Что включает в себя работа с договорами. Организация договорной работы

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Понятие и сущность хозяйственных связей по поставкам товаров, правовое регулирование. Экономическая характеристика торгового предприятия ИП Ежиков И.В. Анализ хозяйственных связей по реализации товаров, поставщики, механизм договорно-претензионной работы.

курсовая работа , добавлен 01.11.2014


Характеристика сущности и значения хозяйственных связей по поставкам товаров, их особенностей в современных условия. Изучение основных поставщиков товаров предприятия. Оценка эффективности использования договорной формы взаимоотношений в организации.

курсовая работа , добавлен 21.11.2012


Характеристика ОАО "Калинковичиторг", анализ содержания коммерческой работы по организации хозяйственных связей торговли с поставщиками. Способы определения направлений совершенствования хозяйственных связей с поставщиками алкогольной продукции.

дипломная работа , добавлен 11.04.2014


Влияние коммерческой деятельности на конечные результаты работы Добрушского райпо. Факторы коммерческого успеха предприятия. Оценка эффективности договорной работы оптовой торговой организации. Общая рентабельность производства и размер прибыли.

курсовая работа , добавлен 07.02.2016


Понятие, сущность и задачи коммерческой деятельности. Организационно-экономическая характеристика предприятия Организация работы с поставщиками сырья и покупателями готовой продукции. Пути повышения эффективности коммерческой деятельности предприятия.

курсовая работа , добавлен 10.09.2008


Определение договорной цены на отделочные работы при заключении договора подряда между заказчиком и подрядчиком. Расчет прибыли, рентабельности, численно-квалификационного состава, единого социального налога. Характеристика путей снижения себестоимости.

курсовая работа , добавлен 04.06.2012


Сущность коммерческой деятельности по организации хозяйственных связей с поставщиками продукции. Проблемы хозяйственных взаимоотношений торговых и промышленных предприятий в современных условиях. Экономическая характеристика УП "Гомельский зооветснаб".

курсовая работа , добавлен 09.11.2013


Сущность хозяйственных связей, факторы их формирования на предприятии. Роль хозяйственных связей в деятельности предприятия, пути повышения их эффективности. Анализ хозяйственных связей предприятия ТОО "Морделикатес" с поставщиками и покупателями.

курсовая работа , добавлен 26.10.2010

Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).

Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.

Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

Автор статьи, поднявшись по карьерной лестнице от должности секретаря-референта до заместителя начальника правового управления крупного федерального унитарного предприятия, делится своим опытом, накопленным в сфере организации документооборота договоров на предприятии. В статье мы подробно рассмотрим:

• подготовку проекта договора;
• его согласование;
• заключение договора (подписание и заверение печатью);
• регистрацию (включая государственную регистрацию);
• учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
• формирование базы по документам контрагентов;
• организацию исполнения договоров;
• подготовку договоров к сдаче в архив.

Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

• централизованный или
• децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы :

• конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
• отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

• как правило, по количеству сторон;
• для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

• Преамбула.
• Предмет договора.
• Права и обязанности сторон.
• Стоимость и порядок осуществления расчетов.
• Особые условия договора.
• Ответственность сторон.
• Изменение, расторжение и прекращение договора.
• Конфиденциальность.
• Разрешение споров.
• Обстоятельства непреодолимой силы.
• Срок действия договора.
• Адреса и реквизиты сторон.
• Подписи сторон.

Проверяем контрагента!

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

• документы, содержащие сведения о контрагентах:
  • документы, предоставляемые юридическим лицом:
    • копии учредительных документов,
    • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
      • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
    • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
    • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
    • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
    • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
      • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности , сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
  • документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
    • копия паспорта,
    • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
      • копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
    • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
    • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте :

• в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
• в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

Согласование проекта договора

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

• проекта договора в электронной форме;
• документов, подготовленных контрагентом;
• листа согласования, содержащего следующую информацию:
  • Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
  • визу ответственного исполнителя,
  • визы руководителей ответственного исполнителя,
  • вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
  • наименование контрагента,
  • список визирующих,
  • дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.

    Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;

  • пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:
    • обоснование необходимости заключения договора,
    • обоснование выбора контрагента,
    • о контрагенте,
    • предмет договора (кратко),
    • сумму договора,
    • условия платежа,
    • условия получения платежа либо исполнения обязательств;
• технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:
  • обоснование целесообразности совершения сделки,
  • предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,
  • смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,
  • сроки исполнения сделки,
  • описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.

Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел).

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора , что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

• юрист;
• финансовый директор;
• главный бухгалтер;
• руководитель заинтересованного подразделения.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров , которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки , в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования .

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Следует различать типовые договоры , утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.

Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования (см. Пример 3), а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа (см. Пример 4).

Лист согласования, разработанный на нашем предприятии и продемонстрированный вам в Примере 3, содержит раздел «Подписание договора». Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров. Раздел «Примечания» помогает подтвердить передачу документов (их перечень) работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю для отправки документов контрагенту, что имеет очень важное значение при утере документов.

При отсутствии пояснительных записок на предприятии в листе согласования можно ввести дополнительную информацию, разместив ее перед разделом «Согласование»:

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

Однако в случае отсутствия сотрудников (при направлении в командировку, нахождении на больничном), имеющих право визирования договоров , не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно . Образец приказа приведен в Примере 5.

Заключение договора
(подписание и заверение печатью)

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:

• визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:
  • название организации,
  • номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов»,
  • подпись соответствующего руководителя;
• прошивание листов договорас указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон . Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.

Право подписания договора имеют:

• лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,
• лица, получившие доверенность.

Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании — оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.

Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

• генеральные доверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого),
• специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи) и
• разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.

Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Образец оформления специальной доверенности приведен в Примере 9. Следует обратить внимание на то, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего доверенность. Кроме того, приведем пример оформления приказа об отзыве доверенности по такой распространенной причине, как увольнение сотрудника (см. Пример 10).

В службе делопроизводства (договорном отделе) должны храниться копии (или оригиналы) доверенностей на право подписи договоров. Для систематизации сведений по доверенностям составляется Реестр доверенностей на право подписи договоров (см. Пример 11). Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров (см. Пример 12).

Представляем вашему вниманию матрицу процесса согласования и подписания договоров (образец см. в Примере 13).

Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек (прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности). Однако, согласно установленному внутри организации порядку, однородные соглашения могут подписываться лишь одним лицом, другие же лица получают возможность реализовать свои полномочия лишь в случае его отсутствия (болезни, нахождения в командировке и т.д.).

Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства (договорный отдел) может быть возложена функция по их подготовке. Письма представляются на подпись руководителю вместе с проектом договора.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при:

• наличии подписи;
• наличии виз необходимых лиц;
• при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.

Регистрация договоров

Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).

