П равильно разработанный Договорный регламент лежит в основе эффективной договорной работы любой организации. Налаженная договорная деятельность может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров. И если несколько лет назад обсуждался вопрос по поводу того, нужен ли Договорный регламент или нет, то сейчас он звучит по другому: как сделать так, чтобы утвержденный Договорный регламент отражал все этапы договорной работы конкретной организации, т.е. был оптимальным с точки зрения организации процессов управления в конкретной компании, минимизировал все риски и, самое главное, чтобы он был «рабочим документом», а не подготовленным для галочки, и который бы исполнялся всеми работниками организации, включая ее руководителя.

Здесь заметим, что в соответствии со сложившейся судебной практикой совершение генеральным директором сделки без соблюдения принятых в данном юридическом лице внутренних процедур рассматривается судами в качестве доказательства отсутствия добросовестности и разумности в действиях директора при совершении сделки и является основанием для взыскания с него убытков, причиненных в результате ее совершения. Как говорится, комментарии излишни.

Любой Договорный регламент разрабатывается в целях минимизации экономических, правовых, налоговых и иных рисков и является внутренним документом, который отражает порядок договорной работы в организации.

В среднем порядка 90% управленческих решений документируются. И ни одна легальная хозяйственная связь между хозяйствующими субъектами не осуществляется без оформления соответствующих документов. А это означает, что в той или иной форме необходимо заключать договор.

Поскольку договорная работа сквозной нитью проходит через все структурные подразделения организации, то именно Договорный регламент представляет собой некий единый алгоритм для совместных действий.

Внутренние документы организации, охватывающие договорную работу, являются достаточно своеобразными для каждой отдельно взятой компании, сделать их единообразными для всех просто невозможно. Далее в статье вас ждут конкретные рекомендации по отдельным важным аспектам и алгоритмам договорной работы, которые были буквально выстраданы автором в результате многолетней практики. Офицеры говорят новобранцам, что военный устав писан кровью, и это правда. В случае с Договорным регламентом цена вопроса конечно ниже, но тоже весьма высока!

См. статью «Делаем ЛНА более наглядным » про использование скриншотов (фотографий изображений экрана)

Предмет Договорного регламента

Какой же документ является основным объектом регулирования Договорного регламента? Конечно, договор, ответят многие. Но тут не все так просто и следует дать кое-какие разъяснения.

Во-первых, договор - это сделка , выражающая согласованную волю двух или более лиц и их действия, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей, т.е. обязательств (ст. 153, 154, 420 Гражданского кодекса РФ - далее ГК РФ). К договорам применяются правила о двухсторонних и многосторонних сделках.

См. статью «Удобная навигация по ЛНА: возможности Microsoft Word », чтобы создать оглавление и систему внутритекстовых ссылок, которые избавят пользователя от утомительной прокрутки страниц в поисках нужных фрагментов

Во-вторых, договор - это письменный документ , в котором отражены условия вышеуказанных обязательств. Напомним, что согласно подп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и гражданами должны совершаться в письменной форме.

Договор, согласно п. 2 ст. 432 ГК РФ, может также заключаться посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной. Получается, что подписание сторонами единого документа (привычного нам договора) - является далеко не единственным способом заключения договора. Приведем примеры:

Пример 1

Заключение сделки путем выставления счета и его оплаты

Свернуть Показать

Организация А выставила счет от 14.03.2016 № 345 организации Б, который содержит все существенные условия договора купли-продажи. Поэтому он может быть квалифицирован как оферта, а его оплата организацией-покупателем - как акцепт. Соответственно, письменная форма заключения сделки в этом случае соблюдается.

Пример 2

Заключение сделки путем обмена несколькими документами

Свернуть Показать

Организация А направила организации Б документ «Заявка на участие в выставке», которая содержит существенные условия договора (оферта). Организация Б направила письмо «О подтверждении участия в выставке» (акцепт). Письменная форма договора здесь также соблюдена.

Пример 3

Заключение сделки путем совершения конклюдентных действий

Свернуть Показать

Организация А направила организации Б проект договора подряда (оферту), изложив в нем все существенные условия сделки. Организация Б приступила к выполнению работ, полностью соответствующих условиям договора, в срок, установленный для акцепта ГК РФ, не подписав договор. И оферта, и акцепт в данном случае налицо. Поэтому данная сделка считается заключенной путем совершения конклюдентных действий, даже без подписания проекта договора второй стороной.

Как видим из Примеров 1-3 договор может заключаться разными способами, мы привели лишь некоторые из них. Получается, что и подписанный сторонами единый документ, и два документа (предложение и ответ), и определенные конклюдентные действия являются заключением сделки. Потому вы должны определить, какие документы будут подпадать под действие вашего Договорного регламента, а какие нет! Могу рекомендовать включить в зону его ответственности следующие:

При этом из зоны ответственности Договорного регламента следует исключить договоры, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, а также договоры из сферы трудовых отношений. Группу исключений можно дополнить и договорами, содержащими сведения конфиденциального характера, в т.ч. сведения, составляющие коммерческую тайну. Целесообразность этих исключений обусловлена спецификой документооборота таких документов, потому, как правило, работа с ними регламентируется отдельными организационными документами.

Предложенный перечень документов каждая организация может дополнять и изменять по своему усмотрению. Например, в исключительных случаях, учитывая специфику деятельности отдельных организаций, можно предусмотреть заключение договора путем обмена документами посредством почтовой, факсовой, электронной или иной связи с обязательным указанием условия о переоформлении договора путем создания единого документа, подписанного сторонами, с указанием о том, когда и каким образом он был заключен.

Но самое главное, что нужно уяснить: под действие Договорного регламента попадают все договоры гражданско-правового характера, заключаемые в виде единого документа, а также все документы , подготавливаемые в рамках заключенных договоров, которые содержат существенные условия и подписание которых приводит к возникновению правоотношений между сторонами сделки (именно несогласование последних в установленном в организации порядке ввиду непонимания их важности отдельными руководителями приводит к серьезным проблемам).

Поэтому без юристов при разработке Договорного регламента вам никак не обойтись!

Схема 1

Свернуть Показать

Рассмотрим сначала основные этапы договорной работы и дадим рекомендации читателям по их отражению в Договорном регламенте. А уже разобравшись с содержанием каждого этапа, перейдем к структуре Договорного регламента в целом.

Этапов работы много: начиная с принятия решения о заключении договора и заканчивая его архивным хранением (см. Схему 1). Все они важны, но вот не все стоит регламентировать в одном локальном нормативном акте (ЛНА) - нельзя объять необъятное.

Принятие решения о заключении договора и выбор контрагента

Принятие решения о заключении договора обычно связано с необходимостью приобретения (закупки) товаров, работ, услуг или их продажи. Оно должно осуществляться компетентным лицом.

Выбор контрагента может производиться одним из следующих основных способов, в т.ч. предусмотренных законодательством для отдельных категорий юридических лиц или внутренними локальными актами самой организации:

• проведение конкурентных закупок (заказчиком);
• участие в конкурентных закупках (участником закупок);
• выбор контрагента в соответствии с правилами, установленными в организации (мониторинг рынка, анализ лучших условий заключения договора);
• свободный выбор контрагента.

Причем в одной организации могут сосуществовать разные способы закупок, включая конкурентные. Этап выбора контрагента может регулироваться Положением о закупках, которое является отдельным ЛНА, и, что самое главное, обязательным только . Иные организации могут (но не обязаны) самостоятельно регламентировать закупочные процедуры в своей компании.

Обычно данные этапы договорной работы в Договорный регламент не входят, за исключением порядка подготовки и согласования проекта договора для включения в документацию процедуры закупки.

Большинство привыкло к тому, что Договорный регламент прежде всего регулирует процессы, связанные непосредственно с документом под названием «договор», т.е. с его подготовкой, проверкой контрагента, согласованием, подписанием, регистрацией, исполнением. Но на практике возможны и другие подходы к содержанию регламента.

Проверка контрагента

В последнее время значительно возросло количество неблагонадежных компаний на рынке, а это значит, что ваша организация может понести значительный ущерб, заключив договор с проблемным контрагентом.

На актуальность вопросов проверки контрагентов обратила внимание и ФНС России в письме от 16.03.2015 № ЕД-4-2/4124, настоятельно посоветовав налогоплательщикам самостоятельно, проявляя должную осмотрительность, проверять правовой статус налогоплательщиков.

Сразу оговоримся, что законодательством не предусмотрена обязанность проверять контрагентов по признакам добросовестности. Но доначисление налогов, наложение штрафных санкций, отказ в возврате НДС - это далеко не весь перечень рисков, которым подвергнется ваша организация, если заключит договор с «неблагонадежным» партнером.

С 19 декабря 2011 года Уголовный кодекс дополнен ст. 173.1, предусматривающей уголовную ответственность за создание фирм-«однодневок» . Соответствующие поправки внесены в УК РФ Федеральным законом от 07.12.2011 № 419-ФЗ.

Правильно организовав проверку контрагента, вы сможете доказать проверяющим органам, что ваша организация проявила должную осмотрительность перед заключением договора, и тем самым снизить свои риски!

Теперь попробуем разобраться, на каком этапе договорной работы лучше проверять контрагента , вопрос этот достаточно спорный. Объясним почему:

• в Схеме 1 такую проверку мы предлагаем производить в начале, сразу после подбора одной или нескольких подходящих организаций;
• но многие компании осуществляют такую проверку на стадии согласования договора, когда проект уже подготовлен: потрачены силы и время на переговоры и оттачивание условий сделки, на которых стороны готовы сотрудничать, и только потом проект договора направляется для проверки контрагента в соответствующее подразделение, и тут вдруг может выясниться, что контрагент неблагонадежен. Например, компания контрагента зарегистрирована по адресу массовой регистрации либо имеет задолженность по уплате налогов или предоставлению налоговой отчетности. А могут быть обнаружены и другие признаки неблагонадежности. Тогда от сделки вы отказываетесь и получается, что время-то и усилия сотрудников вашей организации были потрачены впустую!

Теперь самое время вспомнить о творческом подходе, т.к. нельзя всех контрагентов «причесывать под одну гребенку». К «новичку» и давнишнему партнеру, с которым у вас многолетнее положительное сотрудничество, должен быть разный подход. К только что зарегистрированной фирме и госкорпорации - тоже.

Проанализировав договоры, заключаемые вашей компанией, вам стоит определить:

• цели и задачи проверки контрагентов;
• группы риска заключаемых договоров (например, могут быть определены несколько групп риска: высокая, средняя и низкая; критериями могут стать суммы договоров, их разновидности и др., см. Пример 4).

Пример 4

Свернуть Показать



Пример 5

Краткий перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (дата изготовления не более 1 месяца на момент представления).

2. Документ, подтверждающий применение упрощенной системы налогообложения (уведомление, письмо и др.), если таковая применяется контрагентом.

3. В случае подписания договора не руководителем организации - копию документа, подтверждающего его полномочия (доверенность, решение учредителей, договор), заверенные в установленном порядке.

Пример 6

Средний перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Копия учредительного документа организации.

2. Копия свидетельства о государственной регистрации организации.

3. Копия свидетельства о постановке на налоговый учет организации.

4. Копия приказа о вступлении в должность руководителя организации.

5. Копия решения об избрании руководителя организации.

6. Копия письма из Госкомстата.

7. Копия выписки из Единого государственного реестра юридических лиц.

8. Документ, подтверждающий применение упрощенной системы налогообложения (уведомление, письмо и др.), если таковая применяется контрагентом.

9. В случае подписания договора не руководителем организации - копию документа, подтверждающего его полномочия (доверенность, решение учредителей, договор), заверенные в установленном порядке.

Кроме того, в зависимости от специфики заключаемого договора контрагентом должны быть представлены и иные документы (лицензии, свидетельство СРО с приложениями, аккредитации, разрешения и т.п.) по запросу проверяющего контрагента подразделения или иных согласующих структурных подразделений.

Пример 7

Расширенный перечень документов, представляемых контрагентом при заключении договора

Свернуть Показать

1. Документы, содержащие сведения о контрагентах

1.1. Представляемые юридическим лицом - резидентом:

1) заверенные печатью организации и подписью руководителя организации копии учредительных документов в действующей редакции (со всеми изменениями и дополнениями):

• Устава,
• Учредительного договора (для товариществ - во всех случаях, для других юридических лиц - в случае необходимости по дополнительному запросу сотрудников юридической службы),
• Положения об организациях данного вида (в случаях, предусмотренных законом)

либо заверенные печатью организации и подписью уполномоченного лица выписки из указанных учредительных документов, содержащие сведения о:

• полном и сокращенном наименовании организации, ее местонахождении, наличии дочерних или зависимых обществ,
• составе учредителей (участников) организации и долях их участия, уставном (складочном) капитале (фонде) - по дополнительному запросу сотрудников юридической службы,
• органах управления организацией, включая единоличный исполнительный орган, уполномоченный на совершение сделок от имени организации, порядок его избрания, срок осуществления и пределы полномочий,
• порядке принятия решения о совершении крупной сделки и получения согласования ее совершения, порядке совершения иных сделок, если он отличается от предусмотренного действующим законодательством РФ, а также предусматривает необходимость получения согласования уполномоченных органов юридического лица либо органов государственной власти, местного самоуправления;

2) при необходимости копия Положения об обособленном подразделении юридического лица (заверенная печатью организации и подписью руководителя организации);

3) копии документов, подтверждающих полномочия лица на совершение сделки (заверенные печатью организации и подписью руководителя организации):

• протокола об избрании на определенный срок (при наличии),
• приказа о назначении на должность,
• доверенности, договора, решения собрания на совершение сделки в случае подписания договора иным кроме руководителя организации лицом,
• заверенная копия письма-согласования, выдаваемого в случае необходимости уполномоченным органом юридического лица либо органом государственной власти, местного самоуправления (например, для государственных и муниципальных предприятий при необходимости получения согласия собственника имущества на совершение сделки) - предоставляются до подписания договора;

4) выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

5) заверенные печатью организации (при наличии) и подписью руководителя организации копии:

• свидетельства о государственной регистрации юридического лица,
• свидетельства о постановке юридического лица на налоговый учет,
• кодов органов государственной статистики (Информационного письма об учете в ЕГРПО),
• паспортов руководителя и главного бухгалтера (по дополнительному запросу сотрудников службы безопасности),
• лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации.
1.2. Представляемые контрагентом - физическим лицом:

1) копия паспорта;

2) копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ;

3) копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц - индивидуальных предпринимателей);

4) банковские реквизиты (при необходимости).

1.3. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося российским юридическим лицом:

1) доверенность на представителя (руководителя) российского юридического лица от иностранного юридического лица (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) выписка из ЕГРЮЛ на доверенную организацию не позднее 30 дней с момента выдачи (нотариально заверенная копия либо оригинал);

3) приказ о назначении руководителя юридического лица (протокол общего собрания акционеров, решение участников общества о назначении либо иной документ, подтверждающий полномочия руководителя в зависимости от организационно-правовой формы организации), заверенный печатью организации, утвердившей человека в должности руководителя.

1.4. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через свое представительство, находящееся на территории РФ:

1) доверенность на главу представительства, находящегося на территории РФ (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) свидетельство об аккредитации представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия);

3) разрешение на открытие представительства на территории РФ (нотариально заверенная копия).

Примечание: организация (физическое лицо), действующая (ее) от имени представительства иностранного юридического лица, аккредитованного на территории РФ, помимо документов, указанных в пунктах 1 и 2, при себе должна (но) иметь доверенность на представление интересов от представительства, составленную на бланке и заверенную печатью представительства.

1.5. Представляемые иностранными юридическими лицами, действующими через представителя, являющегося физическим лицом:

1) доверенность, выданная на физическое лицо, в содержании которой в обязательном порядке указывается Ф.И.О., паспортные данные доверенного лица, полномочия (нотариально заверенная и легализованная при необходимости);

2) паспорт доверенного физического лица либо нотариально заверенная копия страниц паспорта, на которых указаны основные данные лица, удостоверяющие личность (Ф.И.О., номер, серия, дата и орган, выдавший паспорт).

1.6. Для иностранных юридических лиц, действующих самостоятельно:

1) полная выписка из торгового (коммерческого) реестра (иной аналогичный документ) на компанию с указанием организационно-правовой формы, названия, места нахождения, личности руководителя и т.п.;

2) учредительные документы на компанию, сертификат инкорпорации, протокол (внутренний корпоративный документ) о назначении первого лица - руководителя;

3) доверенность на лицо, уполномоченное подписывать документы, от иностранного юридического лица.

2. Требования к оформлению официальных документов,
предъявляемые к иностранным юридическим лицам

2.1. Официальные документы, предоставляемые зарубежными организациями для проверки, должны быть надлежащим образом оформлены, а именно:

• документы должны пройти процедуру консульской или дипломатической легализации (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, не является страной - участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
• либо документы должны пройти процедуру проставления апостиля (если государство, на территории которого зарегистрирована организация, является участницей Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов от 05.10.1961);
• либо документы могут быть иным образом удостоверены, например: торгово-промышленными палатами, нотариально (данное удостоверение возможно только в случае упразднения процедуры легализации и апостилирования в связи с заключением соглашения между РФ и иностранным государством об отмене процедуры проставления апостиля).

2.2. Официальные документы, составленные на иностранном языке, подлежат нотариально заверенному переводу на русский язык.

3. Требования к доверенности

3.1. Доверенность, выданная российской организацией на своего представителя, предоставляется в виде копии, заверенной в установленном порядке (с указанием должности лица, подписи и расшифровки Ф.И.О., датой выдачи), если она не совершена в нотариальной форме.

3.2. Доверенность, исходящая от иностранного юридического лица, нотариально заверяется, указывается ее номер, дата выдачи. Обратите внимание: если государство, в котором выписана доверенность, входит в Гаагскую конвенцию, то доверенность должна содержать штамп апостиль, проверьте список стран, для которых апостиль не нужен.

3.3. Доверенность, выданная иностранной организацией на имя руководителя российского юридического лица, главу представительства иностранной компании, физического лица на осуществление полномочий с правом передоверия, разрешает предоставлять полномочия третьему лицу. На третье лицо оформляется доверенность (оформленная на бланке организации или представительства, с печатью при ее наличии). В случае передоверия полномочий, возложенных иностранной компанией на физическое лицо, передоверие на третье лицо оформляется нотариально заверенной доверенностью.

3.4. Главы представительств, филиалов действуют исключительно на основании доверенности. Все иные сотрудники юридического лица за исключением единоличного исполнительного органа также действуют на основании доверенностей или решения собрания, договоров, в которых указаны полномочия указанных лиц. Полномочия в вышеуказанных документах формулируются организациями самостоятельно в произвольной форме.

4. В случае совершения сделки с недвижимым имуществом
дополнительно запрашиваются

1) справка о балансовой и остаточной стоимости объекта;

2) нотариально заверенная копия свидетельства о внесении в реестр недвижимого имущества;

3) подготовленный в соответствии с законодательством РФ об оценочной деятельности отчет об оценке рыночной стоимости объекта, произведенной не ранее, чем за 3 месяца до его представления;

4) заверенные в установленном порядке копии документов технического учета (технического паспорта, поэтажного плана и экспликации);

5) справка о принадлежности имущества к памятникам истории и архитектуры;

6) нотариально заверенные копии правоустанавливающих документов на земельный участок, на котором расположен объект недвижимого имущества;

7) копия кадастрового плана земельного участка под объектом недвижимого имущества или ситуационный план (при отсутствии кадастрового плана), копия кадастрового плана земельного участка - объекта сделки;

8) сведения об обременениях недвижимого имущества с приложением копий соответствующих документов.

5. В случае необходимости проверяющим контрагента подразделением
запрашиваются и иные документы (в виде оригиналов или заверенных копий).
• на каком этапе договорной работы осуществляется проверка контрагентов, с которыми заключаются договоры той или иной группы риска;
• можно создать не один, а несколько перечней запрашиваемых у контрагента документов: чем выше степень риска заключаемого договора, тем больше документов запрашиваем для проверки (см. Примеры 5, 6 и 7);
• критерии, по которым будут проверяться контрагенты (в том числе с использованием сайта ФНС России), а также, кто в вашей организации по каким критериям будет осуществлять проверку;

Что и как можно выяснить о любом юрлице на официальном сайте налоговой службы www.nalog.ru, см. в статье «Как проверить контрагента? »

• будет ли привлечена специализированная организация для осуществления проверки контрагента (что становится все более распространенным явлением в последнее время). Если да, то определить, для каких договоров это необходимо (например, приобретение бизнеса / предприятия требует полной проверки деятельности компании, в то время как приобретение компьютеров или расходных материалов к ним требует совершенно другого подхода);
• порядок взаимодействия работников вашей организации с теми, кто будет осуществлять проверку контрагентов (этим может заниматься один или несколько отделов либо конкретные должностные лица);
• сроки проверки контрагента в соответствии с группами риска для планирования, понимания общего времени, необходимого для заключения договора и его исполнения;
• требования к участнику закупки для включения в документацию закупки в случае, если компания осуществляет закупочные процедуры, в т.ч. в соответствии с требованиями Федерального закона от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» (например, участник не должен находиться в процессе ликвидации (для юридического лица) / прекращения деятельности в качестве индивидуального предпринимателя или он не должен быть признан по решению суда банкротом);
• порядок документирования процесса проверки контрагента:
• ответственность лиц, осуществляющих проверку контрагентов.

Регламентировать проверку контрагентов можно:

• в соответствующем разделе Договорного регламента или создать для этих целей отдельный локальный нормативный акт. Эти варианты равнозначны. Какой из них выбрать - решать вам. В некоторых организациях предпочитают иметь несколько документов по вопросам договорной работы, т.к.: их можно разрабатывать и вводить в действие последовательно; ими будут руководствоваться разные подразделения / группы сотрудников. Но кому-то больше нравится единый документ (ведь содержание и предметный указатель и в длинном тексте помогут быстро находить нужные фрагменты);
• одним приказом о проверке контрагентов в организации , что характерно для небольших компаний, где количество заключаемых договоров мало, работает небольшое число сотрудников и осуществлять проверку можно поручить одному человеку, ведь зачастую в таких небольших компаниях даже отсутствует служба безопасности;
Договоры: предновогодние хлопоты »

§ нет контроля за сроками согласования договоров. нет ответственности за длительность согласований.

Никто не инициирует наказания. В результате менее 40% договоров заключаются с использованием публичных процедур, а средняя продолжительность этапа согласования и подписания договоров на комбинате составляет: купли-продажи — 15 дней, услуг/подряда – 27,5 дней.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Если сторонам не удалось договориться На практике далеко не всегда участники договора полностью принимают условия соглашения, предложенные другой стороной. Например, должностное лицо просто не согласует оферту.

Как быть в этом случае и все-таки довести договор до подписания? Протокол разногласий состоит: из преамбулы; содержания разногласий; указания согласованного сторонами редакции пункта; подписей сторон (Пример 2).

Кто составляет договора в организации

1.4. Настоящее Положение обязательно к применению всеми структурными подразделениями Предприятия. 2. Основные требования к оформлению договоров 2.1.

Предприятие заключает, как с юридическими, так и с физическими лицами.

2.2. Заключаемые на Предприятии должны соответствовать обязательным для сторон требованиям и правилам, установленным федеральными законами и иными правовыми актами, действующими в момент их заключения. 3.

Организация и ведение договорной работы: роль юриста

руководство организации не считает нужным внести изменения в локальный нормативный акт, определяющий порядок визирования и иных документов;

такого акта в организации нет, и на предложение разработать проект документа и затем принять его руководство отреагировало решительным отказом;

в должностной инструкции юриста случаи, когда юрист не должен визировать проект договора, также не определены?

Поэтому необходимо учитывать, что российский предприниматель далеко не всегда обладает свободой выбора применимого права при заключении с иностранным контрагентом.

Исполнение договоров (оплата, учет, контроль за ходом исполнения).

В тех случаях, когда у подразделения организации, получившего проект, имеются замечания по его условиям, такие замечания оформляются с протоколом разногласий. Но должны ли фирмы проверять добросовестность своих контрагентов и кто застрахует их от недобросовестности последних?

Анализ судебной практики показывает, что на налогоплательщиков, претендующих на возмещение НДС, без достаточных правовых оснований возложена ответственность за поведение проблемных налогоплательщиков-поставщиков.

Любой договор условно можно разделить на четыре части:

• Дополнительные условия;
• Предмет;
• Прочие условия договора.
• Преамбула (или вводная часть);

1.

Преамбула (или вводная часть).

• Наименование (купли-продажи, поставки, комиссии, транспортных услуг, аренды, совместной деятельности и пр.).

Кто должен составлять договоры

Практика показывает, что договоры в организациях составляются зачастую кем угодно: секретарем, бухгалтером, менеджерами и т.д.

Поэтому может быть это и банально, но составление договоров лучше всего поручить юристу, наделив его в этом направлении тремя функциями:

проведение юридической экспертизы проектов, предлагаемых к заключению контрагентами предприятия; при необходимости внесение в них изменений/дополнений для приведения договоров в соответствие с законодательством и интересами предприятия.

3. проведение юридической экспертизы изменений/дополнений в договор, предлагаемых (или вносимых) другими подразделениями (сотрудниками) организации.

Юридическая техника

Субъекты договорной работы Ими являются различные организации, хозяйственные связи которых подлежат договорному оформлению.

В составе организаций создаются структурные подразделения. Ведение договорной работы поручается одному из них. Какому подразделению конкретно поручается эта работа?

Здесь встречаются различные варианты. В одних организациях всю договорную работу ведет юридический отдел.

Организация договорной работы и значение при этом деятельности юридической службы

Хозяйственные следует относить к числу наиболее типичных индивидуальных правовых актов, в связи с формированием которых на предприятии проводится объемная и важная работа правового характера. Надлежаще оформленный сам приобретает силу юридического акта, определяющего последующие действия сторон. Своевременное и качественное исполнение договора во многом обеспечивается мерами, установленными законодательством и соглашениями сторон.

Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:

• 1) заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);
• 2) организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).

Договорная работа представляет собой разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла - договор - сам становится юридически обязательным документом.

В случае если организация является поставщиком (продавцом, исполнителем), то за оформление и выполнение договора отвечает, как правило, плановый отдел, или отдел сбыта, либо специально созданный договорный отдел. В случае если организация выступает покупателем (заказчиком), то работа в зависимости от предмета договора ведется в службах, ответственных за материально-техническое снабжение, организацию капитального строительства, ремонта оборудования и т.п.

Круг вопросов, решаемых в процессе заключения и исполнения договоров, специфичен для каждого предприятия, но сам этот процесс единообразен в том смысле, что ему присущи шесть типичных стадий:

• 1) подготовка к заключению договоров, которая включает следующие основные этапы:
  • преддоговорные контакты с возможными контрагентами;
  • разработка основных условий (подписание предварительных договоров - соглашений о намерениях);
  • подготовка бланков договорной документации;
  • составление плана договорной кампании (при большом количестве потенциальных контрагентов);
• 2) оценка оснований заключения договоров - основывается на анализе производственной и коммерческой ситуации, в которой находится организация и каждый из потенциальных контрагентов;
• 3) оформление договоров, которое включает следующие основные этапы:
  • разработка проектов. Разработка проектов договоров поручается, как правило, службе, ответственной за ведение договорной работы, и вместе с протоколом разногласий или другой подобной документацией проекты договоров передаются для всесторонней проверки в отделы, занятые производственным, материально-техническим, финансовым и правовым обеспечением предприятия. Традиционной формой контроля соответствия проектов договоров интересам организации является визирование;
  • урегулирование разногласий;
  • конкретизация содержания заключенных договоров;
  • их изменение или расторжение;
• 4) доведение содержания договоров до исполнителей, которое возможно в следующих формах:
  • передача заинтересованным лицам договорной документации;
  • передача подразделениям предприятия копий или выписок этих документов;
  • составление систематизированной информации об основных условиях договоров (описи заказов, планы поставок и т.п.);
• 5) контроль исполнения - имеет целью поддерживать работы в параметрах, отвечающих условиям договоров, для чего данные о ходе работ сопоставляются с обусловленными показателями. Контроль может быть выборочным, сплошным, периодическим или постоянным;
• 6) оценка результатов исполнения договоров складывается:
  • из выводов об успехе (неуспехе) путем сравнения фактически достигнутых показателей с целями заключенных сделок;
  • анализа результатов на предмет возможности применить к исполнителям меры поощрения (санкции);
  • разработки мероприятий, направленных на улучшение исполнения договоров.

Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут как носить комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств).

Корпоративные акты, регулирующие ведение договорной работы, утверждаются руководителем предприятия.

К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку. Вместе с тем следует указать, что формы договорной документации носят вспомогательный характер. В процессе заключения договоров и согласования условий стороны могут вносить в них изменения и дополнения: исключить из них отдельный пункт, включить другие и т.д.

Следует отметить, что участие юристов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными актами. Юристы организуют и активно участвуют в подготовке как локальных нормативных актов, так и всей договорной документации. Юрисконсульт обязан просмотреть и завизировать все правовые акты предприятия, высказать по ним свои замечания и предложения с тем, чтобы в этих актах было выражено наиболее оптимальное решение, основанное на знании конкретной хозяйственной ситуации и действующего законодательства.

В тех случаях, когда у подразделения предприятия (например, бухгалтерии), получившего проект договора, имеются замечания по его условиям, договор оформляется с протоколом разногласий. Юридический отдел, если он не участвовал в составлении протокола разногласий, должен при визировании проекта договора проверять законность и правильность составления прото

кола разногласий. Рассматривая замечания контрагента, изложенные им в протоколе разногласий, юридический отдел должен обращать внимание на законность и мотивированность предложенных замечаний, а также возражений на них со стороны заинтересованных подразделений предприятия.

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов, обеспечивать достоверность данных в статистической отчетности о выполнении договорных обязательств.

На практике такой учет осуществляется путем ведения журнала. В этом журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, по договору поставки такие данные, как реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения.

Контрольные функции за надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все службы, связанные с ведением договорной работы.

Учет и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. И здесь следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Это позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензионных и исковых материалов.

Следует иметь четкое представление об основных реквизитах договора. К реквизитам договора обычно относят:

• название договора, которое указывает на юридическую сущность составленного документа, например «Договор аренды здания». Возможным вариантом является указание только слова «договор» в начале документа;
• дату. Дата составления договора является необходимым реквизитом, во многих случаях позволяющим определить начало течения сроков по договору, особенно для договоров,

вступающих в силу с даты подписания. Обычно дата ставится после заголовка перед текстом. Для простой письменной формы характерно написание чисел цифрами, а месяца - словом. В нотариально удостоверяемых договорах, как правило, требуется написание полностью всей даты словами;

Место его составления, которое обычно указывается в начале договора после заголовка. Если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направлявшего оферту (ст. 444 ГК РФ).

В ГК РФ установлены два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным:

• 1) между сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора;
• 2) достигнутое соглашение по всей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким соглашениям.

В соответствии со ст. 432 ГК РФ существенными признаются условия:

• о предмете договора;
• относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение;
• которые названы в законе или иных правовых актах существенными или необходимыми для договоров данного вида. В предмете договора должны быть определены отношения, по

поводу которых заключается договор, а также некоторые дополнительные сведения в случаях, установленных законом. Так, в соответствии со ст. 554 ГК РФ в договоре купли-продажи недвижимости должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить недвижимое имущество, подлежащее передаче покупателю по договору, в том числе данные, определяющие расположение недвижимости на соответствующем земельном участке либо в составе другого недвижимого имущества. Следует различать предмет договора и объект договора. Объект договора - это то имущество, по поводу которого заключается тот или иной договор.

Таким образом, понятие предмета договора шире понятия объекта договора и включает его в себя. Поскольку в договоре должны быть четко определены стороны договора, в нем должны быть указаны данные, позволяющие установить, кто именно его заключил. Поэтому в преамбуле договора целесообразно указать наименования сторон, а также кто именно представляет стороны при подписании данного договора и на каком основании они действуют, а в конце договора в отдельном разделе указать следующие данные:

• для организаций - юридические адреса и банковские реквизиты сторон, должность, фамилию, имя, отчество лица, подписывающего данный договор, а также приложить печать этой организации;
• для граждан - фамилия, имя, отчество, паспортные данные (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший паспорт), место жительства, личная подпись.

В большинстве случаев представляется целесообразным более детальное определение сторонами порядка и формы расчетов, что может использоваться в качестве средства, обеспечивающего удобство и надежность выполнения сторонами своих обязательств по договору Например, если в договор не включено условие о форме расчетов и в законе отсутствует соответствующая диспозитивная норма, должник может избрать любую из предусмотренных действующим законодательством форм платежа. Однако если это условие будет включено в договор, то должник уже окажется обязан использовать форму расчетов, предусмотренную договором.

Широко распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. Возможны следующие основные варианты:

• в договоре предусматривается претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);
• при отсутствии в договоре специальных оговорок либо при наличии в договоре указания о том, что возникшие споры разрешаются в установленном порядке, споры между сторонами будут разрешаться судом, как правило, по месту нахождения ответчика в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством Российской Федерации. Однако в некоторых случаях, установленных российским законодательством, стороны могут по своему усмотрению изменить территориальную подсудность для споров по договору, например определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;
• с целью упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда.

• реквизиты договора;
• преамбула (включает название сторон и указание на то, что они заключили настоящий договор);
• предмет договора (т.е. о чем конкретно договариваются стороны, в том числе указывается объект договора);
• срок договора, порядок досрочного расторжения договора;
• права и обязанности сторон;
• расчеты сторон;
• ответственность сторон;
• разрешение споров (арбитражная оговорка);
• заключительные положения;
• юридические адреса и банковские реквизиты сторон;
• подписи сторон.

Организацию системы договорной работы можно условно разделить на следующие этапы:

• 1) обследование бизнес-процессов и методов предприятия. На этом этапе особое внимание следует уделять имевшим место проблемам, судебным спорам, претензионной переписке;
• 2) разработка форм договоров и отчетной документации;
• 3) разработка алгоритма договорного документооборота в связи с созданием, корректировкой, заключением и исполнением договоров. На этом этапе определяются участки ответственности и компетенция руководителя, бухгалтерии, секретариата, коммерческой дирекции, исполнительного персонала и других подразделений;
• 4) разработка рабочих и должностных инструкций по договорной работе;
• 5) инструктаж персонала, вовлеченного в договорной документооборот;
• 6) внедрение системы автоматизации договорной работы;
• 7) аудит. На этом этапе проверяется корректность работы системы, выявляются проблемы, шероховатости;
• 8) консалтинг.

Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц в соответствии с их компетенцией в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: исполнитель договора; структурные подразделения и заместители генерального директора по принадлежности к предмету договора; главный бухгалтер; юрисконсульт.

При подписании договора необходимо убедиться, что представитель контрагента имеет юридическое право и полномочия на подписание документа. Если представителем контрагента выступает генеральный директор, который действует без доверенности, необходимо ознакомиться с приказом о его назначении либо с протоколом собрания учредителей контрагента. В отношении последних следует обратить внимание на ограничение полномочий генерального директора, которые предоставляются ему только с согласия правления, совета директоров, собрания учредителей и т.д. Например, в уставе организации может быть указано, что директор вправе совершать сделки на сумму свыше 100 тыс. руб. только с согласия совета директоров организации, представителем которой он является. Поэтому следует ознакомиться с соответствующим разделом устава организации и убедиться, что полномочия генерального директора не ограничены.

В том случае, если представитель действует по доверенности, следует проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя организации и ее печать, какого числа она выдана (если дата не указана, то доверенность вообще недействительна), срок ее действия, объем полномочий по доверенности.

Договоры оформляют структурные подразделения (должностные лица), которые осуществляют функции по их исполнению.

Оригиналы договоров должны храниться в бухгалтерии предприятия.

Известно, что работа с договорами на предприятии - задача не только юридического, но и прочих отделов предприятия. Ведь заключить договор недостаточно, его условия нужно еще и исполнить: к примеру, осуществить денежный перевод, организовать выполнение некоторых работ и так далее. Часто на предприятии складывается определенная практика составления, заключения и выполнения договоров , которая привычна и понятна всем отделам. С одной стороны, это хорошо, ведь все знают, что им делать. С другой стороны, если практика ошибочна, то могут возникнуть проблемы с ее реорганизацией .

В принципе, все понимают, что если работа с договорами построена верно и в согласии с текущим законодательством, то и проблем - особенно с дебиторскими и кредиторскими задолженностями - будет значительно меньше. Однако каждый отдел в целом и каждый работник в частности стремится минимизировать свою долю ответственности по сделке - что не может не влиять отрицательно. Так что любые изменения, увеличивающие эту долю, будут встречаться резкой критикой и отторжением.

Однако стоит понимать, что от слаженной работы всех отделов зависит успешность предприятия в целом . Это не тот момент, когда нужно прятаться от ответственности или спихивать ее на других. Следовательно, даже если введение нового порядка будет сложным и неоднозначным процессом, юристу все равно стоит приложить усилия. С чего же начать? Как определить, насколько эффективными будут перемены? Как примерно должны действовать различные отделы?

Юрист необходим при заключении любого договора

Практика показывает, что наиболее задействованными при заключениями договоров оказываются юристы и менеджеры - в силу специфики деятельности. Финансовый отдел, конечно же, тоже не остается в стороне (в конце концов, именно он занимается всеми денежными потоками), однако его влияние не столь очевидно.

Прежде, чем вводить какие-либо изменения, нужно проанализировать, как производится работа с договорами на данный момент . Кто чаще всего составляет договоры, которые заключает предприятие: составляются ли они собственными юристами или поступают от сторонних организаций и требуют особенно внимательного изучения? Кто имеет право подписывать договоры: собственно руководитель или прочие лица? Какие подготовительные работы производятся? Какова процедура подписания договоров? Куда договоры направляются? Какова процедура исполнения договоров? Где и в каких условиях хранятся договоры? Ответы на эти и подобные им вопросы позволят определить наиболее слабые места в работе с договорами.

После того, как юрист определит особенности сложившейся на предприятии практики, можно начинать подготавливать документы, которые облегчат переход к новому порядку работы с договорами. Нужно будет составить методические рекомендации для участников договорной работы. Отметим, что речь идет о каждом участнике, включая лицо, ответственное за хранение договоров. Составление рекомендаций и общего Положения о работе с договорами необходимо для того, чтобы на предприятии могла образоваться новая единая система работы с документами. Такая система позволит упростить процедуру подготовки и подписания новых договоров, улучшить контроль за исполнением и хранением договоров.

Так как при заключении и исполнении договоров требуется слаженная работа нескольких отделов, то придется определить основные понятия: что есть собственно договор, что есть дополнительные соглашения и так далее. Введение определений более важно, чем может показаться, ведь различия в понимании одного и того же термина неминуемо приведут к трудностям.

Что такое договор?

Итак, под словом «договор» понимается соглашение двух и более сторон. Это соглашение устанавливает, изменяет или прекращает права и обязанности сторон по отношению друг к другу. Под «согласованием договора» следует понимать предоставление текста договора в юридический отдел, также в бухгалтерию и в финансовый отдел. Только после того, как текст будет одобрен ими, его можно будет подписывать. Важно помнить, что речь идет о каждом договоре, заключаемом на предприятии - даже, казалось бы, незначительном. Любые изменения в договоре, равно как и различные дополнения, порой даже некоторые протоколы также должны согласовываться не только с юристами, но и с финансистами. Очевидно, что договор редко будет одобрен в первой же редакции: обязательно возникнут какие-либо предложения, примечания, некоторые указания и так далее. Все подобные отметки могут быть сделаны на «листе согласования» - заранее подготовленном бланке.

Форма листа согласования в целом произвольна, и предприятие может ввести собственную, учитывая свои обстоятельства . Опишем, однако, наиболее значимые реквизиты. Так, обязательно должно быть поле для указания предмета согласования: если один человек ведет речь о договоре, а второй - о дополнительном соглашении, то никакого толка из этого не выйдет. Следующий немаловажный реквизит - информация о контрагенте. Тут может быть указаны его наименование, место расположения или регистрации и так далее.

Следующая графа - данные об ответственном лице, которое представляет интересы предприятия. Можно указать (кроме фамилии и имени), в каком отделе он работает, кто его непосредственный начальник (можно даже требовать, чтобы начальник отдела расписывался в том, что осведомлен о заключающемся договоре), внутренний телефон и так далее. Следующие графы в листе согласования посвящаются датам: дата заполнения листа, дата передачи договора в данный отдел, дата возврата договора обратно исполнителю, срок , предоставленный отделу на ознакомление с договором и внесение поправок. Все это нужно для того, чтобы отделы не затягивали работу с договором без нужды. Наконец, потребуется выделить место для подписей начальников отделов.

Для чего нужен этот лист согласования, если компьютеры изобретены уже достаточно давно, да и пользоваться ими умеют даже уборщицы, не то что юристы-бухгалтеры? Казалось бы, если введена электронная документация, то и правки на листочках не имеют смысла. Однако на деле это не так. Во-первых, подавляющее большинство людей более внимательно читают распечатанные документы, в то время как электронные документы лишь бегло просматривают. Следовательно, вероятность пропустить что-то важное при «ручных» правках снижается. Во-вторых, техника легко выходит из строя - и общеизвестно, что происходит это в самый неподходящий момент.

То есть электронный вариант может не быть прислан, компьютер может внезапно зависнуть и так далее. В такой ситуации проще поставить отметки вручную и сосредоточиться на дальнейшей работе, чем дожидаться починки своенравного агрегата. В-третьих, введение такого листа позволяет лучше контролировать работу различных отделов. Вообще, наиболее эффективно для любого предприятия равное использование как электронных правок, так и правок на бумаге.

Отметим, что внедрение такого листа согласования позволяет снизить количество неоднозначно составленных договоров. Нередко менеджеры, заключающие договор, настолько торопятся с его подписанием, что не читают его с должным вниманием. Кроме того менеджер редко понимает тонкости юриспруденции или бухгалтерского учета - собственно, это не его дело - ввиду чего допускает грубые ошибки при составлении договора. В итоге оказывается, что они имел в виду одно, партнеры - совсем другое, а из текста договора следует вовсе третье. Лист согласования позволяет избежать подобных неприятных моментов.

Кроме листа согласования весьма эффективным может оказаться и техническое задание на договор. Как видно из названия, техническое задание - это бланк, в который вписывается основная информация о составляемом договоре. Все достаточно просто: менеджер указывает все значимые требования к договору, юристы на основании этого документа составляют необходимый договор. Требования излагаются в унифицированной форме, так что разночтения маловероятны. Так как они изложены достаточно полно, то и составление договора займет не так много времени, как могло бы. В итоге два отдела работают быстро и слажено - а вместе с ними и все предприятие.

Совершенно очевидно, что мало какой менеджер добровольно согласится брать на себя дополнительную нагрузку и заполнять техническое задание. Тем не менее введение в обиход технического задания на договор в перспективе позволяет менеджеру работать более эффективно.

Наиболее эффективно использование технического задания при составлении типовых договоров. Так, отдел менеджмента может подготовить техническое задание на те виды договоров, которые приходится составлять достаточно часто. В отведенных для этого графах будет указана цель составления такого договора, условия его использования, примерные сроки, в которые нужно уложиться. На основании требований юрист подготавливает примерный типовой договор, согласовывает его форму с прочими отделами. После того, как в текст были внесены все необходимые правки, документ передается руководителю предприятия. Наконец, полностью отредактированный и утвержденный типовой договор вносится в электронный архив, в раздел типовых договоров. Теперь любой менеджер может использовать этот типовой договор в своей работе.

Однако техническое задание может быть полезно и при составлении уникальных договоров.

Более того, благодаря такому бланку менеджер сможет связно изложить свои требования и пожелания, а юрист - понять и учесть их.

Какая информация должна быть указана в техническом задании? Опять же, зависит от конкретного предприятия. Однако основные реквизиты, по сути, типичны. Так, в техническом задании обязательно нужно указать, какого вида договор требуется: договор аренды, договор купли-продажи, договор на оказание услуг и так далее. Далее нужно будет указать, кто занимается этим договором, с указанием его телефона, полномочий и так далее. Следующие графы нужно посвятить собственно договору: банковские реквизиты предприятий, предмет договора, сумма договора и тому подобная информация. К слову, во избежание разночтений нужно указать, как рассчитывается эта сумма, в какой валюте она указывается, каков курс валюты на момент составления договора и так далее.

Обязанности сторон по договору должны быть расписаны особенно подробно и понятно . Так, обязательства и права каждой стороны нужно описать отдельно. В обязательном порядке нужно указать, в какие сроки должны быть исполнены обязательства каждой стороны, в каком месте это должно произойти. Нужно как можно более подробно расписать способ исполнения своих обязанностей каждой из сторон: какие действия должны быть произведены, в каком порядке, в какие сроки и так далее. Подробное изложение позволит избежать недопонимания между сторонами договора. Конечно же, нужно будет указать ответственность сторон в случае невыполнения обязательств, несоблюдения сроков и прочих накладок. Если существуют прочие условия договора, которые должны быть изложены, их можно указать в отдельной графе. Наконец, нужно будет указать срок действия договора. Еще раз повторимся, что каждое предприятие может разработать собственный бланк технического задания на договор и указать в нем те графы, которые актуальны для конкретного предприятия.

Впрочем, не стоит ожидать, что одно только введение бланка технического задания вызовет чудесную работоспособность всех отделов и сотрудников. На деле нередко оказывается, к примеру, что менеджеры испытывают немалые трудности с заполнением этих бланков. Например, они могут не понимать разницы между различными видами договора, или им может оказаться трудно определить предмет договора. Это конечно же не значит, что менеджеры недостаточно образованы - ведь даже сами юристы порой затрудняются сходу назвать вид и предмет договора. Да и по сути, данные определения находятся больше в сфере компетенции юриста, нежели менеджера. Однако это хорошо иллюстрирует, что составление и заключение договоров требует слаженной работы всех отделов. И техническое задание позволит менеджеру и юристу взаимодействовать наиболее тесно и эффективно - хотя бы потому, что все не вполне ясные моменты выявятся уже на этапе заполнения бланка технического задания.

Еще одна трудность, с которой можно столкнуться - самовольное внесение изменений в договор . Типовые договоры могут свободно использоваться любым менеджером, тексты находятся в свободном доступе. Так как договоры уже были согласованы и приняты всеми отделами, то нет нужды заново проверять и согласовывать заполненный типовой договор. Однако менеджер может посчитать, что некоторые положения типового договора не вполне согласуются с условиями определенной сделки - и попытается изменить условия договора. Так как договор типовой, то никто не будет требовать его проверки и согласования. И о самодеятельности менеджера может стать известно слишком поздно.

Получается, с одной стороны использование типовых договоров избавило юристов от повторяющейся и бессмысленной работы, однако дало им новую - заковыристую и крайне нестандартную. Для того, чтобы не допустить подобных казусов, на предприятии следует ввести некоторые меры безопасности. Простейший способ - предоставлять менеджерам только распечатанный текст договора. То есть все данные по конкретному договору будут вноситься вручную. Или можно передавать договор в виде электронного шаблона - менеджер сможет вбивать данные только в строго отведенные для этого графы. Наконец, можно использовать пароли и прочие средства защиты информации. Какие конкретно меры будут приняты зависит от условий конкретного предприятия.

Вообще, чем крупнее предприятие, чем более обширно ведется договорная деятельность, тем более подробно придется расписывать правила работы с договорами . Оно и понятно: если в фирме трудится один юрист, два бухгалтера и три менеджера, то им несложно согласовать свою деятельность, в том числе и по работе с договорами. Если же в каждом отделе трудится по нескольку десятков человек, да и сами отделы имеют сложную структуру, то согласовывать их придется извне - с помощью приказов, положений и рекомендаций.

Придется подробно описать не только порядок составления и согласования договора, но также сроки, отведенные каждому отделу для рассмотрения конкретного договора, порядок этого рассмотрения, порядок внесения замечаний и предложений, порядок подписания договора, порядок исполнения договора, порядок его расторжения и так далее. В ряде случаев бывает полезным введение методических рекомендаций для каждого сотрудника соответствующих отделов. Повторимся: для маленькой организации введение таких бумаг может быть бесполезной тратой ресурсов. Однако на крупном предприятии это становится необходимой мерой, позволяющей контролировать движение документов и избегать ненужных проблем. Задача юриста в том, чтобы определить подходящий для данных условий вариант.