Сколько хранятся приказы по охране труда. Архивирование приказов по охране труда

| Author Flaaim

Всем привет, сегодня расскажу вам о том сколько времени необходимо хранить в организации документацию по охране труда .

Для начала обратимся к основному нормативному документу, который устанавливает сроки хранения документов. В нашем случае обратимся к приказу Министерства культуры Российской федерации «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, орган

ов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»

В данном перечне указаны типовые документы организации (в том числе и по охране труда), а также сроки их хранения.

Нас интересует п. 7.3 Охрана труда.

Изучайте на здоровье

Работник должен быть ознакомлен в течение тридцати дней (календарных), отсчет при этом начинается с момента утверждения (подписания всеми членами комиссии) отчета о результатах СОУТ. В данный промежуток не включается период нахождения работника на больничном листе, в отпуске, командировке или межвахтовый отдых.

Довольно часто можно наблюдать ситуацию, когда работник отказывается знакомиться с результатами СОУТ, либо категорически с ними не согласен. В этом случае представителю работодателя необходимо оформить акт, подтверждающий это, и засвидетельствовать его, как минимум тремя подписями. В комиссию можно пригласить начальника или специалиста кадровой службы, руководителя структурного подразделения, в котором работник трудится. Кроме того, сотруднику нужно разъяснить его право на обращение в Трудовую инспекцию с целью обжалования результатов СОУТ.

1. внимательно изучите учредительные документы организации и проверьте их на сайте Федеральной налоговой службы (egrul.nalog.ru) или по ответу на запрос из ФНС – должны совпадать название организации, ИНН, КПП, ОРГН, юридический адрес; организация должна быть действующей;
2. потребуйте документы, подтверждающие соответствие специализированной организации требованиям статьи 19 ФЗ (право работодателя требовать эти документы закреплено ст 4 ч. 1 п. 3 и ст. 6 ч. 2 п. 2);
3. проверьте свидетельство о внесении в государственный Реестр аккредитованных организаций, оказывающих услуги в области охраны труда, сравните с соответствующей записью на официальном сайте Министерства здравоохранения РФ;
4. изучите аттестат аккредитации и область аккредитации – убедитесь, что исследования, которые Вам потребуются, включены в область аккредитации и что срок действия аттестата аккредитации не закончится до завершения СОУТ;
5. изучите текст договора:
   • в договоре должны быть указано, какие документы , сведения и информацию работодатель обязан предоставить организации, проводящей СОУТ (ст. 4 ч. 2 п. 2). В случае не представления этих сведений, документов и информации,
   • в договоре должны быть указаны условия , которые работодатель должен обеспечить для проведения СОУТ. В случае отказа работодателя обеспечивать эти условия, организация, проводящая СОУТ обязана не приступать или прекратить выполнение работ (ст. 6 ч. 2 п. 4).
   • посмотрите, какие документы обязана будет подготовить организация, проводящая СОУТ – будет ли она разрабатывать график проведения СОУТ, декларации о соответствии условии труда и т.д.

Суть идентификации: эксперт по СОУТ изучает имеющуюся у работодателя документацию (техническая документация на оборудование, проекты, результаты ранее проведенных измерений вредных факторов и т.п.), проводит обследование рабочих мест путем их осмотра, опрашивает работников и т.д. и выявляет вредные факторы.

Сроки специальной оценки условий труда

Проведение специальной оценки по условиям труда обязательно для всех видов предприятий любой специфики деятельности. Однако возникают вопросы о проведении этой процедуры в офисе, ведь вредных факторов тут вроде нет. Что из условий учитывается и как проходит спецоценка у офисного персонала? Как ее организовать и как оформить все необходимые документы? В этой статье приводится примерный вариант пошаговых действий.

С 1 января 2014 года все работодатели обязаны проводить специальную оценку условий труда рабочих мест, которая введена вместо существующей ранее аттестации рабочих мест для определения на них вредных и опасных факторов, воздействующих на работников. Какова же судебная практика по этому вопросу?

Проведение специальной оценки условий труда

Когда нарушение повлекло за собой возникновение угрозы здоровью людей или несчастный случай, то наказание может быть применено в форме приостановления деятельности юридического лица или ИП на 90 суток, а должностные лица, привлеченные к ответственности, дисквалифицируются на срок от года до 3 лет.