На практике возможен другой способ присвоения договору номера : если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).

При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).

Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора : порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС — буквенное обозначение коммерческой службы.

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

• регистрационный номер;
• дополнительный номер (номер контрагента);
• дата договора;
• наименование контрагента;
• предмет договора;
• срок действия;
• ответственное подразделение (ответственный исполнитель);
• цена договора;
• наличие приложений;
• кто подписал договор.

Если в организации используется нумерация договоров через дробь, то вместо двух граф «регистрационный номер» и «дополнительный номер (номер контрагента)» вводится одна — «номер договора».

В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например:

• договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;
• лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
• сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.

Передача подписанного договора контрагенту

Договор, подписанный от имени вашей организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования (см. Пример 3 в первой части статьи на стр. 35 мартовского номера журнала за 2006 г.) для передачи контрагенту. В нашей организации ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору. Как правило, на крупных предприятиях отправка документов возлагается на службу ДОУ, которая должна вести Реестр отправляемых документов.

Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его можно передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора.

Отправляя важные документы по почте, следует делать это заказным письмом с уведомлением о вручении. Отслеживание возврата уведомлений позволит вам контролировать ход доставки договоров партнерам. В ряде случаев уместно посылать документы с описью вложений (в виде ценных писем и бандеролей).

К сожалению, при пересылке по почте документы могут быть утеряны, повреждены, несвоевременно доставлены. Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), вы можете обратиться на почту с претензией. Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение вашу претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.

Претензия предъявляется в письменной форме. К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении). Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен. Если суть претензии касается задержки в доставке простого отправления, то необходимо предъявить его оболочку с указанными на ней датами приема и поступления почтового отправления.

Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ вам должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов — в течение 2 месяцев.

Выдача оригиналов и копий договоров

Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см. в Примерах 17 и 18. Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).

Учет документов контрагентов

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:

• права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;
• срока действия лицензии, доверенностей;
• адреса регистрации;
• соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом.

Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

Хранение договоров

Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.

Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.

В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.

Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

• договоры дарения;
• договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
• договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
• договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
• договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
• договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
• договоры о приватизации;
• договоры об экономических, научных и культурных связях;
• договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы:

1 См. Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

П равильно разработанный Договорный регламент лежит в основе эффективной договорной работы любой организации. Налаженная договорная деятельность может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров. И если несколько лет назад обсуждался вопрос по поводу того, нужен ли Договорный регламент или нет, то сейчас он звучит по другому: как сделать так, чтобы утвержденный Договорный регламент отражал все этапы договорной работы конкретной организации, т.е. был оптимальным с точки зрения организации процессов управления в конкретной компании, минимизировал все риски и, самое главное, чтобы он был «рабочим документом», а не подготовленным для галочки, и который бы исполнялся всеми работниками организации, включая ее руководителя.

Здесь заметим, что в соответствии со сложившейся судебной практикой совершение генеральным директором сделки без соблюдения принятых в данном юридическом лице внутренних процедур рассматривается судами в качестве доказательства отсутствия добросовестности и разумности в действиях директора при совершении сделки и является основанием для взыскания с него убытков, причиненных в результате ее совершения. Как говорится, комментарии излишни.

Любой Договорный регламент разрабатывается в целях минимизации экономических, правовых, налоговых и иных рисков и является внутренним документом, который отражает порядок договорной работы в организации.

В среднем порядка 90% управленческих решений документируются. И ни одна легальная хозяйственная связь между хозяйствующими субъектами не осуществляется без оформления соответствующих документов. А это означает, что в той или иной форме необходимо заключать договор.

Поскольку договорная работа сквозной нитью проходит через все структурные подразделения организации, то именно Договорный регламент представляет собой некий единый алгоритм для совместных действий.

Внутренние документы организации, охватывающие договорную работу, являются достаточно своеобразными для каждой отдельно взятой компании, сделать их единообразными для всех просто невозможно. Далее в статье вас ждут конкретные рекомендации по отдельным важным аспектам и алгоритмам договорной работы, которые были буквально выстраданы автором в результате многолетней практики. Офицеры говорят новобранцам, что военный устав писан кровью, и это правда. В случае с Договорным регламентом цена вопроса конечно ниже, но тоже весьма высока!

См. статью «Делаем ЛНА более наглядным » про использование скриншотов (фотографий изображений экрана)

Предмет Договорного регламента

Какой же документ является основным объектом регулирования Договорного регламента? Конечно, договор, ответят многие. Но тут не все так просто и следует дать кое-какие разъяснения.

Во-первых, договор - это сделка , выражающая согласованную волю двух или более лиц и их действия, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, т.е. обязательств (ст. 153, 154, 420 Гражданского кодекса РФ - далее ГК РФ). К договорам применяются правила о двухсторонних и многосторонних сделках.

См. статью «Удобная навигация по ЛНА: возможности Microsoft Word », чтобы создать оглавление и систему внутритекстовых ссылок, которые избавят пользователя от утомительной прокрутки страниц в поисках нужных фрагментов

Во-вторых, договор - это письменный документ , в котором отражены условия вышеуказанных обязательств. Напомним, что согласно подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и гражданами должны совершаться в письменной форме.

Договор, согласно п. 2 ст. 432 ГК РФ, может также заключаться посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Получается, что подписание сторонами единого документа (привычного нам договора) - является далеко не единственным способом заключения договора. Приведем примеры:

Пример 1

Заключение сделки путем выставления счета и его оплаты

Свернуть Показать

Организация А выставила счет от 14.03.2016 № 345 организации Б, который содержит все существенные условия договора купли-продажи. Поэтому он может быть квалифицирован как оферта, а его оплата организацией-покупателем - как акцепт. Соответственно, письменная форма заключения сделки в этом случае соблюдается.

Пример 2

Заключение сделки путем обмена несколькими документами

Свернуть Показать

Организация А направила организации Б документ «Заявка на участие в выставке», которая содержит существенные условия договора (оферта). Организация Б направила письмо «О подтверждении участия в выставке» (акцепт). Письменная форма договора здесь также соблюдена.

Пример 3

Заключение сделки путем совершения конклюдентных действий

Свернуть Показать

Организация А направила организации Б проект договора подряда (оферту), изложив в нем все существенные условия сделки. Организация Б приступила к выполнению работ, полностью соответствующих условиям договора, в срок, установленный для акцепта ГК РФ, не подписав договор. И оферта, и акцепт в данном случае налицо. Поэтому данная сделка считается заключенной путем совершения конклюдентных действий, даже без подписания проекта договора второй стороной.

