Акт сверки секретных документов. "порядок работы с секретными документами и изделиями"

Отныне секретное делопроизводство - прерогатива не только государственных органов. Документы с грифом секретности сегодня есть почти в каждой крупной коммерческой организации. В этой статье будет рассказано все о грамотном ведении тайной документации.

Понятие тайны в делопроизводстве

Любая трудовая деятельность, так или иначе связанная с тайной или секретной документацией, всегда хранит в себе множество трудностей, проблем и рисков. С чем это связано? Существует множество причин, среди которых основной является банальное неумение грамотно работать с бумагами, носящими гриф секретности.

Для начала стоило бы определиться с тем, что вообще является тайной. Тайна имеет несколько значений. Есть брать в расчет наиболее распространенное определение, то данное понятие стоит трактовать как некую информацию, доступную только ограниченному кругу лицу. Тайна не подлежит разглашению, она должна держаться в секрете. Как правило, тайна вскоре утрачивается, и информация становится доступной большому числу людей. Соответственно, и организация секретного делопроизводства становится ненужной.

Грифы секретности

На данный момент секретность имеет несколько основных типов. Если речь идет про секретное делопроизводство, так или иначе связанное с государственными делами, то все документы делятся на три основных типа:

• особая важность;
• совершенно секретно;
• служебное пользование.

Закрепляется эта классификация специальным Федеральным законом от 21 июля 1993 года "О гос. тайне". Что представляет собой каждый из представленных выше грифов?

Гриф "особой важности" представляет собой самую высокую степень секретности. Естественно, подобный статус может получить далеко не каждый документ. Так, в случае раскрытия грифа особой важности может быть нанесен значительный ущерб государству или какой-то группе людей. Именно поэтому и защита у подобного рода документов соответствующая.

Гриф "совершенно секретно" также присваивается документам, содержащим какую-то государственную тайну. Строгая регламентация при работе с подобного рода бумагами является в данном случае отличительной чертой.

Гриф "служебное пользование" не предоставляет документам особенную секретность, однако значительно ограничивает пользование ими. Подобного рода секретное делопроизводство устанавливается, как правило, в коммерческих структурах.

Порядок засекречивания

Порядок засекречивания все также устанавливает ФЗ о гос. тайне, названный выше. Согласно этому документу, в тайну, подлежащую государству, могут входить:

• информация о военной сфере;
• сведения об экономике, технике или науке;
• информация о внешнеполитической или экономической сферах;
• сведения о контрразведках, оперативной или розыскной деятельности, об антитеррористической политике и т. д.

Каким образом документы подлежат засекречиванию? Основное, что стоит отметить, это наличие специально уполномоченных экспертов. Лица с определенной квалификацией занимаются разработкой безопасного хранения тех или иных бумаг. Подбирается наиболее подходящий гриф секретности, в соответствии с которым и происходит дальнейшая работа. По сути, секретное делопроизводство - это громадная сфера со своими работниками и руководителями.

Системный принцип определения секретности

Для наиболее грамотного определения степени секретности необходимо периодически применять особенные принципы. Далее речь пойдет о самом виде определения тайны в делопроизводстве - о принципе системности. Что он собой представляет?

Основная черта системного подхода - особое внимание к проблеме засекречивания в целом. Основной его функцией является сохранение двух взаимовлияющих тенденций: с одной стороны, не допустить распространения важной информации; с другой - избежать массового засекречивания и вытекающих отсюда проблем.

Как происходит ведение секретного делопроизводства? Здесь основными являются два механизма: завышение и занижение грифа секретности. Завышение значительно сужает возможность обмена необходимой информацией, занижение несколько ослабляет этот процесс.

Другие принципы

Какие еще принципы и правила секретного делопроизводства можно выделить? Помимо системности, стоит отметить также объективность. В чем здесь смысл? Если давать краткую характеристику, то звучит она следующим образом: при работе с тайной документацией нельзя руководствоваться разного рода субъективными мнениями и предположениями. Должен существовать определенный перечень правил, в соответствии с которым и будут разрабатываться все необходимые меры.

Принцип оптимизации - еще один неотъемлемый элемент секретного делопроизводства. Его основной смысл заключается в том, что наименьшее количество данных в засекреченных документах - это лучшее и оптимальное решение. Излишки информации будут лишь нарушать необходимый уровень безопасности.

Принцип периодического осмотра заключается в постоянном контроле за тайной документацией.

О внесении изменений в секретные документы

Как уже было сказано, степень секретности того или иного документа определяется в соответствии со специальным перечнем сведений. После засекречиваются и отправляются на хранение. А возможно ли внесение изменений в эти документы?

Инструкция по секретному делопроизводству, которую содержит ФЗ о закрепляет ряд объективных ситуаций и обстоятельств, согласно которым, документы могут в разной степени подлежать пересмотру. Стоит, однако, отметить, что срок рассекречивания или изменения документации не должен превышать 30 лет. Исключение - решение специальной межведомственной комиссии. Как и в случае с засекречиванием, работы по снятию или снижению грифов секретности производятся специальной, уполномоченной на то группой лиц.

Уничтожение секретных документов

Решение об уничтожении того или иного тайного документа зависит от грифа секретности, наложенного на него. Если гриф с пометкой особой важности или совершенной секретности, то все вопросы опять же решает межведомственная комиссия. Если речь идет о коммерческой тайне, секретной документации какого-либо предприятия, то необходимо созывать специальную экспертную комиссию и руководителей. Она будет решать организационные вопросы, а руководство должно дать разрешение.

Процесс уничтожения проходит, как правило, в составе трех или более человек. Бумаги уничтожаются при помощи специальных машин - бумагоперерабатывающих аппаратов. Должны быть проставлены отметки в регистрационных формах, определяющих учет документации. Стоит также отметить, что уничтожение секретной документации должно происходить параллельно с уничтожением внутренней описи.

Правила ведения секретного делопроизводства

Далее речь пойдет о секретной документации фирм или прочих коммерческих структур. При работе с тайными документами необходимо учитывать несколько основных правил и требований. Стоит выделить самые важные моменты:

• необходимо соблюдать строжайший контроль над доступом посторонних лиц к документам. Речь идет и о персонале. Так, безопасность должна устанавливаться через службу охраны или безопасности.
• Необходимо точно определить лиц, имеющих право работать с секретной документацией. Соответственно, их стоит наделить и особыми полномочиями.
• Должна быть разработана четкая инструкция (памятка) по работе с тайной документацией. Вся дальнейшая работа должна организовываться в строгом соответствии с ней.
• С сотрудников должно быть взято соглашение о неразглашении коммерческой и производственной тайны.
• Должно происходить постоянное материальное стимулирование лиц, имеющих право доступа к секретной документации. В частности, любой специалист секретного делопроизводства должен быть под личным контролем руководства.

Это все основные правила, которые необходимо соблюдать при работе с секретными или тайными документами.

Обязанности специалистов по секретным документам

Обязанности сотрудников, допущенных к работе с тайным делопроизводством, на каждом предприятии разные. Во всяком случае не существует какой-то единой инструкции по работе с секретной документацией. Однако все же можно выделить наиболее общие и распространенные моменты, о которых должен помнить каждый сотрудник, имеющий дело с тайными бумагами. В частности, речь идет о том, что:

• Сотрудник несет персональную ответственность за хранение, сохранность или изменение документов.
• Сотрудник должен быть бдительным, ответственным и внимательным. Любые попытки посторонних лиц получить доступ к документации должны незамедлительно пресекаться.
• Сотрудник должен знать и соблюдать положения инструкции о работе с секретными документами.

Помимо этого, необходимо выделить то, что специалисту делать запрещено. Сюда относятся:

• сообщения любым посторонним лицам секретных сведений;
• вынос, транспортировка или изменение документации без ведома руководства;
• ознакомление с документацией по вопросам, которые не входят в ведение сотрудника;
• уничтожение документов без ведома руководства.

секретной документации

Стоит привести наиболее общие сведения о том, как должна выглядеть обложка тайных документов. Практически любой отдел секретного делопроизводства закрепляет следующие нормы:

• правый верхний угол - гриф секретности;
• под грифом - инвентарный номер;
• у документов с грифом совершенной секретности должна быть красная линия из правого верхнего угла;
• листы должны нумероваться и прошиваться ниткой.

Естественно, существует и множество других требований к подобного рода бумагам. Однако названные выше моменты относятся практически к любым формам секретных документов.

"ПОРЯДОК ОБЕСПЕЧЕНИЯ СОХРАННОСТИ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И СЛУЖЕБНЫХ ТАЙН В ОРГАНИЗАЦИЯХ, УЧРЕЖДЕНИЯХ И НА ПРЕДПРИЯТИЯХ"

"ПРИЧИНЫ, ВЫЗЫВАЮЩИЕ УТЕЧКУ СЕКРЕТНЫХ СВЕДЕНИЙ, И МЕРОПРИЯТИЯ ПО ЕЕ ПРЕДОТВРАЩЕНИЮ"

Утечка секретных сведений - это их бесконтрольное распространение за пределы сферы обращения, ограниченной режимом секретности.

Причинами утечки секретных сведений могут быть:

• 
  нарушение исполнителями установленного режима секретности при выполнении закрытых работ;
• 
  при работе с секретными документами и изделиями;
• 
  разглашение секретных сведений при общении с посторонними лицами;
• 
  утрата секретных документов и изделий;
• 
  недостатки в организации работы по противодействию иностранным техническим разведкам;
• 
  упущения администрации и работников РСО в вопросах организации режима секретности;
• 
  несвоевременное принятие мер по закрытию выявленных каналов утечки информации.

Предотвращение утечки секретных сведений в организациях, учреждениях и на предприятиях обеспечивается:

• 
  установлением специального порядка допуска к секретным работам, документам и изделиям;
• 
  точным выполнением всех правил засекречивания и рассекречивания сведений;
• 
  выполнением всех требований секретного делопроизводства;
• 
  установлением специальных обязанностей для лиц, которые допускаются к секретным документам и изделиям;
• 
  ограничением выезда за рубеж лиц, осведомленных о государственных секретах;
• 
  установлением специальных правил в работе с иностранцами, которые посещают предприятия и организации, где ведутся секретные работы;
• 
  организацией ведения профилактической работы.

"ДОПУСК ЛИЦ К СЕКРЕТНЫМ РАБОТАМ И ДОКУМЕНТАМ"

К секретным работам и документам могут быть допущены только граждане России, которые по своим деловым, политическим и моральным качествам способны обеспечить сохранность доверенных им тайн. К секретным работам и документам не допускаются лица, имеющие:

• 
  психические заболевания;
• 
  лица, которые понесли уголовную ответственность;
• 
  лица, совершающие поступки, несовместимые с принципами нравственности и морали;
• 
  лица, имеющие постоянный контакт с лицами (родственниками) за границей.

На каждое лицо, допускаемое к секретным работам и документам, оформляется допуск, то есть официальное разрешение руководителя предприятия на право выполнения закрытых работ, на право ознакомления с секретными работами и документами.

Существует три формы допуска к секретным работам и документам:

1. 
   наивысшая форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями ОВ, СС, С);
2. 
   вторая форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями СС, С);
3. 
   третья форма допуска (имеют право на ознакомление со сведениями С).

При командировке сотрудников, имеющих допуск по месту основной работы, на другие предприятия им в первом отделе своего предприятия выдаются справки о допуске к секретным работам и документам, и выписываются командировочные предписания на право выполнения работ.

"ЗАСЕКРЕЧИВАНИЕ И РАССЕКРЕЧИВАНИЕ СВЕДЕНИЙ"

Засекречивание конкретных сведений в связи с наличием в них государственных и служебных тайн осуществляется в соответствии с перечнем главнейших сведений, составляющих государственную тайну, и ведомственными перечнями сведений, подлежащих засекречиванию. Единый порядок засекречивания сведений определен положением о порядке установления степени секретности сведений, содержащихся в работах, документах и изделиях.

1. 
   При засекречивании сведений руководствуются следующими принципами: 1) решение проблемы засекречивания в целом с позиции государственной значимости этих сведений; при этом необходимо учитывать противоречивость и единство двух тенденций: с одной стороны, стремление обеспечить надежность сохранности государственных и служебных тайн, с другой стороны, не допустить необоснованного массового засекречивания;
2. 
   Объективный характер определения степени секретности сведений, который основывается на точном использовании существующих перечней охраняемых сведений;
3. 
   оптимизация объема засекречиваемых сведений;
4. 
   периодический просмотр степени секретности сведений на предмет снятия или снижения грифа секретности.

СД - секретный документ. СС - степень секретности.

Рассекречивание СД производится при:

1. 
   Изменении перечней сведений, подлежащих засекречиванию;
2. 
   Окончании срока действия грифа;
3. 
   Изменении международной обстановки;
4. 
   Появлении новых достижений в науке и технике;
5. 
   Продаже или передаче вооружения другим странам;
6. 
   Снятии оружия или б/техники с вооружения.

