История российского делопроизводства и перспективы его развития. История делопроизводства в россии

Вы здесь: Открытие бизнеса

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.сайт/

Вопрос 1. История развития делопроизводства в России

История делопроизводства в России насчитывает столетия. С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта людей и различных отношений, складывавшихся в далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти, по которым мы можем изучить, в том числе и историю делопроизводства.

Условиями необходимости и возможности становления делопроизводства являются развитая письменность, овладение ею правящей элитой общества, установление государственности.

1 . Возникновение делопроизводства в России

В сложный период зарождения и формирования Древнерусского государства (X-XV вв.), во времена феодальной раздробленности, этнической замкнутости, при отсутствии единого управления, управленческие функции при князьях осуществляли отдельные должностные лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощников (дьяков). В этих условиях получил определенное развитие один из аспектов делопроизводства, а именно - документирование. О достаточно высоком уровне культуры подготовки документов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911г., 945г.), жалованные и вкладные грамоты, завещания, личная переписка, найденная при археологических раскопках в 1951-1952 гг. в Новгороде, Пскове, Смоленске и других городах.

Известно, что в период правления Владимира Святославовича (978-1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати и "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов. В киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частно-правовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т.д.

Со временем обозначались места для их наиболее безопасного хранения, например центральные храмы в городах. Место хранения документов называлось ларем, а лицо, ответственное за хранение документов, - ларником. Часто само хранение документов в храме придавало им юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.), а также монастыри, являвшиеся крупными экономическими предприятиями.

В Пскове, например, документы хранились при Троицком соборе в ларях - сундуках. Государственные и церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в "Ларь Святой Троицы", придавая им тем самым свойство официального документа. Акты, терявшие по тем или иным причинам свое значение, по постановлению вече уничтожались. По существу, псковский ларь был и архивом, и канцелярией. В Новгородской республике решения вече оформлялись в "вечевой избе" - особой канцелярии, возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же хранилась и печать "Великого Новгорода".

По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры - образцы документов, устойчивые языковые формулы, применяемые в наиболее распространенных документах, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), - а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т.е. подписи на склейках).

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси был пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах "хартией" или "телятиной"; лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов.

Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17см.). Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столбик. Отсюда и название данной технологии работы с документами - "столбцовое делопроизводство". Если документ терял ценность, пергамент счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации.

С увеличением количества создаваемых документов менялась графика письма: первоначально использовались уставная манера письма - выписывание букв с прямыми очертаниями, но в XIV в. стал использоваться полуустав, ускоривший процесс письма за счет выносных букв и сокращения отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться лишь точка в конце предложения.

Несмотря на достаточно широкую практику документирования фактов и явлений частной и общественной жизни людей, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какой-либо системе еще преждевременно. Но это был период, когда постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный цех специалистов по работе с документами - дьяков, подьячих, писцов, - появились предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства. В этот период появились и получили распространение унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

2 . Приказное делопроизводство

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV века по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство.

Появляются первые приказы - центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы - органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Представляет интерес и структура самого органа государственной власти - приказа:

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа - "черное письмо" - составлял подьячий "средней руки", дьяк "черным" его, т.е. исправлял, а молодший подьячий "белил", т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, "старый" подьячий "справлял" переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. "Справленные" документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово "волокита". Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 - 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание. Не были развиты также делопроизводственные операции, такие как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Таким образом, в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе "поручений" - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.

3 . Коллежское делопроизводство

Отсутствие в приказном делопроизводстве установленного законом единообразного порядка, точных форм письменных документов, конкретных сроков их исполнения, громадное число учреждений, запутанность их взаимоотношений между собой и в управлении территориями побудили Правительство искать новые формы государственного устройства.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 - 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название "архив". В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива - общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Таким образом, XVIII век в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

4 . Делопроизводство в России в XIX - XXI веках

4 .1 Система министерского делопроизводства

Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII века президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления.

"Общее учреждение министерств" от 25 июня 1811 года стало основным законодательным актом, определившим организацию и порядок работы центральных учреждений более чем на век. Он четко установил "предмет ведения государственных дел" министерств. Им были определены единообразная структура министерств, порядок их взаимоотношений с другими учреждениями.

Министерство возглавлял министр, а в его отсутствие- единственный заместитель (товарищ министра). Министры и товарищи министров назначались императором и были ответственны только перед ним.

Рабочий аппарат министерств состоял из департаментов. Они делились на отделения, отделения - на столы. В каждом департаменте также создавался совещательный орган из директора департамента и начальников отделений - общее присутствие.

Получили окончательное и единообразное устройство канцелярии как специальные подразделения, где было сосредоточено все "письмоводство" (т.е. делопроизводство).

"Общим учреждением министерств" устанавливался единообразный порядок "производства дел" во всех учреждениях и их структурных подразделениях. Весь процесс делопроизводства стал подразделяться на следующие этапы:

§ порядок вступления дел;

§ движение их, или собственно так называемое производство;

§ отправление дел;

§ ревизия;

§ отчеты.

Таким образом, были выделены основные этапы работы с документами: организация приема документов, направление на исполнение и исполнение, регистрация документов и контроль за их исполнением, отправка документов.

В исполнительном делопроизводстве сложился и определенный порядок составления документов. Во многом он также регламентировался законодательством.

До 60-х гг. XIX в. был распространен коллежский порядок составления документов. Он особенно строго соблюдался (и соблюдается сейчас) в судебных учреждениях. Коллежский порядок документирования заключается в том, что в начале документа повторяется вся предыстория вопроса. Позже этот порядок был заменен составлением справки, в которой давались краткие извлечения из всех документов с указанием их даты и номера. Такая справка получила название экстракта.

Законами устанавливались определенные правила составления всех разновидностей документов. В документе выделялись: заглавие, содержание, или "расположение обстоятельств дела", подпись, скрепа, особенные пометки, бланковые и конвертные надписи. Каждая часть должна была быть соответствующим образом оформлена.

В XIX в. документы стали изготавливаться на бланках. Бланком назывался лист, в левом углу которого делались "бланковые надписи": наименование ведомства, учреждения, структурной части учреждения, от которой исходил документ, дата отправления документа, номер его по журналу исходящих документов, заголовок к документу. Бланки вначале были рукописными, а вскоре их сменили типографские бланки и штампы с бланковыми надписями.

В исполнительном делопроизводстве особым этапом объявлялась ревизия дел, т.е. проверка исполнения документов.

В исполнительном делопроизводстве устанавливается более четкая организация хранения документов. Основным признаком группировки документов в дела оставался предметно- вопросный; корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской. По номинальному и авторскому признакам группировались внутренние документы.

4 .2 Развитие советского делопроизводства

После революции в октябре 1917г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного обеспечения управления заметно понизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению "письмоводства", сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты.

Были другие попытки улучшения работы государственных учреждений в области документирования, однако реализация их тормозилась вследствие разрухи и идущей Гражданской войны и интервенции государств Антанты (1918-1920гг.). Не хватало также технических средств оформления документов, бумаги, чернил.

В 1922 году Народным комиссариатом рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был образован отдел нормализации с секцией делопроизводства, которая занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в государственном аппарате. В середине 20-х годов были образованы две важные научно-исследовательские организации - Государственное бюро организации строительства "Оргстрой" и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны.

При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х годов остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразде- ление, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне -- Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизиро- вались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х годов.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной-начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы. В середине 80-х годов ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие "делопроизводство" именуют также термином "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

В целом развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70-80-х годов XX в., оценивается учеными-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-технического прогресса конца XX в., став основой формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.

4 .3 Делопроизводство в современной России

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

Это положение развито в новейшем правовом акте - Федеральном законе "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" от 27.07.2006г. №149-ФЗ. Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с осуществлением права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации; дает определение таких понятий как документированная информация, электронное сообщение, конфиденциальность информации и др.

Приведу ниже лишь некоторые нормативные акты, которые в настоящее время имеют первостепенное значение для организации делопроизводственного обеспечения управления:

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству.

Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 №125-ФЗ.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. № 65-ст.

В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать опыт документирования и документооборота в Российской Федерации.

Вопрос 2. Организация работы инспектора отдела кадров

Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров. А человеку свойственно запоминать начало и конец разных событий. Для каждого человека нужно просто найти свое место. На одном месте сотрудник неэффективен, а на другом - гениален. В каждом можно найти способности, которые позволят человеку работать на определенном участке с максимальной отдачей.

Инспектор отдела кадров - это специалист службы работы с персоналом в различных компаниях и организациях. Диапазон решаемых им задач на предприятиях очень широк, но в основном эти специалисты занимаются ведением кадрового учёта и делопроизводством.

В настоящее время профессия инспектора по кадрам стала очень актуальной, в связи с появлением в России множества западных фирм, с которыми пришло понятие "корпоративной этики" и "корпоративной культуры". Кроме того, изменение законодательства в области труда также потребовало от учреждений самого разного уровня и масштаба наличия грамотного специалиста в области кадрового делопроизводства. Сама отрасль работы с персоналом сильно эволюционировала - появилось разделение на отделы кадров, отделы по работе с персоналом, отделы по найму персонала (рекрутинг), отделы по компенсациям и поощрениям, отделы развития персонала и прочие.

Инспектора по кадрам занимаются в основном кадровым делопроизводством, вопросами зачисления и увольнения из штата, отпусками. Уровень учреждения, а также его принадлежность к государственному или частному сектору определяют доходы кадровика.

Инспектор отдела кадров руководствуется в своей деятельности:

Законодательными актами РФ;

Положением об отделе кадров, Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;

Приказами и распоряжениями руководства;

Должностной инструкцией инспектора отдела кадров (должностной инструкцией инспектора по кадрам).

Специалист по кадрам должен знать основы делопроизводства и управления, быть компетентным в юриспруденции, владеть современными методами работы с персоналом.