Как видим из Примеров 1-3 договор может заключаться разными способами, мы привели лишь некоторые из них. Получается, что и подписанный сторонами единый документ, и два документа (предложение и ответ), и определенные конклюдентные действия являются заключением сделки. Потому вы должны определить, какие документы будут подпадать под действие вашего Договорного регламента, а какие нет! Могу рекомендовать включить в зону его ответственности следующие:

При этом из зоны ответственности Договорного регламента следует исключить договоры, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, а также договоры из сферы трудовых отношений. Группу исключений можно дополнить и договорами, содержащими сведения конфиденциального характера, в т.ч. сведения, составляющие коммерческую тайну. Целесообразность этих исключений обусловлена спецификой документооборота таких документов, потому, как правило, работа с ними регламентируется отдельными организационными документами.

Предложенный перечень документов каждая организация может дополнять и изменять по своему усмотрению. Например, в исключительных случаях, учитывая специфику деятельности отдельных организаций, можно предусмотреть заключение договора путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной или иной связи с обязательным указанием условия о переоформлении договора путем создания единого документа, подписанного сторонами, с указанием о том, когда и каким образом он был заключен.

Но самое главное, что нужно уяснить: под действие Договорного регламента попадают все договоры гражданско-правового характера, заключаемые в виде единого документа, а также все документы , подготавливаемые в рамках заключенных договоров, которые содержат существенные условия и подписание которых приводит к возникновению правоотношений между сторонами сделки (именно несогласование последних в установленном в организации порядке ввиду непонимания их важности отдельными руководителями приводит к серьезным проблемам).

Поэтому без юристов при разработке Договорного регламента вам никак не обойтись!

Схема 1

Свернуть Показать

Рассмотрим сначала основные этапы договорной работы и дадим рекомендации читателям по их отражению в Договорном регламенте. А уже разобравшись с содержанием каждого этапа, перейдем к структуре Договорного регламента в целом.

Этапов работы много: начиная с принятия решения о заключении договора и заканчивая его архивным хранением (см. Схему 1). Все они важны, но вот не все стоит регламентировать в одном локальном нормативном акте (ЛНА) - нельзя объять необъятное.

Принятие решения о заключении договора и выбор контрагента

Принятие решения о заключении договора обычно связано с необходимостью приобретения (закупки) товаров, работ, услуг или их продажи. Оно должно осуществляться компетентным лицом.

Выбор контрагента может производиться одним из следующих основных способов, в т.ч. предусмотренных законодательством для отдельных категорий юридических лиц или внутренними локальными актами самой организации:

• проведение конкурентных закупок (заказчиком);
• участие в конкурентных закупках (участником закупок);
• выбор контрагента в соответствии с правилами, установленными в организации (мониторинг рынка, анализ лучших условий заключения договора);
• свободный выбор контрагента.

Причем в одной организации могут сосуществовать разные способы закупок, включая конкурентные. Этап выбора контрагента может регулироваться Положением о закупках, которое является отдельным ЛНА, и, что самое главное, обязательным только . Иные организации могут (но не обязаны) самостоятельно регламентировать закупочные процедуры в своей компании.

Обычно данные этапы договорной работы в Договорный регламент не входят, за исключением порядка подготовки и согласования проекта договора для включения в документацию процедуры закупки.

Большинство привыкло к тому, что Договорный регламент прежде всего регулирует процессы, связанные непосредственно с документом под названием «договор», т.е. с его подготовкой, проверкой контрагента, согласованием, подписанием, регистрацией, исполнением. Но на практике возможны и другие подходы к содержанию регламента.

Проверка контрагента

В последнее время значительно возросло количество неблагонадежных компаний на рынке, а это значит, что ваша организация может понести значительный ущерб, заключив договор с проблемным контрагентом.

На актуальность вопросов проверки контрагентов обратила внимание и ФНС России в письме от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124, настоятельно посоветовав налогоплательщикам самостоятельно, проявляя должную осмотрительность, проверять правовой статус налогоплательщиков.

Сразу оговоримся, что законодательством не предусмотрена обязанность проверять контрагентов по признакам добросовестности. Но доначисление налогов, наложение штрафных санкций, отказ в возврате НДС - это далеко не весь перечень рисков, которым подвергнется ваша организация, если заключит договор с «неблагонадежным» партнером.

С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен ст. 173.1, предусматривающей уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок» . Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 № 419-ФЗ.

Правильно организовав проверку контрагента, вы сможете доказать проверяющим органам, что ваша организация проявила должную осмотрительность перед заключением договора, и тем самым снизить свои риски!

Теперь попробуем разобраться, на каком этапе договорной работы лучше проверять контрагента , вопрос этот достаточно спорный. Объясним почему:

• в Схеме 1 такую проверку мы предлагаем производить в начале, сразу после подбора одной или нескольких подходящих организаций;
• но многие компании осуществляют такую проверку на стадии согласования договора, когда проект уже подготовлен: потрачены силы и время на переговоры и оттачивание условий сделки, на которых стороны готовы сотрудничать, и только потом проект договора направляется для проверки контрагента в соответствующее подразделение, и тут вдруг может выясниться, что контрагент неблагонадежен. Например, компания контрагента зарегистрирована по адресу массовой регистрации либо имеет задолженность по уплате налогов или предоставлению налоговой отчетности. А могут быть обнаружены и другие признаки неблагонадежности. Тогда от сделки вы отказываетесь и получается, что время-то и усилия сотрудников вашей организации были потрачены впустую!

Теперь самое время вспомнить о творческом подходе, т.к. нельзя всех контрагентов «причесывать под одну гребенку». К «новичку» и давнишнему партнеру, с которым у вас многолетнее положительное сотрудничество, должен быть разный подход. К только что зарегистрированной фирме и госкорпорации - тоже.

Проанализировав договоры, заключаемые вашей компанией, вам стоит определить:

• цели и задачи проверки контрагентов;
• группы риска заключаемых договоров (например, могут быть определены несколько групп риска: высокая, средняя и низкая; критериями могут стать суммы договоров, их разновидности и др., см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать



Пример 5

Краткий перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (дата изготовления не более 1 месяца на момент представления).

2. Документ, подтверждающий применение упрощенной системы налогообложения (уведомление, письмо и др.), если таковая применяется контрагентом.

3. В случае подписания договора не руководителем организации - копию документа, подтверждающего его полномочия (доверенность, решение учредителей, договор), заверенные в установленном порядке.

Пример 6

Средний перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Копия учредительного документа организации.

2. Копия свидетельства о государственной регистрации организации.

3. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет организации.

4. Копия приказа о вступлении в должность руководителя организации.

5. Копия решения об избрании руководителя организации.

6. Копия письма из Госкомстата.

7. Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц.

8. Документ, подтверждающий применение упрощенной системы налогообложения (уведомление, письмо и др.), если таковая применяется контрагентом.

9. В случае подписания договора не руководителем организации - копию документа, подтверждающего его полномочия (доверенность, решение учредителей, договор), заверенные в установленном порядке.

