Реквизиты, отражающие этапы обработки документов и ход их исполнения. Реквизиты документов - это что? Требования к реквизитам документов Какой реквизит не входит в состав приказа

Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30-2003) . Однако, к сожалению, в тексте ГОСТа не оговариваются следующие важные моменты:

Какой набор реквизитов нужно использовать при оформлении ­определенного вида документа и дальнейшей работе с ним?

Здесь нужно иметь в виду, что различные виды документов состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими. Например, реквизит «Справочные данные об организации» и реквизит «Наименование вида документа». Первый из них указывается только на письмах, а второй — на всех остальных организационно-­распорядительных документах, кроме писем.

Какое основное назначение имеют те или иные реквизиты и для чего они используются?

Исходя из практики подготовки и работы с документами, все реквизиты можно условно классифицировать по их назначению. Так, есть реквизиты, которые используются на бланках документов: «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) ­юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» и другие. Реквизит «Текст документа» непосредственно раскрывает содержание документа. Ряд реквизитов используется при оформлении документа: «Адресат», «Отметка о наличии приложения» и другие. Реквизиты «Гриф согласования документа» и «Виза согласования документа» нужны для закрепления результатов процесса согласования. Реквизит «Подпись», а в отдельных случаях «Гриф утверждения документа» и / или «Оттиска печати», позволяют проекту документа стать документом, имеющим юридическую силу. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется только на копиях или выписках из документов с целью заверениях их подлинности.

Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения . К этим реквизитам относятся:

• «Резолюция»;
• «Отметка о контроле»;
• «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
• «Отметка о поступлении документа в организацию».

Рассмотрим основное назначение и способы оформления ­вышеуказанных реквизитов .

Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Из вышеприведенных фрагментов можно сделать вывод, что реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется на входящих (или поступивших) документах, а точнее, в нижнем правом углу первого листа. Основное назначение данного реквизита — это подтверждение получения входящего документа и его дальнейший учет (см. Пример 1).

Стоит обратить внимание на то, что данный реквизит не указывается на внутренних документах (служебных записках, докладных записках и т.д.) при передаче их из одного структурного подразделения в другое. Документы в организации должны регистрироваться один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. Несколько регистрационных номеров и дат на документе будут создавать только путаницу. Если необходимо фиксировать передачу документа между подразделениями, то следует составлять реестр внутренней передачи документа.

При оформлении реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» часто указывается сокращенное наименование организации получателя документа (адресата). Такое оформление допускается, а несколько лет назад было обязательным, так как закреплялось в Государственной системе документационного обеспечения управления . Поэтому, скорее всего, упоминание в реквизите сокращенного наименования организации-получателя происходит в связи со сложившейся практикой работы с входящими ­документами, которая еще не успела отмереть.

Порядковый номер в реквизите может дополняться индексами:

• индексом корреспондента,
• индексом вида документа,
• индексом подразделения — исполнителя и т.д.

Отметку о поступлении документа в организацию чаще всего проставляют в момент регистрации входящего документа , которая должна осуществляться в день поступления документа в организацию.

В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, рассматриваемый нами реквизит имеет два наименования. Причем в разных разделах Типовой инструкции к нему предъявляются не совсем одинаковые требования. Сравните фрагменты текста, приведенные в Таблице 1.

Таблица 1.

Возникает вопрос: отметка о поступлении документа и регистрационный штамп — это одно и то же? Конечно, можно проставлять и две отметки, но целесообразно ли это? С одной стороны, такой подход позволит учитывать общее количество всех входящих в организацию документов, как регистрируемых, так и нерегистрируемых. Однако, с другой стороны, две отметки, содержащие частично одинаковые данные, будут, скорее всего, создавать путаницу при учете и работе с документами. Поэтому практически во всех организациях используют только одну отметку.

Давайте попробуем разобраться, почему в Типовой инструкции по делопроизводству содержатся неоднозначные требования к интересующему нас реквизиту.

Для этого сначала обратимся к предыдущей Типовой инструкции, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. Первым делом нужно отметить, что ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов» не содержал никакой информации о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию». И это правильно, так как обсуждаемый нами реквизит используется не в процессе подготовки документов, а при обработке входящих, уже полностью подготовленных документов. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» предыдущей Типовой инструкции говорилось именно о регистрационном штампе.

При разработке новой Типовой инструкции ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти» был переписан в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, введенным в действие 1 июля 2003 г. Видимо, информация о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» в данный раздел была внесена случайно. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» была оставлена информация о регистрационном штампе.

Отсюда можно сделать вывод: под вышеназванным реквизитом и ­регистрационным штампом понимается одно и то же.

Реквизит «Резолюция»

Большинство входящих документов после регистрации направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция (см. Пример 1).

Резолюцией называется реквизит , содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции — это отражение поручения руководителя, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами.

Следует отметить, что резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.

Фрагмент документа

Из приведенного выше фрагмента документа делаем вывод о структуре резолюции :

• 1 часть — фамилия в дательном падеже и инициалы (указанные после фамилии) исполнителя или исполнителей;
• 2 часть — содержание поручения с указанием срока исполнения, т.е. той даты, когда поручение должно быть исполнено;
• 3 часть — личная подпись руководителя;
• 4 часть — дата создания резолюции, оформленная цифровым способом (день месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например, 11.01.2007).

