До сих пор не существует единого мнения по вопросу сдачи СЗВ-М на директора-единственного учредителя ООО в случае, когда зарплата ему не начисляется. Отделения ПФР в разных регионах давали противоречивые разъяснения.

Как показали результаты на нашем сайте, половина бухгалтеров сдает СЗВ-М в таком случае, половина — не сдает.

Ранее одна из читательниц нашего форума сообщила, что ПФР вынудил ее СЗВ-М на директора-учредителя без зарплаты, объяснив, что такое физлицо не должно фигурировать в отчетах.

Между тем накануне Оренбургское отделение ПФР опубликовало о том, что с 01.03.18 директор-учредитель без зарплаты должен быть отражен и в СЗВ-М и в СЗВ-СТАЖ.

В отделении ПФР по Пермскому краю поясняют , что СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ на директора-учредителя действительно сдавать нужно и объясняют, почему.

Правда, в этом отделении ПФР не делают привязки к дате 01.03.18, а лишь уточняют, что не позднее 16 апреля 2018 в ПФР необходимо предоставить сведения о застрахованных лицах по формам СЗВ-М в отношении руководителя организации, который является единственным участником (учредителем), членом организации, собственником ее имущества.

Застрахованными признаются лица, работающие по трудовому договору, в том числе руководители организаций, являющиеся единственными участниками (учредителями), членами организаций, собственниками их имущества или по договору ГПХ, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг.

В письме Минтруда от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587 указано, что если физлица (в том числе руководитель организации в случае, когда он является ее единственным учредителем) состоят с данной организацией в трудовых отношениях, то такие лица в целях Федерального закона от 15.12.2001г. № 167-ФЗ относятся к работающим лицам.

При этом согласно статье 16 ТК трудовые отношения между работником и работодателем возникают на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.

Таким образом, работодатель, зарегистрированный в ПФР в качестве страхователя, обязан представлять отчетность по индивидуальному (персонифицированному) учету по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в отношении застрахованных лиц, состоящих с данной организацией в трудовых отношениях, в том числе руководителей организации, являющихся единственными участниками (учредителями) , членами организаций, собственниками их имущества.

В региональном отделении ПФР обратили внимание, что ежемесячная отчетность подается всеми работодателями, стоящими на учете в ПФР, вне зависимости от наличия наемных работников, факта начисления заработной платы и других вознаграждений.

Отчетность необходимо сдавать на руководителя и на всех работников, включая и тех, кто находится в отпуске без сохранения заработной платы, декретном отпуске или в отпуске по уходу за ребёнком. Кроме этого, необходимо отчитаться также и о лицах, с которыми заключен гражданско-правовой договор.

В Отделении ПФР по Бурятии также пояснили , на каких лиц надо сдавать сведения по форме СЗВ-М:

• на лиц, работающих по трудовому договору;
• на лиц, работающих по договору ГПХ, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, на выплаты по которым начисляются страховые взносы на ОПС;
• на руководителя организации, который является единственным участником (учредителем), членом организации, собственником ее имущества.

Кроме того, о необходимости сдать СЗВ-М на учредителя директора фирмам, где зарплата не начисляется, сообщили и в отделении ПФР по Северной Осетии, ОПФР по Удмуртии.

Наш постоянный читатель обратился за разъяснениями в ОПФР по Краснодарскому краю, где ему сообщили о существовании некоего внутреннего письма ПФР о необходимости с марта 2018 сдавать СЗВ-М на единственных учредителей, занимающих должность директора, в том случае, когда зарплата им не начисляется.

Накануне посетительница нашего форума информацией, полученной из рассылки ОПФР по Свердловской области. В ней «пенсионщики» сообщают, что сдавать СЗВ-М на учредителя-директора нужно начиная с апреля 2018. Такое мнение основано на письме Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846.

Компании обязаны ежемесячно подавать форму СЗВ-М, в которой содержится информация о застрахованных лицах. Частый вопрос - нужно ли сдавать нулевую СЗВ-М в 2019 году? Например, если у компании нет работников у ООО, или деятельность приостановлена. А также, в какие сроки сдавать нулевой СЗВ-М, и как его заполнить.

