Ведение трудовых книжек п 45. Трудовые книжки: порядок ведения

Вы здесь: Открытие бизнеса

3.3. Порядок ведения и хранения трудовых книжек

Трудовая книжка является одним из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (с изм. от 6 февраля 2004 г.) (далее – Постановление № 225) введены новые трудовые книжки и вкладыши к ним.

По формату новая трудовая книжка приближена к паспорту. Книжка состоит из 44 страниц, изменен цвет обложки с зеленого на серый. На обложке отпечатан фольгой герб России и название бланка «Трудовая книжка». При изготовлении книжек использованы современные полиграфические технологии, специальное оборудование, а также усилена защищенность. Разработана новая бумага с химзащитой и эксклюзивным водяным знаком, состоящим из аббревиатуры «ТК». Применение в печати сложных графических сеток, ирисовой печати, а также шитье книжки защищенными нитками специальным швом, исключающим возможность замены листов.

Вкладыши нового образца имеют 36 листов и исполнены так же, как и трудовая книжка. Вкладыш имеет бумажную обложку серого цвета. Графы трудовой книжки изготовлены в соответствии с утвержденной формой.

Необходимость замены трудовых книжек и вкладышей к ним обусловлена заменой российской символики и необходимостью более эффективно защищать документ, на основании которого гражданину впоследствии начисляется пенсия.

В соответствии с п. 2 Постановления № 225 трудовые книжки ранее установленных образцов (1938 и 1974 гг.), а также трудовые книжки колхозников остаются действительны и обмену на новые не подлежат.

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением № 225) (далее – Правила) ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. В сложившейся практике такой приказ обычно издается в небольшой организации, где штатным расписанием не предусмотрен не только отдел кадров, но и должность специалиста по кадрам. Трудовые книжки в такой организации могут вести бухгалтеры или секретари и другие, совмещая эту работу с основной деятельностью по трудовому договору. В крупных организациях, имеющих в своей структуре отделы кадров, как правило, вместо издания приказа о назначении ответственного за работу с трудовыми книжками включают соответствующую информацию в должностные инструкции работников этого отдела. Такой подход является, на мой взгляд, более практичным, так как прием на работу специалиста по кадрам, должность которого предусматривает ведение трудовых книжек, оформляется приказом. Издание дополнительного приказа о назначении такого работника ответственным за ведение трудовых книжек представляется излишним.

По записям в трудовой книжке можно определить характер выполняемой работы, общий и непрерывный трудовой стаж, а также сведения, дающие право работнику на льготы и преимущества при назначении пособий по социальному страхованию, выплате повышенных ставок и окладов, назначении пенсий, в том числе на льготных условиях; причины переводов на другую работу и увольнений. В трудовой книжке отмечаются данные о поощрениях и награждениях, свидетельствующие о добросовестном отношении работника к труду.

Каждый кадровый работник обязан проводить определенную поэтапную работу с трудовыми книжками: во-первых проверка записей, сделанных на предыдущих работах или, в случае начинающих трудовую деятельность, заведение трудовой книжки, а также при необходимости заведение вкладышей в трудовые книжки; во-вторых, внесение соответствующих записей при приеме, переводе, увольнении; в-третьих учет и оформление выдачи трудовых книжек на руки; и наконец, сдача трудовых книжек в органы социального обеспечения при выходе работника на пенсию.

Необходимо пояснить какими нормативными актами регламентирован процесс оформления, ведения и хранения трудовых книжек:

1) прежде всего это Трудовой кодекс РФ, в котором данному вопросу уделено очень мало внимания – ст. ст. 65, 66 и 309;

2) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225;

3) Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;

4) Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» (с изм. от 8 августа 2003 г.);

5) Постановление СМ СССР от 13 апреля 1973 г. № 252 «Об утверждении правил исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию»;

7) Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. Приказом Минфина РФ от 22 декабря 2003 г. № 117н;

8) Постановление Минтруда РФ от 24 июня 1994 г. № 50 «Об утверждении Порядка установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций».

Трудовые книжки должны вестись в обязательном порядке во всех организациях независимо от форм собственности на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работников основной.

В соответствии с внесенными изменениями в ст. 309 ТК РФ работодатель – физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, если данная работа для работников является основной. Работодатель – физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Документом, подтверждающим период работы у такого работодателя, является трудовой договор, заключенный в письменной форме.

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу, а не через месяц или когда вдруг работнику понадобится копия трудовой книжки.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

1) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) – на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

2) образование – на основании документов об образовании.

Инструкция по заполнению трудовых книжек предлагает следующие варианты записи об образовании: основное общее, среднее общее, начальное профессиональное, высшее профессиональное, послевузовское профессиональное образование. Для студентов, обучающихся на дневных отделениях, образование указывается на основании справки учебного заведения, зачетной книжки, студенческого билета, заверенных соответствующим образом;

3) профессия и/или специальность – на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

Трудовая функция определяется путем установления сторонами трудового договора профессии, специальности, квалификации для рабочего или должности для служащего, по которой будет работать работник.

Профессия – это вид трудовой деятельности, определяемый характером и целью трудовых функций.

Специальность – это более дробное деление профессии, одна из ее разновидностей. Специальность зависит от характера навыков и знаний по данной профессии, приобретенных в процессе специального образования.

Квалификация – это уровень подготовки, опыта, знаний по данной специальности, определяемый для рабочих разрядами работ, которые они могут выполнять (например, слесарь 3-го разряда), а для служащих – специальным образованием, занимаемой должностью, званием. О присвоении квалификации по определенной специальности свидетельствует диплом специалиста. Обращаем ваше внимание на то, что постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года № 276-ст (ОКСО) принят и введен в действие Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-20037.

После заполнения трудовой книжки в соответствии с п. 2.2 Инструкции работник своей подписью на первой странице заверяет правильность внесенных записей. Обращаем ваше внимание на то, что он ставит только свою подпись, никакой дополнительной информации типа «С записями ознакомлен» вносить не следует.

Ниже расписывается сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное для ведения трудовых книжек должностное лицо.

В левом нижнем углу титульного листа трудовой книжки ставится печать организации.

За время трудовой деятельности в жизни каждого человека происходят различные события, благодаря которым некоторые меняют свои анкетно-биографические данные.

Прежде всего надо пояснить, что данные изменения производятся на основании заявления работника, написанного им лично на имя руководителя предприятия, в котором он должен обратиться с просьбой о внесении изменений в соответствующие документы. При этом необходимо потребовать у работника документы подтверждающие соответствующие изменения: свидетельство о заключении брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии, отчества, имени. С представленных документов снимается копия, которая заверяется в предусмотренном порядке и подшивается в личное дело работника. Затем издается приказ об изменении анкетно-биографических данных. Изменения в трудовую книжку вносятся на основании вышеуказанных представленных документов, а в другие документы отдела кадров, бухгалтерии, службы безопасности и иных структурных подразделений – на основании приказа руководителя организации.

Изменения фиксируются на титульном листе трудовой книжки. Прежние данные должны легко прочитываться, поэтому они аккуратно зачеркиваются одной чертой и сверху пишется новая фамилия, отчество или имя. На внутренней стороне обложки трудовой книжки дается описание внесенных изменений, например, «Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова». Ниже указываются документы, служащие основанием для внесения изменений (например, изменение фамилии в связи с замужеством): свидетельство о браке и паспорт. Затем – наименование должности, подпись и расшифровка подписи специалиста, внесшего изменения. Подпись ответственного должностного лица скрепляется печатью организации (или печатью кадровой службы, если подписывает работник отдела кадров).

Точно таким же способом вносятся изменения на титульный лист трудовой книжки при смене фамилии на основании свидетельства о разводе, паспорта; при смене фамилии, отчества, имени – свидетельства об изменении фамилии, имени, отчества, паспорта.

Обращаем ваше внимание на то, что обязательным условием является указание вторым документом для основания при изменении анкетно-биографических данных – паспорт. Даже надо уточнить, что паспорт является ПЕРВЫМ документом, так как именно паспорт является основным документом, удостоверяющим личность. Трудовая книжка заполняется именно на основании паспорта, но в паспорте невозможно проследить изменение фамилии, поэтому дополнительная ссылка дается на свидетельство о браке, разводе, изменении фамилии, имени, отчества.

На титульный лист трудовой книжки вносятся также сведения об изменении образования, профессии или специальности в соответствии с полученными документами об образовании. Порядок обращения аналогичен порядку при смене фамилии, отчества, имени. Изменения вносятся путем дополнения уже имеющихся записей или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей, через запятую.

Пункт 2.4 Инструкции не содержит указаний на то, что при внесении изменений в строку «Образование» делать ссылку на соответствующий документ, но на практике кадровики часто делают соответствующие записи.

Образование «среднее» изменено на образование «высшее». Основание: диплом Саратовского государственного университета им. Чернышевского АН № 25896, выдан 20 июля 2004 г.

М.П. Специалист по кадрам

ООО «Конфин» Русакова Н.Г. Русакова

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц – двузначными, год – четырехзначными). Например, если работник принят на работу 01 сентября 2005 г. в трудовой книжке делается запись: «01.09.2005».

Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета. Не допускаются сокращения, например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т. п.

С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, писать «Стажа до поступления на работу не имел» не надо.

Согласно п. 21 Правил, в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:

1) состоял на военной службе, служил в органах внутренних дел, таможенных органах;

2) обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров (если при этом он получал заработную плату и с нее производились отчисления в Пенсионный фонд РФ).

В графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения.

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория и т. п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.

Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.

По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

А нужна ли вообще запись о работе по совместительству? Пунктом 2 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденными постановлением Правительства РФ от 24 июля 2002 г. № 555 (с изм. от 8 августа 2003) (далее – Правила подсчета), в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности:

1) выполнявшейся на территории РФ лицами, застрахованными в соответствии с законодательством РФ об обязательном пенсионном страховании;

2) выполнявшейся застрахованными лицами за пределами РФ, в случаях, предусмотренных законодательством РФ или международными договорами РФ, либо в случае уплаты страховых взносов в ПФР на добровольной основе;

3) иные периоды.

Указанные периоды подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.

Таким образом, в целях назначения пенсии и установления ее размера с 1 января 2002 г. трудовая книжка и другие документы, которые ведутся и выдаются работодателем, утрачивают свое значение. Пенсионные органы при решении указанных вопросов будут исходить из имеющихся у них сведений о количестве оплаченных страховых лет, о размерах поступивших на счет застрахованного лица платежей, о росте пенсионного капитала и др.

Кроме того, при подсчете страхового стажа подтверждаются периоды работы и (или) иной деятельности и иные периоды до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (с изм. и доп. от 25 октября 2001 г., 31 декабря 2002 г., 9 мая 2005 г.). При этом основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, является трудовая книжка установленного образца.

Поскольку в случае совпадения по времени периодов работы и (или) иной деятельности, включаемых в страховой стаж, учитывается один из таких периодов по выбору лица, обратившегося за установлением пенсии, наличие в трудовой книжке записи о работе по совместительству не имеет значения в целях установления размера пенсии. Исключение может составлять случай, когда в период работы по совместительству гражданин менял основное место работы, в результате чего возник перерыв в трудовом стаже.

В соответствии с п. 6 Правил подсчета при отсутствии трудовой книжки, а также в случае когда в ней содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение стажа принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения соответствующих правоотношений, а также выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы.

Следовательно, в подавляющем большинстве случаев запись в трудовой книжке о периодах работы по совместительству не будет влиять на продолжительность трудового стажа и размер пенсии.

Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 указывается номер и дата приказа руководителя, являющегося основанием переименования организации. Вносить в графу 4 реквизиты свидетельства о внесении изменений в Единый государственный реестр юридических лиц не надо. Это будет ошибкой.

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.

Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации – работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.

Запись о расторжении (прекращении) трудового договора делается непосредственно в день увольнения, желательно в присутствии самого работника, если он лично явился для получения трудовой книжки.

Запись о расторжении (прекращении) трудового договора в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Хотелось бы подметить, что применение глагола «уволить» не совсем правильно. В ТК РФ нет такого понятия, есть прекращение (расторжение) трудового договора и на наш взгляд пора уже оформлять трудовые книжки по-новому и фразу «Уволить по собственному желанию» заменить на «Расторгнуть трудовой договор на основании…». А также еще одно наблюдение: сокращения (пункт – п., статья – ст., Трудовой кодекс – ТК) теперь не допустимы. При заполнении трудовой книжки теперь пункт, статья, Трудовой кодекс пишутся полностью.

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п.п. 4 и 10 ст. 77 ТК РФ)), в трудовую книжку вносится запись о прекращении (расторжении) трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.

Надо заметить, чтобы не было наложения стажа увольнение и принятие переводом фиксируются разными датами.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись о прекращении трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись о прекращении (расторжении) трудового договора со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

В соответствии с п. 35 Постановления № 225 при увольнении работник должен расписываться в трудовой книжке. Подпись работника ставится рядом (или на следующей строке) с подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (или кадровой службы). При этом расшифровывать подпись работника и писать «ознакомлен» не требуется.

Законодатель внес в ТК РФ новую статью 84.1, которая раскрывает весь процесс прекращения трудовых отношений от издания приказа до выдачи трудовой книжки. Это правильное решение, так как ранее все действия по данной процедуре были регламентированы разными статьями, что не позволяло, на наш взгляд, некоторым кадровикам быстро сориентироваться в процессе расторжения трудовых отношений с работниками. Статья 84.1 ТК РФ дублирует, например ст. 62 ТК РФ.

На наш взгляд, правильное решение еще и то, что законодатель вместо глагола «увольнение» применяет словосочетание «прекращение трудового договора». Это более правильная трактовка.

В случае если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Следует отметить, что факт отказа работника (присутствующего на работе) от получения трудовой книжки в день увольнения должен быть подтвержден письменно посредством составления акта, с которым работника необходимо ознакомить под расписку.

Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника за прогул, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены) (под. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) или осуждение работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу (пункт 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или высылается по почте по их требованию. При этом в трудовой книжке под очередным номером делается запись: «Работа прекращена в связи со смертью». Если работник длительное время отсутствует на работе по невыясненным причинам и место его нахождения неизвестно, требуется судебное решение о признании работника безвестно отсутствующим. На основании этого решения трудовой договор с работником прекращается, а в трудовой книжке делается запись: «Работа прекращена с признанием судом безвестно отсутствующим». Указанные записи вносятся в трудовую книжку на основании изданного руководителем организации приказа об исключении работника из списочного состава.

В случае нарушения сроков выдачи трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность перед работником и обязан возместить последнему не полученный им в результате незаконного лишения возможности трудиться заработок (ст.234 ТК РФ).

Согласно ст.140 ТК РФ при прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника.

Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.

При нарушении работодателем установленного срока выплат при увольнении, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной трехсотой действующей в это время ставки рефинансирования Центрального банка РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно (ст.236 ТК РФ).

Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

Таким образом, за нарушение сроков выплат сумм, причитающихся работнику в связи с увольнением, работодатель обязан выплатить денежную компенсацию в размерах, установленных ст.236 ТК РФ, если более высокий размер компенсации не установлен коллективным договором или трудовым договором.

Взыскание среднего заработка за нарушение сроков выплаты сумм, причитающихся работнику в связи с увольнением, действующим законодательством не предусмотрено.

Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:

1) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;

2) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т. п.).

В соответствии с Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий в подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативов и иные документы, содержащие сведения о периодах работы.

При отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии). Время работы лиц, занимающихся индивидуальной трудовой деятельностью, устанавливается по справкам о периоде уплаты страховых взносов в Пенсионный фонд РФ.

Документы, представляемые для подтверждения трудового стажа, должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены печатью. В тех случаях, когда в представленном документе о стаже указаны только годы без обозначения точных дат, за дату принимается 1 июля соответствующего года, а если не указана дата месяца, то таковой считается 15 число соответствующего месяца.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов РФ. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации или в одной системе.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник. Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 – причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на данное предприятие.

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т. п.), то администрация по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другое место работы, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника ему выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.

В обоих случаях в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись «Дубликат» На первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат», и она возвращается владельцу для представления ее в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

Данные копии могут понадобиться именно при выдаче дубликата в случае утери трудовой книжки уже давно уволенного сотрудника.

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш оформляется при предъявлении работником паспорта и документа об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша. Дата заполнения ставится фактическая дата заполнения вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь.

При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.

Заполненный вкладыш подшивается хлопчатобумажными нитками в обложку трудовой книжки в самом конце.

Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен

К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

1) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

2) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

После того как в трудовую книжку внесены все записи, необходимо внести сведения о принятом работнике и о его трудовой книжке в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровым работником или, в случае его отсутствия, лицом ответственным за работу с трудовыми книжками и вкладышами к ним.

В графе 13 и 14 Книги учета, которые соответственно называются «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и «Расписка работника в получении трудовой книжки» работник собственноручно ставит дату получения документа и расписывается в этом. В случае отправки трудовой книжки по почте в этих графах кадровый специалист предприятия делает соответствующие отметки с указанием даты и номера квитанции заказного письма, которым отправлена трудовая книжка.

Отсутствие должного учета может привести к серьезным правовым последствиям для организации-работодателя.

Форма книги утверждена в качестве приложения № 2 постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». В п. 41 Правил указано, что все листы в ней должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Книга учета заверяется подписью именно руководителя организации. Подпись кадровика в данном случае не подходит.

Книга учета, как уже отмечалось, ведется годами и не может быть закрыта до тех пор, пока не уволится последний работник, чья трудовая книжка зарегистрирована в этой учетной форме. Записи в Книге учета нумеруются сквозными номерами, то есть в начале нового производственного года ставится следующий после последней записи предыдущего года номер.

После окончания Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них хранится 50 лет (ч. «е» ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденного руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 (с изм. от 27 октября 2003 г.).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Часто возникает вопрос о хранении трудовых книжек работников.

Как уже неоднократно говорили выше, трудовые книжки работников хранятся в отделе кадров, а если в организации не предусмотрена кадровая служба у лица, ответственного за работу с трудовыми книжками и вкладышами к ним.

Копия трудовой книжки выдается по письменному запросу работника для предъявления в различные организации. В соответствии с п. 7 Правил она выдается не позднее трех дней со дня подачи заявления. Количество обращений законом не регламентированы, а это значит, что кадровик не может отказать работнику в выдаче копии или выписки из трудовой книжки.

Копия трудовой книжки заверяется записью:

Верно.

Специалист по кадрам

Русакова Н.Г. подпись

01.12.2005 (дата выдачи копии)

На подпись должностного лица, заверившего копию, ставится печать организации или отдела кадров. При необходимости (по просьбе организации, запрашивающей копию или выписку из трудовой книжки) заверяется каждый лист (разворот) отксерокопированной копии трудовой книжки.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Из книги Кадровая служба без кадровика автора Гусятникова Дарья Ефимовна

2.6. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них После того как трудовая книжка будет заполнена, сведения о ней должны быть зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой и требования к ее ведению установлены

Из книги Бухгалтерское дело автора Бортник Николай Николаевич

6.3. Порядок уничтожения кадровых документов в связи с истечением срока их хранения Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, их отбору для осуществления дальнейшего хранения или уничтожения в организации

Из книги Бухгалтерский учет: Шпаргалка автора Коллектив авторов

3.8. Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов Прежде чем сдать документы на хранение и в архив предприятия, их необходимо соответствующим образом подготовить.Однородные первичные документы должны формироваться в дела. При этом в дело должны помещаться

Из книги Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета автора Кондраков Николай Петрович

35. Порядок ведения кассовых операций в РФ Утвержден Решением Совета директоров Центрального банка России (ЦБ РФ) от 22 сентября 1993 г № 40. Согласно этому документу организации обязаны хранить свободные денежные средства в банках. Расчеты же производятся преимущественно

Из книги Как обманывают при покупке автомобиля. Руководство для экономных автора Гладкий Алексей Анатольевич

Глава 2 Элементы учетной политики, определяющие порядок ведения бухгалтерского учета и его организацию 2.1. Основные нормативные документы 1. Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».2. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской

Из книги Бухгалтерский управленческий учет. Шпаргалки автора Зарицкий Александр Евгеньевич

XII. Порядок учета и хранения специальной продукции Госавтоинспекции 122. К специальной продукции Госавтоинспекции относятся бланки паспортов транспортных средств, паспортов шасси транспортных средств, свидетельств о регистрации транспортных средств, талонов о

Из книги Бухгалтерский учет в медицине автора Фирстова Светлана Юрьевна

81. Порядок ведения операций по расчетному счету Предприятия могут открывать в банках расчетные и текущие счета. Расчетный счет является основным счетом предприятия, через который проводятся все денежные операции без ограничения их перечня. К текущим счетам относятся:

Из книги Доходы и расходы по УСН автора Суворов Игорь Сергеевич

82. Порядок ведения кассовых операций Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах, в чековых книжках и т. д. Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несет

Из книги Наличные денежные расчеты: с учетом последних изменений в законодательстве автора Корнийчук Галина

Глава 1. Общий порядок ведения бухгалтерского учета в учреждениях здравоохранения (1-й

Из книги «Упрощенка» с нуля. Налоговый самоучитель автора Гартвич Андрей Витальевич

Глава 7. Порядок ведения учета и отчетности при упрощенной системе налогообложения 7.1. Бухгалтерский учет при УСН 7.1.1. Порядок ведения кассовых операций На основании Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении

Из книги автора

7.1.1. Порядок ведения кассовых операций На основании Федерального закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и Порядка ведения кассовых операций в

Из книги автора

1.2. Порядок ведения Государственного реестра ККТ Приобретая ККТ, необходимо учесть установленные Законом № 54-ФЗ требования. Прежде всего, в наличных расчетах должна использоваться ККТ, внесенная в Государственный реестр ККТ. Пока действует старый Государственный

Из книги автора

Порядок хранения и уничтожения бланков Бланки хранятся в металлических шкафах и (или) сейфах. В организации или у индивидуального предпринимателя, получающих бланки в большом количестве, допускается хранение их в специально оборудованных помещениях в условиях,

Из книги автора

Порядок ведения налогового учета Для целей исчисления налоговой базы налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, налогоплательщик обязан вести учет доходов и расходов в книге учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих

В трудовой книжке отражается вся трудовая биография человека. Внесение в нее записей, а также хранение и выдача ее работнику при увольнении строго регламентируются законодательством РФ в 2016 году, и необходимо следовать этим правилам ведения трудовых книжек.

Законодательное регулирование вопросов трудовых книжек

Начинающему кадровику или бухгалтеру, впервые столкнувшемуся с трудовыми книжками работников, непременно нужно знать, какими нормами закона регулируется обращение с ними.

Трудовая книжка представляет собой бланк установленной Правилами формы с соответствующими степенями защиты с указанием серии и номера объемом 20 разворотов, страницы которого пронумерованы и имеют разделы, куда вносятся записи соответствующего вида (сведения о работнике (так называемый титульный лист), сведения о работе, сведения о награждениях).

Если разделы «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» закончились, то заводится вкладыш в трудовую книжку. К его бланку, форме и ведению предъявляются требования, аналогичные требованиям к самой трудовой книжке.

На работодателя возложена обязанность иметь постоянный запас необходимого количества бланков трудовых книжек и вкладышей в них (п. 44 Правил).

Бланки трудовых книжек и вкладышей должны приобретаться работодателем централизованно у официальных распространителей, уполномоченных ГОЗНАКом (их список публикуется на сайте ГОЗНАКа).

Подобные бланки можно встретить в магазинах канцтоваров и киосках, торгующих печатной продукцией для населения, но такая продажа не является законной. Поскольку не существует никаких гарантий их подлинности и соответствия требованиям нормативных актов, требовать у вновь принимаемого работника иметь на руках приобретенный в киоске бланк работодатель не имеет права. Более того, неправомерно принимать его от работника для дальнейшего заполнения, и мы не рекомендуем этого делать во избежание дальнейших проблем.

Бланк трудовой книжки можно проверить на подлинность путем сравнения соответствия серии и номера году выпуска, а также форме, установленной тем же Постановлением Правительства, что утвердило Правила.

Трудовая книжка - бланк строгой отчетности

Как принятые от работников трудовые книжки, так и их чистые бланки и вкладыши подлежат строгому учету при хранении у работодателя (об этом говорит раздел шестой Правил).

Для этих целей обязательно ведутся журналы учета по установленным формам:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обе эти книги должны быть обязательно прошнурованы и пронумерованы, заверены подписью руководителя организации и скреплены сургучной печатью (опломбированы) - об этом говорится в п. 41 Правил .

Приходно-расходная книга по учету бланков ведется бухгалтерией организации, и в ней отражаются все операции получения и расходования бланков трудовой книжки (вкладыша в нее) с указанием серии и номера бланка.

Книга учета движения трудовых книжек ведется кадровиками. В ней записывается информация о приеме и выдаче при увольнении всех трудовых книжек работников и вкладышах в них как принятых от работников при поступлении на работу, так и выданных работникам вновь. При этом в книге учета обязательно указываются их серия и номер, а также проставляется подпись работника о получении трудовой книжки на руки при увольнении.

Должностное лицо организации, отвечающее за трудовые книжки

Закон прямо обязывает работодателя надлежаще организовать работу с трудовыми книжками.

Строгий учет этих документов в организации предполагает наличие специально уполномоченного должностного лица - лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Назначается такое лицо приказом или распоряжением работодателя. Обычно такую ответственность возлагают на конкретного работника кадровой службы или бухгалтера, непосредственно занимающегося трудовыми книжками.

Приказ издается в произвольной форме, его формулировка может выглядеть, к примеру, так: «Назначить инспектора отдела кадров Петрову Анну Николаевну лицом, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек». Проставляются номер приказа, дата, а также ФИО, должность и, разумеется, подпись руководителя.

Порядок ведения трудовых книжек

Процедуре внесения записей в трудовые книжки работников придается очень большое значение, поэтому они должны вноситься строго по установленным правилам.

Порядку ведения трудовых книжек посвящена упомянутая выше Инструкция, содержащая нормы по ведению трудовых книжек.

В Инструкции регламентируются все возможные этапы заполнения этого документа, начиная с того, как правильно вносить сведения о работнике (на титульном листе), записи о работе и переводах, награждениях и поощрениях, увольнении, признании записи недействительной, и заканчивая вопросами оформления дубликата.

Следует отметить, что с момента издания Инструкции кардинальных изменений в нее не вносилось. Поэтому Инструкция по ведению трудовых книжек в 2015-2016 годах никакими особенностями по сравнению с прошлыми периодами не отличается.

Как хранить трудовую книжку

Поскольку бланк трудовой книжки является документом строгой отчетности, а заполненная трудовая книжка также содержит и персональные данные работника, закон возлагает на работодателя обязанность правильно ее хранить.

Об учете трудовых книжек в специальных книгах мы говорили выше, теперь скажем, собственно, об их хранении.

Ни ТК РФ, ни Правила, ни Инструкция не содержат норм о том, в каких местах должны храниться трудовые книжки. То есть особых правил хранения для трудовых книжек не установлено.

Поэтому следует обратиться к нормам о документообороте (см. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете , утв. Минфином СССР 29.07.1983 N 105).

Там предусмотрено, что бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2). О том, должен ли такой сейф быть несгораемым и должны ли быть установлены на окнах помещения решетки, умалчивается.

Таким образом, хранение трудовых книжек должно осуществляться способом, обеспечивающим их сохранность и недопущение к ним посторонних лиц.

Сроки хранения трудовых книжек

У работодателя хранятся постоянно трудовые книжки всех штатных работников, кроме совместителей.

Выдаются на руки они только при увольнении работника (прекращении с ним трудового договора по любым причинам), либо на время для представления в органы социального страхования (обеспечения) согласно ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника.

Возможны ситуации, когда трудовые книжки умерших работников остаются у работодателя.

Согласно п. 37 Правил в случае смерти работника трудовая книжка (с внесенной в нее записью о прекращении трудового договора по п. 6 ч. 1 ст. 83 ТК РФ) выдается на руки одному из его родственников под расписку в книге учета движения трудовых книжек либо высылается почтой по письменному заявлению одного из родственников.

То есть работодателю следует известить родственников такого работника о необходимости получить его трудовую книжку или дать согласие на пересылку ее по почте.

Если по каким-то причинам трудовая книжка умершего работника так и осталась у работодателя, то она должна храниться в организации постоянно до возможного ее востребования родственниками.

Срок хранения трудовых книжек, которые не были востребованы, составляет 75 лет (п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

В статье расскажем бухгалтерам и кадровикам о том, как навести порядок с учетом трудовых книжек. И какую ответственность несет должностное лицо при несоблюдении правил учета, хранения и ведения трудовых книжек и вкладыша в неё.

Где и кем ведётся учет

В пункте 40 законодательного документа, который регламентирует правила ведения и хранения трудовых книжек прописано (правило 225), что для учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в неё организация обязана вести два документа:

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходную книгу ведет организации: вносит информацию о получении и расходовании бланков трудовых книжек. Для каждого бланка должны быть указаны его серия и номер.

Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведет кадровая служба организации (или любой другой отдел, который занимается оформлением или увольнением сотрудников): собирает и оформляет трудовые книжки новых сотрудников при поступлении на работу, а также ведет учет вновь выданных трудовых книжек действующим сотрудникам компании. По каждому документу указывается его серия и номер. При увольнении работник забирает трудовую книжку и расписывается в книге учета движения трудовых книжек.

Оба документа заверяются подписью руководителя компании, пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются сургучной печатью.

Печати в трудовой книжке: где и куда проставлять

Иметь круглую печать не обязаны организации с формой собственности ООО (общество с ограниченной ответственностью) или ОАО (открытое акционерное общество), за исключением случаев, когда это предусмотрено федеральным законом, то есть наличие круглой печати является правом выбора организации (изменения указаны в ФЗ-82 от 06.04.2015). Если печать есть - эта информация должна быть указана в уставе компании.

Поскольку наличие печати у хозяйственного общество перестало носить обязательный характер, Минтруд России издал приказ от 31.10.16 г. № 589н с разъяснением перечня случаев когда и куда осуществляется проставление печати, если она имеется в компании.

Печать проставляется:

При оформлении нового работника на титульный лист трудовой книжки (первая страница);

При заверении на последней странице приходно-расходной книги и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, предварительно указав: количество страниц документа, ФИО руководителя, дата заверения и номер пломбы;

При увольнении работника для заверении записей и изменений, которые были внесены в трудовую книжку за период работы в данной организации.

Если в компании нет печати все записи в трудовой книжке заверяются подписью руководителя организации или иного другого лица, кто занимается ведением трудовых книжек в компании.

Бланки трудовых книжек и вкладышей

Бланки трудовой книжки и вкладыши в неё приравниваются к документам строгой отчетности и требуют соответствующего хранения, выдаются строго по заявлению.
Поскольку работодатель должен оформить запись в трудовую книжку работника в течении 5 дней со дня выхода сотрудника на работу, рекомендуем запастись бланками трудовой книжки, чтобы они всегда были в наличии, так как за 5 дней купить бланки можно не успеть. Затраты на бланки учитываются в расходы компании: Д-т 20,26,44 и К-т 60 и т.п.

Работнику бесплатно выдается трудовая книжки и оплачиваются работодателем только в случае:

Утери или массовой утраты трудовых книжек работодателям в результаты чрезвычайных ситуаций: стихийные бедствия, различного рода катастрофы (экологические, техногенные) и массовые беспорядки;

Порчи трудовой книжки работодателем или допущения ошибок при заполнении трудовой книжки или вкладыша в нее.

Во всех остальных случаях, стоимость трудовой книжки взимается с работника в размере суммы (с учетом налога на добавленную стоимость), потраченной на ее приобретение (Пункт 47, правило №225). Работник установленную сумму за трудовую книжку вносит в кассу организации или пишет заявление на удержании стоимости трудовой книжки из его заработной платы.

Денежные средства, внесенные в кассу, учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет , субсчет 1 “Прочие доходы, в корреспонденции со счетом ” и “Расчеты с персоналом по прочим операциям”;

Денежные средства удержаны из заработной платы работника (при наличии заявления) учитываются в качестве дохода от реализации прочего имущества на счет , субсчет 1 “Прочие доходы”, в корреспонденции со счетом “Расчеты с персоналом по оплате труда”.

Д-т 50, К-т 73 - работник внес сумму стоимости трудовой книжки;

Д-т 73 (70), К-т 91–1 - учтена полученная выручка за покупки трудовой книжки работником;

Д-т 91–2, К-т 68 НДС - учтен на добавленную стоимость за покупку трудовой книжки работников.

Ответственность за нарушение правил по ведению трудовых книжек

В первую очередь, работодатель несет ответственность за организацию работы по ведению, учету, хранению и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них: должен быть оформлен приказ или распоряжение за подписью работодателя, который регламентирует перечень ответственных лиц (конкретных сотрудников) в чьей компетенции будет находится данный вид работ.

Если нарушен установленный законом порядок ведения и учета трудовых книжек, то должностные лица несут ответственность, установленную законодательством РФ за нарушение норм трудового кодекса Российской Федерации или иных нормативных документов, в качестве предупреждения или административного штрафа в размере от 1 000 до 5 000 руб для ИП, и от 30 000 до 50 000 руб для организаций с формами ООО и ОАО.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

О трудовых книжках

Документ с изменениями, внесенными:
постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2004 года N 51 (Собрание законодательства Российской Федерации N 8, 23.02.2004);
(Российская газета, N 55, 14.03.2008);
(Российская газета, N 111, 24.05.2008);
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 29.03.2013).
____________________________________________________________________

В соответствии со статьей 66 Правительство Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить прилагаемые:

форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку;

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

3. Министерству финансов Российской Федерации:

а) утвердить образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также технические требования к изготовлению их бланков;

б) обеспечить на подведомственных предприятиях изготовление по единому образцу бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

в) утвердить порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее.

4. Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации:
(Абзац в редакции, введенной в действие с 6 апреля 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257 .

а) утвердить инструкцию по заполнению трудовых книжек;

б) давать разъяснения по вопросам применения Правил, утвержденных настоящим постановлением.
(Пункт 4 в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

5. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации провести необходимую работу по введению в организациях, находящихся на их территории, трудовых книжек и вкладышей в них нового образца.

Председатель Правительства
Российской Федерации
М.Касьянов

Форма трудовой книжки

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225

Герб
Российской Федерации

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

(Титульный лист)

Герб
Российской Федерации

Трудовая книжка






	(число, месяц, год)

Профессия, специальность __________________________________________________
Дата заполнения ___________________________________________________________
		(число, месяц, год)

			Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек
			___________________________________
			(разборчиво)

Сведения о работе

Серия и номер*

(10 разворотов)

________________

* Серия и номер указываются на одной из четырех страниц каждого развернутого листа трудовой книжки.


N записи				Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)

Сведения о награждении


Серия и номер	(10 разворотов)


				Сведения о награждении (поощрении)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись

Форма вкладыша в трудовую книжку

УТВЕРЖДЕНА
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225

ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
(без трудовой книжки недействителен)

Герб Российской Федерации


Фамилия _________________________________________________________________
Имя _____________________________________________________________________
Отчество _________________________________________________________________
Дата рождения ____________________________________________________________
	(число, месяц, год)
Образование ______________________________________________________________
Профессия, специальность _________________________________________________
Дата заполнения __________________________________________________________
		(число, месяц, год)
Подпись владельца книжки __________________________________________________

Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек _______________________
			(разборчиво)
Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Объем вкладыша: "Сведения о работе" - 9 разворотов, "Сведения о награждениях" - 8 разворотов.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 16 апреля 2003 года N 225

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

3. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.
постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки (пункт дополнен с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

II. Ведение трудовых книжек

8. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257 .

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации .

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации .

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе" , а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах (подпункт в редакции, введенной в действие с 1 июня 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 19 мая 2008 года N 373 ;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 ;

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа (абзац дополнительно включен с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132).

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами (подпункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 ;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил) (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся (абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 :

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.
(Абзац в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 ; в редакции, введенной в действие с 6 апреля 2013 года постановлением Правительства Российской Федерации от 25 марта 2013 года N 257 .

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле (пункт в редакции, введенной в действие с 22 марта 2008 года постановлением Правительства Российской Федерации от 1 марта 2008 года N 132 .

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

Минтруд упростит правила ведения и хранения трудовых книжек. О ведении трудовых книжек подробно.

Основные изменения в Правилах ведения трудовых книжек

В обновлённой версии приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и книгу учета движения трудовых книжек теперь не нужно опломбировать или скреплять сургучной печатью. Теперь будет достаточно скреплять их печатью организации либо же печатью кадровой службы

В общем положении дается определение типов работодателей, которые наделены определёнными статусами.

В новом Порядке полностью исключены положения об изготовлении бланков трудовой книжки и обеспечении ими работодателей

2 типа работодателей

Работодатель – юридическое лицо, физическое лицо, являющийся ИП. Они обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не может производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Также сведения о взысканиях в трудовую книжку вносить нельзя, исключение – увольнение как дисциплинарное взыскание.

Порядок ведения записей в трудовой книжке

выполнение работы,
перевод на другую постоянную работу,
изменение квалификации,
увольнение,
награждение,

вносятся в трудовую книжку согласно приказу (распоряжению) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

Ведение записей об увольнении

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

Запись об увольнении с лишением права занимать должности

При прекращении трудового договора с работником, осуждённым в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определённые должности или заниматься определённой деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишён права занимать (какой деятельностью лишён права заниматься).

Записи в трудовой книжке связанные с привлечением к уголовной ответственности

В случае, когда осуждение работника произошло незаконно, что подтверждается оправдательным приговором, постановлением (определение) о прекращении уголовного преследования за отсутствием события преступления, состава преступления, и в связи с этим внесены были записи в трудовую книжку, то эти записи признаются недействительными. Работник, в отношении которого были произведены записи в трудовую книжку, должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки без наличия записей об увольнении в связи с осуждением или уголовным преследованием.

Сведения о службе в армии и прохождении курсов переподготовки и повышения квалификации

В трудовую книжку вносятся сведения:

о времени воинской службы в рядах ВС, органах МВД, налоговой службы и т.д.
о времени обучения на курсах и в образовательных учреждениях дополнительного профессионального образования по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Записи об исправительных работах без лишения свободы

Если работника привлекли к исправительным работам без лишения свободы, то этот период не должен засчитываться в общий непрерывный стаж. Об этом делается запись в трудовую книжку на основании справки органов внутренних дел. Эту запись нужно производить на момент окончания работ сотрудником.

Если сотрудник был уволен и был принят на работу в другом месте то эту запись внесёт уже новый работодатель.

Сведения о награждениях и поощрениях в трудовой книжке

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почётных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, которые предусмотрены системой оплаты труда, в книжку не вносятся.

Ошибки и неточности в записях

Работодатель, допустивший неточность или ошибку в записях должен исправить ее. При этом исправление неточности является обязательным, и работодатель оказать помощь работнику при его обращении.

Если ошибка была допущена на предыдущем месте работы, то новый работодатель должен ее исправить на основании официального документа предыдущего работодателя. То есть работник должен написать заявление

Восстановление трудовой книжки

Если гражданин потерял трудовую книжку, то он должен написать заявление по последнему месту работы. Бывший работодатель в течение 15 рабочих дней обязан выдать дубликат.

Какие сведения вносятся в дубликат трудовой книжки?

сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Выдача трудовой книжки

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной согласно настоящему Порядку.

Читайте также:

Как пройти курсы повышения квалификации по специальности «Кадровое дело»

Специалисты кадровых служб могут получить удостоверения о повышении квалификации, прослушав дистанционные курсы по темам.

Выбор редакции

Национальный транс: Культура и магия гаитянского вуду Гаитянский культ 4 буквы сканворд

12 января 2010 года в 16 часов 53 минуты крупнейшее за последние 200 лет землетрясение магнитудой 7 баллов в считанные минуты погубило,...

Каша из топора кратко. Сказка Каша из топора. Русская народная сказка. Хитрая наука — русская народная сказка

Незнакомец, советуем тебе читать сказку "Каша из топора" самому и своим деткам, это замечательное произведение созданное нашими предками....

Яблоко от яблони недалеко падает

У пословиц и поговорок может быть большое количество значений. А раз так, то они располагают к исследованиям большим и малым. Наше -...

Михаил Зощенко. Самое главное. Самое главное, зощенко для детей Михаил зощенко самое главное

Великая дивеевская тайна

Флавий Феодосий II Младший (тж. Малый, Юнейший; 10 апр. 401 г. - † 28 июля 450 г.) - император Восточной Римской империи (Византии) в...

Последняя тайна царицы тамары Грузинская царица тамара

В тревожный и непростой XII век Грузией правила царица Тамара . Царицей эту великую женщину называем мы, русскоговорящие жители планеты....

Владыка петр. Петр Воронежский, сщмч. «Что это вы так трудитесь, владыко святый?»

Житие сщмч. Петра (Зверева), архиепископа ВоронежскогоСвященномученик Петр, архиепископ Воронежский родился 18 февраля 1878 года в Москве...

Апостол иуда искариот - святые - история - каталог статей - любовь безусловная Критика неканонического восприятия Иуды Искариота

АПОСТОЛ ИУДА ИСКАРИОТ Апостол Иуда ИскариотСамая трагическая и незаслуженно оскорбленная фигура из окружения Иисуса. Иуда изображён в...

Когнитивно-поведенческая психотерапия Бек когнитивная терапия и эмоциональные расстройства

Когнитивная психотерапия в варианте Бека - это структурированное обучение, эксперимент, тренировки в ментальном и поведенческом планах,...

Новое