Список документов на увольнение сотрудника. Все, что нужно знать о документах, которые обязан оформить и выдать работодатель при увольнении

В деятельности любого работодателя наступает момент, когда сотрудник увольняется. И нередко в небольших компаниях ответственность за все кадровые документы ложится на плечи бухгалтера. Полный список документов при увольнении-2017 разбираем в этой статье.

Расчетный лист

При окончательном расчете работодатель обязан выдать расчетный лист, в котором отражаются начисления, удержания и сумма к выплате (статья 136 ТК РФ РФ).

Трудовая книжка

Необходимость выдачи трудовой книжки закреплена в статье 80 ТК РФ РФ. В трудовой книжке делают запись об увольнении, соответствующую всем требованиям ТК РФ.

В Личной карточке и в Книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним сотрудник расписывается о получении трудовой книжки.

Напомним, что компания не вправе задерживать у себя трудовую книжку ни на один день. В случаи задержки трудовой книжки работодателем, сотрудник имеет полное право обратиться в суд и работодатель будет обязан возместить работнику материальный ущерб, причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться (статья 234 ТК РФ).

Может получиться так, что сотрудник в день увольнения отсутствует на работе или уклоняется от получения трудовой книжки. В таком случае необходимо составить уведомление и направить его сотруднику. В уведомлении пишут, что сотруднику надо явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее почтой.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).

Медицинская книжка

Если для исполнения трудовых обязанностей работнику была необходима медицинская книжка, то работодатель также должен ее вернуть.

Справка о сумме заработной платы

Справка имеет чудное краткое название: «Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года, предшествующих году прекращения работы (службы, иной деятельности) или году обращения за справкой о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений, и текущий календарный год, на которую были начислены страховые взносы, и о количестве календарных дней, приходящихся в указанном периоде на периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если на сохраняемую заработную плату за этот период страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации не начислялись».

Спасибо, что дочитали!

Итак, справка выдается в день прекращения работы. Если это невозможно, сотруднику надо направить уведомление о необходимости явиться за ней либо дать согласие на отправление ее по почте. Так же, как с трудовой книжкой.

Необходимость выдачи справки определена пунктом 3 части 2 статьи 4.1 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» от 29 декабря 2006 г. №255-ФЗ.

С февраля 2017 г. форма справка была изменена. Какие конкретно изменения произошли, «Клерк» писал в .

СЗВ-М

Статьи 11 и 15 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ обязывают работодателя выдавать выписку из СЗВ-М по уволенному сотруднику. Эта форма потребуется бывшему работнику при выходе на пенсию.

СЗВ-СТАЖ

Несмотря на то, что СЗВ-СТАЖ впервые будет сдаваться только в 2018 г., при увольнении сотрудника в 2017 г. необходимо выдать ему выписку из данного отчета. В отчет должны попасть данные только по уволенному сотруднику.

С более подробной информацией о СЗВ-СТАЖ можно ознакомиться в .

Расчет по страховым взносам

В разделе 3 расчета по страховым взносам отражаются персонифицированные сведения о застрахованных лицах.

В день увольнения работодатель обязан выдать выписку из этого раздела с данными по уволенному сотруднику.

За период до 2017 г. данные представляются из 6 раздела формы РСВ-1 ПФР «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица» .

Документы по заявлению сотрудника

По заявлению сотрудника ему выдаются документы, связанные с его работой. Это могут быть:

• 2-НДФЛ (пункт 3 статья 230 НК РФ РФ);
• копии приказа о приеме на работу;
• копии приказов о переводах на другую работу;
• копия приказа об увольнении;
• справка о заработной плате для обращения в центр занятости и т.д.

Штраф за невыдачу документов

Если сотруднику не будут выданы документы в день увольнения, то штраф грозит как организации, так и руководителю.

Для организации размер штрафа составит от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя - от 1000 до 5000 рублей.

За повторное нарушение размеры штрафа увеличатся и составят:

• для организации - от 50 000 до 70 000 рублей;
• для руководителя - от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет (статья 5.27 КоАП РФ).

В день прекращения трудовых отношений с работодателем работник обязательно должен получить на руки свою трудовую книжку. В ней должна содержаться запись о приеме сотрудника на работу на определенную должность, записи о перемещениях в компании на разных должностях, если они имели место.