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за ее исполнение считается исполнитель, названный в резолюции первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению.

Содержание резолюции должно четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. От того, как написано содержание, зависит качество и своевременность исполнения поручения. Поэтому к резолюции предъявляются следующие требования: четкость, конкретность, краткость. Нецелесообразно применять выражения типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные ­резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п.

В резолюции необходимо указывать срок исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в нормативных документах) или индивидуальным (определяемый содержанием документа, а также ­трудоемкостью и сложностью поручения).

Данный реквизит, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Однако в схеме расположения реквизитов документов, являющейся приложением к ГОСТу Р 6.30-2003, данному реквизиту отводится место справа над текстом документа (см. Пример 1). Поэтому именно такое расположение резолюции на документе встречается наиболее часто.

Следует также отметить, что оформление резолюции допускается на отдельном листе, обычно формата А6 (10,5 × 14,8 см), на котором в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата документа (уменьшенный вариант показан в Примере 2), а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.

Поручения «движутся» сверху вниз: от руководителей к их непосредст­венным подчиненным. В крупных организациях со сложной структурой и несколькими уровнями подчиненности на один документ может создаваться несколько резолюций с одним содержанием, но разными авторами и исполнителями. Например, в крупных организациях резолюции первых руководителей почти всегда адресуются их заместителям или руководителям самостоятельных структурных подразделений. Они же, в свою очередь, выносят новые «подчиненные» резолюции на документ и перепоручают исполнение своим подчиненным, которые могут являться как непосредст­венным исполнителями, так и руководящим звеном, накладывающим еще одну «подчиненную» резолюцию.Реквизит «Отметка о контроле»

Реквизит «Отметка о контроле»

Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» — это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т.е. резолюция ) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.

Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).

Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах так и созданные на их основе. Соответст­венно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ) и ставиться там на контроль. При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» .

Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов 3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного ­подразделения, в котором исполнен документ.

Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом «Направлен ответ от 11.01.2007 № 11», «Издан приказ от 11.01.2007 № 11», «Вопрос решен 11.01.2007 по телефону» и т.д. (см. Пример 1).

Из общего списка реквизитов, содержащихся в ГОСТе Р 6.30-2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.

1 ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер для всех организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти. Несмотря на это, четкое исполнение его положений говорит о высокой культуре документирования информации и работы с документами.

Под реквизитами того или иного документа принято понимать его элементы. Необходимо разграничить понятие реквизитов как элементов оформления документа (согласно правилам делопроизводства) и реквизитов с юридической точки зрения. Рассмотрим, какие реквизиты должны быть в договоре.Договором признается соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей. Гражданским кодексом РФ (ГК РФ) установлена свобода договора. Это означает, в частности, что в договор стороны могут включать те условия (те формулировки условий), которые они захотят. Вместе с тем следует помнить, что согласно ст. 2.1 правила оформления реквизитов документов В каких днях устанавливаются сроки исполнения документов? 1. В календарных днях. 2. В рабочих днях. 28. Кто может перенести срок исполнения поручения, полученного из вышестоящей организации? 1.

Какой из перечисленных ниже реквизитов не входит в состав договора

Следовательно, обязательным реквизитом договора является не название, а его суть. Называть документ, конечно, желательно хотя бы только потому, чтобы каждый раз не вычитывать основные положения из самого документа. Структура Структура каждого договора индивидуальна: от примитивного перечисления пунктов до сложных делений на параграфы и подпункты.

Но тем не менее любой договор должен содержать основные структурные единицы. К ним относятся:

1. Вступительная часть.
2. Предмет (права и обязанности сторон, условия об оплате).
3. Дополнительные условия (ответственность сторон, сроки действия документа, основания для изменения условий или расторжения).
4. Реквизиты сторон (подписи, печать).

Данная структура условна, но ее придерживаются при составлении практически всех видов договоров. В том числе и трудовых.

Обязательные реквизиты договора (зубова е.с.)

К таким реквизитам относят:

• испытательный срок;
• неразглашение коммерческой тайны и материальную ответственность;
• обязанность отработать в организации конкретный период времени, если фирмой было оплачено обучение;
• дополнительные условия страхования;
• улучшение социальных и бытовых условий семьи сотрудника;
• возможность негосударственного пенсионного страхования.

Как заполнять договор Чтобы документ имел юрсилу, нужно внести в него все обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 57 ТК. Также следует рассмотреть все возможные спорные вопросы, которые могут возникнуть при сотрудничестве. Все, что указано в договоре, в сложной ситуации будет рассматриваться в суде или инспекции.
Составлен документ может быть как в письменной форме, так и в печатной. Законодательство не регламентирует, как именно это нужно делать.

В том случае, если работник поменяет карточку или будет оформлена специальная банковская карта работодателем, потребуется вносить поправки в трудовой договор. В этой связи свои банковские реквизиты работнику лучше указать в заявлении. В этой документе приводятся реквизиты банковской карточки, на которую работник просит перечислять заработную плату.

Реквизиты в трудовом договоре Но если договору дать одно название, а суть его будет абсолютно другой, то какой смысл обращать внимание на название договора? Следовательно, обязательным реквизитом договора является не название, а его суть. Называть документ, конечно, желательно хотя бы только потому, чтобы каждый раз не вычитывать основные положения из самого документа. Структура Структура каждого договора индивидуальна: от примитивного перечисления пунктов до сложных делений на параграфы и подпункты.

