Расчетно платежная ведомость на одной странице. Формы и правила заполнения расчетно-платежных ведомостей

Расчетная ведомость по унифицированной форме Т-51 применяется для расчета заработной платы и иных выплат работникам. Унифицированная форма Т-51 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Документ содержит информацию обо всех начислениях (заработной плате, премиях и т.д.) в пользу работников, а также о суммах, которые были удержаны из заработной платы . Вся перечисленная в бланке Т 51 информация должна быть указана отдельно по каждому работнику.

Все денежные начисления производятся на основании документов, которые содержат информацию о том, сколько времени отработал сотрудник (на предприятии фактически отработанное сотрудником время фиксируется в табеле рабочего времени). Премии и различные материальные поощрения производятся в соответствии с распорядительной документацией, принятой в организации (такой документацией является, например, приказ руководителя).

Суммы, которые были начислены и удержаны, а также сумма к выплате указываются в расчетной ведомости непосредственно в рублях и копейках.

Если работодатель использует для расчета зарплаты ведомость по унифицированной форме Т-51, то выплату стоит оформить ведомостью по форме Т-53 . Стоит учитывать, что если ваши работники получают зарплату перечислением на банковскую карту, то в таком случае составить необходимо только расчетную ведомость, а расчетно-платежную и платежную ведомости составлять не нужно.

Ведомость оформляется на нескольких страницах, их количество зависит от количества сотрудников компании.

Образец заполнения унифицированной формы Т-51

Ведомость составляется в одном экземпляре. Первый, титульный лист ведомости содержит реквизиты, обязательные для заполнения:

• название компании, структурное подразделение, реквизиты (ОКУД, ОКПО);
• название документа, его номер и дату, когда он был составлен;
• расчетный период.

На оборотной стороне ведомости содержится таблица для расчета, которая состоит из 18 граф:

1.Номер сотрудника по порядку;

9.Начисления сдельной оплаты;

10.Иные начисления;

11.Сведения о стоимости распределенных социальных и материальных благ;

12.Общая сумма начислений - итого предыдущих граф;

13.Сумма НДФЛ, которая была удержана из доходов работника в данном расчетном периоде;

14.Иные удержания из доходов работника (например, выплата алиментов, различные взносы в профсоюзный комитет и так далее);

15.Итоговая сумма всех произведенных удержаний (итого граф 13 и 14);

16.Долг работодателя перед работником по результатам расчетов за прошлые периоды;

17.Сведения о задолженности работника перед работодателем;

18.Сумма, которая подлежит выплате.

Обратите внимание, все графы и поля ведомости Т-51 должны быть обязательно заполнены. Если информация отсутствует, то в нужной графе или строке поставьте черточку (прочерк).

Ознакомьтесь с образцом заполнения формы Т-51, чтобы верно заполнить бланк и не допустить ошибок.

Форма Т-49 заполняется на основании сведений из . По каждому сотруднику указываются все начисления и удержания, а также итоговая сумма зарплаты, которую он должен получить.

Заполнение формы Т-49

В шапке всё стандартно: название организации, структурное подразделение (при наличии), код по ОКПО, номер документа (счёт с начала года) и дата его составления.

Строка «В кассу для оплаты в срок с». Указывается срок, на который обналичиваются деньги с расчётного счёта организации. По правилам нельзя в кассе хранить наличность сверх установленного лимита, за исключением денежных средств, предназначенных для выдачи заработной платы – их можно хранить 3 дня. Поэтому в этой строке лучше указать 3-хдневный срок (но необязательно).

Указывается период, за который составляется ведомость (обычно расчётный месяц). Слева свои подписи ставят руководитель организации и главный бухгалтер.

Графа 1. Порядковый номер записи. Как правило, работники записываются в алфавитном порядке.

Графа 2 и 3. Табельный номер и должность сотрудника (можно посмотреть в личной карточке).

Графа 4. Тарифная ставка, оклад, который получает работник.

Графа 5. Количество отработанных дней или часов (сведения берутся из табеля учёта рабочего времени).

Графа 6. Количество отработанных выходных дней или часов (по ним двойная ставка).

Графа 7. Работа в праздники (дни или часы).

