3.7 Ретроконверсия

Ретроконверсия - перевод бумажных архивов ПФР в электронный вид. Как правило, работы в рамках ретроконверсии оговариваются со страхователем при его подключении к системе представления отчетности в ПФР в электронном виде по каналам связи и закрепляются в Дополнительном соглашении о работе в рамках ретроконверсии к Соглашению об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР. Для сохранения юридической значимости, выгруженные из базы данных персонифицированного учета сведения, ранее представленные страхователем на бумажных носителях, должны быть заверены электронной подписью страхователя. Процедура заключается в том, что из отделения ПФР поступает входящее неформализованное сообщение с темой Ретроконверсия.

Вложения в письмо по ретроконверсии представляют собой сведения по персонифицированному учету, ранее представленные страхователем в бумажном либо в электронном виде.

Переданные из ПФР сведения необходимо проверить - фактически, их придется сверить с электронными или бумажными архивами, в которых хранятся копии представленных в ПФР сведений.

После того, как сведения проверены, необходимо ответить на входящее неформализованное сообщение ПФР по ретроконверсии. Для этого используется специализированная форма запроса параметров ответа на письмо по ретроконверсии.

Форма содержит список всех полученных из ПФР вложений с возможностью для каждого вложения указать, подтверждает страхователь его данные или отклоняет.

После обработки всех вложений формируется исходящее неформализованное сообщение в ПФР, содержащее все вложения, полученные в исходном сообщении, при этом электронными цифровыми подписями будут подписаны только те их них, для которых установлены флажки подтверждений в форме задания параметров ответа на письмо по ретроконверсии .

В таблице 3.1 приведен пример таблицы.

Таблица 3.1 - Данные о налогоплательщике

В таблице 3.2 приведен пример таблицы о начислениях

Таблица 3.2 - Начисления

ВЫВОДЫ. В результате рассмотрения возможности применения разработанной модели использования 1С: Зарплата, можно сделать вывод, что ее использование позволит усилить контроль передачи данных между Пенсионным фондом России и плательщиками взносов.

Ретроконверсия является одной из категорий писем неформализованного электронного документооборота. В рамках этого документооборота страхователь получает от органа ПФР электронные документы, содержащие индивидуальные сведения о застрахованных лицах, ранее представленные в ПФР на бумажном носителе информации. Полученные электронные документы заверены ЭЦП уполномоченного специалиста управления ПФР.

При получении сообщения, содержащего файлы отчетности, страхователь должен проверить их и подтвердить достоверность сведений. Для этого нужно провести сверку на соответствие полученных электронных документов первичным данным, заверить полученные электронные документы ЭЦП руководителя организации (главного бухгалтера) и в указанный срок направить в управление ПФР.

В случае выявления несоответствия полученных электронных документов первичным данным страхователю необходимо представить в УПФР корректирующие индивидуальные сведения.

Полученные из УПФР документы ретроконверсии отображаются на закладке «ЭДО ПФР» программы «Референт». Для просмотра документа ретроконверсии нужно выбрать строчку с названием «Ретроконверсия для ПФР» и раскрыть папку, щелкнув мышью по знаку «+» слева от названия комплекта документов, затем дважды щелкнуть мышью по строке с названием «Неформализованные данные» . В результате откроется окно «Просмотр неформализованного сообщения» , которое имеет следующий вид:

В открывшемся окне в поле «Текст письма» отображается текст информационного сообщения органа ПФР. В поле «Прикрепленные файлы» отображаются файлы отчетности, содержащие информацию, достоверность которой нужно подтвердить. Для просмотра содержимого файла отчетности нужно выделить курсором мыши нужный файл и нажать кнопку «Просмотреть». Содержимое документа отобразится в окне обозревателя Internet Explorer. Для сохранения файла отчетности используется кнопка «Сохранить как…» , для сохранения сразу всех файлов отчетности – кнопка «Сохранить все» .

В случае если индивидуальные сведения в полученных электронных документах соответствуют первичным данным, нужно в поле «Действия с ретроконверсией» установить переключатель в положение «отправить по Email» и нажать кнопку «Принять» . В результате будет сформировано ответное сообщение, подписанное ЭЦП страхователя, и начнется процесс отправки его в орган ПФР.

В случае если страхователем выявлены несоответствия в полученных электронных документах, следует нажать кнопку «Отклонить» и при необходимости указать причину отклонения документов. Сформированный ответ по ретроконверсии, подписанный ЭЦП страхователя, также будет отправлен в ПФР.

Для того чтобы выгрузить сформированный ответ по ретроконверсии в произвольный каталог, нужно установить переключатель в положение «выгрузить в каталог» и нажать на кнопку «Принять» или «Отклонить» соответственно.

По результатам приема документа ретроконверсии орган ПФР отправляет страхователю Подтверждение получения ответа по ретроконверсии, подписанное ЭЦП органа ПФР.

Ретроспективная конверсия представляет собой преобразование бумажных каталогов в полноценные электронные базы данных. Компания Биорг переводит около 3 миллионов документов заказчиков в месяц.