Кроме того, в течение следующего месяца результаты СОУТ должны быть выложены организацией-работодателем на официальный интернет-сайт (при его наличии). Территориальный орган ФСС уведомляется в сроки, предусмотренные для сдачи текущей отчётности, а информация подаётся путём включения в раздел 10 формы 4-ФСС.

Документы по специальной оценке условий труда

Помимо перечисленных документов, предоставляемых экспертной организацией, выполняющей работы по СОУТ, работодатель также самостоятельно обязан создать внутренние документы – Приказ об утверждении комиссии и график проведения работ. Первый документ утверждает состав членов комиссии и порядок деятельности при проведении спецоценки, второй – планируемые сроки проведения этапов работ, предусмотренные ФЗ № 426-ФЗ. Заполняются внутренние документы в свободной форме.

От того, какая исходная информация будет подана в Перечне, будет определяться вид проведения работ по спецоценке: идентификация или полные комплексные исследования на рабочих местах. Соответственно, для каждого вида исследования будет подготовлен индивидуальный пакет документов.

Федеральный закон от 28 декабря 2013 г

1. При выявлении аналогичных рабочих мест специальная оценка условий труда проводится в отношении 20 процентов рабочих мест от общего числа таких рабочих мест (но не менее чем двух рабочих мест) и ее результаты применяются ко всем аналогичным рабочим местам.

3. Организация, проводящая специальную оценку условий труда, в течение десяти рабочих дней со дня утверждения отчета о ее проведении передает в информационную систему учета в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, сведения, предусмотренные частью 2 настоящей статьи.

Специальная оценка условий труда

Специальная оценка условий труда (СОУТ) - самое обсуждаемое специалистами в области охраны труда нововведение Министерства Труда и Социального развития, пришедшее на смену морально устаревшей аттестации рабочих мест. Основная причина появления СОУТ - вступление России в ВТО, вызвавшее необходимость соответствовать международным стандартам по охране труда (на Западе понятия «аттестация рабочих мест» не существует, вместо этого имеет место «оценка профессиональных рисков»). Аттестация рабочих мест была создана в эпоху СССР, производственная жизнь которого существенно разнится с существующим укладом.

Положительный момент СОУТ - возможность использования результатов аттестации и производственного контроля в случае, если они были проведены не ранее полугода до проведения специальной оценки условий труда. Также очень важный момент для работодателей: результаты СОУТ влияют на частичное освобождение от дополнительных страховых взносов.

Специальная оценка условий труда в 13 шагов: к проведению готовы

Следует отметить, что до 1 мая 2016 года работодатель указывал в декларации только сведения об отсутствии вредных и/или опасных производственных факторов. В связи с этим, если по результатам измерений, проведенных до 1 мая 2016 года условия труда в отношении других рабочих мест были признаны оптимальными или допустимыми, работодатель должен подать в трудовую инспекцию уточненную декларацию с включением в нее этих рабочих мест (ч. 4 ст. 3 Федерального закона от 1 мая 2016 г. № 136-ФЗ).

В течение трех рабочих дней с момента утверждения отчета о проведении специальной оценки условий труда работодатель обязан уведомить об этом специализированную организацию, а также направить в ее адрес копию утвержденного отчета (ч. 5.1 ст. 15 Закона № 426-ФЗ). Сделать это можно любым доступным способом, обеспечивающим возможность подтвердить факт такого уведомления.

Еще раз о спецоценке условий труда: инструкция по проведению

Причем она должна быть независимой по отношению к вашей компании. Только в этом случае спецоценка условий труда может проводиться такой организацией. Так, спецоценку не может проводить дочернее предприятие или если сотрудники вашей компании и оценочной организации являются близкими родственниками.

Далее комиссия определяет перечень рабочих мест, в отношении которых будет проведена спецоценка условий труда. Для этого оформляют документ в свободной форме. Отдельно указывают аналогичные места - те, которые одновременно имеют следующие одинаковые признаки: профессии или должности одного наименования, работа в одном или нескольких однотипных помещениях и др. (ст. 9 Закона № 426-ФЗ). Если выявлены аналогичные рабочие места, спецоценку условий труда достаточно провести в отношении 20 процентов от их общего числа (минимум двух). Затем результаты оценки распространяют на все аналогичные рабочие места.

