Руководства компании какие документы необходимо. Преимущества и недостатки способов регистрации ООО

Если вы на этом портале в первый раз, но интересуетесь вопросами регистрации ООО и ИП, то ответы на любые вопросы по открытию ООО или ИП вы можете получить, воспользовавшись услугой бесплатной консультации по регистрации бизнеса:

ШАГ 1. Выбираем способ регистрации ООО

Для создания ООО вам необходимо пройти соответствующую процедуру государственной регистрации в регистрирующем органе ФНС по месту юридического адреса вашего ООО. На сегодняшний день, все необходимые документы для открытия общества с ограниченной ответственностью можно подготовить и через интернет, а при наличии электронной цифровой подписи и подать их в налоговую можно не выходя из дома.

Общество с ограниченной ответственностью - созданное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого (минимум 10 тыс. рублей) разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью фирмы в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества.

В тоже время надо знать о том, что кредиторы ООО могут при истребовании задолженности возбудить процедуру банкротства юридического лица, в процессе которой могут быть привлечены к , то есть дополнительной ответственности участники (учредители) и руководители ООО. Если судом будет доказано, что ООО приведено к состоянию неплатежеспособности в результате действий или бездействия указанных лиц, то они будут отвечать по обязательствам своей фирмы в полном объеме и за счет своего личного имущества.

Пройти эту процедуру можно двумя способами:

Самостоятельно подготовив все документы для регистрации фирмы
Если это ваша первая компания, то мы рекомендуем пройти регистрацию полностью самостоятельно, не прибегая к услугам регистраторов. Это позволит вам получить очень важные знания и опыт.

Подготовив документы с помощью услуг регистратора
В этом варианте регистраторы не только помогут подготовить документы, но также подобрать адрес, подать документы и получить их из регистрирующего органа и зарегистрироваться в ПФР и ФСС. Здесь также возможен вариант покупки готовой ООО с историей.

​ Для того чтобы вам было проще ориентироваться между этими вариантами, мы составили для вас следующую таблицу с плюсами и минусами каждого варианта:

Если вы решили подготовить документы для регистрации самостоятельно, то ваши расходы будут следующими:

ШАГ 2. Придумываем наименование ООО

ООО должно иметь свое собственное полное фирменное наименование на русском языке. При этом полное фирменное наименование должно включать полное наименование ООО, а также указание на его организационно-правовую форму «общество с ограниченной ответственностью», например, Общество с ограниченной ответственностью «Регистрационное бюро». Дополнительно ООО вправе иметь:

• Сокращенное фирменное наименование на русском языке. При этом сокращенное фирменное наименование должно содержать полное или сокращенное наименование ООО, а также аббревиатуру «ООО».
• Полное и (или) сокращенное фирменное наименование на языках народов РФ.
• Полное и (или) сокращенное фирменное наименование на иностранных языках.
• Фирменное наименование ООО может включать иноязычные заимствования на русском языке, за исключением обозначения организационно-правовой формы или её аббревиатуры.

В итоге суммарно ООО может иметь около 6 наименований (полное и сокращённое на русском, полное и сокращённое на иностранном языке, полное и сокращённое на языке народа РФ). Основным фирменным наименованием ООО является только полное наименование на русском языке. Пример:

В отдельных случаях закон устанавливает необходимость содержания в фирменном наименовании ООО указания на его деятельность (к примеру, при осуществлении страховой деятельности, в отношении платежных систем, ломбардов).

Кроме того, стоит обратить внимание на ограничения по использованию слов «Россия», «Российская Федерация», «Олимпийский», «Паралимпийский», «Москва», «Московский».

ШАГ 3. Выбираем юридический адрес

Перед регистрацией необходимо определиться с . Получить юридический адрес можно тремя способами:

1. снять/арендовать помещение;
2. купить адрес у компании, предоставляющей юридические адреса для регистрации на них ООО. Юридические адреса в Москве можно приобрести и в нашем сервисе:

1. (это абсолютно законно, если по этому адресу прописан учредитель или будущий директор общества с ограниченной ответсвенностью).

Какой бы способ вы не выбрали, вам необходимо будет приложить к вашим регистрационным документам подтверждение о том, что у вас есть адрес (закон этого не требует, однако у регистрирующих органов это негласная установка). В первых двух случаях вам необходимо будет приложить от собственника адреса либо управляющей компании, содержащее информацию о том, что указанный адрес будет вам предоставлен по факту успешной регистрации ООО. Дополнительно в письме должны быть указаны необходимые контактные данные собственника или управляющей компании, чтобы сотрудники регистрирующего органа могли связаться с ним/ней и перепроверить этот факт.

При регистрации ООО на домашний адрес руководителя либо одного из учредителей кроме копии паспорта с пропиской вам потребуются:

• копия свидетельства о праве собственности на квартиру;
• с регистрацией вашего ООО по данному адресу.

Если вы всё же хотите арендовать помещение либо купить адрес, то обязательно проверьте адрес на предмет массовой регистрации юридических лиц. Эту проверку вы можете осуществить в .

ШАГ 4. Определяемся с кодами деятельности

Если вы решили начать свой бизнес, значит знаете, чем именно вы и ваше ООО будет заниматься. Всё, что теперь остаётся сделать, это подобрать соответствующие коды деятельности из . Данный классификатор представляет собой иерархический список, сгруппированный по направлениям.

Заявление на регистрацию ООО позволяет внести 57 кодов видов деятельности на одну страницу, поэтому вы можете внести как актуальные коды деятельности, так и планируемые когда-либо в будущем. Однако не перебарщивайте с количеством, т.к. дополнительные, но не нужные вам коды могут привести к увеличению отчислений в ФСС, расчёт которых зависит от класса профессионального риска по каждому коду.

