Сводная номенклатура дел утверждается. Основы документооборота в организации: составляем номенклатуру дел и формируем документы в дела (Данченко С.П.)

Вся входящая, исходящая и внутренняя документация организации для обеспечения сохранности, учета и облегчения поиска документов должна быть сгруппирована в дела в соответствии с номенклатурой дел . Ответственность за разработку номенклатуры дел в учреждениях с большим объемом документооборота возлагается на канцелярию, в организациях с небольшим документооборотом - на секретаря .

Разновидности номенклатуры дел

Номенклатура дел бывает трех видов:

• примерная и

  номенклатура дел конкретной организации (индивидуальная ­номенклатура дел).

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер, например: «Примерная номенклатура дел высших учебных заведений».

Номенклатура дел организации делится на:

сводную номенклатуру дел и

номенклатуру дел структурного подразделения.

отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Требования к оформлению номенклатуры дел организации

Порядок оформления , согласования и утверждения номенклатуры дел , а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо ­от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ - пишут прописными (заглавными) буквами. Дата номенклатуры дел - дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется. Индекс (№) номенклатуры дел - это ее регистрационный номер. Место составления - местоположение организации (Москва, г. Орел или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел ­(сейчас на предприятиях составляют ­номенклатуры дел на следующий, 2008 год).

Образец оформления сводной номенклатуры дел организации представлен в Примере 1, а номенклатуры дел структурного подразделения - в Примере 2.

Как мы видим, номенклатура дел организации:

визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),

подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если ­организация небольшая),

обязательно утверждается руководителем организации,

если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Номенклатура дел структурного подразделения является частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения визируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (если такая есть), подписывается начальником структурного подразделения.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

основной части и

Совокупность граф таблицы, отражающих сведения об одном деле , составляет статью номенклатуры дел. Статьи номенклатуры дел составляют пять граф (см. Примеры 1 и 2). В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., Росархив, 2002); в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.

Наименования граф таблицы основной части номенклатуры дел, представленной в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2006), отличаются от наименований граф таблицы , представленной в Основных правилах работы архивов организаций (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003). Обратите внимание на наименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Но ведь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. Так какую же выбрать? В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям - применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе - в Основных правилах работы архивов организаций.

Фрагмент документа

Фрагмент документа

Заполнение граф статьи номенклатуры дел

Наименование раздела

Номенклатура дел может быть построена по:

структурной,

производственно-отраслевой и

функциональной схемам.

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме , наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 - индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Графа 1. Индекс дела

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре .

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 - финансовый отдел, 01 - порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

Графа 2. Заголовок дела

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее - заголовки дел организационной документации . После них - заголовки дел распорядительной документации . Следующая группа - заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем - переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, ­помещаемых в дело.

Номинальный признак - указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».

Предметно-вопросный признак - указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, ­«Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам ».

Корреспондентский признак - указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

Хронологический признак - указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г . ».

Географический признак - используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко, но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел , содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу: «Документы ­к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают. Ведь в противном случае слово «подлинник» пришлось бы включать в подавляющее число заголовков дел.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст вам готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);

хронологический (документы располагаются по хронологии событий);

алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы ­граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);

нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

распорядительные документы группируются в дела по видам ­и хронологии с относящимися к ним приложениями;

протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности . При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные - в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;

планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно - по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно - по личным вопросам;

в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, ­далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

документы по рационализаторским предложениям и патентам ­должны формироваться в отдельное дело.

Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)

Дело - это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3-4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню

Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, ­культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения :

временного хранения (до 10 лет включительно);

долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответст­вуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В настоящее время для определения сроков хранения документов используют :

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения»;

«Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2007);

«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения» (М., 1989) - для отбора документов, образовавшихся в 80-х - первую половину 90-х гг.;

«Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР» (М., 1973);

существуют также ведомственные и типовые перечни ­по определению сроков хранения документов.

Для определения сроков хранения документов необходимо:

найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;

перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;

проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.

Образец заполнения четвертой графы номенклатуры дел вы можете увидеть в Примерах 1 и 2.

Сроки хранения документов , данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» , распространяются на все организации , независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, ­муниципальные архивы или же не поступают.

Но для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, данный Перечень предусматривает ­послабления . Из пунктов 2.4 и 2.4.2 Указаний по его применению следует, что:

Временные сроки должны применяться всеми организациями.

А постоянный срок хранения должен применяться только источниками комплектования государственных и муниципальных архивов (это касается тех государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают к ним на хранение в установленном порядке, а также тех негосударственных организаций, с которыми у архивов заключены соответствующие соглашения (договоры)).
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы по­стоянного срока хранения следующим образом. Государственные и муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения определяется организацией в соответствии с действующим законодательством и/или необходимостью практического использования документов.
Однако это приятное послабление имеет свои пределы. Существуют документы постоянного срока хранения, которые необходимо хранить постоянно в любой организации. Статьи Перечня, в которых указаны такие «вечные» документы, представлены в п. 2.4.2 Указаний по применению Перечня: это ст.ст. 5а, б, д, ж, 6а, 10а, 13а, 14, 15, 16, 19, 21, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 35а, 36, 37, 38, 47, 48, 49, 50, 57, 69, 72а, 74а, 84, 85, 99а, 104а, 108, 114а, 135а, 136, 166, 181, 187, 193а, 198а, 199а, 208, 218, 222а, 236, 253, 275, 311, 319, 320, 322а, 337а, 349, 350а, б, в, 409, 422, 424, 427, 428, 429, 489, 509.

Перечень оперирует не только конкретными сроками хранения документов (1 год, 5 лет, 75 лет и др.) либо формулировкой «постоянно», ­но и понятиями «до минования надобности», а также пометкой «ЭПК».

Отметка «до минования надобности» в Перечне означает, что документация имеет практическое значение. Срок ее хранения определяется самой организацией, но не может быть менее 1 года.

Отметка «ЭПК», поставленная в Перечне к конкретным видам документов, означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Снятие стоящей при сроках хранения отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения.

Уменьшение организацией сроков хранения, предписанных Перечнем, запрещается, а вот их увеличение считается возможным.

Графа 5. Примечания

В графе «Примечания » проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),

о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),

о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание » пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания », комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.

Итоговая запись к номенклатуре дел

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомст­венное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая). Образец ее оформления приведен в Примере 3.

1 Основные принципы построения номенклатуры дел Еврокомиссии (исполнительного органа Европейского Союза с аппаратом, насчитывающим более 15 тыс. сотрудников) описаны в статье Н.А. Храмцовской на стр. 26 журнала № 8` 2007

2 Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то рядом с визой согласования номенклатуры дел с собственным архивом (присутствует в Примере 1) должен быть добавлен гриф согласования с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного или муниципального архивного учреждения.

3 Анализ более широкого круга нормативных документов и обстоятельств, который необходим организации для определения конкретных сроков хранения своих документов, подробно описан в статье О.Г. Подолиной «Как определить срок хранения документа?» на стр. 49 журнала № 10` 2007

5 Если итоговая запись оформляется в номенклатуре дел подразделения, то его наименование должно фигурировать в заголовке, например, «Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в 2008 году в канцелярии».

Каждая организация в процессе работы сталкивается с большим документооборотом. Договора, уставные, бухгалтерские, внутренние документы... Часть из них должна храниться на предприятии весь период его существования, но большинство справок можно уничтожить по завершении срока их действия. Чтобы иметь возможность быстро разобраться в собранных документах, составляется номенклатура дел организации. Образцы этого документа и алгоритм его построения будут рассмотрены далее.

Предназначение

В каждой организации создаются сотни документов. Ежедневно они накапливаются, работники постепенно сменяют друг друга. В какой-то момент становится сложно обнаружить приказ двухлетней давности. Во избежание таких ситуаций и создается номенклатура дел.

