По результатам первой отчетной кампании стало ясно, какие ошибки в СЗВ-М чаще всего допускают компании. Мы разобрали самые опасные из них. Расскажем, как их исправить.

Ошибки в СЗВ-М перечислены в приложении 1 к распоряжению Правления ПФР от 25.02.2016 № 70р.

Все ошибки можно разделить условно на четыре типа (см. таблицу ниже). Каждому недочету программа присваивает от 10 до 50 баллов. Порядок исправления ошибок в СЗВ-М зависит от того, пропустил фонд сведения с неточностями или нет.

Ошибки в СЗВ-М

Теперь рассмотрим типы ошибок и расскажем, как их исправить.

Критичные ошибки в СЗВ-М

Неверный формат файла. В отчетах, поданных через интернет, фонд сначала проверяет соответствие формату XML, электронную подпись, а потом сверяет реквизиты страхователя с данными в ПФР. Если формат не соответствует, подпись просрочена, программа присваивает недочетам 50 баллов. Это значит, что фонд вышлет уведомление об отказе в приеме СЗВ-М. Отчет надо будет сдать заново с типом "исхд".

Ошибки в реквизитах страхователя (раздел 1 СЗВ-М). Если в отчете неверно указан регистрационный номер в ПФР или ИНН, программа присваивает 50 баллов. Если в отчете неверный КПП - 30 баллов.

В некоторых фондах утверждают, что такие ошибки в СЗВ-М некритичны. В других считают, что программа не примет сведения. Поэтому, если фонд прислал уведомление об отказе, надо пересдать отчет с типом "исхд".

Ошибки СЗВ-М в данных работников

Ошибки в сведениях о застрахованных лицах. Недочетам в сведениях на работников программа присваивает от 30 до 40 баллов. Например, программа выдаст ошибку, если компания записала только имя или фамилию сотрудника, в сведениях лишние символы - точка в фамилии, два дефиса подряд или дефис после Ф.И.О. и др.

Ошибки в ИНН. В части 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ сказано, что компания представляет в фонд сведения о СНИЛС, Ф.И.О. и ИНН. ИНН в форме СЗВ-М стал необязательным (Федеральный закон от от 01.05.2016 № 136-ФЗ). Но некоторые компании не знают номер и ставят одни нули. Это неверно. Программа выдаст ошибку.

Недочеты в СЗВ-М надо исправить. Но фонды разошлись во мнениях, примет ли программа весь отчет с такими недочетами. А от этого зависит порядок исправления.

Если фонд не принял весь отчет, компания получит уведомление об отказе. Тогда отчет потребуется сдать заново с типом "исхд".

Если сведения не пройдут только на конкретных сотрудников, компания получит уведомление о приеме на предварительную проверку и приложение с ошибками. Тогда надо сдать дополняющую СЗВ-М на работников, по которым обнаружены недочеты.

Ошибки в СЗВ-М, требущие дополнения

Несоответствие Ф.И.О. и СНИЛС. Фонд не примет сведения только на конкретного сотрудника, у которого Ф.И.О. не соответствует СНИЛС. Это возможно, например, если фонд еще не присвоил работнику СНИЛС, а компания записала чужой номер.

Чтобы исправить такие ошибки в СЗВ-М, надо подать в фонд дополняющую форму. В нее следует включить только сотрудников, данные по которым не совпадают. По кому именно компания ошиблась, фонд сообщит в приложении к уведомлению.

Предупреждающие ошибки в СЗВ-М

Программа фонда пропускает СЗВ-М с ошибками в 10-20 баллов. По сути это предупреждения. С такими недочетами отчет считается сданным. Например, если компания записала Ф.И.О. латинскими буквами, оставила пустым ИНН и др.

Специалисты фондов разошлись во мнениях, обязательно ли исправлять такие ошибки в СЗВ-М. В одних регионах считают, что можно оставить все как есть. В других утверждают, что возможен штраф за неполные или недостоверные сведения.

Скорее всего, все зависит от ошибки. Например, программа выдает предупреждение, если компания не заполнила отчество. У некоторых иностранцев отчества нет, поэтому в отчете все верно, его можно не уточнять. Если же компания забыла записать отчество у работника из России, фонд может посчитать сведения неполными. Поэтому безопаснее уточнить сведения до установленного срока сдачи СЗВ-М . Для этого надо сдать форму с типом "доп".

Что еще следует знать об ошибках в СЗВ-М

Уведомление о приеме - это еще не итог проверки СЗВ-М. После фонд вышлет компании протокол. Если он будет положительным, отчетность сдана. Но некоторые недочеты фонд не сможет выявить программой.

Помните, все ошибки в СЗВ-М желательно выявлять и исправлять до сдачи отчета. Можно проверить СЗВ-М, например, в бесплатной программе CheckPFR на сайте pfrf.ru.

Если фонд уже обнаружил ошибки, исправить отчет безопаснее не позднее 10-го числа месяца, следующего за отчетным. Иначе фонд оштрафует за неполные или недостоверные сведения. Штраф составляет 500 рублей за каждого из сотрудников, на которых компания сдала неверные сведения или не сдала их вовсе (ст. 17 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про распространённые ошибки в СЗВ-М и правила их устранения.

Сегодня вы узнаете:

1. Как расшифровать коды ошибок;
2. С какими ошибками протокол будет принят;
3. Как избежать уплаты штрафов за допущенные ошибки.

Особенности корректировки СЗВ-М

Любое предприятие обязано осуществлять пенсионные отчисления в ПФР. Такое правило распространяется и на деятельность .

Независимо от формы труда работника, необходимо производить оплату платежей. Отчисления в Пенсионный Фонд обязательны для всех сотрудников: работающих по найму, или на условиях договора. Так как они получают официальный заработок, то работодатель должен обеспечить своевременные выплаты во внебюджетный фонд.

Данные по сотрудникам формируются в виде отчёта, который и направляется в фонд. Документ можно создать в электронном виде или на бумажном носителе. Последний вариант может применяться только той фирмой, численность сотрудников которой не превышает 24 человека. Если штат состоит из 25 и более наемных сотрудников, то формируется электронный отчет.

Как исправить ошибки без штрафов

Чтобы система не выдала вам отрицательный протокол, следуйте рекомендациям:

• Подавайте отчёт строго до 15 числа;
• Правильно используйте пометки «исхд», «отм», «доп. Первая подразумевает первичную подачу бланка, вторая отменяет ранее отправленные сведения, а последняя уточняет ошибки прошлого отчёта. Не допускается во вторичной подаче указывать «исх»;
• Чтобы предварительно просмотреть сформированный отчет и устранить ошибки при проверке, скачайте бесплатную программу, собственником которой является ПФР, – CheckPFR. Ссылку на скачивание можно найти на сайте ПФ. СЗВ-М ошибка будет вами выявлена ещё до отправки отчёта. В программу периодически вносятся изменения, а потому не забывайте своевременно обновлять ее на своем компьютере.

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

Ошибки в СЗВ-М

Ошибки в СЗВ-М, которые на сегодняшний день могут быть выявлены при проверке формы, по характеру последствий для плательщика взносов можно разделить на 3 группы. Основным критерием для отнесения их к одной или другой группе является статус формы, который присваивается ей после проверки (Распоряжение Правления ПФ РФ от 31.08.2016 № 432р).

Ошибки с кодом 10, 20

Это самые незначительные из всех возможных ошибок.

Ошибки с кодом 20 отображаются, если в СЗВ-М неверно указан ИНН физического лица (он проверяется по контрольному числу ИНН), а также если напротив какой-либо фамилии он вообще не указан. Как известно, ИНН есть не у всех. И ситуация, когда работодателю просто нечего отмечать в соответствующей графе формы, вполне возможна (пп. 3 п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ). Поэтому предупреждение об отсутствии ИНН программа выдавать будет, но исправлять страхователю в этом случае нечего.

Как исправить ошибки в представленной форме СЗВ-М, и в какой срок необходимо представить уточнения? Каков порядок представления сведений о лице, информация о котором не была указана в первоначальной форме?

С II квартала 2016 года все работодатели без исключения должны ежемесячно отчитываться в ПФР путем представления сведений о каждом работающем у них лице, включая и тех, с кем заключены договоры гражданско-правового характера, предусматривающие начисление страховых взносов (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ (далее — Закон № 27-ФЗ)).

Для представления сведений разработана форма СЗВ-М (утв. пост. Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п (далее — Постановление № 83п)). В данной форме указывают:

• страховой номер индивидуального лицевого счета;
• фамилию, имя и отчество;
• идентификационный номер налогоплательщика (при наличии у страхователя данных об идентификационном номере налогоплательщика застрахованного лица).

Представлять сведения по форме СЗВ-М следует ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом — месяцем (п. 2.2 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

За непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователю будут применяться финансовые санкции в размере 500 рублей в отношении каждого застрахованного лица (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ; информация ПФР от 24.03.2016).

Взыскание штрафа производится органами ПФР за счет денежных средств на счетах страхователя в банке (ст. 19 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ)), а при их недостаточности или отсутствии взыскание может быть обращено на имущество страхователя (ст. 20 Закона № 212-ФЗ; ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ; информация ПФР от 08.02.2016).

Сведения представляют о каждом работавшем в отчетном периоде у страхователя застрахованном лице, то есть в форме СЗВ-М указывают данные о работниках, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены трудовые договоры, гражданско-правовые договоры, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг, договоры авторского заказа, договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательские лицензионные договоры, лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Отметим, что конкретного порядка заполнения и представления формы СЗВ-М, исправления в ней ошибок Постановлением № 83п не установлено.

При этом для поля «Тип формы (код)» предусмотрено указание одного из значений:

• «исхд» — исходная форма, впервые подаваемая страхователем о застрахованных лицах за данный отчетный период;
• «доп» — дополняющая форма, подаваемая с целью дополнения ранее принятых ПФР сведений о застрахованных лицах за данный отчетный период;
• «отмн» — отменяющая форма, подаваемая с целью отмены ранее неверно поданных сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период.

Можно прийти к выводу, что:

1) для исправления ошибок, допущенных при представлении исходной формы, необходимо представить форму СЗВ-М с указанием кода «отмн» и одновременно подать форму с правильными сведениями с указанием кода «доп»;

2) для представления информации о застрахованных лицах, сведения о которых ранее ошибочно не были поданы (например, не отражена информация о застрахованном лице, выполняющем работы на основании ГПД, дата начала действия которого приходится на отчетный период, но оплата была осуществлена в следующем периоде), необходимо направить форму СЗВ-М с кодом «доп»;

3) для представления информации о застрахованных лицах, сведения о которых ранее ошибочно были поданы (например, в форме СЗВ-М были указаны лица, которым были осуществлены выплаты в отчетном периоде, но трудовые договоры с которыми были расторгнуты еще в прошлом периоде), необходимо подать форму СЗВ-М с кодом «отмн».

Так, на сайте МФЦ Ростовской области в «Правилах представления и проверки “Сведений о застрахованных лицах” ф. СЗВ-М» указано, что «доп» — дополняющая форма, подается с целью дополнения ранее представленной отчетности о застрахованных лицах за данный отчетный период. Форма типа «доп» может содержать как исправленные сведения, которые первоначально не были приняты (содержались в протоколе проверки), так и вновь добавленные сведения.

Отметим, что на официальном сайте ПФР приведена информация о порядке представления формы СЗВ-М. В частности, указано, что изменен подход к приему отчетности подразделениями ПФР. Отчетность не принимается в случае обнаружения критичных ошибок: нарушение целостности ЭЦП, ошибочно указанный регистрационный номер и ИНН. В таких случаях отчетность считается непринятой и страхователю направляется отрицательный протокол. Страхователь после исправления ошибок вновь обязан представить в ПФР форму СЗВ-М «Исходная».

В случае обнаружения в принятой отчетности ошибок, связанных с Ф. И. О. и СНИЛС, отчетность считается принятой, страхователю направляют положительный протокол. Вместе с положительным протоколом направляют протокол ошибок. Страхователь обязан предоставить по выявленным ошибкам (только по застрахованным лицам, по которым были допущены ошибки) сведения по форме «Дополняющая» в установленные законом сроки.

О каких именно сроках для подачи исправленных сведений идет речь, чиновники не указывают. В то же время страхователь вправе дополнять и уточнять переданные им сведения о застрахованных лицах (ст. 15 Закона № 27-ФЗ).

Так, определено, что в случае обнаружения ошибок в формах документов персонифицированного учета страхователь в двухнедельный срок со дня обнаружения ошибок представляет исправленные формы документов в ПФР и выдает застрахованному лицу копию уточненных индивидуальных сведений (п. 34 Инструкции, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н (далее — Инструкция)). Как мы видим, здесь речь идет об обнаружении ошибок самим страхователем (организацией). При обнаружении несоответствия между представленными индивидуальными сведениями и результатами проверки территориальный орган Фонда направляет страхователю уведомление об устранении имеющихся расхождений (п. 41 Инструкции). Последний в двухнедельный срок после получения этого уведомления представляет уточненные данные.

Если страхователь в установленный срок не устранил имеющиеся расхождения, ПФР принимает решение о корректировке индивидуальных сведений и уточнении лицевых счетов застрахованных лиц и не позднее семи дней со дня принятия такого решения сообщает об этом страхователю и застрахованным лицам.

Следует обратить внимание, что если фирма самостоятельно выявила ошибку и предоставила достоверные сведения, а также если она исправила обнаруженные Фондом ошибки в двухнедельный срок, то ПФР не вправе применить к ней санкции (письмо ПФР от 14.12.2004 № КА-09-25/13379; определение ВАС РФ от 25.02.2013 № ВАС-1338/13 по делу № А63-12351/2011). Отметим, что новые санкции добавлены (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ) в 2016 году, а потому судебная практика по их применению пока не сложилась. Однако полагаем, что выводы о неприменении штрафных санкций (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ) при самостоятельном выявлении ошибок в сведениях, поданных по форме СЗВ-М, или исправлении ошибок, обнаруженных территориальным органом ПФР в двухнедельный срок с даты уведомления, могут быть распространены и на нововведенные санкции (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). В то же время отметим, что официальных разъяснений, подтверждающих данный вывод, пока нет.

При этом чиновники при рассмотрении вопроса об исчислении сроков при представлении работодателями сведений персонифицированного учета в отношении работающих у них лиц исходили из того, что в случаях, когда отношения прямо не урегулированы законодательством, к таким отношениям, если это не противоречит их существу, применяется законодательство, регулирующее сходные отношения (аналогия закона) (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).

Материал подготовлен экспертами службы Правового консалтинга компании ГАРАНТ