Преимущества профессии : размеренность труда, определенность основных обязанностей.

Ограничения профессии : повышенная ответственность, монотонность труда.

1 . Тип и класс профессии

Профессия инспектора отдела кадров относится к типу "Человек - Знак", она связана с работой со знаковой информацией: текстами, цифрами, таблицами. В ней требуются логические способности, умение сосредотачиваться, интерес к работе с информацией, развитое внимание и усидчивость.

Также она относится к типу "Человек - Человек", так как предполагает общение и контакты с людьми.

Профессия инспектора по кадрам относится к классу "исполнительских", так как связана с исполнением решений, работой по заданному образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, следованием инструкциям. Она требует организованности, исполнительности.

2 . Содержание деятельности

Основная деятельность инспектора по кадрам - работа по сопровождению персонала в организации, а также ведение делопроизводства.

Инспектор по кадрам обеспечивает прием, размещение и оформление принятых сотрудников, совместно с руководителями подразделений организует проведение их трудоустройства и работы по адаптации к производственной деятельности.

Инспектор по кадрам организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации.

Инспектор по кадрам организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия. Ведет учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек, ведение установленной документации по кадрам. Также занимается подготовкой материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.

Инспектор по кадрам может заниматься подготовкой документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, представление этих документов в органы социального обеспечения.

Инспектор по кадрам следит за обеспечением социальных гарантий трудящимся в области занятости, соблюдением порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.

Инспектор по кадрам организует табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков, контроль над состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка, анализ причин текучести кадров, разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров.

3 . Требования к знаниям и умениям специалиста

Для успешного освоения профессии инспектора отдела кадров необходимы базовые знания по обществознанию, юридическим наукам.

Квалифицированный инспектор отдела кадров должен знать :

Кадровое делопроизводство;

Трудовое законодательство;

Правила и внутренние нормативы кадровой деятельности в организации;

Основы документооборота и архивного дела, и т.п.;

Квалифицированный инспектор отдела кадров должен уметь:

Работать с документами, нормативными актами;

Взаимодействовать с людьми;

Осуществлять процесс трудоустройства, увольнения, рассчитывать отпуска и т.п.

4 . Требования к индивидуальным особенностям специалиста

Для успешной деятельности в качестве инспектора отдела кадров необходимо наличие следующих профессионально-важных качеств:

Способность к концентрации внимания;

Склонность к работе с информацией;

Склонность к работе в сфере общения;

Эмоциональная устойчивость.

5 . Условия труда

Инспектор отдела кадров может работать как самостоятельно, так и в коллективе, который может состоять из нескольких специалистов. Чаще всего представители данной профессии работают в помещениях. Это могут быть офисы компаний и организаций, либо даже домашние условия. Работа происходит преимущественно сидя, с использованием компьютера. Как правило, это спокойная деятельность, хотя и в работе инспектора отдела кадров могут периодически случаться командировки, разъезды или деловые встречи.

Инспектор отдела кадров имеет много ограничений в рамках своей деятельности. С одной стороны, он может принимать собственные решения при выполнении поставленных задач. С другой стороны, он часто ограничен требованиями и нормами своей профессии.

6 . Пути получения профессии

Базовым образованием для инспектора отдела кадров может служить юридическое, экономическое, педагогическое или психологическое профессиональное образование. Владея им, достаточно окончить специальные курсы по кадровому делопроизводству. Кроме того, во многих учебных заведениях существует специальность "специалиста по управлению персоналом". Для дальнейшего повышения квалификации специалистов существуют семинары и тренинги.

7 . Области применения профессии

Инспектора отдела кадров могут работать в таких организациях и сферах, как:

Предприятия и организации;

Государственный и коммерческий сектор;

Компании по аутсорсингу или аудиту кадровых услуг и т.п.;

8 . Перспективы карьерного роста

Инспектора отдела кадров могут специализироваться в конкретных сферах производства, бизнеса и прочей деятельности. Зачастую профессиональных рост инспектор отдела кадров связан с освоением новых приемов и способов кадрового делопроизводства, постоянным изучением новых норм, правил и основ трудового законодательства.

Также человек с профессией инспектора отдела кадров может осваивать смежные специализации, такие как: бухгалтер, юрист, менеджер по персоналу и т.п.

При этом профессия инспектора отдела кадров может предполагать и управленческий путь развития. В данном случае человек может начать руководить отделом кадров и выйти на уровень директора по персоналу.

В случае данного направления карьерного роста рекомендуется развивать управленческие умения, осваивать такие профессии, как: менеджер.

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации, 12.12.1993 г.

2. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие.

Ростов-на-Дону, 2008. - 473 с.

3. Голикова Н. Б. Кисляева Л. Г. Система государственного управления XVIII века. // Очерки русской культуры XVII века. - М.: Изд. МГУ, 2000 - Ч.2 - С.44 - 109.

4. Ерошкин Н. П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.:Высшая Школа,2003.

5. Кудряев В.А. и др. История развития Российского делопроизводства. М., 2008.

6.Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М., 2006. - 427 с.

7. Павленко Н. И. Пётр Великий. - М.: Мысль, 2003 - С.536 - 637.

8. Трудовой Кодекс РФ от 30.12.01 №197- ФЗ в ред. от 01.12.07.

9. Гражданский Кодекс РФ, Часть I от 30.11.94 в ред. от 01.02.08.

10. Авдеев. В.В. Управление персоналом: оптимизация командной работы. Реинжиниринговая технология: учебное пособие.- М.: Финансы и статистика, 2008

11. Берд П. Продай себя. Тактика совершенствования вашего имиджа.-Минск. Амалфея, 2006.

12. Воробьев Л.А. Основы управления производством: Учебное пособие. Л.А. Воробьев. - Мн.: НПЖ "Финансы. Учет. Аудит", 1997.

13. Комисарова Г.А. Управление человеческими ресурсами: Учебное пособие. - М.: Дело, 2003.

14. Маслов Е.В. Управление персоналом предприятия.- М.: ИНФРА-М, Новосибирск: НГАУЭиУ, 2008.

15. Музыченко В. Управление персоналом. - М.: издательский центр "Академия", 2006. делопроизводство коллежский министерский инспектор

16. Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина, 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002.

17. Федорова Н.В. Управление персоналом организации: Учебное пособие. - 2-е изд., перераб. / Н.В. Федорова, О.Ю. Минченкова. - М.: КНОРУС, 2005.

18. Шапиро С.А. Управление человеческими ресурсами.- М.: ГроссМедиа, 2007.

Размещено на сайт

Подобные документы

Понятие и значение делопроизводства. Возникновение делопроизводства в России. Приказное делопроизводство, система коллежского делопроизводства. Система министерского делопроизводства XIX-начала XX вв., рационализация управления и делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 29.04.2014

Создание специальных органов для реализации властных полномочий. Особенности приказного делопроизводства. Основные виды документов коллежского делопроизводства. Принципы исполнительного делопроизводства. Главная особенность делопроизводства приказов.

курсовая работа , добавлен 30.03.2016

Особенности системы делопроизводства и унификация документов. Система приказного, колежского и министерского письмоводства в различные исторические периоды. Русские письмовники XVIII-XX века. Концепция образцовых текстов. Эпоха советской канцелярии.

дипломная работа , добавлен 09.02.2011

Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".

дипломная работа , добавлен 12.12.2011

Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению, порядок обращения с конфиденциальными документами. Способы сохранения конфиденциального делопроизводства. Секретные архивы. Обеспечение безопасность конфиденциального делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 15.01.2017

Законодательное регулирование делопроизводства и архивного дела. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Правовые основы стандартизации в Российской Федерации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

реферат , добавлен 08.10.2014

Сущность, понятие и основные характеристики делопроизводства. Столбцовое (приказное) делопроизводство, коллежское делопроизводство и исполнительное делопроизводство. История создания и развития делопроизводства. Характеристика профессии деловодов.

курсовая работа , добавлен 18.02.2009

Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013

Автоматизация делопроизводства в отделе кадров. Цели эффективности создания вычислительной системы. Разработка общего алгоритма функционирования системы и алгоритмов решения отдельных функциональных задач. Требования к рабочим местам пользователей ВС.

дипломная работа , добавлен 07.08.2012

Общая характеристика видов деятельности ООО "Безопасный город", знакомство с проблемами и методами организации делопроизводства. Знакомство со структурой нормативно-правовой базы делопроизводства. Анализ функций документационного обеспечения управления.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(ГОУ ВПО ИГУ)

Курсовая работа по дисциплине «Документоведение»

История делопроизводства

студентки 2 курса заочного отделения специальности «Документоведение и ДОУ»

Махиной Светланы Анатольевны

Руководитель доцент, к.и.н.

Кузнецова М.В.

Ангарск 2009

Современное общество справедливо называют «информационным». Объясняется это тем очевидным фактом, что достигнутый прогресс, дальнейшее развитие практически всех сфер жизнедеятельности человека держатся на информации и достижениях информатики – науки, изучающей информацию с точки зрения ее практического применения. Каждый из нас ежедневно имеет дело с различными документами: паспорт, студенческий билет, зачетная книжка, кассовый чек при покупке товара в магазине и т.д. Мы обмениваемся письмами, делаем пометки в записной книжке, конспектируем лекции, читаем книги, газеты, покупаем компакт-диски с различными записями. Все это тоже документы. Они сопровождают человека с первого и до последнего дня его жизни (свидетельство о рождении, аттестат об окончании школы, свидетельство о браке и т.д.). Документ является одним из важнейших средств функционирования, управления и самопознания человеческого общества.

Уже в древности люди стали осознавать, что создание документов, их движение и хранение подчиняются определенным закономерностям. Первоначально это понимание находило закрепление в повседневной практике, в формировании обычаев и традиций работы с документами. Затем практические приемы обобщались, анализировались и постепенно становились обязательными правилами и нормами, получая закрепление в официальных законодательных и нормативных актах. Таким образом, практическая деятельность, постепенное накопление эмпирического материала стимулировали теоретическое осмысление вопросов, связанных с функционированием документов в обществе. В результате зародилась научная дисциплина документоведение.