Определение

Дело - это документ, относящийся к одному вопросу, участку деятельности. Номенклатура дел - это список, который содержит перечень заводимых дел с указанием сроков их хранения. С его помощью можно правильно организовать документооборот. Номенклатура дел коммерческой организации, образец которой будет рассмотрен далее, составляется с такой целью:

• систематизирование группировки документов, которая обеспечивает их оперативный поиск и сохранность;
• присвоение регистрационного номера по классификации дел;
• составление постоянного, долговременного и личного хранения (в т. ч. акты на уничтожение).

Номенклатуру дел используется при отборе документов для архива и уничтожения. Эта многофункциональная справка нужна каждой организации для упорядочения делопроизводства. При этом форма собственности организации значения не имеет. Если образец номенклатуры дел медицинской организации можно найти в нормативных актах и постановлениях, то аналитику заведенных дел частной организации придется составлять самостоятельно.

Обязательно или принудительно?

Составление данного перечня предусмотрено ”Правилами работы архивов”. Он является обязательным для организаций, у которых создается архив в качестве отдельной службы. В этот перечень, кроме государственных и муниципальных учреждений, также попадают некоторые коммерческие структуры, например нотариальные конторы.

Всем остальным учреждением нужно создавать номенклатуру дел, чтобы систематизировать работу с документами, поскольку предприятия всех форм собственности обязаны обеспечить сохранность архивных справок. Это предусмотрено ФЗ №125. Заводить или обновлять детализированный список дел следует в четвертом квартале календарного года.

Структура

Номенклатура дел должна содержать все заводимые дела, кроме печатных изданий: заявления работников, справки с работы, журналы, книги учета, всю документацию структурных подразделений, переписку структурных подразделений и т. д. Документация ограниченного доступа должна содержать гриф “ДСП”. Справочник должен содержать дела временно действующих комиссий, подразделений. Но, например, профсоюз - это самостоятельная организация. Его сотрудники самостоятельно занимаются формированием справочника. Архив также должен содержать заголовки незавершенных дел ликвидированных предприятий, правопреемником которых является действующая организация.

Образец заполнения номенклатуры дел организации вы можете видеть ниже.

Сегодня многие предприятия ведут документацию в электронном виде. Некоторые отчеты даже не распечатывают на бумажную форму. В конце каждого раздела следует перечислить, какие отчеты ведутся в электронном виде, указать количество файлов и все необходимые ключевые слова для поиска. Некоторые учреждения создают отдельную электронную номенклатуру дел коммерческой организации. Образец и алгоритм ее заполнения должны полностью соответствовать принятым стандартам.

С чего начать?

Ответственность за составление справочника в крупных учреждениях несет служба документационного обеспечения а в малых - секретарь, другое назначенное лицо. В коммерческих организациях данную функцию выполняет отдел кадров, в котором как раз и создается большая часть документов. Поскольку информация должна поступать со всех структурных подразделений, то целесообразнее начать с разработки приказа о номенклатуре дел в организации. Образец такого приказа представлен вашему вниманию далее.

ООО “АВС”

20.11.2017 г. Москва

С целью систематизации, хранения и учета документации

ПРИКАЗЫВАЮ:

• Утвердить и ввести в оборот номенклатуру дел Общества с 01.01.2018.
• Руководителей структурных подразделений обеспечить по утвержденной форме.
• Секретарю направить в структурные подразделения выписки из справочника для работы.

Гендиректор Иванов Н.А.

Для учреждений некоторых сфер деятельности образцы номенклатуры дел организаций уже разработаны министерством. Этот нюанс следует уточнить до формирования справочника. Типовые номенклатуры следует заполнять в четком соответствии с заданным образцом номенклатуры дел организации. Остальные учреждения могут использовать эти справочники для составления индивидуального документа.

Вспомогательная документация

При разработке формы справочника коммерческим организациям следует ориентироваться на:

• «Правила архивов» (решение Росархива от 06.02.02);
• Раздел 5 Постановления № 477 от15.06.2009 «Об утверждении правил делопроизводства».
• Инструкцию по делопроизводству.
• Перечень архивных документов.

Также следует изучить штатное расписание, устав, положения о подразделениях, правила, стандарты, инструкции, описи дел. В них содержатся ссылки на применяемые документы. Сначала составляются образцы номенклатуры дел организации по подразделениям, чтобы потом сформировать общий справочник. Иногда применяется функциональный, а не структурный принцип. То есть распределение осуществляется не по подразделениям, а по функциям.

Как составить образец номенклатуры дел организации?

Форма справочников оговорена в приложении №8 к «Правилам работы архивов». Справочники составляются на бланке организации. Основная часть отчета представлена в виде таблицы и состоит из 5 граф:

• индекс дела;
• заголовок (тома, части);
• количество (томов, частей);
• срок хранения, номер статьи по перечню;
• примечание.

Индекс

Индекс - это цифровое обозначение структурного подразделения в пределах предприятия. Например: 04-06, где 04 - порядковый номер отдела кадров, 06 - порядковый номер дела. Индекс может состоять из трех пар цифр, например: 04-03-08, где 04 - код финансово-экономического отдела, 03 - обозначение бухгалтерии, 08 - номер дела. Индекс может быть цифровым, буквенным или смешанным.

Заголовки

Заголовки распределяют по степени важности документов. Сначала учитывается организационно-распорядительная документация (начинают с вышестоящих подразделений и переходят к структурным подразделениям). Затем перечисляются правила, положения, разработанные самой организацией. Далее учитываются планы и отчеты (годовые, квартальные, месячные). Проекты распорядительных документов помещаются вслед за основными документами. Однотипные дела (например, личные карточки работников) заполняются в алфавитном порядке.

Заголовок должен в обобщенной форме отражать содержание документа. Употребление общих формулировок по типу «разное», «переписка», «входящие /исходящие документы» не допускается. Заголовок дела содержит такие элементы:

• название документа или рода заводимого дела, если документ является частью большого тома;
• автор документа или подразделения);
• адресат (от кого получены или кому будут направлены документы);
• краткое содержание/суть (например «Вопросы аттестации»);
• название территории;
• дата/период;
• отметка, если дело содержит копии других документов, а не их оригиналы.

Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Если предполагается, что дело будет объемным, то оно разбивается на части и тома. В третью графу в конце календарного года указывается количество фактически заведенных дел.

В четвертой графе указывают сроки хранения документов, согласно Правилам. Их должны соблюдать как государственные, так и коммерческие организации. Если документ отсутствует в Правилах, то срок его хранения следует определить исходя из Перечня. Отсчет срока хранения начинается с 1 января следующего года после его заведения. Если справка выписана в 2016 году, то отсчет срока следует начинать с 01.01.2017.

Обновление списка

Ежегодно при передаче дел в архив подается детальный перечень. Вот как выглядит обновленный образец номенклатуры дел филиала охранных организаций:

В течение года все документы группируются по утвержденной форме. Если необходимо добавить неиспользуемый ранее отчет, то формируется новый заголовок. И процесс повторяется по вышеописанному алгоритму.

Федеральное архивное агентство
ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

СОГЛАСОВАНО
Заместитель начальника
управления комплектования,
организации услуг и архивных технологий,
начальник отдела комплектования Росархива
Т.А.Мещерина
4 августа 2005 года

Общие положения

Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел (далее - методические рекомендации) имеют своей задачей оказать помощь специалистам организаций при упорядочении или совершенствовании документационного обеспечения управленческой деятельности.

Методические рекомендации основываются на действующей нормативной и методической базе в области документационного обеспечения управления (ДОУ) и архивного дела, учитывают использование в ДОУ компьютерных информационных технологий.

Методические рекомендации предназначены для использования работниками служб ДОУ и архивов органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, юридических лиц независимо от форм собственности, имеющих в своем подчинении организации, учреждения, предприятия (далее - организации) с однородными функциями и однотипным составом документов, при разработке примерных номенклатур дел для этих организаций.

1.1. Основные понятия

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел структурного подразделения - систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве конкретного структурного подразделения организации в определенном году.

