Система управления представляет собой совокупность объекта управления (например, предприятия) и субъекта управления (управленческого аппарата) (рис. 3.2). Управленческий аппарат объединяет сотрудников, формулирующих цели, разрабатывающих планы, устанавливающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу объекта управления входит выполнение планов, разработанных управленческим аппаратом, т. е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления. Оба компонента системы связаны прямой и обратной связью. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления. Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении.

Рис. 3.2. Структура системы управления: П – прямая связь; О – обратная связь

Директивная информация формируется управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о внешней среде, о сложившейся внешней ситуации. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю ситуацию объекта, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация и регионе, ситуация на финансовом рынке и т. п.).

Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояния рынка, уровня инфляции, налоговой и таможенной политики и т. д.).

Обратная связь, увеличивающая влияние входа системы на ее выход, называется положительной обратной связью, а уменьшающая это влияние называется отрицательной. Отрицательная обратная связь способствует восстановлению равновесия в системе, когда оно нарушается внешним воздействием, а положительная обратная связь вызывает большее отклонение, чем то, которое вызвало бы внешнее воздействие при отсутствии обратной связи.

Системы управления с обратной связью функционируют следующим образом. Выбирается управляющее воздействие, которое определяет требуемое состояние управляемого объекта. Информация о фактическом состоянии управляемого объекта поступает по каналу обратной связи. Специальный орган сравнивает эти состояния, и при несовпадении требуемого и фактического состояний управляемого объекта вырабатываются управляющие воздействия, назначением которых является корректировка его поведения.

Метод управления, основанный на использовании обратной связи, нашел широкое применение как в системах управления техническими объектами, так и в организационно-административных системах.

Одним из главных достоинств этого метода является работа элементов систем управления в условиях значительных изменений внешней среды, т. е. в условиях большого числа случайных воздей­ствий различного вида.

Количество информации, возникающее при управлении предприятием, увеличивается, вместе с ростом организации. Даже на самых маленьких предприятиях приходится перерабатывать намного больший объем информации, чем кажется на первый взгляд.

В процессе управления настоящие трудности появляются, при необходимости следить за изменениями информационных потоков. Ресурсы организации постоянно находятся в процессе движения. В каждый момент времени есть большее или меньшее товаров в наличие, определенное количество денег, расходных и приходных счетов. При изменении внешних условий, граничащих с деятельностью предприятия, если руководство не будет во время получать информацию, последствия могут быть губительны.

Требования, предъявляемые к системе информационных потоков

Информационными потоками называют физические перемещения информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Какое либо изменение информации не рассматривается в качестве информационных потоков. Система информационных потоков - это совокупность всех физических перемещений информации. Такая система дает возможность осуществить какой-либо процесс и реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - максимальная оптимизация работы предприятия.

Виды информационных потоков

Управлять информационным потоком можно следующим образом:

• изменяя направление потока;
• ограничивая скорость передачи до соответствующей скорости приема;
• ограничивая объем потока до величины пропускной способности отдельного узла или участка пути.

Информационный поток измеряется количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами, килобайтами и мегабайтами. В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

• количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
• суммарными количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Информация, используемая как элемент управления или предмет управленческого труда, обязательно должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Таким образом, информационное обеспечение - это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства.

Информация, собираемая в центре системы контроллинга, обеспечивающему информационно – аналитическую поддержку процессов решений для оптимизации управления предприятием и прописывающему последовательность действий в системе менеджмента, должна отвечать ряду обязательных требований:

• Достоверность – получаемая информация должна быть верной
• Релевантность – данные должны помогать в принятии решений
• Понятность
• Эффективность – эффект от получения информации, должен перекрывать потраченные силы на ее получение
• Регулярность – информация должна поступать регулярно

Собирание плановой, а так же фактической информации, как правило, происходит один раз в месяц, если ее собирать раз в неделю, то служба контроля не будет успевать обрабатывать информацию и сводить все данные по предприятию. Для избежания этой проблемы целесообразно автоматизировать работу системы контроллинга.

При характеристике информационной системы, как правило, исследуются передвижение различных информационных потоков, а так же их интенсивность и постоянность, различные виды алгоритмов преобразования информации и соответствующая этим условиям в данный момент схема документооборота.

Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется, опосредовано, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.

Во время создания информационного обеспечения, следует ориентироваться на усредненную и выровненную потребность в специальной информации руководителей и специалистов. Стоит заметить, что особое место здесь занимает тип информации связанный с управлением, в которой будут отражены прогрессивные приемы и методы организации управления.

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Процесс формирования информационного обеспечения включает несколько этапов:

• описание состояния объекта, т. е. физическая фотография. Это предполагает набор технико-экономических показателей и параметров, характеризующих управляющую и управляемую системы, с соответствующей классификацией этих показателей;
• моделирование классификационных связей в информационных массивах с выделением причинно-следственных зависимостей, т. е. формирование частных статических моделей;
• отражение в информационных моделях динамики отдельных элементов и про­цессов, т. е. обоснование тенденций количественного и качественного изменения в производстве. При этом количественное изменение предполагает корректировку информации, а качественное изменение - ее частичную или полную перестройку;
• интегрированная информационная модель процесса производства, отражающая взаимосвязь и динамику локальных процессов и всего производства.

Порядок формирования определяет подход к анализу состава информации. Организация информации в значительной степени предопределяет порядок ее хранения, регистрации, обновления, передачи и использования. Четкая организация банков данных позволяет более полно обосновать направления движения, интенсивность потоков, закономерности ее преобразования, методику запросов и получения.

Фильтрация информационного потока

Далее я бы хотел привести несколько «фильтров» информации, которые серьезно ограничивают поступление важной информации к руководству предприятия. Такая фильтрация вполне типична для российских предприятий и никак не зависит от размера организации. Вот несколько таких «фильтров», наиболее искажающих информационные потоки, направленные к руководству:

• Организационное несовершенство. Данная «фильтрация» возникает в результате отсутствия на предприятии центра для переработки и анализа, поступающей к руководству информации от подразделений предприятия. Информация может быть предоставлена в любом формате, как устное сообщение, так и данные, приведенные в таблицу.

Зачастую такая информация просто теряется, но так же не проводится проверка информации на достоверность, это тоже достаточно снижает качество поступившей к руководству информации.

Влияние данного несовершенства можно уменьшить, разработав системы индикативной информации для руководства организации. Так же стоит всю разнородную информацию, которую направляют к руководителю, сводить в единый формат. Этот формат должен предоставлять динамику развития, наиболее важных показателей предприятия в виде различных графиков и диаграмм.

• Низкая квалификация среднего звена. Такая фильтрация, как правило, проявляется в нехватке профессионалов в поиске и предоставления информации.

По настоящему хорошим методом борьбы с этим «фильтром» будет только приглашение специалистов из других организаций, которые займутся проведением нужных исследований.

• Низкая квалификация высшего руководства. Большая часть руководящего состава не любит признаваться в неумении или непонимании, каких либо аспектов, зачастую боясь пошатнуть свой авторитет перед подчиненным персоналом, и из-за этого чаще всего информация просто-напросто игнорируется. Для решения этой проблемы, во-первых, стоит излагать информацию достаточно простым языком, а во-вторых, стоит выяснить какой тип предоставления более приемлем. Как вариант можно рассмотреть способ приучения руководителей к различной информации, предоставляя одни и те же данные в различной форме.
• Метод обработки информации. Данный фильтр дает о себе знать, во время введения граничных условий, при математической обработке данных. В случае если метод или пограничные условия будут выбраны неверно, очень велика вероятность потери части важной информации. Во избежании этих проблем следует использовать метод экспертных оценок, как наиболее подходящий для работы с самой ценной информацией.
• Успешные установки. Данный «фильтр» проявляется во время использования типичных методов решения возникающих проблем. Чаще всего работники предприятий во время своей работы вырабатывают модель «успешных действий». Но при условиях во время изменения каких либо факторов такая модель может не сработать или сработать неверно, таким образом она становится своеобразным тормозом. Степень проявления данной проблемы можно характеризовать старением персонала.
• Реальная власть. Такой вид «фильтрации» зачастую наблюдается в неприятии различной информации руководящим звеном, из-за угрозы их положению. На каждом предприятии, не зависимо от его размеров, есть определенные группы людей, ведущие борьбу за власть. Власть может выражаться как в контроле, каких либо финансовых потоков, так и в возможности влияния на руководство. Единственным выходом из такой ситуации может быть только повышение экономической квалификации руководящего персонала всех уровней.
• Сопротивление среднего звена. Оно может проявляться в непринятии управляющих воздействий вышестоящего руководства, на среднее звено предприятия. Так же этот фильтр может проявиться в перекладывании решения задач на руководство находящееся выше. Чаще всего это происходит из-за некомпетентности среднего звена, а так же из-за того, что они не обладают достаточной информацией для принятия оптимальных решений.

Для уменьшения эффекта «сопротивления» среднего звена, руководству следует систематически поддерживать повышение квалификации среднего звена.

Одним из главных и действительно реальных путей развития предприятий заключается в создании довольно комфортной информационной среды, которая будет способствовать принятию верных управленческих решений.

Частью такого развития вполне может стать нахождение информационных фильтров, а так же работа над ними, над уменьшением их влияния на качество работы предприятия.

Заключение

Существующее сегодня общество по праву называют информационным. Под информационным обществом подразумевают то, что достаточно значительная часть этого общества занята созданием, сохранением, а также разными видами переработки и реализации информации. Особенность этого общества по большей части заключается в бесперебойном обмене информацией.

Достаточно широкое развитие компьютерных технологий, а так же телекоммуникаций, что позволяет собирать, сохранять, преобразовывать и передавать различные виды информации в таких объемах и с такой оперативностью, о которых несколько лет назад и нельзя было мечтать. Вследствие развития новых информационных технологий, какая либо деятельность человека, включая его повседневную сферу общения, действительно безгранично увеличиваются за счет привлечения большого количества полезного опыта, духовных ценностей и знаний, которые были выработаны мировой цивилизацией. На данный момент экономика, как деятельность или наука, все в меньшей степени характеризуется как производство каких либо материальных благ и все в большей - как создание и распространение каких либо информационных продуктов или услуг. Во время нового витка экономического развития, информация постепенно стала тем же, чем нефть или газ, а их производные стали для экономики индустриальной: она превращается в своеобразное «топливо» для приобретения новых знаний, которые достаточно необходимы в условиях нового века.

технологий в управлении

Во всех сферах деятельности управление играет огромную роль. Любой процесс в природе развивается и протекает по некоторым присущим ему закономерностям. Однако в силу всеобщей связи между явлениями в природе на него воздействуют другие процессы. Такие воздействия могут быть случайными (непреднамеренными) или управляющими (специально предназначенными для изменения хода такого процесса, на который они направлены).

Совокупность управляющих воздействий, направленных на то, чтобы действительный ход процесса соответствовал желаемому, называют управление. Таким образом, управление предполагает, что существует некоторый орган, систематически или по мере необходимости вырабатывающий управляющее воздействие.

Управление предполагает наличие управляемого объекта или группы объектов. Кроме управляемого объекта должен существовать некоторый управляющий орган (субъект управления), вырабатывающий управляющие воздействия, направленные на поддержание или улучшение функционирования управляемого объекта в соответствии с имеющейся программой или целью управления. Процесс управления – это целенаправленное воздействие управляющей системы (субъекта управления) на управляемую (объект управления), ориентированное на достижение определенной цели и использующее главным образом информационной поток. Оба компонента связаны между собой прямой и обратной связью.

Рис. 2.1. Структура системы управления

Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от субъекта управления к объекту. Обратная связь представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, идущий в обратном направлении. Директивная информация формируется управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о внешней среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю ситуацию объекта, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушение подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления, но и поставляет информацию управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояние рынка, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика и т.д.). Поскольку все элементы систем управления организаций, особенно крупных, функционируют в условиях большого числа случайных воздействий различного вида, передача информации является непременным и первостепенным фактором их нормального функционирования.

Совокупность информационных потоков, средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, составляет информационную систему управления объектом .

В рассматриваемом контексте уместно отметить различия между понятиями «данные» и «информация». «Данные» – это сведения о некоторой сущности, зафиксированные в виде значений и хранящиеся на некоторых носителях. «Данные» превращаются в содержательную «информацию», будучи осмысленно обработаны и представлены в нужное время в нужном месте.

Толковый словарь по информатике дает следующее определение информационной технологии – это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распространение информационных ресурсов, повышение их надежности и оперативности. Если реализация технологии направлена на выработку управляющее воздействия, то это технология управления.

Довольно длительное время основным материальным носителем данных выступала бумага. Обработка таких данных выполнялась человеком по заранее разработанной методике. Как следствие, доступ к полученным знаниям и информации был ограничен, поэтому знания не могли существенно влиять на производственный процесс.

Создание искусственных систем по переработке информации и автоматизации управления стало возможным с появлением компьютеров и, прежде всего, для решения отдельных наиболее простых и трудоемких экономических задач. С ростом поколений ЭВМ расширился круг возможностей решаемых задач. С ростом числа задач управления в сложных системах значительно увеличился объем перерабатываемой информации и повышается сложность алгоритмов управления.

Традиционно в законченной информационной системе выделяют три уровня информации: оперативный, тактический и стратегический (рис. 2.2).

Оперативная информация нижнего уровня требуется в повседневной работе. Она первична, часто обновляема и является основой в информационной иерархии информационной системы. Ее обработка автоматизируется в первую очередь. Причем назначение программного обеспечения этого уровня во многом состоит в фиксации изменений и движении данных, выводе требуемых печатных отчетов. Этот уровень сегодня представлен большим количеством автономных программных систем для решения бухгалтерских, складских и других задач «кусочной» автоматизации. Самый эффективный инструмент обработки оперативной информации – Access.

Рис. 2.2. Иерархия информации в информационной системе*

Тактическая информация получается путем обобщения информации оперативного уровня и предназначена для руководителей среднего звена. Она представляет собой различные варианты решения на основании соответствующих запросов.

Стратегическая информация получается в результате обработки оперативной и тактической информации и предназначена для руководства. Она содержит краткие, содержательные сводки, отчеты и прогнозы. На ее основе осуществляется долгосрочное планирование и разработка политики предприятия в целом.

Таким образом, содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. Управление – это целенаправленная деятельность, использующая главным образом информационный поток. Вот почему в конкурентной борьбе решающее значение приобретают вопросы насыщения производства потоками информации и управления этими потоками. Укрупненно все потоки информации, пронизывающие предприятие, можно разбить на внешнюю и внутреннюю среду предприятия. Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Предприятие должно постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социально-культурные и физико-экологические факторы.

Внутренние информационные потоки определяются отношениями, сложившимися в трудовом коллективе, а также производственными знаниями.

Предприниматель отбирает из множества потоков информации то, что соответствует его целям и способствует реализации предпринимательской идеи. В современном бизнесе выигрывает тот, кто эффективнее собирает, обрабатывает и использует информацию, позволяющую сконцентрировать производственные ресурсы в нужном месте и в нужное время. Таким образом, знание и информация сегодня являются стратегическим ресурсом бизнеса.

В условиях рыночных отношений растущий спрос на информацию и информационные услуги привел к применению широкого спектра информационных технологий, представляющих собой совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, хранение, обработку, вывод и распределение информации для снижения трудоемкости процессов использования информационных ресурсов, повышения надежности и оперативности.

Похожая информация.

Следует запомнить. Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями

Читайте также: А к словам сим Павла Петровича сказать следует пояснительно многим неизвестное. А) Качество следует определять как соответствие требованиям, а не как полезную пригодность. В архетип Великой матери следует включать матерей демонических богатырей и злых сил. В каких случаях взрывозащищенный вентилятор следует немедленно остановить? В случаях, указанных выше, следует усилить промывку скважины, приостановить бурение или спуско-подъем до особого распоряжения и одновременно принять меры к дегазации раствора. В этой связи особое внимание следует обратить на два момента. ВОПРОС 21 Как следуетпонимать и определятьрасстройство Главной целью профконсультационной помощи следует считать формирование субъекта профессионального самоопределения. Го следует, что они выступают высшим легитимирующим ис­точником властных функций государства.

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении.

Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде (состояние рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика). Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов.

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передача и хранение данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта .

Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение ее обработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная информационная система стала качественно меняться.

В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечить процесс управления достоверной информацией на основе применения средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили свое направление. Часть традиционной информационной системы стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации.

Так как далее речь будет идти исключительно об информационных системах экономического характера, необходимо ввести понятие экономической информационной системы (ЭИС) , под которой будем понимать систему, предназначенную для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей. С помощью ЭИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна (рис.2). Причина этого заключается в сложности структуризации информации и формализации процессов ее переработки.

Информация о внешней среде

Воздействие внешней среды

Рис.2. Место ЭИС в контуре системы управления.

П 1 , П 2 – неформализуемая и формализуемая часть директивной информации (прямая связь);

О 1 , О 2 – неформализуемая и формализуемая часть информации обратной связи.

В ЭИС от объекта управления направляется только та часть информации (см.рис.2 – О 2), которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата передается в ЭИС лишь часть директивной информации – П 2 , которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Доля информации, обрабатываемой в ЭИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10 до 20%.

Как правило, определенный уровень системы управления является частью единой иерархической структуры системы управления более высокого порядка. В рассматриваемом процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.

На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление делами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями . В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Рассмотрим их содержание, ибо впоследствии все они должны быть трансформированы в компьютерные программы.

Планирование – функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее – на среднем и минимальное – на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

Учет – функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

Анализ и регулирование – сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ , а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации – экспертные системы . Взаимосвязь между уровнями управления и осуществляемыми ими функциями по объему выполняемых работ представлена в табл.1.

Таблица № 1

Взаимосвязь функций и уровней управления

Первоначально большинство ЭИС обеспечивали лишь оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. Впоследствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т.д.

Современные ЭИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы.

Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы, ведущем к достижению поставленной цели. Цели системы задаются при ее создании и в процессе функционирования все время корректируются в соответствии с изменением внешних условий. Под целью понимаются характеристика системы и ее ожидаемое значение, задаваемые субъектом управления. Среди всего многообразия целей можно выделить два основных класса: стратегические и тактические. Они отличаются между собой, прежде всего уровнем обобщения и периодом, на который рассчитаны. Существует определенная зависимость между структурой управления и способом разбиения вышестоящих целей на подцели, т.е. процессом декомпозиции целей. И стратегические, и тактические цели могут носить директивный характер. Они возникают в результате деятельности управленческих сотрудников более высокого уровня и называются траекторными . Такое название объясняется тем, что заданные цели отражают желаемую траекторию изменения управляемой системы во времени. В экономике траектория задается в виде совокупности показателей.

Полученные с вышестоящего уровня траекторные цели должны быть реализованы через механизм формирования новых целей (в пределах траекторий, поскольку менеджер получает с вышестоящего уровня лишь цели, а не решения). Новые цели формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим. Траекторные цели тоже считаются творческими в момент формирования их менеджером соответствующего уровня. Таким образом, творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуации (условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы.

Следует запомнить

Информационные системы являются вспомогательным средством для управления экономическим объектом, и, поскольку управление носит целевой характер, то информационная система призвана обеспечить поддержку принятия решений.

Основные понятия

Цель, управление, система, сложная система, структура управления, траекторная цель, функция планирования, функция учета и контроля, функция анализа, информационная система.

Вопросы для самопроверки

1. Что такое информационная система?

2. Что понимают под управлением?

3. Какова структура системы управления?

4. Как можно классифицировать информационные системы?

5. Какое место занимает ЭИС в контуре управления?

6. Какие уровни управления вы знаете и как они насыщены задачами планового, учетного и аналитического характера?

7. Что такое планирование, учет, анализ?

8. Что такое траекторная цель?

2.1. Понятие информационной системы и её место в системе управления экономическим объектом

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. Добавление к понятию «система» слова «информационная» отражает цель ее создания и функционирования . Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области.

Для того, чтобы разобраться, что же такое экономическая информационная система, необходимо прежде всего определить её место в системе управления экономическим объектом , т.е. объектом, связанным с производством материальных и нематериальных благ.

Система управления представляет собой совокупность объекта управления, например предприятия, и субъекта управления - управленческого аппарата (рис. 2.1). Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком управленческой директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении. Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на неё внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи электроэнергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояния рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика).

Рис. 2.1. Структура системы управления

Исходящая информация предназначена для других объектов экономики, вышестоящих организаций: отчетная финансовая информация – для государственных органов, инвесторов и т.д., маркетинговая – для потенциальных потребителей .

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средства обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

Информационная система – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Хотя в общем случае информационная система может функционировать и в некомпьютерном варианте, современное понимание ИС предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях наряду с персональным компьютером в состав технической базы информационной системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление. Подобные системы называются автоматизированными информационными системами.

Внедрение автоматизированных информационных систем может способствовать:

Получению более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;

Освобождению работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;

Обеспечению достоверности информации;

Замене бумажных носителей данных на более современные, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;

Совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

Уменьшению затрат на производство продуктов и услуг.

2.2. Классификация информационных систем по признаку структурированности задач

При создании или при классификации информационных систем неизбежно возникают проблемы, связанные с формальным - математическим и алгоритмическим описанием решаемых задач. От степени формализации во многом зависят эффективность работы всей системы, а также уровень автоматизации, определяемый степенью участия человека при принятии решения на основе получаемой информации.

Чем точнее математическое описание задачи, тем выше возможности компьютерной обработки данных и тем меньше степень участия человека в процессе ее решения. Это и определяет степень автоматизации задачи.

Различают три типа задач, для которых создаются информационные системы: структурированные (формализуемые), неструктурированные (неформализуемые) и частично структурированные.

Структурированная (формализуемая) задача - задача, где известны все ее элементы и взаимосвязи между ними.

Неструктурированная (неформализуемая) задача - задача, в которой невозможно выделить элементы и установить между ними связи.

В структурированной задаче удается выразить ее содержание в форме математической модели, имеющей точный алгоритм решения. Подобные задачи обычно приходится решать многократно, и они носят рутинный характер. Целью использования информационной системы для решения структурированных задач является полная автоматизация их решения, т. е. сведение роли человека к нулю.

Решение неструктурированных задач из-за невозможности создания математического описания и разработки алгоритма связано с большими трудностями. Возможности использования здесь информационной системы невелики. Решение в таких случаях принимается человеком из эвристических соображений на основе своего опыта и, возможно, косвенной информации из разных источников.

Однако в практике работы любой организации существует сравнительно немного полностью структурированных или совершенно неструктурированных задач. О большинстве задач можно сказать, что известна лишь часть их элементов и связей между ними. Такие задачи называются частично структурированными . В этих условиях можно создать информационную систему. Получаемая в ней информация анализируется человеком, который будет играть определяющую роль. Такие информационные системы являются автоматизированными , так как в их функционировании принимает участие человек.

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида (рис. 2.2):

Создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию). Используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;

Разрабатывающие возможные альтернативы решения. Принятие решения при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив.

Информационные системы, создающие управленческие отчеты, обеспечивают информационную поддержку пользователя, т.е. предоставляют доступ к информации в базе данных и ее частичную обработку. Процедуры манипулирования данными в информационной системе должны обеспечивать следующие возможности:

Составление комбинаций данных, получаемых из различных источников;

Быстрое добавление или исключение того или иного источника данных и автоматическое переключение источников при поиске данных;

Управление данными с использованием возможностей систем управления базами данных;

Логическую независимость данных этого типа от других баз данных, входящих в подсистему информационного обеспечения;

Автоматическое отслеживание потока информации для наполнения баз данных.

Рис. 2.2. Классификация информационных систем по признаку структурированности решаемых задач

Информационные системы, разрабатывающие альтернативы решений, могут быть модельными или экспертными.

Модельные информационные системы предоставляют пользователю математические, статистические, финансовые и другие модели, использование которых облегчает выработку и оценку альтернатив решения. Пользователь может получить недостающую ему для принятия решения информацию путем установления диалога с моделью в процессе ее исследования.

Основными функциями модельной информационной системы являются:

Возможность работы в среде типовых математических моделей, включая решение основных задач моделирования типа "как сделать, чтобы?", "что будет, если?", анализ чувствительности и др.;

Достаточно быстрая и адекватная интерпретация результатов моделирования;

Оперативная подготовка и корректировка входных параметров и ограничений модели;

Возможность графического отображения динамики модели;

Возможность объяснения пользователю необходимых шагов формирования и работы модели.

Экспертные информационные системы обеспечивают выработку и оценку возможных альтернатив пользователем за счет создания экспертных систем, связанных с обработкой знаний. Экспертная поддержка принимаемых пользователем решений реализуется на двух уровнях.

Работа первого уровня экспертной поддержки исходит из концепции «типовых управленческих решений», в соответствии с которой часто возникающие в процессе управления проблемные ситуации можно свести к некоторым однородным классам управленческих решений, т.е. к некоторому типовому набору альтернатив. Для реализации экспертной поддержки на этом уровне создается информационный фонд хранения и анализа типовых альтернатив.

Если возникшая проблемная ситуация не ассоциируется с имеющимися классами типовых альтернатив, в работу должен вступать второй уровень экспертной поддержки управленческих решений. Этот уровень генерирует альтернативы на базе имеющихся в информационном фонде данных, правил преобразования и процедур оценки синтезированных альтернатив.

2.3. Структура управления организацией и ее типовые виды деятельности

Функции управления

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования. Рассмотрим содержание управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела - менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулuрование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников (премия, повышение в должности, звания, степени и т.п.)

В последние годы в сфере управления все активнее стали применяться понятие "принятие решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятия решений.

Принятие решения (регулирование) - акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели.

Структура управления любой организации традиционно делится на три уровня: операционный, функциональный и стратегический.

Уровни управления

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач (рис. 2.3). Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для ее решения. При этом следует понимать, что более простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен другой - более низкий, где принимаются решения оперативно. Каждому из уровней управления соответствует определенный персонал организации - от секретарей, выполняющих простейшие типовые операции обработки, до специалистов и менеджеров, принимающих стратегические решения. При управлении необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет рассматривать управление под углом временного фактора.

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. Здесь задействованы исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.). На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Рис. 2.3. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и динамику принятия решений

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. Здесь работают менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т.п.). На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Это уровень менеджеров высшего звена руководства организации (глава фирмы и его заместители). Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.