Договорная работа - это правовая деятельность корпораций, направленная на регулирование взаимоотношений с контрагентами с помощью договоров.

Договорная работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку она осуществляется на основе норм права (централизованных и корпоративных).

Предмет договорной работы составляют хозяйственные договоры, через которые и реализуются результаты производственной коммерческой деятельности корпорации.

Субъект договорной работы - это различные корпорации, хозяйственные связи которых подлежат договорному оформлению.

Субъектов договорной работы характеризует способность от своего имени совершать действия, имеющие юридическое значение для формирования и исполнения договорных обязательств. С этой точки зрения субъекты договорной работы и стороны по хозяйственным договорам совпадают. И те и другие представляют собой предприятия, наделенные правами юридического лица. Юридическую базу участия корпораций в договорной работе составляют их право на совершение сделок, а также право на самостоятельное определение своих хозяйственных связей. Особое место среди субъектов хозяйственной договорной работы занимают коммерческие корпорации (производственные, торговые и т.п.). Их продукция, деятельность, с которой они намереваются получить прибыль, предназначаются для удовлетворения потребностей других (организаций, граждан). В меньшей мере договорная работа связана с некоммерческими корпорациями, выполняющими социально-культурные, социально-бытовые, управленческие функции. Эти корпорации проводят работу по договорам в основном с целью удовлетворения потребностей в приобретении материальных ценностей, обеспечивающих их деятельность.

Процесс использования корпорациями хозяйственных договоров протекает в последовательности, типичной для управленческой деятельности, и охватывает собой два цикла: заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами) и исполнение договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль хода и результатов выполнения договорных обязательств). Эти два цикла договорной деятельности, самостоятельные и разъединенные во времени, все же едины по своей направленности, характеру и содержанию решаемых вопросов.

Иногда в литературе термин договорная работа применяют для обозначения только системы действий по заключению договоров, а мероприятия по обеспечению исполнения договоров выводят за рамки договорной работы, относят к иным по назначению видам правовой работы предприятия. Справедливым все же представляется мнение о комплексном понимании договорной работы. Такой подход не позволяет разъединить взаимообусловленные действия, направленные на использование предприятиями хозяйственного договора. Кроме того, узкое понимание договорной работы не воспринято и практикой.

В зависимости от задач, которые стоят перед корпорацией как участником разнообразных хозяйственных связей, следует различать:

договорную работу по реализации результатов собственного производства (договорная работа по заказам потребителя);

договорная работа по обеспечению собственных потребностей в работах, продукции, услугах «со стороны».

Если предприятие выполняет один вид деятельности и реализует его результаты другим, то его можно назвать однопрофильным. По профилю предприятия могут быть подразделены на следующие группы: промышленные, сельскохозяйственные, строительные, транспортные, торговые и т.п. В настоящее время предприятие может заниматься любым видом деятельности. На практике же, выполняя различные виды работ, оно все же делает какую- либо из них доминирующей, основной, определяющей его профиль.

Но есть множество предприятий, определить профиль которых затруднительно. Это вполне соответствует законодательству, представляющему корпорациям общую правоспособность.

Договорная работа, связанная с обеспечением предприятием своих потребностей, имеет сугубо конкретное содержание (обеспечение сырьем, материалами, оборудованием, энергией, транспортными услугами и т.п.).

Виды договорной работы учитываются при решении вопросов ее организации на предприятии. Договорное оформление и выполнение заказов потребителей, как правило, возлагаются на плановый отдел, отдел снабжения либо на специально образуемый договорной отдел. Договорная работа по обеспечению предприятия материальными ресурсами сосредоточена в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.п.

Виды договорной работы диктуют и содержание соответствующих корпоративных актов. Одни из них регулируют взаимоотношения работников корпорации с поставщиками и подрядчиками, а другие - вопросы реализации собственной продукции (услуг, работ). Названные критерии широко используются при определении направлений работы, специализации юристов на предприятии, распределении обязанностей между работниками юридического отдела.

Действия, составляющие содержание договорной работы, группируются по стадиям, на каждой из которых работниками корпорации решаются вопросы формирования и исполнения договорных обязательств.

Перечень вопросов, которые необходимо решить в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждой отдельной корпорации и различных хозяйственных связей. Вместе с тем, основные виды и направления договорной работы обычно включают следующие стадии.

Подготовка к заключению договоров . Порядок и сроки заключения договоров обусловлены порядком и сроками планирования корпорациями своей производственно-хозяйственной деятельности. Основная масса договоров заключается во второй половине календарного года, даже ближе к его завершению. В связи с этим появилось понятие договорной компании как работы по массовому оформлению договорных отношений на очередной год. Потребность в проведении таких компаний более ощутима у предприятий, заключающих значительное количество договоров. Подготовка требуется и для заключения отдельных договоров, сложных по характеру и по количеству согласовываемых сторонами вопросов либо по их субъективному составу.

§ преддоговорные контакты с будущими контрагентами;

§ разработка основных условий;

§ подготовка бланков договорной документации;

составление планов проведения договорной компании и др.

Опенка оснований заключения договоров имеет целью решение предприятием ключевого для него вопроса: заключать или не заключать договор. Оценка базируется главным образом на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится корпорация. Однако право предприятий выбирать контрагентов по договору на основе своего усмотрения нельзя абсолютизировать. Если принимается решение об отказе от заключения договора при наличии предварительного договора или договора о намерениях, то у корпорации возникает обязанность аргументировать свой отказ, причем сделать это нужно до того, как предполагаемый контрагент совершит определенные действия, связанные с материальными затратами.

Оформление договорных отношений (заключение договоров) может включать в себя следующие этапы:

а) работа над проектами договоров;

б) урегулирование разногласий;

в) конкретизация содержания заключенных договоров;

г) изменение или расторжение договоров.

Проекты договоров, как правило, разрабатываются службой, ответственной за ведение договорной работы. Результаты фиксируются в документах, выполненных в виде проекта договора, протокола разногласий или другой договорной документации. Эти документы подлежат всестороннему рассмотрению службами, которые отвечают за участки работы, связанные с техническим, производственным, материальным, финансовым и правовым обеспечением исполнения договоров. Традиционная форма проверки соответствия проектов договорной документации интересам предприятия - визирование.

Разработанные проекты договорных документов подлежат рассмотрению и подписанию руководителем или другими должностными лицами, уполномоченными на заключение договора от имени предприятия.

Информация о договоре (воля сторон) может фиксироваться традиционными способами (язык, специальные термины, таблицы для формулирования отдельных договорных условий), а также с помощью ЭВМ. Но все же документ до сих пор остается одним из главных носителей договора, ЭВМ применяется гораздо шире при ведении учета исполнения договоров.

Составленный проект договора передается контрагенту. Во многих случаях содержание договора вызывает возражения контрагента, и тогда требуется применение процедуры разрешения разногласий. Она регламентируется Положением о претензионном порядке урегулирования споров.

Работа, связанная с урегулированием разногласий, во многом сходна с работой над проектом договора: в обоих случаях стоит задача отыскать вариант, приемлемый для сторон и отвечающий их законным интересам.

