Акт приема передачи инвентаря работнику образец простой. Акт приема передачи оборудования образец

Акт приема-передачи какого-либо оборудования составляется несколькими ответственными лицами и подтверждает сам факт передачи. Однако оборудование может быть передано с различными целями. Компьютер может эксплуатироваться, как производственная мощность, и в этом случае он передается как оборудование. Если же эксплуатация его после передачи не предусмотрена, то компьютер передается как материальная ценность.

Поскольку компьютер представляет собой оборудование ‑ носитель определенной информации, которая, возможно, представляет ценность, рекомендуется передачу этой информации оформить специальным актом приемки-передачи. Для этого приглашаются специалисты, которые проводят проверку и фиксируют передаваемый объем и характер информации. Информация об этом заносится в акт приемки-передачи, необходимое количество экземпляров которого подписывается заинтересованными сторонами и специалистом.

Рассмотрим отдельно возможные варианты акта-приемки-передачи компьютера.

Акт приемки-передачи компьютера как материальной ценности

Учитывая специфику, акт приемки передачи может составляться с включением в него дополнительных граф, касающихся состояния и комплектности компьютера. В остальном передача осуществляется в соответствии с порядком передачи любого другого оборудования на ответственное хранение.

Аналогично, после подписания сторонами такого акта компьютер переходит к принимающей стороне на ответственное хранение, и вся ответственность за него возлагается с этого момента на принявшую сторону. Если компьютер хранился ненадлежащим образом, то хранитель обязан компенсировать передающей стороне ущерб в виде полной или частичной компенсации стоимости компьютера.

Бланк акта приема-передачи унифицирован (форма МХ-1), однако форма имеет рекомендательный характер и может быть изменена по усмотрению сторон. При заполнении формы в акте отражается, кроме обычной для подобных актов информации (наименования сторон, номера, даты договора хранения, даты составления акта и его номера и т. д.), наименование компьютера, его модель, комплектность и т. д.

При наличии ценной информации в компьютере по согласованию сторон может быть составлен дополнительный акт приемки-передачи. Также обязательно указывается стоимость компьютера, согласованная сторонами, и условия его хранения. Акт подписывается хранителем и поклажедателем, на него ставятся печати сторон. Составляется акт приемки-передачи в двух экземплярах – по одному на каждую из сторон.

Акт приемки-передачи компьютера как оборудования

Таким актом осуществляется передача компьютера во временное пользование (форма акта №ОЗ-1). Он носит название «Акт приемки-передачи (внутреннего перемещения) основных средств».

Представим ситуацию. Предприятие своему работнику (например, бухгалтеру-совместителю) передает во временное пользование компьютер для работы дома. Каким образом можно оформить передачу компьютера в данном случае?

Передача компьютера может оформляться двумя путями: составлением и подписанием договора аренды или договоров займа (предоставления компьютера во временное пользование). Разница между такими договорами следующая. Договор аренды является возмездным, т.е. арендатор обязан платить арендодателю за использование компьютера. Договор ссуды – безвозмездный. Передача компьютера своему работнику происходит по договору ссуды, а непосредственная передача происходит с подписанием акта приемки-передачи.

Оформляется такой акт аналогично акту передачи компьютера как материальной ценности с той лишь разницей, что, кроме ответственного хранения, предполагается эксплуатация компьютера.

При передаче материальных ценностей по договору аренды, купли-продажи, поступивших в компанию безвозмездно, важно зафиксировать факт передачи ценностей от одной стороны к другой. Акт передачи материальных ценностей является важным документом и выполняет несколько функций:

• Является подтверждением передачи ценностей от одной стороны к другой;
• Подписывая акт, принимающая сторона принимает на себя ответственность за передаваемый товар;
• Содержит полный подробный перечень передаваемых ценностей.

Акт приема-передачи товара: обязательные реквизиты

Компании имеют право разработать собственные формы документов, которые они будут применять в деятельности. Однако законодательство содержит ряд требований, которые необходимо будет учесть при составлении документов. В частности, все используемые формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать акт приемки-передачи товара:

• Название документа: «Акт приема-передачи ТМЦ»;
• Дата заполнения документа;
• Название компании, которая составила документ;
• В документе должно быть отражена суть факта хозяйственной жизни – в случае, если это акт приема-передачи материальных ценностей (образец ниже), то информация о передаче товаров от одной стороны к другой;
• Величина измерителя факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (с указанием единиц, в которых она измеряется);
• Должности лиц, которые подписали данный образец акта приемки-передачи товара и несут ответственность за оформление данного события или сделки;
• Подписи ответственных лиц и расшифровка подписей (фамилии, инициалы) или иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Перечисленные выше реквизиты являются универсальными и обязательными для всех первичных документов. Кроме перечисленных реквизитов, образец акта приема-передачи ТМЦ должен содержать полный подробный перечень товаров, передача которых оформляется данным актом: перечисление наименований, количество товаров по каждой позиции, стоимость.

Документ составляется в 2 экземплярах – по одному экземпляру для передающей и принимающей ценности стороны. Перечень должностных лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, определяет руководитель компании. Такие полномочия могут быть определены приказом руководителя, должностной инструкцией или иным внутренним документом организации.

В какой валюте необходимо составлять первичные документы?

Стоит обратить внимание, что одним из обязательных реквизитов, которые содержит акт приема - передачи товара, является величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Четкого указания о том, что первичные документы необходимо составлять только в рублях, в законодательстве не содержится. Однако при этом стоит учитывать, что объекты бухгалтерского учета (активы, доходы, расходы и прочее) нужно отражать в рублях. Бухгалтерская отчетность также оформляется в российских рублях. Таким образом, учитывая эти 2 факта, первичные документы, которые подтверждают факты хозяйственной жизни, нужно составлять в рублях.

Если вы работаете с иностранными контрагентами и использование иностранной валюты обусловлено необходимостью, можно поступить следующим образом: предусмотреть несколько граф для разных единиц измерения или составить дополнительный документ, который будет разъяснять содержание документа, составленного в валюте.

Необходимость оформления акта по приему-передаче оборудования возникает тогда, когда производится передача оборудования от одного юридического лица другому: при купле-продаже, вводе его в эксплуатацию, аренде и т.д. Акт является неотъемлемой частью другого основного документа, чаще всего, договора.

Иногда для подтверждения передачи оборудования приглашается третья сторона или какое-либо уполномоченное лицо, чья подпись на документе будет свидетельствовать о передаче оборудования в надлежащем качестве и количестве.

ФАЙЛЫ

Правила составления акта

Организации могут оформлять акт приёма-передачи оборудования в свободной форме или же по специально созданному внутри предприятия шаблону, главное, чтобы он содержал в себе подробные данные о каждой из сторон, которые должны в точности совпадать с теми, что указаны в договоре или контракте. Это необходимо, чтобы не случилось распространенной ситуации, когда из-за одной неправильной буквы (е вместо ё) или ошибки может получиться так, что «заключили договор на передачу с одной фирмой, а приняли у другой».

Данный акт должен включать список оборудования с указанием производителей, марок, серийных номеров, количества и стоимости. Также в нем следует прописать внешний вид, физическое состояние, комплектацию, неисправности (при наличии) и пр., то есть все те параметры, которые были зафиксированы при предварительном осмотре оборудования.

Если уровень оборудования требует присутствия при приеме-передаче узкопрофильного специалиста, то его подпись также должна содержаться в документе и подтверждать качество передаваемой техники.

Перечень оборудования может быть включен в основной документ или же оформлен отдельным приложением к акту. Акт обязательно должен быть заверен руководством предприятий, между которыми состоялся факт передачи.

Оформлять документ можно как на фирменном бланке предприятия, так и на обычном листе А4 формата.

Акт должен быть обязательно составлен в двух экземплярах, а при участии в процедуре передачи третьих лиц количество копий должно быть равнозначным количеству участников процедуры передачи.

Каждый экземпляр нужно заверить оригинальными подписями. К документу при необходимости может быть приложена специальная техническая документация (сведения о ней нужно указать в акте).

Варианты приема-передачи оборудования

В зависимости от сложности передаваемого оборудования, этот процесс может проходить как в простой форме, так и в несколько этапов. Некоторые типы оборудования требуют предварительных испытаний и проверок, каждая из которых должна быть заверена соответствующим актом. Если передаточная документация оформляется должным образом, то она может служить основанием для снятия, либо введения данного оборудования в качестве основных средств организации в ее бухгалтерском учете.

Инструкция по написанию акта приёма-передачи оборудования

Подписи сторон

Акт должен быть заверен подписями представителей организаций или же уполномоченных лиц. Документ можно заверить печатями, но не обязательно (с 2016 года наличие печати у юридических лиц не является требованием со стороны закона, а носит добровольный характер).

Любые производственные принадлежности и оборудования компаний являются их материальными ценностями. В ходе хозяйственной деятельности предприятий часто формируется необходимость их передачи третьим лицам.

Учитывая высокую их стоимость, данная процедура должна сопровождаться документальным подтверждением.

Необходимость передачи может быть обусловлена многими причинами. Например, данное оборудование было взято в аренду или принято под ответственное хранение.

Нужно заметить, что по истечению арендного и охранного периода эти ценности также передаются, но только уже в адрес владельца.

Причины для передачи должны быть оговорены в соответствующих соглашениях. Среди обязательных документов к ним будут акты приемки-передачи. О том, как правильно их составлять пойдет речь далее.

Форма и содержание акта

Установленного бланка данного документа не существует. составляется в простой свободной форме. Тем не менее, он должен содержать в себе всю необходимую информацию. Более того, к нему применяются общие требования для данного вида документации. Они говорят о том, что данный документ должен быть написан на бумаге формата А4.

В нем обязательно должны быть следующие атрибуты:

• название (Акт);
• дата составления;
• город, в котором производится передача;
• подписи членов комиссии.

В тексте данного документа особое внимание необходимо уделить идентификации оборудования. То есть, о нем нужно указать как можно более полную информацию. Таковой может служить название, модель, маркировка, рабочие характеристики (при необходимости), и так далее.

Кроме этого в данном документе необходимо указать стоимость передаваемого имущества и его работоспособность. Под работоспособностью подразумевается выполнение оборудованием целевых функций, а также отсутствие видимых повреждений и дефектов.

Также в текст желательно внести запись о том, что на момент свершения данного события у сторон нет никаких претензий друг к другу. Ну и, конечно же, необходимо указать к какому именно договору этот акт составлен. Для этого прописывается номер соглашения и его дата.

Кто подписывает акт

Данный документ, как это видно из названия, должны подписывать представители обоих сторон-участников. С одной стороны - это полномочные сотрудники передающей компании, с другой - принимающей.

Помимо этих представителей к подписанию данного документа можно привлекать независимых экспертов. Задача данных лиц заключается в подтверждении работоспособности и укомплектованности оборудования.

Соответственно, в тексте должен быть приведен перечень членов комиссии. Он должен содержать в себе их Ф.И.О., должности и названия организации-работодателя. В конце текста каждый из участников процесса должен поставить свою подпись. Если это представители организации - их подписи заверяются оригинальными печатями (передающего и принимающего).

Ниже расположен типовой бланк и образец акта приемки передачи оборудованиявариант которого можно скачать бесплатно.

Бланк акта приема-передачи оборудования, скачать который можно, пройдя по ссылке, указанной в конце этой статьи, принято заполнять при участии минимум двух сторон. Для заполнения необходимой документации предусмотрена унифицированная форма, скачать которую можно в виде документа Word или Excel.

Причиной транспортировки оборудования, для которого необходимо составлять соответствующие документы, может заключаться в следующем:

• простой ремонт;
• для сдачи в аренду;
• доставка заказчику и монтаж;
• для проведения тестирования.

Акт приема-передачи оборудования необходим для доказательства осуществления передачи техники к покупателю со стороны поставщика.

Форма может иметь три разновидности:

• ОС-14 (ремонт);
• ОС-15 (монтаж);
• ОС-16 (тестирование).

Каждая форма применяется в какой-то отдельной ситуации. Рассмотрим пример формы ОС-14, которая необходима для проведения учета техники, поступающей на склад. После этого полученное оборудование может эксплуатироваться в качестве основной техники.

Договор для отправки на ремонт обязательно оформляется только в присутствии всех представителей специальной комиссии, ответственной за получение техники. Договор заключается в нескольких экземплярах, каждый образец требует подписи руководителя или уполномоченного представителя.

Рассмотрим еще один пример. Когда передается техника, не всегда удается выполнить ее достаточно качественный прием. В подобных ситуациях не используется основной договор. Вместо него заполняется простой образец, скачать который можно внизу статьи.

Качество поставленной техники устанавливается только при визуальном осмотре. Определение необходимости проведения ремонтных работ не осуществляется. Для того чтобы установить степень соответствия количества и качества разнообразных комплектующих перед тем, как проводится сдача техники в аренду, проверка ее на наличие неисправностей или монтаж у заказчика, нужно заполнять форму ОС-16.

Если акт приема-передачи оборудования не касается аренды или ремонта, а составляется, когда техника отправляется на монтаж, используется форма ОС-15. Когда используется подрядный метод монтажа техники, в списках членов комиссии также должен присутствовать представитель организации, ответственной за установку. Разнообразные неисправности, засвидетельствованные в процессе проведения монтажа, регулирования или тестирования техники, всегда отображаются в соответствующем документе, для составления которого используется форма ОС-16.

Как правильно составляется документ

Для оформления таких справок необходимо участие нескольких сторон. Большей частью прием-передача с целью сдачи в аренду выполняется исключительно в присутствии представителей как поставщика, так и приемщика. В некоторых случаях может присутствовать третье лицо в качестве представителя еще одной организации. Все особенности проведения процедуры должны быть отражены в специальных документах, которые обязательно заверяются уполномоченными представителями сторон по завершении всех действий, необходимых для оформления. Акт для сдачи в аренду должен оформляться в нескольких экземплярах, количество которых обязательно должно соответствовать числу сторон, участвующих в процедуре приема-передачи ТМЦ.

В составленном документе всегда должны отображаться такие данные:

• название;
• номер документа и день его подписания;
• детальная информация о получаемой технике;
• данные о зафиксированных технических неполадках;
• данные о средствах, включенных в комплектацию техники;
• подписи сторон, участвующих в процессе приема-передачи.

В отдельных случаях в качестве приложения к справке добавляется необходимая техническая документация с соответствующим указанием в основном документе. В зависимости от уровня сложности передаваемого оборудования процедура приема может быть ориентированной на качество и на количество. В подобных ситуациях требуется составление нескольких дополнительных документов. Прием сложных в техническом плане изделий довольно часто выполняется в несколько этапов.