Что такое нулевой СЗВ-М

Все работодатели обязаны ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца информировать ПФ РФ о застрахованных лицах, числящихся у работодателя.

Нулевую бухгалтеры называют форму СЗВ-М, в которой не отражены сведения на сотрудников, и заполнена только «шапка» отчета с данными о компании.

Нулевая СЗВ-М сдается на бланке, который утвержден постановлением Правления ПФ от 01.02.2016 № 83п. Обратите внимание, что это тот же самый бланк, на котором компании отчитываются в ПФР о сотрудниках при наличии данных.

Отчет должен содержать в себе информацию о физических лицах, работающих по трудовым договорам и договорам ГПХ при соблюдении 2 условий:

Важно! Компания не подает сведения о ИП, с которым у нее заключены договоры ГПХ, поскольку страховые взносы по такому договору она не платит.

В каких случаях нужно сдавать нулевую СЗВ-М, а в каких нет

Прежде чем перейти к порядку заполнения нулевки по СЗВ-М выясним, в каких ситуациях нужно сдавать нулевую форму.

Сдавать ли нулевую СЗВ-М в 2019 году, если деятельность приостановлена

Если компания или ИП решили приостановить деятельность по любой причине, но при этом сотрудники продолжают числиться в штате, бухгалтеры задают вопрос, нужно ли в этом случае подавать нулевую форму или нужно отчитаться обо всех сотрудниках в обычном порядке?

Ответ - даже если вы временно не ведете деятельность, обязанность по сдаче СЗВ-М остается. Это объясняется тем, что отсутствие выплаты заработной платы не влияет на статус работников, как застрахованных лиц в системе обязательного пенсионного страхования. А значит, работодатель обязан ежемесячно подавать отчет СЗВ-М, нулевку в этом случае сдать нельзя даже при нулевой отчетности по другим налогам.

Образец отчета посмотрите ниже.

СЗВ-М нулевка у ИП: сдавать или нет

По общему правилу обязанность сдавать СЗВ-М имеется только у работодателей. Поэтому если ИП использует труд наемных работников по трудовому договору или по договорам ГПХ, то он обязан сдавать ежемесячно СЗВ-М. Порядок заполнения в данном случае такой же, как у фирмы.

Однако если ИП работает один без привлечения труда сторонних лиц или с другими ИП, то у него не выполняются условия для заполнения СЗВ-М - он не работодатель. В таком случае ИП не надо сдавать ни нулевой расчет СЗВ-М в 2018 году, ни заполненный.

Нужно ли сдавать нулевой расчет СЗВ-М, если гендир – единственный участник

Если в ООО в 2018 году нет работников, кроме генерального директора – единственного участника общества, позиция ПФ РФ о необходимости пустой формы СЗВ-М менялась.

Так, сначала ПФ РФ требовал от компании расчет по генеральному директору вне зависимости от того, заключен с ним трудовой договор или нет (письмо ПФР от 06.05.16 № 08-22/6356).

Чуть позже Пенсионный фонд выпустил информацию , в которой пришел к выводу, что если трудового договора или договора ГПХ между компанией и директором нет, и при этом фирма не ведет финансово-хозяйственную деятельность, нулевой расчет СЗВ-М можно не подавать - ни заполненный только на директора, ни нулевой.

Важно! Роструд придерживается позиции, что единственный участник должен возложит на себя функции гендира, а заключить трудовой договор в данном случае он не может. И поэтому трудовые отношения не возникают (письмо Роструда от 06.03.2013 N 177-6-1).

А в последнем своем разъяснение по данному вопросу ПФ РФ высказал мнение, что СЗВ-М подается на генерального директора-единственного участника в случае наличии трудового договора (Письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856).

Если с генеральным директором – единственным участником, не заключен трудовой договор, подавать нулевую СЗВ-М в 2018 году не надо.

Важно! В силу неоднозначности позиции контролирующих органов для минимизации рисков споров с ПФ РФ, компания (ИП) вправе обратиться за письменными разъяснениями в фонд и получить ответ на свое имя.