Графа 8-12. Отражаются все виды начислений за текущий месяц. Эти графы в бланке изначально пустые. Вы сами вписываете в них названия начислений, которые были произведены. В образце указано следующее:

Заработная плата (графа 8)

Премия (графа 9)

Больничный лист (графа 10)

Графа 13. Иные доходы в виде социальных и материальных благ.

Графа 14. Общая сумма начислений (сложить суммы строк 8-13).

Графа 15. Указывается сумма , исчисленная с зарплаты работника.

Графа 16, 17, 18. Вписываем прочие удержания с сотрудника за расчётный месяц (например, аванс, алименты, непогашенный займ у организации и др.)

Графа 19. Сумма задолженности, числящаяся за предприятием перед работником (при наличии).

Графа 20. Сумма задолженности за сотрудником (например, при прошлой переплате).

Графа 21. Итоговая сумма, которую получит сотрудник после всех удержаний по графам 15, 16, 17, 18.

Графа 22 и 23. Фамилия, инициалы и подпись сотрудника, если ему лично были выплачены деньги. Если работнику не получил деньги, кассир в 23 графе делает запись «Депонировано».

После заполнения таблицы подсчитывается общая сумма заработной платы, которую необходимо выплатить всем работникам. Эта сумма указывается прописью и цифрами в шапке над таблицей, а также после таблицы. Также внизу бланка указываются:

Реквизиты расходного кассового ордера, на основании которого брали деньги из кассы

Кассир, выдавший зарплату (ФИО и подпись)

ФИО, подпись бухгалтера, ответственного за начисление зарплаты

Депонированная сумма прописью и цифрами, если ЗП получили не все сотрудники

Оформление расчетно-платежной ведомости сопровождает выдачу заработной платы работникам предприятий и организаций. Особенность данного документа заключается в том, что он является одновременно как расчетным, так и платежным, что в свою очередь, позволяет существенно уменьшить документооборот компании. Стоит отметить, что наиболее целесообразно использовать расчетно-платежную ведомость на малых предприятиях, в крупных же компаниях лучше заполнять платежную и расчетную ведомости отдельно.

ФАЙЛЫ

Кто заполняет бланк расчётно-платёжной ведомости

Расчетно-платежная ведомость является первичным бухгалтерским документом, поэтому ее оформление входит в компетенцию специалиста бухгалтерского отдела. Основанием для составления ведомости является работников, который обычно ведет кадровик или секретарь организации. Документ имеет регулярный характер и оформляется один раз в месяц (перед выдачей зарплаты).

Порядок оформления расчётно-платёжной ведомости

Прежде чем выдать заработную плату, ответственный сотрудник предприятия проверяет табель учета рабочего времени, который затем передается в бухгалтерию. Далее бухгалтер вносит необходимые данные на титульную страницу и в таблицу, подписывает ведомость сам и отправляет ее на утверждение руководителю компании, затем передает ее кассиру.

Хранится расчётно-платёжная ведомость в архиве, как и все документы предприятия.

После того как деньги будут выданы, ведомость возвращается обратно в бухгалтерию, где после проверки главным бухгалтером внесенных в нее сведений, информация о ней вносится в специальный внутренний журнал учета документов, а сама ведомость отправляется в архив предприятия.

Когда применяется расчётно-платёжная ведомость

Бланк ведомости заполняется в тех случаях, когда заработная плата передается через кассу предприятия, путем выдачи работникам наличных денежных средств.

В случаях перечисления на банковские счета и карты работников используются другие документы.

Правила составления и оформления расчётно-платёжной ведомости

На сегодняшний день ведомость может составляться в свободной форме или по разработанному внутри предприятия шаблону (в этом случае документ должен быть зарегистрирован в учетной политике фирмы). Многие предприятия по старинке предпочитают использовать ранее обязательный к применению бланк Т-49. Это связано с тем, что данная форма включает в себя все необходимые сведения и имеет удобную и понятную структуру.

Заполнять документ можно как в рукописном, так и в печатном виде (второй вариант существенно ускоряет процесс), при этом независимо от того, какой путь будет выбран, бланк обязательно должен содержать оригиналы подписей:

• ответственных сотрудников,
• руководителя компании,
• а также работников предприятия, получивших по ней деньги.