Кроме того, в зависимости от специфики заключаемого договора контрагентом должны быть представлены и иные документы (лицензии, свидетельство СРО с приложениями, аккредитации, разрешения и т.п.) по запросу проверяющего контрагента подразделения или иных согласующих структурных подразделений.

Пример 7

Расширенный перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Документы, содержащие сведения о контрагентах

1.1. Представляемые юридическим лицом - резидентом:

1) заверенные печатью организации и подписью руководителя организации копии учредительных документов в действующей редакции (со всеми изменениями и дополнениями):

• Устава,
• Учредительного договора (для товариществ - во всех случаях, для других юридических лиц - в случае необходимости по дополнительному запросу сотрудников юридической службы),
• Положения об организациях данного вида (в случаях, предусмотренных законом)

либо заверенные печатью организации и подписью уполномоченного лица выписки из указанных учредительных документов, содержащие сведения о:

• полном и сокращенном наименовании организации, ее местонахождении, наличии дочерних или зависимых обществ,
• составе учредителей (участников) организации и долях их участия, уставном (складочном) капитале (фонде) - по дополнительному запросу сотрудников юридической службы,
• органах управления организацией, включая единоличный исполнительный орган, уполномоченный на совершение сделок от имени организации, порядок его избрания, срок осуществления и пределы полномочий,
• порядке принятия решения о совершении крупной сделки и получения согласования ее совершения, порядке совершения иных сделок, если он отличается от предусмотренного действующим законодательством РФ, а также предусматривает необходимость получения согласования уполномоченных органов юридического лица либо органов государственной власти, местного самоуправления;

2) при необходимости копия Положения об обособленном подразделении юридического лица (заверенная печатью организации и подписью руководителя организации);

3) копии документов, подтверждающих полномочия лица на совершение сделки (заверенные печатью организации и подписью руководителя организации):

• протокола об избрании на определенный срок (при наличии),
• приказа о назначении на должность,
• доверенности, договора, решения собрания на совершение сделки в случае подписания договора иным кроме руководителя организации лицом,
• заверенная копия письма-согласования, выдаваемого в случае необходимости уполномоченным органом юридического лица либо органом государственной власти, местного самоуправления (например, для государственных и муниципальных предприятий при необходимости получения согласия собственника имущества на совершение сделки) - предоставляются до подписания договора;

4) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

5) заверенные печатью организации (при наличии) и подписью руководителя организации копии:

• свидетельства о государственной регистрации юридического лица,
• свидетельства о постановке юридического лица на налоговый учет,
• кодов органов государственной статистики (Информационного письма об учете в ЕГРПО),
• паспортов руководителя и главного бухгалтера (по дополнительному запросу сотрудников службы безопасности),
• лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
1.2. Представляемые контрагентом - физическим лицом:

1) копия паспорта;

2) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ;

3) копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц - индивидуальных предпринимателей);

4) банковские реквизиты (при необходимости).

1.3. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося российским юридическим лицом:

1) доверенность на представителя (руководителя) российского юридического лица от иностранного юридического лица (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) выписка из ЕГРЮЛ на доверенную организацию не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

3) приказ о назначении руководителя юридического лица (протокол общего собрания акционеров, решение участников общества о назначении либо иной документ, подтверждающий полномочия руководителя в зависимости от организационно-правовой формы организации), заверенный печатью организации, утвердившей человека в должности руководителя.

1.4. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через свое представительство, находящееся на территории РФ:

1) доверенность на главу представительства, находящегося на территории РФ (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) свидетельство об аккредитации представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия);

3) разрешение на открытие представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия).

Примечание: организация (физическое лицо), действующая (ее) от имени представительства иностранного юридического лица, аккредитованного на территории РФ, помимо документов, указанных в пунктах 1 и 2, при себе должна (но) иметь доверенность на представление интересов от представительства, составленную на бланке и заверенную печатью представительства.

1.5. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося физическим лицом:

1) доверенность, выданная на физическое лицо, в содержании которой в обязательном порядке указывается Ф.И.О., паспортные данные доверенного лица, полномочия (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) паспорт доверенного физического лица либо нотариально заверенная копия страниц паспорта, на которых указаны основные данные лица, удостоверяющие личность (Ф.И.О., номер, серия, дата и орган, выдавший паспорт).

1.6. Для иностранных юридических лиц, действующих самостоятельно:

1) полная выписка из торгового (коммерческого) реестра (иной аналогичный документ) на компанию с указанием организационно-правовой формы, названия, места нахождения, личности руководителя и т.п.;

2) учредительные документы на компанию, сертификат инкорпорации, протокол (внутренний корпоративный документ) о назначении первого лица - руководителя;

3) доверенность на лицо, уполномоченное подписывать документы, от иностранного юридического лица.

2. Требования к оформлению официальных документов,
предъявляемые к иностранным юридическим лицам

2.1. Официальные документы, предоставляемые зарубежными организациями для проверки, должны быть надлежащим образом оформлены, а именно:

• документы должны пройти процедуру консульской или дипломатической легализации (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, не является страной - участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
• либо документы должны пройти процедуру проставления апостиля (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, является участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
• либо документы могут быть иным образом удостоверены, например: торгово-промышленными палатами, нотариально (данное удостоверение возможно только в случае упразднения процедуры легализации и апостилирования в связи с заключением соглашения между РФ и иностранным государством об отмене процедуры проставления апостиля).

2.2. Официальные документы, составленные на иностранном языке, подлежат нотариально заверенному переводу на русский язык.

3. Требования к доверенности

3.1. Доверенность, выданная российской организацией на своего представителя, предоставляется в виде копии, заверенной в установленном порядке (с указанием должности лица, подписи и расшифровки Ф.И.О., датой выдачи), если она не совершена в нотариальной форме.

3.2. Доверенность, исходящая от иностранного юридического лица, нотариально заверяется, указывается ее номер, дата выдачи. Обратите внимание: если государство, в котором выписана доверенность, входит в Гаагскую конвенцию, то доверенность должна содержать штамп апостиль, проверьте список стран, для которых апостиль не нужен.

3.3. Доверенность, выданная иностранной организацией на имя руководителя российского юридического лица, главу представительства иностранной компании, физического лица на осуществление полномочий с правом передоверия, разрешает предоставлять полномочия третьему лицу. На третье лицо оформляется доверенность (оформленная на бланке организации или представительства, с печатью при ее наличии). В случае передоверия полномочий, возложенных иностранной компанией на физическое лицо, передоверие на третье лицо оформляется нотариально заверенной доверенностью.

3.4. Главы представительств, филиалов действуют исключительно на основании доверенности. Все иные сотрудники юридического лица за исключением единоличного исполнительного органа также действуют на основании доверенностей или решения собрания, договоров, в которых указаны полномочия указанных лиц. Полномочия в вышеуказанных документах формулируются организациями самостоятельно в произвольной форме.