Что заполнить в нулевой СЗВ-М

Компания не может просто подать пустой бланк расчета. В форме есть ряд реквизитов, которые обязательно надо заполнить. Это разделы 1, 2 и 3, в которых указываются данные страхователя, отчетный период и тип формы.

А вот в разделе 4 указываются сведения о застрахованных лицах, т.е. о сотрудниках. Как правило, даже если у фирмы нет работающего персонала, имеется генеральный директор, с которым заключен трудовой договор. В этом случае вопроса сдавать или нет нулевку СЗВ-М не возникает. В разделе 4 нужно указать данные генерального директора и отправить форму в ПФ РФ.

Сроки сдачи нулевой СЗВ-М в 2018 году

В 2018 году установлены такие сроки сдачи СЗВ-М для всех страхователей: сдайте отчет не позднее 15 числа, месяца следующего за отчетным месяцем. Это касается и обычного отчета по всем сотрудникам компании, и нулевого. Посмотрите ниже таблицу, чтобы не пропустить крайний срок сдачи отчета.

Отчетный период	Крайний срок сдачи
Сентябрь

Организация много лет не осуществляет никакой деятельности, отчетность сдается. Учредитель – физ. лицо, он же директор. Трудового договора нет. Заработная плата не начисляется.В отчете СЗВ-М этого человека указывали, а в РСВ-1 не указывали. Ошибка ли это?Как действовать в будущем? На какие законодательные источники сейчас ориентироваться?

В СЗВ-М нужно показывать единственного учредителя-директора в двух случаях:

1) если с ним заключен трудовой договор. Даже если зарплата ему не начисляется. Например, когда компания фактически не ведет деятельности.

2) трудовой договор не заключен, но заработная плата руководителю начисляется. Ведь в этом случае считается, что фактически трудовые отношения возникли с момента назначения на должность/ утверждения в должности (ст.16 ТК РФ). А значит, директор является застрахованным лицом (ст.2 Закона от 29.12.2006 №255-ФЗ).

Таковы требования ч.2.2 ст.11 Закона от 01.04.1996 №27-ФЗ.

Получается, компания ошибочно включала в отчет информацию о директоре. Для исправления данной ошибки подайте в отделение ПФР по месту своего учета отменяющую форму СЗВ-М на руководителя и в будущем не отражайте его в отчетности.

Если в организации нет работников, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, на выплаты по которым необходимо начислять страховые взносы, то СЗВ-М в ПФР не сдавайте.

Если при проверке отменяющих СЗВ-М Фонд направит в адрес компании акт о выявлении ошибок, то в течение 15 дней с момента его получения представьте проверяющим возражения (ч.5 ст.38 Закона от 24.07.2009 №212-ФЗ). Обязательно укажите в них, что первоначально компания сдавала отчет, руководствуясь разъяснениями ПФР, изложенными в письме от 06.05.2016 №08-22/6356. В связи с изменением мнения Фонда по данному вопросу (письмо от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856) были поданы отменяющие сведения. В данной ситуации наложения штрафа неправомерно (ч.3 п.1 ст.43 Закона от 24.07.2009 №212-ФЗ).

Если все-таки Фонд примет решение о наложении штрафа, то компания вправе оспорить его в течение 3 месяцев в вышестоящем органе или суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно (ч.2 ст.54 и ч.2 ст.55 Закона от 24.07.2009 №212-ФЗ).

Ольги Прыговой, заместителя управляющего отделением ПФР по г. Москве и Московской области

Как составить и сдать отчет по форме СЗВ-М

Кто должен отчитываться

Не пытайтесь уточнить отчеты по форме СЗВ-М и показать в них уволенного работника.

Передать пояснения по отчетности можно одним из способов:

• - через Интернет. Электронный вариант заверьте усиленной квалифицированной подписью;
• - на бумаге. Бумажный вариант подпишите у руководителя компании и заверьте печатью.

Образец письменных пояснений в ПФР смотрите ниже.