Доведение содержания договоров до исполнителей. На практике распространены следующие формы такой информации:

Непосредственное ознакомление заинтересованных лиц с договорной

документацией, что обычно удостоверяется их подписью;

§ передача подразделениям выписок из договоров (копий договорных документов);

§ издание специально составленных документов, содержащих систематизированную информацию об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.}.

Нарушение порядка доведения договорной информации до исполнителей должно рассматриваться как серьезное дисциплинарное нарушение, влекущее применение мер ответственности.

Контроль за исполнением договоров - это деятельность направленная на поддержание соответствия работы предприятия задачам достижения конечных результатов производства, установленным в договорах. Осуществляется он путем сравнения данных об условиях договоров с данными о ходе производства. Контроль может быть периодическим (за декаду, месяц, квартал и т.п.), выборочным, сплошным, постоянным. Применение ЭВМ позволяет наладить точный и постоянный контроль за процессом выполнения договорных обязательств.

Оценка результатов исполнения договоров. Ее содержание составляют:

§ определение результатов исполнения договоров путем сравнения предусмотренных в договоре показателей с фактически достигнутыми;

§ анализ результатов исполнения с точки зрения возможности применения мер стимулирования или санкций;

§ разработка мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров, устранение причин их нарушения.

По итогам оценки результатов исполнения обязательств могут применяться меры поощрения или санкции, а также разрабатываются меры, направленные на устранение недостатков в организации производства, повышение уровня исполнительской дисциплины, предъявляются претензии к неисправным контрагентам.

Заключение крупных сделок и сделок, в отношении которых имеется заинтересованность

Договоры - это одна из разновидностей сделок. Наряду с договорами, являющимися результатом согласования воли субъектов, бывают сделки односторонние, т.е. такие, для совершения которых необходимо и достаточно выражения воли лишь одной стороны. Общие вопросы, связанные с заключением сделок, регулируются ГК РФ.

В деятельности акционерных обществ особую значимость приобретает заключение крупных сделок. Ведь в этом случае речь идет о распоряжении имуществом, принадлежащим многим и многим людям (акционерам), которым далеко не безразлично, как используются их деньги. Более того, они хотят получить на вложенные деньги дивиденды. Помимо всего прочего совершение крупных сделок (в том случае, если они не оправданы и слишком рискованны) может поставить под угрозу существование акционерного общества в целом, пи тогда вообще снимается вопрос о получении прибыли. Проблемным становится даже получение акционерами вложенных денег.

Вот почему вопрос о заключении крупных сделок законодатель счел необходимым урегулировать в Законе об акционерных обществах. Акционерные общества могут в своих корпоративных актах, посвященных порядку заключения сделок, связанных с приобретением или отчуждением обществом имущества, дополнять, развивать, конкретизировать законодательные установления. Именно это и делают многие акционерные общества, издавая на сей счет корпоративные нормативные акты, называемые обычно Положениями о сделках, связанных с приобретением или отчуждением обществом имущества.

Крупной признается сделка (или несколько взаимосвязанных сделок), совершенная с целью приобретения или отчуждения имущества, стоимость которого составляет более 25% балансовой стоимости активов общества, а также сделка (или несколько взаимосвязанных сделок), совершенная с целью размещения обыкновенных акций, составляющих более 25% ранее размещенных обществом обыкновенных акций.

Разрешение о сделках, стоимость которых не превышает 50% балансовой стоимости активов, должен принимать единогласно совет директоров, а если единогласие не достигнуто, то данный вопрос выносится на решение общего собрания.

Если стоимость сделки более 50% балансовой стоимости активов общества, то решение о ее заключении принимается общим собранием, причем квалифицированным большинством - в три четверти голосов акционеров - владельцев голосующих акций.

Совершение сделок, в отношении которых имеется заинтересованность, имеет ряд особенностей.

Заинтересованными лицами признаются:

§ члены совета директоров общества;

§ лица, занимающие должность в иных органах управления;

§ акционер (акционеры), владеющий совместно со своим аффилированным лицом (лицами) 20 или более процентами голосующих акций.

Вышеуказанные лица не могут самостоятельно выступать стороной сделки (быть представителем или посредником при совершении такой сделки). Они обязаны довести это обстоятельство до сведения совета директоров, ревизионной комиссии и аудитора общества. В Законе об акционерных обществах подробно расписывается порядок принятия решений о заключении акционерным обществом сделок в случае заинтересованности.

Нормативная регламентация договорной работы

Ведение договорной работы на предприятии регламентируется его корпоративными актами. Они имеют различные названия: О ведении договорной работы на предприятии, Инструкция о порядке ведения договорной работы, Инструкция о порядке разработки и заключении договоров, Положение о порядке предъявлении претензий и исков за неисполнение обязательств, Положение о ведении претензионной работы на предприятии и т.п. Как видим, акты, регулирующие договорную работу, могут как носить комплексный характер, так и отражать всего лишь одну ее сторону, стадию, вид.

Однако в регулировании договорной работы есть предел, за которым ее нормирование теряет смысл. Нормальная регламентация часто «не срабатывает», поскольку в заранее установленных правилах трудно учесть своеобразие конкретной ситуации, и в итоге зачастую детализированные инструкции, положения не применяются теми, кому они адресованы. «Мертвые» правила, содержащиеся в значительном числе корпоративных актов, обязаны своим происхождением недооценке роли правовых знаний, повышения их квалификации, обмена опытом в этой сфере.

Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, имеют специальный характер, поэтому они в отличие, например, от корпоративных актов, регулирующих управление корпорацией, утверждаются руководителем предприятия, а не общим собранием или советом директоров. В то же время корпоративные акты о ведении договорной работы относятся к разряду весьма важных, и их утверждение на более низком уровне (заместителем руководителя или начальниками юридических служб или договорных отделов) нецелесообразно. Договоры - это документы, от которых может зависеть судьба корпорации в целом, а не только какого-либо структурного подразделения.

Определяя при составлении инструкции (положений) о порядке ведения договорной работы перечень и функции служб и подразделений предприятий, ответственных за те или иные участки договорной работы, сроки и порядок рассмотрения вопросов заключения и исполнения договоров, формы и схемы прохождения договорных документов, необходимо учитывать специфику корпорации. В корпоративных актах следует избегать воспроизведения норм законодательства. Попытки использовать корпоративные акты для систематизированного изложения норм о порядке заключения и исполнения договоров ведут к искажению смысла закона и к построению структуры и определению содержания корпоративных актов в отрыве от реального структурирования и содержания договорной работы в корпорации.

Корпоративные акты о договорной работе могут регулировать общие вопросы ее организаций, а также вопросы организации договорной работы на отдельных участках.

Общим вопросам посвящены корпоративные нормы, определяющие: основные задачи и направления договорной работы; перечень подразделений, ответственных за ее ведение на отдельных участках и стадиях; основные функции этих подразделений; перечень должностных лиц предприятия, наделенных правом подписания договоров и договорных документов; порядок осуществления методического руководства договорной работой со стороны юридической службы предприятия; порядок подготовки, утверждения и внедрения образцов договорной документации. Круг правил, общих для всех подразделений, расширяется при централизации выполнения связанных с договорной работой операций в одном подразделении или службе.