Срок хранения результатов специальной оценки условий труда

Если рабочее место было аттестовано, то СОУТ можно назначить через пять лет после завершения аттестации.
В тоже время статьей 17 Закона № 426 предусмотрен ряд случаев, когда специальная оценка проводится внепланово :
— ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест;
— получение работодателем предписания государственного инспектора труда о проведении внеплановой специальной оценки условий труда в связи с выявленными в ходе проведения федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, нарушениями требований настоящего Федерального закона;
— изменение технологического процесса, замена производственного оборудования, которые способны оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;
— изменение состава применяемых материалов и (или) сырья, способных оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;
— изменение применяемых средств индивидуальной и коллективной защиты, способное оказать влияние на уровень воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на работников;
— произошедший на рабочем месте несчастный случай на производстве (за исключением несчастного случая на производстве, произошедшего по вине третьих лиц) или выявленное профессиональное заболевание, причинами которых явилось воздействие на работника вредных и (или) опасных производственных факторов;
— наличие мотивированных предложений выборных органов первичных профсоюзных организаций или иного представительного органа работников о проведении внеплановой специальной оценки условий труда.

Работодатель издаёт приказ в свободной форме, которым утверждается состав и порядок работы комиссии.
Число членов комиссии должно быть нечетным.
Возглавляет комиссию сам работодатель или его представитель.
Кроме того в состав комиссии входят:
— специалист по охране труда;
— представители выборного органа первичной профсоюзной организации (если таковая имеется).

Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерством Культуры РФ от 01.01.2001г. № 000

1.Документы (положения, протоколы, решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест, обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда - 45 л. ЭПК
Примечание: При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
2.Акты, предписания по технике безопасности ; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении – 5 л. ЭПК
3.Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий – Пост.
4.Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий - 5 л. ЭПК
5.Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности - Пост.
6.Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности – 5 л. ЭПК
7.Планы мероприятий по улучшению условий труда работников - 5 л.
8.Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда – 5 л. ЭПК
9.Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков – 5 л. ЭПК
10.Перечень работ с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях - до замены новым
11.Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
12.Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л.
13.Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов - Пост.;
14.Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий – 75 л.
15.Правила по охране труда работающих инвалидов: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
16.Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда – 75 л. ЭПК
17.Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций – 5 л. ЭПК
18.Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций – До замены новыми
19.Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
20.Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций – 5 л. ЭПК
21.Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний – 75 л. ЭПК
22.Договоры страхования работников от несчастных случаев - 5 л.
Примечание: После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
23.Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности – 5 л.
24.Протоколы аттестации по технике безопасности – 5 л .
25.Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности – 10 л. б) инструктажа по технике безопасности – 10 л. в) проведения аттестации по технике безопасности – 5 л.
26.Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации)смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности – 5 л. ЭПК
27.Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев – 5 л.
28.Сведения об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
Примечание: Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, – пост. ;
29.Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий – Пост. ;
30.Переписка об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
31.Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия – 75 л. ЭПК б) в других организациях - 5 л.
Примечание: Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост. ;
32.Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях – 75 л. ЭПК
33.Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях – 10 л. ЭПК
34.Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению - 5 л. ЭПК
35.Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л. ЭПК
36.Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием – 3 г. Примечание: При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты, заключения - 75 л .
37.Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: а) по месту составления и утверждения - Пост. б) в других организациях -3 г.
Примечание: После замены новыми
38.Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания - 1 г.
39.Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 5 л. ЭПК
40.Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации – 5 л. ЭПК
41.Журналы учета исполнения постановлений о штрафах - 3 г.
Примечание: После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
42.Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил – 3 г.
43.Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий – 3 г .
44.Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новыми
45.Переписка о проведении медицинских осмотров работников – 5 л.
46.Анкеты обследования условий труда работников – 5 л. ЭПК.

Сроки хранения всех видов документов указаны в «Перечне типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Этот перечень утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года № 558.

В разделе 7.3. перечня для документов по охране труда установлены разные сроки хранения. В таблице 1 мы привели выборку из этого раздела.

Таблица 1. Сроки архивного хранения документов по охране труда

Не ищите в этом перечне точные названия документов, в нем указаны только содержание и возможные виды документов. Но далеко не все, которые могут быть в вашей компании.

Срок хранения «постоянно» означает, что документы хранят столько же, сколько существует сама компания, и уничтожать их нельзя до самой ликвидации организации. В этом случае документы не уничтожают автоматически. Сначала муниципальный архив отберет документы, которые целесообразно хранить и дальше, а остальные документы будут выделены для уничтожения. Если же компанию реорганизуют, то архив документов передают на хранение организации - преемнику.