С древнейших времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы узнаем историю своей страны, особенности быта и различных отношений, складывающихся в те далекие времена. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачи информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.

История складывания и развития делопроизводства, развитие самого документа, изменение его внешнего вида и текста, этапы работы с ним - само по себе очень интересно. Если взять любое учебное пособие по документоведению, то практически в каждом учебнике есть немного из истории делопроизводства. Чтобы не упустить ни один момент из истории делопроизводства, пришлось прочитать много литературы. Очень интересен, в этом плане, оказался учебник «Документоведение» автор Н.С.Ларьков. Там дается очень много интересной информации об истории делопроизводства, о документе в целом. Также мне очень помогли в изучении истории делопроизводства такие учебные и практические пособия как: «Секретарское дело» автор Т.Н.Бондырева, «Организация работы с документами» под редакцией профессора В.А. Кудряева, «Современное делопроизводство» автор М.И. Басаков, очень помог журнал «Секретарское дело». Задачи моей работы заключаются в том, чтобы выяснить, как складывалось делопроизводство в Древнерусском государстве, как формировалось приказное делопроизводство, что нового было создано при системе коллежского делопроизводства. Также моя задача – рассмотреть систему министерского делопроизводства, рассказать о попытках реформировать сложившуюся систему делопроизводства, а также, рассказать о состоянии и перспективе развития делопроизводства в современной России.

Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и других простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Крупнейшей вехой в истории человеческого общества явилось возникновение осмысленной речи и языка. Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. потребность в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент ее произнесения. Поэтому уже в глубокой древности люди пытались найти способы и средства для преодоления этого недостатка. Так, еще две с половиной тысячи лет назад в Персии в эпоху правления царя Кира с целью быстрой передачи его приказов и иных важных сообщений расставлялись на определенном расстоянии друг от друга люди, обладавшие сильным голосом. Они криком передавали по цепочке информацию. Такая цепочка за день могла передать то или иное сообщение на расстояние месячного перехода. Аналогичным образом поступали древние галлы. Однако такой способ не гарантировал получателю поступление неискаженной информации.

Трудно было также, и сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах еще не были отделены от субъекта, который обладал ими. Отделение информации от субъекта и первые попытки ее закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнем костров, звуками труб, барабанным боем и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведенный древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: «Если вы, персы, не научитесь летать, как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю».

Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договоренности людей о том, что будет означать определенный предмет. Впоследствии возникло более сложное, так называемое «узелковое письмо»: у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода «письмо» имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение «завязать узелок на память», т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров как знак внимания, знаки различия у военных, флаги государств и т.п.

Необходимость передачи полезного практического опыта, а также коммуникационные потребности, связанные с религиозными верованиями первобытных людей, стимулировали дальнейшие поиски более эффективных искусственных способов трансляции информации. Огромную роль в этом сыграло, зародившееся еще около 35 тыс. лет назад, палеолитическое искусство в виде резьбы по кости и дереву. Спустя примерно 5 тыс. лет появились рисунки на стенах пещер, различные скульптурные изображения, украшения, орнаментированные изделия. Они подготовили следующий скачок в развитии человеческой цивилизации.

Этот новый этап был связан с появлением письменности, ознаменовавшим переход человечества к первой в его истории информационной технологии. Ее рождение было обусловлено возрастанием общественных потребностей, усложнением социальной структуры человеческих сообществ, образованием первых государств.

Древнерусское государство образовалось в итоге длительного процесса развития восточнославянских племен. Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному и социальному неравенству, закрепляющемуся в документах. В конце IX в. этот процесс привел к образованию классов. Все это отражено в замечательном документе, памятнике древнерусского права – Русской Правде. Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство. В период с XV по XVII вв. делопроизводство получило название «приказного». Следующий этап становления российского делопроизводства XVIII в. связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Этот этап получил название «коллежское делопроизводство». В начале XIX в. (1801-1811 гг.) вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. Система делопроизводства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917г.) получила название «министерской». Ее также называют «исполнительной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей. Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на два этапа: первый (1917-1973 гг.) – от отдельных правительственных мер по упорядочиванию документирования архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973-1991 гг.) – годы формирования основ современного делопроизводства, ставших после очередной революции в судьбе великой страны (1991г.) базой становления делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий. Каждый из этих периодов развития делопроизводства внес свои незаменимые традиции и нормативы в области создания и оформления документов.

В сложный период зарождения и формирования Древнерусского государства (X-XV вв.), во времена феодальной раздробленности, этнической замкнутости, при отсутствии единого управления, управленческие функции при князьях осуществляли отдельные должностные лица (служивые люди) иногда с небольшим числом помощников (дьяков). В этих условиях получил определенное развитие один из аспектов делопроизводства, а именно – документирование. О достаточно высоком уровне культуры подготовки документов в то время свидетельствуют договоры с Византией (911г., 945г.), жалованные и вкладные грамоты, завещания, личная переписка, найденная при археологических раскопках в 1951-1952 гг. в Новгороде, Пскове, Смоленске и других городах.

Известно, что в период правления Владимира Святославовича (978-1015 гг.) в Киеве существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности «печатников» - хранителей княжеской печати и «металников» - судейских секретарей, писцов и дьяков для ведения делопроизводства князей и крупных феодалов. В киевский период развития Древнерусского государства появились разные виды документов, фиксирующие конкретные частно–правовые отношения: грамоты уставные, вкладные, купчие, полные, жалованные и др.; заемные, закладные кабалы; житийные записи и т.д.

В Пскове, например, документы хранились при Троицком соборе в ларях – сундуках. Государственные и церковные акты, которые утверждались на вече, помещали в «Ларь Святой Троицы», придавая им тем самым свойство официального документа. Акты, терявшие по тем или иным причинам свое значение, по постановлению вече уничтожались. По существу, псковский ларь был и архивом, и канцелярией. В Новгородской республике решения вече оформлялись в «вечевой избе» - особой канцелярии, возглавляемой вечевым дьяком. Здесь же хранилась и печать «Великого Новгорода».

По мере накопления навыков в создании документов стали вырабатываться типовые формуляры – образцы документов, устойчивые языковые формулы, применяемые в наиболее распространенных документах, процедура подготовки документов: черновик, редакция (вариант), беловик (окончательный вариант документа), - а также приемы удостоверения документов, призванные воспрепятствовать подделке документов в политических и лично-корыстных целях (проставление скреп, печатей, мостов, т.е. подписи на склейках).

Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси был пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах «хартией» или «телятиной»; лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов.

Самой древней формой документа на Руси была грамота – отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17см.). Размеры документа могли быть разной длины (десятки метров) за счет подклейки следующих листов, образуя собой столбец, столбик. Отсюда и название данной технологии работы с документами – «столбцовое делопроизводство». Если документ терял ценность, пергамент счищали, подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации.

С увеличением количества создаваемых документов менялась графика письма: первоначально использовались уставная манера письма – выписывание букв с прямыми очертаниями, но в XIV в. стал использоваться полуустав, ускоривший процесс письма за счет выносных букв и сокращения отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться лишь точка в конце предложения.

В системе церковной (монастырской) документации Древней Руси оформился такой своеобразный жанр как жития святых. Они составлялись по твердым, неизменным правилам, где форма господствовала над содержанием.

Несмотря на достаточно широкую практику документирования фактов и явлений частной и общественной жизни людей, говорить о делопроизводстве во времена Древнерусского государства как о какой-либо системе еще преждевременно. Но это был период, когда постепенно складывались традиции создания документов, их обработки и хранения, начал формироваться профессиональный цех специалистов по работе с документами – дьяков, подьячих, писцов, - появились предпосылки к законодательной регламентации делопроизводства. В этот период появились и получили распространение унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины XV в. по мере превращения Московского княжества в Великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции административного управления в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами – центральными исполнительными органами. Происхождение приказов как структурных единиц управления связано с практикой дачи поручений (приказов) великого князя своим подчиненным.

В период действия делопроизводства, получившего название «приказного», царь издавал указы, акты, жалованные грамоты; Боярская дума – приговоры. От приказов на места направлялись «памяти». На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» - приказную избу со штатом в виде «меньших» воевод, дьяков и подьячих. Из приказных изб «на верх» посылались «отписки» (отсюда родилось название бессодержательного чиновничьего ответа на какое-либо обращение). В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство. В правовом отношении приказное делопроизводство, формируясь постепенно, закреплялось в Судебниках 1497, 1550, 1589 гг. и в Соборном уложении 1649г. Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо делу, вопросу и «делопроизводство» как процесс производства («вершение») дел. Приказная изба делилась на столы. Например, Нижегородская съезжая изба в 1663г. состояла из четырех столов: денежного, где хранилась казна и приходно-расходные книги; судного, занимавшегося делопроизводством по вершенным и невершенным судебным делам; сыскного, поместного и ямского, хранившего царские грамоты о поместных делах. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В приказах происходит выделение делопроизводства в особую сферу деятельности, формируется слой служивых людей – профессиональных чиновников, для которых документ стал основным предметом их труда. Приказов по разным источникам насчитывалось от 50 до 70. В каждом из них было от 3 до 10, а в некоторых приказах – до 400 с лишним «приказных людей». В Посольском приказе, например, насчитывалось 447 сотрудников.

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. Кроме приказных изб на местах были такие органы, как земская изба, возглавляемые старостами, городничими. Схему государственного аппарата, сложившегося в России к XVII в., отличает определенная четкость . Представляет интерес и структура самого органа государственной власти – приказа .

В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, - структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по территориальному принципу. Для приведения в исполнение разных распоряжений существовали особые должности – толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять переписку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единоличного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопроизводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмоводство.