Обязательные реквизиты договора — это что такое?

По мнению автора, предмет договора включает в себя существо сделки. В целях определения предмета договора необходимо:- отразить в договоре вид действия, ради которого заключается тот или иной договор (купля-продажа, мена, аренда, дарение, рента, подряд, перевозка, заем, хранение, комиссия, страхование, поручение и др.);- обозначить объект договора. Так, в договоре аренды нежилого помещения целесообразно указать следующие сведения: адрес, площадь, подробный перечень сдаваемых в аренду комнат, приложить к договору (как обязательный элемент договора) экспликацию бюро технической инвентаризации, поэтажный план.

В договоре купли-продажи товаров надлежащее согласование условия об объекте производится путем определения наименования товара и конкретизации характеристик товара.В зависимости от вида договора существенными могут также признаваться и другие условия.

Состав реквизитов. правила оформления реквизитов

Важно

Но тот же кодекс гласит, что в каждом документе в обязательном порядке должны иметься определенные реквизиты. Лишь при их наличии бумага будет признана действительной. Самым простым вариантом является использование типовой формы, в которой уже присутствуют реквизиты договора, и внесение в нее изменений по обстоятельствам конкретной сделки.

Правила составления договора 1. В документе должны присутствовать все элементы структуры – речь идет о реквизитах договора как составляющей оформления. Четко обозначьте идентификационные данные сторон (включают в себя наименование компании, организационно-правовую форму, ИНН, а при необходимости также адрес и банковские реквизиты). Следует перечислить уполномоченных лиц, имеющих право на заключение, и основания, по которым они действуют.

Печать принадлежит к необязательным реквизитам договора, в отличие от подписей данных лиц.

Реквизиты договоров: о чем важно помнить, оформляя документ

Договор можно подписать и путем обмена через почту, по факсу, электронными средствами связи. Тогда действительность сделки может подтвердить регистрация полученных документов в книге входящей корреспонденции. У места заключения договора есть еще одно важное значение.
Если стороны в тексте договора не указывают цену товара или услуги, она будет определяться по рыночной цене, которая может сильно отличаться по регионам. Согласно ст. 444 ГК РФ местом заключения договора будет являться место жительства гражданина или место нахождения юридического лица, направившего оферту. Наконец, когда в тексте договора не прописано, по какому законодательству будут рассматриваться споры и исполняться его условия, применяют право того региона или страны, в котором находится лицо, направившее оферту.

Реквизиты договора

Но тем не менее любой договор должен содержать основные структурные единицы. Реквизиты Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.Название организации, являющейся автором договора, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное название организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации.
Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).Датой документа является дата его подписания или утверждения. Состав реквизитов.

ТЕСТ ИТОГОВЫЙ

1 вариант

Укажите, кто является автором документа:

а) организация;

2. Укажите, в какой резолюции срок исполнения указан правильно:

а) подготовить ответ, срок 10 дней;

б) подготовить ответ до 25.10.2003;

в) подготовить комплексную программу к 25.10.2003;

г) подготовить комплексную программу, срок две недели.

3. Укажите, какой реквизит не входит в состав формуляра-образца приказа по основной деятельности:

а) наименование организации;

б) наименование вида документа;

г) регистрационный номер;

д) место издания;

е) заголовок к тексту;

4. Укажите, с помощью какого реквизита оформляется внешнее согласование документа:

а) визы согласования;

б) грифа согласования.

5. Укажите, что является датой решения:

а) дата составления проекта;

б) дата проведения заседания коллегиального органа, на котором было принято решение;

в) дата подписания;

г) дата согласования.

6. Документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий факты или события, называются:

а) акт; г) постановление;

б) контракт; д) протокол.

в) решение;

7. К протоколу в качестве приложения должен быть оформлен список присутствующих:

а) если присутствующих более 5 человек;

б) если присутствующих более 10 человек;

в) если присутствующих более 15 человек

г) при любом количестве присутствующих;

д) если на совещании присутствуют приглашенные из других организаций.

8. Укажите, в каком падеже при составлении заявления указывается должность, фамилия, имя, отчество автора:

9. Укажите, в каком документе определяется фонд заработной платы работников организации:

а) штатной численности;

б) штатном расписании.

10. Укажите, что является датой штатного расписания:

а) дата подписания;

б) дата утверждения;

в) дата согласования;

г) дата события.

11. Укажите, что такое номенклатура дел:

а) список заголовков дел;

б) систематизированный перечень заголовков дел;

в) систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения.

12. Формирование дел – это:

а) группировка документов в дела;

б) группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел;

в) систематизация документов внутри дела:

г) группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

13. Укажите, какие документы предъявляются работником при поступлении на работу:

а) заявление, паспорт, трудовая книжка, документ об образовании;

б) паспорт, трудовая книжка, документ об образовании, автобиография ;

в) паспорт, трудовая книжка, диплом, свидетельство государственного пенсионного страхования.

14. Укажите, что является основанием для издания приказа о приеме работника:

в) штатное расписание;

г) правила внутреннего трудового распорядка;

д) все перечисленные документы.

