Что проверяет минтруд у кадровика. Рекомендации по приему-передаче кадровых документов

Кадровый аудит Ц это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса Ц аудит кадрового делопроизводства. Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых документах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит . Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.

Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:

• при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
• при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
• при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
• при смене руководства организации;
• при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.

Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на аудит кадрового делопроизводства довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.

Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения понятия аудит кадрового делопроизводства в организации.

I. Определение пакета необходимых документов

Каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.

Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек Ц статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка Ц статьей 189, графика отпусков Ц статьей 123.

О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.

Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов.

Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.

Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).

Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы

Обязательные документы	Комментарии
Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры	Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами
Штатное расписание , график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, увольнение , направление в командировку, поощрение работника), личная карточка № Т-2, табель учета рабочего времени	Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности
Трудовая книжка , книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю	Ведутся обязательно с использованием установленных образцов

Документы, которые могут стать обязательными

Перечень документов	Условия, при которых эти документы становятся обязательными
Должностные инструкции	Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора )
Положение об оплате труда и материальном стимулировании	Если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила ВТР)
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем	Если в организации есть такой режим работы
График сменности	Если в организации введена сменная работа
Положение об охране коммерческой тайны	Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор	Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем
Договор о коллективной материальной ответственности	Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности	Если в организации работают сотрудники Ц материально ответственные лица

Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления в командировки , выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.

Необходимо упомянуть, что работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, облегчать процесс адаптации новых сотрудников (положения о персонале, аттестации , адаптации и т. д.).

II. Проведение сверки документов

После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров, необходимо произвести сверку Ц что есть и что должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы. Результаты сверки удобно свести в таблицу:

Таблица сверки документов

Документ отсутствует	Документ есть, но требует внесения изменений и дополнений	Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается
Положение о защите персональных данных работников	Правила внутреннего трудового распорядка (далее Ц ПВТР) (в связи с многочисленными поправками в ТК РФ, создать проект новой редакции ПВТР, утвердить в соответствии со ст. 190, 372 ТК РФ, ознакомить всех работников под роспись)	Штатное расписание
Инструкции по охране труда	Трудовой договор (недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора , а недостающие условия определить приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, оформить с работниками в письменной форме)	График отпусков
...	...	...

Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие.

Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:

• издать новую редакцию ПВТР;
• создать приложение с внесением дополнений и изменений к действующей редакции ПВТР.

В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта .

Этап 1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации (если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель (представительный орган), избранный из числа работников (ст. 31 ТК РФ)).

Этап 2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту (в письменной форме).

Этап 3а. Если представительный орган работников согласен с проектом ПВТР, Правила утверждаются работодателем.

Этап 3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению. Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР.

Этап 4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения.

III. Проверка кадровой документации

Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.

Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов Ц наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.

Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении , а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

IV. Кадровый аудит и оформление отчетов

В заключение комиссия, которая проводит кадровый аудит составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.

В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.

Таким образом, мы рассмотрели алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры Ц аудит кадрового делопроизводства . В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт .

Скачать бесплатно программы для автоматизации учёта кадров, расчёт стажа, документооборота, учёта договоров и клиентов (CRM-система)

Наименование программы	Описание программы	Объём программы

Ведение кадрового документооборота в точном соответствии с буквой закона необходимо, поскольку эти документы использует не только кадровая служба, но и бухгалтерия для расчета заработной платы. Их могут проверить трудовая инспекция и налоговая, работникам могут потребоваться выписки и справки.

Для проверки соответствия ведения кадрового документооборота актуальным нормам законодательства проводится кадровый аудит . Регулярный аудит показан всем без исключения компаниям, однако в некоторых случаях он крайне желателен и даже необходим.

Так аудит целесообразно проводить в ситуации изменений, чтобы минимизировать риск ошибок и исключить вопросы ответственности за них:

при смене кадровика, отвечающего за кадровое делопроизводство;

при увольнении сотрудника, который обижен на работодателя и обращается в трудовую инспекцию;

при смене гендиректора или собственника бизнеса;

при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;

в случае изменении системы оплаты труда;

при массовом сокращении персонала.

Кадровый аудит , в отличие от аудита бухгалтерии, можно провести силами собственных специалистов, не обязательно приглашать лицензированных сторонних аудиторов. Однако потребются эксперты с хорошим знанием российского законодательства, компетентные в области трудового права и вопросах ведения кадрового делопроизводства.

При этом сегодня сложилась практика делегирования этой задачи специализированной аутсорсинговой компании, поскольку при подписании договора серьезный провайдер берет на себя финансовую ответственность за грамотность проверки и итоговый отчет с рекомендациями по устранению выявленных нарушений. То есть заказчик может быть уверен, что проверка будет не фиктивной, а самой настоящей, глубокой и вдумчивой.

Можно выделить пять этапов проведения кадрового аудита своими силами, рассмотрим каждый из них.

Этап 1. Организация

Перед началом непосредственно аудита необходимо:

зафиксировать цели и задачи проведения кадрового аудита;

сформировать комиссию в составе руководителя отдела кадров, юриста, главбуха и, например, увольняющегося кадровика и нового, который выйдет ему на замену;

определить сроки проведения аудита, которые могут составлять от нескольких дней до поры месяцев в зависимости от численности персонала компании;

издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.

Этап 2. Формирование перечня проверяемых документов

Задача усложняется тем, что в законодательстве сводного перечня необходимых документов нет, а есть разрозненные акты, где содержится информация о обязательности ведения тех или иных журналов или документов. Поэтому нужно составить свой перечень необходимых документов с учетом всех правовых актов, специфики предприятия и его отрасли.

Обязательные кадровые документы:

трудовые договоры (Ст. 56, 67 ТК РФ);

штатное расписание (Ст. 15, 57 ТК РФ);

трудовые книжки (Ст. 66 ТК РФ);

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ПП РФ N 225 «О трудовых книжках» от 16.04.2003 г).

график отпусков (Ст. 123 ТК РФ);

табель учета рабочего времени (Ст. 91 ТК РФ);

личные карточки формы N Т-2 и N Т-2 ГС (МС) (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.);

приказы по личному составу: о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, о направлении в командировку, о поощрении, о расторжении трудового договора (Постановление Госкомстата №1 от 05.01.2004 г.);

личные дела сотрудников (необходимость ведения установлена ведомственными нормативными актами)

локальные нормативные акты: правила внутреннего трудового распорядка (Ст. 189 ТК РФ), инструкция по охране труда (пункт 21 ч. 2 Ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (Ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании и прочие.

журнал ознакомления с локальными нормативными актами (Ст. 68 ТК РФ);

Иные документы, которые могут существовать в компании:

коллективный договор;

должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);

перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

график сменности;

договор о коллективной материальной ответственности (Ст. 245 ТК РФ);

договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (Ст. 244 ТК РФ);

положение об охране коммерческой тайны;

положения об адаптации, прохождении испытательного срока, проведении аттестации работников.

С целью систематизации кадрового документооборота эксперты советуют при необходимости вести:

журнал учета трудовых договоров. С его помощью при массовом найме и заключении срочных трудовых договоров проще отследить даты их окончания. Ст. 79 ТК РФ обязывает за три дня предупреждать работника о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока действия, иначе договор считается заключенным на неопределенный срок (Ст. 58 ТК РФ);

журналы учета приказов по личному составу. Он помогает вести точный учет порядковых номеров кадровых приказов. Если работников немного, можно фиксировать все приказы в одном журнале, если штат большой, лучше регистрировать прием, перевод, увольнение в разных журналалах;

другие журналы, например, учета личных дел, отпусков, направлений в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов ОМС, пенсионного страхования и другие.

Журналы разрабатываются в свободной форме, однако они обязательно должны иметь нумерацию страниц, быть прошиты, скреплены печатью и подписью руководителя компании или сотрудника, отвечающего за кадровый документооборот.

Этап 3. Проверка наличия документов и актуальности документации

После того, как сформирован перечень необходимых документов, проводится сверка имеющихся документов с этим перечнем, а также оценка соответствия документов актуальным требованиям законодательства. Удобнее всего проводить эту работу в табличной форме, например, описывая состояние кадрового документооборота в четырех графах: «Перечень необходимых документов», «Документ отсутствует», «Документ в наличии и требует изменения», «Документ в наличии и полностью соответствует законодательству».

Получив представление о том, каких документов недостает, комиссия разрабатывает их с учетом ТК. Все остальные документы корректируются в соответствии с требованиями законодательства.

Отдельного внимания заслуживают трудовые книжки. Должен иметься приказ о назначении ответственного за их ведение. Кроме того, нужно проверить регистрацию каждой трудовой книжки в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Все записи в трудовые книжки должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть исправлений. Все записи в трудовой книжке должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью сотрудника. Хранить книжки и вкладыши к ним необходимо в сейфе.

Этап 4. Оформление результата кадрового аудита

По итогам кадрового аудита в свободной форме составляется отчет, где отражают сведения о текущем состоянии кадрового делопроизводства, обнаруженных недостатках и мерах для их устранения. В отчете также проводится оценка достижения целей аудита.

Если кадровый аудит приурочен к смене сотрудника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, эксперты советуют составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие недостатки обнаружены.

Статьи этого раздела

• Появление сотрудника на работе в состоянии опьянении надо правильно доказывать

  Приход на работу в состоянии опьянения – вроде бы очевидная ситуация, не требующая дополнительных доказательств. К счастью, подобные истории единичны, но, возможно, именно поэтому не все HR-специалисты точно знают, как правильно действовать. Например, можно ли использовать алкотестер и пускать работника на территорию компании?

• Удержания по исполнительным листам

  При получении исполнительного листа на сотрудника нужно помнить о том, на какие виды доходов не может быть обращено взыскание, учитывать максимально возможный процент удержания по исполнительному листу и очередность погашения нескольких исполнительных листов. …

• Геолокация – на защите интересов работодателей?

  Как эффективно контролировать региональных сотрудников? Вопрос не праздный: они не под постоянным наблюдением, но отвечают за важную часть бизнеса. Это накладывает отпечаток на трудовые отношения. Надо и доверять человеку, и всегда знать, как он работает. Увы, свобода действий нередко приводит к безответственности, а конфликты – к судам.

• Факсимиле на трудовых договорах и соглашениях о совмещении

  Факсимиле представляет собой клише, точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати. Разберемся, допускается ли использование факсимиле вместо собственноручной подписи в трудовых договорах и на соглашениях о дополнительной работе.

• Социальный налоговый вычет

  Социальный налоговый вычет на лечение и обучение может быть предоставлен работнику при определенных условиях. Рассмотрим особенности предоставления социального налогового вычета.

• Профстандарты станут обязательными в некоторых случаях

  В связи с вступлением в силу с 1 июля 2016 года изменений в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 02.05.2015 № 122-ФЗ (далее - Закон № 122-ФЗ)) Минтруд России подготовил ответы на типовые вопросы по применению…

• Смерть ИП, работника, учредителя

  Могут ли налоги перейти по наследству? Кто сделает запись в трудовых книжках сотрудникам умершего индивидуального предпринимателя? Облагаются ли взносами и налогом на доходы выплаты, начисленные после смерти работника? Каков порядок действий в случае смерти директора ООО или его учредителя? Ответы читайте в статье.

• Банкротство работодателя за долги по зарплате

  Работники получили право обращаться в суд с требованием признать работодателя банкротом в случаях невыплаты заработной платы. Разбираемся, когда возможно банкротство работодателя за долги по зарплате и что необходимо сделать сотрудникам для начала процедуры банкротства.

• Локальные нормативные акты компании - как избежать ответственности при проверках

  Отсутствие некоторых локальных нормативных актов может быть расценено проверяющими из трудовой инспекции как нарушение трудового законодательства. В статье мы расскажем как избежать таких последствий.

• Замещение должностей и внутреннее совместительство

  Понятия "и.о." или "врио" действующим законодательством не установлены. Поэтому во избежание споров с сотрудниками работодатель должен знать, как правильно оформить замещение должностей и каков порядок его оплаты.

• Локальные нормативные акты компании

  Конец года - самое время после сдачи квартальной отчетности без спешки заняться подготовкой к году грядущему: продумать штатное расписание, подготовить график отпусков на следующий год. Также при необходимости внести изменения и в прочие локальные нормативные акты.

• Вакантные места для сокращаемого сотрудника

  Законодатель установил обязанность работодателя предлагать сотруднику вакантные должности при сокращении штата. Эта должность должна быть свободной, соответствовать квалификации работника, а также может быть нижеоплачиваемой или нижестоящей. Кроме того, вакансия должна располагаться в той же местности. …

• Оформляем изменение личных данных сотрудника

  Персональные (личные) данные работников содержатся в основном в кадровых и бухгалтерских документах. Важно соблюдать последовательность действий при внесении в них изменений.

• Кадровый аудит. Какие документы нужно иметь вашей компании?

  Аудит кадрового делопроизводства – одна из важнейших составляющих процедуры оценки эффективности всей системы управления персоналом и кадрового потенциала организации или самостоятельная процедура в рамках мер по снижению фискальных и репутационных рисков компании, в том числе при разрешении в суде трудовых споров.

• Организация ведения кадрового делопроизводства «с нуля»

  Необходимость поставить кадровое делопроизводство – не такая уж и экзотическая задача, непростая для начинающих кадровиков, частных предпринимателей и бухгалтеров, в чьи обязанности вошло кадровое дело. Впрочем, весь процесс можно описать простым поэтапным руководством к действию.

• Работа во время декрета: разбираем возможные ситуации

  Зачастую молодая мама, находясь в отпуске по уходу за ребенком, трудится на условиях неполного рабочего времени или на дому.
  Некоторые мамы умудряются работать на основании выданного в установленном порядке листка нетрудоспособности во время отпуска по беременности и родам, что законодательством прямо не предусмотрено. На практике документальное оформление такой ситуации вызывает немало вопросов у кадровиков.

• Как сделать из внешнего совместителя основного работника

  Переход совместителя на основное место в той же компании можно оформить через увольнение или через заключение допсоглашения к трудовому договору. Заполнение трудовой книжки зависит от того, когда и кем были внесены записи о приеме на работу совместителя и его увольнении.

• Документы, которые должен представить работник

  По материалам книги-справочника "Зарплата и другие выплаты работникам" под редакцией В.Верещаки Прежде чем с работником будет заключен трудовой договор, он должен представить ряд документов. Они перечислены в статье 65 Трудового…

• Положение об оплате труда

  Основная задача данного положения состоит в том, чтобы установить порядок оплаты труда всех категорий работников компании.

• Меняем название должности работника

  Если работодатель решил изменить наименование должности, он должен уведомить об этом сотрудника, работающего на ней. Дальнейшие действия сторон трудового договора зависят от согласия сотрудника на смену названия должности.

• Применение бестарифной системы оплаты труда. Особенности начисления зарплаты

  Эта система предусматривает распределение общего фонда оплаты труда по компании (или ее подразделению) между соответствующими сотрудниками. При этом общий фонд зависит от результатов работы компании (подразделения) в том или ином периоде времени (например месяце). По своей сути заработная плата конкретного сотрудника - это его доля в фонде оплаты труда всего коллектива. Заработная плата распределяется между сотрудниками на основании тех или иных коэффициентов (например трудового участия). Причем их может быть несколько.

• Расчет заработной платы при сдельной системе оплаты труда
• Принимаем на работу водителя

  Заключая с водителем трудовой договор, необходимо учитывать ряд нюансов, которые связаны с этой должностью. Некоторые из них необходимо прописать в трудовом договоре, на другие достаточно сделать ссылку.

• Изменения и исправления в трудовой книжке

  Статья опубликована в рамках сотрудничества журнала "Актуальная бухгалтерия" и HRMaximum. Трудовая книжка работника - главный документ, который подтверждает стаж и дает гарантии на получение пенсии. Именно поэтому оформлять трудовые книжки нужно правильно,…

• Хранение документов. Сроки хранения, уничтожение и утилизация первичных учетных документов

  Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, кадровых документов

• Приказы: форма, нумерация, исправления

  Автор обращает основное внимание в материале на нюансы оформления приказов, внесения в них изменений и т.д. Поскольку некоторые ошибки могут привести к утрате приказом юридической силы, то нельзя считать их мелочами.

• В каком порядке предоставляются копии документов бывшим работникам организации?

  Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 19.05.2008, далее - Правила), трудовая книжка выдается на руки работнику только при увольнении, но бывают случаи, когда работник…

• Кто в штатном расписании... Директор по персоналу, Начальник отдела кадров, Руководитель службы HR?

  Как определить функции и полномочия директора по персоналу и отделить его обязанности от обязанностей других кадровых работников, рассказывает автор в материале, подготовленном на основе поступающих от кадровиков вопросов

• Расчёт графиков работы (Программа на основе Microsoft Excel)
• Как правильно сшивать документы

  В статье рассказано о всех нюансах правил прошивки документов. Читатели ознакомятся с тем, как правильно пронумеровать, составить опись, передать в архив кадровые документы

• Как оформить отсутствие работника, если он выполняет государственные обязанности?

  Представьте себе ситуацию: сотрудник организации является специалистом узкого профиля и привлекается в качестве эксперта следственного процесса. Или: военнообязанного, пребывающего в запасе, вызывают на военные сборы. А может быть, кому-то из ваших подчиненных нужно присутствовать в суде в качестве присяжного заседателя. О чем говорят все эти случаи? О том, что работника на время выполнения государственных обязанностей необходимо освободить от работы и особым образом оформить его отсутствие.

• Особенности регулирования труда работников работающих у работодателей-физических лиц

  Рядом особенностей обладает работа у работодателей - физических лиц. Принципиально все работодатели - физические лица подразделяются на две группы: индивидуальные предприниматели и физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями. Первые используют работников для осуществления предпринимательской деятельности…

• Какие кадровые документы должны быть на предприятии

  Ответственному сотруднику необходимо знать, какие документы обязательны для фирмы, какие становятся таковыми лишь при определенных условиях, а какие бумаги можно не составлять, так как они носят рекомендательный характер. Это позволит хорошо подготовиться к встрече с…

• Права работника при продаже предприятия-должника

  Федеральный закон "О несостоятельности (банкротстве)" не содержит норм, обеспечивающих защиту трудовых прав работников при продаже предприятия-должника. Специфика возникающих при этом трудовых отношений требует специального анализа.

• Подтверждение трудового стажа

  При подсчете стажа периоды работы или иной деятельности, которые в него включаются, имевшие место до регистрации гражданина в качестве застрахованного лица в соответствии с Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. «Об индивидуальном (персонифицированном) учете…

• Временный перевод на другую работу

  В N 8 журнала "Отдел кадров бюджетного учреждения" за 2009 г. мы писали о постоянном переводе работника на другую работу у того же работодателя, при котором не планируется возвращение на прежнюю должность. Кроме этого, законодательством предусмотрена возможность временного перевода. В чем его отличие от постоянного, в каких случаях и в каком порядке он производится, расскажем в настоящей статье.

Часто в работе кадровиков используется такой документ, как уведомление. При помощи этой бумаги работодатель извещает сотрудников о юридически значимых моментах. Например, о сокращении штата. Единой формы уведомления нет. Для каждого случая разрабатывается свой вариант. Мы расскажем о том, как составить уведомление о реорганизации компании и ликвидации филиала. Как уведомить сотрудников об изменении условий трудового договора. Как известить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой.

• Визит трудовой инспекции

  Любой работодатель должен быть готов к тому, что рано или поздно его посетит трудовая инспекция. К сожалению, в сложившейся ситуации, которая характеризуется массовыми сокращениями персонала, нежданный визит может произойти в любой момент. Поговорим о том, по какому поводу может прийти инспектор, в чем заключаются его полномочия и каковы действия работодателя при проведении контрольных мероприятий.

• Внештатный работник: "Опасные" моменты для работодателя и работника

  Во времена СССР под "внештатными работниками" понимали граждан, выполняющих работу для организации и не числящихся в штате. С развитием законодательства РФ изменилось понятие и статус "внештатного работника". Мышление же части руководителей организаций осталось на уровне правового регулирования труда "внештатных работников" в СССР. Работодатель не всегда задумывается о последствиях таких взаимоотношений.

• Служебные командировки и права работников

  Рассматриваются весьма важные для каждого работника, имеющего амплуа "выездного", проблемы.

• Оформляем беременность

  В последние годы в нашей стране наблюдается настоящий беби-бум. Сотрудниц, ожидающих прибавления в семействе, становится все больше. К появлению нового человека на свет готовятся не только будущие родители, но и... кадровая служба. Кроме заботы о том, на кого возложить обязанности отсутствующей по уважительным причинам работницы, необходимо еще собрать и подготовить много документов. Давайте рассмотрим, какие трудности возникают при оформлении «детских» отпусков и какие выплаты положены новенькой маме.

• Типичные заблуждения

  Наиболее частые заблуждения относительно трудовых взаимоотношений

В рамках проведения выборочной проверки ведения кадрового делопроизводства в соответствии с требованиями действующего трудового законодательства Российской Федерации, была проверена кадровая документация в отношении 47 работников ООО «Буженинов», как числящихся в организации на момент проверки, так и уволенных.

Проверке подверглись следующие кадровые документы:

— трудовые договоры с работниками;

— дополнительные соглашения к трудовым договорам;

— трудовые книжки работников;

— личные карточки работников (форма Т-2);

— приказы о приеме на работу (форма Т-1);

— приказы о переводе (формы Т-5);

— приказы на увольнение (форма Т-8;

— иные приказы по личному составу;

— локальные нормативные акты организации.

По результатам проверки были выявлены следующие нарушения ведения кадрового делопроизводства и трудового законодательства:

1. В организации не ведется:

— книга регистрации приказов по личному составу со сроком хранения 5 лет и 75 лет;

— книга об ознакомлении работника с правилами внутреннего распорядка;

— книга об ознакомлении работника с инструкцией по охране труда и технике безопасности;

— книга об ознакомлении работника с положением об оплате труда;

— книга об ознакомлении работника с положением о персональных данных;

— книга учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;

2. При поступлении на работу сотрудники не ознакамливаются под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, с должностной инструкцией, с инструкцией по охране труда и технике безопасности на рабочем месте, с положением об оплате труда, с положением о персональных данных работников.

3. При приеме на работу запись в трудовую книжку вносится не в соответствии со штатным расписанием (не указывается структурное подразделение, куда принимается работник).

4. Записи в трудовые книжки об изменении условий труда работников (перемещение, изменение должности и пр.) вносятся несвоевременно, а в большей массе не вносятся вовсе.

5. При возникновении необходимости, трудовые книжки выдаются на руки работникам без оформления расписки.

6. Отсутствует утвержденный перечень бланков, действующих в организации. Форма трудовых договоров, заключенных с работниками, разная.

7. В некоторых личных делах трудовые договоры отсутствуют вовсе.

8. В организации заключено большое количество срочных трудовых договоров без видимых на то оснований.

9. Не на все изменения определенных сторонами условий трудового договора оформляются дополнительные соглашения.

10. Не оформляются изменения к трудовым договорам на изменения паспортных данных работников.

11. В личных делах работников находятся ксерокопии не всех документов, необходимых для трудоустройства. Существует достаточное количество личных дел, в которых нет ксерокопий вообще, даже паспорта.

12. Личные карточки формы Т-2 не отвечают требованиям ведения кадрового делопроизводства. Не во всех карточках присутствуют следующие данные:

— номер и дата трудового договора;

— изменение условий труда работников (перемещение, изменение должности, изменение оклада, изменение системы оплаты труда);

— подписи ознакомления работников с внесенными изменениями;

13. В приказах о приеме на работу не указываются условия приема на работу (полное/неполное рабочее время, количество часов, основное место работы/по совместительству).

14. В личных делах некоторых работников существуют противоречия в информации (дата приема, должность, подразделение) между приказом о приеме на работу, трудовым договором, штатным расписанием, записью в трудовой книжке.

15. Работники не всегда ознакамливаются с приказами по личному составу под роспись

С полным примером отчета аудиторской проверки можно ознакомиться здесь:

Есть такой контролирующий орган,как Государственный департамент надзора за соблюдением законодательства о труде (его территориальными представительствами являются инспекции по труду). А поскольку орган контролирующий,он имеет право осуществлять проверки.

Инспекции по труду имеют право приходить к работодателю с проверкой без заблаговременного предупреждения и проверять документацию без ограничения по срокам.[p]

Государственный департамент надзора за соблюдением законодательства о труде – это орган государственного управления,который входит в состав Министерства труда и социальной политики и подчиняется ему.

Цель проверки этого ведомства и его территориальных органов (инспекций по труду) – это контроль за соблюдением работодателями и фондами социального страхования законодательства о труде и социального страхования в части обеспечения прав и гарантий застрахованных лиц.

Теперь о целях проверок инспекции по труду. Основным документом в трудовом праве является КЗоТ. Соответственно инспекция из работы проверяет выполнение всех требований,которые выдвигаются КЗоТ и разработанные на исполнение его законодательных и нормативных документов.

Чаще всего проверяется соблюдение таких требований:[p] [p] - наличие коллективного договора у работодателей;[p] [p] - правильность ведения кадровой документации;[p] [p] - своевременность выплаты зарплаты работникам;[p] [p] - соблюдение требования о минимальном уровне заработной платы;[p] - правильность возмещения работникам расходов на командировку;[p] - начисление компенсации при несвоевременном расчете с работниками;[p] [p] - законность освобождения работников и своевременность расчетов с уволенными работниками,выдачи им трудовых книжек;[p] [p] - соблюдение установленной КЗоТ продолжительности рабочего времени для разных категорий работников;[p] [p] - правомерность привлечения разных категорий работников к работе в сверхурочное время,в ночное время,в праздничные и исходные дни,а также порядок оплаты за работу в такое время;[p] [p] - периодичность и продолжительность отпусков,которые предоставляются работникам;[p] [p] - своевременность и полнота выплаты работникам социальной помощи;[p] [p] и другие требования,установленные КЗоТ. [p] [p] Основные документы предприятия,подлежащие проверке:[p]

1. Устав предприятия[p] [p] При изучении устава предприятия особое внимание уделяется наличию полномочий у должностных лиц соответствующего уровня подписывать приказы по кадрам,в частности о приеме и увольнении работников.

2. Коллективный договор[p] [p] Проверяется соответствие пунктов коллективного договора требованиям трудового законодательства Украины.[p]

3. Кадровая дисциплина:[p]

3.1. Правила внутреннего трудового распорядка[p] Проверяется наличие на предприятии утвержденных правил внутреннего трудового распорядка,соответствие их требованиям трудового законодательства Украины.

3.2. Штатное расписание[p] Проверяется наличие на предприятии штатных расписаний,утвержденных руководителем. Изучаются даты их утверждения,сроки действия,а также внесенные изменения. Проверяется соответствие указанных в штатном расписании названий должностей «Государственному классификатору профессий».[p]

3.3. Журнал регистрации приказов по кадрам[p] [p] Проверяется наличие журнала регистрации приказов по кадрам. Наличие нумерации его листов,прошивки,а также скрепление печатью предприятия. Анализируется правильность заполнения граф данного журнала и нумерации кадровых приказов.[p]

3.4. Приказы по кадрам[p] Изданные предприятием приказы по кадрам проверяются на соответствие требованиям трудового законодательства. В частности,проверяют,соответствуют ли названия работ и должностей в приказах предприятия названиям работ и должностей,внесенных в трудовые книжки работников. Проверяют приказы о принятии на работу,об освобождении,о переведении на другую должность,о предоставлении отпуска и т.п.

3.5. Личные дела работников[p] [p] Проверяется наличие личных дел работников предприятия и их наполнение документами согласно законодательству. Анализируется правильность заполнения всех документов,формирующих личное дело. Сопоставляется количество всех работников предприятия с количеством оформленных на них личных дел.[p]

3.6. Трудовые книжки работников[p] [p] Проверяется наличие трудовых книжек и соответствие их количества численности основных работников предприятия. Внесенные в трудовые книжки записи о работе изучаются на соответствие КЗоТ,требованием Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников и «Государственного классификатора профессий».

3.7. Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Проверяется наличие журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Сопоставляется количество основных работников предприятия с количеством трудовых книжек,указанных в журнале. Проверяется правильность заполнения данного журнала.[p]

4. Расчеты с работниками[p] [p] При проверке своевременности выплаты зарплаты,начисление суммы индексации,компенсации,других обязательных выплат,предусмотренных действующим законодательством,инспектор по труду изучает:- табели учета использования рабочего времени:проверяется наличие табелей учета использования рабочего времени,изучается их соответствие требованиям законодательства. - расчетные платежные ведомости;- кассовую книгу (при выплате зарплаты денежной наличностью);- платежные доверенности (в случае перечисления зарплаты на карточки работникам);- накладные,что подтверждают выплату зарплаты в натуральной форме (при натуроплате).

Инспектор проверяет,или были осуществлены необходимые доплаты работнику (за работу в сверхурочное,ночное время и т.п.),или соблюдено требования при расчетах за командировку (или обеспечивался работник авансом,или не были нарушены нормы суточных).

5. Должностные инструкции[p] [p] Проверяется наличие должностных инструкций,утвержденных руководителем предприятия. Изучается порядок ознакомления с ними работников.

6. Журнал регистрации отпусков[p] [p] Проверяется наличие на предприятии журнала регистрации отпусков,изучается порядок его заполнения. Проверяется соответствие продолжительности предоставляемых работникам предприятия отпусков требованиям Закона Украины «Об отпусках». Проверяется (в том числе и путем устных опрашиваний работников),предоставлялась ли им по их желанию дополнительный отпуск на детей,отпуск без сохранения зарплаты в обязательных случаях,предусмотренных законодательством,и т.п.

7. Документы по воинскому учету[p] [p] Проверяется наличие на предприятии учета военнообязанных и призывников,соответствие его требованиям Инструкции по воинскому учету военнообязанных и призывников на предприятиях,в учреждениях,организациях и учебных заведениях.

8. Статистическая отчетность[p] [p] Проверяется своевременность предоставления отчетности в органы статистики и центр занятости,а также правильность заполнения утвержденных форм отчетности.

Также существуют и другие контролирующие органы,которые имеют право проводить проверки на предприятии. Во время этих проверок они могут затрагивать и кадровую документацию. Поэтому я выкладываю список всех органов,которые могут проводить проверки на предприятии:сферу их проверки,и перечень документов. [p] [p] Контролирующий орган и что проверяют (какие документы и объекты:[p] [p] 1.Налоговые органы:[p] [p] Денежные документы,бухгалтерские книги,отчеты,сметы,декларации,показатели электронных и компьютерных систем,которые применяются для расчетов за наличный расчет с потребителями,и другие документы независимо от способа представления информации (включая компьютерный),связанных с исчислением и уплатой налогов,свидетельство о государственной регистрации,специальных разрешениях. Проверяющие имеют право на получение от должностных лиц объяснений в письменной форме. Сборщики налогов имеют право обследовать любые производственные,складские,торговые и другие помещения. [p] [p] 2. Органы Пенсионного фонда Украины:Финансово-бухгалтерские документы,отчеты,планы,сметы и другие документы предприятий,которые имеют отношение к правильности исчисления и уплаты сбора на обязательное государственное пенсионное страхование и целевое использование его средств. [p] [p] 3. Государственная таможенная служба:[p] [p] Документы и ведомости,необходимые для таможенного контроля,документы,которые подтверждают правильность начисления и уплаты налогов и сборов,которые взыскиваются при перемещении товаров через таможенную границу,осуществляют проверку товаров,ввезенных для переработки на таможенной территории Украины,а также продуктов их переработки. [p] [p] 4. Фонд общеобязательного государственного социального страхования на случай безработицы Кадру документов (о принятии на работу работников,заработную плату работников,использование рабочего времени и связанные с этим вопросы),документы,касающиеся начисления и уплаты страховых взносов,документов о ликвидации/реорганизации предприятия,изменение юридического адреса. [p] [p] 5. Фонд социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний Украины Документы,которые касаются уплаты и целевого использования предприятиями сбора на общеобязательное социальное страхование от несчастных случаев,состояния профилактической работы и охраны труда на предприятии,а также документы,необходимые для расследования случаев профессиональных заболеваний и несчастных случаев со смертельными последствиями или возможной инвалидностью.[p] [p] 6. Органы пожарного надзора:Помещение на предмет пожарно-технического обследования и документы на данное помещение (договоры аренды,разрешения и т.п.).[p] [p] 7. Государственный комитет по надзору за охраной труда.[p] [p] Техническую и технологическую документацию проверяемого объекта,материалы проверок подразделами (специалистами) предприятия,в т.ч.,службами охраны труда и технического надзора,а также материалы,которые свидетельствуют о создании безопасных условий работы,которые были обработаны на предприятии по результатам предыдущей комплексной проверки и комиссиями по расследованию несчастных случаев. Во время проверки конкретных рабочих мест проверяется выполнение последнего по этому объекту (маршрута) предписания,знание работниками технологических регламентов,правил и инструкций по охране труда,в том числе и правил поведения во время аварии,а также умение пользоваться приборами газового контроля и средствами индивидуальной и коллективной защиты. Государственным инспектором или по его требованию специалистами предприятия должны выполняться контрольные измерения (относительно вида надзора),а также испытание трудоспособности защитных и блокировочных устройств и другого оборудования и приборов относительно техники безопасности.[p] [p] 8. Фонда социальной защиты инвалидов:Документы,которые свидетельствуют о соблюдении предприятиями нормативов рабочих мест для обеспечения трудоустройства инвалидов. [p] [p] 9. Фонд социального страхования из временной потери:[p] [p] трудоспособности Денежные документы,регистры бухгалтерского учета,отчеты,сметы,планы,денежную наличность,ценные бумаги и материальные ценности,а также путевки. Проверяющие имеют право на получение письменных объяснений,справок и копий документов. Проверяющие должны изучать лишь те документы,которые имеют отношение к правильности исчисления и уплаты страховых взносов,использование страховых средств,обоснованность выдачи и продолжение листков нетрудоспособности работникам.[p] [p] 10. Государственная контрольно-ревизионная служба:[p] [p] Бухгалтерские,финансовые,распорядительные документы,договора и т.п. Большей частью на "простом предприятии",не бюджетном,проверяющие данного органа осуществляют проверку использования бюджетных средств,за их целевым назначением. Но есть исключения,когда проверка предприятия осуществляется по требованию,например,прокуратуры,в таком случае могут проверяться все документы. [p] [p] 11. Органы по делам защиты прав потребителей Проверяющие изучают товары,результаты выполненных работ/предоставленных услуг,документы,состояние помещения,наличие соответствующего оборудования.[p] 12. Антимонопольный комитет Украины Документы,письменные и устные объяснения и другую информацию,которая касается задач и цели проверки (в том числе с ограниченным доступом). В частности:приказы предприятий,ведомости относительно структуры предприятия,протоколы общих собрания акционеров (участников) и заседаний правления,наблюдательного совета,исполнительного и надзорного органа субъекта хозяйствования,входящую и исходящую документации и другие документы.

Дмитрищук Светлана (Руководитель отдела по кадровому администрированию)

Проводится в организациях в основном с целью проверить соответствие кадровой документации требованиям законодательства и внутренним регламентам, при выявлении нарушений - определить риски, принять решение об их устранении в целях избегания материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров.
Однако, перед аудитором могут быть поставлены и другие цели, например: подготовиться к проверке контрольно - надзорных органов, выявить проблемные зоны при ведении кадрового учета и делопроизводства, наметить пути их ликвидации и оптимизировать систему кадрового учета и делопроизводства, определить отношение кадровых специалистов к выполняемым обязанностям по ведению кадрового делопроизводства с целью принятия определенных мер и прочие.
Возможно использовать как сплошной метод - анализ всей кадровой (иногда и сопутствующей) документации, документов учета, так и выборочный метод - анализ части кадровой документации с распространением выводов и результатов на весь объем. Возможно совмещение методов по различным группам документов.

Для проведения аудита необходимо запросить основные документы и информацию:

1. Трудовые книжки работников, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. Трудовые договоры, договоры о материальной ответственности.
3. Личные карточки.
4. Распорядительные документы (приказы по личному составу, отпускам и пр.)
5. График отпусков.
6. Журналы регистрации приказов.
7. Личные дела.
8. Штатное расписание, приказы о его утверждении, внесении изменений.
9. Локальные нормативные акты, коллективный договор, действующие в организации.
10. Список работников, актуальный на дату проверки со следующими пояснениями
- работников по основному месту работы,
- по совместительству
Работающих:
- неполное рабочее время,
- по срочному трудовому договору,
- несовершеннолетних,
- имеющих группу инвалидности,
- женщин, имеющих детей до 3 лет,
- работающих по графику,
- привлекаемых к работе в ночное время,
- работающих на условиях совмещения должностей.

11. От бухгалтерии должны быть запрошены расчетно-платежные ведомости за проверяемый период.
12. Табели учета рабочего времени за проверяемый период.
13. Приказы по основной деятельности, регламентирующие кадровый учет в организации. Приказ об утверждении формы расчетного листка.
14. Информация о наличии профсоюзной организации работников, либо наличии представительного органа работников.
15. Информацию о действующих в данном субъекте РФ региональных трехсторонних соглашений, отраслевых соглашений.
Этапы проведения кадрового аудита.
1. Определение ответственного за кадровое делопроизводство, определение имеющихся
полномочий (должностная инструкция), ознакомление с ней работника.
2. Проверка наличия, соответствия требованиям законодательства и внутренним
регламентам организации, процедуры принятия и утверждения действующих локальных нормативных актов:
- Правила внутреннего трудового распорядка (обращаем внимание на регламентацию режима работы - в сравнении с условиями в трудовых договорах (соглашениях об изменении условий трудового договора), табелями и графиками работы, сроки выплаты заработной платы - в сравнении с расчетными ведомостями и платежными поручениями о выплате зарплаты, перечень должностей с ненормированным днем, разъездным характером работы).
Проверяем ознакомление с ними работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.

Локальный нормативный акт об оплате труда (премировании)
(обращаем внимание на указание в Положении всех имеющихся в организации систем оплаты: по окладу, по часовой ставке - в сравнении с условиями в трудовых договорах (соглашениях об изменении условий трудового договора), штатным расписанием, расчетной ведомостью, а также всех видов, проводимых выплат (надбавок, доплат, премий, оплаты за работу в выходные дни, оплата ночного времени - в сравнении с табелями и графиками), ознакомление с ним работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.

Положение о защите персональных данных (обращаем внимание на перечень лиц, допущенных к работе с персональными данными - в сравнении со штатным расписанием, наличие подписанных с ними соглашений о неразглашении, наличие шаблона согласия работников, подписанные согласия работников), ознакомление с ним работников под роспись с учетом сроков приема работников и принятия ЛНА.

Должностные инструкции, соответствие их наименованиям должностям в штатном расписании, проверка обозначенных в них квалификационных требований фактическому образованию и опыту работы работников (по копиям документов в личном деле, сведениям в личной карточке), ознакомление под роспись работников, отметка о выдаче на руки экземпляра.
- График отпусков. (Обращаем внимание на дату утверждения) Проверка соответствия графику фактического порядка предоставления отпусков. Оформление переноса отпусков и внесения соответствующих изменений в график.
- Штатное расписание, приказы на его утверждение и внесение изменений.

3. Трудовой договор с руководителем организации, соответствие условий договора (в том числе его срока) учредительным документам организации.

4. Проверка трудовых договоров (соглашений об изменении условий трудового договора) на соответствие требованиям законодательства, установленным правилами внутреннего трудового распорядка режимам работы - в сравнении с табелями и графиками, определенной оплаты - в сравнении с расчетной ведомостью, наличия условия об особом характере работы.
Проверка договоров совместителей.
Правильность оформления срочных трудовых договоров (формулировка о сроке, проверка оснований срочности)

5. Проверка оформления приказов по личному составу:
- соответствие форме приказов, утвержденной в соответствии с требованиями Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
- правильность порядка заполнения, основания,

- ознакомление работников с приказами,
- приказы о приеме и переводе (соответствие условиям трудового договора, соглашения об изменении условий трудового договора, записям в трудовой книжке, личной карточке).

6. Проверка документов по установлению неполного рабочего времени (приказ, соглашение об изменении условий трудового договора - в сравнении с табелями и расчетной ведомостью).

7. Проверка документов по привлечению к работе в выходной день и сверхурочной работе (письменные согласия работников, приказы, в сравнении с табелями и расчетной ведомостью). Обратить внимание на наличие уведомление о праве отказаться от привлечения к сверхурочной работе, работе в ночное время и работе в выходной день и получение от них подписи об ознакомлении - для инвалидов, несовершеннолетних, женщин, имеющих детей до 3 лет. При необходимости - получения необходимого согласия первичной профсоюзной организации.

8. Проверка документов по изменению должностного оклада, установлению или изменению надбавки, выплаты премий, иных выплат (приказ, трудовой договор, соглашение об изменении условий трудового договора - в сравнении со штатным расписанием, локальным нормативным актом об оплате труда (премировании) и расчетной ведомостью).

9. Проверка процедуры расторжения (прекращения) трудовых договоров (обратить внимание на формулировку причин увольнения в приказе, наличие необходимых уведомлений, соблюдение сроков, согласовании с профсоюзной организацией - в необходимых случаях, заполнение личных карточек, оформление выдачи трудовых книжек, в случае невыдачи - подтверждение факта отправки письма работнику в тот же день, ознакомление с приказами, в случае не ознакомления - составления соответствующей записи в приказе и акта).
10. Проверка оформления отпусков:
соответствие форме приказов, утвержденной в соответствии с требованиями Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
-правильность порядка заполнения, основания,
- регистрация в соответствии с требованиями, установленными в организации,
- уведомление работника о начале отпуска,
- соответствие графику отпусков
- оформление переноса, продления отпуска (обратить внимание на отметку в
графике отпусков),
- отметки в личной карточке (период, даты, название отпуска)
11. Проверка формирования приказов в дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в организации. Хранение приказов в зависимости от сроков хранения, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N2 558
12. Проверка соблюдения порядка командирования работников.
13. Порядок учета рабочего времени:
- проверка заполнения табеля учета рабочего времени,
- наличие графиков работы за учетный период (в соответствии с ПВТР, условиями трудовых договоров), подписи работников, дата ознакомления не менее, чем за месяц до введения в действие.

14. Порядок ведения, хранения, учета и выдачи трудовых книжек:
- наличие приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек, факта ознакомление с ним работника под роспись,
- сверка количества трудовых книжек актуальному списку работников (по
основному месту работы),
- регистрация трудовых книжек и вкладышей к ним в Книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей к ним (в сравнении с датами приема на работу),
- проверка трудовых книжек на их соответствие законодательно утвержденной форме, а также формы бланка книжки (вкладыша) в зависимости от даты выдачи (после даты заполнения на титульном листе январь 2004 - обязательно новый бланк),
- своевременное внесение необходимых записей (в сравнении с личными
карточками и соответствующими приказами);
- хранение трудовых книжек (должны храниться в несгораемом сейфе),
- книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним (обращаем
внимание на соответствие утвержденной форме, нумерацию страниц, прошивку, гриф заверения - подпись и печать, опломбирование, наличие отметок уволенных сотрудников (дата, подпись), правильное оформление изменений фамилий работников
(зачеркнуто и написано кем и на основании чего), сверка количества трудовых книжек количеству зарегистрированных трудовых книжек работающих по основному месту на дату проверки.
15. Проверка правильности и своевременности заполнения личных карточек, внесения всех необходимых данных. Обращаем внимание на внесение информации об образовании там, где работнику необходима определенная квалификация, сведения о переводах (в сравнении с приказами и трудовыми книжками), предоставлении отпусков (в сравнении с приказами об отпусках).
16. Оформление договоров о полной индивидуальной (коллективной) материальной ответственности в соответствии с законодательством.
17. Документы по оформлению дисциплинарных взысканий (соблюдение сроков, факта истребования письменного объяснения у работника о причинах совершения дисциплинарного проступка, факта ознакомления работника с приказом, наличия необходимых актов).
18. Документы по оформлению дополнительной работы (совмещение, исполнение
обязанностей отсутствующего работника, и пр.) в сравнении с расчетной ведомостью.
19. Проверка расчета компенсации за неиспользованный отпуск (удержания) при увольнении.
20. При необходимости - проверка документов по оформлению трудовых отношений с работниками - иностранными гражданами.

По результату составляется аудиторский отчет с указанием всех выявленных нарушений, с указанием реквизитов документов, содержащих соответствующие нарушения, со ссылками на нормативные правовые акты, которые были нарушены.
Отчет должен содержать оценку рисков, возникающих при указанных нарушениях законодательных норм, а также рекомендации для руководителя и других должностных лиц организации.

Журнал "Справочник кадровика" №2, 2014 (полная версия)