Корпоративные нормы могут устанавливаться применительно к отдельным участкам договорной работы на предприятии. На практике предприятия предусматривают специальные правила организации заключения и исполнения договоров на выполнение заказов потребителей и договоров, направленных на обеспечение своих потребностей. Среди этих специальных актов также могут быть выделены общие для данного участка договорной работы положения: функции подразделения (службы), ответственного за ведение договорной работы на соответствующем участке; порядок подготовки договорной компании, схема взаимоотношений подразделения, ответственного за ведение договорной работы с другими структурными подразделениями, участвующими в процессе заключения и исполнения договоров.

Порядок заключения и исполнения договоров может дифференцироваться в корпоративных актах по стадиям договорной работы. Принято регламентировать порядок оформления договорных отношений и осуществление контроля за исполнением договоров.

Потребность в обеспечении согласованности действий мелких подразделений обусловила разработку и утверждение на крупных предприятиях системы корпоративных актов по вопросам организации договорной работы. Построенная с учетом общих требований к порядку ведения договорной работы и особенностей организации заключения и исполнения договоров, эта система может включить в себя корпоративные акты, раздельно регулирующие и основные виды заключаемых корпорацией договоров. Специальными корпоративными актами могут также устанавливаться система материального поощрения и ответственность работников за результаты исполнения договоров. На средних и мелких предприятиях, однако, не всегда целесообразно создавать такие системы корпоративного регулирования. Вопросы организации договорной работы в необходимой мере позволяет регламентировать единый документ (положение, инструкция).

П равильно разработанный Договорный регламент лежит в основе эффективной договорной работы любой организации. Налаженная договорная деятельность может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров. И если несколько лет назад обсуждался вопрос по поводу того, нужен ли Договорный регламент или нет, то сейчас он звучит по другому: как сделать так, чтобы утвержденный Договорный регламент отражал все этапы договорной работы конкретной организации, т.е. был оптимальным с точки зрения организации процессов управления в конкретной компании, минимизировал все риски и, самое главное, чтобы он был «рабочим документом», а не подготовленным для галочки, и который бы исполнялся всеми работниками организации, включая ее руководителя.

Здесь заметим, что в соответствии со сложившейся судебной практикой совершение генеральным директором сделки без соблюдения принятых в данном юридическом лице внутренних процедур рассматривается судами в качестве доказательства отсутствия добросовестности и разумности в действиях директора при совершении сделки и является основанием для взыскания с него убытков, причиненных в результате ее совершения. Как говорится, комментарии излишни.

Любой Договорный регламент разрабатывается в целях минимизации экономических, правовых, налоговых и иных рисков и является внутренним документом, который отражает порядок договорной работы в организации.

В среднем порядка 90% управленческих решений документируются. И ни одна легальная хозяйственная связь между хозяйствующими субъектами не осуществляется без оформления соответствующих документов. А это означает, что в той или иной форме необходимо заключать договор.

Поскольку договорная работа сквозной нитью проходит через все структурные подразделения организации, то именно Договорный регламент представляет собой некий единый алгоритм для совместных действий.

Внутренние документы организации, охватывающие договорную работу, являются достаточно своеобразными для каждой отдельно взятой компании, сделать их единообразными для всех просто невозможно. Далее в статье вас ждут конкретные рекомендации по отдельным важным аспектам и алгоритмам договорной работы, которые были буквально выстраданы автором в результате многолетней практики. Офицеры говорят новобранцам, что военный устав писан кровью, и это правда. В случае с Договорным регламентом цена вопроса конечно ниже, но тоже весьма высока!

См. статью «Делаем ЛНА более наглядным » про использование скриншотов (фотографий изображений экрана)

Предмет Договорного регламента

Какой же документ является основным объектом регулирования Договорного регламента? Конечно, договор, ответят многие. Но тут не все так просто и следует дать кое-какие разъяснения.

Во-первых, договор - это сделка , выражающая согласованную волю двух или более лиц и их действия, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, т.е. обязательств (ст. 153, 154, 420 Гражданского кодекса РФ - далее ГК РФ). К договорам применяются правила о двухсторонних и многосторонних сделках.

См. статью «Удобная навигация по ЛНА: возможности Microsoft Word », чтобы создать оглавление и систему внутритекстовых ссылок, которые избавят пользователя от утомительной прокрутки страниц в поисках нужных фрагментов

Во-вторых, договор - это письменный документ , в котором отражены условия вышеуказанных обязательств. Напомним, что согласно подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и гражданами должны совершаться в письменной форме.

Договор, согласно п. 2 ст. 432 ГК РФ, может также заключаться посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Получается, что подписание сторонами единого документа (привычного нам договора) - является далеко не единственным способом заключения договора. Приведем примеры:

Пример 1

Заключение сделки путем выставления счета и его оплаты

Свернуть Показать

Организация А выставила счет от 14.03.2016 № 345 организации Б, который содержит все существенные условия договора купли-продажи. Поэтому он может быть квалифицирован как оферта, а его оплата организацией-покупателем - как акцепт. Соответственно, письменная форма заключения сделки в этом случае соблюдается.

Пример 2

Заключение сделки путем обмена несколькими документами

Свернуть Показать

Организация А направила организации Б документ «Заявка на участие в выставке», которая содержит существенные условия договора (оферта). Организация Б направила письмо «О подтверждении участия в выставке» (акцепт). Письменная форма договора здесь также соблюдена.

Пример 3

Заключение сделки путем совершения конклюдентных действий

Свернуть Показать

Организация А направила организации Б проект договора подряда (оферту), изложив в нем все существенные условия сделки. Организация Б приступила к выполнению работ, полностью соответствующих условиям договора, в срок, установленный для акцепта ГК РФ, не подписав договор. И оферта, и акцепт в данном случае налицо. Поэтому данная сделка считается заключенной путем совершения конклюдентных действий, даже без подписания проекта договора второй стороной.

Как видим из Примеров 1-3 договор может заключаться разными способами, мы привели лишь некоторые из них. Получается, что и подписанный сторонами единый документ, и два документа (предложение и ответ), и определенные конклюдентные действия являются заключением сделки. Потому вы должны определить, какие документы будут подпадать под действие вашего Договорного регламента, а какие нет! Могу рекомендовать включить в зону его ответственности следующие:

При этом из зоны ответственности Договорного регламента следует исключить договоры, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, а также договоры из сферы трудовых отношений. Группу исключений можно дополнить и договорами, содержащими сведения конфиденциального характера, в т.ч. сведения, составляющие коммерческую тайну. Целесообразность этих исключений обусловлена спецификой документооборота таких документов, потому, как правило, работа с ними регламентируется отдельными организационными документами.