Образец. Пояснения в ПФР (скачать)

Сотрудники в СЗВ-М и «нулевой» РСВ-1

Предположим, в формах СЗВ-М за апрель, май и июнь вы указывали застрахованных лиц. А за полугодие подали «нулевой» отчет по форме РСВ-1 . Это будет поводом для ПФР проверить в вашем отчете по форме РСВ-1 :

• - на всех ли застрахованных лиц вы заполнили разделы 6;
• - какие коды поставили в графе 7 «Исчисление страхового стажа: дополнительные сведения» подраздела 6.8.

В графе 7 подраздела 6.8 РСВ-1 допустимы коды, которые обозначают периоды без оплаты. Примеры таких периодов смотрите в таблице ниже.

Таблица. Допустимые коды в разделе 6.8 «нулевого» РСВ-1

Если в графе 7 подраздела 6.8 вы поставили код оплачиваемого периода, ПФР сочтет, что вы подали недостоверные сведения.

На единственного учредителя не сдавали СЗВ-М, но сдали «нулевой» РСВ-1

Специалисты ПФР требуют подавать СЗВ-М на единственного учредителя, если с ним заключен трудовой договор. При этом не имеет значения, были выплаты в пользу учредителя или нет (письмо ПФР от 06.05.2016 № 08-22/6356).

Например, вы сдали «нулевой» отчет по форме РВС-1 за полугодие. И не представляли формы СЗВ-М за апрель, май и июнь. Фонд обнаружит отсутствие СЗВ-М при сверке отчетов. Вам грозит штраф за просрочку сдачи СЗВ-М.

Пример

Компания сдала РСВ-1 за полугодие, но не сдала ни одного СЗВ-М

В ООО «Север» обязанности руководителя компании исполняет единственный учредитель. С ним заключен трудовой договор.

С января по август 2016 года учредитель находился в отпуске за свой счет, поэтому выплат от компании не получал.Страховые взносы в ПФР за него не перечисляли. В ПФР компания:

- сдала «нулевые» отчеты по форме РСВ-1 за I квартал и за полугодие с разделом 6;

- не сдавала формы СЗВ-М за апрель, май и июнь.

Как ПФР проведет сверку отчетов РСВ-1 и СЗВ-М? Грозит ли компании штраф?

Решение

При сверке отчетов специалисты ПФР обнаружат, что компания сдала РСВ-1 с разделом 6 и не сдала ни одного отчета СЗВ-М. ООО «Север» грозит штраф за просрочку сдачи отчета. Компания должна была сдавать отчеты СЗВ-М за апрель, май, июнь и июль 2016 года.

Сумма штрафа зависит от количества застрахованных лиц в СЗВ-М, которые компания не сдала. Штраф за каждое застрахованное лицо - 500 руб.

Единственного учредителя не указали в СЗВ-М за апрель, май, июнь и июль. ПФР оштрафует компанию на 2000 руб. (500 руб. ? 1 чел. ? 4 мес.).

Компания не ведет деятельность: сдала «нулевой» РСВ-1, не сдала СЗВ-М

Допустим, у компании последние три месяца отчетного периода (апрель - июнь) нет оборотов. Нет сотрудников, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры. Нет начислений в пользу физических лиц и нет уплаты страховых взносов. Компания сдала в ПФР «нулевые» отчеты по форме РСВ-1 за I квартал и за полугодие. Нужно ли ей отчитываться по форме СЗВ-М за апрель, май и июнь?

С таким вопросом редакция журнала «Зарплата» обратилась в ПФР. Специалисты фонда ответили, что в этом случае:

• - не надо подавать СЗВ-М за апрель, май и июнь;
• - в отчете по форме РСВ-1 за полугодие не нужно заполнять раздел 6, так как для него нет сведений.

Но если в компании числится хотя бы один работник, его надо показать и в РСВ-1, и в СЗВ-М.