4. В случае совершения сделки с недвижимым имуществом
дополнительно запрашиваются

1) справка о балансовой и остаточной стоимости объекта;

2) нотариально заверенная копия свидетельства о внесении в реестр недвижимого имущества;

3) подготовленный в соответствии с законодательством РФ об оценочной деятельности отчет об оценке рыночной стоимости объекта, произведенной не ранее, чем за 3 месяца до его представления;

4) заверенные в установленном порядке копии документов технического учета (технического паспорта, поэтажного плана и экспликации);

5) справка о принадлежности имущества к памятникам истории и архитектуры;

6) нотариально заверенные копии правоустанавливающих документов на земельный участок, на котором расположен объект недвижимого имущества;

7) копия кадастрового плана земельного участка под объектом недвижимого имущества или ситуационный план (при отсутствии кадастрового плана), копия кадастрового плана земельного участка - объекта сделки;

8) сведения об обременениях недвижимого имущества с приложением копий соответствующих документов.

5. В случае необходимости проверяющим контрагента подразделением
запрашиваются и иные документы (в виде оригиналов или заверенных копий).
• на каком этапе договорной работы осуществляется проверка контрагентов, с которыми заключаются договоры той или иной группы риска;
• можно создать не один, а несколько перечней запрашиваемых у контрагента документов: чем выше степень риска заключаемого договора, тем больше документов запрашиваем для проверки (см. Примеры 5, 6 и 7);
• критерии, по которым будут проверяться контрагенты (в том числе с использованием сайта ФНС России), а также, кто в вашей организации по каким критериям будет осуществлять проверку;

Что и как можно выяснить о любом юрлице на официальном сайте налоговой службы www.nalog.ru, см. в статье «Как проверить контрагента? »

• будет ли привлечена специализированная организация для осуществления проверки контрагента (что становится все более распространенным явлением в последнее время). Если да, то определить, для каких договоров это необходимо (например, приобретение бизнеса / предприятия требует полной проверки деятельности компании, в то время как приобретение компьютеров или расходных материалов к ним требует совершенно другого подхода);
• порядок взаимодействия работников вашей организации с теми, кто будет осуществлять проверку контрагентов (этим может заниматься один или несколько отделов либо конкретные должностные лица);
• сроки проверки контрагента в соответствии с группами риска для планирования, понимания общего времени, необходимого для заключения договора и его исполнения;
• требования к участнику закупки для включения в документацию закупки в случае, если компания осуществляет закупочные процедуры, в т.ч. в соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (например, участник не должен находиться в процессе ликвидации (для юридического лица) / прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя или он не должен быть признан по решению суда банкротом);
• порядок документирования процесса проверки контрагента:
• ответственность лиц, осуществляющих проверку контрагентов.

Регламентировать проверку контрагентов можно:

• в соответствующем разделе Договорного регламента или создать для этих целей отдельный локальный нормативный акт. Эти варианты равнозначны. Какой из них выбрать - решать вам. В некоторых организациях предпочитают иметь несколько документов по вопросам договорной работы, т.к.: их можно разрабатывать и вводить в действие последовательно; ими будут руководствоваться разные подразделения / группы сотрудников. Но кому-то больше нравится единый документ (ведь содержание и предметный указатель и в длинном тексте помогут быстро находить нужные фрагменты);
• одним приказом о проверке контрагентов в организации , что характерно для небольших компаний, где количество заключаемых договоров мало, работает небольшое число сотрудников и осуществлять проверку можно поручить одному человеку, ведь зачастую в таких небольших компаниях даже отсутствует служба безопасности;
Договоры: предновогодние хлопоты »

Организация договорной работы на предприятии (в организации). Положение об организации договорной работы

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФГБОУ ВО «Уральский государственный экономический университет»

Институт дистанционного образования

Курсовая работа

По дисциплине: «Юридическая служба в организации»

На тему: «Организация договорной работы на предприятии (в организации). Положение об организации договорной работы»

Ирбит, 2017

Введение

Понятие, классификация, функции договора

1 Понятие и классификация договоров

2 Признаки договора

Договорная работа

1 Организация договорной работы

2 Положение об организации договорной работы

Анализ организации договорной работы в СПК «Килачевский»

1 Общая характеристика предприятия

2 Организация деятельности по осуществлению договорной работы

Заключение

Список использованных источников

Приложения

Введение

Актуальность темы исследования. Целью существования любой организации является выполнение определенных функций, присущих ей. Например, для школы - это оказание образовательных услуг, для промышленного предприятия - выпуск и сбыт определенной продукции, для театра - удовлетворение потребителей в части зрелищ. При этом зачастую, для осуществления такой деятельности необходимо заключение договоров. Да даже при покупке билета в театр, заключается договор между театром и зрителем, в результате которого театром будут оказаны услуги. Конечно, все это несколько утрированно, и большинство из нас понимает, что под договором чаще всего подразумевается соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей(ст. 420 ГК РФ ). При помощи договоров осуществляется материально-техническое снабжение, реализация готовой продукции, капитальное строительство, перевозка грузов, бытовое обслуживание граждан, розничная торговля и др., т.е. вся коммерческая работа предприятий совершается на основании договоров.

При этом в любой организации ведется договорная работа - это деятельность определенных ее работников, включающая подготовку проекта будущего договора (контракта, соглашения), согласование его условий, закрепление этих условий в документе и контроль над их исполнением.
Процесс организации договорной работы должен быть четко спланирован и предусматривать управление на всех перечисленных этапах. Работа с договорами требует ряда специфических навыков и специальных знаний, прежде всего в области юриспруденции. Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия большое значение имеет технология договорной работы.
Основным подразделением, занимающимся договорной работой в организациях, является юридический отдел (служба). Ведь для того, чтобы составить грамотно договор, необходимо знать нормативно-законодательные требования, применяемые к различным видам договоров, уметь отразить последние изменения законодательства в шаблонах договоров, завизировать договора у необходимого количества лиц. Да и хранение договоров также находится в ведении юридических служб.

Актуальность темы связана с тем, что изучение организации договорной работы, организованной на предприятии, помогает более подробно изучить как функции юридического отдела, так и юрисконсультов, кроме того позволяет изучить нормативно-законодательные требования, предъявляемые к договорам, изучить их типовые формы.

Целью исследования является изучение организации договорной работы на предприятии (в организации).

Задачами исследования в соответствии с поставленной целью будут:

-Изучение понятия договорной работы,

-Рассмотрение нормативно-правовых основ заключения договора,

-Изучение шаблона договора, протокола разногласий,

-Рассмотрение реализации договорной работы на примере конкретной организации.

Объект исследования - основы организации договорной работы на предприятии (в организации).

Предмет исследования - организация договорной работы на СПК «Килачевский».

