Общероссийский классификатор управленческой документации содержит в себе. Общероссийские классификаторы документации

КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ

ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

Russian Classification of Management Documentation

Список изменяющих документов

(в ред. Изменений N 1/96 ОКУД, утв. Госстандартом России, N 2/98 ОКУД, утв. Госстандартом России 02.04.1998, N 3/98 ОКУД, N 4/99 ОКУД, N 5/99 ОКУД, N 6/2000 ОКУД,

N 7/2000 ОКУД, N 8/2000 ОКУД, утв. Госстандартом России, N 9/2001 ОКУД, утв. Госстандартом России 01.05.2001, N 10/2001 ОКУД, утв. Госстандартом России 01.10.2001,

N 11/2001 ОКУД, утв. Госстандартом России 01.10.2001, N 12/2001 ОКУД, утв. Госстандартом России 01.11.2001, N 13/2001 ОКУД, утв. Госстандартом России 01.12.2001,

N 14/2002 ОКУД, утв. Госстандартом России 01.03.2002, N 15/2002 ОКУД, утв. Госстандартом России 01.09.2002, N 16/2002 ОКУД, утв. Госстандартом России 01.10.2002,

N 17/2002 ОКУД, утв. Госстандартом России 01.12.2002, N 18/2003 ОКУД, утв. Госстандартом России 15.06.2003, N 19/2003 ОКУД, утв. Госстандартом России 15.06.2003,

N 20/2003 ОКУД, утв. Госстандартом России 15.10.2003, N 21/2004 ОКУД, утв. Госстандартом России 01.08.2004, N 22/2004 ОКУД, утв. Ростехрегулированием 01.04.2005,

N 23/2004 ОКУД, утв. Ростехрегулированием 01.04.2005, N 24/2005 ОКУД, утв. Ростехрегулированием 01.06.2005, N 25/2005 ОКУД, утв. Ростехрегулированием 01.08.2005,

N 26/2005 ОКУД, утв. Ростехрегулированием 01.10.2005, N 27/2005 ОКУД, утв. Ростехрегулированием 01.11.2005, N 28/2005 ОКУД, утв. Ростехрегулированием 01.03.2006,

N 29/2006 ОКУД, утв. Ростехрегулированием 01.05.2006, N 30/2006 ОКУД, утв. Ростехрегулированием 01.07.2006, N 31/2006 ОКУД, утв. Ростехрегулированием 01.07.2006,

N 32/2006 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 29.05.2006 N 103-ст, N 33/2006 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 16.08.2006 N 163-ст,

N 34/2006 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 16.08.2006 N 162-ст, N 35/2006 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 16.08.2006 N 161-ст,

N 36/2006 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 18.12.2006 N 314-ст, N 37/2007 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.03.2007 N 47-ст,

N 38/2007 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.03.2007 N 48-ст, N 39/2007 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 19.04.2007 N 70-ст,

N 40/2007 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 18.07.2007 N 182-ст, N 41/2007 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 04.09.2007 N 229-ст,

N 42/2007 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 16.11.2007 N 309-ст, N 43/2007 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 16.11.2007 N 312-ст,

N 44/2007 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 27.12.2007 N 420-ст, N 45/2008 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 28.03.2008 N 71-ст,

N 46/2008 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 06.08.2008 N 159-ст, N 47/2008 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 06.08.2008 N 160-ст,

N 48/2008 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 13.10.2008 N 254-ст, N 49/2008 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 13.10.2008 N 255-ст,

N 50/2009 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 18.02.2009 N 16-ст, N 51/2009 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 18.02.2009 N 17-ст,

N 52/2009 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 23.04.2009 N 150-ст, N 53/2009 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 08.06.2009 N 190-ст,

N 54/2010 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 31.03.2010 N 49-ст, N 55/2010 ОКУД, утв. Приказом Ростехрегулирования от 31.03.2010 N 50-ст,

N 56/2010 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 20.07.2010 N 180-ст, N 57/2010 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 08.09.2010 N 223-ст,

N 58/2010 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 12.11.2010 N 423-ст, N 59/2010 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 23.12.2010 N 1075-ст,

N 60/2010 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 23.12.2010 N 1076-ст, N 61/2011 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 30.09.2011 N 423-ст,

N 62/2011 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 25.10.2011 N 499-ст, N 63/2011 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 25.10.2011 N 500-ст,

N 64/2011 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 14.12.2011 N 1511-ст, N 65/2012 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 24.05.2012 N 84-ст,

N 66/2012 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 24.05.2012 N 85-ст, N 67/2012 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 24.05.2012 N 86-ст,

