Копии кадровых документов, в том числе трудовых книжек, заверяются согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Этот стандарт должен был быть отменен с 1 июля текущего года, а вместо него предполагалось ввести новый порядок в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016 . Но переходный период от старого стандарта к новому был продлен до 1 июля 2018 года (приказ Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст). Таким образом, сегодня можно применять как старый ГОСТ, так и новый.

Однако поскольку через год все равно заверять трудовые книжки придется по-новому, то целесообразно осваивать эти правила уже сегодня.

Новый стандарт распространяется не только на трудовые книжки, но и на любые кадровые документы.

Новые правила заверения трудовых книжек

Копия трудовой книжки может понадобиться:

• самому ее владельцу, то есть сотруднику,
• организации, в которой он работает.

По новым правилам в этих случаях копии будут заверяться по-разному.

Сначала копируется каждый разворот книжки - на отдельном листе формата А4. Отметка «Копия » проставляется на первом листе, а на последнем отмечается, что она заверена. Эти действия производятся при создании копии как для внутреннего, так и для внешнего пользования. Далее начинаются различия.

Копия для внутреннего пользования , например, сделанная на случай утери оригинала, оформляется так. Вносится запись «Верно », на следующей строчке указывается должность сотрудника, который подготовил эту копию. Ему также следует расписаться и расшифровать свою подпись.

Работнику копия трудовой книжки может понадобиться для предоставления в различные ведомства и организации. В соответствии со статьей 62 Трудового кодекса РФ, копию нужно выдать сотруднику в течение 3 рабочих дней с момента его обращения. По новым правилам под отметкой «Верно » и подписью уполномоченного лица нужно сделать запись о месте хранения оригинала трудовой книжки. Здесь нужно указать отдел кадров организации.

На этом различие в оформлении копии трудовой книжки для внутреннего пользования и для сторонних организаций закачивается. Далее на копии проставляется печать работодателя (при наличии).

Оттиск может захватить должность подписавшего копию лица, но не должен затронуть его подпись.

Подготовленные листы нумеруются и сшиваются, ставится отметка «Верно. Прошито и пронумеровано » и указывается количество листов. Также проставляется дата и подпись (с расшифровкой) того лица, которое заверило документ.

Новые правила оформления кадровых документов

Новый ГОСТ вносит некоторые качественные изменения в обязательные реквизиты бланков кадровых документов. В связи с этим придется обновить регламент кадрового документооборота и привести его в соответствие с новым правилами.

Новый реквизит - Гриф ограниченного доступа

Этот реквизит указывается на документе, не предназначенном для разглашения, а используемом только по прямому назначению. В регламенте по делопроизводству следует прописать вариант использования этого грифа.

Можно применять такие формулировки: «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования» и другие.

Также можно добавить номер экземпляра и прочие сведения. Отметка проставляется в правом верхнем углу документа.

Адресат

Если письмо отправляется через интернет, то в бланк необходимо внести адрес электронной почты получателя. Оформляя корреспонденцию, которая предназначается руководящему лицу, перед фамилией можно поставить сокращения «г-ну» или «г-же».

Наименование структурного подразделения

Этот реквизит должен располагаться следом за наименованием компании в бланках писем и документов филиалов, представительств и других подразделений компании. Ставится он прописными буквами, например «ДИРЕКЦИЯ ПО ПЕРСОНАЛУ ».

Автор документа

На бланках руководителей региональных и муниципальных офисов после наименования компании нужно указать автора документа. Вид записи - прописные буквы: «ДИРЕКТОР».

Электронная подпись

В соответствии с частью 2 статьи 6 закона 63-ФЗ, если на электронном документе стоит отметка о его подписании электронной подписью, он имеет силу бумажного оригинала . Отметку нужно проставить там, где на бумажном варианте была бы поставлена «живая» подпись. Отметка должна быть четкой и содержать все необходимые реквизиты (пример на изображении ниже).

2069

• Темы:
• Трудовые отношения и гражданско-правовой договор

Достаточно часто компании сталкиваются с необходимостью заверять копии трудовых книжек сотрудников.

С 1 июля 2017 года вступили в силу новые правила, по которым это нужно было делать. Однако впоследствии прошел слух, что они перенесены на более поздний срок. В результате возникал путаница, как же все-таки заверять копии с 1 июля 2017 года. Давайте постараемся вместе разобрать этот вопрос и посмотреть образец заверенной копии трудовой книжки.

По каким правилам заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2017 года

С 1 июля 2017 года Росстандарт ввел в обращение новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом от 8 декабря 2016 г. за № 2004-ст. Он пришел на смену старому ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденному Госстандартом от 03.03.2003 № 65-ст)

Новые стандарты касаются правил оформления кадровых документов (справки, заявления, договорные документы и пр.) и документов приказного характера (положения, инструкции, правила, распоряжения и т.д).

Одно из новых правил ГОСТа 2017 года касается того, как заверить копию трудовой книжки. Теперь вам необходимо будет писать в копии место хранения подлинного документа. Делайте такую запись, как показано на нашем образце.

Правило не касается копий, сделанных для нужд самой компании, где работает сотрудник.

Однако позже время ввода в действие новых ГОСТов было перенесено на 1 июля 2018 года, а организациям рекомендовали до 2018 года пользоваться обоими стандартами по их усмотрению, не преминув при этом отметить, что использование нового ГОСТа предпочтительней.

Как заверить трудовые книжки с 1 июля 2017 года

Несмотря на то, что новый ГОСТ вступит в силу еще через год, заверять копии трудовых книжек с 1 июля 2017 года лучше уже по новым правилам. Согласно этим правилам, большое значение имеет, для каких целей вы делаете копию трудовой книжки: для собственного пользования или по просьбе сотрудника (заинтересованной организации).

В чем разница в оформлении этих копий, мы покажем вам в таблице, где мы собрали все нововведения. А заполненный образец есть после таблицы.

Внимание! Для собственных нужд компании, то есть для ее внутреннего пользования, при заверке копии трудовой книжки, даже с новыми правилами делать отметку о месте хранения книжки не нужно.

Как заверить копию трудовой книжки для внутреннего пользования с 1 июля 2017 года, образец

Как заверить копию трудовой книжки для сотрудника, либо посторонней организации с 1 июля 2017 года, образец

Как правильно делать копии трудовых книжек с 01.07.2017

Если к вам обратился ваш сотрудник с просьбой выдать ему заверенную копию его трудовой книжки, то он должен написать для этого заявление. Заявление пишется в произвольной форме на имя директора компании, с указанием ФИО и должности работника.

Образец заявления на выдачу заверенной копии трудовой книжки:

После того, как заявление написано, вы обязаны сделать копию трудовой книжки и правильно ее заверить. Правила здесь не сложные:

• копия трудовой книжки делается в течение трех рабочих дней с момента получения вами заявления от сотрудника;
• делайте копии всех листов трудовой книжки, на которых есть записи (копии должны быть четкими и читаемыми);
• на последнем листе сделайте все необходимые записи, поставьте подпись, число и печать (подробнее о том, как заверить копию трудовой книжки смотрите выше в таблице).

Будьте внимательны! Требования ГОСТа Р 7.0.97–2016 обязательны к исполнению с 1 июля 2018 года. Поэтому с 1.07.2017 вы вправе делать копии трудовых книжек и заверять их по старым правилам.

Штрафуют ли компанию, если она неправильно заверила копию трудовой книжки

С 1 июля 2017 года, если компания неверно заверит копию трудовой книжки сотруднику, либо иному заинтересованному лицу, то ее не оштрафуют за это. Но ошибка может привести к тому, что у сотрудника не примут копию в банке, пенсионном фонде или какой-то другой организации, а это чревато претензиями со стороны вашего работника.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, требуется сотрудникам достаточно часто. Недопустимы помарки, некорректное расположение печатей и внесение дополнительных сведений в документ. В статье расскажем, как правильно заверить копию трудовой книжки и приведем подробный образец.

Каждый сотрудник имеет право затребовать документ, который может подтвердить наличие стажа, места постоянной работы. Работодатель не может отказать ему, но выдать разрешается только копию надлежаще заверенную.

Когда может понадобиться копия трудовой книжки

Наряду с паспортом трудовая книжка является важнейшим документом трудоспособного гражданина. А ее потеря может привести большим сложностям с ее восстановлением. Однако, если у работника будет на руках заверенная копия трудовой это значительно облегчит путь ее восстановления.

Трудовая книжка передается в отдел кадров работодателя еще в момент его трудоустройства, и хранится там до самого увольнения. Если в это время работнику понадобится данные из нее он всегда может запросить в отделе кадров ее заверенную копию.

Читайте также:

Копия может понадобиться для подтверждения текущей занятости или для подтверждения стажа работы по специальности или общего стажа.

Чаще всего сотрудники обращаются за копией трудовой для:

• получения кредита в банке;
• оформления пенсионного обеспечения;
• оформления заграничного паспорта;
• написание резюме;
• и других целей.

Банк запрашивает копию трудовой книжки для подтверждения постоянной занятости гражданина и установления его платежеспособности. Чаще всего банковские структуры требуют стаж работы по последнему месту не менее 6 месяцев. Увольнение “по статье” может служить для банка причиной отказа в выдаче кредита.

Работники Пенсионного фонда сверяют трудовую книжку для подтверждения стажа для назначения пенсионного обеспечения. А также сверки правильности записей, наличия всех печатей и их читабельности. Но чаще Пенсионный фонд все же запрашивает оригинал книжки.

Читайте также:

Правила заверения трудовой книжки

Так как документ запрещено выдавать человеку до момента его увольнения с организации, нужно научиться оформлять соответствующую ксерокопию или делать выписку с такового.

Работник обязуется подать письменное заявление, где он просит выдать ему копию бумаги. Нужно указать причину обращения. Оно подается на имя руководителя организации. Если на предприятии работает отдел кадров – есть вариант сдать бумагу начальнику подразделения.

Когда организация маленькая – можно сообщить главе о намерении получить копию трудовой устно. Работодатель обязан предоставить человеку бумагу не позже чем через 3 дня после его заявления.

Если сотруднику нужна информация за какой-то конкретный период, а не за всю трудовую деятельность – допустимо снять ксерокопию только титульной страницы. Также понадобится лист, где присутствуют актуальные данные, запрашиваемые какой-либо структурой.

Законодатель позволяет делать не только ксерокопии документов, но и просто набирать необходимый текст (идентичный оригиналу) на компьютере или написать от руки, а затем удостоверить по всем нормам.

Читайте также:

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2017 года

С 1 июля 2017 года должен вступить в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он предполагает внесение изменений в образец заверения трудовой книжки . Одним из главных нововведений является требование указывать место хранения трудовой книжки. Таким же методом следует заверять и все остальные кадровые документы.

Наказания за заверенную не по ГОСТу трудовую не будет. Если такая копия будет оформлена, она просто не будет действительна. И ваш работник потратит лишнее время на хождение по инстанциям с неправильно заполненным документом.

Однако все же не стоит торопиться с новыми правилами. Росстандарт перенес планируемую дату с июля 2017 года на 1 июля 2018 года (приказ от 25 мая 2017 г. № 435-ст). Если Вы уже начали использовать новые правила, это не является ошибкой. А копии трудовых будут признаны действительными.

Когда ксерокопия трудовой имеет юридическую силу

Только в том случае, если ответственный специалист все сделает надлежащим образом:

• На каждый лист нужно нанести пометку «Копия верна».
• Все внесенные данные .
• Печати дополнены оригиналами подписи руководителя организации или уполномоченным на такие действия лицом – обязательно указывается фамилия и инициалы человека.

Обратите внимание!

Последний лист в книжке должен быть промаркирован записью «Исполняет свои функциональные обязанности либо работает по настоящее время».

Читайте также:

Запрещено ставить печать на пустом месте на страничке. Она должна располагаться непосредственно на тексте (часть) и на росписи руководителя. Правило не соблюдено - действие произведено неправильно. Кто имеет право подтвердить подлинность приведенных в документе данных:

• Начальник отдела кадров.
• Глава организации.
• Человек, который совмещает должность кадровики и бухгалтера.
• Главный бухгалтер – если нет специальной службы.

Если человеку необходимо предоставлять по требованию весь документ – допускается проставлять заверяющие реквизиты исключительно на последний листок. Для этого:

• Сшиваем все странички.
• Нитка выводится на последнюю страничку и приклеивается к внутренней стороне обложки полоской бумаги.
• Нужно указать, сколько всего листов в заверенном документе.
• Подпись ответственного лица.
• непосредственно на рукописный текст и частично на сам бланк.

Такой документ также имеет юридическую силу, и нет необходимости проштамповать каждый отдельный листок.

Читайте также:

Срок действия копии трудовой книжки

Как и любая справка, копия трудовой имеет свой срок действия. В большинстве случаев этот период определяется принимаемым учреждением. Очень редко такой срок выходит за пределы двух месяцев. Однако, в большинстве случаев период ее действия не превышает двух недель. Как правило, чем больший размер кредита, который хочет получить заемщик, тем свежее копию требует банк.

Отметим, что данный срок касается в основном записи о последнем месте работы, т. е. о текущем трудоустройстве. Что же касается данных о предыдущих местах работы, то поскольку они неизменны, то и срок действия их не ограничен. Поэтому однажды заверенная копия трудовой может быть использована для подтверждения стажа бессрочно.

Итак, прежде чем работнику запросить данный документ ему потребуется узнать о сроке давности необходимой копии для конкретного учреждения.

Срок предоставления копии трудовой книжки сотруднику

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ наниматель обязан предоставить персоналу по их письменным запросам любые копии документов связанных с работой в течении 3-х дней. Итак, для начала с сотрудника стоит взять заявление. А после у Вас есть три дня на подготовку справки (копии).

Не стоит до последнего тянуть с предоставлением копии. Часто отдел кадров и основные подразделения разнесены географически. И сотруднику необходимо потратить уйму времени на поездки к Вам. Если есть возможность, не стоит задерживать и сделать копию трудовой книжки при сотруднике. Так Вы сэкономите и свое время и время сотрудника.

Читайте также:

Как безошибочно заверить копию трудовой книжки

Сначала нужно снять ксерокопию каждого разворота документа. Следить, чтобы на изломе информация легко читалась, были видны номера приказов и порядковый номер. Недопустимо увеличивать масштаб записей на технике, пытаться отсканировать документ.

Копия обязательно содержит последнюю запись о приеме на должность и пометку, что человек продолжает деятельность на данном предприятии. Также вносится корректная дата удостоверения бумаги, должность специалиста, который это сделал, его фамилия, инициалы и печать.

Необходимо избежать самой частой ошибки при заверении книжки , когда печать ставится в произвольном месте на листе. Оттиск должен захватывать строки, где есть сведения о работе и подпись руководителя.

Нельзя наносить «автограф» главы предприятия путем оттеска штампа или копирования с другого документа (если текст печатается на компьютере). Нужна исключительно «живая» подпись, сделанная при помощи шариковой ручки – этого требования нормативных документов для такого документа.

Обратите внимание!

Работодатель не может требовать от работника пояснить, куда именно он предъявляет копию. Но на практике сделать это необходимо. Например, если нужно получить ссуду или оформить кредит. Тогда кадровик заверит каждый листочек – этого требуют многие финансовый структуры.

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Счет-фактура: строку «идентификатор госконтракта» можно не заполнять

С 01.07.2017 года в счетах-фактурах появилась новая строка 8 «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)». Естественно, заполнять этот реквизит нужно лишь при его наличии. В противном случае эту строку можно просто оставить пустой.

Штраф за представление пояснений по НДС не по установленной форме можно оспорить

Налогоплательщики, обязанные сдавать НДС-декларацию в электронном виде, и пояснения к ней в ответ на требования налоговиков должны направлять по ТКС. Существует утвержденный формат для таких электронных пояснений. Но как следует из недавнего решения ФНС, даже если пренебречь установленным форматом, штрафа быть не должно.

Новый ГОСТ по заверению копий трудовых книжек

В настоящее время при заверении копий документов, в т.ч. трудовых книжек, руководствуются ГОСТ Р 6.30-2003 (Постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст ). О новом ГОСТ по трудовым книжкам расскажем в нашей консультации.

Заверение трудовой книжки по ГОСТУ 2017

В 2017 году, когда подтверждается соответствие копии трудовой книжки подлиннику, ниже реквизита «Подпись» приводится заверительная надпись. Эта надпись содержит следующую информацию (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 ):

• слово «Верно»;
• должность лица, заверившего копию;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
• дата заверения.

Это означает, что на копии трудовой книжки должно быть указано, к примеру:

Бухгалтер Симонова Д.А. Симонова

Копия документа заверяется печатью, определяемой по усмотрению организации.

И этот порядок сохранится вплоть до 01.07.2018, т.к. введение нового стандарта отложено на год (Приказ Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст ).

Копии трудовых книжек: правила нового ГОСТА 2018

С 01.07.2018 ГОСТ 6.30-2003 утрачивает силу (п. 1 Приказа Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). На смену ему придет ГОСТ Р 7.0.97-2016. Что изменится в заверении трудовой книжки по новому ГОСТУ?

Как заверять трудовые книжки по новому ГОСТУ, а также подтверждать соответствие копий иных документов (выписок из документов) подлинникам, указано в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 .

Можно сказать, что новый ГОСТ по заполнению трудовых книжек существенно не изменил действующий в 2017 году порядок. Указанная выше заверительная надпись применяется и в новых стандартах оформления копий документов.

Но есть и нововведение. Теперь, если копия документа выдается для представления в другую организацию, заверительная надпись дополняется сведениями о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №. .. за. .. год») и заверяется печатью организации.

Кроме того, для проставления отметки о заверении копии организация может использовать штамп.