Документоведение и делопроизводство - учебник.

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ КУРСА

В результате изучения дисциплины «Документоведение и делопроизводство» Вы должны:

иметь представления о:

- взаимосвязи понятий «информация» и «документ», развитии понятия «документ»;

- документе и системе документации;

- документировании управленческой деятельности;

- законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;

- технологию составления и оформления основных

- правила и формы деловой и коммерческой переписки;

- организацию документооборота;

- определять функции конкретного документа;

- разрабатывать организационные и нормативно-методические документы организации;

- составлять и оформлять любые виды организационно-распорядительных документов;

- выявлять закономерности изменения объема документооборота и проектировать его рациональную организацию;

- анализировать состояние документационного обеспечения управления любой организации;

- организовывать контроль за исполнением;

- проводить экспертизу ценности документов, подготавливать их к архивному хранению или уничтожению;

- руководить службой документационного обеспечения управления и совершенствовать организацию ее работы;

- в письменной и устной речи правильно (логично) оформлять результаты мышления.

! - ключевое слово, понятие, включенное в словарь.

- задание, связанное с записью, ссылки на задания.

- примеры, иллюстрации, разъясняющая и дополнительная информация.

Задания, которые нужно выполнять по мере изучения текста, а также дополнительная информация и ключевые выводы располагаются в специальных боксах.

После каждой темы представлен список литературы, который позволит Вам успешно справиться с практическими заданиями, используя не только материалы УМК, хрестоматии, но и свой практический опыт.

В завершение работы с текстом и заданиями учебника необходимо выполнить письменное контрольное задание. Выполнение такого задания является поводом для допуска к промежуточному тестовому испытанию, а результат его проверки - одним из оснований при выставлении итоговых оценок по модулю в целом.

Цель письменного задания - обеспечение контроля над самостоятельным изучением дисциплины и дополнительная подготовка к тестовому испытанию.

документ - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для ее передачи во времени и пространстве;

документ - «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность»;

документ - информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности;

документ - «документированная информация, зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

И хотя толкования отличаются, делая акцент на различные свойства документа и его функции (назначения), в них одно общее - они рассматривают документ как носитель информации, как результат ее запечатления.

В последнее время при определении понятия «документ» подчеркивается скорее не материальная, а информационная составляющая.

Понятие «электронный документ» прошло в своем развитии также несколько стадий. Хотя этот термин появился давно, активно употреблять его начали относительно недавно, каких-нибудь три-четыре года назад. До этого общепринятыми были термины «машиночитаемый документ» (МЧД) и «документ на машинном (или магнитном) носителе (ДМН)».

Учитывая современное понятие документа, а также специфику продуцирования электронных данных, можно дать следующее определение: электронный документ - это зафиксированная на электронном (машинном) носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых электронно-вычислительными машинами, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать.

При этом под электронным (машинным) носителем следует понимать материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронно-вычислительной техники.

Документ неразрывно связан с информацией. Понятие «информация» не менее сложно, чем «документ», и в его определении также много вариантов.

Известно такое высказывание Н. Винера: «Информация есть информация, а не материя и не энергия».

Ю. Пер считает, что информацию можно определить как все сведения, знания, сообщения, которые помогают решить ту или иную задачу управления (т. е. уменьшить неопределенность ее исходов).

А. М. Гатаулин отмечает, что «информация - это то, что уменьшает неопределенность системы, ее энтропию».

А. М. Карминский и П. В. Нестеров дают более пространное определение: «Информация - это отчужденное знание, выраженное на определенном языке в виде знаков алфавита, записанное на материальный носитель, доступное для воспроизведения без участия автора и переданное в каналы общественной коммуникации (опубликованные)».

I Ограничимся определением, данным в Федеральном законе «Об информа-

Ции, информатизации и защите информации». В нем информация опреде-

5. Экономичность - затраты на сбор, обработку, передачу и хранение информации должны быть минимальными.

Все документы в зависимости от вида деятельности делятся на две группы. Первая группа - это документы по общим и административным вопросам, т. е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.Вторая группа - документы по функциям управления.

Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.

По способу документирования различают документы:

- рукописные, письменные (текстовые);

- изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта);

Графические;

Фотодокументы;

Кинодокументы;

- документы, созданные с помощью компьютерной техники.

В зависимости от источника поступления различают документы:

- входящие (поступившие в организацию);

- исходящие (отправляемые из организации);

- внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях).

По критерию гласности документы разделяются на секретные, для служебного пользования и несекретные (простые).

По характеру изложения содержания документы могут быть индивидуальными, трафаретными и типовыми.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения.

По срокам исполнения - срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

По содержанию - служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По виду оформления - подлинные, копии, выписки, дубликаты.

Подлинником считается документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями стандарта. «Оригинал» является синонимом «подлинника». Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Все эти экземпляры обладают одинаковой юридической силой (например, договор).

Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ (например, второй экземпляр машинописного текста, подшиваемый

в дело отправителя, называемый отпуском).

По способу получения копии документы могут быть факсимильными и свободными. Факсимильная копия (например, ксерокопия) воспроизводит

АННОТАЦИЯ

В пособии рассматриваются вопросы документационного обеспечения управления, компьютерных технологий в ДОУ, системы документации, организации документооборота и его анализа. Описаны особенности и правила работы с кадровой документацией и конфиденциальными документами. Приводятся контрольные вопросы и задания к практическим работам.
Предназначено для студентов экономического факультета дневной, вечерней и заочной форм обучения по дисциплине «Делопроизводство и документооборот».