В заявлении на регистрацию указывают только те коды, которые содержат 4 и более цифр. Вы должны выбрать один из кодов ОКВЭД в качестве основного (по которому ожидаете получение основного дохода), а остальные будут дополнительными. Наличие нескольких кодов не обязывает вас вести по ним деятельность.

Отнеситесь внимательно к подбору кодов, так как часть из них соответсвует , часть - видам деятельности, которыми нельзя заниматься на льготных налоговых режимах. Тем, кто не уверен в выборе видов деятельности, рекомендуем воспользоваться нашей бесплатной услугой подбора кодов ОКВЭД.

ШАГ 5. Определяемся с размером уставного капитала ООО

Минимальный размер уставного капитала ООО составляет 10000 рублей. Тем не менее, для ряда деятельностей законом установлены . Срок внесения уставного капитала - 4 месяца со дня регистрации ООО.

Уставный капитал в минимальном размере с сентября 2014 года можно вносить только деньгами (п. 2 ст. 66.2 ГК РФ). Дополнительно к уже внесенной денежной сумме в 10000 ру блей, уставный капитал можно внести в имущественной форме. Вносить капитал в неденежной форме необязательно, можно вносить капитал только в денежной форме или вообще ограничиться только минимальной суммой. Смысл нового требования ГК РФ в том, чтобы уставный капитал ООО не ограничивался только каким-либо имуществом, а обязательно имел и денежное выражение.

Если учредителей несколько, то надо избегать таких размеров уставного капитала, из-за которых возникают доли с бесконечной дробной частью. Например, невозможно зарегистрировать 3 учредителей с долями 1/3 каждая при размере уставного капитала 10 000 рублей, т.е. доля каждого будет 3333,(3), а их общая сумма не даст 10 000 рублей. В этом случае надо выбирать уставный капитал 12 000 и т.д., т.е. кратный трём.

ШАГ 6. Подготавливаем решения единственного учредителя или протокола собрания

Если вы единственный учредитель ООО, то вам необходимо подготовить решение об учреждении ООО. В решении необходимо:

1. утвердить наименование ООО (полное, сокращённое, на других языках);
2. указать адрес местоположения ООО;
3. определить размер уставного капитала и способы его вноса и оплаты;
4. утвердить устав ООО;
5. назначить на должность руководителя ООО либо себя, либо стороннего человека, указав его должность и срок полномочий.

Если учредителей двое и более, тогда необходимо провести общее собрание учредителей ООО, обсудить на них следующий перечень вопросов:

1. учреждение ООО и утверждение его организационно-правовой формы;
2. утверждение наименования и места нахождения ООО;
3. утверждение размера уставного капитала, размера и номинальной стоимости долей учредителей Общества, порядка и срока оплаты долей учредителей ООО в уставном капитале;
4. утверждение устава ООО;
5. назначение руководителя ООО;
6. утверждение ответственного за государственную регистрацию ООО.

По каждому вопросу необходимо провести голосование, причём по каждому вопросу голосование должно быть единогласным. По результатам собрания участниками собрания подписывается протокол собрания, по одному экземпляру каждому участнику, один экземпляр для ООО и один экземпляр для регистрирующего органа (можно подписать ещё по одному для банка, нотариуса и на всякий случай).

Сервис подготовки документов для регистрации ООО и ИП, а также сами документы
предоставляются абсолютно бесплатно в любом количестве и без каких-либо ограничений

Встроенный в портал сервис по бесплатной подготовке полного комплекта документов для регистрации ООО автоматически подготовит вам либо решение, либо протокол в зависимости от количества учредителей ООО.

ШАГ 7. Подготавливаем договор об учреждении

Договор об учреждении ООО нужен только в случае нескольких учредителей. Договор об учреждении не является учредительным документом, т.к. регулирует только те договорённости, которые возникли между учредителями при учреждении ООО (т.е. до появления ООО), например:

• порядок совместной деятельности по учреждению ООО;
• размер уставного капитала ООО;
• размер долей учредителей, порядок и сроки их оплаты;
• ответственность учредителей за невыполнение взятых на себя обязательств.

Сервис подготовки документов для регистрации ООО и ИП, а также сами документы
предоставляются абсолютно бесплатно в любом количестве и без каких-либо ограничений

Встроенный в портал сервис по бесплатной подготовке полного комплекта документов для регистрации ООО автоматически подготовит вам договор об учреждении, если в ООО более 1 учредителя.

ШАГ 8. Подготавливаем устав ООО

Рекомендуем вам сразу при подготовке Устава внести в него положение о том, что подтверждение принятия решения общим собранием участников, а также состав участников, присутствовавших при этом, будет происходить не в нотариальной форме, а в другом разрешенном законом порядке (см.п.3 ст. 67.1 ГК РФ).

Сервис подготовки документов для регистрации ООО и ИП, а также сами документы
предоставляются абсолютно бесплатно в любом количестве и без каких-либо ограничений

Встроенный в портал сервис по бесплатной подготовке полного комплекта документов для регистрации ООО автоматически подготовит вам устав со всеми необходимыми данными.

ШАГ 9. Заполняем заявление на регистрацию ООО по форме Р11001

Ключевым документом при регистрации ООО является заявление по форме Р11001. Именно из-за ошибок в заполнении этого заявления регистрирующий орган даёт наибольшее количество отказов в регистрации.

Заявление заполняется либо вручную, либо на компьютере с помощью соответствующего программного обеспечения или сервиса. Заполнять заявление частично на компьютере, частично вручную нельзя.