Теоретико-методологическую основу исследования составляют научные и прикладные работы российских специалистов по вопросам организации договорной работы таких авторов как И.С. Шиткиной, Е. Шестаковой, М.Т. Саблина и др.

Нормативно-законодательной базой для работы служат Гражданский кодекс РФ, Арбитражный процессуальный кодекс РФ, Гражданский процессуальный кодекс РФ, Федеральный закон «О третейских судах в Российской Федерации» от 24.07.2002 №102-ФЗ и другие нормативно-законодательные акты.

В качестве методологии при проведении исследования использовалось следующее: методы системного подхода, логического и сравнительного анализа.

1. Понятие, классификация, функции договора

1.1 Понятие и классификация договоров

Договор - это соглашение двух или нескольких лиц, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских правоотношений. Он возникает всегда в результате выражения воли двумя или несколькими лицами. Волеизъявление указанных лиц должно быть взаимно согласованным. Договором является не любое соглашение лиц, а только такое, которое имеет целью вызвать юридические последствия, а именно, возникновение, регулирование, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Договор - это юридический акт, порождающий, изменяющий или прекращающий гражданские права и обязанности. Но в отличие от других юридических фактов (например, событий, причинения вреда и т. д.), которые влекут только установление, изменение или прекращение гражданских правоотношений, договор, кроме того, непосредственно и регулирует в соответствии с законом поведение сторон, определяет их права и обязанности.

Договор - разновидность сделки, одно из наиболее распространенных оснований возникновения обязательств. Сделка - более широкое понятие, чем договор. Любой договор - всегда сделка. Однако не всякая сделка - договор. Только двухсторонняя или многосторонняя сделка, в которой происходит взаимное согласование волеизъявления двух или более лиц, будет договором.

Нужно разграничивать понятие договора и обязательства. Договор - это юридический факт, основание возникновения обязательств. Обязательство - это гражданское правоотношение, основанием которого может быть не только договор, но и односторонние сделки, неправомерные действия, планово-административные акты и др.

Договор имеет большое значение в жизни общества и применяется в отношениях между всеми участниками гражданских правоотношений. Он используется, в основном, для регулирования имущественных отношений. Вместе с тем договор может регламентировать и неимущественные права, и обязанности сторон.

Классификация договоров проводится по различным признакам, которые, как правило, закреплены в законе.

В зависимости от характера распределения прав и обязанностей между сторонами договоры делятся на односторонние и двусторонние или взаимные. Это различие совпадает с делением обязательств.

Не следует смешивать классификацию договоров с аналогичной классификацией сделок. Сделки подразделяются на односторонние и двусторонние в зависимости от числа волеизъявлений, необходимых для ее возникновения, а договоры - по характеру распределения прав и обязанностей. Любой договор - двусторонняя сделка, поскольку для ее возникновения требуется согласованное волеизъявление двух или нескольких лиц. Односторонний же договор отличается от односторонней сделки тем, что для ее возникновения достаточно волеизъявления одной стороны, одного лица, а для одностороннего договора необходимо согласование воли не менее чем двумя лицами.

Односторонний договор исполняется только должником, т. е. одной стороной.

По характеру возникающих правоотношений различают договоры возмездные и безвозмездные.

По тому, в чьих интересах заключается договор, различают договоры в интересах его сторон и в пользу третьего лица. По первому виду договоров, а их подавляющее большинство, права и обязанности возникают только у сторон, заключивших его, независимо от того, кто будет принимать его исполнение - сторона по договору или, по ее указанию, другое лицо. По договору в пользу третьего лица исполнения его может требовать как лицо заключившее договор, так и третье лицо, в пользу которого обусловлено исполнение, если иное не предусмотрено законом, договором и не вытекает из существа обязательства. Следовательно, по этому договору право требовать его исполнения, кроме самой стороны, предоставляется также лицу, не принимавшему участия в его заключении.

В зависимости от того, на что направлены договоры, различают договоры:

-о безвозвратной передаче имущества в собственность или оперативное управление (купля-продажа, дарение, поставка, контрактация, снабжение анергией и газом, заем);

-о передаче имущества во временное пользование (имущественный заем, наем жилого помещения, безвозмездное пользование имуществом);

-о выполнении работ (подряд, подряд на капитальное строительство, научно-исследовательские, конструкторские, технологические, проектно-изыскательские работы, перевозка);

-об оказании услуг (страхование, расчетно-кредитные отношения, экспедиция, поручение, комиссия, хранение, охрана);

-о достижении общей хозяйственной цели (совместная деятельность);

-авторские договоры (о передаче произведения для использования, лицензионный договор, договор о выдаче один лицензии или договора об уступке патента, использования права на промышленный условие образец, пользования товарным знаком) .

1.2 Признаки договора

Любая допускается организация в своей считался деятельности вступает зависимости в отношения с другими принятие организациями и гражданами между на основании заключаемых специальных договоров. По договорам качестве производится снабжение заключении организации сырьем, главе деталями, используемыми срок в процессе производства, права по договорам продаются данном товары, выполняются экспертиза работы, оказываются полномочные услуги потребителям. Так заключениедоговор или иначе весь оборот сертификат организации связан исполнителем с заключением и исполнением функции договоров.

Согласно ст.420 ГК тексту РФ, под проявлять договором принято случаях понимать соглашение дополнение двух или способе нескольких сторон, контрагентами направленное на возникновение, однако изменение или стороны прекращение гражданских прав проекты и обязанностей .

Исходя некоторых из такого определения, можно выделить наличии три признака, неисполнение присущих договору.

Договор также представляет собой результатов соглашение. Это отношениям значит, что направлено договор всегда однако основан на согласии, должно желании его правовой сторон вступить соответствии в правоотношение. Согласие, восполнять добрая воля - главное порядок в договоре. Именно хранение поэтому в ст.1 ГК резюме РФ в качестве основного такими положения гражданского сроке законодательства включен проект принцип свободы урегулирование договора. Детально прекращении содержание свободы лице договора раскрывается согласие в ст.421 ГК РФ. Под договором свободой договора достижении принято понимать: специфичен а) свободу принятия исключением решения заключать связаны или не заключать сейчас договор; б) свободу письменно выбора контрагента; консультантплюс в) свободу определения договора условий договора (цены, качестве сроков поставки, хозяйственных гарантийного срока выработка и пр.). Из принципа договора свободы договора получения закон устанавливает договора изъятия в некоторых договорной случаях, как электронной правило, они интересам связаны с необходимостью данных защиты более «слабой» стороны . Например, если если одной повышение из сторон договора дополнение является естественная договор монополия - организация, документальный которая по роду способе своей деятельности номера продает товары, этом оказывает услуги, основании которые невозможно наличии приобрести у другого дополнительных контрагента, то закон остающегося запрещает ей отказывать порядок в заключении договора. Именно ценностей поэтому, например, выполнение энергоснабжающая организация идет не вправе отказать основания в заключении договора договора энергоснабжения индивидуальному установлено предпринимателю, желающему существенными получать электрическую силу энергию. Для утвержденных некоторых видов часть товаров закон главный ограничивает свободу договорной договора путем регистрации государственного регулирования договор цен, могут поручению предусматриваться специальные направлены требования к отдельным установлено условиям договора. Поэтому, соответствии несмотря на действие оперативное принципа свободы иные договора, перед договору заключением договоров неисполнение целесообразно уточнять, обращения нет ли специальных проверка требований к договору систематизированной и его условиям,