Для проведения работ по рассекречиванию создаются специальные комиссии из числа работников РСО и соответствующих специалистов.

"СЕКРЕТНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (СДП)"

СДП - это порядок учета, составления, хранения, размножения, пересылки и уничтожения СД.

Ведение СДП возлагается на 1-е отделы РСО предприятия. СДП осуществляется на основании следующих документов:

1. 
   Инструкция 0126;
2. 
   Ведомственные инструкции по СДП;
3. 
   ГОСТ 2904-74 (Правила выполнения, учета и обращения СД).

"УСЛОВНЫЕ НАИМЕНОВАНИЯ И УСЛОВНЫЕ ОБОЗНАЧЕНИЯ"

Условные наименования (шифры) присваиваются закрытым работам. Они представляют из себя явления природы, нарицательные имена сущ-е.

Условные обозначения (индексы) присваиваются секретным изделиям. Они представляют из себя цифробуквенные обозначения. УО и УИ применяются для указания ссылок на СД и СИ. Само название СД или СИ применяется только в крайних случаях.

"ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью. Существует 2 формы учета СД: журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат: СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.

"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

ХСД - установленный порядок, обеспечивающий содержание в безопасности СД на рабочих местах и в спец. хранилищах; порядок, предотвращающий порчу СД, их утрату и НСК. НСК - несанкционированное копирование. В рабочее время СД хранятся у исполнителей в личных сейфах или в секретных портфелях (папках). После окончания работы СД сдаются на хранение в 1-е отделы.

"ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ"

При обращении с СД следует соблюдать следующие правила:

1. 
   СД выдаются только под личную роспись;
2. 
   Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;
3. 
   При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;
4. 
   Запрещается держать СД вместе с несекретными;
5. 
   Запрещается хранить СД в рабочих столах;
6. 
   При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;
7. 
   Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;
8. 
   Запрещается выносить СД за пределы охраняемой территории;
9. 
   При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

"ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

1. 
   СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;
2. 
   СС документа определяется в соответствии с перечнями;
3. 
   Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;
4. 
   В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;
5. 
   В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;
6. 
   Запрещается снимать копии с СД без разрешения;
7. 
   Запрещается самостоятельно уничтожать СД. ТТХ - тактико-технические характеристики.

"ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ОФОРМЛЕНИЯ СЕКРЕТНОГО ДОКУМЕНТА"

Порядок оформления СД:

1. 
   Гриф;
2. 
   N экземпляра;
3. 
   Адрес;
4. 
   Текст;
5. 
   Приложения;
6. 
   Подпись;

Порядок оформления последнего листа:

1. 
   Исполнители;
2. 
   Гриф;
3. 
   Количество листов и экземпляров;
4. 
   адреса экземпляров;
5. 
   Машинистка;
6. 
   Дата.

"РАЗМНОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.

"ПЕРЕСЫЛКА СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

СД пересылаются только через РСО предприятия. Полностью оформленный и подписанный СД сдается исполнителем в 1-й отдел для пересылки. Перед отправкой СД помещается в спец. упаковку, исключающую несанкционированное изъятие СД. Пересылка СД в другие города осуществляется подразделениями спец. связи Мин. Связи РФ и подразделениями фельдсвязи МО РФ. При пересылке в рамках одного города используются: курьеры, нарочные, работники РСО, исполнители.

Лица, занятые доставкой секретной почты обеспечиваются служебным транспортом и охраной. Передача СД адресатам осуществляется по разносным книгам, распискам, реестрам под личную роспись принимающего, которая скрепляется печатью 1-го отдела с проставлением времени и числа.

"УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ"

СД, потерявшие свою практическую и др. ценность подлежат уничтожению. Для уничтожения СД приказом руководителя предприятия назначается комиссия в составе не менее 3-х человек. Порядок работы комиссии:

1. 
   Оценка ценности СД;
2. 
   Написание акта на уничтожение СД;
3. 
   Проведение сверки представленных на уничтожение документов с записями в журналах и карточках учета;
4. 
   Проставление росписей в акте и представление его на утверждение руководителю предприятия;
5. 
   Уничтожение в присутствии членов комиссии. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.

"ПОРЯДОК РАБОТЫ С СЕКРЕТНЫМИ ИЗДЕЛИЯМИ (СИ)". "УЧЕТ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"

Учет делится на предварительный и основной. Предварительный учет ведется при опытном производстве, а основной - при серийном производстве. Начало учета устанавливается:

1. 
   При опытном производстве - с момента начала изготовления изделия по секретным чертежам, или с момента, указанного в их документации;
2. 
   При серийном производстве - с момента, указанного в технических или сопроводительных картах. Если изделие изготовляется из секретных заготовок, то его учет начинается с момента получения этих заготовок. При поступлении изделий извне, их учет начинается с момента поступления. СИ учитываются отдельно от не- секретных. При их учете используются только УН и УО. На каждое изделие оформляется тех. паспорт или формуляр, которые учитываются как СД.

"ХРАНЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"

СИ хранятся в упакованном виде, или под опломбированными чехлами. СИ могут храниться:

1. 
   В спец. хранилищах;
2. 
   На позициях;
3. 
   В местах стоянок;
4. 
   В лабораториях и учебных классах.

Места хранения СИ должны быть оборудованы сигнализацией. Малогабаритные СИ могут сдаваться на хранение в 1-е отделы. При хранении СИ на рабочем месте, после окончания работы с ним оно должно быть зачехлено, а помещение - опечатано и сдано под охрану.

"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ТРАНСПОРТИРОВКЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"

Различают внутреннюю и внешнюю транспортировку СИ. Внутренняя транспортировка - это погрузка, выгрузка и перевозка СИ в пределах охраняемой территории предприятия. При внутренней транспортировке необходимо применять меры по маскировке от средств технической разведки. При внешней транспортировке должны быть применены меры по охране СИ, по его маскировке от технической разведки и по скрытию маршрутов транспортировки и средств доставки.

"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ (РС) ПРИ ИСПЫТАНИИ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"

Необходимо соблюдать следующие меры:

1. 
   Ограничивать круг лиц, допущенных к испытаниям;
2. 
   Ознакомление только с теми частями и блоками, которые необходимы для проведения испытаний;
3. 
   Физическая и техническая охрана полигона;
4. 
   Легендирование проводимых испытаний;
5. 
   Маскировка изделий и полигонной аппаратуры;
6. 
   Ликвидация всех следов и последствий сразу же после окончания проведения испытаний.

"УНИЧТОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ИЗДЕЛИЙ"

Уничтожению подлежат СИ, утратившие практическую и научную ценность, забракованные в процессе производства, пришедшие в негодность в результате испытаний, выработавшие свой ресурс. Для уничтожения СИ назначается комиссия. Порядок действия комиссии:

1. 
   Оценка СИ на годность;
2. 
   Составление акта на уничтожение;
3. 
   Сверка комплектации СИ с записью в карточках учета;
4. 
   Проставление росписей членов комиссии и представление акта на утверждение руководителю предприятия;
5. 
   Уничтожение. Акт на уничтожение хранится в 1-м отделе.

"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ ПЕРЕДАЧИ, ОБРАБОТКИ И ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ (ТСПИ)"

К организационным мероприятиям относятся:

• 
  отключение телефонов и динамиков от линии
• 
  изъятие эл. Часов
• 
  отключение систем селекторной и диспетчерской связи.

Технич. меры:

• 
  -экранирование устр-в, излучающих ЭМ энергию
• 
  контуры заземления в пределах охраняемой территории
• 
  установка спец. устройств в телефоны
• 
  питание ЭВТ от мотор-генераторов. (ЭМ – электромагнитный).

"ОБЕСПЕЧЕНИЕ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ ПРИ ВЫПОЛНЕНИИ ДИССЕРТАЦИОННЫХ И ДИПЛОМНЫХ РАБОТ"

С точки зрения РС процесс выполнения состоит из след. частей:

1. 
   Подготовка к выполнению, утверждение темы и плана работ;
2. 
   Непосредственно выполнение работы;
3. 
   Защита работы и опубликование результата.

1-й этап: Исполнитель вместе с научным руководителем, определяет степень секретности работы, которая должна быть согласована с РСО предприятия, по тематике которого эта работа выполняется.

2-й этап: РСО предприятия обязаны установить РС по данной работе, который действует до полного завершения работы, включая этап защиты.

3-й этап: Должны быть согласованы и утверждены официальные оппоненты и организации, которые дают отзыв на работу. Определяется и утверждается список лиц, которые допускаются на защиту. Приказом рук-ля предпр-я выделяется спец. аудитория, в которой устанавливается пропускной режим. С целью опубликования результатов работы в открытой печати исполнитель работы обязан представить материалы, предназначенные для опубликования, в экспертную комиссию предприятия, которая определяет возможность опубликования. Если решение положительно, то диссертант (дипломант) должен подготовить документы к опубликованию на основе 2-х документов:

1. 
   Положение о порядке подготовки материалов, предназначенных для опубликования в открытой печати и в изданиях с грифом "Для служебного пользования".
2. 
   Перечень сведений, запрещенных к публикации в открытой печати, передаче по радио и ТВ.

"ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ РАССЛЕДОВАНИЙ ПО ФАКТАМ РАЗГЛАШЕНИЯ СЕКРЕТНЫХ СВЕДЕНИЙ, ПО ФАКТАМ УТРАТЫ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИЗДЕЛИЙ"

Каждый исполнитель, обнаруживший недостачу СД или СИ или узнавший о разглашении секр. сведений, обязан немедленно доложить о случившемся своему непосредственному начальнику и в РСО предприятия. Администрация предприятия в свою очередь должна:

• 
  - сообщить о происшедшем в вышестоящую орг-цию и в местный орган ГБ;
• 
  принять меры к немедленному розыску утраченных СД и СИ;
• 
  провести служебное расследование (Сл.Р.). Для проведения Сл.Р. приказом руководителя предприятия назначается комиссия, в которую входят работники РСО и представители подразд. предприятия. Комиссия должна: - взять письменное объяснение у лиц, виновных и причастных к случившемуся;
• 
  тщательно разобраться в обстоятельствах происшедшего;

Для определения степени секретности утраченных сведений назначается другая комиссия, работа которой заканчивается предварительным заключением о степени секретности утраченных сведений. Акт 1-ой и заключение 2-ой комиссии и письменные объяснения виновных и причастных лиц утверждаются руководителем предприятия и направляются в прокуратуру, органы ГБ и вышестоящие инстанции.

"ПРАВОВАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ГРАЖДАН ЗА ПОСЯГАТЕЛЬСТВО НА ГОСУДАРСТВЕННЫЕ СЕКРЕТЫ, ЗА ГРУБЫЕ НАРУШЕНИЯ РЕЖИМА СЕКРЕТНОСТИ"

Правовая ответственность граждан за нарушение требований РС и за посягательство на гос.секреты определяется соотв. статьями уголовного и административного права.

Уголовное право предусматривает ответственность:

• 
  за измену Родине в форме шпионажа и выдачу гос.тайны противнику
• 
  за разглашение гос.тайны без признаков измены Родине
• 
  за утрату СД и СИ, содержащих гос.тайну.

Ст. 64а УК РФ (измена Родине в форме шпионажа и выдача гос.тайны противнику): - высшая мера; - лишение свободы (от 10 до 15 лет); - ссылка (5 лет); - конфискация имущества. Ст. 64б: гражданин, завербованный и получивший шпионское задание, но не предпринявший никаких шагов во исполнение этого задания и добровольно заявивший о своих связях с иностранной разведкой, уголовной ответственности не подлежит. Иностр. граждане, виновные в шпионаже: Ст. 65 УК РФ (от 7 до 15 лет). Граждане, виновные в разглашении гос.тайны без признаков измены Родине: Ст. 75 УК РФ (от 2 до 5 лет, при существенном ущербе - от 5 до 8 лет). Граждане, виновные в утрате СД и СИ: Ст. 76 УК РФ (от 1 до 3 лет, при существенном ущербе - от 3 до 8 лет).

"ОСНОВЫ ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ ОТ ТЕХНИЧЕСКОЙ РАЗВЕДКИ"

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет.

Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличиядокументов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведений только один раз в год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации.

Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них.

В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных бумажных носителей должны привлекаться журнал учета бумажных носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов привлекаются учетные журналы, в которых заре-гистрированы отправленные документы, и сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводительном документе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности, виде и наименовании документа, адресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зарегистрированным в журнале учета поступивших документов, вместо номеров экземпляров проверяется количество отправленных листов), наименовании, номере и дате сопроводительного документа.

Годовая проверка наличия дел должна проводиться после подшивки в дела истекшего года всех поступивших и изданных за этот год документов и после закрытия дел (просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания). Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты в дела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение.

Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел проводятся при смене руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск), временном отсутствии исполнителей, нарушении оттисков печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия. Во всех случаях они осуществляются путем проверки соответствия фактического наличия носителей, документов и дел учетным данным на них.

Подводя итоги данной главы, можно сделать вывод, что:

• 1. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращении таким образом утечки содержащейся в документах информации.
• 2. Номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам.
• 3. Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела.
• 4. Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения.
• 5. Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
• 6. Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Учет СД - регистрация и контроль за их сохранностью.

Существует 2 формы учета СД : журнальная и карточная. При журнальной системе информация о СД хранится в спец. журналах. При карточной - на спец. карточках, отельных для каждого СД. При учете СД присваиваются рег/номера и фиксируется след. информация: гриф, количество листов, количество экземпляров, источник поступления, краткое содержание, дата поступления. Учету подлежат : СД, рабочие тетради, спец. блокноты, отдельные листы бумаги.

ПОРЯДОК ОБРАЩЕНИЯ С СЕКРЕТНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

При обращении с СД следует соблюдать следующие правила :

1. СД выдаются только под личную роспись;

2. Работа с СД осуществляется в спец. помещениях;

3. При работе с СД на рабочем столе должны находиться только необходимые в данный момент документы;

6. При приеме посетителей нельзя оставлять СД в положении, удобном для обозрения;

7. Необходимо убирать СД в сейф при временном выходе из помещения;

9. При окончании работы с СД необходимо проверить наличие всех СД.

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. СД разрабатываются только в спец. блокнотах, рабочих тетрадях;

2. СС документа определяется в соответствии с перечнями;

3. Количество экземпляров СД определяется служебной необходимостью;

4. В СД должен быть представлен минимально возможный объем секретных сведений;

5. В документах для машинописи нельзя указывать ТТХ;

ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ ОФОРМЛЕНИЯ СЕКРЕТНОГО ДОКУМЕНТА

Порядок оформления СД :

2. N экземпляра;

5. Приложения;

6. Подпись;

Порядок оформления последнего листа :

1. Исполнители;

3. Количество листов и экземпляров;

4. Адреса экземпляров;

5. Машинистка;

РАЗМНОЖЕНИЕ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Подготовленный секретный документ подается исполнителями для размножения в 1-й отдел. Сдаются только те листы СД, которые подлежат копированию. После размножения исполнитель получает документы и расписывается за оригинал и каждую копию. Не подлежат копированию СД с грифом ОВ.

ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ И УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ

МЧС России - Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий:

РСЧС - Единая государственная система предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций

ГО - Гражданская оборона;

ЧС - Чрезвычайная ситуация;

ГОС - Государственный образовательный стандарт;

ВПО - Высшее профессиональное образование;

ОК - Общекультурные компетенции;

ПК - Профессиональные компетенции;

АСДНР - Аварийно-спасательные и другие неотложные работы;

СЦ - Спасательный центр;

СХТ - Сигнал химической тревоги;

СО - спасательный отряд;

СПАСР - спасательная рота;

ВЗВМО - взвод материального обеспечения;

ВЗВРХБЗ - взвод радиационной, химической и биологической защиты;

ИТВЗВ - инженерно-технический;

ИТР - инженерно-техническая;

ОТДС - отделение связи;

РРХБЗ - рота радиационной, химической и биологической защиты;

ПОЖ ОТД - пожарное отделение;

МП - медицинский пункт;

ВЗВ поиска - взвод поиска;

РЕМ взв - ремонтный взвод;

авто ВЗВ - автомобильный взвод;

авто ОТД - автомобильное отделение.

Страница: 3

Архив

215. Секретные дела вносятся в номенклатуру дел руководителем учреждения или СОГТ совместно с руководителями структурных подразделений и заведующим архивом учреждения в конце текущего года на очередной год с учетом важности, однотипности поступающих в дела документов, сроков их хранения и в соответствии с правилами архивной работы.

При небольшом количестве секретных дел (не более 10) номенклатура дел может составляться на несколько лет, но не более пяти.

216. Номенклатура секретных дел утверждается руководителем учреждения и вводится в действие с 1 января очередного года.

217. Номенклатура секретных дел учитывается по журналу учета внутренних документов и хранится в течение года у руководителя учреждения или СОГТ. После проверки наличия документов указанная номенклатура подшивается в отдельное дело.

218. Изменения и дополнения в номенклатуру секретных дел вносятся с письменного разрешения руководителя учреждения или СОГТ по представлению руководителей структурных подразделений.

219. Сроки хранения секретных дел, включенных в номенклатуру дел, указанную в пункте 217 настоящего Порядка, определяются в соответствии с перечнями документов с указанием сроков их хранения.

220. Тома секретных дел и журналов учета вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения и с указанием имени и фамилии работника, ответственного за ведение дел (томов) и журнала учета. По законченным делам (томам) в номенклатуре делаются записи о дате заведения дела (тома), количестве листов и других необходимых данных. Если в течение года в учреждении заводятся новые дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

221. По окончании года в конце номенклатуры дел указывается количество заведенных секретных дел (томов) постоянного и временного хранения и дел, переходящих на следующий год.

222. Номенклатура дел является основным учетным документом секретных дел текущего года, а порядковые номера дел по номенклатуре являются номерами дел текущего года.

223. При большом количестве дел, включенных в номенклатуру дел, им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела (в пределах номенклатуры дел данного структурного подразделения).

224. Секретные дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим признакам:

1) тематическому, когда документы группируются в дела по их содержанию, т.е. относятся к одному вопросу или одной теме;

2) по видам документов (приказы, отчеты, протоколы, акты);

3) корреспондентскому, при котором в одно дело объединяются документы по переписке с одним или несколькими учреждениями либо по другим признакам.

225. Секретные дела формируются и оформляются в соответствии с правилами архивной работы.

226. в дела группируются секретные документы текущего года. Исключение составляют переходящие дела, которые заводятся в ограниченном количестве.

Документы постоянного хранения комплектуются в дела отдельно от документов временного хранения. в дела подшиваются только исполненные документы.

227. При приеме секретных документов для подшивки в дела проверяется правильность их оформления: наличие подписей, отметок об исполнении, дат, номеров, заверительных надписей, правильность направления документов в дела, рассылки, фамилий исполнителей, а также соответствие грифа секретности документов грифу секретности дела.

На обложке дела (тома) указывается гриф секретности, наименование учреждения и структурного подразделения, номер дела (тома), заголовок (наименование дела) или, при необходимости, шифр темы в соответствии с номенклатурой дел, год начала ведения дела, количество листов дела (тома) и срок его хранения.

228. в заголовках дел с секретными распорядительными документами указывается вид документов и их характер (подлинники или копии).

229. Дата начала ведения дела, проставляемая в номенклатуре секретных дел, должна соответствовать дате поступления первого документа на подшивку в дело. Даты начала и окончания дела должны соответствовать крайним датам подшитых в нем документов. Эти даты проставляются на обложке дел, законченных делопроизводством.

230. Обложки секретных дел должны соответствовать действующим стандартам.

231. Одновременно с делом заводится также карточка регистрации дела, которая хранится в конверте, приклеенном к внутренней стороне обложки дела, и вместе с делом сдается в архив. Если карточка полностью заполнена, то заводится новая карточка, которая хранится вместе с делом. Заполненная карточка вносится во внутреннюю опись дела ниже ее итоговой записи, но не нумеруется и листом дела не считается.

232. Листы законченного секретного дела должны быть сброшюрованы и пронумерованы, а также должна быть составлена внутренняя опись. На описи и на специально подшитом листе в конце дела (тома) должна быть сделана заверительная надпись.

Все подшитые в дело (том) документы нумеруются полистно, номера проставляются в правом верхнем углу листа вне текста документа; названия документов с номерами листов вносятся во внутреннюю опись документов, находящихся в деле.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно. Их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела. Листы ознакомления с распорядительными документами подшиваются в дела вместе с этими документами, вносятся во внутреннюю опись и нумеруются.

233. По окончании секретного дела (тома) в конце внутренней описи указывается (цифрами и прописью) количество внесенных в него документов, а также должность и фамилия руководителя учреждения или работника СОГТ, который оформил эту опись, а на специально подшитом в конце дела (тома) листе производится цифрами и прописью надпись о количестве подшитых в нем листов.

Дело (том) с документами нумеруется, опечатывается (пломбируется) и заверяется руководителем учреждения или работником СОГТ, оформляющим дело (том). Опечатывание дела (тома) производится с помощью бумажной наклейки с оттиском печати руководителя учреждения или СОГТ, которая наклеивается так, чтобы захватывался шнурок, использованный для прошивки дела (тома).

234. Каждый том секретного дела должен содержать не более 250 листов. в случае поступления на подшивку документов свыше этого количества заводится следующий том дела с указанием его порядкового номера. Включение в дело не относящихся к нему документов запрещается.

235. Исправления во внутренних описях должны быть оговорены и заверены подписью руководителя учреждения или работника СОГТ.

236. Секретные документы в течение года могут подшиваться скоросшивателем или храниться в рабочей папке. После окончания года они должны подшиваться в дело. в делах, находящихся в скоросшивателе или в рабочей папке ведется внутренняя опись имеющихся в них документов и оформляется титульный лист, на котором делаются надписи в соответствии с настоящим Порядком. При необходимости исполнителям выдаются необходимые им документы. При этом в карточке регистрации документа (дела) записывается номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

237. Секретное дело выдается руководителем учреждения или СОГТ пользователям государственной тайной под расписку.

238. Изъятие из дела (тома) секретных документов или перемещение их из одного дела (тома) в другое производится только с письменного разрешения руководителя учреждения или СОГТ с вложением в дело (том) заменяющей их справки. в случае безвозвратного изъятия из дела документов, зарегистрированных по журналам учета прошлых лет, они должны быть вновь зарегистрированы в журнале учета секретных документов текущего года с отметкой об этом в заменяющей их справке.

Справка подписывается руководителем учреждения или работником СОГТ и руководителем структурного подразделения, с разрешения которого изымаются документы. Отметки об изменении количества листов дела при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи и заверительном листе. При изъятии документов листы дела не перенумеровываются.

239. Законченные делопроизводством секретные дела, журналы учета и карточки, а также номенклатуры дел подготавливаются для архивного хранения в соответствии с правилами архивной работы и требованиями настоящего Порядка. Номенклатуры дел хранятся постоянно, а журналы учета - не менее 5 лет.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ.

ОТБОР СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ и ДЕЛ на ХРАНЕНИЕ И

УНИЧТОЖЕНИЕ, ПОРЯДОК ИХ ПЕРЕДАЧИ в АРХИВ

240. Экспертизой ценности секретных документов, передачей секретных документов на хранение в архив, отбором их на уничтожение и подготовкой документов для указанных действий занимается комиссия, в состав которой включается не менее двух человек, имеющих допуск. Эти лица руководствуются в своей работе правилами, устанавливаемыми Архивным департаментом, а также перечнями документов с указанием сроков их хранения.

241. Комиссия, указанная в пункте 240 настоящего Порядка, осуществляет ежегодный отбор секретных документов и дел для постоянного или временного хранения либо уничтожения, рассматривает описи документов, подлежащих постоянному и временному хранению, а также акты об уничтожении документов и дел и выносит соответствующие решения, которые утверждаются руководителем учреждения.

242. После проверки правильности оформления и систематизации дела нумеруются и включаются в описи по возрастающей нумерации.

243. Описи на дела постоянного хранения имеют следующие графы: номер по порядку, индекс дела и гриф секретности, заголовок единицы хранения, даты начала и окончания дела, количество листов и примечания. Описи хранятся постоянно.

244. Описи на дела временного хранения имеют следующие графы: номер по порядку, индекс дела и гриф секретности, заголовок единицы хранения, даты начала и окончания дела, количество листов, срок хранения и номера статей в перечне сроков хранения документов. Описи хранятся в архиве до уничтожения всех учтенных в них дел, но не менее 10 лет.

245. Перед первой единицей хранения каждого нового структурного подразделения в описи указывается его наименование.

Каждая единица хранения вносится в опись за отдельным порядковым номером, который ей был присвоен после систематизации секретных дел. в конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество единиц хранения.

246. Экземпляры описей с расписками работников архива в приемке дел подшиваются руководителем учреждения или СОГТ в специальное дело, в котором они хранятся до сдачи учтенных по ним дел в Государственный архив. Формы описей дел, порядок их составления и утверждения устанавливаются Архивным департаментом.

247. Работники ведомственного архива проверяют правильность отбора секретных документов и дел, сдаваемых в архив, и их описей.

Оформленные с нарушением установленных правил документы и дела, а также их описи подлежат исправлению сотрудниками, ответственными за сдачу документов и дел в архив.

248. Описи секретных дел, отобранных для постоянного хранения, представляются ведомственным архивом в течение года Государственному архиву на утверждение.

249. Секретные документы и дела временного хранения сдаются по истечении установленного срока их хранения в ведомственном архиве в соответствующий государственный архив в соответствии с правилами архивной работы.

В случае реорганизации или ликвидации учреждения для решения вопроса о дальнейшем хранении или передаче в государственный архив секретных документов и дел создается комиссия, в состав которой включается также представитель Архивного департамента. Все члены комиссии должны иметь допуск.

250. Документы и дела временного хранения по истечении установленных сроков подлежат уничтожению в соответствии с настоящим Порядком.

251. в архивных хранилищах сотрудниками архивов составляются план и схема размещения секретных документов и дел и на случай аварийных ситуаций их эвакуации, которые утверждаются руководителем архива.

Перемещение документов внутри хранилищ может производиться только с разрешения руководителя архива.

252. Секретные документы и дела, хранящиеся в ведомственных архивах, могут выдаваться для временного пользования и просмотра пользователем государственной тайной с разрешения руководителя учреждения или СОГТ. Ознакомление пользователя государственной государственной тайной с секретными архивными документами производится только в архиве.

253. Проверка наличия секретных документов и дел в ведомственных архивах проводится не реже одного раза в 5 лет.

254. Изменения грифа секретности или рассекречивание документов и дел, хранящихся в ведомственном архиве, производится с соблюдением требований настоящего Порядка. О рассекречивании хранящихся в ведомственном архиве секретных документов и дел (без зачеркивания и изъятия частей текста) делается отметка на титульном листе документа и обложке дела. Рассекреченные дела передаются на общее хранение по акту и описи с отметкой об этом в соответствующих формах учетной документации архива.

УНИЧТОЖЕНИЕ НОСИТЕЛЕЙ СЕКРЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ

255. Уничтожению подлежат носители секретной информации, утратившие практическое значение и не имеющие исторической ценности.

256. Руководитель учреждения устанавливает порядок, исключающий ознакомление посторонних лиц с уничтожаемыми носителями секретной информации, неполное их уничтожение, позволяющее восстановить содержание, а также случайное уничтожение не подлежащих уничтожению материалов. Указанный порядок утверждается руководителем учреждения.

257. Носители секретной информации уничтожаются путем сжигания, плавки, дробления, растворения или химического разложения, превращения в бесформенную массу или порошок.

258. Носители секретной информации уничтожаются на основании решения назначенной руководителем учреждения комиссии в составе не менее двух человек. Оба члена комиссии должны иметь допуск. Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

Секретные документы или дела с истекшими сроками хранения уничтожаются учреждением после утверждения описей дел постоянного хранения соответствующим государственным архивным учреждением.

259. Без составления акта, но с отметкой в журнале учета с проставлением даты уничтожаются следующие носители секретной информации:

1) черновики и проекты секретных документов (отметки об уничтожении заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

2) испорченные листы спецблокнотов (отметки об уничтожении делаются на контрольном листе спецблокнотов и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

3) корешки спецблокнотов, испорченные листы бумаги (формы, бланки), состоящие на специальном учете (отметки об уничтожении делаются в журналах учета и заверяются с подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

4) бракованные экземпляры (листы) размноженных секретных документов, секретные технические документы, состоящие на предварительном учете, и их брак (отметки об уничтожении делаются в журнале учета выполняемых работ или в наряде и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

5) отдельные перепечатанные и бракованные листы (отметки об уничтожении делаются в журнале отпечатанных документов и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и машинистки);

6) испорченные бланки паспортов и формуляров на секретные изделия, протоколов сборки и приемных испытаний (отметки об уничтожении делаются в журналах учета и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

7) звукозаписи секретной информации (отметки о стирании путем последующей записи на тот же носитель и о размагничивании записей делаются в журнале учета и заверяются подписями руководителя учреждения или работника СОГТ и исполнителя);

8) все промежуточные материалы, образовавшиеся в процессе изготовления кино- и фотодокументов, содержащих секретную информацию.

260. Носители секретной информации, подлежащие уничтожению без акта, уничтожаются после проставления соответствующей отметки в учетном документе или помещаются после измельчения в специально отведенное для этого место в режимном помещении и затем уничтожаются по мере их накопления.

261. Если из дел, подлежащих уничтожению, изымаются отдельные секретные документы, необходимые для дальнейшей работы, в акте указывается какие документы и из каких дел изъяты (регистрационные номера и наименование документов, номера дел и листов), а также указывается в какие новые дела и за какими номерами листов подшиты изъятые документы или зарегистрированы по журналам учета текущего года. в журналах учета делается отметка о новом местонахождении документов. в акте об уничтожении указывается фактическое количество оставшихся листов дела, подлежащих уничтожению.

Секретные дела уничтожаются вместе с внутренними описями после обязательной полистной сверки с записями актов и внутренними описями дел.

262. Перед включением в акт каждого носителя секретной информации, подлежащего уничтожению, сверяется с журналом учета его наименование, регистрационный номер, номер экземпляра, гриф секретности, количество экземпляров и листов.

Отобранные и включенные в акт об уничтожении носители секретной информации после их сверки членами комиссии хранятся отдельно от других документов и дел.

263. в акт об уничтожении носителей секретной информации запрещается вносить какие-либо исправления (вычеркивания, приписки). в исключительных случаях внесенные в акт исправления оговариваются и заверяются подписями всех членов комиссии.

264. Уничтожение носителей секретной информации до утверждения акта запрещается. Непосредственно перед уничтожением комиссия обязана сверять уничтожаемые носители информации с записями в акте.

265. Уничтожение носителей секретной информации должно производиться в максимально короткий срок после утверждения акта. Если материалы вывозятся для уничтожения за пределы учреждения, то они уничтожаются в тот же день.

266. Носители секретной информации доставляются к месту уничтожения в опечатанной таре (мешках, ящиках и т.п.).

Материалы уничтожаются комиссией в составе не менее двух человек, принимавших участие в составлении акта об уничтожении.

267. После уничтожения носителей секретной информации участвовавшие в этой работе работники производят запись в акте об уничтожении носителей информации и заверяют ее своими подписями, а в журнале учета делают отметки с указанием номера акта и даты его регистрации.

Запрещается переписывать акт об уничтожении носителей секретной информации после сверки согласно пункту 262 настоящего Порядка, а также делать отметки в журнале учета до уничтожения носителей информации. Выносить акты описи и другую документацию к месту уничтожения носителей информации запрещается.

268. Акты об уничтожении секретных дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении других носителей информации - 10 лет. Эти акты хранятся руководителем учреждения или СОГТ.

ПРОВЕРКА НАЛИЧИЯ и СОСТОЯНИЯ СЕКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

269. Руководитель учреждения или СОГТ не реже одного раза в квартал проверяет наличие и состояние всех полученных, опечатанных, учтенных за проверяемый период, не подшитых в дела или не скомплектованных в отдельные папки секретных документов.