Обратите внимание: с 29 апреля 2018 года в заявлении на регистрацию заявитель должен указывать свой электронный адрес. Документы, подтверждающие факт регистрации (лист записи ЕГРИП или ЕГРЮЛ, устав с отметкой ИФНС, свидетельство о постановке на налоговый учет), направляются инспекцией не в бумажном виде, как раньше, а в электронном. Бумажные документы, в дополнение к электронным, можно будет получить только по запросу заявителя.

Мы крайне не рекомендуем заполнять заявление вручную, т.к. это может привести к достаточно большому количеству ошибок в связи с незнанием или несоблюдением всех требований к заполнению заявления. Если вы всё же решились на ручное заполнение, то мы настоятельно рекомендуем вам ознакомиться с

Для заполнения заявления с помощью соответствующего программного обеспечения или сервиса мы рекомендуем:

Заполненное заявление необходимо подписать всеми заявителями-учредителями либо в присутствии нотариуса, либо непосредственно регистрирующем органе при подаче документов. Для подписания заявления у нотариуса потребуется предоставить нотариусу следующие документы по ООО: решение и устав либо протокол собрания учредителей, договор об учреждении и устав, а также документы, удостоверяющие личность заявителей.

Если учредителей несколько, то каждый учредитель должен расписаться на своём листе заявителя в присутствии нотариуса. После этого заявление должно быть пронумеровано и сшито нотариусом. Аналогичным образом можно подписать заявление всеми заявителями непосредственно в присутствии сотрудника регистрирующего органа при подаче документов на регистрации ООО.

Сервис подготовки документов для регистрации ООО и ИП, а также сами документы
предоставляются абсолютно бесплатно в любом количестве и без каких-либо ограничений

ШАГ 10. Оплачиваем госпошлину за регистрацию ООО

С 2019 года заявители, которые направляют документы на регистрацию ООО через сайт ФНС или портал госуслуг, освобождаются от уплаты госпошлины (ст. 333.35 НК РФ). Однако это возможно только при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи.

Вы можете подготовить квитанцию для оплаты госпошлины за регистрацию ООО следующим образом:

1. заполнить бланк квитанции вручную. Для этого вам понадобиться узнать реквизиты вашего регистрирующего органа. Узнать реквизиты можно на сайте ФНС или непосредственно в вашем регистрирующем органе;
2. или воспользоваться сервисом ФНС по формированию квитанции на оплату госпошлины за регистрацию ООО ;

Обращаем ваше внимание на следующее:

1. дата оплаты квитанции должна идти следом за датой подписания протокола/решения о создании ООО, но не ранее.

если учредителей ООО несколько, то на практике чаще всего происходит так, что подписывает и оплачивает квитанцию учредитель, уполномоченный на проведение регистрационных действий. Но, если следовать букве закона, то п. 2 ст. 333.18 НК РФ указывает на то, что «в случае, если за совершением юридически значимого действия одновременно обратились несколько плательщиков, государственная пошлина уплачивается плательщиками в равных долях». То есть, если, например, учредителей двое, то каждый из них должен от своего имени оплатить квитанцию по 2000 рублей, если четверо - то по 1000 рублей и т.д.

Дополнительно ФНС выпустила письмо от 08.08.13 № 03-05-06-03/32177, в котором объясняет, что за государственную регистрацию юридического лица, создаваемого тремя учредителями, должна быть уплачена государственная пошлина каждым учредителем в размере 1/3 от 4000 рублей. И хотя на практике отказы в регистрации ООО по такой причине единичны, тем не менее, любая налоговая инспекция может принять это письмо как руководство к действию.

При этом, сервис формирования квитанций по уплате госпошлины на самом сайте ФНС не позволяет выбрать иную сумму, кроме 4000 рублей. В этом случае рекомендуем вам сформировать квитанцию с полной суммой госпошлины, а потом, если есть такая необходимость, отредактировать, то есть изменить сумму к уплате. Или же можно узнать реквизиты и заполнять квитанции вручную.

Что делать, если вы получили отказ в регистрации ИП или ООО? С 1 октября 2018 года заявитель может снова подать документы на регистрацию ИП или ООО . Обратиться в ИФНС надо в течение трех месяцев после вынесенного решения об отказе, причем, сделать это можно только один раз.

ШАГ 11. Выбираем систему налогообложения

Система налогообложения - это порядок уплаты налогов, то есть денежных отчислений, которые лицо, получающее доход, отдаёт государству. Если вы хотите, чтобы ваша предпринимательская деятельность была как можно эффективнее в финансовом плане, вам следует очень ответственно отнестись к этому выбору, ведь такая ошибка может очень дорого обойтись начинающему предпринимателю и загубить на старте даже самую перспективную бизнес-идею.

Подробнее ознакомиться с особенностями налоговых режимов вы можете самостоятельно в статье " ". Или, оставив заявку на бесплатную часовую консультацию специалистов, которые подскажут, какой налоговый режим подойдет именно вам, исходя из специфики выбранной деятельности и региона.

Самой популярной системой налогообложения у начинающих бизнесменов явлется УСН. Если вы используете наш сервис для подготовки полного комплекта документов для регистрации ООО, то на 9 шаге вы можете выбрать УСН 6% или 15%, и сервис подготовит вам уведомление о переходе на УСН вместе с остальными документами.

Сервис подготовки документов для регистрации ООО и ИП, а также сами документы
предоставляются абсолютно бесплатно в любом количестве и без каких-либо ограничений

ШАГ 12. Возьмём паузу и посчитаем полученные документы

Это основные документы, которые вам нужны для совершения регистрационных действий. Дополнительно могут потребоваться:

1. уведомление о переходе на УСН (опционально) - 2 экз., но некоторые ИФНС требуют 3 экз.;
2. документы, подтверждающие право собственности на квартиру (если регистрация ООО производится по домашнему адресу руководителя либо учредителя) - 1 экз.;
3. нотариальное засвидетельствованное согласие жильцов квартиры на регистрацию, если регистрация ООО осуществляется на домашний адрес (на квартиру) - 1 экз.;
4. нотариально заверенная доверенность на подачу документов (на случай, если подаёт не заявитель);
5. нотариальный перевод документов .