Предложенный перечень документов каждая организация может дополнять и изменять по своему усмотрению. Например, в исключительных случаях, учитывая специфику деятельности отдельных организаций, можно предусмотреть заключение договора путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной или иной связи с обязательным указанием условия о переоформлении договора путем создания единого документа, подписанного сторонами, с указанием о том, когда и каким образом он был заключен.

Но самое главное, что нужно уяснить: под действие Договорного регламента попадают все договоры гражданско-правового характера, заключаемые в виде единого документа, а также все документы , подготавливаемые в рамках заключенных договоров, которые содержат существенные условия и подписание которых приводит к возникновению правоотношений между сторонами сделки (именно несогласование последних в установленном в организации порядке ввиду непонимания их важности отдельными руководителями приводит к серьезным проблемам).

Поэтому без юристов при разработке Договорного регламента вам никак не обойтись!

Схема 1

Свернуть Показать

Рассмотрим сначала основные этапы договорной работы и дадим рекомендации читателям по их отражению в Договорном регламенте. А уже разобравшись с содержанием каждого этапа, перейдем к структуре Договорного регламента в целом.

Этапов работы много: начиная с принятия решения о заключении договора и заканчивая его архивным хранением (см. Схему 1). Все они важны, но вот не все стоит регламентировать в одном локальном нормативном акте (ЛНА) - нельзя объять необъятное.

Принятие решения о заключении договора и выбор контрагента

Принятие решения о заключении договора обычно связано с необходимостью приобретения (закупки) товаров, работ, услуг или их продажи. Оно должно осуществляться компетентным лицом.

Выбор контрагента может производиться одним из следующих основных способов, в т.ч. предусмотренных законодательством для отдельных категорий юридических лиц или внутренними локальными актами самой организации:

• проведение конкурентных закупок (заказчиком);
• участие в конкурентных закупках (участником закупок);
• выбор контрагента в соответствии с правилами, установленными в организации (мониторинг рынка, анализ лучших условий заключения договора);
• свободный выбор контрагента.

Причем в одной организации могут сосуществовать разные способы закупок, включая конкурентные. Этап выбора контрагента может регулироваться Положением о закупках, которое является отдельным ЛНА, и, что самое главное, обязательным только . Иные организации могут (но не обязаны) самостоятельно регламентировать закупочные процедуры в своей компании.

Обычно данные этапы договорной работы в Договорный регламент не входят, за исключением порядка подготовки и согласования проекта договора для включения в документацию процедуры закупки.

Большинство привыкло к тому, что Договорный регламент прежде всего регулирует процессы, связанные непосредственно с документом под названием «договор», т.е. с его подготовкой, проверкой контрагента, согласованием, подписанием, регистрацией, исполнением. Но на практике возможны и другие подходы к содержанию регламента.

Проверка контрагента

В последнее время значительно возросло количество неблагонадежных компаний на рынке, а это значит, что ваша организация может понести значительный ущерб, заключив договор с проблемным контрагентом.

На актуальность вопросов проверки контрагентов обратила внимание и ФНС России в письме от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124, настоятельно посоветовав налогоплательщикам самостоятельно, проявляя должную осмотрительность, проверять правовой статус налогоплательщиков.

Сразу оговоримся, что законодательством не предусмотрена обязанность проверять контрагентов по признакам добросовестности. Но доначисление налогов, наложение штрафных санкций, отказ в возврате НДС - это далеко не весь перечень рисков, которым подвергнется ваша организация, если заключит договор с «неблагонадежным» партнером.

С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен ст. 173.1, предусматривающей уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок» . Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 № 419-ФЗ.

Правильно организовав проверку контрагента, вы сможете доказать проверяющим органам, что ваша организация проявила должную осмотрительность перед заключением договора, и тем самым снизить свои риски!

Теперь попробуем разобраться, на каком этапе договорной работы лучше проверять контрагента , вопрос этот достаточно спорный. Объясним почему:

• в Схеме 1 такую проверку мы предлагаем производить в начале, сразу после подбора одной или нескольких подходящих организаций;
• но многие компании осуществляют такую проверку на стадии согласования договора, когда проект уже подготовлен: потрачены силы и время на переговоры и оттачивание условий сделки, на которых стороны готовы сотрудничать, и только потом проект договора направляется для проверки контрагента в соответствующее подразделение, и тут вдруг может выясниться, что контрагент неблагонадежен. Например, компания контрагента зарегистрирована по адресу массовой регистрации либо имеет задолженность по уплате налогов или предоставлению налоговой отчетности. А могут быть обнаружены и другие признаки неблагонадежности. Тогда от сделки вы отказываетесь и получается, что время-то и усилия сотрудников вашей организации были потрачены впустую!

Теперь самое время вспомнить о творческом подходе, т.к. нельзя всех контрагентов «причесывать под одну гребенку». К «новичку» и давнишнему партнеру, с которым у вас многолетнее положительное сотрудничество, должен быть разный подход. К только что зарегистрированной фирме и госкорпорации - тоже.

Проанализировав договоры, заключаемые вашей компанией, вам стоит определить:

• цели и задачи проверки контрагентов;
• группы риска заключаемых договоров (например, могут быть определены несколько групп риска: высокая, средняя и низкая; критериями могут стать суммы договоров, их разновидности и др., см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать



Пример 5

Краткий перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (дата изготовления не более 1 месяца на момент представления).

2. Документ, подтверждающий применение упрощенной системы налогообложения (уведомление, письмо и др.), если таковая применяется контрагентом.

3. В случае подписания договора не руководителем организации - копию документа, подтверждающего его полномочия (доверенность, решение учредителей, договор), заверенные в установленном порядке.

Пример 6

Средний перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Копия учредительного документа организации.

2. Копия свидетельства о государственной регистрации организации.

3. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет организации.

4. Копия приказа о вступлении в должность руководителя организации.

5. Копия решения об избрании руководителя организации.

6. Копия письма из Госкомстата.

7. Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц.

8. Документ, подтверждающий применение упрощенной системы налогообложения (уведомление, письмо и др.), если таковая применяется контрагентом.

9. В случае подписания договора не руководителем организации - копию документа, подтверждающего его полномочия (доверенность, решение учредителей, договор), заверенные в установленном порядке.

Кроме того, в зависимости от специфики заключаемого договора контрагентом должны быть представлены и иные документы (лицензии, свидетельство СРО с приложениями, аккредитации, разрешения и т.п.) по запросу проверяющего контрагента подразделения или иных согласующих структурных подразделений.