8. Укажите, кто подписывает инструкцию:

а) руководитель организации;

б) руководитель структурного подразделения;

в) составитель.

а) структурного подразделения;

б) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах организации;

в) структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения.

10. Укажите, какие документы подшивают в дело:

а) исполненные;

б) неисполненные;

в) подлинники;

г) черновики документов;

д) заверенные копии.

11. Укажите, в каком случае трудовой договор имеет юридическую силу:

а) если трудовой договор подписан руководителем предприятия и заверен печатью;

б) если трудовой договор подписан руководителем и работником;

в) если трудовой договор подписан руководителем и работником и заверен печатью;

г) если трудовой договор подписан работником.

12. Укажите, кто заполняет личную карточку формы Т-2:

а) работник;

б) работник кадровой службы.

13. Укажите, в каком падеже при составлении заявления указывается должность, фамилия, имя, отчество автора:

а) в родительном падеже с предлогом «от»;

б) в родительном падеже без предлога;

в) в дательном падеже.

14. Документ, содержащий краткие сведения библиографического характера, применяемый для сбора первоначальной информации претендентов на трудоустройство, называется:

а) анкета; в) резюме.

б) автобиография;

15. Документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий факты или события, называются:

а) акт; г) постановление;

б) контракт; д) протокол.

в) решение;

а) организация;

б) должностное лицо, подписывающее документ;

в) лицо, составившее документ.

17. Укажите, где проставляется реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»:

а) под реквизитом «Место составления или издания»;

б) под реквизитом «Наименование вида документа»;

в) под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

18. Укажите, на каких документах проставляется реквизит «Адресат»:

а) на всех исходящих документах;

б) на письмах, справках;

в) на всех документах.

19. Дайте определение делопроизводства:

а) процесс создание и оформления документов;

б) движение документов в организации;

в) отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

1.1. Оформление реквизитов

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Помните!

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Реквизит 01. Государственный герб РФ

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

Президента Российской Федерации;

Палат Федерального Собрания;

Правительства Российской Федерации;

Конституционного Суда Российской Федерации;

Верховного Суда Российской Федерации;

Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

Центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

Федеральных судов;

Прокуратуры Российской Федерации;

Центрального банка Российской Федерации;

Уполномоченного по правам человека;

Счетной палаты;

Дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Помните!

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Реквизит 04. Код организации

Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).

Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)

Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

Реквизит 08. Наименование организации

Помните!

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.

Помните!

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Порядок написания адреса адресата :

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Помните!

В письме вид документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

Помните!

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

После написания дата, слово «год» не ставится.

Не допускается употребление римских цифр.

Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.

Дата может быть проставлена от руки.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 03–15/ 45 от 29.12.2005

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

Москваг. Балаково Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Помните!

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит 15. Сведения об адресате

Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не

«В акционерное общество „Бизнесконсалт“

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А. П. Игнатьеву

При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

И.П. Карповой

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отделапо связям с общественностью

С.Б. Маркину

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ

«Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества

«Заволжские дали»

Крюкину О.П.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятийгазового комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Тулупная, 10, кв. 32

пос. Алексеевка,

Самарской обл., 419108

И.С. Шептуну

При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Помните!

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Управленческие документы, требующие грифа утверждения.

Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается:

Должностным лицом (руководителем);

Изданием соответствующего распорядительного документа;

Коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

29.12.2005

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.12.2005 № 178

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контрактак 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок текста – это краткое содержание документа.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:

приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 20. Текст документа

Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1.1.Подраздел

1.1.1.Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Помните!

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Реквизит 22. Подпись

Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Реквизит 23. Гриф согласования

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связямс общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 26.12.05 № 08-124

Помните!

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Реквизит 24. Визы согласования документа

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати организации

Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Помните!

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

Слово «В дело»;

Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

Подпись исполнителя документа;

Дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу:

С: Приказы по личному составу Измайлов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).

Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

Из книги Инвестиционные проекты: от моделирования до реализации автора Волков Алексей Сергеевич

4.3.5. Оформление сделки Оформление сделки (структурирование) состоит в проведении следующих шагов:? шаг 1 – определение и согласование структуры сделки (term-sheet);? шаг 2 – проведение инвестиционного комитета – защита инвестиционного проекта перед инвестором;? шаг 3 –

Из книги Налоговые преступники эпохи Путина. Кто они? автора Виткина Юлия Владимировна

1.2. Оформление сделок Если во взаимоотношения фирмы и ее дочки вмешиваются третьи лица, это всегда подозрительно, и будет тщательно проверяться, что также следует из дела «Удмуртнефти». Товар, который она купила (через другие организации) отпустил РАО «Норильский Никель».