Известно, что работа с договорами на предприятии - задача не только юридического, но и прочих отделов предприятия. Ведь заключить договор недостаточно, его условия нужно еще и исполнить: к примеру, осуществить денежный перевод, организовать выполнение некоторых работ и так далее. Часто на предприятии складывается определенная практика составления, заключения и выполнения договоров , которая привычна и понятна всем отделам. С одной стороны, это хорошо, ведь все знают, что им делать. С другой стороны, если практика ошибочна, то могут возникнуть проблемы с ее реорганизацией .

В принципе, все понимают, что если работа с договорами построена верно и в согласии с текущим законодательством, то и проблем - особенно с дебиторскими и кредиторскими задолженностями - будет значительно меньше. Однако каждый отдел в целом и каждый работник в частности стремится минимизировать свою долю ответственности по сделке - что не может не влиять отрицательно. Так что любые изменения, увеличивающие эту долю, будут встречаться резкой критикой и отторжением.

Однако стоит понимать, что от слаженной работы всех отделов зависит успешность предприятия в целом . Это не тот момент, когда нужно прятаться от ответственности или спихивать ее на других. Следовательно, даже если введение нового порядка будет сложным и неоднозначным процессом, юристу все равно стоит приложить усилия. С чего же начать? Как определить, насколько эффективными будут перемены? Как примерно должны действовать различные отделы?

Юрист необходим при заключении любого договора

Практика показывает, что наиболее задействованными при заключениями договоров оказываются юристы и менеджеры - в силу специфики деятельности. Финансовый отдел, конечно же, тоже не остается в стороне (в конце концов, именно он занимается всеми денежными потоками), однако его влияние не столь очевидно.

Прежде, чем вводить какие-либо изменения, нужно проанализировать, как производится работа с договорами на данный момент . Кто чаще всего составляет договоры, которые заключает предприятие: составляются ли они собственными юристами или поступают от сторонних организаций и требуют особенно внимательного изучения? Кто имеет право подписывать договоры: собственно руководитель или прочие лица? Какие подготовительные работы производятся? Какова процедура подписания договоров? Куда договоры направляются? Какова процедура исполнения договоров? Где и в каких условиях хранятся договоры? Ответы на эти и подобные им вопросы позволят определить наиболее слабые места в работе с договорами.

После того, как юрист определит особенности сложившейся на предприятии практики, можно начинать подготавливать документы, которые облегчат переход к новому порядку работы с договорами. Нужно будет составить методические рекомендации для участников договорной работы. Отметим, что речь идет о каждом участнике, включая лицо, ответственное за хранение договоров. Составление рекомендаций и общего Положения о работе с договорами необходимо для того, чтобы на предприятии могла образоваться новая единая система работы с документами. Такая система позволит упростить процедуру подготовки и подписания новых договоров, улучшить контроль за исполнением и хранением договоров.

Так как при заключении и исполнении договоров требуется слаженная работа нескольких отделов, то придется определить основные понятия: что есть собственно договор, что есть дополнительные соглашения и так далее. Введение определений более важно, чем может показаться, ведь различия в понимании одного и того же термина неминуемо приведут к трудностям.

Что такое договор?

Итак, под словом «договор» понимается соглашение двух и более сторон. Это соглашение устанавливает, изменяет или прекращает права и обязанности сторон по отношению друг к другу. Под «согласованием договора» следует понимать предоставление текста договора в юридический отдел, также в бухгалтерию и в финансовый отдел. Только после того, как текст будет одобрен ими, его можно будет подписывать. Важно помнить, что речь идет о каждом договоре, заключаемом на предприятии - даже, казалось бы, незначительном. Любые изменения в договоре, равно как и различные дополнения, порой даже некоторые протоколы также должны согласовываться не только с юристами, но и с финансистами. Очевидно, что договор редко будет одобрен в первой же редакции: обязательно возникнут какие-либо предложения, примечания, некоторые указания и так далее. Все подобные отметки могут быть сделаны на «листе согласования» - заранее подготовленном бланке.

Форма листа согласования в целом произвольна, и предприятие может ввести собственную, учитывая свои обстоятельства . Опишем, однако, наиболее значимые реквизиты. Так, обязательно должно быть поле для указания предмета согласования: если один человек ведет речь о договоре, а второй - о дополнительном соглашении, то никакого толка из этого не выйдет. Следующий немаловажный реквизит - информация о контрагенте. Тут может быть указаны его наименование, место расположения или регистрации и так далее.

Следующая графа - данные об ответственном лице, которое представляет интересы предприятия. Можно указать (кроме фамилии и имени), в каком отделе он работает, кто его непосредственный начальник (можно даже требовать, чтобы начальник отдела расписывался в том, что осведомлен о заключающемся договоре), внутренний телефон и так далее. Следующие графы в листе согласования посвящаются датам: дата заполнения листа, дата передачи договора в данный отдел, дата возврата договора обратно исполнителю, срок , предоставленный отделу на ознакомление с договором и внесение поправок. Все это нужно для того, чтобы отделы не затягивали работу с договором без нужды. Наконец, потребуется выделить место для подписей начальников отделов.

Для чего нужен этот лист согласования, если компьютеры изобретены уже достаточно давно, да и пользоваться ими умеют даже уборщицы, не то что юристы-бухгалтеры? Казалось бы, если введена электронная документация, то и правки на листочках не имеют смысла. Однако на деле это не так. Во-первых, подавляющее большинство людей более внимательно читают распечатанные документы, в то время как электронные документы лишь бегло просматривают. Следовательно, вероятность пропустить что-то важное при «ручных» правках снижается. Во-вторых, техника легко выходит из строя - и общеизвестно, что происходит это в самый неподходящий момент.

То есть электронный вариант может не быть прислан, компьютер может внезапно зависнуть и так далее. В такой ситуации проще поставить отметки вручную и сосредоточиться на дальнейшей работе, чем дожидаться починки своенравного агрегата. В-третьих, введение такого листа позволяет лучше контролировать работу различных отделов. Вообще, наиболее эффективно для любого предприятия равное использование как электронных правок, так и правок на бумаге.

Отметим, что внедрение такого листа согласования позволяет снизить количество неоднозначно составленных договоров. Нередко менеджеры, заключающие договор, настолько торопятся с его подписанием, что не читают его с должным вниманием. Кроме того менеджер редко понимает тонкости юриспруденции или бухгалтерского учета - собственно, это не его дело - ввиду чего допускает грубые ошибки при составлении договора. В итоге оказывается, что они имел в виду одно, партнеры - совсем другое, а из текста договора следует вовсе третье. Лист согласования позволяет избежать подобных неприятных моментов.

Кроме листа согласования весьма эффективным может оказаться и техническое задание на договор. Как видно из названия, техническое задание - это бланк, в который вписывается основная информация о составляемом договоре. Все достаточно просто: менеджер указывает все значимые требования к договору, юристы на основании этого документа составляют необходимый договор. Требования излагаются в унифицированной форме, так что разночтения маловероятны. Так как они изложены достаточно полно, то и составление договора займет не так много времени, как могло бы. В итоге два отдела работают быстро и слажено - а вместе с ними и все предприятие.

Совершенно очевидно, что мало какой менеджер добровольно согласится брать на себя дополнительную нагрузку и заполнять техническое задание. Тем не менее введение в обиход технического задания на договор в перспективе позволяет менеджеру работать более эффективно.

Наиболее эффективно использование технического задания при составлении типовых договоров. Так, отдел менеджмента может подготовить техническое задание на те виды договоров, которые приходится составлять достаточно часто. В отведенных для этого графах будет указана цель составления такого договора, условия его использования, примерные сроки, в которые нужно уложиться. На основании требований юрист подготавливает примерный типовой договор, согласовывает его форму с прочими отделами. После того, как в текст были внесены все необходимые правки, документ передается руководителю предприятия. Наконец, полностью отредактированный и утвержденный типовой договор вносится в электронный архив, в раздел типовых договоров. Теперь любой менеджер может использовать этот типовой договор в своей работе.

Однако техническое задание может быть полезно и при составлении уникальных договоров.

Более того, благодаря такому бланку менеджер сможет связно изложить свои требования и пожелания, а юрист - понять и учесть их.

Какая информация должна быть указана в техническом задании? Опять же, зависит от конкретного предприятия. Однако основные реквизиты, по сути, типичны. Так, в техническом задании обязательно нужно указать, какого вида договор требуется: договор аренды, договор купли-продажи, договор на оказание услуг и так далее. Далее нужно будет указать, кто занимается этим договором, с указанием его телефона, полномочий и так далее. Следующие графы нужно посвятить собственно договору: банковские реквизиты предприятий, предмет договора, сумма договора и тому подобная информация. К слову, во избежание разночтений нужно указать, как рассчитывается эта сумма, в какой валюте она указывается, каков курс валюты на момент составления договора и так далее.

Обязанности сторон по договору должны быть расписаны особенно подробно и понятно . Так, обязательства и права каждой стороны нужно описать отдельно. В обязательном порядке нужно указать, в какие сроки должны быть исполнены обязательства каждой стороны, в каком месте это должно произойти. Нужно как можно более подробно расписать способ исполнения своих обязанностей каждой из сторон: какие действия должны быть произведены, в каком порядке, в какие сроки и так далее. Подробное изложение позволит избежать недопонимания между сторонами договора. Конечно же, нужно будет указать ответственность сторон в случае невыполнения обязательств, несоблюдения сроков и прочих накладок. Если существуют прочие условия договора, которые должны быть изложены, их можно указать в отдельной графе. Наконец, нужно будет указать срок действия договора. Еще раз повторимся, что каждое предприятие может разработать собственный бланк технического задания на договор и указать в нем те графы, которые актуальны для конкретного предприятия.

Впрочем, не стоит ожидать, что одно только введение бланка технического задания вызовет чудесную работоспособность всех отделов и сотрудников. На деле нередко оказывается, к примеру, что менеджеры испытывают немалые трудности с заполнением этих бланков. Например, они могут не понимать разницы между различными видами договора, или им может оказаться трудно определить предмет договора. Это конечно же не значит, что менеджеры недостаточно образованы - ведь даже сами юристы порой затрудняются сходу назвать вид и предмет договора. Да и по сути, данные определения находятся больше в сфере компетенции юриста, нежели менеджера. Однако это хорошо иллюстрирует, что составление и заключение договоров требует слаженной работы всех отделов. И техническое задание позволит менеджеру и юристу взаимодействовать наиболее тесно и эффективно - хотя бы потому, что все не вполне ясные моменты выявятся уже на этапе заполнения бланка технического задания.

Еще одна трудность, с которой можно столкнуться - самовольное внесение изменений в договор . Типовые договоры могут свободно использоваться любым менеджером, тексты находятся в свободном доступе. Так как договоры уже были согласованы и приняты всеми отделами, то нет нужды заново проверять и согласовывать заполненный типовой договор. Однако менеджер может посчитать, что некоторые положения типового договора не вполне согласуются с условиями определенной сделки - и попытается изменить условия договора. Так как договор типовой, то никто не будет требовать его проверки и согласования. И о самодеятельности менеджера может стать известно слишком поздно.

Получается, с одной стороны использование типовых договоров избавило юристов от повторяющейся и бессмысленной работы, однако дало им новую - заковыристую и крайне нестандартную. Для того, чтобы не допустить подобных казусов, на предприятии следует ввести некоторые меры безопасности. Простейший способ - предоставлять менеджерам только распечатанный текст договора. То есть все данные по конкретному договору будут вноситься вручную. Или можно передавать договор в виде электронного шаблона - менеджер сможет вбивать данные только в строго отведенные для этого графы. Наконец, можно использовать пароли и прочие средства защиты информации. Какие конкретно меры будут приняты зависит от условий конкретного предприятия.

Вообще, чем крупнее предприятие, чем более обширно ведется договорная деятельность, тем более подробно придется расписывать правила работы с договорами . Оно и понятно: если в фирме трудится один юрист, два бухгалтера и три менеджера, то им несложно согласовать свою деятельность, в том числе и по работе с договорами. Если же в каждом отделе трудится по нескольку десятков человек, да и сами отделы имеют сложную структуру, то согласовывать их придется извне - с помощью приказов, положений и рекомендаций.

Придется подробно описать не только порядок составления и согласования договора, но также сроки, отведенные каждому отделу для рассмотрения конкретного договора, порядок этого рассмотрения, порядок внесения замечаний и предложений, порядок подписания договора, порядок исполнения договора, порядок его расторжения и так далее. В ряде случаев бывает полезным введение методических рекомендаций для каждого сотрудника соответствующих отделов. Повторимся: для маленькой организации введение таких бумаг может быть бесполезной тратой ресурсов. Однако на крупном предприятии это становится необходимой мерой, позволяющей контролировать движение документов и избегать ненужных проблем. Задача юриста в том, чтобы определить подходящий для данных условий вариант.