В приказах постепенно формировался слой профессиональных чиновников из незнатных служилых людей – знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение государственных вопросов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. На входящем документе указывались дата поступления и автор. Если по делу требовалась справка, то дьяк делал на обороте документа пометку – «выписать», а после исполнения – «вклеить в столп» (подклеить к делу). Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с обратной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, надо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения документы быстро ветшали. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной. Например, Соборное уложение 1649г., содержавшее основные законы России XVII в., имело общую длину столбца 309 метров. Чтобы свиток при разматывании не волочился, его наматывали на деревянный стержень – так родилось слово «волокита», смысл которого не требует особого пояснения, - речь идет о необоснованном затягивании принятия решения. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. Тетрадь – это лист бумаги, сложенный вдвое. По мере необходимости накопившиеся тетради переплетались и составляли собой книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно огромное количество разновидностей книг – более трехсот. Это – ужинные, денежные и другие книги. Но основной формой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (челобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период документы группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки это документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты – это царские указы, посылаемые из приказов на места – боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и другим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных. Приказы по праву можно назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество ненужных инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били батогами, лишали жалованья.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. – своя, отечественная. Первую бумажную «мельницу» (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриарха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удовлетворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей железа и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков – наростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпичной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточно хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают историки, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварцевым песком. Московские приказы пользовались песком, привозимым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чистым. С появлением так называемой скорописи (начертание округлых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр – совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в определенной последовательности, специфической для каждого вида документа. Формуляр – результат повторяемости управленческих ситуаций и управленческих действий. В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и содержание документа составляли один сплошной текст. Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого – кому): “От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкассому…”. Или: “… князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами…”, а затем излагалось существо вопроса.Челобитные и отписки начинались с обращения: “Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой…” Или: “Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов…”

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами (“бьет челом холоп твой”); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети – сиротами; духовные лица – богомольцами.

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана: “Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день”.

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: “К сей челобитной Демьянко Власов руку приложил”, а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых стабильных элементах текста для каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: ”… вели государь мне дать…”, а заканчивалось: “… царь-государь смилуйся пожалуй…”.

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

Вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;

Постановления о финансовом управлении;

Отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;

Постановления о полицейской деятельности воеводы;

Определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

Поступление документа на рассмотрение;

Подготовка дела к “докладу”;

Рассмотрение и решение дела;

Оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение (“отпуск”), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение – рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими “памятями” или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем проставлялась дата, и дьяк делал помету “Выписать”, что означало “Навести справки”. Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению (“докладу”) занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса – думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело. Подьячий «справлял», т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью – «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

Руководители приказов – судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам … руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые намечается обособление оконченных дел от «текущих». Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

Таким образом, можно сделать вывод, что к концу XVII в. работа с документами в аппарате управления сосредоточилась в руках особой группы служилых людей – дьяков и подьячих. В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в формировании российского делопроизводства. Однако установление на законодательном уровне общих административных и делопроизводственных правил, регламентация всех сторон деятельности канцелярий и архивных учреждений были еще впереди, на следующем этапе развития системы государственного управления.

Новый этап становления российского делопроизводства связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. В 1699г. Петр I ввел в обращение гербовую бумагу, в 1700г. издал указы об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме (листовой и книжной). В результате реформ в области управления (1717-1720гг.) была создана новая система государственных учреждений: в центре – Сенат, Синод, Государев кабинет и 12 коллегий (Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат), заменивших собой более полусотни приказов; на местах – губернаторы, воеводы, магистраты и другие органы власти. Каждая из 12 коллегий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Характерной чертой новой системы управления была коллегиальность в принятии решений. Система делопроизводства в связи с преобразованиями государственного аппарата управления получила название коллежской – по названию центральных учреждений нового типа.

Первоначально коллегии руководствовались в работе собственными регламентами, затем законодательной базой их деятельности стал «Генеральный регламент», подписанный Петром I 28 февраля 1720г., ставший основой не только организации деятельности государственного аппарата, но и важнейшим актом, определившим развитие делопроизводства в России на весь XVIII в. Генеральный регламент установил законченную организационную форму и систему норм и правил по обеспечению документирования деятельности коллегий, получившей название «коллежской». В регламенте обстоятельно раскрываются структура и функции канцелярии, приводится отдельная глава о секретарском чине, который становится центральной фигурой канцелярии – ее управляющим. Секретарь составлял самые важные бумаги и нес ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформлению решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Остальные документы готовились канцеляристами.

Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). Часть документов составлялась по «генеральным формулярам», т.е. обязательным формам документов с набором соответствующих реквизитов. Нотариус вел протоколы заседаний и реестр дел, регистратор отвечал за регистрацию входящих и исходящих документов, актуариус вел общий журнал входящих документов и отвечал за сохранность бумаг. Все сотрудники канцелярии имели детально расписанные обязанности и строго отвечали за их исполнение.

Генеральным регламентом были особо четко оговорены процессы регистрации входящих и исходящих документов, впервые определен порядок сдачи в архив законченных производством дел, а также введено само понятие архива и установлена должность архивариуса. Контроль за исполнением документов возлагался на прокурора коллегии, были установлены типовые сроки исполнения отдельных видов документов. Особое внимание уделялось исполнению указов государя; их несвоевременное исполнение каралось строго, в отдельных случаях – смертной казнью. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов.

Генеральный регламент устанавливал последовательность рассмотрения дел: в первую очередь рассматривались государственные дела, затем – частные. На решение государственных дел отводилась неделя, частные дела по жалобам должны были решаться в течение шести месяцев. Первоначально эти сроки выдерживались, однако позже они перестали выдерживаться из-за накопления большого количества нерешенных дел – сенатское и коллежское делопроизводство отмечалось чрезвычайной медлительностью. Некоторые сенатские дела, особенно судебные, тянулись годами, и не каждый из участников доживал до разрешения спора.

Наиболее тщательно в Генеральном регламенте были проработаны вопросы регистрации документов, правильное ведение которой обеспечивало сохранность документов, быстрое их нахождение, контроль за движением документов и их исполнением. Детально были проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Петр I впервые стал лично подписывать издаваемые им указы (ранее, в 1716г. был издан указ о подписании главами губернской администрации доношений в Сенат; позднее эта норма была введена в Генеральный регламент).

Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была определена регламентом. Так, нотариус вел протоколы по делам, решавшимся в коллегии. Каждый день на особом листе он записывал дела, какие докладывались присутствию, и составлял по ним решение. По окончании месяца листы переписывались набело и переплетались. Нотариус вел реестр нерешенных дел, а секретарь отмечал, у кого находится в производстве каждое дело. Реестр постоянно находился на столе присутствия, чтобы члены коллегии могли видеть, сколько у них нерешенных дел. Актуариус вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал канцелярскими принадлежностями. В ведении регистратора находились журнал и четыре регистрационных книги. В журнал в течение года регистратор кратко записывал содержание всех дел, решенных в коллегии (записи располагались по алфавиту с указанием, куда и когда послано дело); он же вел регистрационные книги («регистратуры») A, B, C и D. Книги A и B были предназначены для регистрации исходящих документов, C и D – для регистрации входящих. Коллежская система делопроизводства предусматривала регистрацию документов не только в течение всего процесса производства дела, но и после – в архиве. Если в приказах на поступивших документах дьяк проставлял дату поступления, то в коллегиях наряду с датой появляется и регистрационный номер, соответствовавший номеру записи в регистрационной книге. Книга A использовалась для записи краткого содержания всех документов – реляций и докладов, отправленных из коллегии на имя царя или в Сенат; книга B – для записи краткого содержания документов, направленных другим учреждениям и лицам; книга C содержала расположенные в хронологической последовательности краткие выписки из указов и рапортов, полученных в течение года от царя и Сената, с указанием номера присланной бумаги и номера, присвоенного ей в коллегии, а также реестр к ним. Все это по завершении года переплеталось и приобретало форму книги. Книга D содержала краткие выписки из всех полученных от коллегий, губерний и других учреждений и лиц документов, которые группировались по территориальному и хронологическому принципам и по завершении года вместе с реестром переплетались.

Генеральный регламент устанавливал процедуру рассмотрения и решения вопроса: вступление дела, подготовка дела к слушанию (рассмотрению и решению), слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, хранение дел в архиве.

Все пакеты, адресованные в адрес коллегии, сдавались дежурному чиновнику, который расписывался в получении, и, не распечатывая пакеты, передавал их в присутствие. Указы, присылаемые из Сената, распечатывались в присутствии самим президентом коллегии, а остальные бумаги – старшим членом присутствия. Далее все поступившие бумаги помечались секретарем, который обозначал время их поступления, и сдавались актуариусу для записи в регистрационных книгах. При этом на входящем документе проставлялся регистрационный номер, а в регистрационной книге помечалось, в какой стол передана бумага на исполнение. Служащим документы передавались под расписку, вносившуюся, в так называемую, квитанционную книгу. При возвращении дела такие расписки уничтожались, а в книге отмечалось время возвращения дела.

Еще один документ XVIII в. важен для понимания профессии и места службы делопроизводства и ее работников в системе государственных учреждений. 24 января 1722г. был введен «Табель о рангах всех чинов воинских, статских и придворных, которые в каком классе чины…» - законодательный акт, по которому государственная служба была разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая разновидность службы делилась на 14 ступеней – классов. «Чины давались за службу в порядке постепенности и как бы обозначали степень деловой подготовки служащих и их пригодность к занятию определенных должностей».

Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственное дворянство, от X до XIV – личное дворянство. Согласно Табели о рангах, утвержденной Петром I , обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегии – чин VII класса; обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате – чин VIII класса; секретари в воинской и иностранной коллегии, а также сенатские протоколисты и переводчики – чин IX класса; секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской, адмиралтейской и иностранной коллегии получали чины X класса; секретари в надворных судах и канцеляриях в губерниях – чины XII класса; секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские – чины XIII класса; актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях – чины XIV класса.