В конце – запись об увольнении с обязательным указанием статьи Трудового кодекса, являющейся основанием причины увольнения.

Сам сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке. О получении трудовой книжки работник расписывается в личной карточке (форма № Т-2) и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Если сотрудник не может забрать трудовую книжку в день увольнения, то работодатель должен направить ему уведомление о необходимости забрать трудовую книжку или по согласованию с работником отправить ее по почте.

Справка по форме 2-НДФЛ

Для получения справки по форме 2-НДФЛ сотрудник должен написать заявление.

Число обращений за справкой 2-НДФЛ к работодателю не ограничено. В случае ее утраты бывший сотрудник может повторно обратиться к бывшему работодателю. Отказ работодателя в выдаче справки неправомерен. За отказ в выдаче справки по форме 2-НДФЛ работодатель может быть привлечен к ответственности.

Справка о среднем заработке за последние три месяца

Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению

Справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих увольнению, увольняющийся сотрудник предъявит своему будущему работодателю. Она нужна для того, чтобы новый работодатель мог рассчитать работнику и другие виды социальных пособий, выплачиваемых за счет средств ФСС.

Если по каким-то причинам сотруднику не выдали такой документ в день увольнения, то он может написать заявление на адрес работодателя с просьбой о выдаче справки. Работодателю отводится три дня для оформления такого. При невозможности получить справку в день увольнения работодатель, как и в случае вручения трудовой книжки, должен направить сотруднику запрос о его личной явке или же об отправке справки по почте.

Сведения персонифицированного учета

С 2017 года сведений персонифицированного учета, которые работодатель должен выдавать работникам при увольнении, стало больше.

Выписка из отчетности по страховым взносам

Сведения о страховом стаже по форме СЗВ-М

С 2017 года организация или ИП (страхователь) обязаны выдавать застрахованным лицам по их требованию копии сданных за них СЗВ-М в срок, не позднее не позднее пяти календарных дней со дня обращения. Чтобы обезопасить себя от претензий в несоблюдении сроков, стоит попросить работника написать письменное заявление в произвольной форме.

Количество отчетов на одного работника должно равняться количеству месяцев, которые работник проработал в организации или у индивидуального предпринимателя.

Каждому делается персонально отдельный лист только со сведениями о нем по форме СЗВ-М. То есть в таблице формы за отчетный месяц под порядковым № 1 будет заполнена только одна строка – на работника, которому форма выдается.

Медицинская книжка

Отдельные категории сотрудников обязаны иметь медицинские книжки, в которых отмечаются сведения о прохождении обязательных медицинских осмотров. Пока человек трудится в компании, его медкнижка хранится в отделе кадров. При увольнении работодатель должен выдать ее сотруднику, так как она является собственностью гражданина.

Другие документы

Статьей 62 Трудового кодекса установлена обязанность работодателя выдавать по требованию работника копии документов, имеющих отношение к трудовой деятельности работника. Это, например (перечень не закрытый):

• копии приказов о переводах на другую работу;
• справки о заработной плате;
• справки о периоде работы у данного работодателя;
• акты о несчастном случае на производстве и любые иные документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью работника и затрагивающие его права.

Если поступил запрос на локальный нормативный акт, например, можно сделать заверенную выписку, касающуюся только заявителя.

Копии приказов о приеме на работу и об увольнении работодатель обязан выдать на основании статей 69 и 84.1 Трудового кодекса соответственно.

А статья 89 Трудового кодекса дает сотруднику право запросить копии любой записи, содержащей его персональные данные в рамках Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных».

13.02.2019 Внимание! Документ устарел! Новая версия этого документа

Уволить работника можно только при наличии документов, подтверждающих основание увольнения, например (ст. ст. 78, 79, 80 ТК РФ):

• заявления об увольнении (см. образец 1), если работник увольняется по собственному желанию;
• соглашения о расторжении трудового договора (см. образец 2), если вы расстаетесь с работником по соглашению сторон;
• уведомления об истечении срока действия трудового договора (см. образец 3), если работник трудился по срочному трудовому договору.

1. Издать приказ об увольнении (форма N Т-8 или Т-8а) (см. образец 4). В этом приказе обязательно указываются:
   • основание увольнения;
   • пункт, часть и статья ТК РФ, в соответствии с которой работник увольняется.