Срок хранения «до минования надобности» имеют, как правило, выписки или распечатки утвержденных на государственном уровне документов, которыми на предприятии пользуются во время работы: различные нормы, перечни, правила. Этот срок не может быть меньше 1 года.

Срок хранения журналов по охране труда начинается со следующего года после последней записи в нем. Например, последнюю строку в журнале заполнили 10 марта 2016 года. Срок хранения этого журнала начнется с 1 января 2017 года и закончится 31 декабря 2026 года - 10 лет.

Из Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерством Культуры РФ от 25.09.2010г. № 558

1.Документы (положения, протоколы,решения, предложения, заключения, перечни стандартов и норм, перечни рабочих мест,обоснования, данные, информации, ведомости рабочих мест, карты аттестации рабочих мест, планы) об аттестации рабочих мест по условиям труда - 45 л. ЭПК
Примечание: При тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 л.
2.Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении – 5 л. ЭПК
3.Комплексные планы улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий – Пост.
4.Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий и охраны труда, санитарно-оздоровительных мероприятий - 5 л. ЭПК
5.Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности - Пост.
6.Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности – 5 л. ЭПК
7.Планы мероприятий по улучшению условий труда работников - 5 л.
8.Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда – 5 л. ЭПК
9.Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков – 5 л. ЭПК
10.Перечень работ с тяжелыми,вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях - до замены новым
11.Перечень профессий с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
12.Списки работающих на производстве с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л.
13.Полисы страхования гражданской ответственности опасных производственных объектов - Пост.;
14.Табели и наряды работников тяжелых, вредных, опасных профессий – 75 л.
15.Правила по охране труда работающих инвалидов: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
16.Документы (акты, заключения, справки и др.), подтверждающие тяжелые, вредные, опасные условия труда – 75 л. ЭПК
17.Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций – 5 л. ЭПК
18.Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций – До замены новыми
19.Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новым
20.Документы (отчеты, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций – 5 л. ЭПК
21.Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний – 75 л. ЭПК
22.Договоры страхования работников от несчастных случаев - 5 л.
Примечание: После истечения срока действия договора. При наступлении несчастного случая – 75 л.
23.Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности – 5 л.
24.Протоколы аттестации по технике безопасности – 5 л .
25.Журналы, книги учета: а) профилактических работ по технике безопасности – 10 л. б) инструктажа по технике безопасности – 10 л. в) проведения аттестации по технике безопасности – 5 л.
26.Документы (условия, программы,протоколы, рекомендации)смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности – 5 л. ЭПК
27.Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев – 5 л.
28.Сведения об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
Примечание: Сведения о несчастных случаях, связанных с человеческими жертвами, – пост. ;
29.Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий – Пост. ;
30.Переписка об авариях и несчастных случаях – 5 л. ЭПК
31.Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях: а) по месту происшествия – 75 л. ЭПК б) в других организациях - 5 л.
Примечание: Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост. ;
32.Документы (протоколы, справки, заключения) о тяжелых, вредных,опасных условиях производства,травматизме и профессиональных заболеваниях – 75 л. ЭПК
33.Документы (доклады, анализы) о тяжелых, вредных, опасных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях – 10 л. ЭПК
34.Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению - 5 л. ЭПК
35.Документы (акты, докладные записки, заключения) о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 75 л. ЭПК
36.Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой, обувью, специальным питанием – 3 г. Примечание: При отсутствии других документов о тяжелых, вредных и опасных условиях труда акты,заключения - 75 л .
37.Нормы обеспечения специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием: а) по месту составления и утверждения - Пост. б) в других организациях -3 г.
Примечание: После замены новыми
38.Списки (ведомости) на выдачу специальной одежды и обуви, специального питания - 1 г.
39.Переписка о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными, опасными условиями труда – 5 л. ЭПК
40.Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации – 5 л. ЭПК
41.Журналы учета исполнения постановлений о штрафах - 3 г.
Примечание: После оплаты последнего штрафа, записанного в журнале
42.Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил – 3 г.
43.Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий – 3 г .
44.Перечни профессий, работники которых подлежат проведению обязательных медицинских осмотров: а) по месту разработки и утверждения - Пост. б) в других организациях – До замены новыми
45.Переписка о проведении медицинских осмотров работников – 5 л.
46.Анкеты обследования условий труда работников – 5 л. ЭПК