ШАГ 13. Подписываем и прошиваем документы

Часть перечисленных выше документов необходимо подписать и прошить, если в них больше одной страницы. На обратной стороне прошивки на кусочке бумаги, которым заклеивается узел нитки либо скрепки, необходимо указать: "Всего прошито и пронумеровано <число> (число прописью) листов. <ФИО заявителя, ответственного за регистрацию ООО>: <здесь подпись>".

Желательно, чтобы подпись лица, ответственного за регистрацию (заявителя), немного зашла за края прошивки.

* - если учредителем ООО является другое юридическое лицо в лице её руководителя (либо иного уполномоченного лица), то подписант от юридического лица-учредителя ставит подпись и печать(!).

ШАГ 14. Подготавливаем доверенность на подачу и получение документов

Если у заявителя нет возможности подать документы в регистрирующий орган или получить их обратно, то необходимо подготовить доверенность, а также внести некоторые корректировки в заявление на регистрацию ООО:

Для подачи документов не заявителем необходимо заверить у нотариуса на доверенное лицо на представление интересов заявителя в регистрирующем органе.

Для получения документов не заявителем необходимо:

1. заранее заполнить соответствующую клеточку в заявление на регистрации ООО на странице первого заявителя (лист Н, страница 3) перед подписью заявителя значением 2 («выдать заявителю или лицу, действующему на основании доверенности») вместо 1 («выдать заявителю»);
2. выписать на доверенное лицо нотариальную доверенность на представление интересов заявителя в регистрирующем органе (если в заявлении стоит 2, то получить документы можно только по нотариальной доверенности).

ШАГ 15. Проверяем и подаём документы на регистрацию

Подпишите заявление у нотариуса, оплатите госпошлину за регистрацию, соберите полный комплект документов и направьте их в регистрирующий орган в вашем городе. Если заявители подают документы на регистрацию в налоговый орган лично, то нотариальное заверение не требуется. Дополнительно мы рекомендуем ознакомиться с .

Соблюдение всех перечисленных выше правил поможет Вам не допустить досадных ошибок при регистрации ООО, но зачастую региональные налоговые органы могут предъявлять специфические требования, не указанные в явном виде в законодательстве, поэтому специально для наших пользователей теперь доступна услуга бесплатной проверки документов для регистрации бизнеса специалистами 1С:

Подав документы в регистрирующий орган, не забудьте получить у его сотрудника расписку с перечнем всех поданных вами документов.

ШАГ 16. Получаем долгожданные документы

Срок регистрации ООО в 2019 году составляет не более 3 рабочих дней. В случае успешной регистрации ИФНС направляет на e-mail заявителя следующие документы в электронном виде:

• лист записи Единого государственного реестра юридических лиц по форме № Р50007;
• свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе;
• устав с отметкой регистрирующего органа.

Внимание! Получив документы, необходимо внимательно проверить данные, указанные в выписке из ЕГРЮЛ. В случае обнаружения ошибок необходимо обратиться к сотруднику, выдавшего вам документы, для составления протокола разногласий. Если ошибки были допущены по вине регистрирующего органа, то они будут оперативно, а главное бесплатно исправлены. Более позднее выявление ошибок может повлечь их исправление через платную процедуру внесения изменений в сведения об ООО.

ШАГ 17. После регистрации

Если регистрация прошла успешно, а мы в этом не сомневаемся, то примите наши поздравления! Всё, что теперь остаётся вам сделать, это:

• обеспечить ;
• подписать ;
• при необходимости создать и зарегистрировать .

Вам понадобится

• - решение учредителей;
• - 2 экземпляра Устава, пронумерованных, прошитых и скрепленных подписью учредителей;
• - свидетельство о регистрации права собственности на недвижимость или гарантийное письмо;
• - заявление о государственной регистрации юридического лица при создании, нотариально заверенное;
• - квитанция об уплате государственной пошлины.

Инструкция

Изначально начинать нужно с планирования будущей предпринимательской деятельности. Существует много нюансов по получению лицензий, трудоустройства, налогообложения, ведения бухгалтерского учета, которые целесообразно изучить и учесть при выборе формы предприятия. После чего необходимо подготовить проект Устава. Он должен соответствовать требованиям ГК РФ и Федеральным законам.

Очень важно определиться с местом расположением. Один из учредителей может предоставить помещение для работы предприятия, в этом случае необходимо в налоговую инспекцию предоставить копию свидетельства о регистрации права собственности на данное помещение. Если в планах арендовать помещение в налоговую предоставляется гарантийное письмо собственника помещения о том, что он обязуется предоставить помещение в аренду, и копию свидетельства о регистрации права собственности на указанное в гарантийном письме помещение. Налоговая инспекция проверяет гарантийные письма, поэтому необходимо к этому отнестись ответственно и предоставить реальные сведения. Иначе можно получить отказ в регистрации.

Юридическое лицо может создать один или несколько человек. Если один, то свое решение он должен оформить как решение единственного учредителя, если учредителей несколько, то составляется протокол общего собрания учредителей. В любом случае, эти документы должны содержать сведения:
- об организационно-правовой форме создаваемого юридического лица;
- о названии;
- о юридическом адресе;
- о формировании и размере уставного капитала, кто из учредителей сколько вносит и в каком виде. Если уставной капитал вносится имуществом, необходимо его оценка независимым экспертом;
- о согласовании Устава юридического лица.

Следующим шагом является составление заявление по форме Р11001 - это универсальная форма заявления о государственной регистрации юридического лица, в которую вносятся сведения о форме создаваемого предприятия, о его названии, юридическом адресе, об учредителях (физическое или юридическое лицо, их данные и размер долей в уставном капитале), код экономической деятельности и другие сведения. Заполнять и подавать нужно те листы и в том количестве, которые необходимы для конкретного случая.
Важно: это заявление подписывается одним из учредителей в присутствии нотариуса, о чем нотариус делает отметку, затем все листы прошиваются и скрепляются под подписью нотариуса.

За регистрацию юридических лиц государство берет пошлину в размере 4 000 рублей. Платежные реквизиты можно узнать в налоговой инспекции, которая будет проводить регистрацию, то есть по юридическому адресу создаваемого юридического лица. Квитанцию необходимо предоставить при подаче общего пакета документов.

Полный пакет документов для регистрации ООО: какие документы нужны для открытия ООО в 2018 году.

По ссылкам доступны для скачивания бланки документов. Также Вам могут понадобиться документы, которые не являются обязательными, но могут быть затребованы налоговой (например, ). Все примеры заполнения документов для ООО подготовлены с помощью бесплатного онлайн-сервиса , шаблоны принадлежат им.

Юридическому лицу не нужно подавать заявление налогоплательщика, чтобы получить . Согласно статье 84 НК РФ инспекция, зарегистрировавшая юридическое лицо, обязана выдать этот документ сразу после регистрации.

Форма Р11001

Заявление на регистрацию ООО можно назвать главным документом в списке: в нем указана вся необходимая информация о будущей организации. Название юридического лица, виды деятельности, информация об учредителях, юридический адрес — все это вносится в Р11001. Обратите внимание — заявление проверяет машина. Оформляя форму на компьютере, не делайте в ней правки от руки, скорее всего, такой документ не пройдет проверку. Заполнить форму Р11001 можно бесплатно в одном из онлайн-сервисов, внести правки можно там же, не перепечатывая заявление.

Учредительные документы ООО

Всё о процедуре создания своего бизнеса в нашей статье:

Работа отдела кадров в первую очередь связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен.Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых Вы можете посмотреть в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).

Все документы можно разделить на несколько групп, которые мы бы рекомендовали при ведении кадрового делопроизводства:

1. Локальные нормативные акты:

2. Организационные документы:

3. Документы по учету кадров и оформлению трудовых отношений:

Светлана Домкина, менеджер отдела кадрового администрирования

Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с трудовыми инспекторами.

Регулирование трудовых отношений в соответствии с Конституцией Российской Федерации осуществляется трудовым законодательством (включая законодательство об охране труда) и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, в том числе локальными нормативными актами предприятия. Однако в настоящее время организациям предоставлены широкие возможности для самостоятельного регулирования вопросов организации труда работников и его оплаты. Систему оплаты труда, размеры тарифных ставок, окладов, премий и вознаграждений организация вправе определять самостоятельно. И все же основным документом, содержащим общие принципы регулирования трудовых правоотношений, является Трудовой кодекс, в котором установлены предельные нормы в отношении условий труда и его оплаты. На основании установленных Кодексом норм трудовых отношений на предприятии разрабатываются и утверждаются локальные нормативные акты.

Примечание . Напомним, что при разработке и утверждении указанных документов следует иметь в виду, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, являются недействительными. В таких случаях применяются законы или иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права (ст. 8 ТК РФ).

Коллективные договоры, соглашения, а также трудовые договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленных трудовым законодательством. Если такие условия включены в коллективный договор, соглашение или трудовой договор, то они не могут применяться (ст. 9 ТК РФ).

Рассмотрим более подробно три из перечисленных локальных актов, разрабатываемых на предприятии: правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и штатное расписание.

Правила внутреннего трудового распорядка
Правила внутреннего трудового распорядка (далее - Правила) - локальный нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений в организации (ст. 189 ТК РФ).
Правила должны быть разработаны в соответствии с Кодексом и распространяться на всех работников предприятия (ст. ст. 15, 56 ТК РФ).
Необходимо также отметить, что законы, которые устанавливают специфические требования к определенным видам деятельности, а также уставы предприятий оказывают специфическое влияние на формирование локальных актов (в том числе и на правила внутреннего трудового распорядка). Например, частной детективной и охранной деятельности.

Перечислим, в каких статьях Трудового кодекса оговорены отдельные положения Правил:
- основные права и обязанности работника и работодателя (ст. ст. 21 и 22 ТК РФ);
- режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ);
- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);
- порядок введения суммированного учета рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
- время предоставления перерыва для отдыха и питания и его конкретная продолжительность (ст. 108 ТК РФ);
- предоставление выходных дней в различные дни недели в организациях, приостановка работы в которых в выходные дни невозможна (ст. 111 ТК РФ);
- предоставление ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
- порядок, место и сроки выплаты заработной платы (ст. 136 ТК РФ);
- виды поощрений (ст. 191 ТК РФ).

Пример 1. Специфика охранных предприятий такова, что работники, выполняя охранные услуги, могут работать по различным временным промежуткам. Охрана в соответствии с заключаемыми договорами может быть и круглосуточной, и на различное количество часов, и в дневное, и в ночное время и т.д. Поэтому, чтобы составить полные правила внутреннего трудового распорядка, необходимо проработать все заключаемые договоры на охрану и выявить все возможные смены. Например, 24 часа с оружием, 24 часа без оружия, 12 часов с оружием днем, 12 часов без оружия ночью, работа в три смены по 8 часов и т.д.
Это необходимо для того, чтобы правильно распределить время начала и окончания работы, время отдыха (ст. 108 ТК РФ) и время технологических перерывов (ст. 109 ТК РФ).