N 68/2012 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 12.12.2012 N 1878-ст, N 69/2013 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 15.04.2013 N 49-ст,

N 70/2013 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 04.07.2013 N 278-ст, N 71/2013 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 26.09.2013 N 1097-ст,

N 72/2014 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 27.03.2014 N 239-ст, N 73/2014 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 27.03.2014 N 240-ст,

N 74/2014 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 25.06.2014 N 676-ст, N 75/2014 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 25.06.2014 N 676-ст,

N 76/2014 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 25.06.2014 N 676-ст, N 77/2014 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 25.06.2014 N 676-ст,

N 78/2014 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 25.06.2014 N 676-ст, N 79/2014 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 25.06.2014 N 676-ст,

N 80/2014 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 25.06.2014 N 676-ст, N 81/2014 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 25.06.2014 N 676-ст,

N 82/2015 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 26.05.2015 N 425-ст, N 83/2015 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 05.08.2015 N 1071-ст,

N 84/2015 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 05.08.2015 N 1072-ст, N 85/2015 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 26.11.2015 N 2003-ст,

N 86/2015 ОКУД, утв. Приказом Росстандарта от 26.11.2015 N 2004-ст)

Дата введения 1994-07-01

ПРЕДИСЛОВИЕ

1. Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департаментом информатизации Центрального Банка России, акционерным обществом "Финтех", Вычислительным центром (ВЦ) Госкомстата России, Всероссийским центром производительности (ВЦП) Минтруда России, Пенсионным фондом России, Объединением ИнформВЭС МВЭС России.

Внесен Главным управлением технической политики в области стандартизации Госстандарта России.

2. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 30.12.93 N 299.

3. Переиздание (ноябрь 1998 г.) с Изменениями N 1 (ИУС 3-97), N 2 (ИУС 9-98), N 3 (ИУС 9-98).

ВВЕДЕНИЕ

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

Регистрации форм документов;

Упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

Сокращения количества применяемых форм;

Исключения из обращения неунифицированных форм документов;

Обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

Контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

Рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации - нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
По содержанию все многообразие классификаторов можно подразделить на следующие группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года) Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

4. Государственная система документационного обеспечения управления .

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ – упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Тема 4. Основные требования к составлению и оформлению документа.

Цель изучения: изучение состава и расположения реквизитов на управленческих документах согласно ГОСТ Р6.30-2003.

Вопросы для изучения:

1. Бланки документов и требования к ним.
2. Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланки документов и требования к ним

Большинство документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.

Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.

Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности – от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне – от 88% до 98%.

Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 – (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров:

Левое - 20 мм;

Правое - 10мм;

Верхнее - 20 мм;

Нижнее - 20мм.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает создание бланков предприятия, структурного подразделения и должностного лица.

В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия:

· Общий бланк - бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);

· Бланк для письма;

· Бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка – угловое и продольное.

2. Структура документа. Требования к оформлению документов по ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30-97.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

Федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

06 - ИНН/ КПП налогоплательщика;

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - печать;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию.

30 - Идентификатор электронной копии документа

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

01 . Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

02 . Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03 . Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

04 . Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО).

05 . ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06 . Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07 . Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

08 . Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком, в качестве государственного нацио­нальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах предприятия. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства структурного подразделения указывают в том случаях, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.

09 . Справочные данные об организации включают почтовый адрес номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10 . Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (класс 0200000)

В письме наименование вида документа не указывают.

11 . Датой документа является дата его подписания или утверждения для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько предприятий, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2008 года следует оформлять: 05.01.2008.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2008 года, а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2008.01.05.

12 . Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более предприятиями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

15 . В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

16. гриф утверждения – реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

17. резолюция – реквизит, в котором руководитель указывает задание по исполнению данного документа, срок исполнения и конкретных исполнителей.

18. заголовок - выражает краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку.

19. отметка о контроле означает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

20. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наиме­нованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации, автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

От первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом - Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

приложение: письмо Росархива от 14.06.2007 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора Института

15.06.2007 № 19

22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Директор Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например;

Генеральный директор Личная подпись М.А. Медведев
Главный бухгалтер Личная подпись Н.А.Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

23 . Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

24 . Согласование документа оформляют визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Личная подпись А.С. Орлов25.08.2007

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 . Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно должность лица заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы" фамилию); дату заверения, например:

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Копосков
07.06.2007

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию имя отчество) исполнителя документа и номер его телефона Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу,

например:

Петров И.И.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об использовании документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты)

Допускается отметку о поступлении документа в организацию поставлять в виде штампа.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

хорошую работу на сайт">

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

1. Общая характеристика классификаторов

1.1 Основные положения Единой системы классификации

1.2 Виды классификаторов

2. Система общероссийских классификаторов

2.1 Методы классификации

2.2 Принципы классификации

Заключение

Список использованных источников

Введение

С развитием информационных технологий приобрели актуальность методы классификации и кодирования информации. В бывшем СССР существовали довольно хорошая научно-методическая база и широкая система классификаторов технико-экономической информации. Однако современные рыночные условия в экономике потребовали существенной модернизации действующих классификаторов и создания новых. В России принята Государственная программа перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему учета и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики.

Без общероссийского классификатора невозможно решение проблемы согласованности межведомственных потоков информации. Кроме того, необходимо обеспечить сопоставимость классификаторов различных федеральных органов управления и международных организаций, а также информационную совместимость международных и национальных информационных систем. В России создается Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК). Ее составляющие - общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению.

Сосредоточив свое внимание на данной проблеме, мы выбрали актуальное на современном этапе направление научного исследования, имеющее теоретическое и практическое значение с точки зрения использования общероссийских классификаторов документации как средств информационного обеспечения.

Целью данного курсового проекта является систематизация, накопление и закрепление знаний о роли общероссийских классификаторов в информационном обеспечении.

В соответствии с поставленной целью в работе предполагается решить следующие задачи:

Рассмотреть общероссийские классификаторы документации, их характеристику и роль;

Изучить виды общероссийских классификаторов;

Рассмотреть систему общероссийских классификаторов;

Проанализировать методы и принципы общероссийских классификаторов, как средств информационного обеспечения.

Цель и задачи работы обусловили выбор ее структуры. Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной при написании работы литературы.

Такое построение работы наиболее полно отражает организационную концепцию и логику излагаемого материала.

Глава 1. Общая характеристика классификаторов

1.1 Основные положения Единой системы классификации

Объектами классификации и кодирования в ЕСКК выступают: статистическая информация, макроэкономическая финансовая и правоохранительная деятельность, банковское дело, бухгалтерский учет, стандартизация, сертификация, производство продукции, предоставление услуг, таможенное дело, торговля и внешнеэкономическая деятельность. Общее руководство и координацию работ по созданию ЕСКК осуществляют Госстандарт РФ и Госкомстат РФ.

Основные принципы, правила и требования, регламентирующие создание системы, изложены в ПР 50-733-93 "Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации", ПР 50-734-93 "Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации". Эти нормативные документы учитывают необходимость гармонизации общероссийских классификаторов с международными классификациями и стандартами, чему способствует прямое применение международных стандартов по классификации и кодированию объектов технико-экономической и социальной информации.

Госстандарт России принял более 20 общероссийских классификаторов, и число их будет расширяться по мере интеграции России в мировую экономику. Например, Общероссийский классификатор стандартов создан на основе прямого применения Международного классификатора стандартов ИСО. Этот документ содержит рекомендации по построению каталогов, указателей, тематических перечней, автоматизированных баз; данных по нормативным документам; выполнение этих рекомендаций обеспечивает оптимальные условия для межгосударственного обмена информацией.

Правила ведения общероссийских классификаторов устанавливает нормативный документ ПР 50-735-93 "Положение о ведении общероссийских классификаторов на базе информационно-вычислительной сети Госкомстата России".

Общероссийский классификатор единиц измерения разработан с использованием рекомендательного документа ЕЭК ООН "Коды для единиц измерения, используемых в международной торговле".

Повысилась роль территориальных органов статистики, в задачу которых входит информационное обслуживание абонентов своего региона. Аналогичные функции выполняют также ВНИИКИ Госстандарта и ВЦ Росстатагентства.

Ведение информационных фондов, Федерального фонда стандартов, а также классификаторов подразумевает, прежде всего, поддержание соответствующего объекта в актуальном состоянии, т.е. прежде всего требуется своевременное внесение изменений и доведение этой новой информации до пользователей. Большую работу по ведению классификаторов выполняет ВНИИКИ, где проводится экспертиза предлагаемых изменений, и после утверждения изменение вступает в действие. Основная информация об изменениях публикуется Издательством стандартов в Информационном указателе стандартов. Дополнительную информацию можно найти в изданиях ВНИИКИ.

На сегодняшний день на стадии внедрения находятся более 25 взаимосвязанных между собой классификаторов. Это серьезный шаг к обеспечению достоверной информацией федеральных органов государственной власти России, а также к сопоставимости информации при обмене ею между государствами. Научная часть этой работы ведется во ВНИИКИ и включает актуализацию действующих документов и увязку отечественных систем классификации с международными.

В информационном обеспечении немаловажная роль отведена пропаганде деятельности Госстандарта России и его служб для формирования общественного мнения, позитивного по отношению к государственной технической политике. Это осуществляется через специальные печатные издания, выступления Должностных лиц Госстандарта в средствах массовой информации.

На широкий круг потребителей рассчитан ежемесячный бюллетень "Госстандарт предупреждает", рассылаемый в правительственные и общественные организации, имеющие отношение к проблемам защиты прав потребителей, в средства массовой информации. Пропаганда активно проводится на ежегодных форумах, посвященных Дню стандартов и Всемирному дню качества.

Большую роль в информационном обеспечении играет непосредственно сам национальный орган по стандартизации - Госстандарт России. Комитет располагает информационным фондом, который составляет ядро Федерального фонда стандартов. В нем хранятся стандарты государственной и других категорий, действующих в РФ и СНГ (около 22 тыс.); более 30 тыс. международных стандартов; более 250 тыс. национальных стандартов зарубежных стран; общероссийские классификаторы; документы по отраслевой стандартизации, сертификации и метрологии.

Главный информационный центр Госстандарта РФ располагает автоматизированными банками данных по отечественным и зарубежным нормативным документам - "НОРМДОК"; стандартизованным терминам и определениям - "РОСТЕРМ"; классификаторам технико-экономической информации - "КЛАССИФИКАТОР" и др.

Передача информации возможна как по российским, так и по международным телекоммуникационным сетям ROSPAC, RELCOM, SPRINT и INTERNET.

Кроме того, Госстандарт через Издательство стандартов ежегодно выпускает около 2000 наименований печатной продукции: нормативные документы, а также ряд журналов и приложений к ним.

1.2 Виды классификаторов

Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК) входит в состав национальной системы стандартизации Российской Федерации.

ОКОК предназначен для:

Ш обеспечения совместимости государственных информационных систем и ресурсов, создаваемых на федеральном и региональном уровнях управления в Российской Федерации;

Ш контроля за составом общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации (далее - общероссийские классификаторы) и исключения дублирования различных общероссийских классификаторов и фасетов в них;

Ш отражения информации об использовании международных (региональных, межгосударственных) классификаций и стандартов в общероссийских классификаторах.

Объектом классификации в ОКОК является информация об общероссийских классификаторах технико-экономической и социальной информации и фасетах, включенных в общероссийские классификаторы.

ѕ Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД). Разработан Министерством экономического развития и торговли Российской Федерации, Центром по экономическим классификациям. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 6 ноября 2001 г. N 454-ст.

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) Российской Федерации. Предназначен для классификации и кодирования видов экономической деятельности и информации о них.

ОКВЭД используется при решении следующих основных задач, связанных с:

Ш классификацией и кодированием видов экономической деятельности, заявляемых хозяйствующими субъектами при регистрации;

Ш определением основного и других фактически осуществляемых видов экономической деятельности хозяйствующих субъектов;

Ш разработкой нормативных правовых актов, касающихся государственного регулирования отдельных видов экономической деятельности;

Ш осуществлением государственного статистического наблюдения по видам деятельности за развитием экономических процессов;

Ш подготовкой статистической информации для сопоставлений на международном уровне;

Ш кодированием информации о видах экономической деятельности в информационных системах и ресурсах, едином государственном регистре предприятий и организаций, других информационных регистрах;

Ш обеспечением потребностей органов государственной власти и управления в информации о видах экономической деятельности при решении аналитических задач.

Объектами классификации в ОКВЭД являются виды экономической деятельности. ОКВЭД включает перечень классификационных группировок видов экономической деятельности и их описания. В ОКВЭД использованы иерархический метод классификации и последовательный метод кодирования.

В качестве классификационных признаков видов экономической деятельности в ОКВЭД используются признаки, характеризующие сферу деятельности, процесс (технологию) производства и т.п. В качестве дополнительного (в пределах одного и того же процесса производства) может выделяться признак "используемые сырье и материалы".

В соответствии с международной практикой в ОКВЭД не учитываются такие классификационные признаки, как форма собственности, организационно - правовая форма и ведомственная подчиненность хозяйствующих субъектов, не делается различий между внутренней и внешней торговлей, рыночными и нерыночными, коммерческими и некоммерческими видами экономической деятельности.

Ведение ОКВЭД осуществляет Минэкономразвития России. При ведении ОКВЭД Минэкономразвития России осуществляет взаимодействие с ВНИИКИ Госстандарта России. Организацией обязательного согласования проектов изменений к ОКВЭД является Госкомстат России.

ѕ общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). Разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Управлением статистических стандартов и классификаций Госкомстата России. Внесен Научно-техническим управлением Госстандарта России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. N 412.

Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации Российской Федерации (ЕСКК).

ОКИН предназначен для использования при сборе, обработке и анализе демографической, социальной и экономической информации о населении, решения задач учета, анализа и подготовки кадров предприятиями, учреждениями и организациями всех форм собственности, министерствами и ведомствами. ОКИН состоит из фасетов, которые можно использовать независимо друг от друга при решении различных задач.

Количество фасетов и их содержание определены на основе анализа реквизитов, содержащихся в формах документов, входящих в общероссийские унифицированные системы документации, а также в формах документов, предназначенных для переписи населения и других единовременных обследований населения. При разработке ОКИН использован Общесоюзный классификатор технико-экономических и социальных показателей.

ѕ общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН). Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 28 июня 1993 г. N 163. Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).

Классификатор разработан для решения следующих задач:

Ш развития и совершенствования стандартизации в сфере услуг населению;

Ш осуществления сертификации услуг с целью обеспечения безопасности жизни, здоровья потребителей и охраны окружающей среды, предотвращения причинения вреда имуществу потребителей;

Ш повышения эффективности применения средств вычислительной техники;

Ш учета и прогнозирования объемов реализации услуг населению;

Ш изучения спроса населения на услуги;

Ш предоставления услуг населению предприятиями и организациями различных организационно-правовых форм собственности и гражданами-индивидуалами;

Ш гармонизации классификации услуг населению с международными классификациями;

Ш актуализации видов услуг с учетом новых социально-экономических условий в Российской Федерации.

Объектами классификации являются услуги населению, оказываемые предприятиями и организациями различных организационно-правовых форм собственности и гражданами-индивидуалами, использующими различные формы и методы обслуживания.

Для классификатора услуг населению принята иерархическая классификация с делением всего классификационного множества объектов на группы. Затем каждую группу делят на подгруппы, которые в свою очередь делят на виды деятельности по целевому функциональному назначению. В ОКУН используют последовательную систему кодирования.

ѕ общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

ѕ общероссийский классификатор валюты (ОКВ);

ѕ общероссийский классификатор продукции (ОКП) и др.

ѕ общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции, услуг. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 6 августа 1993 г. N 17. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг (ОКДП) входит в состав Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК) Российской Федерации.

Глава 2. Система общероссийских классификаторов

2.1 Методы классификации

Под иерархическим методом классификации понимается такой метод, при котором заданное множество объектов последовательно делится на подчиненные подмножества. При построении классификаторов иерархическим методом классификации необходимо соблюдать следующие правила:

Деление каждой классификационной группировки должно производиться только по одному основанию;

Получаемые в результате деления группировки не должны пересекаться, то есть содержать аналогичной информации, и должны относиться только к одной вышестоящей группировке;

Деление исходного множества на подмножества должно быть последовательным, без пропусков и без добавления промежуточного уровня классификации;

Классифицирование должно производиться таким образом, чтобы сумма подмножеств деления составляла делимое множество.
Иерархический метод классификации характеризуется глубиной классификации и емкостью. Количество ступеней определяет глубину классификации, которая устанавливается в зависимости от степени конкретизации группировок и числа признаков, необходимых для решения конкретных задач. От глубины и количества группировок, образуемых на каждой ступени классификации, зависит емкость системы. Как правило, наибольшее количество последующих группировок устанавливается постоянным, либо для всей классификации, либо для данной ступени. Для систем классификации технико-экономической информации это число всегда равно десяти или кратному десяти. При иерархическом методе классификации практически не ограничивается глубина классификации информации, что дает возможность более детально анализировать предметы, явления или документы. Большая информационная емкость иерархического метода классификации позволяет использовать его для кодирования больших объемов технико-экономической информации. Несмотря на вышеперечисленные преимущества, этот метод имеет ряд существенных недостатков. Во-первых, это недостаточная гибкость структуры, обусловленная фиксированностью признаков классификации и заранее установленным порядком их следования, не допускающим включения новых объектов и классификационных группировок. Вследствие этого, изменение любого признака ведет к перераспределению классификационных группировок и необходимости переработки классификатора. Поэтому в классификаторах, построенных на основе иерархического метода, должны предусматриваться значительные резервные емкости. Во-вторых, этот метод классификации не позволяет осуществлять информационный поиск по любому произвольному сочетанию признаков.

Под фасетным методом классификации понимается такой метод, при котором классифицируемое множество делится на группировки независимо, по различным признакам классификации. Он не имеет жесткой классификационной структуры и заранее построенных конечных группировок. Классификационные группировки при фасетном методе классификации образуются путем комбинаций значений признаков, взятых из соответствующих фасетов (списков признаков, характеризующих объекты классификации). Последовательность использования фасетов при образовании классификационной группировки задается фасетной формулой. В каждом конкретном случае фасетная формула устанавливается в зависимости от характера решаемых задач и алгоритма обработки информации.

Емкость классификатора, построенного на основе фасетного метода классификации, зависит от числа фасетов и от количества признаков в фасетах.

При построении классификаторов на основе фасетного метода необходимо соблюдать следующие правила:

Значения признаков из различных фасетов не должны пересекаться;

Из всевозможных фасетов, характеризующих классифицируемое множество объектов, отбираются только существенные, то есть фасеты, обеспечивающие решение конкретных технико-экономических задач;

Фасеты должны занимать в классификаторе строго определенное место и иметь определенные идентификационные коды.
Основные преимущества фасетного метода классификации обусловлены его гибкостью. Изменения в любом из фасетов не оказывают влияния на остальные. Большая гибкость обуславливает приспосабливаемость метода классификации к меняющемуся характеру решаемых задач, для которых он создается. Фасетный метод классификации позволяет не только образовывать новые классификационные группировки из имеющихся фасетов, но и включать новые и исключать старые фасеты. Гибкость системы дает возможность осуществлять информационный поиск по любому сочетанию признаков.

Это определяет хорошую приспосабливаемость метода к машинной обработке информации.

Методы кодирования технико-экономической и социальной информации тесно взаимосвязаны с методами классификации. Каждому методу классификации соответствует один или несколько методов кодирования. В процессе кодирования объектам классификации и их группировкам по определенным правилам присваиваются цифровые, буквенные и буквенно-цифровые коды. Код характеризуется алфавитом, то есть знаками, используемыми для его образования, основанием кода - числом знаков в алфавите кода и длиной кода.

В классификаторах ТЭСИ используются четыре метода кодирования информации. Порядковый метод кодирования - это такой метод, при котором кодами служат числа натурального ряда. В этом случае кодом каждого из объектов классифицируемого множества является его порядковый номер.

Данный метод кодирования обеспечивает довольно большую долговечность классификатора при незначительной избыточности кода. Этот метод обладает наибольшей простотой, использует наиболее короткие коды и лучше обеспечивает однозначность определения каждого объекта классификации. Кроме того, он обеспечивает наиболее простое присвоение кодов новым объектам, появляющимся в процессе ведения классификатора. Каждому новому объекту присваивается следующий по порядку номер.
Существенным недостатком порядкового метода кодирования является отсутствие в коде какой-либо конкретной информации о свойствах объекта, а также сложность машинной обработки информации при получении итогов по группе объектов классификации с одинаковыми признаками. Этот метод кодирования не обеспечивает возможности размещения вновь появившихся объектов классификации в необходимом месте классификатора, так как резервные коды располагаются в конце ряда. По этим причинам порядковый метод кодирования чаще всего применяется в сочетании с другими методами кодирования.

Серийно-порядковый метод кодирования - это такой метод, при котором кодами служат числа натурального ряда с закреплением отдельных серий этих чисел за объектами классификации с одинаковыми признаками. Серийно-порядковый метод кодирования целесообразно применять для объектов, имеющих два соподчиненных признака. В каждой серии, кроме кодов имеющихся объектов классификации, предусматривается определенное количество кодов для резерва. Резерв кодов располагается в середине или в конце серии. Это является большим преимуществом данного метода по сравнению с порядковым методом кодирования. Данный метод кодирования обладает всеми преимуществами и недостатками порядкового метода кодирования.

Последовательный метод кодирования - это такой метод, при котором код объекта классификации и (или) классификационной группировки образуется с использованием кодов последовательно расположенных подчиненных группировок, полученных при иерархическом методе классификации. В этом случае код нижестоящей группировки образуется путем добавления соответствующего количества разрядов к коду вышестоящей группировки. Последовательный метод кодирования чаще всего используется при иерархическом методе классификации.
Преимуществами последовательного метода кодирования являются логичность построения кода и большая емкость. Вместе с тем он обладает всеми недостатками, присущими иерархическому методу классификации, а также ограниченными возможностями идентификации объектов. Использование последовательного метода кодирования связано с определенными трудностями, обусловленными тем, что в результате зависимости значений последующих разрядов кода от предыдущих применять этот код по частям нельзя, группировать объекты по различным сочетаниям имеющихся признаков сложно, практически невозможно вносить новые признаки и производить изменения в коде без коренной перестройки классификатора. Поэтому применять последовательный метод кодирования целесообразно в тех случаях, когда набор признаков классификации и их последовательность стабильны в течение длительного времени.
Параллельный метод кодирования - это метод, при котором код объекта классификации и (или) классификационной группировки образуется с использованием кодов независимых группировок, полученных при фасетном методе классификации.

Параллельный метод кодирования имеет ряд преимуществ. К достоинствам рассматриваемого метода кодирования относится гибкость структуры кода, обусловленная блочностью его построения. Метод позволяет использовать при решении конкретных технико-экономических и социальных задач коды только тех признаков объектов, которые необходимы, что дает возможность работать в каждом отдельном случае с кодами небольшой длины. При этом методе кодирования можно осуществлять группировку объектов по любому сочетанию признаков. Параллельный метод кодирования хорошо приспособлен для машинной обработки информации. По конкретной кодовой комбинации легко указать, набором каких характеристик описывается рассматриваемый объект. Набор признаков при необходимости может легко пополняться присоединением кода нового признака. Это свойство параллельного метода кодирования особенно важно при решении технико-экономических задач, состав которых меняется со временем.

2.2 Принципы классификации

Существуют принципы и правила классификации, от соблюдения которых зависят систематичность, и ценность подразделения множества объектов на части. Такими частями единой системы обычно выступают классы, которые затем последовательно разделяются на группы, подгруппы, виды и разновидности.

Основные принципы классификации - это установление цели и выбор классификационных признаков. Очевидно, что число выбираемых признаков и порядок их использования определяется целью классификации. Естественно, что наиболее систематичны классификации, в основе которых одна цель. При выборе числа классификационных признаков и уровне (ступеней) деления нужно учитывать следующее: принятая система классификации должна быть приспособлена к цифровому кодированию образующихся подразделений и машинной обработке количественных данных об изучаемом множестве. В то же время, чтобы система не была слишком громоздкой, надо по возможности сокращать число ступеней разделения объектов. Вместе с этим следует стремиться к тому, чтобы выбранная классификационная система позволяла охватывать всю номенклатуру объектов, а также учитывала возможность появления новых групп объектов, то есть имела резервы.

Термин «классификация» обозначает распределение данного множества объектов на подмножества (классы, подклассы, группы, подгруппы, виды, подвиды). В зависимости от их общих признаков образующуюся при этом систему распределения и называют классификацией.

Классификатор - это систематизированный перечень классификационных объектов, позволяющий находить место каждому объекту и после этого присваивать ему определенное условное обозначение, называемое кодом.

При классификации важны три необходимых условия:

1) Объекты делятся на группы таким образом, что в каждой группе их объединяет один признак. Каждое звено классификации является самостоятельным, его можно подразделить внутри себя;

2) Одновременно классифицируются объекты только по одному главному признаку;

3) Объекты классифицируют сначала по более общим признакам, а затем по более узким.

Выбор числа классификационных признаков, и соответственно, ступени деления проводится с учетом возможности приспособления принятой системы классификации к цифровому кодированию образующихся подразделений для машинной обработки (на ЭВМ) количественных данных об изучаемом множестве (например, структуре ассортимента товарной группы).

Число ступеней (глубина) классификации их цифровое кодирование приспособлено к десятичной системе, что удобно для машинной обработки. Выбранная классификационная система обеспечивает охват и обозримость всей номенклатуры объектов, а также учитывает возможность появления новых групп объектов, т.е. имеет резервы.

Заключение

Проблема создания единого информационного пространства приобрела особое значение в нашей стране уже в начале 70-х годов в связи с разработкой Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для целей планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Создание этой системы потребовало решения целого ряда важных вопросов. Среди них не последнее значение имел вопрос о разработке единых методических принципов построения информационного обеспечения ОГАС.

Значение общероссийских классификаторов документации, как средств информационного обеспечения есть в том, что они устанавливают единые требования к носителям информации, единый язык формализованного описания данных, закрепляют общие методические принципы организации технологического процесса обработки данных.

Классификаторы стандартизируют информационное обеспечение процессов управления хозяйством страны на основе применения средств вычислительной техники и новых информационных технологий. Это стало возможно благодаря созданию единого языка формализованного описания данных.

Основная цель использования классификаторов состоит в однозначном обозначении объектов. С их помощью выполняются основные функции, связанные с обработкой экономической информации: минимизация объема призначной информации при вводе ее в вычислительную систему по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым словам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

В первой главе рассматривается общая характеристика, основные положения единой системы классификации, виды классификаторов.

Во второй главе идет описание системы общероссийских классификаторов, её методов и принципов.

Понимая значение классификаторов ТЭСИ как стандартного языка формализованного описания данных, Правительство РФ приняло 1 ноября 1999 года специальное постановление “О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации”, в котором определены организации, ответственные за дальнейшее развитие ЕСКК ТЭСИ, и закреплены общие принципы функционирования единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

общероссийский классификатор документация

Список использованных источников

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

2. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», от 22.02.1995

3. Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном обмене» от 04.07.1996

4. Постановление Правительства РФ "О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации" № 1212 от 1 ноября 1999 г.

5. Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведение и применение ОК, утверждено Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 № 677

6. ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Основные положения [электронный ресурс]: режим доступа из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

7. ПР 50-733-93. Правила по стандартизации. Основные положения Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. - М., 1995.

8. ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. - М., 1995.

9. Общероссийский классификатор информации об общероссийских классификаторах (ОКОК)[электронный ресурс]: Утвержден Постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2002 г. N 502-ст. - Режим доступа из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

10. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД) [электронный ресурс]: Утвержден Постановлением Госстандарта России от 6 ноября 2001 г. N 454-ст. - Режим доступа из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

11. Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН) [электронный ресурс]: Утвержден Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. N 412. - Режим доступа из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

12. Общероссийский классификатор услуг населению (ОКУН) [электронный ресурс]: Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 28 июня 1993 г. N 163. - Режим доступа из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

13. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции, услуг)[электронный ресурс]: Утвержден Постановлением Госстандарта России от 6 августа 1993 г. N 17. - Режим доступа из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

14. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. - 2003. - № 10. - С. 35-40

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Основная цель кодирования. Группы классификаторов единой системы классификации и кодирования. Этапы составления локальных классификаторов. Штриховое кодирование, его виды и области применения. Стандарты кодирования, пример построения кода EAN-8.

контрольная работа , добавлен 20.01.2011


Назначение и состав унифицированной системы документации. Общероссийские унифицированные системы управленческой (организационно-распорядительной) документации. Виды основных классификаторов по кодированию технико-экономической и социальной информации.

реферат , добавлен 15.11.2010


Система документации как совокупность документов, взаимосвязанных по общим признакам назначения, оформления и хранения. Основные функциональные системы документации в РФ. Унифицированные системы документации, классификаторы документированной информации.

контрольная работа , добавлен 21.04.2010


Классификация управленческой документации. Краткая характеристика единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации. Особенности кода унифицированной формы документа. Сущность претензионно-исковой документации.

контрольная работа , добавлен 27.04.2015


Изучение видов, классификации конструкторских документов. Характеристика требований к построению, содержанию и изложению технических условий на ремонт. Отличительные черты единой системы конструкторской документации - комплекса государственных стандартов.

контрольная работа , добавлен 03.03.2010


Классификаторы как нормативные документы, распределяющие технико-экономическую информацию по видам. Особенности их использования. Организация разработки классификатора, его создание, экспертиза проекта и вносимых в него изменений и его согласование.

контрольная работа , добавлен 17.10.2009


Анализ построения системы и характеристика распорядительной документации: постановления, приказы, решения и распоряжения. Порядок организации документооборота предприятия и содержание его основных этапов. Бланки документов: состав и принципы построения.

контрольная работа , добавлен 23.04.2011


Технико-экономическая характеристика компьютерной бухгалтерии. Технологические операции сбора, передачи, хранения, контроля и обработки данных бухгалтерского учета. Внемашинное информационное обеспечение учета. Используемые классификаторы и коды.

дипломная работа , добавлен 19.12.2011


Понятие нормы, принципы классификации норм и разновидности калькулирования себестоимости. Основные понятия и принципы калькулирования себестоимости. Сущность и принципы нормативного метода затрат и калькулирования, его преимущества и недостатки.

курсовая работа , добавлен 14.09.2012


Программа исследования документационного обеспечения управления предприятием. Недостатки и перспективы развития унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Оценка эффективности результата внедрения электронного документооборота.