Пример 7

Расширенный перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Документы, содержащие сведения о контрагентах

1.1. Представляемые юридическим лицом - резидентом:

1) заверенные печатью организации и подписью руководителя организации копии учредительных документов в действующей редакции (со всеми изменениями и дополнениями):

• Устава,
• Учредительного договора (для товариществ - во всех случаях, для других юридических лиц - в случае необходимости по дополнительному запросу сотрудников юридической службы),
• Положения об организациях данного вида (в случаях, предусмотренных законом)

либо заверенные печатью организации и подписью уполномоченного лица выписки из указанных учредительных документов, содержащие сведения о:

• полном и сокращенном наименовании организации, ее местонахождении, наличии дочерних или зависимых обществ,
• составе учредителей (участников) организации и долях их участия, уставном (складочном) капитале (фонде) - по дополнительному запросу сотрудников юридической службы,
• органах управления организацией, включая единоличный исполнительный орган, уполномоченный на совершение сделок от имени организации, порядок его избрания, срок осуществления и пределы полномочий,
• порядке принятия решения о совершении крупной сделки и получения согласования ее совершения, порядке совершения иных сделок, если он отличается от предусмотренного действующим законодательством РФ, а также предусматривает необходимость получения согласования уполномоченных органов юридического лица либо органов государственной власти, местного самоуправления;

2) при необходимости копия Положения об обособленном подразделении юридического лица (заверенная печатью организации и подписью руководителя организации);

3) копии документов, подтверждающих полномочия лица на совершение сделки (заверенные печатью организации и подписью руководителя организации):

• протокола об избрании на определенный срок (при наличии),
• приказа о назначении на должность,
• доверенности, договора, решения собрания на совершение сделки в случае подписания договора иным кроме руководителя организации лицом,
• заверенная копия письма-согласования, выдаваемого в случае необходимости уполномоченным органом юридического лица либо органом государственной власти, местного самоуправления (например, для государственных и муниципальных предприятий при необходимости получения согласия собственника имущества на совершение сделки) - предоставляются до подписания договора;

4) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

5) заверенные печатью организации (при наличии) и подписью руководителя организации копии:

• свидетельства о государственной регистрации юридического лица,
• свидетельства о постановке юридического лица на налоговый учет,
• кодов органов государственной статистики (Информационного письма об учете в ЕГРПО),
• паспортов руководителя и главного бухгалтера (по дополнительному запросу сотрудников службы безопасности),
• лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
1.2. Представляемые контрагентом - физическим лицом:

1) копия паспорта;

2) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ;

3) копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц - индивидуальных предпринимателей);

4) банковские реквизиты (при необходимости).

1.3. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося российским юридическим лицом:

1) доверенность на представителя (руководителя) российского юридического лица от иностранного юридического лица (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) выписка из ЕГРЮЛ на доверенную организацию не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

3) приказ о назначении руководителя юридического лица (протокол общего собрания акционеров, решение участников общества о назначении либо иной документ, подтверждающий полномочия руководителя в зависимости от организационно-правовой формы организации), заверенный печатью организации, утвердившей человека в должности руководителя.

1.4. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через свое представительство, находящееся на территории РФ:

1) доверенность на главу представительства, находящегося на территории РФ (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) свидетельство об аккредитации представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия);

3) разрешение на открытие представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия).

Примечание: организация (физическое лицо), действующая (ее) от имени представительства иностранного юридического лица, аккредитованного на территории РФ, помимо документов, указанных в пунктах 1 и 2, при себе должна (но) иметь доверенность на представление интересов от представительства, составленную на бланке и заверенную печатью представительства.

1.5. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося физическим лицом:

1) доверенность, выданная на физическое лицо, в содержании которой в обязательном порядке указывается Ф.И.О., паспортные данные доверенного лица, полномочия (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) паспорт доверенного физического лица либо нотариально заверенная копия страниц паспорта, на которых указаны основные данные лица, удостоверяющие личность (Ф.И.О., номер, серия, дата и орган, выдавший паспорт).

1.6. Для иностранных юридических лиц, действующих самостоятельно:

1) полная выписка из торгового (коммерческого) реестра (иной аналогичный документ) на компанию с указанием организационно-правовой формы, названия, места нахождения, личности руководителя и т.п.;

2) учредительные документы на компанию, сертификат инкорпорации, протокол (внутренний корпоративный документ) о назначении первого лица - руководителя;

3) доверенность на лицо, уполномоченное подписывать документы, от иностранного юридического лица.

2. Требования к оформлению официальных документов,
предъявляемые к иностранным юридическим лицам

2.1. Официальные документы, предоставляемые зарубежными организациями для проверки, должны быть надлежащим образом оформлены, а именно:

• документы должны пройти процедуру консульской или дипломатической легализации (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, не является страной - участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
• либо документы должны пройти процедуру проставления апостиля (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, является участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
• либо документы могут быть иным образом удостоверены, например: торгово-промышленными палатами, нотариально (данное удостоверение возможно только в случае упразднения процедуры легализации и апостилирования в связи с заключением соглашения между РФ и иностранным государством об отмене процедуры проставления апостиля).

2.2. Официальные документы, составленные на иностранном языке, подлежат нотариально заверенному переводу на русский язык.

3. Требования к доверенности

3.1. Доверенность, выданная российской организацией на своего представителя, предоставляется в виде копии, заверенной в установленном порядке (с указанием должности лица, подписи и расшифровки Ф.И.О., датой выдачи), если она не совершена в нотариальной форме.

3.2. Доверенность, исходящая от иностранного юридического лица, нотариально заверяется, указывается ее номер, дата выдачи. Обратите внимание: если государство, в котором выписана доверенность, входит в Гаагскую конвенцию, то доверенность должна содержать штамп апостиль, проверьте список стран, для которых апостиль не нужен.

3.3. Доверенность, выданная иностранной организацией на имя руководителя российского юридического лица, главу представительства иностранной компании, физического лица на осуществление полномочий с правом передоверия, разрешает предоставлять полномочия третьему лицу. На третье лицо оформляется доверенность (оформленная на бланке организации или представительства, с печатью при ее наличии). В случае передоверия полномочий, возложенных иностранной компанией на физическое лицо, передоверие на третье лицо оформляется нотариально заверенной доверенностью.

3.4. Главы представительств, филиалов действуют исключительно на основании доверенности. Все иные сотрудники юридического лица за исключением единоличного исполнительного органа также действуют на основании доверенностей или решения собрания, договоров, в которых указаны полномочия указанных лиц. Полномочия в вышеуказанных документах формулируются организациями самостоятельно в произвольной форме.

4. В случае совершения сделки с недвижимым имуществом
дополнительно запрашиваются

1) справка о балансовой и остаточной стоимости объекта;

2) нотариально заверенная копия свидетельства о внесении в реестр недвижимого имущества;

3) подготовленный в соответствии с законодательством РФ об оценочной деятельности отчет об оценке рыночной стоимости объекта, произведенной не ранее, чем за 3 месяца до его представления;

4) заверенные в установленном порядке копии документов технического учета (технического паспорта, поэтажного плана и экспликации);

5) справка о принадлежности имущества к памятникам истории и архитектуры;

6) нотариально заверенные копии правоустанавливающих документов на земельный участок, на котором расположен объект недвижимого имущества;

7) копия кадастрового плана земельного участка под объектом недвижимого имущества или ситуационный план (при отсутствии кадастрового плана), копия кадастрового плана земельного участка - объекта сделки;

8) сведения об обременениях недвижимого имущества с приложением копий соответствующих документов.