   На приказе работник должен поставить свою подпись о том, что он с ним ознакомлен.

2. На основании приказа надо сделать запись об увольнении в трудовой книжке работника.
3. Оформить записку-расчет (форма № Т-61) с указанием всех причитающихся работнику выплат.
4. Сделать запись об увольнении в личной карточке работника (форма N Т-2) и ознакомить работника с внесенными в нее данными под роспись (ст. 84.1 ТК РФ).

Процедура увольнения, так же как и принятие на работу, требует соблюдения четко установленного алгоритма. В первую очередь в данной ситуации главным является оформление нужных документов. Все ключевые моменты документального оформления увольнения будут рассмотрены в статье.

Процедура увольнения человека (добровольно, по желанию или по любым другим причинам) предполагает закрытие трудового договора, оформленного между работодателем и сотрудником организации. Как итог, между сторонами договора происходит прекращение любых трудовых отношений. Разрыв трудового договора происходит только по соответствующим причинам, которые предусмотрены в трудовом законодательстве.

Причинами увольнения могут быть:

• собственное желание;
• по беременности;
• ликвидация учреждения;
• прогул;
• перевод;
• увольнение, произошедшее после испытательного срока;
• инициатива самого работодателя;
• прекращение срока действия договора;
• сокращение штата;
• соглашение сторон.

В любой из вышеперечисленной ситуации процедура оформления документов и само увольнение осуществляется по одной и той же схеме.

Также существуют ситуации, когда разрыв трудового договора реализуется на основаниях, не зависящих непосредственно от желания сторон. К ним относятся:

Увольнение осуществляется только отделом кадров и включает следующие фазы:

Этот обязательный порядок выполняется в любом случае. На него не влияет должность, которую занимал человек.

Само увольнение включает следующие стадии:

• руководитель проводит подготовку приказа на увольнение;
• сотрудник внимательно читает приказ и только затем ставит на документе свою личную подпись. Если сотрудник не может поставить свою подпись, тогда на приказе нужно сделать необходимую пометку.

По факту приказа в личных документах сотрудника делаются соответствующие пометки. Информация об увольнении отображается в личной карточке, лицевом счете и трудовой книжке. Следует помнить, что по закону временем прекращения действия заключенного ранее трудового договора, который был оформлен при приеме на работу, считается день, когда человек был официально уволен с занимаемой должности.

Увольнение человека, работающего по совместительству, включает аналогичные этапы. Лишь в трудовую книжку не заносится соответственная запись.

Увольнительные документы

Процедура проведения увольнения требует наличия определенного перечня документации. Сюда относятся:

Это основной перечень увольнительной документации, но он может пополняться различными бумагами, в зависимости от конкретных обстоятельств. Например, в данный список может входить медицинское заключение.

Перечень документов, получить которые работник имеет право

В день ухода с работы, сотрудник учреждения может потребовать от руководства или отдела кадров выдачу полагающихся ему по закону документов.

Обычно, все необходимые документы должен выдавать отдел кадров. Но при отказе или по любым другим причинам, выдавать документацию может и руководитель. В данный перечень входят все документы, которые понадобятся человеку на следующем месте работы. Порядок выдачи этих документов является одинаковым для всех и на него никак не влияет причина ухода с должности.

Следует знать, что пакет этих документов регламентируется Трудовым кодексом страны. В него входят:

Все вышеприведенные справки и приказы выдаются в единственном экземпляре и только один раз. Обратиться за их получением можно не позже, чем через один год от даты увольнения человека с места последней работы.

Все дубликаты приказов и справок об увольнении прикрепляются к личному делу человека. Факт их выдачи обязательно фиксируется в специально созданном для этого журнале. Увольняемый сотрудник должен взять в руки все выданные ему документы и проверить их на правильность заполнения.

Также при уходе с должности, увольняемый сотрудник должен получить в отделе кадров трудовую книжку. Отметка об увольнении, сделанная в ней, должна соответствовать всем требованиям Трудового Кодекса страны. Эта запись должна содержать:

• причину разрыва трудового договора;
• печать организации;
• подпись руководителя;
• подпись работника, который поставил ее только после проверки предыдущих пунктов.

Помимо этого, работодатель, или обязанный им работник, должен выдать медицинскую книжку сотрудника, если таковая была необходима для реализации его профессиональных обязанностей.

С получением медицинской книжки могут возникнуть некоторые трудности, которые связанны с тем, что данный документ оформлялся за деньги работодателя. Поэтому он может воспротивиться ее выдачи сотруднику, который прекращает работать в его организации.

Необходимо знать, что вся документация должна быть подготовлена заранее и выдаваться в срок. Поэтому зачастую при получении документов с места работы не возникает никаких проблем. Если непредвиденные задержки или другие проблемы все же возникли, человек вправе написать заявление на получение необходимых бумаг.

По действующему законодательству, медицинская книжка обязательно должна возвращаться человеку при расторжении его трудового договора. Тем не менее, за невыдачу медкнижки никакой ответственности не предусмотрено. А вот, если работодатель не возвращает трудовую книжку, то за это законом предусмотрена ответственность.

Все выданные документы понадобятся человеку при устройстве на работу или при обращении в госорганы за оформление пособия, выдаваемого государством в случае наступления временной нетрудоспособности. Также некоторые справки необходимы при оформлении выплат по безработице.

Поэтому, при умышленной или непреднамеренной задержке справок работодателем, данная ситуация рассматривается как задержка дальнейшего трудоустройства человека. Сотрудник может обязать в судебном порядке бывшего начальника выплатить компенсацию за то время, когда он задержал выдачу документации, что повлекло за собой безработицу его бывшего сотрудника.

Знание процедуры увольнения сотрудника и перечень документации, которую он обязан получить на руки в последний день на старой должности, поможет избежать неприятностей в будущем и быстро устроиться на новую работу.

Видео «Какие документы необходимо оформить при увольнении»

На вопросы: какие документы нужно оформить для увольнения работника по его инициативе; как его оформить правильно и какие сроки следует соблюдать, чтобы избежать трудовых споров, вы получите ответы, посмотрев это видео.

Когда человека увольняют с работы, ему в день увольнения должны выдать все документы, по которым он сможет трудоустроиться в другом месте. Рассмотрим в этой статье какие документы выдаются при увольнении работника и как они должны быть заполнены.

Часто людей интересует вопрос о том, какие документы выдают при увольнении по собственному желанию, в порядке перевода в другую организацию, при сокращении кадров или при выходе на пенсию. В основном, порядок выдачи увольнительных документов один для всех.

• Трудовая книжка
• Справка о доходах формы N 2-НДФЛ
• Другие документы связанные с работой
• Свидетельство обязательного пенсионного страхования (с первого места работы)
• Медицинская книжка (в случаях, предусмотренных Минздравом)

Трудовая книжка

В ней должна стоять запись об увольнении, заверенная подписью кадровика и печатью организации или предприятия.

Запись об увольнении вносится в трудовую книжку в соответствии с формулировкой Трудового кодекса. Обязательно в записи должно значиться согласно какой статье, ее части и пункту Трудового кодекса или другого федерального документа расторгается трудовой договор. Это правило обозначено в статье 84.1 Трудового кодекса.

При увольнении работника по собственному желанию нет единого подхода к внесению записи в трудовую книжку. Кадровики могут придерживаться как требований статьи 84.1 Трудового кодекса, так и указаний, обозначенных в пункте 5.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Министерства труда России от 10.10.2003 № 69 . При этом в трудовую книжку вносится соответствующая запись.

Работник должен поставить свою подпись в трудовой книжке, ознакомившись с записью. Подпись ставится под записью кадровика.

Согласно п. 5.6 Инструкции по заполнению трудовой книжки, если работник увольняется по собственному желанию по уважительным причинам, для которых государством предусмотрено какие-либо преимущества или льготы, запись об увольнении должна вноситься с указанием таких причин. К ним можно отнести перевод супруга в другую местность или необходимость ухода за одним из членов семьи.

Увольнение в порядке перевода в другую организацию , как гласит п. 5 ст. 77 Трудового кодекса, может проводиться с согласия самого сотрудника или по его просьбе. Запись в трудовой книжке при увольнении должна это отражать.

Если происходит увольнение по истечению срока трудового договора , то запись производится согласно п. 2 ст. 77 Трудового кодекса, в ней указывается, что сотрудник уволен по причине истечения срока трудового договора.

Если работник увольняется по другим причинам, то они должны быть указаны в формулировке записи со ссылкой на статью и пункт закона, согласно которому происходит увольнение. Это может быть ликвидация предприятия, нарушение трудовой дисциплины и другие причины.

Справка о доходах формы N 2-НДФЛ

Согласно приказу Минтруда России от 30.04.13 № 182н, зарегистрированному министерством юстиции работодатель обязанность выдавать бывшему работнику справку о сумме его заработка за два года, которые предшествовали году увольнения или обращения бывшего работника за справкой. Если в текущем году производились выплаты, на которые были начислены страховые взносы, то и за этот период. Справка должна быть выдана при увольнении или по письменному заявлению бывшего работника.

При увольнении справка должна быть выдана в тот же день, а если нет возможности выдать справку увольняемому, то выслать справку почтой письмом с уведомлением, получив предварительное согласие работника на это, или выслать ему уведомление, чтобы он явился за справкой.

Если за справкой обращается бывший работник, то справка о заработке должна быть подготовлена в течение 3-х рабочих дней после получения заявления в письменном виде.

В справке должны быть указаны данные о компании, данные о работнике, а также все выплаты в его пользу, по которым начислялись страховые взносы в Фонд социального страхования.

Справка должна быть подписана руководителем организации или предприятия, главным бухгалтером, а также заверена круглой печатью.

Другие документы связанные с работой

Согласно Федеральному закону от 30.06.2006 N 90-ФЗ работник может обратиться к работодателю с письменным заявлением и попросить выдать ему копии нужных документов, связанных работой. Это может быть справка о страховых взносах обязательного пенсионного страхования, приказ о приеме или увольнении, а также о переводе на другую работу, справка о заработной плате, выписка из трудовой книжки, справка о периоде работы на занимаемой должности и другое.

Работодатель обязан выдать заявителю нужные ему документы в течении трех рабочих дней с момента подачи заявления. Такие копии должны заверяться надлежащим образом и выдаваться бесплатно.

Свидетельство обязательного пенсионного страхования

Если это было Ваше первое трудоустройство, где Вы работали по трудовому договору, то работодатель должен выдать такое свидетельство. По нему, в соответствии с законодательством РФ, начисляются взносы в пенсионный фонд. Свидетельство выдается один раз и предоставляется при последующем трудоустройстве работодателю.

Если работник еще не получил свидетельство обязательного пенсионного страхования до увольнения

Для оформления страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования работодатель предоставляет в отделение Пенсионного фонда России анкету, которую заполняет работник. Анкета должна быть предоставлена на протяжении двух недель со дня заключения трудового договора. После ее получения территориальный орган фонда в течение 3-х недель открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство. Полученное в Пенсионном фонде свидетельство должно быть передано работнику в течение семи дней.

В общей сложности процедура может занять до 6-и недель Если увольнение произошло раньше, то работодатель, получив это свидетельство, должен известить бывшего работника письмом с уведомлением о вручении.

Медицинская книжка

Только в тех случаях, когда работники должны проходить периодические медосмотры. Это работники медицинских и детских учреждений, бытового и коммунального хозяйства, работники предприятий, связанных с пищевыми продуктами и питьевой водой. Медицинская книжка считается личным документом и при увольнении выдается работнику.

Нарушение правил выдачи документов сотрудникам при увольнении может быть рассмотрено как препятствие дальнейшему трудоустройству. В случае обращения работника в суд, работодатель обязан будет выплатить ему компенсацию за тот период, когда его трудовая книжка или свидетельство обязательного пенсионного страхования находились на прежнем рабочем месте, поскольку человек не имел возможности без документов устроиться на новое место работы.

Какие документы выдают при увольнении сотрудника, работавшего по совместительству?

Если Вы работали по совместительству, то с Вами, как и с любым другим работником должны были заключить трудовой договор. Совместитель ничем не отличается от других работников, но запись в трудовую книжку уже вносится по его желанию, ведь этот документ должен храниться в организации по основному месту работы и на руки не выдается.

Как при приеме, так и при увольнении совместителя ему выдают документ, заверенный руководителем организации, который он может при необходимости предоставить в отдел кадров по основному месту работы для внесения соответствующей записи в трудовую книжку.

Также выдается справка о доходах формы N 2-НДФЛ и другие необходимые документы по заявлению сотрудника.

Хотите получить больше информации? Задавайте вопросы в комментариях