Сводная номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений и утверждается руководителем организации.

Примерная номенклатура дел - номенклатура дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер.

Типовая номенклатура дел - номенклатура дел организаций, однородных по характеру деятельности и структуре. Типовая номенклатура дел является нормативным документом.

Дело - совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих единые сроки хранения.

1.2. Основные задачи примерной номенклатуры дел

Примерная номенклатура дел предназначена для того, чтобы облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру, организовать хранение и учет документов и дел.

Примерные номенклатуры дел отражают схему документирования деятельности ряда организаций, их однородных функций и задач, тем самым обеспечивая полноту сохраняемых информационных ресурсов организаций.

Примерная номенклатура является рекомендацией, ориентиром для достижения высокого качества разрабатываемой в организации номенклатуры дел.

Примерная номенклатура дел способствует унификации структуры систем документирования различных организаций и их сопоставимости в условиях информатизации.

Примерная номенклатура дел является базой (основанием) для создания номенклатур дел конкретных организаций.

Однотипность состава документов, входящих в унифицированные системы, и сроков их хранения является основой унификации структуры формирования дел, т.е. построения примерных номенклатур дел. В них определяется примерный перечень наименований дел, соответствующий порядку документирования типовых функций.

В примерных номенклатурах программируется наиболее эффективная систематизация дел, информативность наименований, порядок (очередность) расположения и сроки хранения на основании нормативных документов.

При проектировании автоматизированных систем ДОУ (АС ДОУ) примерная номенклатура дел и составленные на ее основе номенклатуры дел организаций могут быть использованы в качестве классификаторов документированной информации.

В условиях развивающихся электронных делопроизводственных технологий примерная номенклатура дел, как и индивидуальная, должна включать документы как в традиционном, так и в электронном виде, о чем делается соответствующая отметка в графе "Примечания".

В результате использования примерных номенклатур дел организациями достигается существенный экономический эффект за счет снижения трудоемкости работ по составлению номенклатур дел.

1.3. Нормативно-методическая база разработки примерных номенклатур дел

При составлении примерных номенклатур дел следует руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (М., 2001), Основными правилами работы архивов организаций (М., 2002) (одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.2002), ГОСТ Р 6.30-2003. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" , уставами или положениями об организациях, типовыми структурами организаций, планами и отчетами об их работе, ведомственными инструкциями по делопроизводству, табелями форм документов, в которых определяется состав документов и правила документирования управленческой и иной деятельности организаций.

Круг вопросов, входящих в компетенцию конкретной организации, устанавливается на основании положений, уставов, учредительных и распорядительных документов о ее образовании или реорганизации, изменениях ее структуры.

При составлении примерных номенклатур дел можно использовать конкретные номенклатуры дел организаций, соответствующие предъявляемым архивными учреждениями требованиям.

Архивные учреждения по просьбе организаций могут на договорных началах оказывать помощь в изучении состава и содержания документов организаций, уточнении заголовков конкретных номенклатур дел.

Организации, независимо от сферы деятельности, формы собственности и иных особенностей, имеют аналогичные типовые управленческие функции и соответственно типовые управленческие системы документации. К типовым управленческим системам документации относятся те, которые в качестве унифицированных систем документации включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД , ОК 011-93 в действующей редакции):

- организационно-распорядительная документация, включающая комплекс кадровых документов;

- первичная учетная документация;

- банковская документация;

- финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций;

- отчетно-статистическая документация;

- учетная и отчетная бухгалтерская документация предприятий;

- документация по труду;

- документация пенсионного фонда РФ;

- внешнеторговая документация.

Типовыми для всех организаций являются также документы по долгосрочному и краткосрочному планированию их деятельности, административно-хозяйственному обслуживанию, налогообложению, договорные и другие документы, которые не вошли в ОКУД .

Типовые управленческие функции документируются в принципе одинаково во всех организациях на основании имеющихся унифицированных форм и документов и в соответствии с делопроизводственной традицией.

В организациях кроме типовых документальных систем имеются документы, отражающие специфику деятельности организаций. Например, в учебных заведениях это документы, отражающие учебный процесс; в организациях здравоохранения - оказание медицинской помощи; в научных учреждениях - документирование процесса научных исследований и т.д.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (М., 2000), ведомственными перечнями и иными действующими нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.

Организация работы по составлению примерных номенклатур дел

Организация работы по составлению примерной номенклатуры дел включает:

1. Принятие решения о разработке примерной номенклатуры дел оформляется приказом о разработке примерной номенклатуры дел, в котором указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок, определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел.

Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год.

2. Разработку, согласование, подписание, утверждение и регистрацию примерной номенклатуры дел.

3. Введение в действие и внедрение примерной номенклатуры дел.

2.1. Порядок разработки, согласования, подписания, утверждения и регистрации примерных номенклатур дел

Составление примерных номенклатур дел осуществляется службой ДОУ совместно с архивом организации. Эта работа может проводиться по поручению органа управления, администрации отраслевым институтом информации или другим аналогичным учреждением на основе приказа или на договорных началах. Примерные номенклатуры дел могут разрабатываться на договорных началах учреждениями Федерального архивного агентства, другими организациями соответствующего профиля.

Примерные номенклатуры дел в системе организаций, связанных соподчинением, составляются службой ДОУ центрального аппарата головной организации.

Непосредственные исполнители работы по составлению примерных номенклатур дел в организации определяются руководством службы ДОУ в соответствии с выполняемыми должностными обязанностями. Как правило, эта работа поручается методисту службы ДОУ или подразделению службы, в обязанности которого входит составление номенклатур дел.

Если примерные номенклатуры дел составляются по договору или заказу органа управления другой организацией, то организация-заказчик контролирует эту работу на промежуточных этапах (предварительное рецензирование), согласовывает ее с органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, уполномоченными в области архивного дела.

Архив организации разработчика рецензирует и визирует примерные номенклатуры дел (совместно со службой ДОУ), консультирует составителей по вопросам их разработки.

Примерная номенклатура дел подписывается составителем и визируется заведующим архивом организации, которой (или по заказу которой) она была разработана.

После подписания примерная номенклатура дел вносится на рассмотрение центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) органа управления, которым (или по заказу которого) она была разработана.

На рассмотрение ЦЭПК учреждений федерального архивного агентства вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.

На рассмотрение ЭПК архивных учреждений вносятся проекты примерных номенклатур дел организаций - источников комплектования определенного государственного или муниципального архива.

Примерные номенклатуры дел федеральных органов государственной власти согласовываются с Федеральным архивным агентством (в соответствии с п.5.4.4 Положения о Федеральном архивном агентстве).

Примерные номенклатуры дел организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов и не создающих документы Архивного фонда Российской Федерации, согласовываются с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации и могут согласовываться с ЭПК архивных учреждений на договорной основе.

Утверждаются примерные номенклатуры дел грифом утверждения (приложение 1) или приказом (приложение 2).

Приказ об утверждении (приложение 3) следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях (введение в действие, ответственность и пр.).

Примерная номенклатура дел регистрируется в массиве регистрации внутренних нормативных актов.

Примерные номенклатуры дел подлежат пересоставлению и переутверждению в случае изменения функций организаций, на которые они распространяются, а также в случае изменения правового статуса организации.

Переработку примерных номенклатур дел и их переутверждение следует проводить по мере возникшей необходимости.

2.2. Введение в действие и внедрение примерных номенклатур дел

Срок внедрения примерной номенклатуры дел - время от даты ее утверждения до установленной даты введения в действие, необходимое для выполнения всех необходимых мероприятий. Рекомендуется организовать внедрение в течение трех месяцев. В любом случае желательно назначить дату введения в действие примерной номенклатуры дел до IV квартала текущего года, чтобы было возможно составление на ее основе номенклатур дел организаций уже на следующий год.

Внедрение примерной номенклатуры дел подразумевает разработку на ее основе конкретных номенклатур дел на местах организациями, для которых данная примерная номенклатура дел была разработана, так как даже самая подробная примерная номенклатура дел не может учесть всех особенностей структуры конкретной организации и специфики процесса документирования ее деятельности.