5. В случае необходимости проверяющим контрагента подразделением
запрашиваются и иные документы (в виде оригиналов или заверенных копий).
• на каком этапе договорной работы осуществляется проверка контрагентов, с которыми заключаются договоры той или иной группы риска;
• можно создать не один, а несколько перечней запрашиваемых у контрагента документов: чем выше степень риска заключаемого договора, тем больше документов запрашиваем для проверки (см. Примеры 5, 6 и 7);
• критерии, по которым будут проверяться контрагенты (в том числе с использованием сайта ФНС России), а также, кто в вашей организации по каким критериям будет осуществлять проверку;

Что и как можно выяснить о любом юрлице на официальном сайте налоговой службы www.nalog.ru, см. в статье «Как проверить контрагента? »

• будет ли привлечена специализированная организация для осуществления проверки контрагента (что становится все более распространенным явлением в последнее время). Если да, то определить, для каких договоров это необходимо (например, приобретение бизнеса / предприятия требует полной проверки деятельности компании, в то время как приобретение компьютеров или расходных материалов к ним требует совершенно другого подхода);
• порядок взаимодействия работников вашей организации с теми, кто будет осуществлять проверку контрагентов (этим может заниматься один или несколько отделов либо конкретные должностные лица);
• сроки проверки контрагента в соответствии с группами риска для планирования, понимания общего времени, необходимого для заключения договора и его исполнения;
• требования к участнику закупки для включения в документацию закупки в случае, если компания осуществляет закупочные процедуры, в т.ч. в соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (например, участник не должен находиться в процессе ликвидации (для юридического лица) / прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя или он не должен быть признан по решению суда банкротом);
• порядок документирования процесса проверки контрагента:
• ответственность лиц, осуществляющих проверку контрагентов.

Регламентировать проверку контрагентов можно:

• в соответствующем разделе Договорного регламента или создать для этих целей отдельный локальный нормативный акт. Эти варианты равнозначны. Какой из них выбрать - решать вам. В некоторых организациях предпочитают иметь несколько документов по вопросам договорной работы, т.к.: их можно разрабатывать и вводить в действие последовательно; ими будут руководствоваться разные подразделения / группы сотрудников. Но кому-то больше нравится единый документ (ведь содержание и предметный указатель и в длинном тексте помогут быстро находить нужные фрагменты);
• одним приказом о проверке контрагентов в организации , что характерно для небольших компаний, где количество заключаемых договоров мало, работает небольшое число сотрудников и осуществлять проверку можно поручить одному человеку, ведь зачастую в таких небольших компаниях даже отсутствует служба безопасности;
Договоры: предновогодние хлопоты »

Договорная работа только для непосвященных кажется легкой и быстрой. На самом деле она подразумевает учет огромного числа деталей, четкого соблюдения плана, а также недюжинную усидчивость, внимательность и ответственность.

Мелкие ошибки способны повлечь за собой возникновение брешей в экономической и юридической безопасности предприятия, следствием которых являются штрафы и долгие судебные разбирательства.

Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия надо уделять большое внимание технологиям договорной работы, которым и посвящена вся эта статья. Естественно, все тонкости я, как автор, затронуть не смогу, но попробую помочь компаниям организовать договорную работу на предприятии - так, чтобы она работала максимально слаженно и эффективно.

Перво-наперво, надо уяснить, что договорная работа не ограничивается лишь составлением контракта и проверкой соблюдения всех прописанных в нем условий. На самом деле такая работа подразумевает целый комплекс процедур:

Договор должен содержать следующие разделы (статьи):

• Преамбула (место заключения договора, дата заключения, полные и официальные наименования партнеров, их юридический статус и полномочия лиц, представляющих стороны).
• Предмет договора (контракта).
• Количество и качество предмета договора (товара, услуги).
• Цена и общая стоимость.
• Порядок расчетов.
• Базисные условия и сроки поставки/приемки (договоры поставки товаров).
• Порядок перехода права собственности и возможных рисков (договоры поставки товаров).
• Предоставляемые в рамках настоящего договора документы (например, накладные, счета-фактуры и т.д.).
• Упаковка и маркировка (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
• Транспортные условия (в случаях поставки товаров, сырья, оборудования и т.д.).
• Обстоятельства непреодолимой силы («форс-мажор»).
• Санкции за нарушения условий договора.
• Порядок направления, рассмотрения претензий, рекламаций.
• Арбитраж и применимое право.
• Лицензии, гарантийные сроки и обслуживание, страхование (в случаи необходимости).
• Прочие условия и другие дополнительные разделы.
• Адреса, банковские и прочие реквизиты сторон.

Если возникли разногласия при согласовании условий договора?

Перед заключением контракта стороны проходят стадию обсуждения и согласования условий. Крупные компании, как правило, имеют утвержденные типовые формы договоров. Такие компании очень редко соглашаются на изменение «тела» своего документа.

Если же все-таки необходимо изменить условия в унифицированном договоре, то стороны подписывают протокол согласования разногласий, в котором отражаются варианты изложения тех или иных пунктов, а третьим вариантом стороны указывают согласованный вариант. Подписание такого документа значительно ускоряет процесс согласования всех условий договора, а значит, приводит к скорейшему его подписанию и исполнению по нему сторонами своих обязательств.

Срок действия договора - что писать?

В большинстве случаев договор действует до последнего календарного дня года. Это в большей степени связанно с налоговой отчетностью. Особо хочется отметить, что по договорам оказания услуг акт предоставляется в месяце предшествующем отчетному. Датой составления акта будет являться последний день месяца (например, «30» июня 2011 года).

Договоры аренды недвижимого имущества в большинстве своем заключаются менее чем на год. Если, например, указать срок с 01.01.2011 г. по 31.12.2011 года, некоторые судебные органы признают такой договор незаключенным в силу не соблюдения правил о его государственной регистрации. Ведь договор аренды сроком более чем на один год подлежит обязательной государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации. Чтобы избежать споров, стоит прописать в договоре срок, равный 11 месяцам и менее.

Не стоит забывать также о том, что существует еще ряд договоров, которые считаются заключенными с момента их государственной регистрации (например, договор купли-продажи (дарения) недвижимого имущества, передачи исключительных прав (на объекты интеллектуальной собственности, товарные знаки и т.п.), аренды, заключенные сроком более чем на один год и т. д.).

Проверка сторон

При подготовке договора, и уж тем боле на стадии выбора контрагента, необходимо запросить документы, дающие юристу компании оценить риски, а также больше узнать о потенциальном контрагенте с точки зрения его надежности. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

1. Документы, предоставляемые юридическим лицом:

· копии учредительных документов;

· копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица;

· копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель);

· копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями;

· копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов;

· копия свидетельства о постановке на налоговый учет;

· документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты;

· заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

2. Документы, предоставляемые контрагентом — физическим лицом:

· копия паспорта;

· копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства;

· копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей);

· банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк);

· копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Обращаю ваше внимание: когда договор со стороны контрагента подписывает не генеральный директор компании, то необходимо запросить доверенность или иной распорядительный документ, подтверждающий полномочия доверенного лица. Как показывает практика судебных споров, очень часто одна сторона при неисполнении своих договорных обязательств ссылается на то, что сделка была заключена неуполномоченным лицом, а, следовательно, является недействительной. Суд может принять сторону истца только тогда, когда будет доказано, что ответственные лица компании знали о совершенной сделке и ничего не предприняли для ее расторжения, а, наоборот, на протяжении определённого времени исполняли такой договор.