Учебное пособие является электронной версией книги:
Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот. Издание ОмГУ. Омск, 2004.

1. Терминологическая база документоведения
1.1. Основные базовые понятия и термины
1.2. Функции документа
1.3. Системы документации
2. Нормативные требования к составу основных реквизитов и их оформлению
2.1. Требования к составу реквизитов
2.2. Общие требования к оформлению реквизитов
3. Бланки документов
4. Классификация документов
4.1. Общая классификация документов
5. Организационные документы
6. Распорядительные документы
6.1. Приказ по основной деятельности
6.2. Выписка из приказа
6.3. Постановление, распоряжение и указания
7. Справочно-информационные документы
7.1. Акт
7.2. Протокол
7.3. Докладная записка
7.4. Служебная записка
7.5. Объяснительная и пояснительная записка
7.6. Письмо
7.7. Справка
8. Документы по личному составу
8.1. Приказ по личному составу
8.2. Резюме
8.3. Заявление
8.4. Система хранения кадровых документов
8.5. Трудовая книжка
9. Организация работы с документами
10. Организация документооборота и его основные этапы
10.1. Прием и обработка входящих документов
10.2. Рассмотрение документов руководителем (резолюция)
10.3. Работа с исходящими документами
11. Анализ документооборота и методы его совершенствования
12. Работа с конфиденциальными документами
13. Компьютерные технологии в делопроизводстве
14. Контрольные вопросы
15. Задания к практическим работам
Заключение
Библиографический список

Введение

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций. При работе с документами ежедневно приходится решать большой комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, с подписанием, согласованием, отправкой, формированием их в дела, определением сроков хранения, передачей в архив либо уничтожением. Без правильной организации работы невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ, навести по нему справки, а также проконтролировать его исполнение или обеспечить сохранность.

Реалии современного производства и бизнеса диктуют определенные требования в области документационного обеспечения управления (ДОУ). При существующей смешанной системе делопроизводства, когда все документопотоки в организации рассредоточиваются по структурным подразделениям для их обязательного исполнения, знания в области ДОУ необходимы всем. Молодому специалисту, впервые пришедшему на работу, помимо знаний и навыков составления документов необходимо иметь представление об особенностях взаимодействия и движения документов на предприятии. Руководителям, которые не являются, как правило, конкретными исполнителями оформления документов, важно знать не только структуру самого документа, но и иметь представление, посредством издания какого документа и как можно разрешить ту или иную административную ситуацию.

Таким образом, в наши дни все служащие являются участниками единого делопроизводственного процесса. Сегодня наряду с профессиональными навыками работник должен уметь создавать документы в соответствии с существующими нормами, государственными стандартами, законами Российской Федерации, методическими рекомендациям Росархива, министерств, ведомств и организаций. Не стоит забывать также, что под созданием и исполнением документа, как правило, подразумевается выполнение работником конкретного производственного задания, а информация, содержащаяся в том или ином документе, подчас предопределяет развитие производственного или управленческого процесса. Документ, оформленный должным образом, обеспечивает не только оперативность работы, но и создает имидж серьезного, делового партнера. В связи с внедрением в делопроизводство новых технологий очень важны знания об организации безбумажного делопроизводства, организация которого требует не только применения современных технических средств (компьютеров, компьютерных сетей и программ), приобретения дополнительных знаний о создании, использовании, хранении документов на машинных носителях. Самое главное – это выработка принципиально новых подходов к организации документоведения, повышение всеобщей культуры и выработка всеобщих моральных норм работы в коллективной сети.

Необходимо также изменить психологию отношения к документу и документообороту, четче определить критерии ценности документа, наконец, создать новые правила работы с документами и научиться следовать им. Недостаточно приобрести программный продукт и объединить в общую сеть весь компьютерный парк предприятия, необходимо всем участникам «игры» усвоить общие правила, порядок и нормы, которые во многом предстоит еще создать и внедрить. В настоящий момент на прилавках магазинов и в библиотеках скопилось множество учебной и справочной литературы по делопроизводству. Содержащаяся в них информация не всегда бывает актуальной и правильной. В отдельных изданиях содержатся сведения и примеры, которые противоречат государственным стандартам РФ, инструкциям Росархива и нарушают национальные традиции русского делопроизводства. Подобная «пестрота» мнений и сведений в учебных пособиях вызывает сложность при самостоятельном их изучении.

Оправдавшие себя на практике. рациональные формы и методы создания обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в этих процессах будут достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм документационного обеспечения управленческой деятельности. Иными словами, ДОУ – это «игра по правилам», и эти правила должны знать все ее участники.

В связи с этим актуальной задачей является изучение основных норм делопроизводства. А так как вуз готовит будущих руководителей и исполнителей, все чаще встает вопрос о том, что специалист с высшим образованием должен получить современные знания и навыки в области документоведения, независимо от выбранной специальности. Это обстоятельство определяет важность изучения такой дисциплины, как «Делопроизводство и документооборот».

Электронная версия книги : [Скачать, PDF, 563.01 КБ ].

Для просмотра книги в формате PDF требуется программа Adobe Acrobat Reader, новую версию которой можно бесплатно скачать с сайта компании Adobe.

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим - касающимся основной деятельности компании,
• кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.