Применение ретроконверсии

В архивах различной направленности внедряют перевод бумажных документов в электронные в следующих целях:

• Обеспечение сохранности уникальной информации — например, оригинальных чертежей оборудования.
• Унификация и ускорение доступа к данным. Например, электронные каталоги в библиотеках ускоряют процесс нахождения нужной книги.
• Соблюдение приватности использования. Доступ к электронным документам легко ограничивается на программном уровне.
• Получение удалённого доступа к нужной информации. Просмотр бумажных документов предполагает физическое присутствие пользователя. Электронную информацию с помощью интернета легко просмотреть в любой точке мира.

Предприятия оборонного комплекса, а также некоторые коммерческие структуры используют многоступенчатые права доступа к документу в зависимости от должности будущих пользователей этой базы данных.

Основные этапы

В зависимости от типа документов, их количества и сложности распознавания, ретроконверсия проводится вручную (с помощью сканеров высокого разрешения). Затем документы сохраняются в виде файлов с дополнительными атрибутами — номером, датами, ключевыми словами и др.

1. Начальный этап состоит из разбора бумажного архива и его классификации . Как правило, документы распределяют по периодам, функциональным направлениям и степени важности.
2. Бумаги подготавливают к обработке : разобранный архив освобождают от папок, скрепок, ниток и других элементов, мешающих работе электронной техники.
3. Сканирование проводится вручную, при этом нужно следить за работой оборудования, чтобы не пропустить листы многостраничных документов и соблюдать порядок их следования.
4. Перенесённые в компьютер изображения перепроверяют на предмет полноты, качества полученных материалов, а также обрезают ненужные части с помощью графических редакторов. Затем изображениям присваиваются уникальные имена.
5. Готовые к внесению в электронную базу, материалы индексируются и происходит их перенос в систему документооборота.
6. Обработанный бумажный архив группируют согласно структуре, при необходимости избавляются от лишних листов.

Перевод данных из бумажных носителей в электронные проводится в больших объёмах, поэтому услуги ретроконверсии предоставляют специализированные организации, такие, как Биорг.

Виды ретроспективной конверсии документов

Ручной ввод информации с бумажных носителей в электронные применяется для небольших объёмов переносимой информации. Такой способ требует значительных временных затрат, а также чреват ошибками.

Процесс оптического распознавания состоит из ручной редакции заранее подготовленных на сканере изображений. В роли редакторов выступают профессиональные библиографы и научные сотрудники, следящие за полнотой и достоверностью информации.

Например, работники отдела ретроконверсии ПФР рассылают пользователям старые отчёты для дополнительной проверки и заверения электронной подписью.

Некоторые учреждения предпочитают заимствование данных из других источников. Например, сотрудники библиотеки одного из факультетов дополняют общеуниверситетский электронный каталог данными о книгах, хранящихся именно у них.

Заключение

Технология ретроспективной конверсии документов широко применяется в библиотеках образовательных учреждений, промышленных предприятий, музеев. Кроме этого, владельцы редких рукописей и уникальных изданий предпочитают делать электронные дубликаты бумажных экземпляров, чтобы обеспечить их сохранность.

Качественно выполненная процедура облегчает доступ к документам, ускоряет процесс работы, а также экономит массу времени и пространства в производственных помещениях.

Услуги ретроконверсии предполагают чёткую формулировку технического задания со стороны заказчика. Далее согласовываются сроки выполнения сканирования, оговариваются дополнительные требования, и проект запускается.

Ретроконверсия – механизм, при помощи которого ПФР получает возможность избавиться от бумажных архивов отчетов от страхователя за прошлые периоды, когда электронный документооборот с ПФР законодательно еще не был разрешен, и перевести их в электронный формат, после чего, отпадет необходимость хранить бумажные архивы.

Технически это происходит следующим образом:

Инспектор отправляет страхователю архивные отчеты электронным документом, заверенным своей подписью.
Все документы с архивными отчетами от инспектора будут приходить Вам в реестр входящих документов с пометкой «Отчеты для ретроконверсии».

Наличие документов в реестре «Входящие» проверяется при запуске СБиС++. Если во входящих есть документы, при запуске СБиС++ будет выдано сообщение «Есть непрочитанные сообщения. Хотите прочитать?». Если согласиться, откроется реестр входящих писем.

В документы ретроконверсии вложены отчеты которые должны быть проверены страхователем. Эти отчеты хранятся в таблице «Файлы приложений». Для их просмотра нажмите кнопку «Просмотреть».

Если вы согласны с данными, указанными в отчете

1. В документе установите переключатель «Подтвердить сведения» (в поле «Виза страхователя») и нажмите кнопку «Отправить подтверждение».
   Подтвердив правильность полученных сведений, письмо сохраняется в реестре и будет находиться в состоянии «Ожидаются письма» до очередного сеанса доставки отчетности и других документов.
2. Перейдите в главное окно программы и нажмите «Получить ответы». Письмо будет отправлено инспектору.
   В адрес инспекции отправляется квитанция о получении письма: проверенный архивный отчет заверяется подписью страхователя. На этом документооборот заканчивается.