270. После окончания календарного года проводится проверка наличия и состояния секретных документов и дел, независимо от времени засекречивания и от того, где и у кого они находятся (исключая архивы). Проверка проводится назначенной руководителем учреждения комиссией в составе не менее двух человек, которые должны иметь допуск.

271. в ходе проверки проверяется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) секретных документов за проверяемый год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов.

При проверке используются журналы учета документов, расписки, реестры, акты об уничтожении документов и другие формы учетной документации.

272. По результатам контроля составляется акт, в котором указываются:

1) вид проверки;

2) наименование подразделения, где проводилась проверка;

3) основание проведения проверки;

4) состав проверочной комиссии и сроки проведения проверки;

5) краткая характеристика состояния делопроизводства и соблюдение настоящего Порядка в работе пользователя государственной тайной с секретными документами;

6) общее количество взятых на учет документов за проверяемый период по всем видам учета раздельно;

7) количество и наименование документов, не состоящих на учете, у кого они были обнаружены и по какой причине не были учтены;

8) количество и учетные номера документов, не предъявленных в ходе проверки, за кем они числятся и причины непредъявления;

9) другие выявленные нарушения требований настоящего Порядка, допущенные пользователями государственной тайной, с указанием их фамилий, должностей и конкретных фактов нарушений;

10) выводы и предложения по результатам проверки и меры по устранению выявленных нарушений.

Акт проверки подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

273. О недостаче носителей секретной информации немедленно докладывается руководителю учреждения или СОГТ, а также ставится в известность полиция безопасности.

274. Руководитель учреждения или СОГТ обязан устранить недостатки, выявленные в ходе проверки.

ОБРАБОТКА СЕКРЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ С ПРИМЕНЕНИЕМ

СРЕДСТВ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ (СВТ)

275. Секретную информацию разрешается вводить только в СВТ и обрабатывать ее при помощи СВТ, не включенных в вычислительную сеть общего пользования.

276. При применении СВТ для обработки секретной информации создается система защиты секретной информации (в дальнейшем - СЗСИ), которая включает в себя совокупность организационных мер, программных и криптографических методов, инженерных и аппаратных средств, направленных на обеспечение сохранности секретной информации во время разработки, монтажа, эксплуатации, ремонта и списания СВТ путем предотвращения несанкционированного доступа с секретной информации, ее утечки (в том числе наблюдения за излучением) и разрушения.

277. СЗСИ должно предотвращать:

1) гибель имущества, доступ или приведение его в негодность - выведение из строя (уничтожение компонента технического обеспечения, стирание программы или файла с информацией, недоступность к файлу на диске вследствие неисправности операционной системы или программы управления файлами);

2) посягательство неуполномоченного субъекта (лица, программы, вычислительной системы) на конфиденциальность - захват информации;

3) внесение несанкционированного изменения - модификацию;

4) добавление в вычислительную систему фальсифицированного объекта, репродукцию сообщения в ложном контексте, отрицание отправки или получения сообщения - фальсификацию.

278. СЗСИ должна содержать также дневник ревизий. в дневнике ревизий автоматически регистрируются все существенные события, отражающие пользование системой (дата и время регистрации; использованная рабочая станция или терминал; идентификатор работы, программы или файла; операции; выдача распечаток) и отказы системы, а также действия лиц, работавших с системой (работы по управлению и техническому обслуживанию).

279. Обработка секретной информации на СВТ разрешается только после создания СЗСИ и в случае ее функционирования.

280. Вся секретная информация должна содержаться в СВТ в криптографическом виде, за исключением случаев, когда СВТ не включены в вычислительную сеть и находятся в спецпомещении. При распечатке и копировании секретной информации должны соблюдаться все требования настоящего Порядка.

281. Наладочные и экспериментальные работы (опробование программ, формирование массивов, испытание терминалов и др.) производятся с применением несекретной (условной) информации. Указанные работы могут проводиться с применением секретной (реальной) информации при условии соблюдения настоящего Порядка.

282. После капитального ремонта помещений, установления и монтажа в них дополнительного оборудования проводится проверка монтажа в них дополнительного оборудования проводится проверка функционирования СЗСИ. в иных случаях СЗСИ проверяется не реже одного раза в год. Проверяющие должны иметь допуск.

283. По результатам проверки функционирования СЗСИ составляется акт, который подписывается всеми участниками проверки. Акт утверждается руководителем учреждения.

284. в случае обнаружения не предусмотренных проектом отводов кабелей, проводов и других отклонений от технической документации, которые свидетельствуют о возможных попытках или фактах несанкционированного доступа к носителям секретной информации и могут привести к утечке или разрушению секретной информации, обрабатываемой на СВТ, об этом немедленно докладывается руководителю учреждения или СОГТ и полиции безопасности. Дальнейшее пользование СВТ прекращается до получения указаний.

286. При приобретении и доставке в Эстонию импортной вычислительной техники должны применяться меры, исключающие возможность получения иностранными организациями, фирмами и их представителями сведений о ведомственной принадлежности заказчика и конкретных местах установки этих средств.

287. Полицией безопасности может до начала применения или во время применения технических средств проводиться специальная лабораторная проверка.

КОНТРОЛЬ ЗА ОХРАНОЙ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ТАЙНЫ

288. Контроль за охраной государственной тайны в учреждениях осуществляется в целях изучения и оценки фактической сохранности, выявления недостатков и нарушений в соблюдении настоящего Порядка, а также установления причин недостатков и нарушений и разработки предложений по их устранению и предотвращению.

289. Контроль за охраной государственной тайны осуществляют:

1) внутри учреждения - руководитель учреждения или СОГТ в соответствии с настоящим Порядком;

2) полиция безопасности.

Для проведения проверки сотрудниками полиции безопасности должен быть обеспечен допуск к территории режимного объекта (к режимным помещениям).

290. Проверяющие имеют право ознакомляться со всеми носителями секретной информации, журналами учета и иными материалами по проверяемым вопросам.

291. По результатам проверки составляется акт, в котором должны быть отражены состояние охраны государственной тайны, выявленные недостатки и нарушения и предложения по их устранению. Акт составляется в двух экземплярах: один экземпляр передается полиции безопасности и второй - учреждению, в котором была проведена проверка.

292. в случае выявления нарушений настоящего Порядка, которые приводят или могут реально привести к утечке секретной информации, проверяющие вправе принимать решения о приостановке работы с секретной информацией до создания необходимых условий.

_______________