Очевидно, что в правилах внутреннего трудового распорядка охранного предприятия работники будут поделены, по крайней мере, на две категории:
- работающие по режиму пятидневной рабочей недели;
- работающие в смену.

Для тех, кто работает по режиму пятидневной рабочей недели, может быть установлен, например, такой режим работы:
- начало работы в 09-00;
- окончание работы в 18-00;
- обеденный перерыв с 13-00 до 14-00.

Для тех, кто работает в смену, может быть установлен, например, такой режим работы:
- начало работы в 08-00;
- окончание работы в 08-00 следующего дня;
- обеденный перерыв с 13-00 до 15-00;
- технологические перерывы через каждые 3 часа по 10 мин.

Здесь при составлении режима необходимо обязательно проработать все варианты охраны с оружием и порядок передачи оружия в соответствии с приказами органов (МВД России), контролирующих эту часть деятельности охранных предприятий.

Отметим, что Правила утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации и, как правило, являются приложением к коллективному договору.

Правила должны содержать раздел "Рабочее время", который может включать следующие составные элементы:
- вид и продолжительность рабочей недели;
- продолжительность ежедневного рабочего времени;
- график рабочего дня;
- работа в ночное время;
- работа в выходные и праздничные дни;
- работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени.
В соответствии с Правилами работник должен выполнять трудовые обязанности в течение рабочего времени. В него включаются не только периоды, когда работник непосредственно исполняет трудовые функции. Эти периоды стороны определяют сами. Например, время приема-передачи смены, получение оружия и т.д.

Положение об оплате труда
Положение об оплате труда (далее - Положение) - локальный нормативный акт организации, который утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
Положение об оплате труда также должно быть разработано в соответствии с Кодексом. Однако, как и в случае с правилами внутреннего трудового распорядка, отраслевые законы могут устанавливать специфические требования к видам деятельности.
В Положении организация должна прописать систему оплаты и стимулирования труда, в том числе повышение оплаты за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу и в других случаях (ст. 135 ТК РФ). Как было замечено выше, условия оплаты труда, определенные локальными нормативными актами, не могут ухудшать положение работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативно-правовыми актами.
Должностные оклады (тарифные ставки) администрация устанавливает в соответствии с должностью и квалификацией работника и с утвержденным штатным расписанием. Штатное расписание, по сути, является неотъемлемой частью положения об оплате труда, о котором мы расскажем чуть ниже.
В Положении необходимо предусмотреть порядок обеспечения повышения уровня реального содержания заработной платы путем индексации заработной платы в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги.

При формировании Положения работодателю следует установить конкретные размеры повышенной оплаты труда. Это необходимо для случаев выполнения работы в условиях, отличающихся от нормальных. Например, в повышенном размере должна производиться:
- оплата труда работников, занятых на тяжелых работах, работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда (ст. 147 ТК РФ);
- оплата труда работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями (ст. 148 ТК РФ);
- оплата труда в ночное время (ст. 154 ТК РФ);
- оплата труда в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ);
- оплата сверхурочных работ (ст. 152 ТК РФ).

МРОТ
Минимальный размер оплаты труда (далее - МРОТ) устанавливается одновременно на всей территории России федеральным законом и не может быть ниже размера прожиточного минимума трудоспособного человека (ст. 133 ТК РФ). Кстати, месячная зарплата работника, отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего свои трудовые обязанности, не может быть ниже МРОТ.
Как следует из ст. 133 Трудового кодекса, основой для определения МРОТ является величина прожиточного минимума трудоспособного человека. При этом предполагается поэтапное повышение МРОТ до уровня прожиточного минимума. Размер МРОТ установлен Законом от 19.06.2000 N 82 "О минимальном размере оплаты труда". В соответствии со ст. 1 Закона с 1 мая 2006 г. его размер составляет 1100 руб. в месяц.

Система премирования
Для усиления материальной заинтересованности работников в выполнении планов и договорных обязательств, повышения эффективности производства и качества работы на предприятиях и в организациях может вводиться система премирования.
Показатели премирования и материального стимулирования организация конкретизирует в Положении. Хотя при желании работодатель может разработать и утвердить у себя в организации два отдельных документа - положение об оплате труда и положение о материальном стимулировании, разграничив в каждом из них расходы на оплату труда за фактически отработанное время и расходы на материальное стимулирование труда сотрудников.
Стимулирование труда - это вознаграждения и премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные показатели (сложность работы, добросовестное и качественное выполнение должностных обязанностей), вознаграждение за выслугу лет. Премирование возможно только при достижении определенных производственных показателей.
Производственные показатели премирования могут пересматриваться по мере необходимости по согласованию с представительным органом работников.

Пример 2 . В зависимости от области, в которой работает организация, руководство может установить свои показатели премирования. Например, если это частное охранное предприятие, то к таким факторам можно отнести:
- надлежащее исполнение работником обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией;
- своевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества как охранного предприятия, так и его заказчика;
- качественное выполнение служебных заданий;
- обеспечение безопасности охраняемых объектов;
- интенсивность труда;
- особый режим работы (выполнение обязанностей, связанных с риском для жизни, обращением с огнестрельным оружием и спецсредствами);
- сложность работы, характеризующая сложность охраняемого объекта.

Кроме того, рекомендуем выплачивать дополнительное вознаграждение за выслугу лет (надбавка за стаж работы по специальности). Его выплата будет стимулировать привлечение квалифицированных специалистов, а также поможет снизить текучесть кадров.

Налогообложение
Устанавливая перечень расходов на премирование и материальное стимулирование, очень важно согласовывать их названия со ст. 255 Налогового кодекса. Расходы могут быть приняты для целей налогообложения налогом на прибыль, но только в той части, которая поименована в этой статье. Например:
- премии за производственные результаты (п. 2 ст. 255 НК РФ);
- надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели (п. 2 ст. 255 НК РФ);
- единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством РФ (п. 10 ст. 255 НК РФ); а также
- любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, выплачиваемых на основании трудовых договоров (п. 21 ст. 270 НК РФ).

Депремирование
В Положении организации необходимо предусмотреть и основания для депремирования сотрудников. Под ним понимается снижение размера премии или лишение премии в полном размере коллективов структурных подразделений организации, а также конкретных работников. В зависимости от значимости производственного упущения, повлекшего за собой причинение предприятию убытков, премия может не выплачиваться в полном размере или выплачиваться в определенном проценте от суммы, подлежащей выплате.
В перечень производственных упущений, за которые работники могут лишиться премии полностью или частично, очевидно, можно включить:
- случаи применения мер дисциплинарного взыскания (замечание, выговор, перевод на нижеоплачиваемую работу);
- упущения, связанные с обязанностями работника, предусмотренными должностной инструкцией, неисполнение или ненадлежащее исполнение работником своих обязанностей;
- нарушения правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной защиты; грубое нарушение требований охраны труда, производственной санитарии;
- невыполнение приказов и распоряжений руководства и других организационно-распорядительных документов предприятия;
- несвоевременное проведение мероприятий по выявлению и предотвращению угроз безопасности объектов и имущества компании;
- ненадлежащее хранение вверенных материальных ценностей;
- за нарушение инструкций, допущенное непосредственно работником, приведшее к несчастному случаю или создавшее условия, угрожающие жизни людей, а также за самовольный уход с рабочего места (поста);
- прогул, а также появление на работе в нетрезвом состоянии либо отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более 3-х часов непрерывно или суммарно в течение рабочего дня, распитие спиртных напитков в рабочее время;
- совершение хищения; утрата, повреждение и причинение ущерба имуществу предприятия или иное причинение ущерба виновными действиями работника.

Штатное расписание
Любая организация, прежде чем нанимать работников, должна составить и утвердить штатное расписание. Однако об этом необходимом элементе трудовой документации часто забывают, а некоторые руководители прямо заявляют, что штатное расписание им не нужно. Раньше при плановой экономике штатное расписание "спускалось сверху" в каждую организацию. Впрочем, для ряда компаний, учрежденных для обслуживания собственных предприятий, этот принцип остался. И это понятно. Формируя свое обслуживающее предприятие, хозяин оценивает объем услуг, которые ему нужны, и формирует необходимую численность создаваемой организации.
В Трудовом кодексе нет отдельных статей о штатном расписании, которое должно быть в каждой организации. Однако приведем веские аргументы в его пользу. Во-первых, в ст. 57 Трудового кодекса прямо сказано, что в трудовом договоре наименование должности работника, его специальности, профессии с указанием квалификации производится в соответствии со штатным расписанием организации.

Во-вторых, составление штатного расписания позволяет определиться с количеством работников, необходимым для выполнения предстоящего объема работ, денежными суммами на содержание работников и со структурой самой организации.

В-третьих, ссылки на необходимость штатного расписания можно встретить во многих нормативно-правовых актах, в том числе регулирующих вопросы налогообложения. В некоторых случаях оно может подтвердить обоснованность применения льгот по налогам и отнесения расходов на себестоимость продукции (работ, услуг). Таким образом, при проверке налоговые органы могут потребовать представить штатное расписание.
Штатным расписанием называется внутренний акт организации, в котором зафиксирована ее структура, штатный состав и штатная численность. В нем содержится перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание - документ обезличенный, в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники же назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Если у компании есть филиалы или представительства, то она может сделать либо одно штатное расписание на организацию, либо на каждое подразделение свой документ. Руководитель филиала действует, как правило, по доверенности, выданной гендиректором головной фирмы. Таким образом, полномочия начальника утверждать штатное расписание в филиале могут быть закреплены в этой доверенности или в учредительных документах организации.

Преимущества документа
Основное назначение штатного расписания состоит не только в том, чтобы напоминать руководителю, сколько у него остается вакансий (в случае необходимости приема новых работников штатное расписание можно изменить или дополнить), а еще и в том, чтобы в случае увольнения какого-либо работника по п. 2 ст. 81 Трудового кодекса (сокращение численности или штата работников) иметь возможность доказать в суде, что у организации не было возможности трудоустроить этого работника, что увольнение было законным и не была нарушена норма о преимущественном праве на оставление на работе (ст. 179 ТК РФ).
Отметим, что даже в небольших организациях зачастую возникает необходимость в увольнении работников по указанной норме, и в случае возникновения трудового спора судья первым делом потребует штатное расписание. Если выясняется, что у ответчика такого документа нет или он составлен в спешке специально для этого суда и не отражает реальной численности и профессиональной специализации работников, то выиграть такой спор ответчику будет очень сложно.

"Вилка" в окладах
Много споров возникает о наличии так называемой "вилки" в окладах. "Вилка" - это введение по определенной должности не твердого оклада, а минимального и максимального его размера. Правильно ли отражать ее в штатном расписании? В тех организациях, где это практикуют, конкретный размер зарплаты работнику при приеме на работу устанавливается приказом руководителя исходя из пределов, которые зафиксированы в штатном расписании, и обязательно закрепляется в трудовом договоре.

Должность реальная или виртуальная
Еще один актуальный вопрос при составлении штатного расписания впервые: отражать ли в нем только те должности, которые есть на предприятии в данный момент, или можно предусмотреть штатные единицы на ближайшее будущее? Разумеется, предусматривать вакансии необходимо, поскольку работодатель не может принимать новых работников, если в штатном расписании нет вакантных должностей.
Все работающие в организации сотрудники, должности которых предусмотрены штатным расписанием, являются штатными работниками. Причем штатными будут считаться и те, для кого это основное место работы, и совместители, если их должность есть в расписании.

Изменения в штатном расписании
Штатное расписание изменяется в соответствии с приказом руководителя организации. Кроме переименования должностей, установления другого оклада и т.п. в трудовом законодательстве РФ есть отдельные процедуры, которые также предполагают трансформацию штатного расписания. Например, при изменении (сокращении) численности или штата работников (ст. 180 ТК РФ). При этом издается приказ о внесении изменений в штатное расписание (см. пример 3), который вместе с утвержденным и подписанным оригиналом и новым расписанием может служить доказательством того, что сокращение действительно произошло. С изменениями в штатном расписании необходимо ознакомить тех работников, которых это касается.
Форма штатного расписания унифицирована (N Т-3) и утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В организации штатное расписание утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным лицом.

Пример 3.
Общество с ограниченной ответственностью "Шериф"

15.04.2006 N 145-к

Г. Казань
О внесении изменений
в штатное расписание

В связи с увеличением объема оказываемых охранных услуг на основании вновь заключенных договоров и увеличением объема работ

Приказываю:
1. Ввести с 01.07.2006 в штатное расписание ООО "Шериф", утвержденное приказом генерального директора от 25.12.2004 N 234, следующие единицы:
- охранников в количестве 25 единиц с окладом в соответствии с действующим штатным расписанием;
- бухгалтера с окладом 15 000 руб.
2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Галинову Марию Алексеевну.

Генеральный директор А.И.Фадеев
Печать ООО "Шериф"

В форме предусмотрен реквизит "Личная подпись главного бухгалтера". Исходя из Закона о бухгалтерском учете, в случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций (Письмо Минфина России от 19.05.2005 N 07-05-04/11).

Штатный список (расстановка)
Существуют еще такие понятия, как штатные расстановки или штатный список. В них указывают, какие утвержденные в штатном расписании единицы заняты принятыми работниками, а какие пока остаются вакантными. Безусловно, руководителю любого структурного подразделения и тем более работнику отдела кадров этот документ поможет в работе. Каких-либо форм для штатных расстановок или штатных списков законодательством не предусмотрено, поэтому необходимо утвердить этот документ в учетной политике предприятия. Например, он может выглядеть так.

Пример 4.

Читать также

• Если сотрудник не появляется на работе

  У нас есть сотрудник, который не появляется на работе уже больше трех месяцев. На телефонные звонки, письма и телеграммы он не отвечает. Дома дверь не открывают. Можем ли мы его уволить? Если да, то по какой статье?

Статьи этого раздела

• Как организовать проверку кандидатов для микробизнеса без аутсорса?

  Эффективность деятельности микробизнеса напрямую связана с высокой трудовой мотивацией сотрудников. Поэтому так важно грамотно подбирать и проводить проверку кандидатов. Рассказываем, как решить эту задачу самостоятельно, без обращения к кадровым специалистам на аутсорсе.

• Что надо знать о приеме на работу подростков?

  Сегодняшняя молодежь часто начинает работать еще в школьном возрасте, желая стать независимыми. Они проходят стажировку, обучение и потом устраиваются на работу. Что важно знать в начале карьеры и какие риски надо учитывать работодателям?
  Прием на работу подростков таит немало трудностей. Трудовое право устанавливает четкие требования, которые должен соблюдать работодатель, но на них часто не обращают внимание.

• Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать

  Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?

• Удержания по исполнительным листам

  При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …

• Геолокация – на защите интересов работодателей?

  Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.

• Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении

  Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

• Социальный налоговый вычет

  Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.

• Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях

  В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…

• Смерть ИП, работника, учредителя

  Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.

• Банкротство работодателя за долги по зарплате

  Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.

• Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках

  Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.

• Замещение должностей и внутреннее совместительство

  Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.

• Локальные нормативные акты компании

  Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.

• Вакантные места для сокращаемого сотрудника

  Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …

• Оформляем изменение личных данных сотрудника

  Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

• Когда и как проводить кадровый аудит

  Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.

• Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?

  Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

• Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»

  Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

• Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации

  Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
  Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.

• Как сделать из внешнего совместителя основного работника

  Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.

• Документы, которые должен представить работник

  По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…

• Положение об оплате труда

  Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.

• Меняем название должности работника

  Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.

• Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты

  Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.

• Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
• Принимаем на работу водителя

  Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.

• Изменения и исправления в трудовой книжке

  Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…

• Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

  Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

• Приказы: форма, нумерация, исправления

  Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

• В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?

  Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…

• Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?

  Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов

• Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
• Как правильно сшивать документы

  В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы

• Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?

  Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.

• Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц

  Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…

• Права работника при продаже предприятия-должника

  Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

• Подтверждение трудового стажа

  При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…

• Как подготовиться к приходу трудовой инспекции?

  Проверка организации государственной инспекции труда часто застает руководство врасплох. Особенно с учетом того, что по закону трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время суток и без предупреждения. По результатам проверки к ответственности могут привлечь не только руководителя организации или его заместителя, но и руководителя кадровой службы, а также главного бухгалтера.

• Уведомление работнику: как и в каких случаях направлять

  Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

• Визит трудовой инспекции

  Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.

• Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника

  Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.

  Можно ли избавиться от хитрого «бюллетенщика» законными способами? Можно. Главное - его распознать.

• Что делать с документами при ликвидации организации

  Вопросы обеспечения сохранности документов акционерных обществ при их ликвидации нашли свое отражение в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг. Процитируем наиболее важные для нас фрагменты.

• Делопроизводство в кадровой службе

  Ответы Андреевой Валентины Ивановны, профессора кафедры трудового права Российской академии правосудия, на вопросы о Документационном оформлении деятельности кадровой службы и графике отпусков в организации.

• Типичные заблуждения

  Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений