиболее очевидное решение в таких случаях - пользоваться шаблоном письма, такая опция есть на всех современных платформах для онлайн-поиска кандидатов. При отклонении резюме автоматически формируется письмо примерно такого вида «Большое спасибо за Ваш интерес к нашей вакансии. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой, и, возможно, рассмотрим ее, когда у нас возникнет такая потребность».

Как видите, оно построено по тем же правилам, что и в случае индивидуальной работы. Однако в этом случае своим клиентам мы рекомендуем заранее составить индивидуальный шаблон и загрузить его в форму отправки. Тон и форма вашего отказа - это тоже часть HR бренда.

Ввиду недавней новости о том, что Правительство России поддержало законопроект, обязывающий работодателя в течение недели в письменной форме объяснить соискателю причину отказа в приеме на работу ( http://hr-tv.ru/hrnews/807.html) , мы собрали в недрах Интернета типичные шаблоны, которые потенциальные работодатели присылают соискателям как текст отказа.

Одни, возможно, пригодятся, другие вызовут улыбку.

Итак, поехали…

«Здравствуйте, …! На прошлой неделе Вы проходили собеседование в конкурсе на позицию … в нашу компанию. Хочу поблагодарить Вас за участие в конкурсе. Вы произвели благоприятное впечатление, но другой специалист понравился нам чуточку больше, в итоге свой выбор мы остановили на нем. Желаю удачи в поиске интересной работы!»

«Здравствуйте, …. Благодарим за интерес к нашей вакансии. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой,но, к сожалению, не готовы сделать Вам предложение о работе. Возможно, мы вернемся к Вашему резюме в случае, если нам понадобится кандидат со схожим профессиональным опытом, а пока желаем Вам как можно скорее найти интересную работу»

«Большое спасибо за Ваш интерес, проявленный к нашей открытой вакансии «ХХХ». К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам это предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и, возможно, вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность»

«Спасибо за Ваш отклик. Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и пока неготовы обсуждать с Вами данную вакансию. Мы обязательно свяжемся с Вами, как только у нас появится вакантная позиция, релевантная Вашему профессиональному опыту»

«Для Вас конкурс на нашу вакансию закончен!»

«Уважаемый…! Ваше резюме полностью соответствует нашим требованиям, но, к величайшему сожалению, вакансия, на которую Вы претендовали в нашей организации, уже упразднена (либо «уже занята»).Просим у Вас извинений за потраченное Вами время.Желаем удачи в дальнейшем поиске»

«Большое спасибо за Ваш интерес к нашей вакансии. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой и, возможно, рассмотрим ее, когда у нас возникнет такая потребность.
Надеемся, что в самое ближайшее время Вы сможете себя реализовать на работе в другой компании»

«Уважаемый соискатель, мы оценили Ваше желание работать в нашей компании, Ваш опыт работы, навыки и достижения, но, по независящим от нас причинам, вынуждены отказать. Желаем удачи в поиске работы. Надеемся, в ближайшем будущем Вы найдете применение своим знаниям»

«Здравствуйте, …. Спасибо за Ваш интерес к сотрудничеству, но, к сожалению, у нас в компании нет вакансийпо Вашему профилю. Будем иметь в виду Ваш профессиональный опыт, если появится потребность в подобных специалистах. Желаю удачи в поисках работы!»

«Благодарим Вас за интерес к нашей вакансии «…». Мы получили множество интересных откликов и выбор был для нас не легкой задачей. К сожалению, вынуждены отклонить Вашу кандидатуру, т.к. нам посчастливилось найти соискателей более соответствующих нашим требованиям. Надеемся, что в будущем у Вас будет желание и возможность представить свою кандидатуру повторно в случае появления у нас вакансии соответствующей Вашему опыту и навыкам. Нашим обязательным требованием является… Возможно,наше требование завышено, но, согласитесь, мы имеем на это право. Желаем Вам дальнейшего профессионального совершенствования и удачи во всех начинаниях!».

«Нам было приятно познакомиться с Вами в качестве кандидата на вакансию «…». Глубокое впечатление произвели на нас Ваше умение прекрасно ориентироваться в сложных профессиональных проблемах,Ваша образованность, прекрасные деловые качества, а также профессиональная и личностная зрелость. К сожалению,мы остановили свой выбор на кандидате, чей опыт работы более соответствует задачам нашего бизнеса. Желаем Вам дальнейшего профессионального совершенствования и удачи во всех начинаниях!»

«Отдел персонала ОАО «XXX» ознакомился с Вашим резюме. К сожалению, не можем Вас пригласить, так как вакансия «YYY» закрыта. Мы включим Вас в базу данных для возможного сотрудничества в будущем»

«Спасибо за интерес, проявленный к нашей компании. К сожалению, у нас нет открытых вакансий соответствующих вашей квалификации, и опыту работы. Ваше резюме будет сохранено в базе данных и, возможно,мы вернемся к Вашей кандидатуре, когда у нас возникнет такая потребность»

«Спасибо за интерес, проявленный к нашей компании.Ваше резюме нас заинтересовало, но, к сожалению,вознаграждения, которые мы предлагаем, ниже завяленного Вами. На сегодняшний день мы можем предложить не более 15 000 руб/в месяц»

«Уважаемая …! Во время нашей встречи я обещал связаться с Вами, как только будет принято окончательное решение относительно вакантной должности «…». Как Вы понимаете, данная должность требует высокого уровня квалификациии наличия вполне определенных личностных качеств. По этой причине мы и рассмотрели большое количество претендентов на данную вакансию. Хочу, чтобы Вызнали то, что Вы вошли в число трех лучших кандидатов. Однако, после детального обсуждения с руководством результатов конкурса, было принято решение предложить эту работу другому кандидату. Тем не менее, Вы показали себя с самой лучшей стороны, и я получил большое удовольствие от знакомства с Вами. Если Вы не возражаете, мы сохраним Ваши данные, и будем сообщать Вам о возникновении вакансий, которые смогут Вас заинтересовать. Благодарим Вас за интерес к нашей компании. С самыми лучшими пожеланиями, Руководитель отдела подбора персонала…»

«Добрый день. К сожалению,по результатам собеседования, мы не готовы предложить Вам эту позицию, сделав выбор в пользу другого кандидата. От лица XXX выражаю признательность за проявленный интерес к вакансии и потраченное время и желаю Вам удачи в дальнейших поисках работы»

«Уважаемый соискатель! Наша компания благодарна за проявленный Вами интерес. К нашему сожалению, Ваша кандидатура не соответствует предъявляемым к имеющейся вакансии требованиям. Мы учтем Ваше предложение на будущее. При наличии подходящих вакансий, предложим Вам вакантную должность. Будем очень признательны, получив согласие. С уважением, менеджер по персоналу»

Если вы заботитесь об имидже работодателя на рынке труда и хотите исключить судебные разбирательства по поводу дискриминации, научитесь отказывать кандидатам в вакансии так, чтобы они уходили с собеседования не с обидой и раздражением, а с чувством понимания и уважения к себе и рекрутеру. Как вызвать данное чувство и исключить дискриминацию читайте далее.

Чтобы создать у кандидата чувство, что он важен, обязательно проявляйте к нему уважение на протяжении всей встречи, давайте конструктивную обратную связь, когда закончили оценку, и заранее подготовьте тексты устного и письменного отказов. Благодаря этому вы сможете, в случае необходимости, тактично и без дискриминации отказать в работе, при этом сохраните у кандидата чувство собственного достоинства и исключите риск судебных разбирательств.

Пример устного отказа кандидату после собеседования

Текст устного отказа вам понадобиться, если в ходе собеседования вы выявили, что кандидат не подходит к вакансии. При этом помните, что хороший отказ побуждает человека развиваться и дает надежду на будущее.

Например, можете сказать кандидату:

«Вы обладаете хорошими профессиональными качествами и интересным опытом работы. Но, к сожалению, оценка ваших компетенций и результаты тестирования, показали, что вам пока не хватает опыта и навыков, чтобы занять данную должность. Нам нужен более подготовленный к предстоящим сложностям специалист, который сможет сразу же проявить свой опыт».

Или скажите кандидату:

«Ваши личностные качества, стремление к развитию и другие положительные черты характера, которые я в вас вижу, подходят на свободную вакансию. Но важным требованием к кандидату является знание программы ___ и обязательный опыт в __. К сожалению, у вас нет данных знаний/опыта/навыков. Поэтому мы вынуждены отказать вам в работе».

Но какой бы вы вариант отказа не выбрали, всегда в конце встречи поблагодарите кандидата за уделенное время. И если он может быть интересен для других вакансий, спросите его:

«Если у нас появится другая вакансия, более вам подходящая, разрешите я вам позвоню и мы продолжим беседу?».

Либо скажите

«Уверены, вы будете интересны работодателю, у которого не столь сложная работа или который готов научить вас. Я вижу ваш потенциал, он высок. Поэтому вы обязательно найдете себе достойную работу».

Читайте по теме в электронном журнале:

• Как отказать в заключении трудового договора: 7 готовых формулировок
• Отпуск с последующим увольнением: правила, исключения, спорные ситуации

Не допускайте дискриминацию

Ни в коем случае не отказывайте из-за беременности кандидата, наличия детей, пола кандидата, его возраста, национальности, социального и должностного положения, местожительство, в том числе из-за отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания. Такой отказ необоснован и дискриминирующий, что с большой вероятностью приведет к судебным разбирательствам и штрафам.

Пример письменного отказа кандидату после собеседования

Письменный отказ в вакансии необходим, когда кандидат потребовал от работодателя официальный ответ, почему с ним отказались заключать трудовой договор. В этом случае у вас есть всего семь дней, чтобы грамотно в письменной форме ответить кандидату (5 ст. 64 ТК РФ). В противном случае вам и вашей компании грозит административная, уголовная и материальная ответственность за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ, ст. 145 УК РФ, ст. 234 ТК РФ).

Как же отказать кандидату, чтобы исключить риски наказания?

Сделайте отказ обоснованным и исключите дискриминацию. Для этого напишите в тексте только основания, связанные с деловыми качествами кандидата. К ним относят:

• профессионально-квалификационные качества, например, соответствие профессии кандидата, его специальность, квалификация и навыки;
• личностные качества, которые помогают успешно справляться с работой, например, состояние здоровья, уровень образования, наличие сертификатов и лицензии, опыт работы и т. п.

Отсутствие таких качеств у кандидата сделают отказ обоснованным.

Также можете отказать кандидату на основнаии факта, что он не соответствует дополнительным требованиям к вакансии, которые обусловлены спецификой функционала должности. К таким требования относят, например, умение писать коды на Java, знание 1С, знание английского языка на уровне Advanced или прочие качества, которые требует должность. То есть если кандидат не обладает данными качествами, вы имеет законное право отказать ему в работе.

При этом чтобы защитить себя и работодателя от риска, что кандидат захочет оспорить обоснованность отказа в работе в суде, пропишите данные качества в документе, например, должностной инструкции или положении о подразделении и приложите выписку из данного документа к письму с отказом. Отказ оформите в произвольной форме на бланке организации.

Пример письменного отказа кандидату в работе

С.М. Капитонову
от ООО «Ромашка»
ИНН ____ КПП ____
Адрес (юридический и фактический):
____________________________

Уведомление
о причине отказа в заключении трудового договора

Уважаемый Сергей Михайлович!

Вынуждены сообщить, что ООО «Ромашка» в лице генерального директора И.И. Иванова не может заключить с Вами трудовой договор, так как Ваш стаж работы не соответствует требованиям, которые установлены действующей в ООО «Ромашка» должностной инструкции инженера.

В пункте 2.2 данной должностной инструкции утверждено, что на должности инженера может работать лицо, которое имеет среднее специальное образование и опыт работы по должности не менее трех лет.

В Вашей трудовой книжке зафиксировано, что Вы работали инженером в ООО «Альфа» с 01 февраля 2014 г. по 30 января 2016 г., то есть ваш опыт работы по должности инженера составляет два года. Иного опыта работы в должности инженера в трудовой книжке не зафиксировано.

Приложение: выписка из должностной инструкции инженера.

Прочитайте полезные статьи

Но лучше отправить шаблонный ответ, чем не отправить ничего. Мы собрали все, что поможет составить письмо с отказом и вовремя передать его кандидату.

Что нужно помнить:

1. Лучше отправить шаблонный ответ, чем не ответить ничего. 63% соискателей негативно относятся к компаниям, которые «так и не ответили».
2. Отвечайте сразу же, как только приняли решение, - так вы точно об этом не забудете. Не придется вспоминать все, собираться с силами, перезванивать.
3. Если во время интервью вы поняли, что кандидат вам точно не подходит, можно облегчить себе участь: попросить кандидата самому перезвонить через пару дней и узнать результат. Так задача не забудется и не повиснет тяжким грузом.
4. При массовом подборе вполне допустимо предупреждать соискателей прямо во время собеседования: «Если мы не перезвонили вам через два дня, значит, выбрали другого. Извините, что не сообщим вам лично - у нас очень большой поток соискателей на эту вакансию». Лучше предупредить, чем промолчать.
5. Если человек прошел интервью в несколько этапов, отправьте ему развернутый ответ. Упростите себе работу: попросите обосновать отказ руководителя, который принимал участие в собеседовании.
6. Не переходите на личности, даже если человек начал ругаться. Вы - представитель компании. После того как сообщили причину отказа, просто закончите разговор с грубияном.

Как отказывать по ТК РФ

ТК РФ регламентирует правомерность отказов соискателям в статье 64 - «Гарантии при заключении трудового договора». По этой статье, отказ должен быть обоснован и связан исключительно с деловыми качествами работников. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» объясняет, что можно считать деловыми качествами.

«Под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли)».

Если соискатель после отказа написал письмо с просьбой обосновать это решение, вы обязаны это сделать по закону. Если ответ соискателя не устроит, он может обратиться в суд. Поэтому в тексте вакансии надо указывать как можно более четкие требования, а в письменном отказе указывать конкретную причину, ссылаясь только на профессиональные качества кандидата.

Вывод из требований ТК РФ простой: лучшие короткие причины для отказа - «Мы приняли на работу кандидата с большим опытом» или «Мы приняли на работу кандидата с профильным образованием».

Письмо или звонок?

Сообщать радостную новость приятнее по телефону. А вот отказывать лучше письмом.

Во-первых, кандидату так проще справиться с эмоциями. Он спокойно обдумает отказ и, возможно, отправит уточняющие вопросы, которые не придут в голову за минуту разговора.

Во-вторых, вы не вырвете человека из рабочего процесса: он откроет письмо ровно тогда, когда поймет, что готов это сделать.

Простой способ ответить всем и сразу - разослать шаблонные письма. В личном кабинете работодателя на hh.ru можно разослать отказы одним кликом, не заходя в резюме, и менять шаблон ответа для каждой новой вакансии.

Как составить письмо с отказом

Шаблон отказа необязательно должен быть «шаблонным». Секрет хорошего письма - в личном обращении. Представьте, что письмо должен получить ваш друг, а не условный человек в пиджаке.

1. Поблагодарите. Как можно менее сухо: не просто «Спасибо за отклик на вакансию», а хотя бы «Благодарим, что выбрали нашу компанию из сотни других».
2. Обоснуйте отказ. Вместо «К сожалению, мы не готовы сделать вам это предложение сейчас» составьте индивидуальный ответ для вакансии. Например: «К сожалению, на данный момент вы не подходите нам по опыту. Мы ищем кандидата, который как минимум три года работал у наших конкурентов и знает рынок».
3. Не сжигайте мосты. «Надеемся, вы не будете против, если мы сохраним ваш отклик и обратимся к вам, если у нас появятся другие предложения».
4. Подбодрите кандидата. Если кандидат был на интервью, добавьте пару правдивых слов о его хороших качествах: «Руководителя проекта впечатлило ваше стремление к обучению. Уверены, что через год практики вы сможете претендовать на кресло руководителя».
5. Оставьте свою подпись. Будьте для кандидата человеком, а не роботом-рассыльщиком.

Просто сделайте это!

Самый плохой вариант отказа: сообщить кандидату: «Мы вам перезвоним!» - и не перезвонить. Никому не хочется это делать, и у всех есть более важные и интересные задачи. Но отказывать важно по трем причинам:

• отказы - это одна из составных частей имиджа компании на HR-рынке;
• это ваш имидж как рекрутера;
• наконец, это просто ваша работа.

Внесите отказы в должностную инструкцию, сообщите руководителю, что каждую пятницу вы два часа будете заняты ответами кандидатам. Помогайте другим развиваться: по-настоящему хороший отказ объясняет человеку, над чем поработать, и мотивирует на дальнейший рост. Количество людей трудоспособного возраста небезгранично, и, если он получит недостающие навыки, через пару лет станет желанным кандидатом. Поэтому, если только вы не проводите массовый набор на вакансии, рекомендуйте при отказах тренинги, курсы, профессиональную литературу. Пусть кандидаты возвращаются к вам!

Правильно отказать соискателю после собеседования, чтобы не обидеть и оставить приятное впечатление об организации, - настоящее искусство. Не все HR-ы владеют им в совершенстве и зачастую можно встретить негативные отзывы недовольных кандидатов. Как этого избежать, поделились эксперты портала.

Из материалов этой статьи вы узнаете:

Собеседование является испытанием, как для соискателя, так и для менеджера по персоналу. Для ответственного HR-специалиста интервью с кандидатом требует особенной подготовки, что сильно усложняет ситуацию, когда кому-то приходится отказывать в трудоустройстве. Соискателю, которого приняли, но он вынужден был отказаться от предложения, приходится не менее сложно – ведь ему также нужно вежливо сообщить о своем решении представителю компании. Именно поэтому обеим сторонам необходимо проявить вежливость и уважение, сообщая об отказе.

Что об отказе после собеседования говорится в законе;

Многие компании руководствуются лишь статьей 64 ТК РФ, согласно которой обоснованный отказ с перечислением причин работодатель должен предоставлять кандидату, только если последний потребует этого.

Однако подобное поведение неверно – согласно деловому этикету, соискателю необходимо сообщать об отказе и указывать причины. По поведению менеджера по персоналу потенциальные работники судят обо всей организации.

Уважение к кандидату в случае отказа после собеседования проявляется, прежде всего, в своевременном сообщении о решении работодателя. Даже если у HR-менеджера мало времени, или отказать нужно большому количеству соискателей, сделать это вежливо – его обязанность. К слову, оперативное сообщение соискателю, не прошедшему собеседование, об отказе, сэкономит время представителя компании – ведь не придется лично встречаться с кандидатом, который может захотеть уточнить решение работодателя лично.

Читайте по теме в электронном журнале

Как отказать соискателю после собеседования

Существует два основных способа отказа после собеседования:

• по телефону
• посредством письма на электронную почту.

​ Как правило, менеджеры отдают предпочтение отказам в форме письма – ведь это поможет избежать нелицеприятных отзывов, вопросов и просто негативной реакции от человека, который не ожидает отказа. Однако, составляя подобное письмо, HR-специалист должен помнить, что оно является официальным документом и составляется от лица руководителя, а, соответственно, может быть использовано в суде.

Выбор способа отказа зависит и от должности, на которую выбирали работника, и от способа найма и количества соискателей.

На заметку!

Если отказать приходится потенциальному ТОП-менеджеру, которого подбирали по технологии HeadHunting или Executive search , лучше будет найти время для телефонного звонка. В ходе разговора данным специалистам необходимо привести доводы, которые стали причиной отказа, и высказать сожаление и надежду на то, что желание работать в компании у соискателя сохранится. Заканчивая беседу, стоит пообещать кандидату связаться с ним, как только появятся новые вакансии.

Как отказать после собеседования письмом

Согласно действующему трудовому законодательству, запрещена любая дискриминация при трудоустройстве, не обусловленная деловыми качествами. Однако зачастую кандидаты отказ после собеседования воспринимают как ущемление их прав. Для того чтобы исключить обращение в суд, менеджеру по подбору персонала стоит грамотно и аргументировано составить письменный отказ, избегая любых формулировок, которые могут трактоваться, как дискриминация.

Излагая причину, по которой кандидату было отказано в работе, HR-специалисту стоит подыскать любой благовидный предлог, касающийся исключительно деловой компетенции соискателя. Наиболее частыми причинами отказа, которые не оспариваются, являются недостаточный уровень опыта или образования, или тот факт, что предпочтение было отдано сотруднику, уже работающему в организации.

Менее болезненному восприятию отказа в работе будет способствовать вежливое обращение к кандидату, высокая оценка профессиональных качеств, а также выражение уверенности, что в скором будущем поиски работы завершатся успехом. Все, что продемонстрирует индивидуальный подход к соискателю, поможет сохранить позитивный настрой человека даже в письме-отказе.

Примеры, как отказать после собеседования

Рассмотрим стандартный пример письма после собеседования с отказом, направляемый соискателю по инициативе работодателя.

Здравствуйте, Олег Иванович!

18 февраля 2016 г. Вы проходили собеседование по конкурсу на вакантную позицию Продавец-консультант в нашу компанию. Благодарим Вас за участие и хотим отметить, что Вы произвели благоприятное впечатление. Но, к сожалению, руководством был выбран другой соискатель, имеющий больший опыт работы в сфере продаж вычислительной техники.

Желаем удачи в дальнейших поисках интересной работы!

С уважением,

Ольга Коровина, менеджер по персоналу ООО «Лист»

Для соискателя, который прошел собеседование на более высокую позицию, стоит написать более развернутый отказ с обоснованием.

Уважаемая Ольга Петровна!

Благодарим Вас за участие в собеседовании на вакансию Ведущий менеджер по логистике, проходившее 17.03.2015 г. У нас сложилось впечатление о Вас как о добросовестном, ответственном и опытном работнике.

Но поскольку наша компания работает в области международных перевозок от специалиста, который должен занять эту вакансию, требуется свободное владение английским языком. К сожалению, тот уровень, который вы продемонстрировали, оказался недостаточным, и по этой причине руководство отдало предпочтение другому кандидату.

Спасибо, что откликнулись на наше приглашение и желаем вам успехов в поиске подходящей работы.

Старший менеджер по персоналу И.А.Иванов

Если соискатель требует представления письменного обоснования отказа в трудоустройстве, менеджеру необходимо еще более серьезно отнестись к составлению письма.

Так, выбирая причину, стоит сверить указанные сведения в резюме и то, что было получено после собеседования с требованиями к вакансии. В тексте письма-отказа необходимо указание конкретных причин, без использования общих фраз.

Пример

Согласно должностной инструкции Ведущего менеджера по логистике ООО «Кедр», утвержденной директором 06.02.2015 г., необходимым требованием для замещения данной должности является свободное владение английским языком, включая специальную терминологию. Как показали результаты собеседования, на вопросы, которые были вам заданы на английском языке, вы ответить не смогли.

К сожалению, мы вынуждены отказать вам, поскольку тот уровень, который вы продемонстрировали, оказался несоответствующим тем требованиям, которые установлены должностной инструкцией на данную должность.

Вам будут полезны другие статьи