Экспертиза и визирование договора

После того, как все параметры договора будут проверены и согласованы, документ передается на экспертизу и визирование. Во время экспертизы уполномоченные лица проверяют договор на наличие в нем рисков различного рода и в случае отсутствия замечаний подписывают специальный «Лист визирования».

Если должностные лица отказались визировать договор, то оформляется обоснованное заключение на специальном «Листе замечаний». Документ признается не прошедшим экспертизу и отправляется на доработку. После устранения замечаний проект повторно представляется на визирование.

После того как «Лист визирования» будет подписан, договор передается противоположной стороне (контрагенту). При необходимости менеджер или юрист компании осуществляет регистрацию документа в исполнительных органах государственной власти.

Приведу несколько примеров того, каким может быть порядок согласования некоторых видов договоров:

Ситуация	Визирующие лица
Если заключается договор на обучение…	Начальник кадровой службы, руководитель юридического департамента, финансовый директор, главный бухгалтер.
Если осуществляется поставка оборудования…	Главный инженер, руководитель департамента логистики, руководитель юридического департамента финансовый директор, главный бухгалтер.
Если осуществляется поставка готовой продукции (товаров)…	Руководитель службы качества, начальник юридической службы, финансовый директор, главный бухгалтер.

Группировка, хранение и выдача договоров

Каждый специалист составляет реестр договоров и под свои потребности, и потребности различных отделов компании.

Обязательная информация, прописываемая в реестре

Желательная информация, прописываемая в реестре

· регистрационный номер; · дополнительный номер (номер контрагента); · вид договора; · дата (место) заключения; · наименование контрагента; · предмет договора; · цена договора; · ответственное подразделение (ответственный исполнитель); · наличие приложений; · кто подписал договор.

· каким документом подтверждены полномочия лица подписавшего договор со стороны контрагента (срок действия такого документа, если он есть); · порядок расчетов (указывая при этом периодичность, сроки поступления оплаты и т.п.); · особые условия (условия о конфиденциальности); · порядок рассмотрение споров (например, третейский суд); · сроки рассмотрения претензий; · порядок их направления; · срок действия; · размер штрафных санкций; · наличие дополнительных соглашений их предмет; · реквизиты контрагента.

Обращаю ваше внимание : значительно облегчит работу разделение реестра на две части. В одной можно отмечать договоры, по которым ваша компания выступает в качестве заказчика, в другой - в качестве исполнителя. Можно разделять все договоры предприятия на несколько групп:

· договоры купли-продажи (в том числе и купля-продажа недвижимости);

· договоры на выполнение работ;

· договоры на оказание услуг;

· прочие договоры (договоры залога, мены, поручительства и т.д.).

В текущей работе юристов, консультантов, бухгалтеров, аудиторов и менеджеров можно использовать копии договоров. Если кому-то из сотрудников понадобятся оригиналы контракта, то они могут быть выдаваться исключительно под подпись. Также под подпись (сотрудника, принявшего договор) осуществляется возврат подлинника договора.

Настоятельно рекомендую не реже двух раз в год проводить ревизию имеющихся договоров и по ее итогам составлять заключения (например, об отсутствующих приложениях к договорам или о договорах, завершивших свое действие). Если будут обнаружены документы с истекшим сроком действия, то их надо будет передать по описи в архив.

Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:

• 1) заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);
• 2) организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).

Договорная работа представляет собой разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла - договор - сам становится юридически обязательным документом.

В случае если организация является поставщиком (продавцом, исполнителем), то за оформление и выполнение договора отвечает, как правило, плановый отдел, или отдел сбыта, либо специально созданный договорный отдел. В случае если организация выступает покупателем (заказчиком), то работа в зависимости от предмета договора ведется в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.п.

Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждого предприятия, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи шесть типичных стадий:

• 1) подготовка к заключению договоров, которая включает следующие основные этапы:
  • преддоговорные контакты с возможными контрагентами;
  • разработка основных условий (подписание предварительных договоров - соглашений о намерениях);
  • подготовка бланков договорной документации;
  • составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов);
• 2) оценка оснований заключения договоров - основывается на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится организация и каждый из потенциальных контрагентов;
• 3) оформление договоров, которое включает следующие основные этапы:
  • разработка проектов. Разработка проектов договоров поручается, как правило, службе, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий или другой подобной документацией проекты договоров передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным, материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционной формой контроля соответствия проектов договоров интересам организации является визирование;
  • урегулирование разногласий;
  • конкретизация содержания заключенных договоров;
  • их изменение или расторжение;
• 4) доведение содержания договоров до исполнителей, которое возможно в следующих формах:
  • передача заинтересованным лицам договорной документации;
  • передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;
  • составление систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.);
• 5) контроль исполнения - имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям договоров, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим или постоянным;
• 6) оценка результатов исполнения договоров складывается:
  • из выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями заключенных сделок;
  • анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения (санкции);
  • разработки мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров.

Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут как носить комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств).

Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.

К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласования условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункт, включить другие и т.д.

Следует отметить, что участие юристов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными актами. Юристы организуют и активно участвуют в подготовке как локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юрисконсульт обязан просмотреть и завизировать все правовые акты предприятия, высказать по ним свои замечания и предложения с тем, чтобы в этих актах было выражено наиболее оптимальное решение, основанное на знании конкретной хозяйственной ситуации и действующего законодательства.

В тех случаях, когда у подразделения предприятия (например, бухгалтерии), получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления прото

кола разногласий. Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов, обеспечивать достоверность данных в статистической отчетности о выполнении договорных обязательств.

На практике такой учет осуществляется путем ведения журнала. В этом журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, по договору поставки такие данные, как реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения.

Контрольные функции за надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все службы, связанные с ведением договорной работы.

Учет и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. И здесь следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Это позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензионных и исковых материалов.

Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят:

• название договора, которое указывает на юридическую сущность составленного документа, например «Договор аренды здания». Возможным вариантом является указание только слова «договор» в начале документа;
• дату. Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров,

вступающих в силу с даты подписания. Обычно дата ставится после заголовка перед текстом. Для простой письменной формы характерно написание чисел цифрами, а месяца - словом. В нотариально удостоверяемых договорах, как правило, требуется написание полностью всей даты словами;

Место его составления, которое обычно указывается в начале договора после заголовка. Если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направлявшего оферту (ст. 444 ГК РФ).

В ГК РФ установлены два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным:

• 1) между сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора;
• 2) достигнутое соглашение по всей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким соглашениям.