Начиная с XVIII в. эволюция «Табели» шла в направлении ее упрощения, утончения названий чинов и их места в служебной иерархии. В результате к началу XIX в. номенклатура гражданских чинов приобрела такой вид:

Одним из главных организационных принципов государственной службы было обязательное прохождение всей служебной лестницы снизу вверх целиком, начиная с выслуги низшего классного чина. В каждом классе чиновник должен был прослужить известный минимум лет, но за особые заслуги по службе этот срок мог быть сокращен. Таким образом, служба начиналась с работы с документами и чины с XIV по X можно было получить, работая в канцеляриях.

Среди проявлений чинопочитания важное значение приобрели формулы титулования – титул по классу или должности. Хотя эти формулы не были установлены законом и сложились постепенно на практике, к концу XVIII в. титулов было пять:

I и II классы – Ваше Высокопревосходительство,

III и IV классы – Ваше Превосходительство,

V класс – Ваше высокородие,

VI-VIII классы – Ваше Высокоблагородие,

IX-XIV классы – Ваше благородие.

Пользование титулом применялось во всех случаях обращения устного и письменного к вышестоящему по службе или по общественному положению.

В результате реформ в делопроизводстве и в практике управления по примеру западных образцов появились многие новые термины и названия документов: указы, регламенты, архив, архивариус, протоколы, рапорты, корреспонденция, журналы, инструкция, реляция, прошения (вместо – челобитная), инспектор, администратор и др., которые находят применение и в наше время. Существенные изменения претерпевает форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы. В коллежском делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом дата документа, которая теперь пишется под текстом с левой стороны листа. Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа, хотя требование указывать краткое содержание документа (заголовок к тексту) как норма оформляется только в делопроизводстве министерств в XIX в.

Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии работы над документом: подписи, отметки о согласовании, регистрационные номера, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

Реформы Петра I были важным этапом в совершенствовании управления государством, однако они затронули только центральный уровень управления, были неполными, непоследовательными, что сказалось на развитии делопроизводства. Завершила реформу учреждений и коллегиального делопроизводства Екатерина II, издав закон от 7 ноября 1775г. «Учреждения для управления губерний», внесший единообразие в структуру управления на местах.

В соответствии с законом от 7 ноября 1775г. губернское правление получало от Сената указы, в свою очередь посылало собственные указы подчиненным должностным лицам на местах, получая в ответ доношения, рапорты. Штат губернских канцелярий состоял из секретарей (старших и младших), протоколиста, регистратора, журналиста, канцеляристов, писцов, переводчика, архивариуса. Количественный состав служащих канцелярии зависел от числа решаемых дел.

В целом коллежское делопроизводство, сложившееся на базе реформ государственного управления Петра I и Екатерины II, представляет собой систему, характеризующуюся высоким уровнем законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярий, строгим закреплением за должностными лицами и рядовыми работниками их обязанностей. Коллежское делопроизводство заложило основы, на которых развивалось российское делопроизводство в последующие полтора столетия.

В начале XIX в. (1801-1811 гг.) вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. В 1802г. были созданы первые восемь министерств: военно-сухопутных сил, военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции – и, на правах министерства, Государственное казначейство. Каждому министерству предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами был учрежден Комитет министров – высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже (в 1810г.) был создан Государственный совет – высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим была проведена реформа Сената, который стал высшей судебной инстанцией, выполнявшей также функцию надзора за правительственным аппаратом. Министерское управление как более гибкое и оперативное законодательство было закреплено Манифестом от 25 июня 1811г. «Общее учреждение министерств». С введением министерств коллегиальная процедура принятия решений была заменена на единоличную, что повлекло за собой изменение организационной структуры центральных органов управления государством и сказалось на делопроизводственном обеспечении их работы. Система делопроизводства этого периода (вплоть до Февральской революции 1917г.) получила название «министерской». Ее также называют «исполнительной», поскольку принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей.

Манифест был подготовлен выдающимся государственным деятелем XIX в., советником Александра I, зачинателем многих либеральных преобразований в России того времени – М.М. Сперанским.

Аппарат управления министерства согласно Манифесту состоял из департаментов, которые делились на отделения, а отделения – на столы. В каждом департаменте действовал совещательный орган, включающий директора департамента и начальников отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте – канцелярия департамента. Канцелярия министра, в которой было сосредоточено «письмоводство» министерства, управлялась директором, делилась подобно департаментам на отделения и столы, возглавляемые столоначальниками. Министерское делопроизводство характеризуется расширением видового состава документации, увеличением объемов переписки, унификацией форм документов. Согласно Манифесту (§96) «Образ производства дел (документов) заключает в себе: 1) порядок вступления дел, 2) движение их, или собственно так называемое производство, 3) отправление дел, 4) ревизию и 5) отчеты…». Иначе говоря, Манифестом были определены основные этапы работы с документацией: организация приема и регистрация входящих документов, направление на исполнение и их исполнение, контроль за исполнением, регистрация исходящих документов, отправка документов адресатам.

В целом организация работы с документами в рамках министерского делопроизводства представляла собой четкую систему движения документов (на современном языке – документооборот), включая и архивное хранение. Особое внимание в министерском делопроизводстве уделялось контролю исполнения (ревизии) документов. Контроль исполнения проводился по следующим показателям: «1) В порядке ли дела содержатся. 2) Верно ли составляются им заглавия. 3) Нет ли медленности в делопроизводстве. 4) Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности». Самостоятельной стадией «производства дела» была «отправка дел», т.е. регистрация отправляемых документов в журналах и непосредственно отправка (складывание документа, написание адреса и др.).

Важным событием в развитии делопроизводства, связанным с законом 1811г., следует считать появление бланков документов. Предусмотрены были четыре формы бланков с угловым расположением реквизитов, ставших обязательными при оформлении служебной переписки. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включаются наименование учреждения, наименования структурных подразделений (департамент, отделение, стол), дата и регистрационный номер документа. Обособленное место занимает заголовок к тексту документа, который располагается непосредственно под реквизитами бланка (так же, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер поступившего документа»), которая пока не унифицирована и может выглядеть по-разному: «Ответ на №…» или «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ, и его личную подпись. Другие виды документов, такие как указы, протоколы, докладные записки, писались без бланков.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальной период своего становления, она не была столь гибкой, как требовалось в конце XIX в. При быстро меняющихся общественных отношениях система делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в военном ведомстве, а затем и в гражданских учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление было поистине революционным шагом в документировании: оно ускорило ведение письменных работ, позволило одновременно с подлинником изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Кроме того, за счет использования машинописного текста сократился объем документов, которые приобрели более компактную форму.

Изобретение телеграфа способствовало появлению нового типа печатных отправлений – телеграммы, а изобретение телефона – появлению телефонограмм – письменных документов, переданных по телефону.

В конце XIX – начале XX в. все большее внимание уделяется системе регистрации документов, необходимости ее упрощения за счет централизации. Эта идея в корне противоречила идее «Общего учреждения министерств», в соответствии с которой создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.

Упрощение делопроизводства проводилось и в отдельных ведомствах, в частности в военном, в котором в 1911г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» была введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов: для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов – рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, были установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В Положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, которые могли ускорить работу с документами.

Однако работа по совершенствованию делопроизводства, проводившаяся в военном ведомстве, по причине начавшейся вскоре первой мировой войны не была поддержана другими министерствами и ведомствами. Происшедший в 1917г. социально-политический переворот – сначала Февральская буржуазно-демократическая, а затем Октябрьская социалистическая революции – привел к полному разрушению государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но создавался на принципиально новых началах.

Советский период становления и развития делопроизводства можно разделить на два этапа: первый (1917-1973гг.) – от отдельных правительственных мер по упорядочиванию документирования архивного дела до внедрения в стране Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); второй (1973-1991гг.) – годы формирования основ современного делопроизводства, ставших после очередной революции в судьбе великой страны (1991г.) базой становления делопроизводства в Российской Федерации на основе новых информационных технологий.

После революции в октябре 1917г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного обеспечения управления заметно понизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению «письмоводства», сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты. В первые годы был принят ряд следующих законодательных актов:

Декрет Совета народных комиссаров (СНК) от 11 ноября 1917г. «Об уничтожении сословий и гражданских чинов», отменивший в отношении граждан и в переписке указания на чины и титулы;

Постановление СНК от 2 марта 1918г. «О форме бланков государственных учреждений», установившее форму официальных документов и перечень реквизитов;

Постановление Совета рабочей и крестьянской обороны (СРКО) от 8 декабря 1918г. «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты», предусматривающее, кроме прочего, замену переписки на телефонные переговоры и жесткий контроль за исполнением распорядительных документов.

На первых порах был проведен ряд Всероссийских конференций, созданы в Таганроге и Казани научно-исследовательские институты, сделавшие определенный вклад в оптимизацию работы советских учреждений. В эти годы шла активная и успешная работа теоретиков и практиков управления.

В 1922г. Народным комиссариатом рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был образован отдел нормализации с секцией делопроизводства, которая занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в государственном аппарате. В середине 20-х годов были образованы две важные научно-исследовательские организации – Государственное бюро организации строительства «Оргстрой» и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны. В 1928г. ИТУ совместно с архивной службой страны (Центрархив РСФСР) были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых предлагались рекомендации по составлению перечней документов и дел, обращающихся в учреждениях, включая списание и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. В 1931г. был издан проект «Общих правил документирования и документооборота», разработанный на основе передового опыта, в том числе зарубежного. Правила детально описывали порядок обработки документации, но в связи с ликвидацией института в 1932г. они не были доработаны по замечаниям практиков и не утверждены руководством.

В 20-30-е годы развивались системы специальной документации (бухгалтерской, статистической, кадровой и др.), издавался ряд журналов, на страницах которых рассматривались проблемы документирования управленческого труда («Вопросы организации и управления», «Техника управления» и др.), был выпущен целый ряд учебников, учебно-практических пособий и научных трудов по делопроизводству. В 1936г. Конституцией страны были законодательно установлены виды распорядительных документов, которые могли издавать органы власти и управления, среди них (сверху вниз от Верховного Совета СССР до руководителей организаций и предприятий): законы, указы, постановления, приказы, инструкции, решения, распоряжения.

В связи с закрытием ИТУ, отсутствием в стране единого организационного центра, вопросы дальнейшего совершенствования делопроизводственного обеспечения управления стали весьма актуальными. В июне 1941г., перед началом Великой Отечественной войны, состоялось 1-е Межотраслевое совещание по вопросам механизации управленческого труда и делопроизводства. Совещание наметило глубокую научнообоснованную программу по улучшению сложившейся ситуации, но она в связи с началом войны не была реализована.

В военные 40-е и последующие, включая 60-е, годы архивные организации страны были наделены большими полномочиями по организации делопроизводства и архивного дела. В 1963г. Главархивом СССР был подготовлен первый общесоюзный нормативный документ, касающийся делопроизводства, - «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР», который на длительное время стал единственным руководящим материалом, способствовавшим упорядочению деятельности служб документационного обеспечения управления и архивов.

В 1963г. постановлением Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР» от 25 июля 1963г. №829 была поручена Главархиву СССР разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в целях оптимизации работы с управленческой документацией в стране на базе применения новой техники. Для разработки ЕГСД в системе Главархива был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Работа по созданию ЕГСД была включена в пятилетний план развития народного хозяйства СССР на 1966-1970гг.

В 1973г. основные положения ЕГСД были утверждены Государственным комитетом СМ СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования в практической работе. С этого момента начался второй этап становления и развития делопроизводственного обеспечения управления в стране, продлившийся вплоть до разрушения СССР в 1991г.

Целью ЕГСД являлись выработка и внедрение в практику на единой основе рациональных форм и методов делопроизводственного обслуживания. Основные положения ЕГСД состоят из общей части, восьми тематических разделов и положений. В них сформулированы общие правила документирования управленческой деятельности, изложены принцип унификации документов, требования к формулярам организационно-распорядительных документов, структуре построения текстов документов, их языку и стилю.

В течение 70-х годов советское делопроизводство получило значительное развитие. Кроме создания ЕГСД был разработан целый ряд государственных стандартов первостепенного значения. Среди них: ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ 6.38-72 «Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец», подвергшиеся впоследствии переработке и объединению в один стандарт (ГОСТ 6.38-90); ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения», определивший требования к унифицированным формам организационно-распорядительных документов (переработан в 1988г.). В середине 80-х годов ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие «делопроизводство» именуют также термином «документационное обеспечение управления» (ДОУ).

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом…» (4.4, ст.29). Это положение развито в новейшем правовом акте – Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006г. № 149-ФЗ .

Федеральный закон содержит ряд важных положений, связанных с документационным обеспечением управления. Закон регулирует отношения, связанные с осуществлением права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; применение информационных технологий; обеспечение защиты информации; дает определение таких понятий как документированная информация, электронное сообщение, конфиденциальность информации и др.

Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ .

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь – Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. № 65-ст.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

Профессором М.В. Лариным предлагается закон «О документации», который должен определить основные направления государственного регулирования работы с документами в сфере управления, в том числе:

Полномочия государства по отношению к документации организаций всех форм собственности;

Ответственность организаций за документирование своей основной деятельности в установленном государством порядке;

Унификацию форм документов, создающихся и обращающихся в сфере управления;

Организацию и основные правила документооборота (документных коммуникаций между юридическими лицами, юридическими лицами и гражданами);

Требования и условия обеспечения достоверности и доказательности документированной информации, юридического значения документов на различных носителях;

Унификацию структур, полномочий и функций служб документационного обеспечения в зависимости от уровней и масштабов деятельности организаций;

Регулирование права собственности на документы, обеспечения их сохранности и передачи на государственное архивное хранение;

Реализацию права на доступ юридических и физических лиц к документированной информации организаций;

Организацию и поддержку научно-исследовательских и проектных работ в этой области, а также системы лицензирования и сертификации программных, технологических и технических средств обработки управленческих документов.

Кроме предложенного закона в стране должны действовать целый ряд подзаконных нормативных актов, устанавливающих единые требования к управленческой документации. Например, в их состав следует включить:

Типовые инструкции по управлению документацией в различных видах организаций и отраслях деятельности;

Типовое положение о службе управления документацией;

Типовые положения о порядке документирования информации;

Типовые положения о порядке доступа к документам и использования документированной информации;

Типовые перечни документов постоянного срока хранения;

Перечни документов с указанием сроков хранения;

Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

Правила работы архивов организаций;

Государственные национальные стандарты, общероссийские классификаторы документов и др.

Истоки профессии документоведа можно отнести к древнему Египту, где зарождается профессия писца – составителя и переписчика документа. Она была одной из уважаемых профессий. Написание документа требовало много труда. Чтобы стать писцом, надо было прилежно и долго учиться. Восхваление профессии писца в Египте дошло до нас в нескольких папирусах. Вот как сравнивает свою профессию с другими египетский писец Хети времен XII династии (1991-1785гг. до н.э.).

«Я видел кузнеца за его работой. Его пальцы покрыты морщинками, как крокодилова кожа… каменщик постоянно борется с твердым камнем… парикмахер бреет до самой ночи, и только когда садится есть, он может опереться на локти, чтобы отдохнуть… лодочник плавает, чтобы получить плату за свой труд… посол завещает свое имущество детям, когда уезжает в дальние страны, потому что опасается встречи с дикими животными или разбойниками… обувщик несчастен, все время стонет, когда дубит кожу… профессия же писца является самой важной, потому что на этом свете нет праздных слов. Кто с детства научится этому, станет уважаемым человеком».

Ко всему вышесказанному, можно лишь добавить, что профессия документоведа прошла очень большой и сложный путь совершенствования от древности и до наших дней. Менялись периоды развития документа: от приказов до коллегий, от коллегий до министерств. Каждый из периодов развития делопроизводства внес свои незаменимые традиции и нормативы в области создания и оформления документов. И, вроде бы, уже все, что можно было, усовершенствовали и унифицировали, но, мне, кажется, что уже в XXII в. наше время будет очередным этапом в развитии делопроизводства.

АННОТАЦИЯ

Цель работы:

Выявить основные этапы развития делопроизводства в России.

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………...3

1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ.................6

2. ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО……………………………….8

3. СИСТЕМА КОЛЛЕЖСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА……………10

4. СИСТЕМА МИНИСТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА………...11

5.УПРАВЛЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В 1945 – 1990 ГГ……...21

ЗАКЛЮЧЕНИЕ …………………………………………………………..26

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК…………………………………...28

ВВЕДЕНИЕ

Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т.п.) и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.

С развитием письменности документы стали способом общения и передачи информации.

«Создание министерств привело к возникновению огромного бумажного делопроизводства. Отчеты, доклады, циркуляры и распоряжения стали теперь одним из главных средств управления. В результате этого выросли штаты чиновников. Возникла незримая, но достаточно могущественная власть канцелярии и бюрократии, свойственная истории XIX века».

Актуальность этих слов из монографии «Русская история. От Екатерины Великой до Александра II» (авторы И. Заичкин и И. Почкаев) очевидна и свойственна истории делопроизводства XIXи XXвеков.

Новые формы, организация и задачи центральных органов государственного управления были закреплены манифестом 8 сентября 1802 года, которым коллегии были преобразованы в министерства.

В.Ключевский писал в «Курсе русской истории»: «Прежние коллегии подчинены министерствам как их департаменты; главным отличием новых органов центрального управления была их единоличная власть: каждое ведомство управлялось министром вместо прежнего коллегиального присутствия».

XIX в. характеризуется обилием новых видов государственных документов. Многие из старых документов получили новые названия.

Так, законодательные и распорядительные акты органов государственной власти стали оформляться указами, инструкциями, регламентами, протоколами и др.

Возросло количество форм «переписки»: письма, доношения, известия, требования, рапорты, прошения и др. Большое внимание уделялось унификации документов, т. е. были подготовлены инструктивные указания с изложением по пунктам о составлении документов по определенной форме. Для ряда документов, таких, как дипломы, патенты и пр., были созданы генеральные формуляры-образцы, по которым они должны были составляться.

В конце XIX века из-за границы в Россию стали поступать, как мы сейчас их называем, «технические средства»: пишущие машины, множительные аппараты (гектографы, стеклографы, шапирографы), получила развитие стенография.

1. ВОЗНИКНОВЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.

В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг, работе с ними занимали главное место. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.

Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства – приказах – несколько столетий назад (ХV – ХVI в.в.). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопрсов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной (в ХVIII – ХIХ и начале ХХ в.- прошение). К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе – его «делопроизводство». Совокупность дел также называли делопроизводством.

В ХVIII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720г.) Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.

Но и Генеральный регламент и последующее законодательство ХIХ и начала ХХ в. под делопроизводством понимали главным образом порядок письменного оформления производства дел, а также переписку. Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования. Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении – большом малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может. В силу этого административное производство было самым распространенным. Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.

Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных. Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.

2. ПРИКАЗНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

В конце ХV в. появляются первые приказы – центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство. Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.

Представляет интерес и структура самого органа государственной власти – приказа:

СУДЬЯ

ДЬЯКИ

ПОДЪЯЧИЕ

СТАРЫЕ
СРЕДНИЕ РУКИ
МОЛОДШИЕ

Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа – «черное письмо» – составлял подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.

В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 – 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание. Не были развиты также делопроизводственные операции, такие как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением. И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приемы и методы создания, оформления и обработки их.

Таким образом, в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе «поручений» - какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.

3. СИСТЕМА КОЛЛЕЖСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Взамен устаревшей системы приказов в 1717 – 1718 г.г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине. К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования. Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря. 27 февраля 1720 г. можно считать датой рождения секретарской должности на Руси. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: регистраторы, актуариусы, архивариусы, конеисты, писцы, фискомы. В Генеральном регламенте четко определены права, обязанности, пределы компетенции и даже режим работы конторских служителей. В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива – общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый. Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Таким образом, XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.

4. СИСТЕМА МИНИСТЕРСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Начало XIX в. ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления - высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления - министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как исполнительное.

Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства - Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже - 1 января 1810 г. создан Государственный совет - высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.

Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» - законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами. В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними. Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений - директорам департаментов, столоначальники - начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения». В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников - журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих. «Общим учреждением министерств» вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов и до их архивного хранения. Особое место уделено порядку «сношений» (переписке) министерств с другими учреждениями.

Содержание «Общего учреждения министерств» свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство (для обозначения этой деятельности в XIX в. широко употреблялся самостоятельный термин - письмоводство), и движение документов и дел («порядок течения дел»), понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или «производства дел» (используя современную терминологию, - процесс принятия управленческих решений). Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты. В канцелярию министра поступали указы и повеления верховной власти, переписка министра с другими министрами и главноуправляющими, губернаторами и вообще лицами равного звания. Представления от подчиненных органов направлялись министру в случае крайней важности или срочности. На его имя поступали отзывы на его предписания и жалобы на решения департаментов, а также секретные дела. Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра. Все поступающие в министерство дела делились на три категории: текущие дела (дела, поступавшие на общих основаниях в соответствии с установленным порядком) - донесения, ведомости, представления, переписка и др.; чрезвычайные дела - для их решения требовалось принятие новых постановлений, или дела по обнаруженным злоупотреблениям; дела, «не терпящие времени», или срочные. Дела чрезвычайные и срочные рассматривались в первую очередь. О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента - правитель дел канцелярии департамента. Эта стадия являлась, по сути, предварительным рассмотрением дела и не влекла за собой никаких решений, но определяла дальнейший ход бумаги в министерстве. Общий порядок движения дел в министерствах строго регламентировался, и редкое дело могло избежать участи пройти весь путь его подготовки и рассмотрения - от отдельного стола в составе того или иного отделения, через директора департамента, а нередко и общего присутствия департамента или объединенного присутствия нескольких департаментов (в случае крайней сложности дела) до министра, а иногда и совета министра, смотря по сложности дела. Это касалось и дел, поступавших на имя министра и решавшихся его властью. Кроме того, первоначально в министерском делопроизводстве преобладал «коллежский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения «слово в слово» всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров. С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записки - изложения только самого существа вопроса. Все это превращало документооборот учреждений в сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени, учитывая, что основными инструментами канцелярии были перо и бумага, а единственной системой регистрации - журнальная. Автор известного «Руководства к наглядному изучению административного течения бумаг в России» (1856 г.) М.Н. Катков называет 54 делопроизводственных операции при рассмотрении дела в Губернском правлении, 34 - в департаменте министерства, 36 - в Комитете министров.

Документы, создававшиеся в процессе «производства дела» можно разделить на две группы:

Документы, составлявшие внутреннее делопроизводство учреждения (записки, справки, выписки, журналы заседаний, регистрационные журналы, настольные реестры и др.);

Документы, поступавшие в учреждение из других учреждений и отправлявшиеся в другие учреждения, в том числе - «исполнительные бумаги».

Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась «иерархия властей и мест», определившая систему «сношений» учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как «вписаться» в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора - указы, повеления; от Государственного совета - высочайше утвержденные мнения; от Сената - сенатские указы; от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления. С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления. Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в. систему документирования местных учреждений.

Самостоятельную стадию «производства дела» составляла «отправка дел», включавшая регистрацию отправляемых документов в журналах и непосредственно отправку (запечатывание в пакет, надписание адреса и др.). До середины XIX в., когда в России появились почтовые конверты и марки, законом предусматривалось, что все исходящие бумаги должны отправляться в виде пакетов - документ складывался в виде конверта и запечатывался сургучной печатью. Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и лицам, существовали отдельные журналы. Особенность последних состояла в том, что они предусматривали запись сведений (об исполнении отправленной бумаги), которые обязано было сообщать каждое присутственное место особыми рапортами. По существу эти сведения использовались для контроля исполнения документов, поскольку дело не считалось завершенным, пока не было получено рапорта об исполнении или о невозможности исполнить решение по каким-либо причинам. Ревизия дел - проверка ведения дел - по «Общему учреждению министерств» составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях - начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел. Последняя стадия «производства дел» по «Общему учреждению министерств» - отчеты. Законом устанавливалось три вида отчетов:

Отчеты в суммах;

Отчеты в делах;

Отчеты в «видах и предположениях».

Отчеты в суммах являлись финансовыми отчетами, отчеты в делах - отчетами о деятельности, последние отчеты представляли; собой планы работы на следующий год. Отчеты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчетов департаментов директор канцелярии coставлял сводные отчеты по министерству. Серьезные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения - автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №...» или: «От такого-то» и т.п.

Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, - это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определенную форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.

На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. Благодаря принятой в то время системе кодификации законодательства в Сводах законов Российской империи достаточно легко получить подробные сведения о законодательной регламентации делопроизводства учреждений любого уровня. Своды законов начинают издаваться с 1832 г. Затем, пополняясь новыми узаконениями, переиздаются в 1842, 1857 и последующие годы. Первые два тома Сводов содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство. Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники - сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII - начала XIX вв. начинают издаваться регулярно. Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.

Цель издания сборников образцов документов - дать полное руководство о порядке производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства» и приложением форм документов. Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения. На фоне обширной делопроизводственной литературы этого периода совершенно самостоятельное значение имеют работы Н.В. Варадинова - «Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел» (СПб., 1857) и ее переиздания с несколько измененным названием 1873 и 1887 гг.

Делопроизводство Н.В. Варадинов разделял на теоретическое и практическое. В теоретическом значении - это «наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел»; практическое делопроизводство - это «общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образам деловых бумаг». К предмету теоретического делопроизводства он отнес: «наружные свойства» деловых бумаг и их «внутренние» свойства.

В разделе о наружных свойствах документов он дает: классификацию деловых бумаг с точки зрения внешней формы:

1)сношения (или отношения);

2)реестры, журналы, протоколы, ведомости, описи, отчеты, книги;

3)официальные письма;

4)записки;

5)выписки;

6) порядок написания текста документа в разного рода деловых бумагах;

7) части деловой бумаги (т.е. формуляр документа): заглавие, особенные пометки, расположение обстоятельств дела, подпись, скрепа, бланковые надписи, «кувертные» надписи;

8) титулы и формулы обращения к разным особам и другие вопросы.

К внутренним свойствам он относит стиль («слог») документов, особенности написания (орфография), принятые в деловых бумагах.

В практическом разделе работы Н.В. Варадинова чрезвычайно ценными являются: предложенная им классификация документов (канцелярские дела и бумаги, сношения присутственных мест и «просительские» дела и бумаги), детальное описание каждой разновидности документа и образцы конкретных документов по каждой разновидности, составляющие более половины его объемного труда.

Несмотря на существенные изменения, которые претерпела система министерского делопроизводства, особенно в начальный период своего становления, к концу XIX в. жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объем рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счет чего сократился объем документов. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки - телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм - письменной записи переданного по телефону сообщения. В конце XIX - начале XX вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении. Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов - рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены четкие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и др. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов. Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот - сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

5. УПРАВЛЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В 1945 – 1990-х гг.

Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Это отнюдь не умаляет достижений отечественной науки в области управления, НОТ, документоведения, в разработке комплекса теоретических и прикладных проблем - создание системы стандартов по документации, Единой государственной системы документации (ЕГСД), общесоюзных классификаторов, унифицированных систем документации, совершенствование специальных систем документации, рекомендации НИИ труда по нормированию и оптимизации деятельности управленческих работников.

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. - подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1967 г. ВНИИДАД разработал только методическую программу исследований. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. «Основные положения ЕГСД» одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. ЕГСД носила комплексный характер, т.е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению. Реализация ее положений повысила общую культуру управления и качество принимаемых решений, позволила оптимизировать структуру и штатную численность управленческого аппарата. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.

Роль и значение документов велики. Они служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом изучения многих научных дисциплин. Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.

В заключение сформулируем выводы по работе:

1. В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

2. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

3. В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.

4. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

5. В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. 1. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция.- Ростов на/Дону: «Феникс», 2001.

2. Басаков М.И. Основы делопроизводства для менеджера.- Ростов на/ Дону: РГЭЛ, 1995.

3. Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. – М.: ЭКСМО, 2006.

4. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. – М.: 1999.

5. Стенюков М.В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу.- Москва: «Приор», 1999.

НОМЕР ЗАНЯТИЯ ПО ПОРЯДКУ 1

Специальность: Право и судебное администрирование

МДК 01.01 «Судебное делопроизводство»

ТЕМА: Основные положения судебного делопроизводства

ЦЕЛИ:

Обучающая: формирование умений логически и полно выстраивать ответ, отличать общее и судебное делопроизводство; формирование знаний о понятии и видах информации, её роли в судебном делопроизводстве; понятии, предмете и методах судебного делопроизводства; задачах и видах судебного делопроизводства; истории судебного делопроизводства в России; взаимосвязи с другими дисциплинами и отраслями права.

Развивающая: совершенствование навыков самостоятельной работы с законодательством; развитие мыслительных операций, умений пользоваться профессиональной терминологией ; развитие способности применять нормы законодательства к конкретным производственным ситуациям.