Из книги Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база автора Гусятникова Дарья Ефимовна

2.6.4. Оформление отпуска Основанием для предоставления отпусков и издания соответствующих приказов служит личное заявление работника. Заявление имеет произвольную форму, но должно содержать следующие реквизиты: должность и фамилия, имя, отчество руководителя,

Из книги Как правильно применять «упрощенку» автора Курбангалеева Оксана Алексеевна

8.2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а, содержит только форму карточки учета нематериальных активов (форма № НМА-1). Ее применяют для учета всех видов

Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна

4.1. Оформление отпуска Главой 19 ТК РФ предусмотрены следующие виды отпусков: ежегодный основной отпуск, дополнительный отпуск и отпуск без сохранения заработной платы. Кроме того, в ТК РФ предусмотрены также отпуска, предоставляемые женщинам, лицам с семейными

Из книги Делопроизводство для секретаря автора Смирнова Елена Петровна

Глава 1. Состав реквизитов документов В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую

Из книги Делопроизводство. Подготовка служебных документов автора Демин Юрий

Глава 2. Правила оформления реквизитов Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с

Из книги Турфирма: с чего начать, как преуспеть автора Мохов Георгий Автондилович

Приложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов 2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система

Из книги Современные требования к кадровой службе (отделу) автора Пономарева Наталья Г.

Оформление офиса турфирмы Если бюджет позволяет, рекомендуем воспользоваться услугами профессионального дизайнера; поверьте, потраченные деньги на создание красивого и располагающего офиса вам вернут постоянных клиентов и устойчивые продажи.Если вы готовы сами

Из книги Делопроизводство компании автора Непогода Александр В.

3.4. Оформление отпусков В соответствии с п. 5 ст. 37 Конституции РФ каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируется установленный федеральным законом оплачиваемый ежегодный отпуск.По поводу оформления отпусков возникает много вопросов.

Из книги Уплата налогов и сборов: как получить отсрочку автора Клокова Анна Валентиновна

3.5. Формирование и оформление дел Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.В дела подшиваются только исполненные документы, в которых заполнен реквизит «Отметка об

Из книги Все о счетах-фактурах автора Клокова Анна Валентиновна

5.2. Документальное оформление Для получения отсрочки, рассрочки или инвестиционного налогового кредита налогоплательщик должен подать заявление соответствующей формы, рекомендуемая форма которого дана в Приказе Федеральной налоговой службы РФ № САЭ-3-19/798@ от 21 ноября

Из книги Управление качеством. Практикум автора Ржевская Светлана

1.5. Отсутствие реквизитов В предыдущем разделе приведены реквизиты, которые должны обязательно содержаться в выдаваемых счетах-фактурах. Если предъявить НДС к зачету по счетам-фактурам с каким-либо отсутствующим реквизитом, то налоговые органы при проверке откажут в

Из книги Реклама. Принципы и практика автора Уэллс Уильям

6 Оформление отчета о НИР

Из книги Фирменный стиль ресторана автора Грибова Наталья Анатольевна

Из книги автора

Оформление рефератов 1. Текст реферата оформляется машинописным способом, расстояние между строчками полтора интервала, шрифт – Times New Roman, размер шрифта 14;2. Работа выполняется на листах формата А4. Листы нумеруются (кроме титульного), и скрепляются любым приемлемым

1.Анкета относится к:

2.Начало формыАкт относится к:

Конец формы

1.Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты:

ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ТОВАРНЫЙ ЗНАК

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТАНачало формы

2.Бланк письма включает в себя реквизиты:

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ???

Начало формы

3.Бланк конкретного вида документа создают, если:

- документ издают более 200 раз в год

Конец формы

Конец формы

1.В разработке номенклатуры дел участие не принимают:

РУКОВОДИТЕЛЬ ОРГАНИЗАЦИИ

2.В реквизите «отметка о приложении» не указывают количество листов, если:

ДОКУМЕНТ-ПРИЛОЖЕНИЕ СБРОШЮРОВАН

3.Вид документа, код формы документа – это реквизит

ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

БЛАНК СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА, БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТОВ,ОБЩИЙ БЛАНК

Разделы других документов

6.В состав формуляра-образца приказа не входит реквизит:

Начало формы

7.Вручную оформляются реквизиты:

- отметка об исполнении и направлении документа в архив

Регистрационный номер документа

8.В состав документа, оформленного на бланке, не может входить реквизит:

ОТТИСК ПЕЧАТИ

9. В отсутствие руководителя подписание документа заместителем или исполняющим обязанности руководителя оформляют следующим образом:

ИО директора

Конец формы

1.Гриф согласования, визы согласования документа – это реквизиты

ОФОРМИТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

2.График выхода на работу относится к:

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

3.Герб субъекта РФ располагают:

В ВЕРХНЕЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА НАД СЕРЕДИНОЙ НАИМЕНОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

4.Гриф утверждения – обязательный реквизит для документов:

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, АКТ

1. Документы в личных делах располагают:

ПО МЕРЕ ПОСТУПЛЕНИЯ

2.Допустимый межстрочный интервал на формате страницы А5:

- одинарный

ПОЛУТОРНЫЙ

3.Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей - это:

- ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

4. Для бланков не используют следующие форматы бумаги:

5.Допустимый межстрочный интервал на формате страницы А4:

ПОЛУТОРНЫЙ

6.Деятельность по документационному обеспечению управления не могут осуществлять:

- любое подразделение дополнительно к основным обязанностям - начальник отдела кадров

7. Датой документа является дата события для:

8.Деятельность работников службы ДОУ регламентируется

ДОЛЖНОСТНЫМИ ИНСТРУКЦИЯМИ

9.Датой акта является:

ДАТА СОБЫТИЯ

10.Деятельность службы ДОУ регламентируется

ПОЛОЖЕНИЕМ О ПОДРАЗДЕЛЕНИИ

11.Документ не должен содержать более:

ЧЕТЫРЕХ АДРЕСАТОВ

12.Дублетный документ - это:

ОДИН ИЗ ЭКЗЕМПЛЯРОВ КОПИИ ДОКУМЕНТА

13.Должности и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закреплены в:

В ШТАТНОМ РАСПИСАНИИ

14. Документы оформляют в соответствии с требованиями:

- официально-делового стиля

15. Дата документа, место издания документа – это реквизиты:

- содержательной части документа

16.Датой документа является дата утверждения для:

Начало формы

17.Докладная записка относится к:

- информационно-справочным документам

18.Документы, доставляемые курьером, доставляются:

- д) возможна комбинация вариантов а), б), в), г)

19.Датой документа является дата подписания для:

Начало формы

20.Датой плана является:

ДАТА УТВЕРЖДЕНИЯ

Конец формы

Начало формы

Подлинный документ

21. Начало формыДубликат документа - это:

- повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

22.Датой документа является дата заседания для:

ПРОТОКОЛА

Конец формы

Конец формы

Конец формы

Конец формы

Конец формы

Конец формы

1.Если сроки хранения документа не предусмотрены типовым Перечнем, то они согласовываются с:

РАБОТНИКАМИ АРХИВА

1.Заявление относится к:

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫМ ДОКУМЕНТАМ

2.Задачами СДОУ не является:

1. Изложение текста официального документа не ведется: от второго лица единственного числа

2.Информационно-справочными называются:

- документы, содержащие информацию о фактическом положении дел, служащие основанием для принятия решений, издания распорядительных документов

3.Инициалы проставляют после фамилии в следующих реквизитах:

- резолюция,

- «адресат» при адресовании документа физическому лицу

4.Идентификатор электронной копии документа служит:

ДЛЯ АВТОМАТИЧЕСКОГО ПОИСКА ДОКУМЕНТА

5.Использование сокращенного наименования организации возможно:

ТОЛЬКО ЕСЛИ ОНО ЗАКРЕПЛЕНО В УЧРЕДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТАХНачало формы

6. Инициалы указывают после фамилии в реквизите:

- резолюция

Конец формы

Начало формы

Конец формы

1. К распорядительным документам относятся:

2. Копия документа приобретает юридическую силу оригинала при наличии реквизитов:

- ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

ОТТИСК ПЕЧАТИ

3 . К информационно-справочным документам не относится:

- РАСПОРЯЖЕНИЕ

4. К самостоятельным группам ОРД не относятся:

- УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

ИНСТРУКЦИИ

5. К ОРД не относятся:

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

5.Контролю исполнения подлежат:

ЗАРЕГЕСТРИРОВАННЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ТРЕБУЮЩИЕ ИСПОЛНЕНИЯ

6.Круглой печатью организации обязательно заверяют:

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ, УСТАВ ОРГАНИЗАЦИИ,ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО

7.К целям унификации документов относится:

- информационная совместимость систем документации

Типизация форм документов

8.Каждый лист документа имеет поля в 20мм, кроме:

9.Копия документа - это:

- документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

10.К рациональным приемам составления текста не относятся:

ПРИМЕЧАНИЯ

11.Код организации, справочные данные об организации – это реквизиты

ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТАНачало формы

12.К организационным документам относятся:

ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Конец формы

1. Максимальный размер реквизита «Заголовок к тексту»:

1. Номенклатуры дел бывают:

ВСЕ ПЕРЕЧИСЛЕННОЕ

2.Номера страниц на отчете по НИР проставляются:

- ВНИЗУ В ЦЕНТРЕ

3.Номенклатура дел не бывает следующих видов:

ОБЯЗАТЕЛЬНАЯ

4.Номенклатура дел – это:

ПЕРЕЧЕНЬ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ И СРОКОВ ИХ ХРАНЕНИЯ

ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

6.На каждой странице документа можно проставлять следующие реквизиты:

- идентификатор электронной копии документа

ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ?

7.Наименования имеют в обязательном порядке следующие структурные единицы текста:

8.Не подлежит вскрытию корреспонденция:

9.Надпись «Приложение №» на документе-приложении располагают на первом листе многостраничного документа:

- вверху справа

10.Номером письма является:

11.Неверными являются следующие варианты оформления реквизита «Гриф согласования»:

12.На отдельном листе допустимо оформление следующих реквизитов:

- отметка о приложении

Резолюция

Визы согласования документа

13.Нормативный акт, издаваемый руководителем организации – это:

14.Нумерация приказов по основной деятельности ведется:

ПО ПОРЯДКУ В ПРЕДЕЛАХ ГОДА

15.Наименование вышестоящей организации, если она есть, указывают:

НАД НАИМЕНОВАНИЕМ ОРГАНИЗАЦИИ

16. Наименование иллюстрации проставляют:

- внизу по центру

ПолуторныйНачало формы

18. Наименование вида документа – реквизит, который не проставляют в документах: Конец формы

Письмо-запрос, письмо-ответ, гарантийное письмо 19.Набор всех реквизитов официального письменного документа, расположенных в определённой последовательности – это:

- ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ 20. Начало формы Номера страниц на ОРД проставляются:

Начало формы 21. Номером контракта является:

-№17/21Конец формы

Конец формы

Начало формы

22.Номером протокола является:

23.Название таблицы помещают:

Конец формы

Конец формы

Конец формы

1. Общий бланк включает в себя реквизиты:

- эмблема организации или товарный знак

Наименование организации

2.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело не включает в себя:

3.ОКУД расшифровывается как:

ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

4.Обработка отправляемых документов начинается с:

5.Обработка поступающих документов начинается с:

ПЕРВИЧНОЙ ОБРАБОТКИ

6.ОКПО расшифровывается как:

ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИИ

7.Официальный документ - это:

-Д окумент, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

8.Организационные документы предназначены:

ДЛЯ РЕГЛАМЕНТАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

9.Отметка о поступлении документа в организацию не может содержать:

10.Отметка о контроле, резолюция – это реквизиты

ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

11.Отличительная особенность официально-делового стиля:

- НЕЙТРАЛЬНОСТЬ ТОНА

12.Отличительная особенность официально-делового стиля - обязательное наличие:

- УСТОЙЧИВЫХ СЛОВОСОЧЕТАНИЙ 13. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации – это:

- служебный документНачало формы

14.Объяснительная записка относится к:

- информационно-справочным документам

15. Отметка о поступлении документа в организацию, идентификатор электронной копии документа – это реквизиты

- оформительной части документа

16.Отметка о заверении копии, отметка об исполнителе – это реквизиты

Оформительной части документа

Конец формы

Конец формы

1. Правильной является следующая нумерация разделов:

2 НАИМЕНОВАНИЕ

2. Правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия на длительный срок времени, называется:

3 .Первым документ визирует:

СОСТАВИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА

4.Протоколы в делах располагают:

В ХРОНОЛОГИЧЕСКОМ ПОРЯДКЕ И ПО НОМЕРАМ

5.Правильным написанием адресата в реквизите «Резолюция» является:

Петрову П.П.

6.Правильными являются следующие варианты оформления реквизита «Гриф утверждения документа»:

- УТВЕРЖДАЮ

Ректор МТУСИ

ЛП А.С.Аджемов

УТВЕРЖДЕН

приказом Федерального агенства связи

от 07.11.2009 №12

7.Правильным является вариант проставления печати на:

8.Переписку в делах располагают:

- в хронологическом порядке

9.Письменный документ - это:

- текстовый документ, содержащий информацию, зафиксированную любым типом письма

10.Приоритетным обозначением приложений в тексте документа являются:

БУКВЫ РУССКОГО АЛФАВИТА

11.Полное наименование должности всегда указывают в реквизите:

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

12.Постановление относится к:

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫМ ДОКУМЕНТАМ

13.Правильным оформление реквизита “Подпись” при оформлении документа на бланке является:

14.План работы школы на 2001-2002 учебный год утвержден решением педагогического совета. В этом случае правильной является следующая запись оформления реквизита «Гриф утверждения документа»:

- УТВЕРЖДЕН решением педагогического совета от 12.08.2010 № 14

15.Подлинный документ - это:

16.При отсутствии замечаний реквизит «Визы согласования документа» содержит следующие элементы:

- замечании не имею,личная подпись, дата – неверный ответ

17.Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу – это:

ДУБЛИКАТ ДОКУМЕНТА

18.Письмо относится к:

ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫМ ДОКУМЕНТАМ

19.Первая резолюция как правило размещается:

- ВВЕРХУ СПРАВА

20. Правильным является следующая запись реквизита “Адресат”: Директору Московской школы № 269 Т.П.Матвеевой

21. Правильным является следующий вид оформления реквизита «Отметка о заверении копии»: Верно Инспектор отдела кадров личная подпись И.И. Петрова 16.03.2010

22Начало формы.Правильной является форма записи даты:

- 2006.03.23

23.03.2006Начало формы

23. Положение о подразделении относится к:

ОРГАНИЗАЦИОННЫМ ДОКУМЕНТАМ

Начало формы

24.Приказы в делах располагают:

25.Подлинник документа - это:

- первый или единичный экземпляр официального документа

26. Начало формы При оформлении документ делят на следующие части:

- заголовочную, основную и оформительную

Конец формы

Конец формы

Конец формы

Конец формы

1. Реквизит «Справочные данные об организации» не совместим с реквизитами:

- визы согласования документа

Резолюция

2. Реквизит «Гриф утверждения» идентифицирует:

- СТАТУС ДОКУМЕНТА

3. Реквизит является обязательным элементом:

- ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

4. Реквизит «Резолюция» идентифицирует:

АДРЕСАТА

5.Распорядительные документы предназначены:

ДЛЯ ОТРАЖЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

6.Реквизит «Справочные данные об организации» идентифицирует:

7.Размер правого поля страницы документа не может быть меньше:

8.Реквизит «Наименование вида документа» идентифицирует:

9.Реквизит «Отметка об исполнителе» располагают на:

НА ПОСЛЕДНЕМ ЛИСТЕ ДОКУМЕНТА В ЛЕВОМ НИЖНЕМ УГЛУ

10.Реквизит «Визы согласования документа» для внутреннего документа размещается на:

НА ОБОРОТНОЙ СТОРОНЕ ПОСЛЕДНЕГО ЛИСТА ПЕРВОГО ЭКЗЕМПЛЯРА

11.Реквизит «Заголовок к тексту» идентифицирует:

12.Реквизитами документа «Автобиография» не являются:

- регистрационный номер,

Заголовок к тексту

13.Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение – это:

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ЭТАП

15.Регистрационным номером совместных документов является совокупность номеров, разделенных:

КОСЫМИ ЧЕРТАМИ

16.Реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа – это:

ВИЗА СОГЛАСОВАНИЯ

17.Реквизит «Гриф согласования документа» идентифицирует:

- СТАТУ С ДОКУМЕНТА

18. Реквизит «Визы согласования документа» для исходящего документа размещается на:

19.Реквизит «Наименование организации» идентифицирует:

20.Расшифровку подписи проставляют на уровне:

ПОСЛЕДНЕЙ СТРОКИ НАИМЕНОВАНИЯ ДОЛЖНОСТИ

21.Реквизит «Гриф утверждения» не совместим с реквизитами:

РЕЗОЛЮЦИЯ

ВИЗА СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

22.Реквизит «Визы согласования документа» не совместим с реквизитами:

23.Размер левого поля страницы документа не может быть меньше:

24.Реквизит «Оттиск печати» идентифицирует:

25.Реквизит, придающий нормативный или правовой характер его содержанию – это:

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ

26.Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием – это:

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ

27. Реквизитами документа «Приказ» не являются:

СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

28. Реквизит «Гриф согласования» оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания правления страховой компании “Планета” от 21.06.2010 № 10Начало формы

29.Реквизит «Герб субъекта РФ» не совместим с реквизитами:

30. Начало формыРеквизит «Эмблема организации» идентифицирует:

31.Реквизит «Герб субъекта РФ» идентифицирует:

СТАТУС ДОКУМЕНТА

Конец формыНачало формы

32.Реквизитами, содержащими элементы, записываемые прописными буквами, являются:

- отметка о наличии приложения

Гриф утверждения документа

Гриф согласования

- буквы русского алфавита, буквы латинского алфавита, арабские цифры

34.Реквизит «Идентификатор электронной копии документа» идентифицирует

ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ЭТАП

Начало формы

35.Реквизит «наименование организации» располагается:

- под реквизитом "эмблема организации или товарный знак"

Конец формы

36 . Регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа – это реквизиты

- заголовочной части документа

Начало формы

37.Реквизит «Отметка об исполнении документа» идентифицирует:

Начало формы

38. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагают:

-на отдельном листе

Начало формы

39.Рабочая инструкция относится к:

- распорядительным документам

40. Реквизитами документа «Заявление о приеме на работу» не являются

- наименование организации

Справочные данные об организации Конец формы

Реквизит «Отметка о контроле» идентифицирует:

технологический этап

Конец формы

Конец формы

Конец формы

1.Справки, акты, докладные записки предназначены:

ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ЦЕЛЯХ

2.Срок исполнения исходящего документа исчисляется в:

В КАЛЕНДАРНЫХ ДНЯХ С ДАТЫ ПОДПИСАНИЯ ДОКУМЕНТА

3.Стандартизации не подлежит:

- СОДЕРЖАНИЕ ДОКУМЕНТА

4.Сводная номенклатура дел организации утверждается:

РУКОВОДИТЕЛЕМ ОРГАНИЗАЦИИ

5. Статус документа не идентифицируют реквизиты:

Резолюция, оттиск печатиНачало формы

6.Составления сводной номенклатуры дел организации начинается с:

- составление номенклатуры дел структурных подразделений

7.Начало формы

Составление номенклатуры дел (НД) структурного подразделения начинается с:

- выявление работниками СДОУ круга документов, включаемых в НД

8.Сведения об исполнении документа и направлении его в дело могут подписывать:

- руководитель подразделения, в котором исполнен документ

Исполнитель документа

9.Справочные данные об организации указывают в следующих документах:

10. Служебный документ - это:

- официальный документ, используемый в текущей деятельности организации

Конец формы

Конец формы

1.Текстовый документ - это:

ДОКУМЕНТ, СОДЕРЖАЩИЙ РЕЧЕВУЮ ИНФОРМАЦИЮ, ЗАФИКСИРОВАННУЮ ЛЮБЫМ ТИПОМ ПИСЬМА ИЛИ ЛЮБОЙ СИСТЕМОЙ ЗВУКОЗАПИСИ

2.Требования и нормы, устанавливающие порядок документирования, называются:

ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

3.Текст примечания печатается через:

1 МЕЖСТРОЧНЫЙ ИНТЕРВАЛ

4. Трудовой договор относится к:

Распорядительным документам 5. Только личная подпись подписывающего указывается в реквизите:

РЕЗОЛЮЦИЯ

Конец формы

1.Устав относится к: -ОРГАНИЗАЦИОННЫМ ДОКУМЕНТАМНачало формы

2.Установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач, называется:

УНИФИКАЦИЕЙ

3. Учредительный договор относится к:

- организационным документам

Начало формы

1.Экспертная комиссия организации выполняет следующее:

ПРОВЕДЕНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИДОКУМЕНТОВ

Конец формы

Конец формы

Подпись, печать – это реквизиты оформительной части документа

Обязательными элементами справочных данных об организации являются:

номер счета в банке

номер факса

адрес электронной почты

почтовый адрес

номер телефона

Правильным является вариант проставления печати на:

личной подписи

начале наименования должности

конце наименования должности