Органы управления осуществляют контроль за внедрением примерных номенклатур дел в своих системах. При этом особое внимание уделяется разработке и применению организациями конкретных номенклатур дел на основе примерных, правильности формирования дел, их учета в делопроизводстве, а также соблюдению указанных примерными номенклатурами сроков хранения документов.

2.3. Ответственность за нарушения положений примерной номенклатуры дел

Руководители и сотрудники служб ДОУ организаций, на которые распространяются положения примерной номенклатуры, несут должностную ответственность перед руководителями организаций за нарушение ее принципиальных положений при разработке номенклатур дел организаций и установлении сроков хранения. Например, в соответствии со статьей 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (2001 год) за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов установлена материальная ответственность соответствующих должностных лиц.

Ответственность возникает по результатам проверки на основании неудовлетворительной оценки качества конкретной номенклатуры и формирования дел.

Методика составления примерных номенклатур дел

3.1. Проведение подготовительной работы к составлению примерной номенклатуры дел

Основными принципами, которых нужно придерживаться при составлении примерных номенклатур дел, являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации дел, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатур изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета дел.

На начальном подготовительном этапе определяются базовые организации, документы которых должны послужить основой для составления примерных номенклатур дел. В зависимости от общего количества организаций, которые предполагается охватить примерными номенклатурами дел и от возможностей составителя берется определенная, являющаяся репрезентативной, выборка от их количества.

Следующим этапом подготовки к составлению примерных номенклатур дел является определение структуры, функций и задач организаций и их подразделений на основе изучения их организационных документов: положений, уставов, учредительных и распорядительных документов об образовании, реорганизации, изменениях структуры организаций, распорядительных документов вышестоящих организаций.

В базовых организациях проводится изучение состава и содержания документов, создающихся в процессе деятельности организаций, анализ соответствия фактически заводимых в делопроизводстве дел имеющимся номенклатурам дел. Изучение может проводиться в процессе проверок организации документов в делопроизводстве и состава документов, находящихся в архивах организаций, в ходе которых учитываются и обобщаются их результаты.

При составлении примерных номенклатур дел организаций, связанных системой соподчинения и являющихся источниками комплектования государственных архивов, следует проводить выявление дублетных документов (например, присылаемых из вышестоящих организаций в нижестоящие) и определять, от какой категории организаций будут приниматься на государственное хранение эти документы. Соответствующая отметка делается в графе "Примечания" по согласованию с соответствующим государственным архивом.

3.2. Критерии выбора категории организаций, для которых целесообразно составлять примерные номенклатуры дел

Критерием выбора организаций является однородность стоящих перед этими организациями целей, выполняемых ими задач и, следовательно, однотипность состава образующихся в деятельности этих организаций документов. При этом организации могут различаться по структуре - отсюда и рекомендательный характер примерной номенклатуры дел, и вариативность схем ее построения (см. п.3.3).

Примерные номенклатуры дел могут составляться как для одной группы, так (поэтапно) и для нескольких групп организаций, входящих в одну систему, территорию.

Примерные номенклатуры дел могут составляться для органов власти, акционерных обществ, общественных организаций, прочих юридических лиц и их представительств и филиалов (страховых компаний, коммерческих банков, торговых или посреднических фирм и т.д.). В зависимости от объема документов организации, сложности структуры, наличия филиалов, территориальных подразделений и т.п. примерные номенклатуры могут составляться только для центрального аппарата организаций, только для филиалов или может быть составлена единая номенклатура, упорядочивающая полностью документацию в рамках отрасли (Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения) или определенной территории (Примерная номенклатура дел Комитета по земельным ресурсам и землеустройству по Мурманской области и его структурных подразделений, действующих на территориях муниципальных образований).

В названии примерной номенклатуры дел должна быть отражена установленная система соподчинения или функциональной связи между собой органов управления, на которые распространяется данная примерная номенклатура.

3.3. Схема построения примерной номенклатуры дел

По завершении подготовительных этапов разработки примерных номенклатур дел составители приступают к выбору классификационной схемы построения примерной номенклатуры дел.

Примерные номенклатуры дел могут быть построены по, преимущественно, структурному принципу или по основным функциональным направлениям деятельности организации.

Поэтому классификационными делениями (разделами и подразделами) примерных номенклатур дел могут быть как внутренние подразделения организационной структуры организации, так и ее управленческие функции или направления деятельности.

Выбор схемы в значительной степени зависит от структуры организаций. При наличии достаточно стабильной однотипной структуры при незначительных различиях, как правило, выбирается структурная схема номенклатуры. Если же структура организаций подвержена частым изменениям или имеет значительные различия при условии выполнения ими одинаковых функций, или даже вообще отсутствует, выбирается функциональная схема.

В схеме, построенной по структурному принципу, разделами являются названия структурных подразделений организаций. Последовательность расположения разделов должна соответствовать типовой структуре или штатному расписанию организации.

В номенклатуре дел организации, построенной по функционально-производственному принципу, разделами служат основные ее функции или направления деятельности, которые располагаются в порядке их значимости. Например, могут быть определены следующие разделы: руководство; планирование; кадровая работа и трудовые отношения; финансирование, бухгалтерский учет и отчетность; профильные направления деятельности (наука, производство, строительство и др.); административно-хозяйственные вопросы, материально-техническое обеспечение и вопросы охраны труда и др.

В примерную номенклатуру дел включаются все дела, присущие большинству организаций выбранной категории, наиболее полно отражающие документируемые участки работы и вопросы их деятельности, а также их общественных организаций (например, профсоюзных органов), временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела собраний учредителей, ликвидационной комиссии, временных творческих коллективов) и т.д.

3.4. Формулирование заголовков дел

После решения вопроса о выборе схемы примерной номенклатуры составители приступают к формулированию заголовков дел.

Заголовок должен быть кратким и четким, в обобщенной форме и правильно раскрывать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разная переписка", "общие материалы", "материалы Комитета" и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.
________________
Могут быть отдельные исключения, обусловленные исторически сложившимися особенностями состава документации.


В случае необходимости в заголовок вносятся данные о копийности документов.

Заголовки дел формулируются на основе определений документируемых участков работы и вопросов деятельности организации. При этом используются такие признаки формирования дел, как номинальный, авторский, корреспондентский, предметно-вопросный, хронологический, географический. Документы формируются в дела на основании отдельного признака формирования дел или сочетания признаков.

Номинальный признак выражается в названии видов документов, которые подшиваются в дело.

Авторский признак выражается в наименовании автора или составителя документа в виде наименования учреждения, где подготовлен документ, названия должности лица, подписавшего документ, или фамилии лица, подписавшего документ - в обращениях граждан.

Корреспондентский признак выражается названием адресата и используется чаще всего при составлении заголовков к делам по переписке.

Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос о содержании документов дела.

Хронологический признак выражается названием отрезка времени, документы за который сгруппированы в деле.

Географический признак выражается в названии территории, к которой относятся документы, формируемые в дело.

Например, заголовок дела "Приказы директора школы по учебной работе" состоит из следующих элементов:

- "приказы" - указывает на номинальный признак;

- "директора школы" - указывает на авторский признак;

- "по учебной работе" - указывает на предметно-вопросный признак.

Элементы заголовка располагаются в логической последовательности, причем вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов (протоколы, приказы, отчеты, акты и т.д.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Затем идут такие его элементы, как автор документа (название организации, структурного подразделения или должностного лица); корреспондент или адресат (название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы); краткое содержание документов дела (предметно-вопросная часть); название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела. Например: "Приказы директора ВНИИДАД по основной деятельности".

В некоторых случаях допускается изменять порядок расположения отдельных элементов заголовка в зависимости от логической последовательности. Например, в заголовке "Годовые отчеты ректоров высших учебных заведений г.Москвы по проведению приемных экзаменов" географический признак, выраженный в названии местности или территории ("г.Москвы"), идет впереди предметно-вопросного.

В заголовках судебных, арбитражных, следственных, личных (персональных), других дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин "дело".

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются их названия: например. "Документы о проведении межотраслевых и отраслевых выставок (планы, списки, доклады, переписка, характеристики экспонатов)". Термин "Документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например, "Документы к протоколам заседаний ученого совета института".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: "Переписка с выставочным комитетом Московской международной книжной выставки об участии в выставке".

Если переписка ведется с группой однородных организаций можно привести их обобщенное наименование. Например: "Переписка с филиалами, территориальными органами о проведении семинаров и совещаний по вопросам инвестиций и кредитования".

По одному заголовку дела примерной номенклатуры дел может быть предусмотрено несколько заголовков дел в конкретной номенклатуре дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру дел, могут быть объединены и включены в конкретную номенклатуру дел как один заголовок.

3.5. Определение сроков хранения дел

Сроки хранения дел, включенных в примерные номенклатуры дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение и иными нормативными документами, устанавливающими сроки хранения.

Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов ЦЭК органа управления по согласованию с ЦЭПК Росархива или соответствующего органа управления архивным делом субъекта Федерации.

Допускается согласование сроков хранения дел с ЭПК архивных учреждений в случаях, когда согласование их с ЦЭПК затруднено (территориальная удаленность от Центра и т.д.). При этом в примерной номенклатуре дел делается примечание "Срок хранения установлен ЭПК (название архивного учреждения), протокол от 00.00.0000" и ЦЭПК ставится в известность об установлении или изменении срока хранения данной категории дел.

При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными номенклатурами дел.

Кроме постоянного и временного сроков хранения для некоторых дел практического значения определяется также срок "до минования надобности" (ДМН). Такие документы, в основном присланные из вышестоящих организаций для сведения, инструкции, методики хранятся до минования практической надобности или до замены новыми. Отметка ДМН означает, что документы имеют только практическое значение и срок их хранения определяется самой организацией, но он не может быть менее одного года.

Кроме того, временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно храниться в течение установленного срока при условии истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии и т.д.

Для некоторых категорий дел в номенклатурах к сроку хранения добавляется отметка ЭПК (или ЭК - для организаций, не являющихся источниками комплектования архивных учреждений), которая означает, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и может быть оставлена на постоянное хранение. В таких случаях, по истечении установленного срока, должна проводиться дополнительная полистная экспертиза ценности дел.

В примерных номенклатурах дел отметка ЭПК (ЭК) делается в случаях, когда она предусмотрена типовым или ведомственным перечнем документов, или в случаях, когда затруднительно определить конкретный срок хранения дела, содержащего разнородные документы.

Закрепленная отметка ЭПК (ЭК) переносится из примерной номенклатуры дел в индивидуальную номенклатуру, при установлении в ней сроков хранения дел. Самовольное снятие этой отметки не допускается.

Сроки хранения дел, устанавливаются в примерных номенклатурах дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы.

В случаях, когда определение сроков хранения документов по типовым, примерным перечням и иным нормативным документам, устанавливающим сроки хранения, не представляется возможным, сроки устанавливаются по решению ЭПК архивных учреждений.

3.6. Оформление примерных номенклатур дел

(приложения 1, 2) состоит из следующих граф: индексы дел (1); заголовки дел (2); сроки хранения и статьи по перечням (3); примечания (4).

В 1-й графе указаны индексы дел, включенных в разделы примерной номенклатуры дел. Разделами являются структурные подразделения.

Система индексации структурных подразделений вводится распорядительным документом.

Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 03-05 "Приказы руководителя организации по личному составу", где 03 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела внутри раздела.

Индексация может быть и более дробной, если структурное подразделение включает несколько отделов, секторов.

Во 2-й графе отражены заголовки дел. Составление заголовков проводится с учетом наиболее существенных признаков группировки документов в первичные комплексы (дела) - номинального, предметно-вопросного и др.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

В 3-й графе указываются сроки хранения, установленные на основе типовых и ведомственных перечней:

- Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Часть II. - М., 1989;

- Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М., 2000 год;

- Ведомственных перечней постоянного и долговременного сроков хранения (Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. - Москва, 2003; Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Российской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения. - Москва, 2004) и иных нормативных документов, устанавливающих сроки хранения.

При указании сроков хранения отдельных документов, установленных решением ЦЭПК Росархива, указываются дата и номер протокола ЦЭПК.

В графе 4 приводятся дополнительные сведения об особенностях формирования дел, месте их хранения, целесообразности ведения нескольких дел, делаются дополнительные примечания к срокам хранения дел, а также специальные пояснения к отдельным видам документов, проставляются дополнительные отметки для обозначения некоторых категорий документов и документов в электронном виде, наличия комплекта сопроводительной документации.

Подстрочные примечания применяют в тех случаях, когда возникает необходимость дать разъяснения или уточнения к названиям раздела.

Примерная номенклатура дел утверждается и вводится в действие приказом или другим распорядительным документом, в котором указываются сроки разработки на ее основе номенклатур дел, конкретные исполнители и т.д.

3.7. Составление методических указаний к примерной номенклатуре дел

Для обеспечения практического пользования примерной номенклатурой дел к ней составляются методические указания.

В указаниях излагаются назначение примерной номенклатуры дел, особенности ее построения. Методические указания раскрывают специфику применения примерной номенклатуры в зависимости от выбранной схемы и порядок расположения документов.

В указаниях даются разъяснения о порядке включения отдельных категорий документов (в том числе документов, отражающих специфику деятельности данной организации) в конкретную номенклатуру дел.

В методических указаниях освещаются принципы формирования дел в делопроизводстве, особенности заведения отдельных дел, даются пояснения к срокам хранения дел и др.

Для удобства пользования примерной номенклатурой дел к ней составляется справочный аппарат. В его состав входят оглавление (названия разделов примерной номенклатуры с указанием страниц), список сокращенных слов и словосочетаний, наименование перечней документов, использованных при составлении примерной номенклатуры.

В методических указаниях к примерной номенклатуре дел целесообразно указать координаты органа, утвердившего примерную номенклатуру, по которым можно обратиться с вопросами, возникающими при составлении на ее основе номенклатуры дел организации.

Составление методических указаний к примерной номенклатуре дел ведется одновременно с разработкой примерной номенклатуры дел.

Применение примерных номенклатур дел

В организациях, на которые распространяются положения примерной номенклатуры дел, на ее основе разрабатываются номенклатуры дел конкретных организаций.

Номенклатура дел предназначена:

- для размещения исполненных документов в дела с целью обеспечения их учета и сохранности;

- для осуществления поиска документов по заголовкам дел в соответствии с принципами формирования дел;

- для установления сроков хранения дел на основании перечней (типовых, примерных и ведомственных) документов с указанием сроков их хранения и подготовки к передаче дел постоянного и долговременного хранения в архив организации, а дел краткосрочного хранения на уничтожение.

Номенклатура дел организует документальный фонд организации. Она является методической основой обеспечения учета и поиска документов в процессе их оперативного хранения в делопроизводстве.

Номенклатура дел составляется службой ДОУ или уполномоченным лицом.

Работники центрального ведомственного архива или архива организации оказывают методическую помощь при составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел должна включать все документы, образующиеся в деятельности организации (в том числе и не предусмотренные примерной номенклатурой дел, например, документы, отражающие особенности работы отдельной организации, не свойственные другим аналогичным организациям). Не следует переносить из примерной номенклатуры заголовки дел, которые в этой организации не образуются.

В номенклатуру дел из примерной номенклатуры переносятся заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, с учетом ее специфики, а также сроки хранения.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

В конце каждого года номенклатура дел уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом (приложение 4).

В графе 1 "Индекс дела" номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела. Индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер дела по номенклатуре.

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В графу 2 "Заголовок дела" номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

При составлении заголовков конкретных номенклатур на основе примерной необходимо учитывать следующее:

1. Большинство заголовков дел примерной номенклатуры переносится в конкретную с уточнениями (например, с указанием наименований конкретных организаций, временного периода, документы за который будут входить в дело).

2. В заголовках дел с термином "документы" в конкретной номенклатуре указываются те виды документов, которые характерны для данной организации.

3. По одному заголовку дела примерной номенклатуры могут быть предусмотрены несколько дел в конкретной номенклатуре (с более подробными заголовками).

4. Несколько заголовков дел примерной номенклатуры могут объединяться и включаться в конкретную номенклатуру как одно дело.

5. В конкретную номенклатуру не включаются дела, предусмотренные примерной номенклатурой, если в деятельности данного учреждения не образуется соответствующей документации.

Заголовки дел могут уточняться (но не сокращаться) в процессе формирования и оформления дел.

В номенклатуре дел конкретной организации, в отличие от примерной, имеется графа 3, в которой против каждого заголовка дела по завершении его делопроизводством проставляется количество частей, томов.

Графа 3 "Количество дел" номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 "Срок хранения и N статей по перечню" указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному).

Если сроки хранения дел регламентируются только примерной номенклатурой дел, то в графе 4 номенклатуры дел организации дается ссылка на индексы соответствующих дел примерной номенклатуры.

Указанные в примерной номенклатуре дел сроки хранения переносятся в номенклатуру дел без изменения. В необходимых случаях по согласованию с архивными учреждениями сроки хранения отдельных документов могут быть увеличены. Это относится к той документации, которая длительное время необходима учреждению в его практической работе. При включении в номенклатуру дел, не предусмотренных примерной номенклатурой, сроки хранения их определяются в соответствии с действующими ведомственными или типовыми перечнями, либо путем оценки документов специалистами, ЭК, исходя из научной и практической ценности документов, по согласованию с ЭПК архивных учреждений.

В графе 5 "Примечания" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В этой же графе на дела, состоящие из электронных документов и баз данных, проставляется соответствующая отметка "в электронном виде".

Записи из графы "Примечания" примерной номенклатуры дел в индивидуальную не переносятся (за исключением уточнений к срокам хранения дел), однако используются при ее составлении.

Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, то на них заводятся новые дела, которые дополнительно включаются в номенклатуру дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения.

Приложения

Приложение N 1. Форма примерной номенклатуры дел

Приложение N 1
к п.3.5

			УТВЕРЖДАЮ Должность руководителя
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (наименование организаций, на которые распространяется примерная номенклатура)			организации
N _________				Расшифровка
место составления

Индекс дела	Заголовок дела		Примечания
НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА

Должность составителя		Расшифровка подписи
Виза зав. архивом организации
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) _______ N ________		СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения _________ N ________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма примерной номенклатуры дел

________________

Приложение N 2. Форма примерной номенклатуры дел

Приложение N 2
к п.3.5

Наименование органа управления			УТВЕРЖДЕНО
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ организаций,			Приказом руководителя организации
на которые распространяется примерная номенклатура)			N _______
N _________
место составления

Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечания
НАЗВАНИЕ РАЗДЕЛА

Должность составителя		Расшифровка подписи
Виза зав. архивом организации
СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) _______ N ________		СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения _________ N ________

Формат А4 (210 х 297 мм)

Форма примерной номенклатуры дел

________________
Для примерных номенклатур дел организаций - источников комплектования государственных архивов.

Приложение N 3. Приказ "Об утверждении Примерной номенклатуры дел"

Приложение N 3

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА УПРАВЛЕНИЯ

ПРИКАЗ

г. ___________

Об утверждении Примерной номенклатуры дел

(наименование организаций, на которые

распространяется примерная номенклатура)

В целях повышения качества номенклатур дел организаций, унификации комплексов заводимых дел

приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие с 00.00.0000 прилагаемую Примерную номенклатуру дел.

2. Службам ДОУ организаций разработать номенклатуры дел на _______ год на основе Примерной номенклатуры.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на руководителей организаций.

Приложение N 4. Образец оформления приказа об утверждении примерной номенклатуры дел

Формат А4 (210 х 297 мм)

Продолжение приложения N 4

По срокам хранения		В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)

4. Положение о Федеральном архивном агентстве: утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 17 июля 2004 года N 290//Собрание законодательства Российской Федерации. - 2004. - N 25. - Ст.2572 .

5. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документов. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов" . - М.: Госстандарт России, 2003. - 17 с.

6. ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" . - М.: Госстандарт России, 1998. - 8 с.

7. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения/Главархив. ВНИИДАД. - М., 1989. - 269 с.

8. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения/Росархив. ВНИИДАД. - М., 2002. - 107 с.

9. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ : утв. Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года N 03-33/пс //Российская газета. - 2003. - 26 августа.

11. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти : утв. приказом Росархива от 27 ноября 2000 года N 68 , зарегистрирована в Минюсте России 26 декабря 2000 N 2508. - М., 2004. - 88 с.



Электронный текст документа
подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальный сайт Государственного
архива Кемеровской области
http://arhiv42.ru
по состоянию на 18.10.2016

Руководитель службы ДОУ организации		Расшифровка подписи
Итоговые сведения переданы в архив
Наименование должности лица, передавшего сведения в архив		Расшифровка подписи

Общие требования к номенклатуре дел:

охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;

конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Обязательные реквизиты документа «Номенклатура дел»:

наименование организации (учреждения) (06);

наименование вида документа;

гриф утверждения;

текст документа;

• визы согласования;

  печать утверждающего органа.

Подпись документа «Номенклатура дел»:

ответственным лицом по делопроизводству.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке формата А4. Для оформления номенклатуры дел целесообразно иметь трафаретные заголовки, в которых постоянная информация отпечатана типографским способом.

При составлении номенклатуры дел используют:

Устав, Положение об учреждении, фирме, организации; планы;

отчеты о работе;

штатное расписание;

действующие перечни документов;

классификаторы;

номенклатуры дел за прошлые годы;

список структурных подразделений;

список корреспондентов;

список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);

справочник картотеки.

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф

В графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов - номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.

Пример : 02-01, 02-02, 02-03 и так далее, где

02 – обозначение структурного подразделения,

01,02,03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело “Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии” в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.

В графе 2 «Заголовок дела» указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел. Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи. Первыми размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов, затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения): распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов. Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности. Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы, затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный. В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.

Заголовки дел

Заголовок дела должен быть кратким, четким и полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в дело.

Заголовок включает:

название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (уставы, положения, протоколы, акты, приказы и т. д.);

Пример: Приказы директора… Отчет комитета…

указание адресата или корреспондента документа;

Пример: Переписка с Министерством юстиции Республики Беларусь…

Пример: Отчет комитета о…

В заголовках нельзя использовать неконкретные формулировки (“разная переписка”), определения, в которых вид документа заменен неким действием (“исследование”, “рассмотрение” и т. д.).

Термин “документы” используется:

при группировке в дело документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства (в конце подобного заголовка указывается не более трех основных разновидностей документов данного дела);

Пример: Документы о проведении Республиканских соревнований школьников-инвалидов (положение, протоколы, отчеты и др.);

Пример: Документы к протоколам №№… заседаний Правления (доклады, информация, справки и др.).

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими разнородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) указанных корреспондентов, как правило, не перечисляются.

Пример: Переписка об информационном обмене...

В заголовках с перепиской необходимо указывать название корреспондента (если она ведется с одним корреспондентом) и содержание переписки.

Пример: Переписка с Министерством труда Республики Беларусь о составлении отчетов по загранкомандировкам.

В заголовках дел, содержащих переписку с несколькими однородными корреспондентами (более трех), названия (фамилии) корреспондентов указывается обобщенно.

Пример: Переписка с зарубежными общественными организациями об образовательных программах...

Графа 3 «Количество дел (томов, частей) » заполняется по окончании календарного года,так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 300 листов).Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

В графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номер статей по перечню» указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней. Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации. Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом “наименование должности руководителя службы ДОУ”.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о не заведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.

В приложение представлен образец номенклатуры дел.

Зачем нужна номенклатура дел каждой организации

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел:

• 
  Распределение исполненных документов в дела;
• 
  Систематизация и учет дел;
• 
  Закрепление индексов дел;
• 
  Установление сроков хранения дел;
• 
  Служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;
• 
  Используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• 
  Является основой для составления актов на уничтожение дел, не подлежащих хранению;
• 
  Может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

1.Виды номенклатуры дел.

Номенклатура дел бывает трех видов: типовая, примерная, индивидуальная (для конкретной организации).

• 
  Типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом).
• 
  Примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
• 
  Индивидуальная (конкретной организации) (это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке).

Номенклатура дел организации делится на:

- сводную номенклатуру дел (отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений, срок хранения – пост.)

- номенклатуру дел структурного подразделения (срок хранения – ДЗН).

Номенклатура дел структурного подразделения отличается от сводной номенклатуры дел организации только оформлением, порядок составления этих номенклатур одинаков.

Сводная номенклатура дел:

Подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;

Визируется (согласовывается) руководителем архива либо лицом, ответственным за архив;

Согласовывается с ЭК (центральная экспертная комиссия) организации;

Направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы);

Утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел структурного подразделения:

Составляется работниками структурных подразделений;

Согласовывается с ДОУ и с архивом или лицом, ответственным за архив организации;

Подписывается руководителем этого структурного подразделения;

Направляется в службу ДОУ.
2.Требования к оформлению номенклатуры дел организации.

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел представлены Инструкцией, утвержденной приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Формуляр номенклатуры дел имеет унифицированную форму и должен соблюдаться в любой организации, независимо от ведомственной принадлежности и формы собственности.

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации.

Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами.

Дата номенклатуры дел – дата ее подписания, но она не может быть позднее 1 января года, на который она распространяется.

Индекс (№) номенклатуры дел – это ее регистрационный номер. Место составления – местоположение организации (с.Онгудай или др.). В заголовке к тексту (на ______ год) указывается год, на который распространяется данная номенклатура дел.
Образец оформления сводной номенклатуры дел организации

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ
общество «Большая капля» Директор
(ЗАО «Большая капля») __________ И.О. Фамилия

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2010 № 1
г. Самара

на 2011 год

01. Канцелярия
01-01	Учредительные документы и устав общества		Постоянно ст. 50 а, 51-53	Перечень типовых управленческих архивных документов… (М., 2010)
01-02	Положения об органах управления (общем собрании акционеров, совете директоров, правлении)		Постоянно ст. 57 а	Переходящее с 2009 г.
01-03	Штатные расписания и изменения к ним		Постоянно ст. 71 а	Переходящее с 2009 г.
01-04	Положения о структурных подразделениях		Постоянно ст. 55 а	Переходящее с 2009 г.
01-05	Приказы директора по основной деятельности		Постоянно ст. 19 а
01-06	Приказы директора по административно-хозяйственным вопросам		5 лет ст. 19 в
01-07	Протоколы общих собраний акционеров и документы к ним		Постоянно 1 ст. 18 и	1 Бюллетени голосования – до прекращения деятельности АО; после прекращения – ЭПК
01-08	Инструкция по делопроизводству		Постоянно ст. 27 а	Переходящее с 2009 г.
01-09	Номенклатура дел		Постоянно ст. 200 а
01-10	Переписка по вопросам основной деятельности		5 лет ЭПК ст. 35, 256
01-11	Резервный номер
01-12	База данных регистрации входящих документов		5 лет ст. 258 г	В электронной форме
01-13	База данных регистрации исходящих документов		5 лет ст. 258 г	В электронной форме
…	…		…
02. Отдел кадров
02-01	Должностные инструкции сотрудников		75 лет ст. 77 а
02-02	Штатные расписания и изменения к ним. Копии		3 года ст. 71 б	Подлинники в деле 01-03
02-03	Приказы директора по основной деятельности. Копии		До минования надобности ст. 19 а	Подлинники в канцелярии в деле 01-05
02-04	Приказы директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.)		75 лет ЭПК ст. 19 б
02-05	Приказы директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков		5 лет ст. 19 б
…	…		…

Начальник канцелярии К.Е. Турчинская

Ответственный за архив
__________ А.О. Боровичка
20.12.2010

Номенклатура дел составлена на основании Типовой номенклатуры дел, в соответствии с «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в деятельности …..», утвержденным Министерством культуры и кино РФ от 25 октября 2010г. № 558.

СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ЗАО «Большая капля»
от 22.12.2010 № 3

Утвержденная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.

По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

Текст номенклатуры дел составляется в табличной форме и состоит из двух частей:

Основной части и

В первой графе таблицы проставляется индекс дела (этот же индекс проставляется на обложке дела) ;

во вторую графу записывается заголовок дела ;

третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела ;

• 
  четвертая графа, заполняется на основании «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), перечень утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, согласован Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 г. ;
• 
  http:// archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml

в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.п.
3. Заполнение граф статьи номенклатуры дел.

Наименование раздела

Номенклатура дел может быть построена по:

структурной,

производственно-отраслевой и

функциональной схемам.

В номенклатуре дел, построенной по структурной схеме , наименования разделов и подразделов, как правило, соответствуют утвержденной структуре организации, т.е. индексы структурных подразделений будут совпадать с разделами (подразделами) номенклатуры дел. Если в организации нет структурного деления, то номенклатура дел строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В ней наименования разделов (подразделов) номенклатуры дел будут совпадать с условными обозначениями управленческих функций.

Индекс структурного подразделения может состоять из нескольких цифр, разделенных знаком «/», в случае если в одно структурное подразделение входит несколько других структурных подразделений. Например, 02 – индекс Управления по персоналу, в структуру которого входят два отдела: отдел кадров и отдел труда и заработной платы, тогда индексы данных отделов будут 02/1 и 02/2 соответственно. Аналогично может производиться и индексация управленческих функций или производственно-отраслевой деятельности.

Индексы присваиваются делам в порядке расположения заголовков в номенклатуре.

Индекс дела включает условное обозначение раздела / подраздела (индекс структурного подразделения или функции управления) и порядковый номер самого дела. Например, 03-01 может означать, что 03 – финансовый отдел, 01 – порядковый номер дела в номенклатуре данного структурного подразделения за этот год.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Если следовать этому правилу удастся, то получится, например, что приказы директора по административно-хозяйственным вопросам деятельности в разных подразделениях будут идти по сходным индексам: 02-04, 03-04, 04-04 и т.д.

Если в течение года в организации возникают новые документируемые участки работы, то они дополнительно вносятся в номенклатуру. С этой целью в каждом разделе нужно предусмотреть резервные индексы дел.

Графа 2. Заголовок дела

Каждому делу должен быть присвоен заголовок.

Заголовки дел располагаются в номенклатуре в определенной последовательности. Рекомендуется первым ставить заголовок дела с самой номенклатурой, что обеспечивает оперативность ее нахождения. Затем идут заголовки дел, включающих документы вышестоящих органов. Далее – заголовки дел организационной документации. После них – заголовки дел распорядительной документации. Следующая группа – заголовки дел плановой документации (сначала годовые, потом квартальные и месячные планы). Затем – переписка (сначала с вышестоящими органами, затем со сторонними и подведомственными учреждениями). В конце помещают названия справочных картотек и регистрационных журналов, а на сами картотечные ящики и журналы наносят их номера по номенклатуре.

При составлении заголовков дел используют признаки документов, помещаемых в дело.

Номинальный признак – указание в заголовке названия вида документов, помещенных в данное дело, например, «Приказы по личному составу», «Докладные и служебные записки по основной деятельности».

Предметно-вопросный признак – указание, по какому вопросу (содержание текста) созданы документы, помещенные в данное дело, например, «Переписка с подведомственными организациями по финансовым вопросам».

