Когда утверждать график отпусков на следующий год. В график включаются. График отпусков. Реквизит «Гриф утверждения»

Примечание. Всем работникам в соответствии со ст. 114 ТК РФ предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Обычно с началом зимнего сезона отпускной период уменьшается, хотя нередко встречаются желающие присоединить часть отпуска к предстоящим новогодним каникулам.

Начало же декабря для кадровых работников и бухгалтеров субъектов малого ства, на которых возложено ведение кадровой документации, связано с разработкой проекта графика отпусков на следующий календарный год, ведь очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков законодатель предлагает определять работодателю ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
В графике отпусков отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудников всех подразделений экономического субъекта по месяцам. Его наличие позволяет руководству субъекта:
– распределить "отпускную" нагрузку в течение года более равномерно;
– заблаговременно перераспределить обязанности уходящих в отпуск работников;
– уменьшить число неиспользованных отпусков, -
а кадровой службе и бухгалтерии – своевременно оформлять документы на отпуск и осуществлять необходимый расчет.
Утвердить график отпусков работодателю надлежит за две недели до наступления календарного года. Следовательно, график отпусков на 2017 г. должен быть составлен и утвержден не позднее 16 декабря текущего года. И утвержден он должен быть в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Напомним, что под локальным нормативным актом (ЛНА) понимается внутренний документ организации-работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий правила поведения (права и обязанности) самой организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, не урегулированной трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).
Перед утверждением график отпусков направляется в выборный орган профсоюзной организации, который в течение 5 рабочих дней обязан представить свое мотивированное мнение. Выборный орган может:
– согласиться с представленным проектом графика;
– дать предложения по частичному его изменению либо полностью его завернуть.
При первом варианте график поступает на утверждение руководителю экономического субъекта.
Во втором же случае уже у работодателя возникают варианты по принятию решения. Он может согласиться с предложениями профсоюзной организации и изменить спорные позиции графика отпусков, после чего утвердить его.
При несогласии работодатель обязан в течение трех дней после получения предложений провести дополнительные консультации с выборным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения. После достижения компромисса график утверждается.

Примечание. При недостижении согласия возникшие разногласия надлежит оформить протоколом. Его наличие позволяет работодателю утвердить график отпусков на следующий календарный год. За выборным же органом первичной профсоюзной организации остается право обжалования данного документа в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд.

Отсутствие графика отпусков на следующий календарный год работники ГИТ могут квалифицировать как нарушение законодательства РФ о труде. За это деяние как работодателя, так и его должностных лиц могут привлечь к административной ответственности. Штрафные санкции налагаются в этом случае в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:
– на работодателя-организацию – в размере от 30 000 до 50 000 руб.;
– работодателя – индивидуального предпринимателя и должностных лиц – от 1000 до 5000 руб.
Судьи же в большинстве случаев поддерживают инспекторов ГИТ, которые, не найдя при проверке соблюдения трудового законодательства графика отпусков, отражают данный факт в акте проверки, на основании которого составляется протокол об административном правонарушении, предусмотренном ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, и выносится постановление о привлечении к административной ответственности.
Так, в Постановлении ВС РФ от 27.07.2011 N 33-АД11-5 первым заместителем Председателя Верховного Суда РФ рассматривалась жалоба конкурсного управляющего на постановление государственного инспектора ГИТ.
На основании распоряжения руководителя государственной инспекции труда в отношении организации, которая ранее решением областного арбитражного суда была признана несостоятельной (банкротом) (в отношении должника было открыто конкурсное производство и назначен конкурсный управляющий), проведена плановая выездная проверка соблюдения требований трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. В ходе указанной проверки был выявлен ряд нарушений, в том числе не утвержден график предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска работникам.
Государственным инспектором труда ГИТ по выявленным нарушениям в отношении конкурсного управляющего составлен протокол об административном правонарушении, предусмотренном ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Указанные в протоколе обстоятельства подтверждались актом проверки соблюдения трудового законодательства.
На момент проведения проверки в штате числились и выполняли трудовые обязанности работники разных профессий. Следовательно, на должностное лицо, выполняющее функции руководителя указанной организации, распространялись требования о соблюдении трудового законодательства. С открытием в отношении организации конкурсного производства полномочия руководителя должника возложены на конкурсного управляющего, поэтому он, являясь должностным лицом указанной организации, обязан был соблюдать требования законодательства о труде и об охране труда.
Поскольку конкурсный управляющий являлся надлежащим субъектом административного правонарушения, ответственность за которое предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, то его действия получили правильную квалификацию в соответствии с требованиями КоАП РФ.
Постановление о привлечении конкурсного управляющего к административной ответственности за совершение административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, вынесено должностным лицом в пределах срока давности привлечения к административной ответственности, установленного ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ для данной категории дел. Административное наказание назначено в соответствии с санкцией ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Исходя из этого постановление государственного инспектора труда, решение судьи городского суда, решение судьи областного суда и постановление заместителя председателя областного суда, вынесенные в отношении конкурсного управляющего по делу об административном правонарушении, предусмотренном ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, оставлены без изменения, жалоба конкурсного управляющего – без удовлетворения.
Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика не установлен, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором определяется:
– ответственное лицо, на которого возлагается обязанность по подготовке графика отпусков;
– срок, в который работники должны сообщить свои пожелания относительно отпусков;
– срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
– срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

Примечание. Составление графика – ответственный процесс, при этом необходимо учесть: потребности производственного процесса, пожелания работников о датах отпуска и нормы трудового законодательства. Разработка графика занимает определенный промежуток времени.

Пожеланий

Пункт 10 действующих в части, не противоречащей ТК РФ, Правил об очередных и дополнительных отпусках (утв. НКТ СССР 30.04.1930 N 169) определяет, что отпуск может предоставляться как последовательно одним работникам за другими, так и одновременно всем или некоторым группам работников. Работодатель при составлении графика отпусков вправе самостоятельно назначить их очередность, исходя из необходимости обеспечения бесперебойной работы организации. Отпуска работников распределяются в графике по очередности их предоставления с января по декабрь.
При составлении графика отпусков желательно учесть пожелания работников по датам ухода в отпуск.
Некоторые работники, пожелавшие его разделить на части, могут пойти в отпуск дважды. Воспользоваться правом на "дележ" отпуска сотрудник может только с согласия работодателя. При этом продолжительность хотя бы одной из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
Наличие лишь желания работодателя разделить отпуск сотрудника без его согласия не позволяет ему претворить желаемое в действительность.
Отметим, что совпадение интересов обеих сторон по "разделу" отпуска желательно оформить документально. В качестве такового может быть специальная графа в форме графика отпусков, в которой подтверждается согласие сотрудников на разделение отпуска.

Примечание. Работодатель может распределить отпуска равномерно в течение календарного года. В трудовом законодательстве РФ такого требования не существует. Потребность в равномерности ухода в отпуск сотрудников в большей степени проявляется при работе по сменам и суммированном учете рабочего времени. При обычном же режиме рабочего времени она не столь критична. В таком случае, как правило, требуется соблюдать равномерность ухода в отпуск работников одной профессии, одного подразделения, участка, отдела.

При сборе пожеланий работников неплохо было бы получить от некоторых из них информацию о возможности их ухода в отпуск без сохранения заработной платы, ведь отдельным категориям работников при письменном их заявлении работодатель должен предоставить отпуск без сохранения заработной платы в обязательном порядке. В число таких работников входят:
– участники Великой Отечественной войны. Максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы для них – 35 календарных дней в году;
– работающие пенсионеры по старости (по возрасту). Максимальная продолжительность отпуска – 14 календарных дней в году;
– родители и жены (мужья) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы. Максимальная продолжительность отпуска – 14 календарных дней в году;
– работающие инвалиды. Максимальная продолжительность отпуска – 60 календарных дней в году, -
в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором (ст. 128 ТК РФ).
Работникам, удостоенным звания Героя Советского Союза, Героя Российской Федерации, Героя Социалистического Труда, полным кавалерам ордена Славы и ордена Трудовой Славы гарантируется предоставление дополнительного отпуска без сохранения заработной платы сроком до трех недель в год в удобное для них время (п. 3 ст. 8 Закона РФ от 15.01.1993 N 4301-1 "О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации, полных кавалеров ордена Славы", п. 2 ст. 6 Федерального закона от 09.01.1997 N 5-ФЗ "О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой Славы").
Статьей 263 ТК РФ определены категории работников, которые могут воспользоваться дополнительным отпуском без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней, если их право на такой отпуск закреплено в коллективном договоре организации. К ним относятся:
– работники, имеющие двух или более детей в возрасте до 14 лет;
– работники, воспитывающие ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
– одинокие матери, имеющие ребенка в возрасте до 14 лет;
– отцы, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет без матери.
"Обязательные" отпуска без сохранения заработной платы в составляемый график не включаются, поскольку работодатель не может обязать лиц, имеющих такое право, взять такой отпуск.

Законодательных норм

При составлении графика отпусков работодателю необходимо учесть нормы трудового законодательства РФ, которые обязывают его предоставлять некоторым категориям работников отпуск в любое удобное для них время. К числу таких работников, в частности, относятся:
– работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
– Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы (п. 3 ст. 8 Закона N 4301-1);
– Герои Социалистического Труда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (п. 2 ст. 6 Закона N 5-ФЗ);
– инвалиды войны, участники Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий, лица, перечисленные в ст. ст. 17, 18 и 19 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ "О " (ст. ст. 14 – 19 Закона N 5-ФЗ);
– лица, указанные в ст. ст. 14 – 16 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1 "О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС";
– лица, подвергшиеся воздействию радиации вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне (ст. 2 Федерального закона от 10.01.2002 N 2-ФЗ "О социальные гарантиях гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне");
– лица, награжденные знаком "Почетный донор России" (ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ "О донорстве крови и ее компонентов");
– внешние совместители – в части предоставления отпуска в тот же период, на который приходится отпуск по основному месту работы (ч. 1 ст. 286 ТК РФ);
– супруги военнослужащих – в части предоставления отпуска в одно время с отпуском военнослужащего с его продолжительностью, равной продолжительности отпуска военного (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ "О статусе военнослужащих").
Для того чтобы реализовать право работника на одновременное предоставление отпуска по основной работе и по работе по совместительству, работодатель вправе запросить у внешнего совместителя справку с основного места работы о планируемом времени использования отпуска.

Примечание. ТК РФ обязал работодателей по совмещаемой работе предоставлять работающим по совместительству отпуск без сохранения заработной платы на недостающие дни, если продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска по данной работе меньше продолжительности отпуска по основному месту работы (ч. 2 ст. 286 ТК РФ).

Если работник не сможет или откажется представлять такую справку, не указывать периоды отпусков внешних совместителей, не представивших справки о планируемом времени использования отпуска с основной работы на момент утверждения графика, неправомерно.
Если внешний совместитель впоследствии представит соответствующие сведения о времени использования отпуска по основной работе, отпуск ему необходимо будет предоставить одновременно с отпуском по основной работе.
При составлении графика отпусков следует также учитывать, что отдельным категориям работников положены также и дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Так, ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам:
– занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ);
– имеющим особый характер работы (ст. 118 ТК РФ);
– с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК РФ);
– работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 321 ТК РФ), -
а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.
Право на дополнительный оплачиваемый отпуск, связанный с выполнением работ с вредными и (или) опасными условиями труда, имеют, в частности, те работники, профессии и должности которых предусмотрены по соответствующим производствам и цехам Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день (утв. Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25.10.1974 N 298/П-22).
Если по итогам специальной оценки условий труда рабочие места будут отнесены к вредным условиям труда 2-й, 3-й или 4-й степени либо опасным условиям труда, работодателю придется предоставить дополнительный оплачиваемый отпуск вне зависимости от того, содержится наименование должности, занимаемой работником, в указанном Списке или нет (Определение КС РФ от 07.02.2013 N 135-О).
Минимальная продолжительность дополнительного отдыха составляет 7 календарных дней (ч. 2 ст. 117 ТК РФ, п. 1 Постановления Правительства РФ от 20.11.2008 N 870).
Основные и дополнительные оплачиваемые отпуска, как правило, используются одновременно. Общая продолжительность отпуска в этом случае определяется как совокупность указанных отпусков. При этом ограничения по "верхнему" пределу отпуска не существует (ст. 120 ТК РФ).
В некоторых случаях законодательством РФ о труде предусмотрено предоставление дополнительных отпусков в рабочих днях. Это создает определенные трудности при суммировании календарных дней основного отпуска и рабочих дней дополнительного. Минтруд России в Письме от 01.02.2002 N 625-ВВ предложил следующую методику пересчета:
– от даты начала ежегодного основного отпуска отсчитывается определенное количество в календарных днях;
– от даты, следующей за последним днем отпуска, отсчитывается определенное количество дней дополнительного оплачиваемого отпуска в расчете на 6-дневную рабочую неделю;
– полученный период переводится в календарные дни.

Иной информации

До начала составления графика необходимо проанализировать информацию о возможности использования отпусков работающими в следующем календарном году. Напомним, что право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются (ст. 121 ТК РФ):
– время фактической работы;
– время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;
– время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;
– период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;
– время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В рассматриваемый стаж работы при этом не включается время:
– отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;
– отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Отпуск же за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года сотрудника (ч. 8 ст. 122 ТК РФ).
По работающим же уже не первый год сотрудникам необходимо учитывать информацию о полноте использования ими отпусков за прошлые периоды. Если у кого-то из них окажется неиспользованный отпуск (полный или часть его), то не исключена вероятность, что работник пожелает присоединить его к очередному отпуску или пойдет в отпуск два раза в календарном году.
Наряду с этим следует обратить внимание и на работников, которые на конец текущего года использовали отпуск авансом. Предоставление очередного отпуска им до завершения соответствующего рабочего года трудовым законодательством РФ не предусмотрено. Такая возможность появляется лишь с началом нового рабочего года сотрудника.
Таким образом, при разработке формы, используемой для сбора информации о пожеланиях сотрудников в части отпусков на следующий год, желательно предусмотреть специальные графы для отражения неиспользованных дней прошлого отпуска, начала отпусков при его "дележе" и льгот, позволяющих работнику брать отпуск в любое удобное для него время или во время, обусловленное законодательством РФ.
Образец формы, которой можно воспользоваться при сборе информации о пожеланиях сотрудников, приведен в таблице.

Такая форма обычно передается руководителю подразделения (ответственному за направление работ). После внесения пожеланий сотрудниками о времени ухода в отпуск, планах по его разделению и продолжительности каждой из частей отпуска подписанная руководителем подразделения форма передается в кадровую службу (ответственному) для составления графика отпусков.
Полученные сведения анализируются. Работники подразделений группируются по профессиям (должностям). После чего сравниваются запросы относительно даты начала отпуска работников одной профессии (должности). В первую очередь удовлетворяются пожелания сотрудников, имеющих . Скорее всего, не будет конкуренции у работников, претендующих на отпуск в неудобное для остальных время. И их пожелания логично было бы также удовлетворить. Напоследок же распределяются отпуска между пожелавшими отдохнуть в разгар летнего оздоровительного сезона. Задача такого распределения облегчается, если существует внутренний локальный нормативный акт (положения коллективного договора), которым установлены специальные критерии для "выстраивания по ранжиру" всех пожелавших. Если же такого документа в организации не существует, то приходится учитывать негласные критерии, принятые в коллективе, а также данные "отпускной истории" каждого из претендентов.

Примечание. Рабочий год составляет 12 полных месяцев. Отличие его от календарного года в том, что каждый рабочий год начинается не с 1 января, а со дня, когда сотрудник поступил на работу к конкретному работодателю.

Оформление графика

В настоящее время организации вправе применять формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно с учетом требований Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". В них при этом должны иметься обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
Трудовики сразу же после вступления в силу упомянутого Закона N 402-ФЗ разъяснили, что негосударственные организации вправе использовать в кадровом делопроизводстве формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (Письма Роструда от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/10659-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1).
Если работодателем принято решение о применении в кадровом делопроизводстве унифицированных форм документов, то график отпусков следует составлять используя форму N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды также предоставляются в рамках графика отпусков на очередной календарный год. Трудовое законодательство РФ не содержит специальных норм, обязывающих использовать отпуска за рабочие периоды в хронологической последовательности: сначала – за более ранний рабочий период, затем – за более поздний. Поэтому графиком может быть предусмотрено, что отпуск за текущий рабочий год будет предоставлен раньше, чем неиспользованные дни за прошлые годы (Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0).
Как видим, в этом случае в графике для данного работника будут предусмотрены две строки.
Отметим, что работник может пойти в отпуск за прошлый период и вне графика, если достигнет соглашения с работодателем.
Как минимум две строки в графике необходимо предусмотреть также и для случаев, когда отпуск работника делится на части, – по строке для каждой из них.
Пунктом 11 упомянутых Правил об очередных и дополнительных отпусках рекомендовано не приурочивать отпуска к 1-му или к 15-му числу месяца, а распределять сроки начала отпусков работников равномерно в течение всего месяца.

Примечание. Для удобства пользования график отпусков заполняется в хронологической последовательности, то есть первая запись касается работника, который уходит в отпуск первым по времени в планируемом году.

В графе "Запланированная дата" графика отпусков допускается указание и просто на месяц. В таком случае работнику придется дополнительно подавать заявление с указанием точной даты начала отпуска. Поэтому для всех случаев, когда дату начала отпуска можно определить только на основании заявления работника, целесообразно закрепить в локальном нормативном акте обязанность работника письменно извещать работодателя о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за две календарные недели, чтобы работодатель имел возможность, в свою очередь, выполнить обязанность, установленную ст. 123 ТК РФ, о письменном извещении работника о начале его отпуска.
При использовании формы N Т-7 графы 7, 8 и 9 не заполняются. В данные графы информация заносится в течение года по мере предоставления отпусков. Графа 7 заполняется при фактическом использовании отпуска работником: в зависимости от личной ситуации тот может взять отпуск раньше срока, указанного в графике, по графику или позже.
При предоставлении отпуска не по графику в графе 8 приводится основание для переноса отдыха, а именно наименование и дата распорядительного документа (приказа или распоряжения). Заявление работника о переносе основанием в этом случае не является.
В графе 9 указывается дата предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем).
Графа 10 может содержать любую ознакомительную информацию, например причину переноса отпуска или отметку об отзыве работника из отпуска.
Нормами трудового законодательства РФ предусматривается предоставление некоторым работникам отпуска по их желанию в связи с совершением определенного события. В случае если после составления и утверждения графика отпусков наступит такое событие и будет соответствующее желание работника, то оно должно учитываться работодателем. Так, в частности, по желанию работника ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен:
– женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также после окончания отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
– мужчинам – в период отпуска по беременности и родам его жены (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
– работникам, совмещающим работу с обучением, – в части присоединения ежегодного отпуска к учебному (ч. 2 ст. 177 ТК РФ);
– одному из работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родителей (опекуна, попечителя) – для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности (ч. 5 ст. 322 ТК РФ).
Может изменить свое пожелание о времени отпуска и работник, который имеет право на предоставление отпуска в удобное для него время. Работодатель не вправе отказать такому работнику в изменении даты начала отпуска.
Фактическое время отпуска упомянутых работников, скорее всего, не будет совпадать со временем отпуска, указанным в графике отпусков. Об этом необходимо сделать соответствующую запись с указанием документа, на основании которого совершается такой перенос, в графах 8 и 9 утвержденного графика.
Перенос срока отпуска на другое время может быть осуществлен и по согласию работника и руководителя структурного подразделения. В этом случае в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством РФ, на основании документа, составленного в произвольной форме. В качестве основания перенесения отпуска указывается приказ (распоряжение) руководителя или иной документ организации.
Производственная необходимость иногда вынуждает работодателя отозвать работника из отпуска. Такой отзыв допускается лишь с согласия отзываемого сотрудника (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается перенесение отпуска работника на следующий рабочий год при его согласии (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).
Информация об отзыве работника из отпуска и (или) перенесении отпуска на следующий рабочий год должна найти отражение в графике отпусков.
График отпусков подписывается руководителем кадровой службы (ответственным за его составление) и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при наличии таковой у экономического субъекта).
Обязанность по ознакомлению работников с принятым графиком отпусков ТК РФ не установлена. В то же время график отпусков – это документ, принимаемый работодателем в порядке, установленном для локальных нормативных актов. Он обязателен как для работника, так и для работодателя (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодатель же обязан знакомить работников под роспись с документами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ). В связи с этим утвержденный график отпусков надлежит довести до сведения всех работников.
Форма такого доведения выбирается работодателем. Подойдет любой способ ознакомления с графиком: можно вывесить его на информационном стенде либо внести дополнительную графу в используемую форму графика отпусков.
Трудовики посчитали допустимым внесение изменений в форму N Т-7 путем дополнения ее необходимыми графами (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1 (согласно п. 5.5.4 Положения о Федеральной службе по труду и занятости (утв. Постановлением Правительства РФ от 30.06.2004 N 324) Роструд осуществляет информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права)).
В шапке дополнительной графы (столбца) можно указать: "С графиком ознакомлен (дата, подпись работника)".
Ознакомление работника с графиком отпусков не снимает с работодателя вышеупомянутую обязанность по уведомлению соискателя отпуска о времени его начала. Исполнение данного требования законодательства РФ можно возложить на работника кадровой службы, указав в его должностной инструкции в том числе и обязанность по извещению работников о предстоящих отпусках. ТК РФ не содержит требования к форме такого извещения.
Упомянутым Письмом Роструда N 1693-6-1 предлагается дополнить форму N Т-7 еще одной графой, в которой указывается дата уведомления о начале отпуска.
Оригинал графика отпусков хранится в кадровой службе в течение года. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского либо управленческого учета.
Сроки хранения документов установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558). График отпусков работодателю в соответствии с п. 693 Перечня следует хранить 1 год. Исчисление срока при этом производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 разд. I Перечня). График отпусков на следующий календарный год, утвержденный в декабре текущего года, заканчивает свое действие 31 декабря 2017 г. Следовательно, хранить его надлежит весь 2018 г.
Для уничтожения документов с истекшими сроками хранения приказом руководителя назначается экспертно-проверочная комиссия, которая проводит отбор документов, подлежащих уничтожению. График отпусков с истекшим сроком хранения и иные аналогичные документы уничтожаются в соответствии с актами об уничтожении документов (п. п. 2.2.5, 2.3.2, 2.4.5 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
В заключение еще раз отметим, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков — документ, который в конце каждого календарного года разрабатывается организацией и устанавливает очередность предоставления сотрудникам оплачиваемых отпусков в следующем году. В нем отражаются сведения об отпусках всех сотрудников предприятия по месяцам. Неоплачиваемые отпуска , взятые «за свой счет», в документ не вносятся.

Как составить график отпусков

Трудовой кодекс не обязывает работодателя учитывать пожелания всех без исключения работников при составлении графика отпусков , но дальновидные руководители предпочитают прислушиваться к мнению подчиненных, чтобы не давать им повода для недовольства. Как правило, заранее устанавливаются сроки и способы сбора информации, а после того, как все сотрудники выразят свои пожелания касательно времени отпуска, данные сводятся в единый документ. Впрочем, некоторые категории работников имеют гарантированное

Трудовым кодексом и иными федеральными законами право уходить в отпуск в удобное для себя время . К ним относятся:

• сотрудники, которым еще не исполнилось 18 лет;
• родители, опекуны или попечители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет;
• мужья женщин, находящихся в отпуске по беременности и родам;
• женщины, планирующие уходить в декретный отпуск (таким сотрудницам по заявлению должен предоставляться ежегодный оплачиваемый отпуск непосредственно до или после отпуска по беременности и родам);
• совместители, которым отпуск на дополнительном месте работы должен предоставляться одновременно с отпуском по основной работе;
• лица, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев;
• супруги военнослужащих;
• женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет;
• сотрудники, награжденные знаком «Почетный донор России».

Если в период согласования графика отпусков сотрудник, чье мнение обязательно нужно учесть при утверждении документа, по каким-либо причинам отсутствует на работе (например, временно нетрудоспособен или взял учебный отпуск), при первой же возможности попросите его написать заявление о том, что он не против уйти на отдых в установленное графиком время. Заявление, составленное в произвольной форме, поможет работодателю в случае проверки подтвердить, что мнение работника было учтено.

Образец графика отпусков. Форма Т-7

Важно: проведение подготовительной работы, как и утверждение окончательного варианта графика отпусков может оформляться соответствующими приказами руководителя организации. Издание таких приказов — право, но не обязанность работодателя, поскольку форма № Т-7 предполагает утверждение без издания распорядительного документа.

Как оформляется график отпусков

До отмены нормы об обязательном применении унифицированных форм первичного учета график отпусков составлялся исключительно по форме № Т-7, утвержденной Госкомстатом России. Работодатели вправе применять самостоятельно разработанные учетные формы, в том числе и при составлении графика. Дополняя типовую форму новыми реквизитами, нужно утвердить итоговый бланк соответствующим распорядительным актом. Убедитесь, что в форме, которую организация планирует использовать при составлении, присутствуют строки для отражения сведений о:

• должности (специальности), Ф. И. О. и табельном номере сотрудника;
• наименовании структурного подразделения, в котором он трудится;
• количестве календарных дней отпуска;
• дате начала отпуска.

Ежегодно составляемые кадровиками графики отпусков проходят согласование с руководителем организации, который заверяет документ своей подписью, и профсоюзом (разумеется, при условии, что на предприятии функционирует первичный выборный орган, представляющий интересы работников (ст. 123, ТК РФ)).

Несмотря на то что закон не обязывает работодателя размещать готовый график в открытом доступе, чтобы персонал имел возможность с ним ознакомиться, в большинстве компаний итоговая редакция документа все же выносится на публичное обозрение. Более того, можно предусмотреть в самом бланке отдельную графу для подписей работников — так вы будете уверены, что каждый член коллектива проинформирован о начале своего ежегодного отпуска.

Когда утверждается график отпусков

Кадровая служба организации должна составить график отпусков на следующий год не позднее чем за две недели до его наступления. Но на практике подготовительные работы, предшествующие утверждению его окончательной редакции, зачастую отнимают не одну неделю. Поэтому лучше озаботиться этим вопросом еще в середине ноября, чтобы в течение месяца согласовать все спорные пункты и без спешки пройти все этапы разработки документа. Рекомендуется начать с составления отдельных проектов для каждого отдела, возложив данную обязанность на руководителей структурных подразделений.

Проект графика отпусков

Если речь идет об организации с большим штатом, процесс согласования графика отпусков может сопровождаться спорами, конфликтами и неувязками, особенно если среди сотрудников есть родители детей-инвалидов , женщины, планирующие в следующем году уходить в декретный отпуск, или несовершеннолетние работники. Во избежание долгих препирательств стоит подробно прописать процедуру согласования и утверждения в коллективном договоре , правилах внутреннего трудового распорядка или ином локальном нормативном акте .

Обязательно ли отражать в графике отпусков новых сотрудников

Необходимость предоставления отпусков новым сотрудникам, принятым на работу спустя некоторое время после утверждения графика, порой приводит работодателя в замешательство: нужно ли каким-то образом дополнять или редактировать документ, чтобы отразить в нем периоды отдыха новых членов коллектива? А если нет, то на каком основании предоставлять им отпуск?

Дело в том, что трудовое законодательство напрямую не обязывает работодателя переделывать график отпусков , чтобы вписать в него новых сотрудников. Поэтому дополнять документ придется только в том случае, если соответствующая норма предусмотрена локальными актами. Проще всего оформить приложение к уже утвержденному графику (при наличии на предприятии профсоюза такое приложение проходит процедуру согласования — ст. 372 ТК РФ). Если локальная документация не содержит никаких требований на этот счет, отпуск новому сотруднику предоставляется на основании его личного заявления с занесением всех необходимых данных в личную карточку (форма № Т-2).

Нужно ли вносить в график отпусков декретниц

Если в организации есть сотрудницы, находящиеся в декретном отпуске, кадровики часто совершают грубую ошибку, не включая их в график отпусков на следующий год. Чтобы не нарушать общий порядок оформления документа, нужно отражать в нем всех работников, на момент составления имеющих право на ежегодный отпуск. Поэтому сотрудница, которая находится в отпуске по уходу за ребенком, но в следующем календарном году планирует выходить на работу и воспользоваться правом на оплачиваемый отпуск, должна включаться в график (). На практике ежегодный основной отпуск часто предоставляется непосредственно после выхода из декрета, так что лучше заранее узнать у женщины, находящейся в отпуске по беременности и родам, планирует ли она использовать такую возможность — если да, то соответствующим образом отразите период отдыха в графике отпусков.

Что делать, если по вине работодателя находящуюся в декретном отпуске женщину попросту забыли внести? Такие случаи, к сожалению, наблюдаются сплошь и рядом, но это не повод лишать человека заслуженного отдыха: сотруднице достаточно просто написать заявление о предоставлении отпуска и согласовать точные даты с руководством компании.

Важно: даже если сотрудница изначально не планировала уходить в ежегодный отпуск сразу после выхода из декрета, но после утверждения графика по какой-то причине передумала, работодатель обязан предоставить ей отпуск по требованию — невзирая ни на стаж работы в компании, ни на то, что отдых не предусмотрен графиком.

Как отразить совместителей в графике отпусков

Иногда кадровики забывают или не считают нужным вносить данные о запланированном отпуске совместителя в общий график. Между тем отражать информацию о совместителях, как внешних, так и внутренних, в графике отпусков нужно обязательно, особенно с учетом того, что закон обязывает предоставлять таким работникам время отдыха одновременно с отпуском по основному месту работы.

Перед тем, как внести внешнего совместителя в график отпусков , необходимо получить достоверную информацию о запланированном времени отдыха на основной работе (ч. первая ст. 286 ТК РФ). Выбор способа получения сведений остается за отделом кадров: например, можно отправить официальный запрос в другую организацию, где трудится совместитель, либо попросить его предоставить справку или выписку по основному месту работы. Если на момент утверждения графика работодатель не располагает нужной информацией, можно указать в документе примерные даты отпуска совместителя, отметив в графе «Примечание», что период указан приблизительно.

Как внести изменения в график отпусков

Иногда даже в многократно согласованный и прошедший все стадии утверждения график отпусков приходится вносить изменения, например, в случае переноса отпуска или при отзыве работника из отпуска в связи с производственной необходимостью. Для отражения изменений в документе достаточно заполнить графы 8, 9 и 10 унифицированного бланка № Т-7 или аналогичные по содержанию графы формы, используемой работодателем.

Специальный приказ о внесении изменений в график отпусков издавать не нужно. Главное — обосновать все изменения документально, сославшись на приказ (распоряжение) о переносе отпуска или отзыве сотрудника из отпуска и убедившись в наличии его письменного согласия с таким решением. Если перенос отпуска обусловлен не служебной необходимостью, а личной просьбой самого работника, необходимо оформить ее в виде заявления.

Приказ о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

Как правильно отразить в графике отпусков неиспользованные дни отпуска?

Не всегда работники успевают использовать в течение года все полагающиеся им дни оплачиваемого отпуска. Стандартной практикой в таких случаях считается перенос оставшихся дней отдыха на следующий календарный год, но в связи с этим возникает вопрос: нужно ли включать их в график отпусков ? Работодателю выгодно отразить неиспользованные в прошедшем периоде дни отпуска, чтобы документально зафиксировать время отдыха сотрудника, но не забывайте предварительно согласовать с ним все даты.

Вдобавок нужно убедиться, что работник использует свой отпуск, перенесенный на новый календарный год, в течение 12 месяцев с момента завершения рабочего года, за который предоставляется отдых (). Чтобы вносить неиспользованные дни отдыха персонала, можно добавить в форму специальную графу для дополнительной информации (например, «Период, за который предоставляется отпуск»). Используя унифицированную форму № Т-7, отражайте сведения о положенных работнику днях отпуска за прошлый год в графе «Примечание».

Пример. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска Иванова С. М., сотрудника производственного предприятия «Импульс», составляет 28 дней. В 2015 году Иванов С. М. использовал всего 20 дней положенного ему отдыха, поэтому при составлении графика отпусков на 2016 год по согласованию с работником указали не 28, а 36 календарных дней (28 за текущий рабочий год, 8 — за прошлый). Чтобы избежать путаницы, сотрудник отдела кадров сделал в графе «Примечание» соответствующую запись: «8 дней за 2015 год». 2. За несоставление графика отпусков в установленные сроки организации может грозить:

• a. Предупреждение;
• b. Административная приостановка деятельности;
• c. Штраф до 50 000 рублей.

3. График отпусков должен быть составлен:

• a. Не позднее, чем за две недели до наступления нового года;
• b. Не позднее, чем за три недели до наступления нового года;
• c. Не позднее, чем за календарный месяц до наступления нового года.

4. Какая категория сотрудников НЕ вправе уходить в отпуск в удобное для них время:

• a. Несовершеннолетние сотрудники;
• b. Супруги сотрудников, работающих у вас по совместительству;
• c. Супруги военнослужащих.

5. Как вносятся изменения в график отпусков:

• a. На основании приказа руководителя организации о внесении изменений в график;
• b. На основании заявления сотрудника и служебной записки кадровика;
• c. На основании заявления сотрудника или приказа руководителя (о переносе части отпуска, вызове сотрудника из отпуска и т.д.) вносятся изменения в график.

17 декабря – последний день утверждения графика отпусков, ведь он должен быть подписан руководителем организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ст. 123 ТК РФ). Осталось совсем немного времени, чтобы успеть грамотно его составить.

Организуем работу по составлению графика

В графике отражаются сведения о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации на календарный год по месяцам. Разработка графика отпусков занимает у кадровой службы много времени. Организовать работу по сбору и обработке необходимых данных можно по-разному. Кому-то удобно поручить это отдельному специалисту по кадрам, который будет занят графиком «от и до». Другим удобнее распределить обязанности: закрепить за каждым сотрудником отдела кадров по одному или несколько структурных подразделений.

Составление графика – дело ответственное, в нем нужно учесть многое: и пожелания работников о датах отпуска, и потребности производственного процесса, и нормы трудового законодательства. Порядок разработки графика, условия и правила предоставления отпусков целесообразно отразить в локальных нормативных актах организации (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре). В инструкции по кадровому делопроизводству можно подробно описать процедуру заполнения графика отпусков как на этапе его создания, так и в процессе ведения в течение года. Если в локальных нормативных актах организации порядок разработки графика отпусков не прописан, начать его подготовку стоит с издания приказа, в котором нужно указать:

• на кого возложена обязанность по подготовке графика отпусков (график подписывает руководитель кадровой службы, но работы по подготовке может вести специалист по кадрам);
• в какой срок работники должны предоставить свои пожелания относительно отпусков;
• срок, к которому руководители структурных подразделений должны согласовать пожелания работников с производственными планами отделов;
• срок, к которому проект графика нужно представить на утверждение руководителю.

График отпусков должен учитывать особенности производственного процесса организации, обеспечивать его непрерывность и взаимозаменяемость работников. Трудовой кодекс дает для этого все возможности, ведь очередность предоставления отпусков определяет работодатель (ст. 123 ТК РФ). Для того чтобы избежать споров и разногласий с работниками, порядок определения очередности отпусков следует прописать в локальном нормативном акте (ПВТР или коллективном договоре). Так, например, в нем стоит предусмотреть, что руководители структурных подразделений не должны находиться в отпуске одновременно со своими заместителями. В каких-то организациях может быть установлено, что ежегодный отпуск предоставляется работникам только в определенные месяцы (например, в образовательном учреждении предоставление отпуска в осенне-зимне-весенний период негативно повлияет на процесс обучения). Возможна ситуация, когда работодателю выгодно отправить в отпуск большую группу работников одновременно (например, производитель оконных конструкций в связи с низким спросом на продукцию может запланировать отпуск всех сотрудников производственного отдела на период с 12 января по 8 февраля). Для большинства организаций оптимальным вариантом является равномерное распределение отпусков работников в течение года.

Проект графика отпусков готовит кадровая служба организации. Удобнее всего делать это, используя видоизмененный бланк графика отпусков (Приложение 1). Прежде всего, необходимо проанализировать «отпускные истории» и определить на какое количество дней отпуска в следующем году вправе рассчитывать каждый сотрудник, есть ли работники льготных категорий, которые пользуются преимуществами при установлении очередности отпусков. После этого данные по сотрудникам передают руководителям структурных подразделений, которые должны выяснить пожелания работников о времени ухода в отпуск и разделении отпуска на части, а также согласовать эти пожелания с планами подразделения на год, установив оптимальную очередность отпусков. На основе проектов структурных подразделений кадровая служба готовит сводный график отпусков организации и передает его на утверждение руководителю.

Кстати! Чтобы безошибочно составить график отпусков воспользуйтесь онлайн-сервисом « Моё Дело ». Также сервис поможет вам автоматически производить расчёт авансов, зарплат, пособий, компенсаций с учётом всех требований законодательства. Осуществляя пошаговые действия вы не допустите ошибок и вам не придется платить штрафы. Отчётность формируется поэтапно на основании ваших данных и контролируется на каждом шаге. Составленную отчётность можно сдать через интернет. Без специальных знаний и навыков вы сможете вести даже самый сложный кадровый учёт. Шаблоны документов содержат подсказки по заполнению, ключевые бланки формируются автоматически. В личном кабинете вы найдете все необходимые инструкции и подсказки. Получить бесплатный доступ к сервису вы можете прямо сейчас по ссылке .

Что включить в график

В график отпусков нужно включить:

• ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск;
• отпуск, который не был использован работником в течение текущего года и был перенесен на следующий год.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для некоторых категорий работников законодательство предусматривает отпуска большей продолжительности – удлиненный основной отпуск. К таким категориям относятся в частности:

• работники в возрасте до 18 лет. Они имеют право на отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• инвалиды. Им устанавливают отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
• педагогические работники. Продолжительность их отпуска зависит от должности и вида образовательного учреждения и составляет от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ; Постановление Правительства РФ от 01.10.2002 № 724 «О продолжительности ежегодного основного оплачиваемого отпуска, предоставляемого педагогическим работникам»);
• государственные гражданские служащие имеют право на отпуск от 30 до 35 календарных дней в зависимости от должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»).

Помимо основного некоторым сотрудникам могут предоставляться ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 116 ТК РФ). Такие отпуска предоставляются работникам:

• занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющим особый характер работы;
• с ненормированным рабочим днем;
• работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами.

Кроме отпусков, предусмотренных законодательными актами, работодатели с учетом своих производственных и финансовых возможностей могут самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, утвердив порядок их предоставления в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ч. 2 ст. 116 ТК РФ).

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные отпуска суммируются с основным (ст. 120 ТК РФ).

Пример. Гражданский служащий Тропинин В.В. имеет право на:

• удлиненный отпуск (30 календарных дней);
• дополнительный отпуск за выслугу лет (8 календарных дней);
• дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день (3 календарных дня);
• дополнительный отпуск за работу во вредных условиях труда (7 календарных дней).

Значит, в графике нужно запланировать отпуск продолжительностью 48 календарных дней (полностью или, по соглашению с работником, разделив отпуск на части).

При составлении графика нужно проверить, есть ли в организации работники, которые имеют право на предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для них время – их отпуск планируют в графике в первую очередь. К таким работникам относятся в частности:

• несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
• работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
• женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Однако стоит помнить, что даже в том случае, если отпуск был запланирован в графике отпусков строго в соответствии с пожеланиями работника, принадлежащего к вышеуказанной категории, он имеет право в любой момент года изменить свое решение и написать работодателю заявление с просьбой предоставить отпуск с другой даты. Отказать в переносе отпуска такому работнику нельзя.

График отпусков – сводный документ. И хотя он составляется на календарный год (в данном случае на 2015 год), планируемый период отпуска каждого работника относится к его индивидуальному рабочему году.

Пример. Секретарь Петрова И.В. принята на работу 19 июня 2014 года. В графике отпусков должен быть запланирован ее отпуск за период с 19.06.2014 по 18.06.2015. Отпуск за следующий рабочий год (с 19.06.2015 по 18.06.2016) может предоставляться в любое время рабочего года (ст. 122 ТК РФ). Его можно запланировать:

• в графике отпусков на 2015 год (после 19.06.2015);
• часть отпуска по соглашению с работником можно включить в график на 2015 год (после 19.06.2015), а часть оставить на 2016 год;
• в графике отпусков на 2016 год (до 18.06.2016).

Как видим, отпуск работнику может быть запланирован как полностью, так и по частям. При разделении отпуска на части необходимо соблюсти требования статьи 125 ТК РФ. Во-первых, хотя бы одна часть отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Это требование обусловлено медицинскими причинами: для того чтобы восстановиться после трудовых свершений, человеку необходим полноценный продолжительный отдых. Во-вторых, разделение отпуска на части возможно только при достижении соглашения между работником и работодателем. Если одна из сторон трудовых отношений против этого, то дробить отпуск нельзя. Согласие работодателя на разделение отпусков подтверждает подпись руководителя в графике (или в приказе на отпуск, если отпуск предоставляется не по графику). В каком документе должно быть отражено согласие работника – законодательством не установлено. На практике организации используют для получения подтверждения согласия работника разные способы:

Способ 1. До утверждения графика отпусков работник пишет заявление с просьбой о разделении отпуска на части, указывает даты начала и продолжительность частей отпуска, а работодатель ставит резолюцию «Разрешить. Подпись. Дата». Хороший способ, если инициатива о разделении отпуска исходит от работника. В противном случае речь идет о принуждении, что недопустимо.

Способ 2. Разрабатывая график отпусков, работодатель направляет работнику предложение разделить отпуск на части, указывает даты частей отпуска и их продолжительность, а работник ставит отметку «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи. Дата». Этот вариант предпочтителен, когда инициатива о разделении отпуска исходит от работодателя, и полностью соответствует духу закона: есть предложение, есть ответ на него, соглашение сторон налицо. К сожалению, этот способ самый затратный по времени.

Способ 3. Форма графика отпусков дополняется столбцом «Ознакомлен и согласен. Подпись. Расшифровка подписи». Предполагается, что одной своей подписью работник соглашается и с датами начала отпуска, и с самим фактом разделения отпуска на части. Это достаточно распространенный способ, требующий минимальных временных затрат. Однако он не совсем корректен. Представьте: десять работников отдела расписались в столбце, а один категорически отказывается, не хочет делить отпуск на части. Вы не имеет права его заставить. Что делать? Составлять новый график? Заново собирать подписи работников? Тем более что график уже утвержден руководителем (ведь знакомят с вступившим в силу документом). Да и как можно утверждать документ, если не выполнено требование законодательства о достижении соглашения между работником и работодателем?

Некоторые организации прописывают в Правилах внутреннего трудового распорядка пункты о том, что отпуск работникам предоставляется два раза в год продолжительностью 14 календарных дней. Предполагается, что подпись работника об ознакомлении с ПВТР и есть его согласие на разделение отпуска на части. Однако это ухудшает положение работника по сравнению с трудовым законодательством, а значит, не может применяться согласно статье 8 ТК РФ. Не забывайте, что ПВТР – это документ, содержащий правила, установленные работодателем, и выражающий его волю, а вовсе не соглашение между сторонами трудовых отношений. То, что он принимается с учетом мнения представительного органа работников, ситуацию не меняет, ведь, например, приказы об увольнении, изданные с учетом мнения профсоюза, по-прежнему остаются распорядительными документами работодателя, а не становятся соглашениями о расторжении трудового договора.

Вопрос. Савельев А.В. принят на работу 12.12.2014. Нужно ли включать его в график отпусков на 2015 год?

Ответ. Право работника на оплачиваемый отпуск возникает через 6 месяцев его непрерывной работы в организации (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон работодатель может предоставить ежегодный отпуск и до истечения этого срока. Некоторым категориям сотрудников работодатель обязан по их заявлению предоставлять ежегодный отпуск независимо от стажа работы в организации (несовершеннолетним, совместителям и др.). В рассматриваемом случае право на отпуск возникнет у работника с 12.06.2015. В графике отпусков на 2015 год нужно запланировать его отпуск после вышеуказанной даты. Отпуск может быть запланирован полностью (28 календарных дней) или по соглашению с работником разделен на части (например, 14 календарных дней может быть запланировано в 2015 году, а оставшиеся дни в 2016 году).

Вопрос. Как запланировать отпуск совместителя?

Ответ. Бывает непросто запланировать отпуск совместителя, ведь точная дата его ухода в отпуск по основному месту работу известна не всегда (например, если разработка графиков отпусков ведется в организациях параллельно или на основной работе формально подходят к вопросу отпусков). Трудовой кодекс в этом случае категоричен: отпуск нужно предоставить одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ). Запланируйте в графике начало отпуска со слов работника, но будьте готовы к тому, что его, вероятно, придется переносить, и учтите это при планировании отпусков других работников того же подразделения.

Вопрос. Обязательно ли включать в график отпусков женщин, которые находятся в отпуске по уходу за ребенком?

Ответ. Многие организации включают в график отпусков всех работников, в том числе женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. Законом это не запрещено, но и не обязательно. В сущности, невозможно реально запланировать их отпуска, ведь они могут прервать свой отпуск по уходу в любой момент, кроме того, неизвестно когда они захотят использовать ежегодный отпуск. В случае выхода такой женщины на работу удобнее предоставить ей отпуск по заявлению.

Вопрос. Как поступить с неиспользованными отпусками? Например, инженер-технолог Петров В.Г. не ходил в отпуск уже два года. Можно ли включить эти отпуска в график? И правда ли, что не использованный в течение двух лет отпуск «сгорает»?

Ответ. Не использованные ранее отпуска можно включить в график отпусков либо предоставить их по соглашению с работником по его заявлению (письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Включение в график более удобно, так как позволяет наглядно оценить, сколько таких отпусков накопилось в организации. Отпуск должен предоставляться работнику ежегодно (ст. 122 ТК РФ), в исключительных случаях перенесения отпуска на следующий рабочий год он должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который предоставляется (ч. 3 ст. 124 ТК РФ). Например, если работник был принят 01.02.2014, отпуск ему должен быть предоставлен (а работник должен его использовать) не позднее 31.01.2016. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а работники в возрасте до 18 лет и работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда должны использовать отпуск ежегодно (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Конечно, если отпуск по каким-то причинам не был предоставлен, он вовсе не «сгорит», работник сохранит на него право, но работодатель в этом случае может быть наказан при проверке ГИТ или в судебном порядке.

После того как график отпусков утвержден, он становится обязательным для исполнения (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Это означает, что работодатель обязан предоставить работнику отпуск в срок, указанный в графике, а работник обязан этот отпуск использовать. Любые отклонения от графика должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом и отметкой в графике. Работников, принятых на работу после утверждения графика можно включать в график отпусков на основании приказа или предоставлять таким работникам отпуск по заявлению.

Оформляем документ

Форму графика отпусков организация может разработать самостоятельно, при этом необходимо соблюсти требования статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта статья содержит перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. При разработке своей формы графика за основу целесообразно взять унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, в случае необходимости удалив из нее ненужную информацию и дополнив необходимыми графами. Например, можно удалить из формы графика отпусков коды по ОКУД, по ОКПО и реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Дополнить график можно визой согласования документа с юридической службой или другими структурными подразделениями организации. В письме Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1 говорится о допустимости дополнения формы № Т-7 графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой – указать дату уведомления о начале отпуска (образец заполнения такой формы приведен в Приложении 2). Разработанную форму должен утвердить руководитель организации по представлению бухгалтера (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На этапе составления графика кадровый работник заполняет графы 1–6. Наименование организации, структурных подразделений, должностей, фамилий, имен и отчеств работников указываются без сокращений. В графе 5 отражают продолжительность отпуска в календарных днях. Если отпуск предоставляется по частям, информация о каждой части отпуска оформляется отдельной строкой. В графе 6 ставят дату начала отпуска. В некоторых организациях принято указывать не дату начала отпуска, а весь его период, например, 01.04.2015–28.04.2015. Это не является нарушением.

График отпусков подписывает руководитель кадровой службы, а утверждает руководитель организации. При наличии профсоюза необходимо учесть мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Порядок учета мнения выборного органа работников установлен в статье 372 ТК РФ.

Трудовой кодекс напрямую не обязывает работодателя знакомить работников с графиком отпусков. Мнения экспертов по этому вопросу расходятся. Часть экспертов считает график отпусков локальным нормативным актом, а следовательно, ознакомить с ним сотрудников необходимо. Другие считают, что локальный нормативный акт устанавливает нормы общего характера для неопределенного круга лиц, а в графике отпусков мы указываем фамилии конкретных работников, следовательно, график нельзя относить к локальным нормативным актам и знакомить с ним работников не обязательно. На практике большинство организаций все же собирают подписи работников, ведь в этом есть практический смысл: ознакомление с утвержденным графиком дает работнику возможность узнать, было ли учтено его мнение о дате отпуска и, если это не так, спланировать отдых иначе. Ознакомить работников можно по-разному: включив в график дополнительную графу, собрав подписи в отдельном листе ознакомления или разместив график на информационном стенде организации.

Графы 7–10 заполняют от руки в течение года по мере предоставления отпусков. В случае предоставления отпуска не по графику в графе 8 указывают наименование и дату приказа, на основании которого переносится отпуск. В некоторых организациях принято указывать в качестве основания переноса отпуска по инициативе работника его заявление. Это неверно, для внесения изменений в утвержденный график необходим распорядительный документ, то есть приказ. В графе 9 указывают дату предполагаемого отпуска (в текущем году или в следующем). Графу 7 заполняют по мере фактического использования отпусков работниками (ведь в разных ситуациях отпуска могут предоставляться раньше графика, по графику или позже установленного графиком срока).

Графа 10 «Примечание» может содержать любую информацию, главное, чтобы она была понятна кадровому работнику. Здесь, в частности, можно указывать причину переноса отпуска (например, по заявлению работника; ч. 2 ст. 125 ТК РФ – отзыв из отпуска; ч. 3 ст. 124 ТК РФ – если отпуск не предоставлен, потому что это неблагоприятно отразится на нормальном ходе работы организации).

Оригинал графика отпусков хранится, как правило, в кадровой службе. Копия графика может потребоваться бухгалтерии или финансовой службе для нужд бухгалтерского или управленческого учета (чтобы оценить, сколько средств необходимо зарезервировать для выплаты отпускных в разные периоды года). Для остальных структурных подразделений организации можно подготовить выписки из графика – так им будет удобнее организовывать свою деятельность в течение года.

Срок хранения графика отпусков составляет один год (п. 693 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Этот срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства, то есть график отпусков на 2015 год нужно хранить до 31.12.2016.

График отпусков согласно ст. 123 ТК РФ является документом, обязательным к исполнению и предоставлению сотрудникам 1 раз в год. По закону утверждение графика должно проводиться за 2 недели до начала Нового года. Предоставление отпуска – обязательство для любой организации,

При несвоевременном составлении графика предприятие может понести наказание в виде административной ответственности, или штрафных санкций.

Как правильно составить график отпусков

Если предприятие большое и работает много сотрудников, то разумно составлять график на каждое подразделение в отдельности. В маленьких же организациях вполне достаточно составления одного документа.

Удобное время для отдыха составляется при общении работодателя с сотрудниками, однако важно не допустить простои на производстве по причине нехватки людей, поэтому график должен быть распланирован рационально и правильно.

Предоставление отпуска по желанию независимо от стажа сотрудника законодательством РФ предусмотрен для:

1. Беременных и родивших женщин вплоть до достижения ребенка 3-ех летнего возраста.
2. Несовершеннолетним.
3. Сотрудникам, жены которых находятся в отпуске по причине беременности и родов.
4. Работающим по совместительству, отдых по графику для которых предусмотрен на основном месте работы.
5. Супругам военнослужащих, согласно ст.11 ФЗ о статусе военнослужащих они имеют право брать отпуск одновременно с отпуском супруга.
6. Чернобыльцам согласно ст. 14 закона РФ.

Все остальные работники согласно ст. 121 ТК РФ идут в отпуск по графику, причем на первом году после трудоустройства на работу могут пойти через 6 месяцев в отпуск. График составляется в унифицированной форме, состоит из 10 пунктов.

В пункте 4 указывается табельный номер работника, если ему таковой присвоен. Прописываются должности сотрудников, наименование предприятия.

Графы 7-10 оставляются пустыми, заполняются по истечении отпуска. После прохождения отпуска сотрудников вносится дата окончания отпуска по факту.

При перенесении даты отпуска требуют заполнения графы 8-9. Если создан приказ о переносе отпуска по заявлению самого сотрудника, то внесение данных должно соответствовать дате, указанной в заявлении. Ст. 123 разрешает перенос отпуска, но уведомить о дате начала отпуска, работодатель должен заранее, иначе будут нарушены сроки выплат отпускных, по причине несвоевременного отсутствия сотрудника на работе предприятие может понести значительные убытки.

В графе “Примечание” возможно указание причины не предоставления отпуска работнику, также продление, либо наоборот, сокращение. В некоторые случаях отпуск может превышать установленные законодательством 28 календарных дней или наоборот, составлять 2 недели, вторую же часть отпуска можно будет взять в любое другое нужное время, то есть сходить в отпуска 2 раза в год, но только по предварительному согласованию с руководителем предприятия.

Возможно внесение в график дополнений, иных реквизитов и граф. Уведомить сотрудника о предстоящем отпуске работодатель должен не позднее 14 дней до момента его наступления согласно графику, то есть при составлении графика на 1 год утверждение его должно быть не позднее 17 декабря текущего года.

Утвержденный документ обязателен для исполнения как со стороны работодателя, так и со стороны сотрудника.

1. Что необходимо включить в график

В график включаются:

1. Основной оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
2. Дополнительный оплачиваемый отпуск 1 раз в году.
3. Не использованный ранее отпуск, либо его часть.
4. Перенесение отпуска на будущий год.

1. Несовершеннолетним до 31 дня.
2. Инвалидам до 31 дня.
3. Педагогам до 42-56 дней.
4. Госслужащим до 30-35 дней.

Ежегодный предоставляется:

1. Работающим на вредном, опасном производстве.
2. При ненормированном рабочем дне.
3. Работникам в условиях Крайнего Севера.
4. В иных случаях, предусмотренных законами РФ.

Учитывая свои финансовые, производственные возможности работодатели вправе предоставить самостоятельно дополнительный отпуск своим сотрудникам, порядок предоставления указывается в договоре, либо нормативном акте. Учитывается мнение профсоюза, иного выборного органа, действующего на том, или ином предприятии.

Если сотрудник имеет право на удлиненный отпуск в 30 дней, за выслугу лет (8 дней), за переработку дней (3 дня), работая во вредных условиях (7 дней), то все дни суммируются. Итого 48 дней имеет право отдыхать работник, что тоже фиксируется в графике, причем работник вправе разделить отпуск на части, так сегодня поступают многие.

Лица, имеющие право брать отпуск в любое удобное время, также должны быть обозначены в графике. Свое решение по предоставлению отпуска они могут в течение года изменить, и работодатель не может им отказать, а значит, и в графике должны быть внесены соответствующие изменения.

2. Опрос сотрудников

Опрос сотрудников немаловажен при составлении графика. Каждый сотрудник может выразить свое предпочтение, когда ему удобно идти в отпуск и насколько дней. Опросом занимается кадровая служба, либо отдельный уполномоченный сотрудник, имеющийся в каждом подразделении крупной организации.

Опросить сотрудников может начальник цеха, или отдел кадров. После опроса в каждом подразделении составляется предварительный график отпусков, после чего все графики с каждого подразделения передаются в отдел кадров, где корректируются с учетом всего производственного процесса.

Документ обязательно согласуется с работниками, начальником, руководителем отдела. Итог – составление единого документа для всей организации, либо его раздробление по службам, отделам подразделениям.

3. Если остались дни за прошлый год

Часто бывает, что неиспользованные дни отпуска за прошлый и даже позапрошлый год у работника остаются. Однако, согласно ТК РФ работать без отпуска более 24 месяцев запрещено. Если остались неиспользованные дни отпуска за прошлые годы, то сначала отпуск предоставляется за текущий год, далее дни за прошлые годы.

Их можно использовать в любое время по желанию работника, но, согласовав это предварительно со своим работодателем. Неиспользованные дни также фиксируются в графике. Если дни не будут зафиксированы в графике работник может их просто утерять, не воспользоваться правом, но восстановить при согласованности с руководителем предприятия. Неиспользованные дни можно брать не сразу, а частями, раскидав их на целый год.

Уважаемый читатель, наша статья рассказывает о типовых решениях юридических вопросов.

Хотите узнать,
как решить Вашу проблему?

Напишите свой вопрос ↓

Форма Т-7

Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

Унифицированной формой пользоваться проще и удобнее. Многие предприятия до сих пор используют именно ее. Формат Т-7 ежегодно утверждается директором фирмы (предприятия), путем проставления подписи печатей всеми начальниками отделов, начальником кадров.

График отпусков и профсоюз

Раньше график отпусков согласовывался с профсоюзом. Сегодня согласно ТК РФ данного согласования не требуется. Если на предприятии нет профсоюзного органа, его отсутствие прописывается в шаблоне. Еще при проектировании графика его нужно согласовать с профсоюзом, до утверждения руководителем.

Сначала проект отдается на подпись начальнику отдела кадров, затем руководителю подразделения и только после этого – профсоюзу для ознакомления. Далее график после согласования с профсоюзом подписывается руководителем предприятия, вступает в законную силу и оспариванию работниками уже не подлежит.

Как перенести отпуск сотруднику

Часто по личным причинам, либо в случае производственной необходимости требуется перенести отпуск работнику. Для этого необходимо написать заявление, предоставить руководителю. Если перенос не будет ущербным для всего предприятия, не скажется негативно на производительности труда, то вполне может быть перенесен на основании приказа, изданного руководителем.

При этом в графике в графе 7-9 делаются пометки, указывается причина отмены отпуска в назначенное по графику время. В графе 10 “Примечание” проставляется новая дата после переноса отпуска.

Ошибки и примеры при составлении графика

Если график составлен неправильно, с ошибками, то и это в итоге обязательно приведет к:

1. Затруднениям поиска, замены ушедшего человека в отпуск.
2. Проблемам при начислении отпускных.
3. Нарушению производственного процесса.

Если нарушены сроки составления договора, то на предприятие будут наложены штрафные санкции до 5000 руб, на юр. лиц-30-50 тыс. руб., также приостановление деятельности предприятия сроком до 3 месяцев.

Составление графика считается неправильным если:

1. Нарушены сроки составления документа.
2. Не предоставлено право на отдых по желанию отдельным категориям сотрудников с законодательством.
3. Проигнорированы пожелания сотрудников, дата отпуска не соответствует их просьбам.
4. В графике фактически работающие люди обозначены, как совместители.
5. Сроки отпуска, указанные в документе, не соответствуют фактической дате ухода работника в отпуск.
6. Прием нового работника не зафиксирован в акте изменений.

Для составления документа можно отметить несколько главных правил:

1. Невозможен одновременный уход в отпуск начальника и заместителя отдела одного подразделения.
2. Нельзя допускать ухода одновременно сразу многих сотрудников, подразделение должно постоянно функционировать.
3. Однопрофильные специалисты не могут все одновременно уйти в отпуск.
4. Неотработанные дни лучше разбить на части, а не предоставлять сотруднику все дни за 1 раз.
5. Распределение отпусков должно быть правильным, не в ущерб рабочему процессу.
6. Сотрудникам лучше заранее провести опрос с работниками, учесть их мнение при составлении графика, чем потом переделывать документ, тратить время и нервы.

Образец графика отпусков

График отпусков обязателен для оставления каждым юр. лицом. При его отсутствии на предприятие налагается инспекторами по труду административная ответственность. Важно правильно составить график, так работа предприятия будет слаженной и бесперебойной.

При составлении документа важен учет взаимозаменяемости сотрудников. Составлением графика занимаются компетентные органы, в частности отдел кадров, способные ответственно и грамотно подойти к оформлению документа, с учетом всех пожеланий, прав сотрудников.