Что делать, если в документе есть ошибки

К заполнению данного документа следует относиться крайне внимательно и скрупулезно, проверяя и перепроверяя все вносимые в него сведения. Нужно стараться избегать неточностей и ошибок, но если они все же случились, а переделать весь документ по каким-либо причинам уже невозможно, нужно аккуратно зачеркнуть неверные данные и написать сверху правильные. При этом рядом с корректировкой следует написать «исправленному верить», а рядом поставить подписи всех ответственных за составление ведомости сотрудников.

Важно отметить, что использование штрих-корректора для исправления ошибок недопустимо.

Пример составления расчётно-платёжной ведомости

Первая часть документа включает в себя основные сведения об организации:

• ее название,
• наименование структурного подразделения или отдела, по которому начисляется зарплата (при их наличии),
• код компании по (Общероссийский классификатор предприятий и организаций),
• дату заполнения ведомости и номер документа по внутреннему документообороту.

• сумма денежных средств, выдаваемых из кассы в виде заработной платы,
• срок выдачи,
• период, за который она выдается (здесь нужно указать дату его начала и окончания).

В завершение эта часть документа должна быть подписана первыми лицами компании: руководителем (или уполномоченным действовать от его имени сотрудником), а также главным бухгалтером.

Ниже идет основная часть документа, которая оформлена в виде таблицы.

В первый столбик вносится номер работника по порядку,
во второй – его (находится в личной карточке),
в третьем — должность (в соответствии со штатным расписанием).
В четвёртом указывается , по которой работает сотрудник (или ).
С пятого по седьмой — количество отработанных им дней (строго исходя из тех данных, что отражены в табеле учета рабочего времени).

При необходимости в таблице нужно отметить число выходных и праздничных дней, в которые человек также выходил на работу (по ним идет двойная оплата труда) или же поставить здесь прочерки.

Следующие графы посвящены непосредственно насчитываемой сумме заработной платы.
Восьмая графа фиксирует, сколько начислено сотруднику в соответствии с тарифной ставкой. Девятая указывается размер премии (но только при наличии на то специального приказа или распоряжения директора компании).
В десятую графу вписываются данные о выплатах по больничному листу,
с 11 по 13 – все прочие суммы. Если какие-то виды начислений отсутствуют, в нужные ячейки необходимо ставить прочерки.
В четырнадцатой графе следует указать общую сумму начисления.

Далее в таблицу в пятнадцатую нужно внести сведения о подоходном налоге, который удерживается с работника (в размере 13 % от всей суммы дохода),
в графы с 16 по 18 – все остальные виды удержаний (авансы, взыскания и т.п.).
В графу под номером 19 вносится долг (при его наличии), числящийся за предприятием по отношению к сотруднику,
а в 21 графу вписывается окончательная сумма, подлежащая к выдаче. Рассчитывается ее значение просто: от суммы всех начислений (гр. 14) вычитается сумма удержания (гр. 15-18) и прибавляется сумма долга (гр.19).

В завершение напротив каждой строки должен расписаться тот сотрудник, по которому вносились сведения.

После того, как таблица документа будет полностью заполнена, внизу прописью указывается вся сумма денежных средств, которая выдается работникам в виде заработной платы. Затем ведомость подписывают кассир и бухгалтер предприятия.

В документообороте фирм и организаций, имеющих штат наемных сотрудников, как правило, используется расчетно-платежная ведомость форма Т-49: по ней начисляется и выплачивается зарплата работникам.

Не лишним будет узнать более подробно о форме Т-49 расчетно-платежной ведомости и индивидуальным предпринимателям, которые планируют работать с наемным персоналом. О том, что это за документ и как правильно его заполнять и вести, пойдет речь в этой статье. А внизу страницы размещены ссылки, позволяющие скачать бланк расчетно-платежной ведомости, а также образец ее заполнения.

Назначение этого документа

Расчетно-платежная ведомость формы Т-49 одновременно является и расчетным, и платежным документом. Назначение этой ведомости сводится к упрощению ведения документооборота (фирмы, организации, предприятия, ИП). Расчетно-платежная ведомость Т-49 позволяет заполнять один документ вместо нескольких.

Это форма первичной бухгалтерской отчетности. Ведомость составляется на основе другого документа. Он называется табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-13).

Кроме того, расчетно-платежная ведомость формы Т-49 заменяет два других документа:

1. Расчетную ведомость формы Т-51.

Организации, фирмы, предприятия или индивидуальные предприниматели, в соответствии с действующим законодательством, вправе самостоятельно определять, какая из форм расчетно-платежных ведомостей является наиболее приемлемой (Т-49 , Т-51 или Т-53).

В каких случаях оформляется форма Т-49 ?

Оформление формы Т-49 происходит в случае выдачи зарплаты работникам через кассу наличными деньгами. Наряду с оформлением формы Т-49 , составляется кассовый ордер по форме КО-2 .

При перечислении заработной платы работников на банковские карты расчетно-платежная ведомость Т-49 не заполняется. Оформляется только расчетная форма Т-51 .

Отметим, что в случае если все работники предприятия или организации получают зарплату на карточку, то целесообразно использовать расчетную форму Т-51 .

Если же один или несколько работников получают заработную плату через кассу предприятия наличными деньгами, то оформление расчетно-платежной ведомости по форме Т-49 является обязательным.

Форма Т-49 составляется один раз в месяц в день выплаты зарплаты в одном экземпляре.

Кто оформляет и ведет ведомость формы Т-49 ?

Заполнение и ведение этого документа осуществляется бухгалтером или кассиром организации. Основанием заполнения данного документа служит табель рабочего времени.

Бухгалтер заполняет титульный лист и таблицу, а также ставит на документе свою подпись. После того, как форма Т-49 подписана, она передается кассиру.

Перед выдачей денежных средств, ведомость подписывается руководителем предприятия.

Кассир после выдачи денег работникам, передает документ снова в бухгалтерию. В бухгалтерии документ проверяется, и в специальный журнал вносится соответствующая запись.

Обратите внимание, что при отсутствии на фирме кассира, выдавать и заполнять расчетно-платежную ведомость Т-49 может бухгалтер.

Как правильно заполнить форму Т-49 расчетно-платежной ведомости?

1. Заполнение титульного листа расчетно-платежной ведомости Т-49

На титульном листе необходимо заполнить следующие данные:

• название предприятия (организации, ИП, структурного подразделения (если таковое отсутствует — ставится прочерк) и его организационно-правовая форма;
• ОКПО;
• дата заполнения ведомости;
• номер документа;
• сумма денежных средств прописью и цифрами;
• срок выдачи заработной платы;
• месяц начисления и выдачи заработной платы (отчетный период);
• подпись руководителя организации;
• подпись бухгалтера.

По законодательству РФ срок выдачи денежных средств — 5 дней.

2. Заполнение таблицы в расчетно-платежной ведомости Т-49

Таблица расчетно-платежной ведомости формы Т-49 заполняется следующим образом:

• порядковый номер;
• табельный номер;
• должность (профессия);
• тарифная ставка.
• количество отработанных дней;
• размер начислений (оклад, аванс, компенсация за неиспользованный отпуск, другие доходы);
• размер НДФЛ;
• сумма задолженности за организацией/за работником;
• сумма к выплате;
• фамилия, инициалы работника получившего деньги;
• подпись в получении.

Все записи должны совпадать с записями в личной карте работника (количество отработанных часов, дней, с учетом рабочих, праздничных и выходных дней).

Данные берут из табеля учета рабочего времени.

В последнем столбце графы «Всего» указывают всю сумму начисления работнику.

В случае если деньги не были получены в срок, кассир ставит отметку о депонировании. После пересчета денег, работник подписывает форму Т-49 расчетно-платежной ведомости. Выплаты заработной платы осуществляются в рублях.

Количество строк таблицы должно соответствовать количеству работников (по строке на каждого работника).

В конце документа (после таблицы) проставляются данные о выданной и депонированной сумме денежных средств.

После этого, документ подписывают кассир и бухгалтер предприятия (с расшифровкой инициалов), а также ставится дата и номер кассового ордера.

Заполнять документ можно как в печатном виде, так и вручную.

Как исправляются ошибки в форме Т-49 расчетно-платежной ведомости?

Если в документе была допущена ошибка, которая была обнаружена до момента выдачи заработной платы работнику, то кассир передает ведомость в бухгалтерию для исправления.

Если в документе после выдачи денежных средств была обнаружена ошибка, то неправильные данные необходимо аккуратно зачеркнуть. Сверху указывается правильная информация.

На каждом предприятии, использующем наёмный труд работников, у работодателей возникает обязанность по его оплате. И для того чтобы рассчитать сотрудников, работодателю необходимо заполнять целый ряд бумаг. Для чего нужна расчётно-платёжная ведомость, каков порядок её заполнения и какие виды ведомостей бывают, мы расскажем далее в статье.

Ведомость

Расчётно-платёжная ведомость – это универсальный унифицированный бухгалтерский документ по форме Т-49, утверждённый Постановлением Госкомстата от 05.04.2001 №1, заменяющий два других:

Основное предназначение этой деловой бумаги состоит в сокращении документации на предприятии, ведь она одновременно содержит в себе сведения о расчётах и платежах. А значит, заполняя ее, вы избавляете себя от необходимости по ведению ещё нескольких.

Использовать этот документ могут как предприятия, так и индивидуальные предприниматели. И выбрать форму, подходящую для заполнения, работодатели могут на выбор по своему усмотрению. Однако на этот счёт всё же есть ряд ограничений.

Порядок заполнения

В организации лицом, ответственным за заполнение и ведение указанных ведомостей, может быть кассир, а при его отсутствии допускается возложение указанных полномочий на бухгалтера.

Основными источниками по заполнению указанного документа являются:

1. Табель выходов и посещения.
2. Приказы, на основании которых можно извлечь информацию о размере заработной платы, суммах поощрений или удержаний.
3. Штатное расписание.
4. Информация об отпусках.
5. Личные карточки сотрудников.
6. Больничные листы.
7. Прочие документы.

Составляется этот документ в единичном экземпляре. Допускается его заполнение как от руки, так и в печатной форме, путём набора текста на компьютере. После того как ведомость была составлена, её нужно подписать у руководителя.

Поскольку расчётно-платёжная ведомость считается обязательным бухгалтерским документом, Налоговым кодексом РФ и ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учёте» срок её хранения определён 5 лет.

Виды ведомостей

Как мы уже упоминали раньше, различают несколько типов ведомостей:

• расчётная (Т-51);
• расчётно-платёжная ведомость (Т-49);
• платёжная (Т-53).

Ведомость Т-49 применима в организациях, практикующих выплату денег сотрудникам наличными. Параллельно с ней заполняется кассовый ордер.

Однако некоторые предприятия используют другой метод выдачи заработной платы: администрации удобнее перечислять деньги на карты работников. В этом случае бухгалтерия должна использовать форму Т-51. При этом необходимости в заполнении иных форм нет никакой. Правда, бывают ситуации, когда всего один сотрудник вынужден получать оплату наличными, тогда заведение формы Т-49 неизбежно.

Форму Т-53 несложно заполнить, она очень удобна в использовании. Указанный документ отражает сумму, подлежащую к выдаче работнику за определённый месяц. Таким документом могут оформляться суммы к выдаче, например, за командировочные, почтовые или другие расходы хозяйственного назначения.

Иная классификация ведомостей

В некоторых бухгалтерских классификаторах ведомости принято делить по форме ОКУД: 0301009, 0504401.

Расчётно-платёжная ведомость, форма 0301009 по ОКУД, – это тот же самый документ по форме Т-49. Используется он на предприятиях любой формы собственности, за исключением государственных и муниципальных. Допустимо использование этой ведомости и индивидуальными предпринимателями.
Ведомость 0504401 по ОКУД используется при расчёте с сотрудниками, трудящимися на государственных предприятиях. И в отличие от ведомости, используемой на предприятиях иной формы собственности, этот документ не содержит в себе информацию, указывающую размер оклада и количество времени, которое отработал сотрудник. Хотя его источники заполнения остаются теми же.