В соответствии со ст. 432 ГК РФ существенными признаются условия:

• о предмете договора;
• относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение;
• которые названы в законе или иных правовых актах существенными или необходимыми для договоров данного вида. В предмете договора должны быть определены отношения, по

поводу которых заключается договор, а также некоторые дополнительные сведения в случаях, установленных законом. Так, в соответствии со ст. 554 ГК РФ в договоре купли-продажи недвижимости должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить недвижимое имущество, подлежащее передаче покупателю по договору, в том числе данные, определяющие расположение недвижимости на соответствующем земельном участке либо в составе другого недвижимого имущества. Следует различать предмет договора и объект договора. Объект договора - это то имущество, по поводу которого заключается тот или иной договор.

Таким образом, понятие предмета договора шире понятия объекта договора и включает его в себя. Поскольку в договоре должны быть четко определены стороны договора, в нем должны быть указаны данные, позволяющие установить, кто именно его заключил. Поэтому в преамбуле договора целесообразно указать наименования сторон, а также кто именно представляет стороны при подписании данного договора и на каком основании они действуют, а в конце договора в отдельном разделе указать следующие данные:

• для организаций - юридические адреса и банковские реквизиты сторон, должность, фамилию, имя, отчество лица, подписывающего данный договор, а также приложить печать этой организации;
• для граждан - фамилия, имя, отчество, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт), место жительства, личная подпись.

В большинстве случаев представляется целесообразным более детальное определение сторонами порядка и формы расчетов, что может использоваться в качестве средства, обеспечивающего удобство и надежность выполнения сторонами своих обязательств по договору Например, если в договор не включено условие о форме расчетов и в законе отсутствует соответствующая диспозитивная норма, должник может избрать любую из предусмотренных действующим законодательством форм платежа. Однако если это условие будет включено в договор, то должник уже окажется обязан использовать форму расчетов, предусмотренную договором.

Широко распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. Возможны следующие основные варианты:

• в договоре предусматривается претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);
• при отсутствии в договоре специальных оговорок либо при наличии в договоре указания о том, что возникшие споры разрешаются в установленном порядке, споры между сторонами будут разрешаться судом, как правило, по месту нахождения ответчика в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством Российской Федерации. Однако в некоторых случаях, установленных российским законодательством, стороны могут по своему усмотрению изменить территориальную подсудность для споров по договору, например определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;
• с целью упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда.

• реквизиты договора;
• преамбула (включает название сторон и указание на то, что они заключили настоящий договор);
• предмет договора (т.е. о чем конкретно договариваются стороны, в том числе указывается объект договора);
• срок договора, порядок досрочного расторжения договора;
• права и обязанности сторон;
• расчеты сторон;
• ответственность сторон;
• разрешение споров (арбитражная оговорка);
• заключительные положения;
• юридические адреса и банковские реквизиты сторон;
• подписи сторон.

Организацию системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:

• 1) обследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке;
• 2) разработка форм договоров и отчетной документации;
• 3) разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений;
• 4) разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе;
• 5) инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот;
• 6) внедрение системы автоматизации договорной работы;
• 7) аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости;
• 8) консалтинг.

Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц в соответствии с их компетенцией в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: исполнитель договора; структурные подразделения и заместители генерального директора по принадлежности к предмету договора; главный бухгалтер; юрисконсульт.

При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении либо с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия совета директоров организации, представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.

В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

Договоры оформляют структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют функции по их исполнению.

Оригиналы договоров должны храниться в бухгалтерии предприятия.

§ нет контроля за сроками согласования договоров. нет ответственности за длительность согласований.

Никто не инициирует наказания. В результате менее 40% договоров заключаются с использованием публичных процедур, а средняя продолжительность этапа согласования и подписания договоров на комбинате составляет: купли-продажи — 15 дней, услуг/подряда – 27,5 дней.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Если сторонам не удалось договориться На практике далеко не всегда участники договора полностью принимают условия соглашения, предложенные другой стороной. Например, должностное лицо просто не согласует оферту.

Как быть в этом случае и все-таки довести договор до подписания? Протокол разногласий состоит: из преамбулы; содержания разногласий; указания согласованного сторонами редакции пункта; подписей сторон (Пример 2).

Кто составляет договора в организации

1.4. Настоящее Положение обязательно к применению всеми структурными подразделениями Предприятия. 2. Основные требования к оформлению договоров 2.1.

Предприятие заключает, как с юридическими, так и с физическими лицами.

2.2. Заключаемые на Предприятии должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения. 3.

Организация и ведение договорной работы: роль юриста

руководство организации не считает нужным внести изменения в локальный нормативный акт, определяющий порядок визирования и иных документов;

такого акта в организации нет, и на предложение разработать проект документа и затем принять его руководство отреагировало решительным отказом;

в должностной инструкции юриста случаи, когда юрист не должен визировать проект договора, также не определены?

Поэтому необходимо учитывать, что российский предприниматель далеко не всегда обладает свободой выбора применимого права при заключении с иностранным контрагентом.

Исполнение договоров (оплата, учет, контроль за ходом исполнения).

В тех случаях, когда у подразделения организации, получившего проект, имеются замечания по его условиям, такие замечания оформляются с протоколом разногласий. Но должны ли фирмы проверять добросовестность своих контрагентов и кто застрахует их от недобросовестности последних?

Анализ судебной практики показывает, что на налогоплательщиков, претендующих на возмещение НДС, без достаточных правовых оснований возложена ответственность за поведение проблемных налогоплательщиков-поставщиков.

Любой договор условно можно разделить на четыре части:

• Дополнительные условия;
• Предмет;
• Прочие условия договора.
• Преамбула (или вводная часть);

1.

Преамбула (или вводная часть).

• Наименование (купли-продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности и пр.).

Кто должен составлять договоры

Практика показывает, что договоры в организациях составляются зачастую кем угодно: секретарем, бухгалтером, менеджерами и т.д.

Поэтому может быть это и банально, но составление договоров лучше всего поручить юристу, наделив его в этом направлении тремя функциями:

проведение юридической экспертизы проектов, предлагаемых к заключению контрагентами предприятия; при необходимости внесение в них изменений/дополнений для приведения договоров в соответствие с законодательством и интересами предприятия.

3. проведение юридической экспертизы изменений/дополнений в договор, предлагаемых (или вносимых) другими подразделениями (сотрудниками) организации.

Юридическая техника

Субъекты договорной работы Ими являются различные организации, хозяйственные связи которых подлежат договорному оформлению.

В составе организаций создаются структурные подразделения. Ведение договорной работы поручается одному из них. Какому подразделению конкретно поручается эта работа?

Здесь встречаются различные варианты. В одних организациях всю договорную работу ведет юридический отдел.

Организация договорной работы и значение при этом деятельности юридической службы

Хозяйственные следует относить к числу наиболее типичных индивидуальных правовых актов, в связи с формированием которых на предприятии проводится объемная и важная работа правового характера. Надлежаще оформленный сам приобретает силу юридического акта, определяющего последующие действия сторон. Своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон.