Заявление на дубликат больничного листа. Работник принес сомнительный больничный лист

Социальные пособия, включая выплаты по причине временной нетрудоспособностью гражданина, обеспечиваются за счет ресурсов ФСС (ФЗ № 255. 29.12.2006). Получение компенсации производится при документальном подтверждении имевшего место страхового случая в виде , оформление и выдача которого регламентируются приказом министерства здравоохранения РФ № 624 (29.06.2011). Разрешение ситуаций при утере документа о нетрудоспособности также определено законодательно.

Действия при утере больничного работником

Медицинская организация выдает гражданину бюллетень в день его закрытия или в день обращения работника за ним. При этом право на получение причитающегося по нему пособия распространяется на срок до 6 месяцев после выздоровления (ФЗ № 255, 29.12.2006).

Поэтому в случае потери документа до его передачи в бухгалтерию работодателя гражданин вправе направиться в медицинское учреждение с заявлением на получение дубликата. Он оформляется комиссией в составе лечащего врача, руководителя медицинской комиссии лечебного учреждения, сотрудника регистратуры.

При заполнении нового бланка с учетом письма ФСС РФ № 14-03-11/15-16055 (23.12.2011):

• Обязательно отмечается (символом «V») строка со словом «дубликат».
• Датой выдачи указывается день выписки (повторного оформления).
• Период для оплаты компенсации указывается одной записью, даже если в потерянном варианте данный период был представлен несколькими записями с разными интервалами времени.
• Для маркировки повторно выдаваемого акта допускается использование особого штампа медучреждения.

Дубликат является подтверждением, равнозначным основному листку нетрудоспособности (утраченному). Оплата за весь период болезни будет произведена по заменяющему документу по общим правилам в полном объеме.

Кстати! До недавнего времени для оформления заменяющего документа требовалось предоставление справки с места занятости, подтверждающей, что выплаты по страховой ситуации не производились. Несмотря на необязательность в настоящее время предъявления указанной справки, в медучреждении могут ее запросить, так как прямого запрета на требование подобного подтверждения нет.

Потеря больничного листа по вине работодателя

При утрате работодателем документа о нетрудоспособности сотрудника специальная комиссия, созданная по приказу руководителя организации, выносит решение по ситуации.

Если причиной потери или порчи акта признаны непредвиденные обстоятельства в виде наводнения, пожара, иных стихийных или производственных бедствий, то для передачи в медицинское учреждение составляется протокол с описанием случившейся ситуации. С указанным документом и собственным паспортом работник обращается к лечащему врачу за дубликатом подтверждения нетрудоспособности.

Если бюллетень потерян на предприятии, работник получает полагающуюся сумму выплаты на основании предоставленного заменяющего бланка (дубликата) в случае, если бюллетень не был учтен бухгалтерией (письмо ФСС № 15-03-11/12-7761, 17.07.2013).

Новый бланк взамен принятого на учет и после этого утерянного работодателем не выдается. По законодательству заменяющий бюллетень выписывается при обнаружении в нем ошибочных записей или при утере его самим работником, но не в ситуации обнаружения проблем с документом у работодателя.

Подтверждающие справки из лечебных учреждений не являются финансовыми документами, поэтому не могут приниматься в качестве подтверждения расходов по социальному страхованию (ФЗ № 165 от 16.07.1999, письмо ФСС № 15-03-11/12-7761).

Получение дубликата больничного листа доступно только самому работнику и только до того момента, когда бухгалтерией предприятия будет проведено оприходование в учете акта о нетрудоспособности. После данной процедуры замена листа не выдается, так как ФСС не примет эти расходы и не проведет их компенсацию.

С учетом правил организации в стране архивного дела первичные документы должны быть сохранены в течение не менее 5-летнего срока после отчетного годового периода (ФЗ № 402, 06.12.2011). При обнаружении в ходе проверки, проводимой ФСС, отсутствия по уважительной причине листов нетрудоспособности расходы по их оплате не учитываются.

Чтобы избежать подозрений в намеренной потере работодателем больничных листов для отказа в выплате пособия, от принимающего бланк сотрудника можно потребовать с указанием должности, даты и его собственноручной подписи. При наличии расписки провинившийся сотрудник и работодатель могут быть привлечены к административной ответственности (ст. 192, ст. 236 ТК РФ).

Кстати! Судебная практика показывает, что возмещение пособий возможно при отсутствии оригинала или дубликата больничного листа. Определением ВС РФ № 305-КГ16-17521 (28.12.2016) была подтверждена невозможность выдачи замены акта при утере работодателем и правомерность начисления выплаты при предъявлении некоторых документов, в числе которых могут быть письма медучреждения (с указанием реквизитов бланка утраченного экземпляра, данных гражданина, информации о заболевании) и копии корешков выданных листов нетрудоспособности.

Утрата документа медицинским учреждением

Потеря бланка больничного по вине сотрудников медицинских учреждений не может стать причиной опровержения факта наступления у гражданина страховой ситуации.

Учреждение обязано выполнить требование, предъявляемое гражданином при обращении с заявлением на выдачу дубликата. Возможно, понадобится предъявление подтверждения с места прохождения комиссии.

В случае, когда медицинский работник испортил бланк, производится повторная выдача акта с соблюдением следующих требований по заполнению (приказ МЗ РФ № 624, 29.06.2011):

• Допускается использование для написания текста гелевой, перьевой или капиллярной ручки, но не шариковой.
• Цвет используемых чернил разрешается только черный.
• Записи выполняются печатными буквами на русском языке, использование латинских букв допускается в наименовании организации-работодателя.
• Текст при написании не должен выходить за границы специально предусмотренных мест (ячеек).
• При наличии ошибок лист считается испорченным и подлежит замене (на новый).

К листку нетрудоспособности прикладывается расчет пособия, производимый страхователем на отдельном листе.

Работа с электронным бланком больничного листа

В качестве эксперимента с 2014 года в ряде субъектов РФ стали выдаваться листы нетрудоспособности в электронном формате. Положительно зарекомендовавший себя проект с осени 2015 года распространился на многие регионы страны, а с июля 2017 года электронный документооборот планируется внедрить повсеместно в РФ.

После указанной даты бумажные носители в течение некоторого времени еще будут использоваться параллельно с электронными вариантами.

Цель использования электронного подтверждения нетрудоспособности гражданина прежняя – подтвердить для работодателя состояние здоровья работника для возможности компенсации недополученного заработка. Отличие только в том, что информация записывается не на бумаге, а в электронную базу данных с первого дня обращения пациента в клинику.

После закрытия больничного документа информация по каналам связи передается в отделения ФСС и по месту работы пациента.

Преимущества

К числу положительных сторон нововведения относится то обстоятельство, что отпадает необходимость беспокоиться о сохранности ценной бумаги. Сам работник не будет тратить время на получение бумажного экземпляра, с его стороны исключается вероятность случайной потери или порчи больничного.

Оформленный в медицинском учреждении и хранящийся в электронной базе бюллетень не может потеряться. По нему не возникнут ситуации для выдачи дубликата, так как доступ к электронной версии есть у лечащего врача, отделения ФСС и бухгалтерии работодателя.

Существуют преимущества и для работодателя – нет необходимости обслуживать реальный архив и хранить длительное время бумажные носители информации, отсутствует возможность случайной или специальной потери (порчи) документа.

Законом будут определены четкие сроки, в течение которых предприятие должно оплатить пособие сотруднику. Отслеживание исполнения нормативных требований становится доступно отделениям ФСС. Поэтому после введения новой формы взаимодействия сторон задержек по оплате больничных листов быть не должно.

Кстати! На начальном этапе выдача справок по нетрудоспособности в электронном формате предполагается по согласию гражданина. Оба варианта больничного (бумажный, цифровой) имеют равную юридическую силу и действительны для предъявления в любую организацию.

Обязанность по выплате пособия во время действия больничного листа ложится на работодателя заболевшего гражданина. Организации, в свою очередь, данная сумма возвращается из фонда социального страхования.

Если сам больничный лист, по каким-либо причинам, пришел в негодность и его дальнейшее использование невозможно - действующие нормы предусматривают законное право на получение дубликата. Следует помнить о том, что при отсутствии действующего больничного листа гражданин не сможет получить компенсацию, более того, за частую или намеренную утрату государственного бланка предусмотрена и определенная административная ответственность.

Точка зрения законодательства

В соответствии с действующими нормами, пособие по болезни может быть выплачено только при наличии главного документа - листа нетрудоспособности. Выплата должна быть осуществлена в день выдачи заработной платы, который установлен в каждой отдельной организации.

Заполненный больничный лист можно представить в отдел бухгалтерии организации в течение полугода после выздоровления и выхода сотрудника на работу. Существующие нормы также предъявляют и достаточно жесткие требования в отношении оформления данного документа. В нем запрещается делать ошибки и исправления. В том случае, если какие-либо сведения в листе были написаны с ошибкой - этот факт является причиной для оформления дубликата и его последующей выдачи больному на руки.

Имеются ли какие-то отличия между оригиналом и дубликатом?

Как уже было сказано выше, инициатором выдачи дубликата может стать сам больной, обратившись в медицинское учреждение, которое ранее выдало оригинал. Дубликат предполагает заполнение на том же бланке, что и оригинал. Единственное отличие будет заключаться в проставлении специальной галочки на дубликате.

Подобных меток бывает три вида:

• «первичный». Данная отметка ставится в том случае, если документ выдается в первый раз и представляет собой оригинал;
• «дубликат» - при повторном изготовлении документа;
• «продолжение больничного» - когда период нетрудоспособности продлевается.

Также некоторые отличия касаются и особенностей заполнения документа. В дубликате не описываются подробные сведения о количествах посещения врача. Здесь просто указывается период болезни в одной строке. Особое внимание также следует уделить и проставляемой дате. На дубликате должна быть указана текущая дата, а не прошлая, в которую выдавался оригинал. Иных отличий эти два документа не содержат.

Какая ответственность может быть установлена за потерю больничного листа?

Каждый гражданин не застрахован от возможной потери больничного листа либо его порчи. В таком случае медицинское учреждение, по его письменному запросу, будет обязано заполнить и выдать дубликат.

Следует помнить о том, что в отношении гражданина, потерявшего или испортившего больничный лист, не может быть установлено абсолютно никакой ответственности. Отрицательное влияние может оказать лишь та ситуация, при которой ранее болевший сотрудник не сдаст заполненный бланк больничного листа в бухгалтерию в установленные государством сроки. В таком случае он не только может потерять денежные средства за период отсутствия, но и получить куда более серьезные проблемы, связанные с тем, что теперь его отсутствие на работе в течение определенного периода времени будет признано беспричинным.

Следует также помнить и о том, что главным условием для получения дубликата бланка по причине порчи оригинала является обязательное предоставление этого оригинала назад в медицинское учреждение.

Будет ли нести ответственность организация?

Как только сотрудник выполнил свои обязательства по своевременной сдаче больничного листа работодателю, дальнейшую работу будет осуществлять организация. При этом с самого работника снимается вся ответственность в отношении обеспечения мер по сохранности документа. В таких случаях изготовление нового больничного листа может понадобиться только в исключительных обстоятельствах, например:

• утеря документа вследствие неожиданных событий и форс-мажорных обстоятельств, включая различные стихийные бедствия или катастрофы;
• утрата документа по причине проявления халатности и несерьезного отношения к нему;
• совершение определенных ошибок в ходе заполнения документа. Всегда следует помнить о том, что не нужно даже пытаться пробовать исправить больничный лист - он все равно уже не будет принят фондом социального страхования.

Дальнейшая процедура изготовления и выдачи дубликата будет зависеть от конкретных причин утраты, а также от дополнительных обстоятельств произошедшего.

Случаи форс-мажора

В том случае, если утрата больничного листа стала результатом проявления определенных форс-мажорных обстоятельств, в организации должна быть создана специальная комиссия, которая займется выяснением причин происшествия. Помимо этого, члены комиссии будут ответственны и за составление подробной описи пострадавших или утерянных документов.

Работа комиссии должна сопровождаться составлением одного из следующих видов документов:

• письменный акт, составленный службой пожарной безопасности, в том случае, если в организации произошло возгорание;
• справка из МЧС - если имело место стихийное событие;
• справка из МВД - если исчезновение и утеря документов была связана с их кражей.

После того, как работа комиссии будет полностью проведена, ее члены составляют и подписывают окончательный акт, на основании которого в будущем выдается дубликат.

Проявление халатности

Больничный лист относится к документам строгой отчетности, а это значит, что его хранение должно осуществляться в соответствии со всеми действующими правилами - в специальном сейфе, у ответственного лица.

Необоснованная пропажа больничного без видимых причин всегда будет признана серьезным нарушением внутренней дисциплины организации. Помимо этого, халатное отношение к такому документу не может быть признано основанием для выдачи дубликата. А это значит, что представитель медицинской организации имеет право дать официальный отказ в удовлетворении требований о повторном изготовлении документа.

В таком случае на виновное лицо может быть возложена ответственность, которая заключается в возмещение причиненных организации убытков. Чаще всего таким лицом является бухгалтер либо сотрудник отдела кадров.

Ошибки при заполнении

Совершение хотя бы одной ошибки или описки во время заполнения больничного листа сразу же влечет за собой автоматическое признание его недействительным.

В таком случае единственным выходом становится изготовление дубликата.

Особенности повторного получения документа

Дубликат может быть выдан только при наличии документальных на то оснований - письменного заявления от работника, а также его паспорта. Выдача документа осуществляется исключительно лично - на руки заявителю.

Если потеря документа произошла по вине организации, ее представители не могут принуждать сотрудника к получению дубликата. Он не обязан посещать медицинское учреждение и писать заявление, если в этом не имеется его вины. В таком случае все проблемы должны быть решены самим работодателем.

При этом руководитель организации должен помнить, что сроки получения дубликата могут затянуться, а пособие сотруднику все равно должно быть выплачено вовремя. В таком случае работодатель обязательно должен произвести компенсирование, а уже после этого вернуть денежные средства после получения дубликата документа.

Больничный лист обладает высокой ценностью, так как именно он является главным и единственным основанием для последующего перечисления работнику денежных средств за период нетрудоспособности. Именно поэтому к его оформлению и последующему хранению работодатель должен относиться с максимальной ответственностью.

Несмотря на то, что всегда можно получить дубликат, иногда утеря больничного листа влечет за собой лишние проблемы для работодателя, особенно если это происходит по вине одного из его сотрудников, например, специалиста по кадрам. В таком случае работодатель будет иметь полное право наказать данного работника соответствующим образом за проявленную халатность.

Официально трудоустроенным гражданам государство гарантирует выплату пособия в период болезни. Его размер зависит от многих факторов: среди них — стаж работы, сумма уплаченных работодателем в фонд социального страхования взносов, времени, пока сотрудник был нетрудоспособным и т.д. Чтобы получить компенсацию, работник обязан представить свой больничный лист в бухгалтерию предприятия, где он работает. Как поступить, если бюллетень потерялся? Как получить дубликат больничного листа? Ответы на эти и другие вопросы в нашей статье.

Оформление больничного листа

Форму бюллетеня, которая действует сейчас, ввели ещё семь лет назад и с тех пор её не изменяли. Её заполняют представители учреждения здравоохранения, где лечился работник, и затем кадровая служба или бухгалтерия организации. Листы выдают не только государственные, но и частные клиники, у которых имеется лицензия на оказание медуслуг по экспертизе временной неработоспособности. Перед визитом в коммерческую больницу нужно уточнить, могут ли врачи там оформлять больничный.

Важно! Самому пациенту вписывать что-либо в бюллетень запрещено. Иначе бланк признают испорченным.

Особенности заполнения документа разъясняются в соответствующих письмах ФСС 2011 года – № 14-03-11/15-8605 от 14 сентября, № 14-03-18/15-12956 от 28 октября, № 14-03-11/15-16055 от 23 декабря. В частности, там описано, что документ заполняется только чёрными чернилами прописными буквами, которые не должны выходить или соприкасаться с границами ячейки. Заполнение происходит рукописным способом или путем набора на персональном компьютере в установленной специальной программы. При распечатке нужно поставить прочерки в каждом пустом поле. Печать ставится, так, чтобы она не закрывала внесенные сведения, а сканер считал бы их без проблем.

В больничном есть три раздела для заполнения:

• В первый информацию вносит доктор или работник регистратуры лечебного учреждения. Здесь указывают данные пациента, организацию, тип трудовой деятельности (основное/совместительство), даты приёма у доктора. Когда время закрыть листок ещё не настало, а места для вписывания дат приёма уже нет, то медработник выписывает ещё один бюллетень, что указывается в основном документе. В первой части также указывают коды заболевания (их значение есть на обратной стороне бланка) и первый день выхода на работу.
• Во второй раздел данные вносят представители работодателя после закрытия бюллетеня. Это информация об организации, вид трудовой деятельности, ИНН и СНИЛС работника, трудовой стаж, дата возврата на работу, средний размер дневной зарплаты, размер начисленного пособия, которое складывается из двух частей – средств нанимателя и бюджета соцстраха. Документ подписывают руководитель и главный бухгалтер, при наличии ставится печать организации.
• Третий раздел представляет собой отрывную часть, которую заполняет представитель медицинской организации. Она нужна для внутренней отчетности.

Допускаются ли внесение изменений при заполнении листка нетрудоспособности?

Их разрешено вносить только работодателю при обнаружении ошибок, например, при указании неправильных реквизитов компании, погрешностях в рассчитанном стаже работника, неверных расчётах компенсации. Недостоверная информация вычеркивают, верную указывают на обратной стороне, затем делается запись «исправленному верить», ставится печать и подпись ответственных лиц. Когда обнаружены неверные данные в разделах, наполняемых лечебным заведением, то бюллетень всегда возвращают в поликлинику, чтобы аннулировать и выдать дубликат. Иначе фонд иногда отказывает в возмещении затрат на выплату пособия, тогда вопрос решается в судебном порядке.

Судебная практика

Во-первых, компания не отвечает за неправильно оформленный больничный и ошибки, допущенные в нем лечебной организацией. В одном из судебных споров ФСС не компенсировал нанимателю денежные средства на основании ошибки в документе, подтверждающем временную нетрудоспособность: врач освободил сотрудника от работы с 16 по 29 сентября, а день выдачи листка — 25 сентября. Суды 4 инстанций подтвердили, что недочеты в оформленном документе незначительны и легко устраняются, а доказательства отсутствия заболевания у работника фонд не привел (определение Верховного суда РФ №306-КГ18-3498 от 19.04.2018).

Во-вторых, потеря больничного листа не лишает организацию права на возмещение расходов соцстрахом. Во время выездной проверки предприятия специалисты фонда не нашли листок нетрудоспособности одного из работников, поэтому частично отменили возмещающие выплаты. Три судебные инстанции установили, что в страховую организацию были представлены все документы, кроме больничного, согласно справке полиции, утерянного бухгалтером. Компания обращалась с запросом в больницу о выдаче дубликата, но безуспешно. Тем не менее, поликлиника выдала справку, где подтвердила выдачу листка и его содержание. Суды встали на сторону компании: она подтвердила иными документами свои права на возмещение расходов.

Оформление дубликата бюллетеня

Сотрудник полгода сохраняет право на получение компенсации по болезни после закрытия листка нетрудоспособности, признания инвалидности, завершения декретного отпуска. В ситуации превышения периода местное отделение ФСС будет самостоятельно решать вопрос о назначении компенсации. На согласие можно рассчитывать, если есть уважительные причины. Поэтому 6-месячный срок – это по общим правилам то время, когда работник может заменить испорченный первоначальный экземпляр на второй. Он имеет такую же юридическую силу, что и оригинал. Порядок выдачи второго экземпляра зафиксирован в приказе Минздравсоцразвития № 624н от 29 июня 2011 года. Выдача дублирующего листка необходима в следующих случаях:

• пропаже или краже оригинала;
• допущенных доктором ошибках (неправильно указаны паспортные данные, этапы заболевания, правовой статус работника и т.д.), при этом техническим недочеты таковыми не считаются (выход букв за границы, лишние пробелы);
• правках в документе;
• неверно заполненном бюллетене;
• повреждении работником.

Важно! Если пациенту выдали несколько листков – основных и дополнительных — заменяется только испорченный бланк. Он возвращается в клинику.

Схема выдачи нового больничного документа зависит от того, кто его лишился или испортил. При обнаружении неточностей, сделанных медицинским учреждением, пропаже или порче документов по вине сотрудника инициирует оформления дублета он сам. Второй экземпляр выдаётся в том же учреждении здравоохранения, что и первоначальный.

Алгоритм получения дубликата

1. Справка от нанимателя о непредоставлении больничного (сейчас процедуру получения дубликата упростили, поэтому справка может и не потребоваться). Она стандартна с двумя печатями – прямоугольной и гербовой. На ней указывается полное название компании, правовая форма, ставятся визы руководителя и главбуха предприятия.
2. Заявление на имя главврача клиники, которое содержит персональные данные пациента, номер и число оформления оригинала бюллетеня, причину исчезновения или непредставления нанимателю больничного. Если он просто испорчен/поврежден, то прикладывается и оригинал документа.
3. В больнице создаётся врачебная комиссия, решающая вопрос удовлетворения просьбы о восстановлении документа. Решение оформляется письменно, с указанием номера листа, подлежащего дублированию.
4. На основании решения комиссии лечащий доктор оформляет дублет.
5. Комиссия проверяет дубликат и подписывает, вносит вновь выданный бюллетень в журнал регистрации.

Если листок потерял сам работник, не донеся его до бухгалтерии, то это его вина, и заняться получение дубликат должен он сам. Для этого работнику необходимо прийти в медучреждение по месту выписки первичного документа и подать просьбу для оформления дубликата. Если листок утерян работодателем, например, в связи с безалаберным отношением работника бухгалтерии к документам, то также необходимо получить дубликат, однако в этом случае работник не обязан обращаться в клинику. Работодатель может обратиться к нему с подобной просьбой, однако удовлетворять эту просьбу работник не обязан, так как его вины в пропаже нет. Больничный, утерянный работником, поликлиника обязана восстановить. Если листок потерял работодатель, то за поликлиникой остается право отказать в выписке дубликата.

?

Получение дубликата требует предварительного заполнения заявления по форме медицинского учреждения. К обязательным условиям также относится наличие паспорта. Согласно Приказу 624н, копия больничного листа так же, как и первоначальный документ, выдается непосредственно застрахованному лицу.
При этом гражданин не обязан предъявлять никаких специальных справок об утере или непригодности больничного листа (это строго регламентируется в статьях приказа). Юридически обоснованным основанием выдачи копии также является заявление директора организации с обязательным дополнительным приложением материалов об утрате.

Можно ли оформить дубликат больничного листа

Инфо

За период болезни было выплачено пособие по временной нетрудоспособности. При прохождении внутренней ревизии, в мае 2017 года была обнаружена ошибка: в оригинале больничного листка в дате выдачи было отмечено время начала заболевания, а не дата выписки из больницы. После обращения в медицинское учреждение, был получен дубликат документа, оформленный в установленном правилами порядке.

Как получить дубликат больничного листа? Потеряв больничный лист, гражданин задумывается над вопросом: как восстановить отсутствующий документ? Какие действия надо для этого предпринять? Медицинское учреждение выдает дубликат листка нетрудоспособности лично в руки гражданину, обратившемуся с этой просьбой. Куда нужно обратиться? Для восстановления испорченного или пропавшего листа нетрудоспособности гражданин должен лично обратиться в районную поликлинику или в стационар, где проходил лечение.
Необходима выписка дубликата документа без исправлений медработником. Если ошибка допущена работодателем, то позволено ее исправить, аккуратно зачеркнув неверные данные и указав корректные сведения на оборотной стороне. Исправление работодатель должен заверить своей подписью, печатью, датой.
Ошибки при заполнении больничного ФСС произведет возмещение, если листок об утере трудоспособности заполнен корректно. Ошибки, помарки, нечеткое заполнение могут стать преградой для автоматизированной системы фонда в процедуре прочтения содержимого полей больничного. Работодатель должен передавать в ФСС листок нетрудоспособности в таком виде, который полностью удовлетворяет требованиям Порядка выдачи больничных.
В противном случае он подлежит исправлению или замене и выписке дубликата.

• Некоторые ошибки работодателя можно исправить, но ошибки врача корректировке в текущем бланке не подлежат.

Как получить дубликат больничного листа

Образец больничного листа представлен тут. Причины отказа Граждане РФ должны понимать, что больничный лист является очень важным документом, поэтому необходимо с особой внимательностью относиться к тем сведениям, которые вы сообщаете медицинским сотрудникам, чтобы они не допустили никакой ошибки. Также нужно аккуратно обращаться с самим бланком, чтобы не испортить его до того момента, как вы передадите его работодателю. Хотя законодательство Российской Федерации допускает выдачу дубликатов больничных листов, но все же существуют ситуации, когда сделать это невозможно, так как медицинское учреждение может отказать в данной услуге.

Это часто происходит тогда, когда организация потеряла документ по вине сотрудника, ответственного за хранение важных бумаг, так как в этом случае выплата пособия компенсируется именно виновным гражданином.

Оформление и образец дубликата листка нетрудоспособности

Важно

Кроме того, после выяснения всех обстоятельств при участии представителей специальных служб должен быть составлен акт или справка, подтверждающая произошедшее:

• если был пожар, должна быт справка от службы пожарной безопасности;
• если стихийное бедствие – письменное уведомление от МЧС;
• если аварийное затопление архивов – соответствующий акт от коммунальных служб;
• если имела место кража, тогда необходима справка от органов внутренних дел.

Чрезвычайные ситуации, вследствие которых больничный лист был утерян или уничтожен, являются достаточным основанием для обращения утерявшей его компании в медицинское учреждение с целью получения дубликата. После окончания расследования члены комиссии составляют акт о ЧС, который подписывает руководитель предприятия. С ним сотруднику организации необходимо явиться в медицинское учреждение для получения дубликата.

Menu

Если работник потерял выданный ему листок нетрудоспособности, он не сможет подтвердить обоснованность своего отсутствия на рабочем месте, а работодатель, в свою очередь, не сможет назначить и выплатить ему пособие. Могут возникнуть проблемы с назначением пособия и в том случае, когда в выписанном листке нетрудоспособности содержатся ошибки. Поможет в таких ситуациях предоставление работодателю дубликата больничного листка.
Напомним, что дубликат – это второй или следующий экземпляр какого-либо письменного документа, который имеет одинаковую с подлинником юридическую силу. Соответственно, дубликат листка нетрудоспособности должен содержать всю информацию, содержащуюся в испорченном (утраченном) листке нетрудоспособности с учетом необходимых исправлений (Письмо ФСС от 09.08.2011 № 15-03-11/12-8887).

Дубликат больничного листа

1. Какой больничный подлежит замене
2. Как получить дубликат больничного листа
3. В каких случаях выдается дубликат больничного листа
4. Воcстановление больничного в случае потери
5. Образец заявления на выдачу больничного
6. Выдача справки при оформлении дубликата

Оформление дубликата больничного при утере работником в 2017 году осуществляется, как и в прежние годы, на основании Закона № 255-ФЗ. Выдача копии предусмотрена в различных ситуациях: утеря, ошибки, исправления, порча. Порядок замены бланка, дополнительные документы, которые могут потребоваться, разрешенные и недопустимые ошибки подробно описаны в этом обзоре. Выплату компенсации по больничным листам также регулирует Закон № 255-ФЗ.

Как оформить дубликат больничного?

Также в поле «дата выдачи» будет указан момент выписки дубликата, а не первичного документа. При оформлении используются правила, утвержденные Порядком, которые применяются и при первичной выписке листков о временной утери работоспособности:

• Доступен машинописный или ручной способ заполнения;
• Цвет заполняемой информации – черный;
• Буквы – печатные, заглавные, хорошо читаемые;
• Буква, слова, символы, цифры помещаются четко внутрь полей, не выходя за их рамки;
• При распечатке листка, заполненного машинописным способом, необходимо проставить прочерки в каждом пустом поле.

Скачать образец оформления дубликата листка нетрудоспособности Если в первичном больничном могут быть указаны периоды продления листа, то в дубликате это делать не нужно, в разделе «освобождение от работы» ставятся начальная дата открытия больничного и дата его закрытия.
Дубликат больничного листа при утере работодателем Когда больничный листок пропадает уже на самом предприятии и по вине работодателя или других сотрудников, в первую очередь созывают специальную комиссию. Она должна выяснить причины, по которым был утерян документ, а именно:

• халатность лица, ответственного за его принятие и последующее хранение;
• форс-мажорные обстоятельства.

Внимание В случае непредвиденных обстоятельств, когда пропажа связана со стихийным бедствием или аварией на производстве, специальная комиссия должна не только выявить причину, но обеспечить документальное подтверждение случившегося.

Заявление на выдачу дубликата больничного листа взамен испорченного

Также лечебное учреждение не выдаст дубликат гражданину без справки с места работы, подтверждающей тот факт, что они не получали больничный лист. Неправильное указание места работы Если в больничном листе со слов пациента было неправильно указано название места работы, то его может исправить работодатель, вписав на своей части правильное наименование компании. Если же была указана другая компания, которая самостоятельно зарегистрирована в ФСС, то в этом случае дело будет решить намного сложнее. Пациенту придется обращаться в клинику повторно и просить выдать дубликат больничного листа с правильным названием. В случае отказа человек имеет право обратиться в ФСС и Министерство здравоохранения, а если проблема не решится на этом уровне, то он может обращаться в суд.

Заявление о выдаче дубликата больничного листа взамен испорченного образец

Также имеются некоторые различия в заполнении:

• писать можно как от руки, так и применяя штампы;
• в месте указания даты ставится день выдачи дубликата, а не изначальной выдачи больничного листка;
• рекомендованы к заполнению ячейки с указанием первичного или продолжения листка для понимания того, вместо каких именно оригинальных листков выдается дубликат;
• длительность заболевания указывается в одну строку;
• помимо данных и подписи врача необходимы ФИО председателя и ответственных участников врачебно-консультационной комиссии.

Если в документе со слов больного неверно указано место работы, впоследствии нужные правки может внести работодатель собственноручно. Дубликат больничного листа, также как и оригинал, должен быть заполнен предельно внимательно и аккуратно, без каких-либо ошибок.

Листок нетрудоспособности – это типовой бланк, получаемый по месту прохождения лечения для предъявления по месту работы с целью обоснования отсутствия заболевшего на рабочем месте и начисления ему соответствующего пособия. Листок составляется частично врачом, после чего передается для дальнейшей обработки работодателю. Составленный и заполненный документ предоставляется в ФСС для возмещения больничного пособия. Рассмотрим в статье случаи, когда выписывается дубликат листка нетрудоспособности.

Когда оформляется дубликат листка о временной нетрудоспособности

Больничный лист всегда выписывается медработником, только после этого он переходит к работодателю лица, на которого лист составлен. В определенных ситуациях возникает потребность составления дубликата листка нетрудоспособности. В целом документ аналогичен первично выписанному бланку, однако включается пометка о том, что это дубликат, то есть повторно выписанный лист. Обязанность по выписке дубликата также ложится на врача.

В каких случаях составляется дубликат взамен первичного документа:

1. Медработником, заполнявшим первичный листок, допущена ошибка;
2. Первичный документ утерян по вине работника;
3. Первичный листок поврежден работником и непригоден для представления в ФСС.

В данном перечне оснований для выписки дубликата не значится допущение ошибок работодателем при заполнении.

Листок о нетрудоспособности сформирован таким образом, что часть его заполняется по месту лечения, вторая часть – по месту работы. Читайте также статью: → “ ». Если ошибка в оформлении допущена врачом, она не может быть исправлена в текущем документе. Необходима выписка дубликата документа без исправлений медработником.

Если ошибка допущена работодателем, то позволено ее исправить, аккуратно зачеркнув неверные данные и указав корректные сведения на оборотной стороне. Исправление работодатель должен заверить своей подписью, печатью, датой.

Ошибки при заполнении больничного

ФСС произведет возмещение, если листок об утере трудоспособности заполнен корректно. Ошибки, помарки, нечеткое заполнение могут стать преградой для автоматизированной системы фонда в процедуре прочтения содержимого полей больничного. Работодатель должен передавать в ФСС листок нетрудоспособности в таком виде, который полностью удовлетворяет требованиям Порядка выдачи больничных. В противном случае он подлежит исправлению или замене и выписке дубликата.

• Некоторые ошибки работодателя можно исправить, но ошибки врача корректировке в текущем бланке не подлежат. Если медработник при выписке листка ввел некорректные данные, он обязан, согласно упомянутому выше Порядку и Письму ФСС №13-03-18/15-12956, аннулировать неправильный листок и выписать его дубликат.
• Врач при оформлении листка руководствуется 56 пунктом Порядка выдачи, все правила, обозначенные в данном пункте, должны быть выполнены. Любая неточность в заполнении полей врачом требует выписки дубликата больничного. Корректировать сведения в первичном документе он не вправе.
• Работодатель при заполнении также должен учитывать требования п.56 Порядка. Нельзя вносить данные шариковой ручки, также запрещено использование чернил синего оттенка. Заполняемую информацию нужно четко помещать внутрь поля, не выходя за его края.

Ошибки работодателя в некоторых случаях можно исправить в текущем больничном листе без выписки дубликата.

К таким ошибкам можно отнести:

• Некорректное указание реквизитов работодателя, его представителей и нетрудспособного;
• Ошибки в указании стажа и периодов страхового типа;
• Неверно проведенные расчеты пособия. Читайте также статью: → “ ».

Не нужно выписывать дубликат или исправлять технические недочеты, если они не мешают прочесть записи всех полей правильно. К таким недочетам можно отнести:

• Внесения в поля информации не заглавными, а прописными буквами;
• Попадение отдельных символов полей на их границы, если это не мешает прочтению содержимого поля;
• Лишние пробелы между инициалами медработника;
• Заход печати на поле с информацией и др.

Что делать, если больничный утерян?

Пропажа листка нетрудоспособности не позволит получить работодателю возмещение пособия, выплачиваемого работнику в связи с временной неработоспособностью. Если листок потерял сам работник, не донеся его до бухгалтерии, то это его вина, и заняться получение дубликат должен он сам. Для этого работнику необходимо прийти в медучреждение по месту выписки первичного документа и подать просьбу для оформления дубликата.

Если листок утерян работодателем, например, в связи с безалаберным отношением работника бухгалтерии к документам, то также необходимо получить дубликат, однако в этом случае работник не обязан обращаться в клинику. Работодатель может обратиться к нему с подобной просьбой, однако удовлетворять эту просьбу работник не обязан, так как его вины в пропаже нет.

Больничный, утерянный работником, поликлиника обязана восстановить. Если листок потерял работодатель, то за поликлиникой остается право отказать в выписке дубликата.

Для получения дубликата необходимо составить заявление о выдаче дубликата больничного и предоставить его по месту выписки листка нетрудоспособности. В заявлении идет обращение к главному врачу поликлиники, в тексте пишется просьба выдать дубликат листка нетрудоспособности (написать номер, дату выдачи, ФИО нетрудоспособного) с указанием причины (например, в связи с утерей).

Если заявление поступает от работника, и указана причина для выписки дубликата – утеря по вине работника, то врач обязан составить листок еще раз, указав, что это дубликат. Если заявление поступает от работодателя, и вины работника в утере документа нет, то поликлиника может и отказать в предоставлении дубликата, так как в законодательстве четко указана, что замена производится только в случае утери больничного работником.

Так как основание в виде утери документа по вине работодателя для повторного оформления листка нетрудоспособности в законодательстве не закреплено, поликлиника вправе оставить за собой решение о возможности подготовки дубликата.

Если медучреждение не выпишет дубликат, то возмещать расходы работодателя по выплате пособия ФСС не будет. Читайте также статью: → “ ». Однако позиция суда в подобных ситуациях немного иная, практика показывает, что судья может признать обоснованием для возмещения пособия не только утерянный листок нетрудоспособности, но и иные документы (справки из поликлиники с записями о выдаче больничного листа, копии корешков листков, проведенные работодателем расчеты пособия).

Процедура замены листка нетрудоспособности при утере

Процедура замены листка нетрудоспособности при утере по вине работника следующая:

1. Работник получает от работодателя справку о том, что листок не предоставлен;
2. Работник пишет заявление в поликлинику о выдаче дубликата и прикладывает справку;
3. Документы передаются по месту выписки больничного;
4. В поликлинике формируется комиссия, которая принимает решение об удовлетворении просьбы – решение комиссии документально закрепляется, отмечается, какой лист подлежит восстановлению;
5. Запись с решением о выписке дубликата передается лечащему врачу для повторного формирования документа.

Если листок утерян в организации работодателя, то действия иные:

1. Работодатель формирует комиссию, которая определяет причины утери;
2. Если это форс-мажор, то составляется заявление в поликлинику с просьбой о выдаче листка по причине непредвиденного форс-мажорного обстоятельства (например, пожар);
3. Если это вина работника, то также делается попытка восстановить листок в поликлинике;
4. При получении отказа от поликлиники затраты на выплату пособия нетрудоспособному списываются либо в расходы организации, либо возмещаются за счет виновного лица.

Оформление дубликата листка нетрудоспособности

Для выписки дубликата используется тот же бланк листа, что и при оформлении первичного документа. В целом, процедура заполнения дубликата аналогична начальному документу. Однако необходимо в верхней части листка поставить галочку в поле «Дубликат», при этом поле «Первичный» остается пустым. Также в поле «дата выдачи» будет указан момент выписки дубликата, а не первичного документа.

При оформлении используются правила, утвержденные Порядком, которые применяются и при первичной выписке листков о временной утери работоспособности:

• Доступен машинописный или ручной способ заполнения;
• Цвет заполняемой информации – черный;
• Буквы – печатные, заглавные, хорошо читаемые;
• Буква, слова, символы, цифры помещаются четко внутрь полей, не выходя за их рамки;
• При распечатке листка, заполненного машинописным способом, необходимо проставить прочерки в каждом пустом поле.

Если в первичном больничном могут быть указаны периоды продления листа, то в дубликате это делать не нужно, в разделе «освобождение от работы» ставятся начальная дата открытия больничного и дата его закрытия. Промежуточные записи не нужно отражать. Особенности заполнения листка врачом при выписке дубликата сведены в таблицу:

Наименование поля	Пояснения по заполнению
Матричный код	Не обязателен для оформления
Первичный	Поле остается пустым
Дубликат	Ставится “V”
Название медорганизации и адрес	Заполняются соответствующие реквизиты места лечения
Дата	День обращения за дубликатом
ФИО, пол, сведения о рождения	Информация о нетрудоспособном
Причина нетрудоспособности	Код берется с оборотной стороны листка
Место работы	Наименование работодателя. Для юрлица название пишется после указания организационной формы без кавычек. Ниже ставится отметка о виде работы – основная или совместительство.
Освобождение от работы	Период нетрудоспособности, согласно первичному листку, без указания промежуточных записей о продлении
Приступить к работе	Дата первого рабочего дня