Но при этом некоторые документы, установленные для государственных органов, существенно отличаются от тех, что применяются на предприятиях частной формы собственности.

Форма Т-49

Расчётно-платёжная ведомость, образец заполнения которой мы предлагаем в этой статье, должна включать в себя определенные обязательные сведения. Начнём с обложки:

1. Прописывается полное наименование работодателя, в соответствии с уставной документацией.
2. Указывается ОКПО.
3. Дата составления документа.
4. Номер.
5. Цифрами и прописью размер средств, подлежащих к выдаче.
6. Сроки выдачи.
7. Период, за который произошло начисление.

Табличная часть содержит:

1. Порядковый номер.
2. Табельный номер сотрудника.
3. Должность, Ф.И.О.
4. Ставку или оклад.

Указанные сведения должны совпадать с табелем рабочего времени. В крайнем столбце необходимо указать общую сумму к получению.

После того как денежные средства будут выданы сотруднику, ему необходимо расписаться в их получении. Именно подпись будет свидетельствовать о том, что плата была вручена.

Окончанием составления этого документа будет подпись начальства, бухгалтера, с указанием кассового ордера (номер и дата).

Составлять этот документ требуется один раз в месяц.

Форма Т-51

Расчётно-платёжная ведомость (бланк) Т-51 складывается из титульного листа и таблицы на обороте. Порядок внесения сведений в титульный лист аналогичен общему порядку заполнения ведомостей, то ест, необходимо указать наименование работодателя, его реквизиты, дату создания и номер документа, а также отчётный период и суммы к выдаче.

Таблица включает в себя:

1. Порядковый номер.
2. Ф. И. О. сотрудника полностью.
3. Табельный номер сотрудника.
4. Должность.
5. Определённый размер оплаты.
6. Количество отработанного времени.
7. Сумму оплаты, издержек.
8. Задолженность предприятия относительно каждого сотрудника.
9. Долг работника перед приятием.
10. Окончательная сумма к выдаче.

В конце прописывается сумма к выдаче сотруднику, а также необходимо оформить на эту же сумму расходно-кассовый ордер.

Подписывается этот документ в установленном порядке. При его использовании нет необходимости в оформлении иных ведомостей.

Форма Т-53

В отличие от предыдущих документов, указанная форма не охватывает информацию, свидетельствующую о количестве отработанного сотрудником времени, не рассматривает данные об удержаниях из оплаты, о поощрениях, а также сведения о тарифных ставках.

1. Титульный лист должен содержать в себе:

• наименование организации;
• ОКПО предприятия;
• срок, в который надлежит провести выплаты;
• размер денежных сумм;
• номер и дату формирования;
• отчётный период.

2. Последующие данные записываются в форме таблицы:

• порядковый номер;
• номер табельный;
• Ф. И. О. сотрудника полностью;
• сумма к выдаче;
• подпись работника;
• иные примечания.

Перед отпуском денежных средств бухгалтеру необходимо проверить точность и достоверность внесённых сведений.

В связи с тем что все платёжные ведомости являются строгими документами бухгалтерской отчётности, исправления и ошибки в них крайне нежелательны.

Общие правила и ошибки

Общий срок выдачи денег с момента оформления расчётно-платёжных ведомостей установлен в пять дней.

По форме Т-53 деньги должны быть выданы в течение трёх дней с даты заполнения.
Необходимо помнить, что выдача зарплаты по таким ведомостям осуществляется только в рублях.

Перед тем как начать совершать выдачу денег по ведомости, сотруднику, отвечающему за её заполнение, необходимо перепроверить все сведения на наличие ошибок.
Если ошибки были обнаружены до начала выдачи денег, указанную ведомость допускается оформить заново. Однако, если же недочёты были обнаружены уже в процессе, ошибочные сведения зачёркиваются и выше указываются правильные. При этом ставится надпись: «Исправленному верить» - и заверяется подписью уполномоченного лица.

Расчётно-платёжная ведомость считается документом строгой бухгалтерской отчётности. Образец заполнения, ту или иную форму указанного документа можно без труда найти на любом бухгалтерском ресурсе или правовом портале.