Норматив потребности кадровика от численности работающих. Что должен сделать кадровик в конце года

Распределение обязанностей между работниками и разработка должностных инструкций - разные стороны одной медали. Часто возникают вопросы о количестве работников на предприятии. Ведь нет однозначного ответа на вопрос, что лучше: чтобы один работник выполнял обязанности нескольких, сочетая разные должности, или несколько работников отвечали только за выполнение своих обязанностей, не выходя за рамки должности. В любом случае на практике мы сталкиваемся с разными ситуациями…

Сколько человек должно быть в штате, чтобы работу кадровика мог выполнять секретарь? Сколько кадровиков должно быть в организации со штатом 100, 500 и больше 1000 человек? Регулируются ли законодательством эти вопросы?

На основании пункта 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины (далее - ХК) предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

При определении предприятием, учреждением, организацией (далее - предприятие) численности необходимых работников или соответствующих специалистов учитываются производственный и технологический циклы (где имеется производство), выполняемые работы или предоставляемые услуги с учетом перспектив развития предприятия, численность наемных работников, а также цели и задачи, стоящие перед предприятием. Исходя из этого, собственник или уполномоченный им орган самостоятельно или совместно с отделом труда и заработной платы (ОТиЗ), если такой имеется в организационной структуре управления предприятием, рассчитывает необходимое количество специалистов для эффективного и качественного выполнения поставленных задач. Многие предприятия, где нет ОТиЗ, достигают эффективной численности наемных работников путем проб и ошибок.

Щомісяця в журналі «Діловодство та документообіг»: організація діловодства в установах і підприємствах різних форм власності та рівня підпорядкування згідно з новими правилами й вимогами, архівна справа, кадрове діловодство на прикладі конкретних виробничих ситуацій, юридична підтримка під час роботи з документами, основні вимоги до складання та оформлення службових документів. А також відповіді кваліфікованих спеціалістів на запитання читачів, підвищення рівня освіти, поради психолога-практика та ін.
Друкований журнал + електронна версія без додаткових оплат.
Ваш гарантований подарунок: Онлайн-посібник «Складення та оформлення службових документів» у 2-ох частинах.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала

По состоянию на: 08.10.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010

Шаблоны документов
• Пример определения трудоемкости нормируемых работ

Сколько кадровиков должно быть в компании? Один, два, три и сотрудник, отвечающий за делопроизводство? Согласитесь, опрос весьма интересный и очень актуальный. Нередко состав службы кадров связывают с общей численностью персонала компании. Правильно ли это? И да, и нет. Можно ли доказать руководству, что по всем объективным показателям вам непременно нужен помощник? Можно, но для этого советуем обратиться к цифрам.

С сожалением стоит признать, что в большинстве российских компаний организация труда сотрудников кадровой службы зачастую не отвечает даже элементарным требованиям современного кадрового менеджмента. Не ведется ни учет квалификации и численности специалистов, ни реальная оценка необходимых затрат рабочего времени. Ни для кого не секрет, что численность работников кадровой службы во многих компаниях определяется по личному усмотрению ее «первого лица». Правильность такого подхода оставим без комментария.

Так сколько кадровиков должно быть в компании, предположим, с численностью сотрудников 200 человек? Очень жаль, но придется вас огорчить. Мы не можем назвать конкретную цифру. Верный ответ придется искать вам самим, но... с нашей помощью. А начать придется с себя, т. е. с нормирования своего труда.

ОСНОВНЫЕ ВИДЫ НОРМ ТРУДА

Итак, совершенствование организации труда работников кадровых служб непосредственно связано с решением задач его регламентации (нормирования) во времени. Для этого трудовые процессы таких специалистов необходимо изучать и проектировать, устанавливая необходимые затраты времени на их выполнение с учетом требуемого результата. Именно нормирование труда позволит определить необходимую численность кадровой службы и найти оптимальное соотношение числа работников разных квалификационно-должностных групп. Согласитесь, без этого при обосновании состава подразделения не обойтись. Но нормирование труда кадровика требует системного подхода.

Основные виды норм труда и другие вопросы нормирования законодательно определены в гл. 22 «Нормирование труда» ТК РФ. Для нормирования труда работников кадровых служб рекомендуется применять нормы времени и обслуживания, нормированные задания, нормы (нормативы) численности и соотношений отдельных категорий работников, нормы управляемости.

Нормы времени устанавливаются на работы по комплектованию и учету кадров, в т. ч. на отдельные операции (например, «Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих»), комплекс операций («Оформление и учет трудовых книжек»), процедуры («Составление технической отчетности и справок по учету личного состава»). Они показывают, какое количество времени должна занимать у сотрудника отдела кадров отдельная операция, их комплекс или процедура.

Для работ по делопроизводственному обслуживанию (экспедиторские, канцелярские, архивные и пр.) целесообразно предусматривать типовые нормы времени.

Совет Для простых работ, имеющих конкретный, заранее предсказуемый результат, нормированные задания устанавливайте на декаду или месяц по определенному алгоритму; для сложных - на более длительный срок с учетом их характера и содержания

Нормы обслуживания рекомендуется устанавливать при выполнении табельных работ (проверка наличия работников на рабочих местах, составление рапортов о движении личного состава работников, учет использования рабочего времени и др.) и применении традиционных систем учета (рапортно-ведомостной, пропускной по карточкам, обходной). Они показывают, например, какое число работников за определенный период времени должен проверить сотрудник отдела кадров на предмет присутствия на рабочем месте.

Нормированное задание для работников кадровых служб целесообразно формировать на основе анализа содержания выполняемых ими работ (функций), степени их повторяемости и других факторов. Установление нормированных заданий позволит рационально распределить функции между исполнителями в соответствии с их должностью и квалификацией, оценить результативность труда и заинтересованность отдельных работников в выполнении большего объема работ (функций), совмещении профессий и должностей при условии мотивации труда.

Период выполнения нормированного задания определяется сложностью и трудоемкостью, степенью повторяемости функций (работ). Нормированное задание считается выполненным при условии осуществления всего объема работ в установленные сроки и с заданным результатом.

Толковый словарь

Норма времени - это величина затрат рабочего времени на выполнение единицы работы (функции) работником соответствующей квалификации в определенных организационных условиях. Норма обслуживания - «число» объектов, которое работник

соответствующей квалификации должен обслужить в единицу рабочего времени в данных организационных условиях. Нормированное задание - это конкретный по составу объем работ (функций), который должен выполнить работник соответствующей

квалификации за определенный период времени с соблюдением требований к качеству результата его труда. Нормативы по труду - это регламентированные величины затрат труда и перерывов в работе.

Необходимая норма (норматив) численности работников той или иной должности рассчитывается на основе устанавливаемых видов норм труда.

Под нормой управляемости понимается число сотрудников, работающих под непосредственным началом одного или нескольких руководителей соответствующей квалификации при конкретных условиях организации кадровой работы. Принципиальное отличие нормы управляемости от нормы обслуживания состоит в том, что руководитель в данном случае дает задание, а не обслуживает работников. Применительно к кадровой службе норма управляемости может быть установлена для ее руководителя.

ТИПОВЫЕ НОРМАТИВЫ

Обратите внимание!

Применение тех или иных видов норм труда определяется степенью стабильности, повторяемости и продолжительностью нормируемых работ (операций, комплексов операций, процедур) во времени

В настоящее время нормативные материалы для нормирования труда работников кадровых служб, к сожалению, не разрабатываются, хотя необходимость в этом очевидна. Это тем более актуально в условиях расширения круга обязанностей работников, обновления кадровой документации, автоматизации многих работ (функций) и т. п.

Тем временем для нормирования труда отдельных видов работ (операций, процедур), выполняемых кадровиками, можно выборочно использовать уже имеющиеся межотраслевые нормативы и нормы. К таковым относятся:
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (1991 г.);
Межотраслевые укрупненные нормативы рабочего времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (1990 г.);
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.);
Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.);
Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.);
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.);
Рекомендации по подбору подходящей работы рабочим, специалистам и техническим исполнителям (2000 г.);
Рекомендации по определению штатной численности бюджетных организаций на основе нормативов по труду (2006 г.).

Следует отметить, что отдельные положения указанных документов устарели, некоторые из них утратили силу, поскольку имели ограниченный срок действия. Однако они и по сей день сохраняют свою актуальность. Давайте посмотрим, как на основе указанных типовых норм можно расчитать необходимую численность инспекторов по кадрам.

РАСЧЕТ ЧИСЛЕННОСТИ ИНСПЕКТОРОВ ПО КАДРАМ НА ОСНОВЕ ТИПОВЫХ НОРМАТИВОВ

При традиционном варианте работы кадровой службы инспектор в течение года выполняет все операции по учету и комплектованию кадров.

Ниже приведены фрагменты нормативов времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих (таблица 1 ) и увольнении (таблица 2 ), содержащихся в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78 (далее - Межотраслевые нормативы). Они были разработаны Центральным бюро нормативов по труду Минтруда России при участии предприятий и организаций отраслевых министерств и ведомств. Межотраслевые нормативы имели ограниченный срок действия - до 1997 г., носили рекомендательный характер и использовались в качестве основы для разработки систем нормирования труда в организациях.

Обратите внимание!

Официальный срок действия Межотраслевых нормативов на работы по комплектованию и учету кадров истек

Межотраслевые нормативы времени разработаны применительно к типовому рабочему месту сотрудника, занимающегося комплектованием и учетом кадров. Поскольку нормативные акты, регламентирующие систему нормирования труда, пока не разработаны, положения указанных нормативов могут применяться и в настоящее время в качестве методического пособия при расчете и разработке норм времени на отдельные виды работ, выполняемых работниками кадровой службы. При использовании данного документа следует иметь в виду, что в некоторой степени он устарел и не учитывает произошедших изменений в трудовом законодательстве, которые нашли отражение в функциональных обязанностях сотрудников отдела кадров. Поэтому предусмотренные в нем нормативы могут не охватывать весь спектр операций, производимых при приеме и увольнении работников.

Таблица 1

Нормативы времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих

1. Ознакомление с соответствующими документами (паспорт, трудовая книжка, диплом или свидетельство об образовании и пр.) и на их основании заполнение приказа (распоряжения) о приеме на работу.

2. На основании соответствующих документов (паспорт, трудовая книжка, диплом или свидетельство об образовании, военный билет (у военнообязанных), приказ или распоряжение о приеме на работу) заполнение личной карточки работника.

3. Заполнение учетной карточки специалиста с высшим образованием и ее размещение в картотеке. Заполнение учетной карточки специалиста со средним специальным образованием и ее размещение в картотеке.

4. Составление приказа (распоряжения) о приеме на работу. В приказе указываются фамилия, имя, отчество работника, должность (профессия), цех (отдел), дата приема на работу, размер оклада (надбавки), при необходимости - период испытания.

5. На основании приказа (распоряжения) - внесение записи в трудовую книжку, в которой указываются: дата приема на работу, профессия или должность, цех (отдел), дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу. 6. Отметка о приеме на работу в журнале (книге) о приеме.

Таблица 2

Нормативы времени на оформление документов при увольнении рабочих и служащих

Обратите внимание!

Положения Межотраслевых нормативов во многом устарели и могут не учитывать отдельные операции (функции), производимые при приеме и увольнении работников. Поэтому указанные нормативы подлежат корректировке

1. На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора.

2. В соответствии с резолюцией руководителя предприятия составление проекта приказа об увольнении. В нем указываются фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (профессия), дата и причина увольнения работника.

3. На основании оформленного приказа (распоряжения) запись в личной карточке даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении.

4. На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении.

5. Выдача трудовой книжки увольняемому.

6. Запись о выдаче трудовой книжки в Книге учета движения трудовых книжек.

7. Изъятие личного дела из картотеки.

8. Запись в личном деле об увольнении и в Журнале регистрации уволенных.

9. Комплектование документов для передачи в архив.

10. Перемещение личной карточки в картотеку уволенных.

11. Составление отчета об увольнении с работы.

Совет При корректировке нормативов учитывайте, что другое содержание работ приведет к другим результатам в расчетах

Нормирование труда инспектора по кадрам осуществляется в следующем порядке:

Шаг 1. На каждую операцию устанавливается норма времени в зависимости от влияющих на ее величину факторов.

Шаг 2. С учетом планируемых работ на год по каждой операции определяется трудоемкость нормируемых функций и работ, не предусмотренных нормативными материалами.

Шаг 3. Суммарная трудоемкость по нормируемым операциям делится на полезный фонд рабочего времени одного работника за год (приложение).

Приведем пример расчета численности инспекторов по кадрам.

Численность инспекторов по кадрам рассчитывается по формуле:
Ч = То / Фп,
где То - суммарная трудоемкость работ в год, чел.-ч (5500 чел.-ч - из приложения);
Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принято 1910 ч).

Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч (70 чел.-ч). Тогда:
Ч = (5500 + 70) : 1910 = 2,9 чел.
Принимаем Ч = 3 чел. Таким образом, число инспекторов составит три человека.

Практика свидетельствует о значительных затратах времени кадровиков на документальное обслуживание. Для нормирования типовых работ могут быть рекомендованы Нормы времени на работы по до-кументационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.

В кадровых службах (при традиционной структуре управления трудовыми ресурсами предприятия) может быть занято число табельщиков, которое определяется путем деления среднесписочной численности работников предприятия на норму обслуживания, установленную по нормативам времени. Приведем пример расчета их численности.

Численность табельщиков рассчитывается по формуле:
Ч = Чос / Нобс,
где Чос - среднесписочная численность работников, чел.,
Нобс - норма обслуживания, чел.

Например, при рапортно-ведомственной системе табельного учета и децентрализованной форме его организации, среднесписочной численности работников (Чос) в 20 500 чел. и норме обслуживания (Нобс) 490 чел. численность табельщиков составит:
Ч = Чос / Нобс = 20 500: 490 = 42 чел.

Значит, данной организации требуется 42 табельщика.

Нвр = Топ (1 + К /100) ,

где Нвр - норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч;
Топ - нормативное значение времени на выполнение нормируемой работы (функции), установленное по Межотраслевым нормативам, чел.-ч;
К - коэффициент, учитывающий затраты на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени принимается равным 8%.

Например, норма времени на выполнение операции «Оформление документов при приеме на работу одного рабочего» составит:
Нвр = 0,46 (1 + 8: 100) = 0,50 чел.-ч.

Норма времени на процедуру «Оформление и учет трудовых книжек» при условии выписки одной трудовой книжки, внесения одной записи и снятия одной копии с десятью записями в книжке составит:
Нвр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8: 100) = 0,864 чел.-ч.

Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется с учетом объема каждого вида выполняемой работы по формуле:

где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;
HBp. i - норма времени на выполнение конкретного вида нормируемой работы (комплекса операций), чел.-ч;
Vi - объем конкретного вида нормируемой работы (операции, комплекса операций), выполняемой за год, чел.-ч;
i = 1, 2... n - порядковый номер вида нормируемой работы (процедуры, операции).

Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных Межотраслевыми нормативами, определяется по формуле:

Совет При нормировании труда кадровика не забудьте учесть специфику нормируемых работ (функций)

где Тнн - годовая трудоемкость работ, не предусмотренных Межотраслевыми нормативами, чел.-ч;
HBp. j - время на выполнение работ (процедур, операций), не предусмотренных Межотраслевыми нормативами; устанавливается на основе наблюдений либо по местным нормативам, чел.-ч;
Vj - годовой объем работ, не предусмотренных Межотраслевыми нормативами;
j = 1, 2... m - порядковый номер вида работы, не предусмотренной Межотраслевыми нормативами.

Общая годовая трудоемкость работ рассчитывается по формуле:

То = Тн + Тнн.

Приложение

Пример определения трудоемкости нормируемых работ

Есть ли в течение года время, когда кадровики могут хоть немного расслабиться? Вряд ли. И в любом случае это не конец года — горячая пора, когда надо успеть очень многое. И чтобы в конце года правильно рассчитать свои силы, сделать все дела вовремя и спокойно уйти на новогодние праздники, надо тщательно все спланировать.

Так что же необходимо сделать кадровику до конца уходящего года (или в самом начале следующего)? Список дел достаточно внушительный…

ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ГРАФИК ОТПУСКОВ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Составление графика отпусков — по-прежнему обязанность, а не право работодателя. И относиться к этому нужно со всей ответственностью, ведь при проверке инспектор труда может проконтролировать наличие графика и правильность его составления и в случае наличия ошибок — привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выписать штраф.

Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель должен составлять график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года, на который он составляется.

Например , график отпусков на 2017 г. должен быть составлен и утвержден не позднее 16 декабря (пятница) 2016 г. И даже если в январе и феврале никто из работников не пойдет в отпуск, работодатель не должен переносить составление графика на более поздний срок.

Некоторые работодатели полагают, что составление графика отпусков — процедура устаревшая и формальная, и проводится она только во исполнение норм законодательства.

Однако этот документ может быть полезен работодателю. График отпусков не только гарантирует право работника на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

• обеспечить бесперебойную работу производства, заранее найдя замену работнику, уходящему в отпуск;
• оформить отпуск заблаговременно и выплатить отпускные в срок не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);
• контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливания неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий работнику право на ежегодный оплачиваемый отпуск, основной и дополнительный (ст. 121 ТК РФ). Для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя.

Так как при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ежегодным основным оплачиваемым отпуском (ст. 120 ТК РФ), планируется общее число дней отпуска.

Большинство работодателей оформляет график по унифицированной форме № Т-7, утвержденной Госкомстатом. Однако работодатели вправе разрабатывать свои, локальные формы документов.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ КАДРОВУЮ СТАТИСТИЧЕСКУЮ ОТЧЕТНОСТЬ

Согласно ст. 8 Федерального закона от 29.11.2007 № 282-ФЗ «Об официальном статистическом учете и системе государственной статистики в Российской Федерации» (в ред. от 23.07.2013) организации обязаны предоставлять отчеты органам статистики.

Для наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников Приказом Росстата от 24.09.2014 № 580 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, деятельностью в сфере образования, науки, инноваций и информационных технологий» (в ред. от 25.09.2015) утверждены несколько форм:

1. форма № 1-Т ).

В этом отчете необходимо отразить наименование вида экономической деятельности, среднесписочную численность работников, фонд зарплаты внешних совместителей и работников списочного состава, а также начисленные им выплаты. Срок предоставления отчета — 20 января после отчетного периода.

2. Сведения о численности и заработной плате работников (форма № П-4 ).

Эти сведения предоставляют юридические лица (кроме субъектов малого предпринимательства) всех видов экономической деятельности и форм собственности:

• средняя численность работников которых превышает 15 человек — ежемесячно, не позднее 15 числа после отчетного периода;
• средняя численность работников которых не превышает 15 человек, включая работающих по совместительству, — ежеквартально, не позднее 15-го числа после отчетного периода.

3. Сведения о неполной занятости и движении работников (форма № П-4 (НЗ) ).

Предоставляются работодателями не позднее 8-го числа после отчетного квартала. В этой форме упор делается на численность работников, которые:

• работали неполное рабочее время или находились в простое;
• находились в отпуске без сохранения зарплаты по их просьбе;
• были приняты на работу, уволены или планируют уволиться,

а также отражается количество работников и вакансий на конец отчетного месяца.

Несмотря на то, что сроки сдачи отчетности в январе, провести подготовительную работу лучше в конце декабря, ведь первая половина января приходится на новогодние каникулы.

Недавно Приказом Росстата от 05.07.2016 № 325 «Об утверждении статистического инструментария для организации федерального статистического наблюдения за численностью и потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы» была утверждена еще одна форма статистической отчетности — 1-Т(проф) «Сведения о численности и потребности организаций в работниках по профессиональным группам» (Приложение № 3).

Она применяется, начиная с отчетности по состоянию на 31.10.2016. Представлять ее нужно только раз в два года 28 ноября юридическим лицам, осуществляющим все виды экономической деятельности (кроме финансовой деятельности, государственного управления и обеспечения военной безопасности; деятельности общественных объединений и экстерриториальных организаций).

В этой форме указывается потребность организации в работниках для замещения имеющихся вакантных рабочих мест в распределении по профессиональным группам. К вакантным относятся места, освободившиеся в случае увольнения работников, их отпусков по беременности и родам или по уходу за ребенком , а также вновь созданные рабочие места, на которые планируется принять работников в течение 30 дней после отчетного периода.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: УТВЕРДИТЬ ПЛАН И ПРИКАЗ ПО ВОИНСКОМУ УЧЕТУ НА НОВЫЙ ГОД

Окончание года — хороший момент, чтобы начать ведение воинского учета, если до этого момента работодатель его не вел.

Если работодатель ведет воинский учет, до конца декабря следует обновить приказ о назначении лица, ответственного за его ведение, и план работы.

Документы следует оформлять точно по формам, приведенным в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях , утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008, иначе военкомат может вернуть их на доработку.

В приказе необходимо указать Ф. И. О. и должность лица, ответственного за ведение воинского учета, и его заместителя. На каждом документе должно быть место для согласующей визы военкома. Приказ и план подписывают должностные лица, указанные в форме. Перед тем, как предоставлять документы в военкомат, не забудьте обновить справку о бронировании в местных органах власти.

Например , в Москве — это служба обеспечения секретности и мобилизационной подготовки в управе района по месту нахождения организации.

ОБЯЗАТЕЛЬНО: ПОДГОТОВИТЬ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

Не стоит забывать о необходимости подготовиться к сдаче документов в архив. Как правило, это надо делать после окончания делопроизводственного года, то есть в январе, но уже в декабре можно определить, какие документы нужно будет сдавать в архив.

Основным нормативным актом, регулирующим порядок оформления документов в архив, являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила; Приказ Минкультуры России № 526).

Согласно Правилам сдаче в архив подлежат документы сроком хранения свыше 10 лет. Они передаются в архив организации не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Поэтому в январе 2017 г. подлежат сдаче в архив документы, оформленные до 31.12.2015 (из числа хранящихся более 10 лет) .

Сроки хранения документов указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденном Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016). Необходимо учитывать и изменения, внесенные Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ в Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

ОБЯЗАТЕЛЬНО: СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ОТЕЛА КАДРОВ НА НОВЫЙ ГОД

Документ, которым необходимо руководствоваться, — это Приказ Минкультуры России № 526.

Стоит проверить, не появились ли новые направления в работе, новые дела, которые необходимо внести в номенклатуру дел на следующий год. Если в номенклатуре ничего не изменилось, ее все равно необходимо утвердить заново.

ФАКУЛЬТАТИВНО: УТВЕРДИТЬ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Обязанность работодателя составлять штатное расписание предусмотрена ст. 15 и 57 ТК РФ, поскольку, согласно этим статьям, наименование должности должно быть указано в трудовом договоре в соответствии со штатным расписанием организации. По мнению Роструда, принятие работника на должность, не включенную в штатное расписание, недопустимо (письмо от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1).

Каких-либо сроков или периодичности для утверждения штатного расписания трудовым законодательством не установлено. Изменения можно вносить в любое время путем издания соответствующего приказа. Но некоторые работодатели все изменения вносят в преддверии нового года, чтобы утвердить новое штатное расписание с 1 января.

Форма штатного расписания № Т-3 также является факультативной, и, как и график отпусков, штатное расписание может составляться по локальной форме, разработанной работодателем.

Штатное расписание может составить любой работник, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер).

ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ВАЖНО: ПРОВЕРИТЬ, ПЛАНИРУЕТСЯ ЛИ ПРОВЕРКА ГОСОРГАНОВ В СЛЕДУЮЩЕМ ГОДУ

Уточнить, является ли работодатель объектом плановых проверок в 2017 г., — дело очень важное.

Для этого необходимо зайти на сайт Генпрокуратуры России и набрать ИНН или ОГРН организации. На сайте указаны сведения обо всех проверках госорганов. Отдела персонала касаются, прежде всего, проверки инспекции труда, а также проверки исполнения законодательства о квотировании (их, как правило, проводит служба занятости). Если ваша организация есть в списке проверяемых, стоит обратиться к руководителю со служебной запиской и сообщить об этом. Также с руководителем стоит обсудить план подготовки к проверке (проведение кадрового аудита даст возможность проверить, все ли в порядке в кадровых документах работодателя).

ФАКУЛЬТАТИВНО, НО ПОЛЕЗНО: ПРОВЕСТИ РЕГУЛЯРНЫЙ КАДРОВЫЙ АУДИТ

Окончание года — подходяще время для проведения регулярного кадрового аудита. Хоть законодательство и не устанавливает такую обязанность, многие кадровые службы этим не пренебрегают — ведь внести какие-либо исправления легче сразу, чем по прошествии долгого времени.

Кроме того, результаты кадрового аудита помогут улучшить бизнес-процесс в отделе персонала в будущем году.

Особенно тщательно следует подойти к проведению кадрового аудита, если есть информация о проверках госорганов в грядущем году.

Оформлять проведение кадрового аудита официально или нет, зависит от работодателя. Например, можно оформить его проведение приказом по организации или распоряжением по отделу.

Какие документы стоит проверить прежде всего? Конечно, те, на которые инспекция труда обращает внимание в первую очередь, например:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ);
• Положение об оплате труда (ст. 135 ТК РФ);
• Положение о защите персональных данных (ст. 87 ТК РФ).

Хотя должностные инструкции не являются обязательными ЛНА, практика показывает, что применение их полезно для организации труда работников. Потому стоит проверить, на все ли должности они разработаны.

Если работники ездят в командировки, то обязательным является Положение о командировках (ст. 168 ТК РФ).

2. Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (при наличии).

Важно проверить:

• содержание трудовых договоров на соответствие законодательству, поскольку за ненадлежащее оформление предусмотрен штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ;
• все ли трудовые договоры содержат актуальные условия - то есть все ли изменения условий оформлены письменными дополнительными соглашениями;
• есть ли в организации срочные трудовые договоры (ст. 59 ТК РФ) со сроком до 31.12.2016, и загодя уведомить работников об их прекращении (ст. 79 ТК РФ), иначе они превратятся в договоры на неопределенный срок.

Кроме того, стоит проверить:

• приказы о приеме и увольнении, переводе на другую работу;
• приказы о предоставлении отпусков (различных видов) и заявления к тем из них, которые издаются по заявлениям работников;
• табели учета рабочего времени;
• личные карточки работников;
• трудовые книжки работников;
• документы, касающиеся ведения трудовых книжек (приказ о назначении лица, ответственного за ведение трудовых книжек, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них);
• приказы о направлении в командировку (при наличии);
• приказы о применении дисциплинарных взысканий (при наличии);
• приказы о привлечении к материальной ответственности (при наличии);
• гражданско-правовые договоры (ГПХ), если они заключаются в организации (к ним будет особенно пристальное внимание).

• документы, касающиеся отдельных категорий работников (иностранцы, «вредники», беременные работницы, работницы, находящихся в отпуске по уходу за ребенком, инвалиды, молодежь и т. д.).

ФАКУЛЬТАТИВНО, СОГЛАСНО ВНУТРЕННИМ РЕГЛАМЕНТАМ: ПОДГОТОВИТЬ ВНУТРЕННИЕ ОТЧЕТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ

Руководителя, как правило, интересует, сколько работников принято на работу, сколько уволено, какая текучесть, какие инструменты подбора кадров наиболее эффективны и т. д. В каждой организации свои формы таких отчетов, своя периодичность. Вероятно, руководитель захочет увидеть такие отчеты и за год. Если составлялись ежемесячные отчеты, то свести информацию воедино не составит труда. В противном случае придется поработать.

Под текучестью персонала на практике чаще всего подразумевается движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим местом или организации конкретным работником. Показатель вычисляется по формуле:

где Т — текучесть персонала;

У — количество работников, уволившихся за определенный период;

Ч — среднесписочная численность за тот же период.

Например , если за квартал из организации ушло 30 человек при среднесписочной численности в этот период 300 человек, то коэффициент текучести кадров составляет 0,1 (10 %).

Также стоит составить отчет о работе отдела персонала за год. Чаще всего руководство требует предоставить такой отчет. Но даже если организация небольшая и никаких формальных требований к отчетности не предъявляется, все же рекомендуем это сделать. Почему бы не показать работу отдела в лучшем свете?

Так, можно указать, сколько:

• кадровых операций (увольнение, прием на работу, оформление отпусков, командировок, дисциплинарных взысканий и т. д.) было сделано;
• ЛНА оформлено или доработано;
• работников подобрано (при наличии функции подбора);
• трудовых конфликтов предотвращено;
• работников обучено и т. д.

Подробнее об оформлении архива организации см.: Жижерина Ю. Ю. Готовим документы к хранению //Кадровые решения. 2016. № 3. С. 64-73; Жижерина Ю. Ю. Организация хранения кадровых документов //Кадровые решения. 2016. № 4. С. 71-77. — Прим. редакции .

При аналитически-расчетном методе нормирования затраты рабочего времени рассчитываются на основе нормативных материалов по труду. Нормативы по труду – это регламентированные величины затрат труда и перерывов в работе.

Практическое значение имеет понимание принципиальных различий между нормами затрат труда и нормативами по труду.

Норма трудовых затрат рассчитывается применительно к конкретным задачам и условиям выполнения нормируемого процесса (функции, операции и т. п.) на конкретном рабочем месте исполнителя работы. Величина ее пересматривается систематически по мере изменения условий и организации труда, освоения работы (функции) работником. Норма труда является функцией от нормативных величин при использовании аналитически-расчетного метода нормирования.

Нормативы по труду устанавливаются применительно к типизированным или усредненным вариантам организации кадровой работы на предприятии. Выбор этих условий осуществляется на основе выявления более рациональных типовых вариантов, обеспечивающих достижение максимальных результатов кадровой работы при оптимальных затратах труда ее исполнителей. Нормативы по труду многократно используются для расчета норм времени, обслуживания, численности, других норм трудовых затрат и действуют более длительное время без пересмотра. Это связано с тем, что изменение организационных и других условий по совокупности работ (функций), для которых они проектируются в качестве регламентированных (заранее установленных величин), происходит в более длительный период времени, чем на конкретных рабочих местах.

Аналитически-расчетный метод нормирования труда обеспечивает обоснованность и точность устанавливаемых норм труда, позволяет определять необходимые затраты труда до начала выполнения работы, а также решать другие задачи.

Нормирование аналитически-расчетным методом осуществляется по укрупненным и дифференцированным нормативам по труду. Укрупненными считаются нормативы численности и трудоемкости, нормы числа подчиненных, нормы соотношений, нормы обслуживания. К дифференцированным нормативам относятся нормы времени, нормы времени обслуживания, нормированные задания.

Однако в настоящее время нормативные материалы для нормирования труда персонала кадровых служб не разрабатываются, хотя необходимость в этом очевидна, тем более в условиях расширения круга обязанностей работников, обновленной кадровой документации, автоматизации выполнения многих работ (функций) и пр.

Для нормирования труда отдельных видов работ (операций, процедур), выполняемых работниками кадровой службы, рекомендуются межотраслевые нормативы и нормы, разработанные Центральным бюро нормативов по труду (ЦБНТ):

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров (1991 г.);

Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций и предприятий (1992 г.);

Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях (1990 г.);

Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда на предприятии (2001 г.);

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.).

В качестве примера воспользуемся Межотраслевыми укрупненными нормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров, утв. постановлением министра труда и социальных вопросов СССР от 14.11.91 № 78, для расчета нормы времени, определения годовой трудоемкости нормируемых работ и численности работников.

Норма времени на выполнение нормируемой операции определяется по следующей формуле:

где Н вр – норма времени на выполнение конкретного вида работы (функции), чел.-ч.;

Т on – норматив времени на выполнение нормируемой работы, установленный по сборнику нормативов, чел.-ч;

К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные надобности, а также подготовительно-заключительное время. По результатам фотографий и самофотографий рабочего времени принимается равным 8%.

Например, норма времени на выполнение операции «оформление документов при приеме на работу одного рабочего» составит:
Н вр = 0,46 (1 + 8:100) = 0,50 чел.-ч.

Норма времени на выполнение процедуры «оформление и учет трудовых книжек» при условии выписки одной трудовой книжки, внесения одной записи и снятии одной копии с десятью записями в ней составит:
Н вр = (0,11 + 0,07 + 0,62) (1 + 8:100) = 0,864 чел.-ч.

Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

,

где Т н – годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;

Нвр.i – нормы времени на выполнение конкретного вида нормируемой работы (комплекса операций), чел.-ч;

V i – объем конкретного вида нормируемых работ (комплекса операций, операций), выполняемых за год, чел.-ч;

i = 1, 2... n – виды нормируемых работ (комплекса операций, операций).

Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником , определяется по формуле:

,

где Т нн – годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч;

Н вр.j – время на выполнение работ (комплекса операций, операций), не предусмотренных сборником нормативов; устанавливается на основе наблюдений либо по местным нормативам, чел.-ч;

V j – годовой объем работ, не предусмотренных сборником нормативов;

j = 1, 2... m – виды работ, не предусмотренные сборником нормативов.

Общая годовая трудоемкость работ рассчитывается по формуле:

.

Численность сотрудников, например инспекторов по кадрам (табл. 1), определяется при условии выполнения ими в течение года всех операций по комплектованию и учету кадров на предприятии при традиционном варианте управления персоналом в следующем порядке:

– на каждую операцию устанавливается норма времени (в чел.-ч) в зависимости от факторов, влияющих на ее величину;

– с учетом объемов планируемых работ на год по каждой операции устанавливается трудоемкость нормируемых работ и трудоемкость работ, не предусмотренных нормативными материалами;

– суммарная трудоемкость по нормируемым операциям и не предусмотренным нормативным материалом делится на полезный фонд рабочего времени одного работника за год.

Таблица 1

Численность инспекторов по кадрам

№ п/п	Наименование выполняемых операций	Единица измерения объема работ (операций)	Влияющие факторы	Номер нормативной таблицы, пункта	Нормативы времени, чел.-ч	Нормы времени, чел.-ч	Объем работы за год	Трудоемкость операции, чел.-ч
	Оформление документов при приеме на работу	Один работник
	Оформление документов при увольнении	Один работник
	Оформление документов работнику при уходе на пенсию по возрасту или инвалидности	Один работник
	Составление отчета о численности работников по полу, возрасту и пр.	Один работник	Средне-списочная численность персонала – 10 тыс. чел.
	Оформление характеристики на работника	Один работник
	Другие операции
	Трудоемкость нормируемых работ

Формула расчета численности инспекторов по кадрам:

,

где Т о – суммарная трудоемкость работ в год, чел.-ч (5500 – из табл.);

Ф п – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (принято 1910 ч).

Тогда Ч = (5500 + 70) : 1910 = 2,9 чел.,
где 70 – годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч.
Принято Ч = 3 чел.

Численность табельщиков определяется путем деления среднесписочной численности работников предприятия на норму обслуживания, установленную по нормативам времени, по формуле:

,

где Ч ос – среднесписочная численность работников, чел.,

Н обс – норма обслуживания, чел.

Например, при рапортно-ведомственной системе табельного учета, децентрализованной форме его организации, среднесписочной численности работников (Ч ос) в 20 500 чел. и норме обслуживания (Н обс) в 490 чел. численность табельщиков составит:
Ч = Ч ос / Н обс = 20 500: 490 = 42 чел.

Центральным бюро нормативов по труду (ЦБНТ) Минтруда России при участии предприятий и организаций отраслевых министерств и ведомств разработан Сборник «Межотраслевые нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров», который действует с 1991 г. (Рекомендуется для применения в качестве методического пособия при расчете и разработке норм и нормативов времени на отдельные виды работ, выполняемых работниками кадровой службы.) Нормативы времени разработаны применительно к типовому рабочему месту работника, выполняющего комплектование и учет кадров.

Ниже приведены таблицы нормативов времени на операции и процедуры повторяющихся видов работ (функций) (табл. 2–18).

Таблица 2

Нормативы времени на оформление документации при приеме на работу рабочих и служащих

Ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании и пр.) и на их основании подготовка проекта приказа (распоряжения) о приеме на работу. В приказе указываются фамилия, имя, отчество работника, должность (профессия), разряд или оклад, цех (отдел), дата зачисления и при необходимости период испытательного срока.

На основании соответствующих документов – паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, военного билета (у военнообязанных), приказа (распоряжения о приеме на работу) – заполнение личной карточки работника.

На основании приказа (распоряжения) – запись в трудовой книжке даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха (отдела), даты и номера приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Отметка о приеме на работу в журнале (книге) о приеме.

Таблица 3

Нормативы времени на оформление документов при увольнении рабочих и служащих

Заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора на основании заявления об увольнении и личной карточки работника.

В соответствии с резолюцией руководителя предприятия составление проекта приказа об увольнении. В нем указываются: фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (профессия), дата и причина увольнения работника.

На основании оформленного приказа (распоряжения) запись в личной карточке работника даты, причины увольнения, номера приказа (распоряжения) об увольнении.

На основании приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора запись в трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа (распоряжения) об увольнении.

Выдача трудовой книжки под расписку увольняемому.

Запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек.

Изъятие личного дела из картотеки.

Запись об увольнении в личном деле и в журнале уволенных.

Комплектование документов для передачи в архив.

Перемещение личной карточки в картотеку уволенных.

Составление отчета об увольнении с работы.

Процедура «Оформление и учет трудовых книжек» состоит из следующего комплекса операций.

1. Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней с отметкой в книге учета или выписка дубликата трудовой книжки.

Таблица 4

Примечание. Время на выписку дубликата дано без учета затрат на поиск данных в архиве.

Содержание работы: запись в бланк трудовой книжки или вкладыша: на первой странице – фамилии, имени, отчества, года рождения, профессии или должности и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице – простановка штампа предприятия или указание его наименования и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии (должности), разряда, даты и номера приказа (распоряжения); отметка в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью: «Выдан вкладыш» (прим. 1 к таблице 5); подготовка невостребованных трудовых книжек для сдачи в архив.

2. Запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрениях, награждениях и др.

Таблица 5

Примечания.
1. Вкладыш в трудовую книжку вшивается в тех случаях, когда все страницы одного из разделов заполнены.
2. В норму времени включены затраты времени на получение трудовых книжек с места их хранения.

Содержание работы: подборка трудовой книжки; на основании соответствующих документов (паспорта, записи о переводе, приказа (распоряжения) справки ОВД и т. д.) внесение в трудовую книжку или вкладыш изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение, изменение разряда), записей о поощрениях, об изменениях фамилии и других сведений; укладка трудовой книжки в сейф.

3. Снятие копии трудовой книжки.

Таблица 6

Наименование операции	Единица измерения	Норматив времени, чел.-ч	Номер норматива
	Одна копия

Процедура «Оформление документов по учету движения кадров» включает ряд операций.

1) Оформление перевода в другое подразделение или на другую должность.

Таблица 7

2) Отметка о приеме на работу, о перемещении или увольнении в плане обеспечения дополнительной потребности в рабочих кадрах.

Таблица 8

3) Перевод рабочего, получившего высшее или среднее специальное образование, на должность служащего.

Таблица 9

Содержание работы: на основании документа об образовании, заявления, приказа – запись о переводе на должность служащего в личной карточке, трудовой книжке и журнале; подшивка приказа (распоряжения) в «Дело»; составление приказа и внесение изменения в штатное расписание; приглашение работника, выдача ему бланков и объяснение по поводу их заполнения.

4) Составление и корректировка графика отпусков.

Таблица 10

5) Оформление отпусков.

Таблица 11

6) Ведение картотеки работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.

Таблица 12

7) Проверка правильности проставления стажа в ведомостях (списках) на выплату годового вознаграждения

Таблица 13

8) Оформление листка нетрудоспособности.

Таблица 14

9) Заполнение и выдача справки с места работы.

Таблица 15

Примечание. Время дано без учета затрат на поиск данных в архиве.

Содержание работы: на основании данных личной карточки – запись в бланк справки: фамилии, имени, отчества, должности или профессии работника (при необходимости – месячного оклада или среднего заработка); указание даты выдачи, номера и места предоставления справки; проставление печати; выдача справки о месте работы по просьбе работника или по требованию организации или учреждения.

10) Заполнение и выдача справки на работу по совместительству.

Таблица 16

11) Оформление взысканий.

Таблица 17

Таблица 18

Нормативы времени на выполнение ряда работ

Вид работы

Норматив времени, чел.-ч

Оформление изменения фамилииНа одного работника – 0,11 Подготовка документов и ответов на запросы предприятий, организаций и граждан о работе на предприятииНа один документ – 1,84 Оформление приказа на выплату пособия матери, находящейся в отпуске без сохранения содержания по уходу за ребенком в возрасте до трех летНа один приказ – 0,44 Подготовка и оформление документов для храненияНа один документ – 0,40 Заключение договора на проведение студентами производственной практикиНа один договор – 0,4 Составление списка работников, уходящих на пенсиюНа одного работника – 0,08

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти разработаны ЦБНТ и утверждены постановлением Минтруда России от 26.03.02 № 23 с учетом мнения Независимых профсоюзов России. Рассмотрение и анализ нормативных материалов позволяют сделать вывод о целесообразности их использования при нормировании работ по документационному обеспечению кадровых служб предприятия (с учетом соответствующих корректировок).

Нормы времени на печатание документов установлены на следующие операции: ввод информации в ПЭВМ, набор текста с вертикальным графлением, без вертикального графления, с использованием диктофона, а также на типовых бланках (формах, таблицах), обработка введенной информации в редакторах Word и Excel.

– получение оригинала для печатания и ознакомление с ним, включение компьютера;

– запуск текстового редактора;

– набор текста, таблиц с необходимым количеством строк и столбцов,

– сохранение набранного текста;

– выход из текстового редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 19

Наименование работы

Группа сложности оригинала

Количество вертикальных граф (колонок) в оригинале

Размер межстрочного интервала

№ нормы

Набор текста с вертикальным графлением

Работа «Набор текста без вертикального графления» включает:

– включение компьютера, запуск текстового редактора;

– набор текста, сохранение набранного текста;

– проверка документа на наличие ошибок;

– задание печати на принтер, получение распечатки;

– считывание текста, при необходимости – внесение исправлений в документ; выход из редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 20

Нормы времени набора текста без вертикального графления (на один лист – в мин)

– включение диктофона, установка кассеты;

– проверка работы диктофона и регулирование звука и скорости;

– включение компьютера; запуск текстового редактора; набор текста;

– проверка отдельных слов или части текста путем повторного прослушивания записи и при необходимости – исправление ошибок, допущенных при наборе текста;

– выключение диктофона;

– сохранение набранного текста; задание печати на принтер, получение распечатки, считывание текста;

– завершение работы текстового редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 21

Нормы времени набора текста с диктофона (на один лист – в мин)

Работа «Набор текста на типовых бланках (формах, таблицах)» состоит из следующих операций:

– получение оригинала для печатания и ознакомление с ним;

– запуск компьютера и текстового редактора;

– набор текста и его сохранение;

– проверка документа на наличие ошибок;

– задание печати на принтер, получение распечатки;

– считывание текста, при необходимости – внесение исправлений в документ;

– выход из редактора, выключение компьютера, сдача работы.

Таблица 22

Нормы времени набора текста на типовых бланках (на 100 печатных знаков)

Примечание.
Группа сложности:
I – печатный или разборчивый рукописный оригинал;
II – печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста;
III – неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста. Мелкий типографский или компьютерный шрифт.

Таблица 23 Нормы времени на обработку введенной информации в текстовом редакторе Word

Наименование работ	Единица измерения	Норма времени, мин.	№ нормы
Включение компьютера и запуск операционной системы Windows	Одно включение
Запуск текстового редактора Word	Один запуск
Создание файла в текстовом редакторе Word	Один файл
Загрузка файла в текстовом редакторе Word	Один файл
Перемещение по набранному тексту спомощью полосы прокрутки	Один лист
Удаление фрагментов текста (выделить фрагмент; удалить фрагмент)	Один фрагмент
Перемещение (копирование) фрагментов текста (выделить фрагмент; переместить (скопировать) фрагмент)	Один фрагмент
Копирование фрагментов текста в буфер обмена (выделить фрагмент; скопировать фрагмент)	Один фрагмент
Поиск и замена фрагментов текста (задать объект поиска и объект замены; найти и заменить)	Один цикл поиска и замены
Настройка параметров переноса слов	Одна настройка
Настройка параметров страницы (задать отступы, размер бумаги, макет)	Одна настройка
Изменение шрифта	Одно изменение
Изменение размера шрифта	Одно изменение
Форматирование текста в колонки (задать число и ширину колонок)	Один раздел
Форматирование текста (выделить фрагмент текста, задать шрифт, размер, начертание, эффекты)	Один фрагмент текста
Форматирование абзацев (выделить абзацы, задать отступы, интервалы и положение на странице)	Один фрагмент текста
Вставка колонтитулов	Один колонтитул
Форматирование колонтитулов	Один колонтитул
Вставка сносок	Одна сноска
Удаление сносок	Одна сноска
Вставка оглавления
Верстка текста (расположение содержимого документа на страницах согласно принятым правилам)	Один лист
Создание таблиц (создать таблицу с заданным числом строк и столбцов)	Одна таблица
Форматирование таблиц (выделить фрагмент, задать высоту строк, ширину столбцов, границы и заливку)	Один фрагмент
Вставка строки (столбца) в таблицу	Одна строка (столбец)
Удаление ячеек, строк, столбцов (выделить и удалить ячейки, строки, столбцы)	Одна ячейка, строка (столбец)
Объединение и разбиение ячеек (выделить и объединить или разбить группу ячеек)	Одна группа ячеек
Разбиение таблицы	Одно разбиение
Вставка формул (задать тип и параметры формулы)	Одна формула
Вставка рисунков (выбрать источник вставки, вставить рисунок)	Один рисунок
Форматирование рисунков (задать цвета, линии, размер, положение, обтекание)	Один рисунок
Проверка правописания	Одно слово
Вставка специальных символов (выбрать и вставить символ)	Один символ
Предварительный просмотр перед печатью документов	Один лист
Печать документов (задать область и параметры печати, запустить печать)	Одно задание на печать
Работа с почтовыми конвертами (задать параметры конверта)	Один конверт
Сохранение файла (задать параметры сохранения, сохранить)	Один файл
Завершение работы редактора Word (закрыть файлы, закрыть редактор)	Одно завершение работы
Создание папки	Одна папка
Копирование файла в среде Windows	Один файл
Переименование файла в среде Windows	Один файл
Удаление файлов (папок) в среде Windows	Один файл (папка)
Завершение работы Windows и выключение компьютера (завершить работу запущенных программ, завершить работу Windows)	Одно завершение работы

Таблица 24

Нормы времени при использовании редактора Microsoft Excel в работе оператора электронного набора

Наименование работ	Единица измерения	Норма времени, мин.	№ нормы
Включение компьютера и запуск Windows	Одно включение
Запуск программы Microsoft Excel	Один запуск
Рабочие листы
Передвижение по рабочему листу с введенными данными с помощью полосы прокрутки	Один лист
Редактирование данных: выделить ячейку или группу ячеек, набрать с клавиатуры необходимую информацию	Одна ячейка
Удаление содержимого ячейки (группы ячеек)	Одна ячейка (одна группа ячеек)
Суммирование строк и столбцов с помощью кнопки “Автосуммирование”: задать формулу суммирования, выделить нужный диапазон, просуммировать	Одно действие
Составление формул для вычисления или преобразования данных: ввести адрес ячейки или блока ячеек	Одна ячейка
Изменение количества ячеек, строк, столбцов: выделить, удалить ячейку (строку, столбец); вставить пустую ячейку (строку, столбец)	Одна ячейка (одна строка, один столбец)
Изменение местонахождения столбцов: выделить и перетащить с помощью манипулятора рамку столбца на нужное место	Один столбец
Рабочие книги
Перемещение по рабочей книге, используя кнопки прокрутки ярлычков	Одно действие
Удаление листов	Один лист
Перемещение листов	Один лист
Переименование листов	Один лист
Построение диаграмм
Создание диаграмм: выбрать команду (для построения на новом листе), выделить данные, которые будут использованы в диаграмме	Одна диаграмма
Указать тип и вид диаграммы; добавить заголовок и обозначения осей	Одна диаграмма
Редактирование диаграмм
Изменение данных диаграммы: выделить новый ряд данных и внести их на диаграмму	Одно действие
Удаление ряда данных из диаграммы	Одно действие
Переупорядочивание данных на диаграмме	Одно действие
Изменение типа диаграммы	Одно действие
Вывод на печать рабочих листов и диаграмм Предварительный просмотр рабочих листов на компьютере: проверить расположение строк и столбцов, наличие справа абзаца	Один лист
Настройка параметров страниц: разбить документ на страницы; задать подходящие поля; снабдить колонтитулами и заголовками каждую страницу	Один лист
Вывод на печать: вывести документы на печать, предварительно указав область печати, выделив внедренную диаграмму	Одно действие

Примечание к таблицам.
Единица измерения одного листа: 2 Кбайт; 1 Кбайт = 1024 байт; 1 байт – единица емкости запоминающих устройств компьютера, характеризующая элемент памяти, в котором можно хранить 1 символ (букву, цифру, специальный знак).

Организационное обеспечение кадрового делопроизводства

Делопроизводство по кадрам; кадровые задачи; требования к организационному обеспечению делопроизводства по кадрам;определение численности работников службы кадров.Документы по оформлению процесса трудовой деятельности службы кадровНормативная база по кадровому делопроизводству

В современном законодательстве, научно-методической и общей литературе нет определения понятия “делопроизводство по кадрам”. Поэтому используется определение термина “делопроизводство”, которое дано в государственном стандарте: “Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами” (ГОСТ Р 51141-98. “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”).
Исходя из этого определения делопроизводство по кадрам можно представить в виде следующей схемы (см. пример).

Естественно, что схема достаточно условна, она не отражает всех аспектов делопроизводства по кадрам, но позволяет понять логику этого процесса.

Такая трактовка делопроизводства по кадрам складывалась постепенно в течение ХХ в. До середины 1990 г. делопроизводство по кадрам ассоциировалось с документированием кадровых задач и организацией работы с кадровыми документами, но потом стало очевидно, что процесс делопроизводства по кадрам надо обеспечивать. Поэтому в левой стороне схемы даны обеспечивающие части делопроизводства по кадрам. Без этих мер организационно-правового, технического характера делопроизводство по кадрам качественно функционировать не в состоянии, как и управление кадрами в целом.

В правой стороне схемы показаны две основные стадии процесса делопроизводства по кадрам. Они тесно взаимосвязаны, хотя каждая из них имеет свою специфику.

Документирование управления кадрами представляет собой процесс создания кадровых документов по всему комплексу кадровых задач. Организация работы с кадровыми документами – процесс обработки этих документов.

Характерно, что в отличие от “общего делопроизводства”, где созданием документов занимаются исполнители, а их обработкой – работники службы делопроизводства, в делопроизводстве по кадрам исполнители (инспекторы службы кадров) и составляют кадровые документы, и обрабатывают их. Среди широкого спектра взаимосвязанных управленческих функций и задач, выполняемых любой организацией в процессе своей деятельности, особую и в то же время важную роль играет функция по управлению кадрами (в современной интерпретации – управление персоналом). В практической деятельности реализация этой функции осуществляется посредством решения кадровых управленческих задач.

К наиболее важным задачам кадровой службы можно отнести:
оформление организации труда работников;
заключение трудовых договоров (контрактов) и оформление приема на работу;
оформление перевода на другую работу;
оформление предоставления отпусков работникам;
оформление поощрения работников;
оформление дисциплинарных взысканий работников;
оформление аттестации работников;
оформление учета использования рабочего времени;
оформление привлечения работников к работе в выходные дни;
оформление служебных командировок;
прекращение трудового договора (контракта) и оформление увольнения с работы;
оформление трудовых книжек;
ведение личных дел, составление статистической отчетности;
учет личного состава.

Прекращение трудового договора (контракта) может производиться по собственному желанию работника или по инициативе администрации.

В первом случае для прекращения трудового договора (контракта) достаточно заявления об увольнении в письменной форме и приказа руководителя организации.

Во втором случае иногда требуются согласие выборного профсоюзного органа на прекращение трудового договора (контракта) и наличие следующих документов: представления руководителя организации, протокола заседания выборного профсоюзного органа и, в случае его согласия, приказа.

Естественно, этот перечень не исчерпывает всех задач, возникающих в процессе управления кадрами. Необходимо также иметь в виду, что вышеперечисленные задачи реализуются в различных ситуациях. Существует несколько условий организационного характера, которые позволяют оперативно и качественно составлять и обрабатывать кадровые документы.

Во-первых, в организации должна быть служба кадров как самостоятельное структурное подразделение или освобожденный инспектор по кадрам.

Во-вторых, служба кадров (инспектор по кадрам) должна подчиняться непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей.

Соблюдение этих условий позволяет оперативно решать многие, в том числе и недокументационные, вопросы кадровой работы (финансовые, технические и т. д.).

Выбор варианта (подразделение или должностное лицо) зависит от множества факторов, в том числе от масштаба организации и места в системе управления, количества работников, объема обрабатываемой информации и документации, территориального расположения и др.Служба (инспектор) кадров организует весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации. Существенной частью этого процесса является документационное обеспечение задач управления кадрами. Нерешенность организационных вопросов значительно затрудняет процесс создания и обработки документов по кадрам.

Руководитель одного из “небольших” коммерческих банков обратился с просьбой об оказании практической помощи в налаживании делопроизводства по кадрам (составление и оформление приказов по кадрам, ведение картотеки по личному составу, ведение трудовых книжек и др.). Оказалось, что делопроизводством по кадрам в банке занимается секретарь “на общественных началах”. Естественно, что в этих условиях качество и оперативность работы с документами по кадрам находится на самом низком уровне. Руководителю банка было рекомендовано решить сначала организационный вопрос (ввести в штат должность инспектора по кадрам), а уже затем налаживать процесс кадрового делопроизводства.
Как определить, сколько в службе кадров организации должно быть специалистов?

В организациях Российской Федерации при расчете нормативов численности работников служб кадров используются Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров (М.: ЦБНТ Госкомтруда, 1988).
Типовые нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, установления нормативных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами на предприятиях и в организациях.

Нормы определены для следующих видов работ:
оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы служащих;
оформление и учет трудовых книжек;
составление статистической отчетности по учету личного состава;
составление справок;
разработка планов;
расчет численности и др.

При определении нормативной численности работников, занятых комплектованием и учетом кадров, кроме трудоемкости нормируемых работ, рассчитываемой по типовым нормам времени, учитываются затраты труда на ненормированные работы, которые не должны превышать 25 % трудоемкости нормируемых работ.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:
Ч= Т1 X К1: Фп,
где Т1 – суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал), час;
К1 – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в нормативной части сборника (К1 принимается равным до 1,25);
Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), час.

Нормами времени не учитывается выполнение работ, не входящих в должностные обязанности исполнителей (канцелярские, машинописные работы).Если на предприятиях и в организациях действуют более прогрессивные нормы времени и работы выполняются меньшим количеством работников, чем это предусмотрено типовыми нормами, но при этом соблюдаются технология и качество работ, сохраняется фактическая численность работников.
Расчет численности инспекторов по кадрам производится исходя из трудоемкости работ, выполняемых в течение года.№
п/п Вид выполняемых операций Единица измерения Наименование факторов влияния и их числовые значения Параграф по сборнику, № нормы Норма времени на единицу измерения, час Объем работ за год, час Сумма затрат времени, час
1 Оформление документов при приеме на работу работников Один работник - 1 0,5 4500 2250
2 Оформление документов при увольнении работников Один работник - 2 0,6 3600 2419
3 Оформление документов работнику, уходящему на пенсию по старости или инвалидности Один работник - 4,16 2,0 250 500
4 Составление отчета о численности работников по полу, возрасту и образованию (форма №1)
И т. д. по всем операциям Один отчет Среднесписочная численность работников,
20500 чел. 5,1; 14 53,2 1 53,2
Итого 8000

Нормативная численность инспекторов по кадрам: Ч = 8000 ґ 1,15: 1910 = 5 чел.

Подобная методика расчета количества работников служб кадров в зависимости от фактора трудоемкости работ наиболее перспективна. Прямой расчет количества работников служб кадров в зависимости от общего количества работающих зачастую не приносит результата, однако фактор общего количества работающих при расчете может использоваться как дополнительный.

Документы по оформлению процесса трудовой деятельности работников службы кадров можно разделить на две группы: федеральные нормативные акты и документы конкретных организаций. К первой группе относятся: Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих и др.

В федеральных нормативных актах, как правило, изложены сведения, касающиеся должностных обязанностей работников, их профессиональных знаний, требований к квалификации. На основе этих федеральных нормативных актов в каждой организации должны разрабатываться, утверждаться и применяться собственные организационные документы для служб кадров и ее работников: положения и должностные инструкции. Обязательность подготовки положений и должностных инструкций должна быть закреплена в уставе или положении об организации.

В литературе по кадровому делопроизводству достаточно подробно освещены вопросы подготовки положения о службе кадров и должностных инструкций его работников, приводятся перечни их разделов, раскрывается содержание разделов. Особое внимание при составлении положений и должностных инструкций следует уделять специфическим особенностям деятельности службы кадров и ее работников в данной организации.

Многие должностные инструкции являются точным воспроизведением примерных должностных инструкций, помещенных в некоторых книгах и пособиях по кадровому делопроизводству. Это недопустимо. Каждая должность работника службы кадров в конкретной организации имеет свои специфические особенности по выполняемым обязанностям, правам, взаимоотношениям, связям, ответственности и т. д. Именно для этой конкретной должности и должна создаваться инструкция. Примерные должностные инструкции могут использоваться как базовые, на основе которых разрабатываются собственные должностные инструкции работников служб кадров. Это связано также с тем, что в настоящее время конкретная инструкция является одним из основных документов, который юридически защищает работника в процессе выполнения им служебных обязанностей.

Существенный недостаток многих должностных инструкций – неадекватное отражение в них должностных обязанностей и прав. Как правило, подробно расписаны обязанности работников на основе квалификационного справочника, а в разделе о правах работников имеются минимальные сведения. Это приводит к тому, что выполняемые обязанности имеют слабую правовую поддержку.

Очень редко в должностных инструкциях подробно расписаны информационно-документационные взаимоотношения и связи работников службы кадров с другими должностными лицами организации.

Как правило, в службах кадров не имеется инструкций, пособий, рекомендаций по работе с документами. На наш взгляд, это существенное упущение, которое негативно сказывается на процессе кадрового делопроизводства. Поэтому службе кадров следует разрабатывать собственные нормативные или методические документы, в которых отражалась бы технология процесса кадровой деятельности, в том числе работа с кадровыми документами, по аналогии с инструкцией по общему делопроизводству в организации.

В связи с тем, что в Российской Федерации отсутствует федеральный орган исполнительной власти, который отвечал бы за состояние системы кадровой документации в организациях, этой документацией занимается ряд федеральных ведомств. Например, Госкомстат России разрабатывает, утверждает и ведет учетные и статистические формы по кадрам, Госстандарт России и Росархив курируют организационно-распорядительные документы по кадрам, включенные в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (раздел 02 в Общероссийском классификаторе управленческой документации), и др.

В этой ситуации нормативно-методическая база кадровой документации и делопроизводства по кадрам крайне разнообразна и включает в себя широкий спектр нормативных актов различного характера в сфере трудового законодательства, статистики, стандартизации, управления, документоведения, архивоведения и др. Такое положение создает определенные трудности в практической работе по рационализации документации и делопроизводства по кадрам, так как отсутствуют общие принципиальные установки и единая методическая база в подходе к совершенствованию различных групп этой документации.

Казалось бы, что при наличии такого большого количества разнообразных нормативных актов, регулирующих состав кадровой документации и делопроизводства по кадрам, проблем с юридической точки зрения с созданием и обработкой кадровых документов не должно быть. Однако многие виды и разновидности кадровых документов не имеют правовой поддержки и составляются “по традиции”. В такой ситуации состав и количество форм документов по кадрам постоянно увеличивается; ввести какую-либо произвольную форму документа по кадрам нетрудно, а отменить устаревшие или лишние формы сложно.В целом же нормативную базу, регулирующую документационное обеспечение управления кадрами, условно можно разделить на следующие группы.

1 группа – федеральные нормативные акты, касающиеся вопросов трудового права работников: Конституция Российской Федерации; Кодекс законов о труде Российской Федерации; Гражданский кодекс Российской Федерации (часть 2); Основы законодательства Российской Федерации о нотариате и др. Также в эту группу входят некоторые законы (“О государственной тайне”, “Об информации, информатизации и защите информации”, “Об акционерных обществах” и др.), указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации по трудовым отношениям: аттестации, переподготовке и повышению квалификации служащих, государственной службе, ведению личных дел и т. д.

2 группа – ведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации, кадровой документации и др. К ним относятся:
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций;
Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров;
Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях;
общероссийские классификаторы: профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР); Общероссийский классификатор знаний (ОКЗ); информации о населении (ОКИН); специальностей по образованию (ОКСО); управленческой документации (ОКУД); предприятий и организаций (ОКПО) и др.;
государственные стандарты: Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” с дополнением № 1; Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”;
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
основные правила работы ведомственных архивов;
перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Эти ведомственные нормативные акты, как правило, носят межведомственный характер и обязательны для применения в организациях Российской Федерации.

3 группа – литература по трудовому праву, документационному обеспечению управления кадрами, автоматизации кадровой деятельности и др.

Литература по этим вопросам достаточно разнообразна. В ней рассматриваются как общие вопросы организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией, так и отдельные участки кадровой деятельности (учет кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.).
Нормативная база:
ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”
ГОСТ Р 6.30-97 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”, с изм. № 1
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. - М.: Минтруд России, 2000
Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). - М.: Минтруд России, 1995
Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94. - М.: Минтруд России, 2000
Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. – М.: Госстандарт России, 1995