КОГДА ЗАПОЛНЯТЬ СЗВ-М НА ЕДИНСТВЕННОГО УЧРЕДИТЕЛЯ

Елена Николаевна Завьялова, ведущий консультант пресс-службы ПФР, комментирует две ситуации с единственным учредителем

ЛюбовиКотовой, заместителя директора департамента развития социального страхования Минтруда России

Как проводит проверки Пенсионный фонд РФ

Проверка СЗВ-М

Ревизоры откроют камеральную проверку СЗВ-М в день, когда отчет поступит в отделение Пенсионного фонда РФ. Максимальный срок проверки, как и по расчетам РСВ-1 ПФР, – три месяца (ч. 2 ст. 34 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ). Если проверяющие найдут противоречия с предыдущими расчетами – потребуют пояснений .

Если по итогам проверки сотрудники ПФР найдут ошибки, то оформят акт. На это у них 10 рабочих дней после того, как закончилась проверка. Компания вправе направить возражения по акту. Но если ПФР своего решения не изменит, штраф придется заплатить. В противном случае фонд спишет его со счета организации. Этапы проверки и сроки (в рабочих днях) – на схеме.

Формы актов проверок и требования к их содержанию установлены постановлением Правления ПФР от 11 января 2016 г. № 1п . О сроках и способах вручения акта проверки см. Как оформляются результаты проверок внебюджетных фондов .

Не согласны с актом проверки или с его отдельными частями? Тогда в течение 15 рабочих дней со дня получения акта можете представить в территориальное отделение фонда свои письменные возражения ().

Руководитель или заместитель руководителя территориального отделения фонда должен сообщить о времени и месте рассмотрения материалов проверки. Он обязан сделать это, даже если возражений нет. Такой вывод следует из статьи 38 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

По результатам рассмотрения материалов проверки руководитель или заместитель территориального отделения ПФР выносит одно из двух возможных решений:
– о привлечении к ответственности за совершение нарушения ;
– об отказе в привлечении к ответственности за совершение нарушения .

Решение должно быть вынесено в течение 10 рабочих дней по истечении срока, отведенного на подачу возражений по акту.

Решение территориального отделения Пенсионного фонда РФ можно обжаловать в региональном отделении или в суде. Причем сделать это можно как одновременно, так и последовательно (ч. 2 ст. 54 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

• Скачайте формы

Является сравнительно новым и сдается с апреля 2016 г. Он закреплен Постановлением Правления ПФР № 83п от 01.02.2016. Регистр обязаны подавать абсолютно все учреждения, имеющие сотрудников, оформленных по трудовым соглашениям и договорам гражданско-правового характера и получающих заработную плату. Нужно ли сдавать СЗВ-М, если один директор без зарплаты оформлен на предприятии — это вопрос, по которому спорят.

Отчет необходимо предоставлять ежемесячно, в период до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Он создается такими категориями страхователей:

• юридические лица;
• индивидуальные предприниматели;
• физические и самозанятые лица, нанимающие работников.

Ключевая цель введения отчета — отражение сведений о застрахованных лицах, в том числе и о пенсионерах — работающих и вышедших на пенсию.

В отчетности указываются индивидуальные сведения о застрахованных лицах:

• Ф.И.О.;
• СНИЛС;

Показатели дохода работника за период в документе не прописываются. Подается ли СЗВ-М на директора-учредителя без зарплаты, рассмотрим более детально.

Скачать бланк

В каких случаях форма подается на учредителя

Учредитель — это лицо, по инициативе которого был создан конкретный экономический субъект и которое также является собственником имущества и капиталов, за счет которых будет функционировать организация. Включать ли в пенсионную отчетность сведения о собственнике компании, зависит от характера взаимоотношений.

Если учредитель не принимает никакого участия в деятельности созданного экономического субъекта, не задействован в управлении и распоряжении активами, то никакой речи о трудовых или гражданских взаимоотношениях нет. Тем более о какой-либо оплате труда. Следовательно, сведения о таком лице не нужно включать в пенсионную отчетность.

Есть и второй вариант, когда собственник участвует в жизнедеятельности субъекта. Например, принимает управленческие решения, работает с персоналом, контролирует поставщиков. Причем нет никакой разницы, оформлены ли отношения документально, то есть заключен ли с учредителем трудовой или гражданско-правовой договор. Также не имеет значения и факт начисления вознаграждений за труд. При таких условиях СЗВ-М на директора-учредителя без зарплаты подавайте в общем порядке. Такие пояснения дал Минтруд в Письме от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846.

Если учредитель участвует в управлении компанией, то сведения о нем должны быть предоставлены в ПФР на общих основаниях, независимо от наличия заработка и договора.

Подается ли на руководителя организации

Зачастую собственники небольших компаний берут на себя полномочия руководителя. Иными словами, учредитель предприятия или фирмы становится ее директором. А вот о должном документальном оформлении возникших взаимоотношений забывают. В итоге нет ни трудового, ни гражданско-правового договора с директором, следовательно, и заработок не начисляется.

Последние Разъяснения Минтруда (Письмо от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846) скорректировали требования к составлению отчетности в ПФР. Теперь СЗВ-М на директора без зарплаты подается в любом случае. Наличие договора и заработка не играют никакой роли.

Позиция чиновников довольно проста. Если гражданин-учредитель выполняет функции руководителя компании, то по факту он состоит в трудовых или гражданских отношениях со страхователем. Следовательно, сведения о нем должны быть включены в пенсионный отчет.

Обязательно включите в пенсионную отчетность информацию о лице, исполняющем функции и полномочия директора. Даже если руководителю не платят зарплату, и он не оформлен в компании официально.

Пример отчета на директора

Приведем пример заполнения формы для ситуации, когда в штате учреждения числится только руководитель, например генеральный директор. Такой отчет нужно сдавать независимо от того, получает ли он зарплату.

Нужно ли подавать на бухгалтера без зарплаты

Аналогичная ситуация и с СЗВ-М на бухгалтера без зарплаты. Наличие трудового договора не играет никакой роли. Ведь положения статьи 16 ТК РФ четко указывают на то, что трудовые отношения возникают с момента допущения работника к выполнению обязанностей. Но никак не с момента подписания трудового соглашения.

Включите в отчет всех работников компании, которые состоят в трудовых или гражданско-правовых отношениях со страхователем. Причем наличие официального договора не имеет значения. Также нет никакой разницы, платится ли заработная плата.

Бухгалтер или директор отправился в длительный неоплачиваемый отпуск. Включать ли информацию о них в отчет или нет?

Да, включайте. Отпуск без сохранения заработка не прерывает, и не прекращает трудовых взаимоотношений. Следовательно, подайте СЗВ-М, если директору не начисляется зарплата.

Подайте отчетность, даже если деятельность компании приостановлена. И в штате числится один руководитель — единственный учредитель, который оформлен в длительный неоплачиваемый отпуск. А если, например, руководитель уволится, то в ПФР подается нулевая форма.

Пример нулевой СЗВ-М

Отличие от обычной формы заключается в том, что не заполняется информация о застрахованных лицах. Все остальные данные нужно внести.

С 01.04.2016 была введена обязанность ежемесячно подавать в ПФР сведения персонифицированного учета на каждого застрахованного в пенсионной системе гражданина. Согласно ст. 7 , застрахованными лицами являются граждане РФ, иностранцы и лица без гражданства (за исключением тех, кто трудится на территории страны в статусе высококвалифицированного специалиста), которые:

• работают по трудовым соглашениям или договорам ГПХ, авторского заказа, лицензионным договорам, предусматривающим выплату вознаграждений, в том числе если один из таких договоров заключен с руководителем или единственным учредителем;
• трудятся за пределами РФ, но страховые взносы уплачивают на территории РФ;
• сами обеспечивают себя работой (частнопрактикующие лица и ИП);
• являются священнослужителями или членами крестьянских хозяйств, или членами семейных (родовых) общин коренных малочисленных народов Севера, Сибири и Дальнего Востока, осуществляющих традиционную хозяйственную деятельность;
• иные категории граждан, у которых возникают отношения по обязательному пенсионному страхованию.

Из этого перечисления понятно, что работодатели (в законе они именуются страхователями) должны отчитываться в ПФР каждый месяц о лицах, с которыми заключили договоры — трудовые, ГПХ, авторского заказа. Сдавать сведения необходимо не позже 15-го числа месяца, следующего за отчетным, по специальной форме СЗВ-М, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п.

В законе не предусмотрено оснований для несдачи отчета. Поэтому не важно, работает ли человек в отчетном месяце или находится в отпуске за свой счет, получал он какие-то выплаты или нет: подавать СЗВ-М на бухгалтера без зарплаты и любого другого работника, который числится в штате, надо обязательно каждый месяц.

СЗВ-М на директора без зарплаты, с которым нет договора

Из прямого толкования законодательства, а также из разъяснений чиновников (Письма ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856, от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581) следует, что отчет СЗВ-М на директора (учредителя) без зарплаты подают при условии, что с ним заключен договор. Но как быть в ситуации, когда договора нет, и учредитель или нанятый директор руководит на основании соответствующего решения о возложении на него руководящих функций?

Почти 2 года у специалистов ПФР был один ответ: форму СЗВ-М на учредителя без зарплаты, с которым не заключен договор, не подают. Однако в марте 2018 года мнение изменилось. Учитывая позицию, высказанную в Письме Минтруда от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846 и Письме ПФР от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721, руководитель, даже если с ним не заключен договор, состоит в трудовых отношениях с организацией, а значит, тоже является застрахованным лицом. Таким образом, в отчет СЗВ-М, если один директор без зарплаты (поскольку с ним нет договора), руководителя тоже надо включать.

Штраф, если в отчете не указан директор

По общим правилам, за непредоставление или несвоевременное предоставление сведений индивидуального персонифицированного учета страхователя могут оштрафовать на 500 рублей за каждое лицо, не попавшее в отчет. Получается, если организация несколько лет не подавала сведения на директора, то штраф для нее составит:

количество месяцев, когда отчет сдавался неполным, × 500 рублей.

(8 месяцев (за 2016 год) + 12 месяцев (за 2017 год) + 12 месяцев (за 2018 год) + 1 месяц (за январь 2019)) × 500 рублей = 16 500 рублей.

Однако не торопитесь расстраиваться. Во многих территориальных отделениях ПФР заверили, что начнут применять санкции только в том случае, если отсутствуют сведения о директоре в отчетах за март 2018 и позже. Такой подход объясняется просто: ранее страхователи не были проинформированы о необходимости отчитываться о руководителях и учредителях, с которыми не заключены договоры.

Обращаем внимание: чтобы избежать штрафов, в форме СЗВ-СТАЖ сведения о руководителях и учредителях должны подаваться с учетом месяца, с которого передаются сведения по форме СЗВ-М. Если компания начала включать директора в СЗВ-М за апрель, то в годовой форме СЗВ-СТАЖ в табличной части (раздел 3) период работы тоже должен начинаться с апреля, а точнее с 01.04.2018. В противном случае в ПФР появятся вопросы, почему СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ содержат разную информацию.

Отметим, что в законодательстве предусмотрены и санкции за предоставление дополняющих отчетов. Так, с 01.10.2018 начали действовать поправки в Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах, утв. Приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н, по которым компанию не привлекут к ответственности, если она исправит выявленные ПФР ошибки в течение 5 дней. Но при этом уточнять сведения можно будет только о тех, кто перечислен в уведомлении ПФР об ошибке. Если же страхователь сам обнаружит ошибку, он также может подать уточняющий отчет, но только в отношении тех лиц, сведения о которых ранее приняли сотрудники Фонда. Если компания ранее не подавала сведения о директоре, то за уточняющий отчет ее накажут. Но такой штраф можно будет оспорить, несмотря на позицию ПФР, высказанную в Письме от 28.03.2018 № 19-19/5602. И на помощь придет судебная практика, в частности, Определение ВС РФ от 02.07.2018 № 303-КГ18-99 по делу № А73-910/2017, где заявлено, что такая самостоятельно выявленная ошибка не должна быть наказана.

Также рекомендуем внимательно относиться к процедуре сдачи отчета. Во избежание штрафов страхователям желательно не только своевременно отправлять формы с указанием каждого застрахованного лица, но и получать соответствующие уведомления-квитанции о принятии отчетов.