Корреспондентский признак – указание в заголовке дел по переписке корреспондента, например, «Переписка с банками Москвы по вопросам выдачи кредитов».

Хронологический признак – указание (для переходящих дел), за какой период времени сгруппированы документы, например, «Годовой отчет ОАО «Корсак» за 2007 г.».

Географический признак – используется для указания группы авторов или корреспондентов, объединенных местонахождением, например, «Переписка с директорами заводов Московской области по основным вопросам деятельности».

Заголовок должен быть сформулирован предельно кратко , но так, чтобы в нем было упомянуто как можно больше признаков, например, «Переписка с директорами школ Московской области по вопросу распределения молодых специалистов». В данном заголовке использовались предметно-вопросный, географический и корреспондентский признаки.

В некоторых заголовках необходимо указать род заводимого дела (дело, переписка).

Термин «дело» употребляется при заведении личных и судебных дел или при объединении различных документов, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, например, «Дело о присвоении ученого звания доцента. Рябов Алексей Федорович».

Термин «переписка» применяется при группировке документов, представляющих собой корреспонденцию двух или более организаций, например, «Переписка с федеральными агентствами по вопросам распределения молодых специалистов».

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле, например, «Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу: «Документы к протоколам заседаний Совета директоров».

Не допускается употребление в заголовке дела некорректных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Если в деле хранятся копии, то следует сделать об этом отметку, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Ссылку на подлинность документов, хранящихся в деле, не делают.

Некоторые заголовки дел с небольшими изменениями можно взять из существующих Перечней документов со сроками хранения. Это, во-первых, даст готовые корректные заголовки, а во-вторых, облегчит поиск статьи и срока хранения дела по данному Перечню.

При составлении заголовков дел необходимо учитывать, что внутри дел документы располагаются в определенной последовательности. Используют следующие принципы их систематизации:

вопросно-логический (письмо-запрос, письмо-ответ и т.д.);

хронологический (документы располагаются по хронологии событий);

алфавитный (например, предложения, заявления или жалобы граждан располагаются по алфавиту фамилий заявителей);

нумерационный (по порядку регистрационных номеров документов).

При систематизации каждой группы документов используют свой принцип:

распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

протоколы располагаются в деле в прямом хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц;

приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. При формировании приказов по личному составу необходимо формировать отдельно приказы по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Как минимум, нужно разделить приказы о приеме, перемещении и увольнении, поместив их в одно дело со сроком хранения 75 лет, а остальные – в другое дело со сроком хранения 5 лет. Кадровику может быть удобнее по каждому вопросу формировать приказы в отдельное дело, все зависит от объема таких документов;

планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов этих документов;

предложения, заявления, письма и жалобы граждан формируются в отдельные дела, причем отдельно – по вопросам улучшения работы учреждения и отдельно – по личным вопросам;

в дела по переписке помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопросов. Нельзя отдельно заводить дело на запросы и на ответы. Переписка по одному вопросу формируется вместе и систематизируется по вопросно-логическому признаку: сначала запрос, затем документы, создаваемые в ходе решения вопросов, далее ответы. Внутри дела документы располагаются по хронологии;

лицевые счета и другие подобные документы группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту;

документы по рационализаторским предложениям и патентам должны формироваться в отдельное дело.

Графа 3. Количество единиц хранения / дел (томов, частей)

Дело – это основная учетная единица, используемая в делопроизводстве. В конце года необходимо в графу № 3 номенклатуры дел занести количество образованных дел (или других единиц хранения). Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома). Запись проставляется следующим образом: 1 или 1, 2 (если дело состоит из нескольких томов).

Графа 4. Срок хранения дела и номера статей по перечню

Данная графа является одной из наиболее важных, так как на основании этих данных в дальнейшем будет производиться отбор документов для последующего хранения и уничтожения.

Документы в соответствии с их исторической, экономической, культурной и иной ценностью бывают следующих сроков хранения:

временного хранения (до 10 лет включительно);

долговременного срока хранения (свыше 10 лет);

постоянного срока хранения.

Сроки хранения документов на нетрадиционных носителях соответствуют срокам хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Четвертая графа номенклатуры дел содержит сведения о сроках хранения документов и заполняется на основании Перечней документов со сроками хранения. В связи с этим следует учесть то, что с 2010года утвержден новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (М., 2010), перечень утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558, согласован Решением Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве от 15 сентября 2009 г.; соответственно номенклатура дел с 2011года должна составляется в соответствии с новым Перечнем. Это мы рассмотрим позднее на конкретном примере номенклатуры дел организации.

- существуют также ведомственные и типовые перечни по определению сроков хранения документов.

Для определения сроков хранения документов необходимо:

найти статью в Перечне, в которой указан срок хранения дела, предусмотренного в вашей номенклатуре;

перенести найденный срок хранения в четвертую графу номенклатуры дел;

проставить в четвертую графу № статьи, по которой определялся срок.

Сроки хранения документов, данные в «Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года.

Отметка «ЭПК» («ЦЭК», «ЭК») означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Здесь и далее звездочки означают, что при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Графа 5. Примечания

В графе «Примечания» проставляют отметки в течение всего срока действия номенклатуры:

о незаведенных резервных номерах (если таковые имеются),

о выделении дел к уничтожению (по истечении срока хранения),

о передаче дел в другую организацию для продолжения и другие.

Так, если в процессе деятельности фирмы возникают дела, формирование которых продлевается на следующий год, то в графе «Примечание» пишут «переходящее». При формировании дел на следующий год данное дело переходит в номенклатуру дел под тем же порядковым номером.

При наличии в Перечне, по которому определялся срок хранения дела, в графе «Примечания», комментариев (например, «на государственное и муниципальное хранение не передаются» или «при условии завершения проверки, (ревизии)», «после замены новыми» и др.), данные комментарии переносятся в графу № 5 номенклатуры дел организации без изменений.

Итоговая запись к номенклатуре дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (единиц хранения) отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению (если документы сдаются в ведомственный или государственный архив) или в собственный архив организации (если документы не сдаются на государственное или ведомственное хранение). О том, что сведения переданы архиву, в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписью сотрудника архива.

Итоговая запись составляется и к номенклатуре дел организации, и к номенклатуре дел структурного подразделения (форма одинаковая).

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Вначале принимается решение о разработке примерной номенклатуры дел, которое следует оформить приказом (распоряжением). В приказе (распоряжении) указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок. Определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр. К приказу прилагается план оргмероприятий по разработке примерной номенклатуры дел. Разработка примерной номенклатуры дел может быть включена в план работы организации на предстоящий календарный год. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярия, общий отдел и т.д.).

Основные этапы утверждения номенклатуры дел :

• 
  визируется ответственным за архив организации,
• 
  подписывается руководителем службы делопроизводства,
• 
  согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии ,
• 
  направляется на рассмотрение соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, не является источником комплектования госархива),
• 
  утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел ).

Обратите внимание, чтобы избежать типичной ошибки – нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть четыре/три экземпляра номенклатуры дел организации, которые хранятся:

• 
  в службе делопроизводства – документ постоянного хранения,
• 
  в государственном архиве (экземпляр отсутствует, если нет согласования с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения),
• 
  в архиве организации,
• 
  рабочий экземпляр (удобнее пользоваться в электронном виде и разместить в свободном доступе для всех сотрудников организации).

Порядок текущей работы с номенклатурой дел

После утверждения структурные подразделения получают выписки из номенклатуры дел или информируются, где в общем доступе в электронной форме находится документ для практического использования в работе.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации, как уже сказано выше.

Как показывает практика, существующие номенклатуры организаций, в том числе и администраций сельских поселений, отражают не весь спектр документов, которые заводятся. Существуют «двойственные», а то и «тройственные» номенклатуры дел, что в сущности является неправильным. Я выше отметила, что номенклатура у организации должна быть одна, другое дело, что она может состоять из различных разделов и отражать весь спектр документов, образующихся в деятельности организации.