Вопрос

Здравствуйте, напишите, пожалуйста, как правильно заверять копии испрашиваемых налоговой документов.

Ответ

На бумаге истребованные документы представляются в виде копий. Копия каждого документа заверяется подписью руководителя организации с указанием даты заверения. Если ваша организация использует печать, то вы можете, но не обязаны заверять копии документов печатью (Письмо ФНС от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@).

Если в документе много страниц, можно (Письма Минфина от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336, от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142, ФНС от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ (п. 21)):

— или заверить отдельно каждую страницу;

— или прошить все страницы одного документа, пронумеровать их и заверить всю подшивку. При этом объем такой подшивки не должен превышать 150 листов.

Нельзя прошить разные истребованные документы и заверить всю пачку (Письма Минфина от 29.10.2014 N 03-02-07/1/54849, ФНС от 02.10.2012 N АС-4-2/16459).

Листы документов, представляемых в ИФНС на бумаге, должны быть пронумерованы и прошиты (п. 2 ст. 93 НК РФ).

Обязательно составьте в двух экземплярах опись (акт приема-передачи) представляемых документов:

— если направляете их почтой — по форме 107. Дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты;

— если передаете их лично — в свободной форме. Дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи, на котором работник ИФНС (ПФР или ФСС), принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Смежные вопросы:

1. 
   какие выплаты облагаются страховыми взносами, а какие нет?
   ✒ Обязательными страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС облагаются выплаты, начисленные в пользу работников — граждан РФ в рамках трудовых…...
2. 
   Какой минимальный пакет документов (инструкция, нормативные акты, положения и т.д.) должен присутствовать в компании в части кадровой документации и охраны труда? (Штат 14 человек)
   ✒ В организации должны оформляться…...
3. 
   У юр.лица проводится выездная налоговая проверка. Бухгалтерию ведет спец.организации в своем офисе. Юристы сказали, что есть возможность выемки доков и орг техн. (обыска) помещения, где находится спец.организация ведущая бухгалтерию.…...
4. 
   Добрый день! Нужен ответ — СРОЧНО! Какие бланки строгой отчетности существуют для применения их при Основной системе налогообложения.. (Как пример: допустим, водитель поехал с товаром в салон красоты (шампуни,…...

Право налоговых органов истребовать у налогоплательщиков копии тех или иных документов закрепляют статьи 88, 93, 93.1 Налогового кодекса Российской Федерации. При этом практически каждое хозяйствующее лицо, будь то организация или индивидуальный предприниматель, в определенный момент сталкивается с практическим действием этих норм, которое воплощается в обязанность по представлению документов в налоговый орган.

Наиболее распространенной ситуацией в этом вопросе является подготовка для контролирующего органа именно копий документов. С подлинниками документации налоговики также имеют право ознакомиться, но в строго оговоренных случаях. Представление же копий сопровождается требованием передать их в налоговую службу заверенными «в установленном порядке», «должным образом», «надлежащим образом», «в соответствии с требованиями действующего законодательства» и так далее. Так каковы же требования действующего законодательства, регламентирующие заверение копий должным надлежащим образом в установленном порядке?

Чаще всего, случаи нотариального заверения прямо указаны в законе и не имеют альтернативы. Другое дело - самостоятельное заверение, которое касается собственных документов организации или индивидуального предпринимателя, или документов других лиц, оригиналы которых по любым причинам хранятся у заверителя. Например, лицо вправе заверить верность копии своего экземпляра счета-фактуры поставщика, но не его свидетельство ЕГРЮЛ, копия которого была получена от поставщика вместе со счетом-фактурой.

Копией документа нужно считать документ, в полном объеме воспроизводящий информацию, содержащуюся в оригинале, и все его внешние признаки. Копия не имеет юридической силы. А вот заверенная копия документа, то есть, та на которую нанесены все необходимые реквизиты, уже обладает юридической силой и может приниматься для рассмотрения ее содержания. При этом реквизит - обязательный элемент оформления документа.

Законное обоснование: Постановление Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации» (ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).

ВАЖНО! Налоговики по общему правилу склоняются к позиции заверения каждого листа отдельно, а не прошитой пачки документов!

В случае, если проверяемому налогоплательщику предстоит подготовить большой объем копий, и есть реальные опасения в том, что к установленному сроку документы полностью не будут готовы, нужно помнить о 3 пункте ст.93 НК РФ. Так, налогоплательщик вправе в течение дня, следующего за днем получения Требования о представлении документов, письменно уведомить налоговый орган о невозможности представить истребованные документы с указанием соответствующих причин. На основании такого уведомления руководитель налогового органа (его заместитель) выносит решение о продлении сроков или об отказе в продлении. Благополучное разрешение такой ситуации для налогоплательщика зависит от того, насколько объективны те причины, которые не позволили ему вовремя собрать требуемый пакет документов.

Также для ускорения процессов делопроизводства, вполне целесообразно прибегнуть к услугам изготовления штампа, который содержал бы пункты 1, 2, 4 из вышеприведенной таблицы, или приобрести самонаборную печать, которая позволит менять должность, фамилию заверителя и дату заверения по мере необходимости.

ПОПУЛЯРНЫЕ НОВОСТИ

Не пробивали чеки из-за поломки ККТ: признайтесь в этом сами

Продавец может избежать штрафа за неприменение ККТ, если сам сообщит в ИФНС, что он торговал без онлайн-кассы, например, из-за ее поломки.

Раздельный учет НДС-2018: что нового

С 01.01.2018 вступят в силу поправки в НК, согласно которым вести раздельный учет НДС по товарам (работам, услугам), используемым как в облагаемых НДС, так и в не облагаемых/освобожденных от обложения налогом операциях, нужно будет, даже если соблюдается правило пяти процентов.

Офисные отходы: обязанности компаний

Офисные компании не должны вносить плату «за грязь», поскольку не оказывают негативного воздействия на природу. Но есть и другие требования в этой сфере - паспортизация отходов, их учет и представление отчетности.

Пониженные тарифы для упрощенцев: справедливость торжествует

С 01.01.2017 вместо ОКВЭД1 действует новый ОКВЭД2. Из-за этого многие упрощенцы в 2017 г. не могли применять пониженные тарифы. Устранить проблему должно Письмо Минфина от 13.10.2017 № 03-15-07/66964 , доведенное до инспекций. Мы попросили прокомментировать этот документ специалиста ФНС России.

Новый порядок работы налоговиков с невыясненными платежами вступил в силу

С 1 декабря сотрудники ИФНС будут разбираться с невыясненными платежами по новым правилам, которые предусматривают уточнение платежек на перечисление как налогов, так и страховых взносов.

Когда ИП не нужно самому платить налоги

Если индивидуальный предприниматель оказывает компании услуги, которые не относятся к сфере его бизнес-деятельности, НДФЛ с суммы оплаты таких услуг должна начислить, удержать и уплатить в бюджет организация-заказчик.

Сбой в работе ККТ: что делать продавцам

20 декабря произошел массовый сбой в работе контрольно-кассовой техники производителей АО «ШТРИХ-М», ООО «РР-Электро», ООО «Тринити» и ООО «НТЦ «Измеритель». Налоговая служба сообщает, что продавцов, торговавших в период технического сбоя без применения ККТ, штрафовать не будут.

Представление копий документов

В каком виде представлять документы, запрошенные налоговиками ? Здесь всего два варианта.

ВАРИАНТ 1. В виде бумажных копи йп. 2 ст. 93 НК РФ . На копии каждого документа должны бытьПисьмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 :

• заверительная надпись «Верно»;
• должность лица, заверившего копию, его личная подпись с расшифровкой (инициалы, фамилия). Как правило, заверяет копии директор либо его уполномоченный представитель;
• дата заверения.

Также можно на копии поставить печать, если ваша фирма ее использует, но делать это вы не обязан ыПисьмо ФНС от 05.08.2015 № БС-4-17/13706@ .

Если истребуемый документ многостраничный, то можно не заверять каждую страницу, а прошить весь документ и заверить уже подшивк уПисьма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 ; ФНС от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ (п. 21) , соблюдая следующие рекомендаци иПисьмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 :

• объем сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
• каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими цифрами начиная с единицы;
• пачка прошивается через два или четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, закрывающей место скрепления прошивки. Размер наклейки — примерно 40— 60 на 40— 50 мм. Она должна закрывать место скрепления пачки полностью. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2— 2,5 см;
• на наклейке нужно указать количество листов цифрами и прописью, руководитель или другое уполномоченное лицо должен заверить эту надпись собственноручной подпись юп. 58 ГОСТ Р 7.0.8-2013 , написать свои фамилию, инициалы, должность, а также указать дату;
• печать, если она применяется в компании, ставится на заверительной надписи таким образом, чтобы она частично захватывала наклейку, личную подпись, фамилию и инициалы лица, а также дату заверения;
• документы должны быть прошиты так, чтобы проверяющие могли их свободно прочесть и при необходимости скопировать отдельные листы. При этом надо исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки.

Вот как может выглядеть лист подшивки с наклейкой.

Обязательно составьте в двух экземплярах опись представляемых документов либо просто сопроводительное письмо с указанием:

• реквизитов требования о представлении документов;
• наименований передаваемых копий документов;
• количества документов.

Если вы будете передавать документы в инспекцию лично (это может сделать руководитель фирмы либо его уполномоченный представитель), то пусть на вашем экземпляре письма (описи) работник ИФНС, принявший документы, проставит дату, свою должность, фамилию, инициалы и подпись.

Истребуемые документы можно направить и по почте ценным письмом с описью вложения. В этом случае дату и количество представленных документов будет подтверждать ваш экземпляр описи с оттиском почтового штемпеля и подписью работника почты.

ВАРИАНТ 2. В электронном виде через спецоператора связи. Но так можно представить только следующие типы документов.

ТИП 1. Документы, для которых утверждены XML-форматы и порядок их представления. На данный момент к таким документам относятс яПриказ ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ ; приложение 1 к Приказу ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ ; Письма Минфина от 13.11.2015 № 03-02-08/65721 ; ФНС от 04.12.2015 № ЕД-16-2/304 (п. 1) :

• счет-фактура (в том числе корректировочный);
• журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур;
• книга покупок;
• книга продаж;
• дополнительные листы к этим книгам;
• товарная накладная (ТОРГ-12);
• акт приемки-сдачи работ (услуг).

По правилам эти документы надо прикрепить к электронной опис иПриказ ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ , подписать усиленной квалифицированной электронной подписью и затем направить в инспекцию по ТКСп. 20 Порядка, утв. Приказом ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ . В течение следующего рабочего дня вам по ТКС из инспекции должны прийти подтверждение даты отправки и квитанция о приеме (либо уведомление об отказе в приеме).

ТИП 2. Документы, поименованные в специальном перечн етаблица 4.9 Формата описи документов, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ , которые можно направить в виде скан-образо в. Направляемые таким образом документы должны отвечать ряду требований.

В частности, в имени файла документа должен быть указан и код документа. Таких кодов 11.

Без этих кодов файл не пройдет форматно-логический контроль.

Кроме того, на отсканированные документы придется составлять опись, содержащую набор обязательной информаци итаблица 4.2 Формата описи документов, утв. Приказом ФНС от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ , в частности номер и дату документа, идентификаторы участников сделки, реквизиты документа-основания.

Файл с отсканированным документом должен иметь расширение tif или jpg.

Одно хорошо — документы, направляемые в виде скан-образов по ТКС, не требуют предварительного заверения печатью и подписью, поскольку документ заверяется электронной подпись юПисьмо ФНС от 23.11.2015 № ЕД-4-2/20421 .

Надо сказать, что в жизни все не так категорично. Известны случаи, когда в ответ на электронный запрос ИФНС о представлении документов бухгалтеры отправляли по ТКС не формализованную опись, а текстовые пояснения в свободной форме с указанием того, что именно содержится в прилагаемых файлах со сканами. Причем эти файлы инспекции принимали не только в формате tif и jpg, но и, к примеру, в формате pdf. И назывались файлы произвольно, без всяких кодов.

Но если вы не уверены в лояльности конкретно вашей инспекции, то лучше так не делать. Ведь налоговики могут подойти к делу формально и заявить, что сканы документов, не соответствующие утвержденным форматам, считаются непредставленными.

Все остальные истребуемые документы, составленные в электронном виде, но не по установленным форматам, можно представить только в виде заверенных бумажных копи йПисьма ФНС от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669 , от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773@ .

Юридическое лицо, в случае получения соответствующего запроса налоговой службы, обязано предоставить на проверку бумажные документы в прошитом виде. Как сделать это правильно, разъяснил Минфин России.

Министерство финансов России в напомнило налогоплательщикам, что бумажные документы в налоговую необходимо предоставлять исключительно в сшитом виде. При этом, к сшивам предъявляются определенные требования, которые необходимо соблюдать.

Как следует из требований , если налоговые органы при проведении проверки требуют предоставить документы на бумажном носителе, то их необходимо предоставить в виде копий, заверенных проверяемым лицом. Чиновники уточняют, что копией документа считается экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Заверенной является та копия документа, на которой присутствуют реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. А именно: подписи, печати и другие свойства, позволяющие копии выступать в качестве документа, подтверждающего деловую деятельность или события личного характера, в соответствии с национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного . Именно такие копии документов необходимо предоставить по требованию налоговой службы.

При этом, бумажные копии документов обязательно должны быть сшиты в соответствии с рекомендациями, которые приводит Минфин. В частности, необходимо сформировать сшив из 150 листов, и не более, которые должны быть пронумерованы с указанием арабских цифр, начиная с единицы, на каждом листе. Листы, входящие в сшив нужно прошивать на 2-4 прокола прочной нитью. Концы нити необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и связать. На это место, с обратной стороны последнего листа в сшиве размещается специальная бумажная наклейка. К оформлению этой наклейки Минфин также дал отдельные рекомендации.

Размеры наклейки должны быть около 40-60 мм на 40-50 мм, при этом она должна полностью закрывать место сшива, оставляя за своими границами не более 2-2,5 сантиметров концов прошивных нитей. На наклейке должно быть указано количество пронумерованных листов в сшиве, как арабскими цифрами, так и словами, заверенное подписью уполномоченного лица. С указанием должности лица и даты, когда документы были сшиты. Также наклейка заверяется печатью организации, поставленной таким образом, чтобы оттиск частично находился на самой наклейке с удостоверительной надписью, а частично находился на самом листе.

При формировании таких сшивов, уточняют чиновники Минфина, уполномоченные лица организации обязаны "обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования". При направлении документов в орган ФНС, который их запросил, необходимо предоставить вместе с ними сопроводительное письмо, в котором должны быть указаны основания их направления в налоговую, перечень документов, количество сшивов и листов в каждом из них. При соблюдении этих требований налоговые органы не смогут привлечь налогоплательщика к ответственности за непредоставление запрошенных документов. За это правонарушение, напомним, в соответствии с нормами предусмотрен административный штраф в размере от 200 до 500 рублей за каждый лист и, в том числе, блокирование расчетного счета организации в банке.