Воспитательная: формирование интереса к специальности, стремления к глубокому освоению знаний в связи с другими специальными дисциплинами, осознание ценности получаемых знаний на занятиях для профессионального становления; воспитание чувства патриотизма.

ЗАДАЧИ:

Обеспечить восприятие, осмысление и первичное запоминание пройденного материала.

Выработать умение отличать общее от судебного делопроизводства.

Выработать умение правильно классифицировать судебные документы.

Определить значимость темы занятия для дальнейшего успешного изучения дисциплины.

МЕТОДЫ: активные методы обучения, элементы дискуссии.

ТИП ЗАНЯТИЯ: лекционное.

МЕЖПРЕДМЕТНЫЕ СВЯЗИ: Теория государства и права, Конституционное право; Документационное обеспечение управления.

СРЕДСТВА ОБУЧЕНИЯ: компьютерная презентация по теме.

Литература

1. Конституция Российской Федерации: Принята всенародным голосованием 12.12.1993 (с изменениями и дополнениями ) // РГ. – 21.01.2009. - № 7.

2. О Государственном гербе Российской Федерации: Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ (с изменениями и дополнениями ).

3. Об информации, информационных технологиях и о защите информации:

Федеральный закон: от 27.07.2006 N 149-ФЗ (с изменениями и дополнениями) // Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448.

4. О персональных данных: Федеральный закон: от 27.07.2006 N 152-ФЗ (с изменениями и дополнениями ) //Собрание законодательства РФ, 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3451.

5. О техническом регулировании: Федеральный закон от 27.12.2002 N 184-ФЗ (с изменениями и дополнениями ) // Собрание законодательства РФ", 30.12.2002, N 52 (ч. 1), ст. 5140.

6. Басаков М.И. Делопроизводство: Учебное пособие/ М.И. Басаков. – 7-ое изд. перераб и доп. –М.: Изательство –Торговая корпорация и К»,2012 -348 с.

7. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления: учебник – 2-ое изд. –М.: ФОРУМ: ИНФРА –М, 2008. 176 с.

8. Чашин А.Н. Основы судебного делопроизводства: Учебное пособие. –М.: Дело и сервис, 2012. -160 с.

9. Чвиров В.В. Судебное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: РГУП, 2016.- 335 с.

СТРУКТУРА ЗАНЯТИЯ (90 минут)

Организационная часть.

Постановка цели занятия. Актуализация знаний.

Опрос по теме домашнего задания.

Объяснение нового материала.

Закрепление изученного материала.

Подведение итогов занятия.

Домашнее задание.

ХОД ЗАНЯТИЯ

Организационный момент

Приветствие и проверка состояния аудитории, отсутствующих студентов.

Постановка целей занятия. Актуализация знаний.

Объяснение нового материала по теме: « ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ СУДЕБНОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА».

ПЛАН:

Делопроизводство - деятельность по созданию документов и организации работы с ними.

Соответственно судебное делопроизводство - деятельность по созданию документов и организации работы с ними в судебных органах.

Делопроизводство, в том числе судебное, складывается из двух основных блоков:

Создания документов (документирование)

Организации работы с документами.

Цель МДК 01.01 «Судебное делопроизводство» - помощь будущим и практикующим работникам аппаратов судов в рациональной организации делопроизводства.

Предмет МДК 01.01 «Судебное делопроизводство» - знания об организации делопроизводства в судебных органах.

Документированием называется запись необходимой информации на различных носителях по определенным правилам. В современном делопроизводстве применяются две основные формы носителей для документов - бумажная и электронная .

Организация работы с документами есть деятельность по осуществлению документооборота, использованию документов в текущей деятельности юридического лица, а также их хранению. Понятия хранения и использования документов не нуждаются в комментариях в силу их очевидности и обыденности.

«Документооборот - это движение документов с момента их получения (входящие) или создания (исходящие) до завершения исполнения, отправки адресату или поступления на хранение в дело».

Документы, используемые в судах, не являются однородными по своим характеристикам, что дает основание для их классификации по различным основаниям.

Современная наука делопроизводства классифицирует все документы следующим образом:

По способу документирования: рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы.

По сфере использования: организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические.

По месту составления и использования: входящие, исходящие, внутренние.

По уровню доступа: открытые, для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, особой важности, конфиденциальные.

По происхождению: официальные и личные.

По юридической силе: подлинники, дубликаты, заверенные копии, копии.

По форме изложения: индивидуальные, трафаретные, типовые.

По срокам хранения: бессрочные, долговременного хранения, временного хранения.

Структура и характер документационного массива, создаваемого и используемого в судебных органах, детерминируются кругом вопросов, решаемых конкретным органом, и зависят от его (органа) вида. Структура и характер документационного массива различен в судах общей юрисдикции различного уровня, мировых, арбитражных, конституционных и уставных судах.

В судебных органах выделяет три укрупненные группы документов:

основные документы. Содержание этой группы определяется

функциональными особенностями конкретного судебного органа. В эту группу входят судебные дела, производства, обзоры и т. д.

документы по личному составу;

документы экономического обеспечения деятельности судов.

В эту группу входят бухгалтерские балансы, сметы, расчетные ведомости и т. д.

В судебных органах функции по осуществлению делопроизводства возлагаются на определенную категорию работников. Передача функций по осуществлению судебного делопроизводства сотрудникам из числа несудейского аппарата судов преследует цель освобождения судей от выполнения дополнительной, неосновной работы, которая не связана напрямую с осуществлением правосудия.

Судьи освобождаются от составления отчетов, запол нения различных, довольно объемных, статистических карточек, составления сопроводительных писем, регистрации входящей и исходящей документации в журналах разнообразных утвержденных форм, выписывания повесток, оформления и сшивания томов судебных дел и производств, собственноручного ведения протоколов судебных заседаний, прочей рутинной работы, кото рая в силу свой повторяемости и относительной простоты может быть поручена специалисту менее высокой квалификации, чем непосредственно судья.

С учетом чрезвычайной загруженности российских судей это ведет к высвобождению их рабочего времени на организацию судебных процессов, то есть на деятельность, непосредственно связанную с осуществлением правосудия. Подобное размежевания функций правосудия и делопроизводства основано на повсеместно применяемом и проверенном многими поколениями специалистов научном принципе разделения труда.

Однако в области судебного делопроизводства задействован не только технический персонал аппаратов судов, но и непосредственно судьи, вплоть до председателя суда. Судьи и руководи тель суда со своими заместителями осуществляют общее руководство судебным делопроизводством.

Среди основных понятий, используемых в судебном делопроизводстве, являются понятия черновых и подлинных документов, а также их копий. Документ, который отражает авторскую работу над его текстом, называется черновым.

Подлинником официального документа является его единственный либо первый экземпляр.

Копией является объект на бумажном либо электронном носителе, воспроизводящий информацию документа. Копии могут быть выполнены в виде дубликата, выписки либо отпуска.

Дубликатом называется повторный экземпляр основного документа, имеющий равную юридическую силу.

Выписка есть разновидность копии документа, воспроизводящая его часть и заверенная должным образом. Выписки удобны в применении тогда, когда копия и основной документ несопоставимы по размерам. Например, в ходе обычной организационной деятельности председателем суда издаются различные распоряжения, касающиеся разнообразных сторон деятельности суда. Один из пунктов распоряжения за определенное число содержит положение о том, что секретарю судебного заседания предоставляется очередной ежегодный отпуск с указанием дат его начала и окончания. В том случае, если указанному работнику аппарата суда необходима копия этого распоряжения, нет необходимости делать ксерокопию всего распоряжения, занимающего нередко несколько страниц формата А4. Достаточно сделать выписку одного пункта и заверить ее.

Кроме того, судебному делопроизводителю необходимо хорошо представлять себе, что такое «номенклатура дел». В суде ряд исполнительных документов группируется в дела по определенным признакам. «Чтобы правильно сгруппировать документы в дела составляют специальный документ - справочник, который называется «Номенклатура (то есть перечень, список) дел». Этот справочник показывает, какой номер, заголовок и срок хранения нужно написать на скоросшивателе и какие документы затем подшить в данную папку».

Главной отличительной чертой судебного делопроизводства является то, что требование создания, обработки, использования судебных документов базируется на нормах закона Уголовно-процессуального и Гражданского процессуального кодексов Российской Федерации, Кодекса об административных правонарушениях. В этих актах содержатся основные правила, регламентирующие структуру поступающих и создаваемых в суде документов, их обязательные реквизиты, схему движения дела в зависимости от категории дела и порядка его рассмотрения, процессуальные сроки рассмотрения, порядок обращения к исполнению судебных актов и т.д.

Значительная часть информации, обращающейся в судах, подлежит документированию. Документы, возникающие в процессе такого документирования, выполняют ряд функций:

информационная функция заключается в том, что документ является носителем и источником информации;

управленческая функция заключается в том, что созданный документ позволяет руководству суда организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческие процессы в суде;

правовая функция заключается в том, что документ является юридической основой судебной процессуальной деятельности, подтверждает имевшие место факты и события;

коммуникативная функция заключается в том, что документ является предметом, при посредстве которого производится обмен информацией между структурными подразделениями суда, между судами различного уровня, а также между судебной системой и внешней средой,

учетная функция заключается в том, что созданный документ накапливает сведения за определенный период, что позволяет в дальнейшем подвергнуть их количественному анализу;

социальной функция заключается в том, что документ отражает национально-экономическую, политическую, общественную и иные сферы жизни современного общества;

культурно-историческая функция заключается в том, что до кумент является памятником культуры своей эпохи, закреп ляет ее специфику, является источником знаний о событиях прошлых времен.

В литературе можно найти достаточно много определений термина «информация», отражающих различные подходы к толкованию этого понятия. В Федеральном законе Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» дается следующее определение этого термина: «информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

Информатизация – процесс создания оптимальных условий для комплексного применения информационно-коммуникационных технологий (ИКТ) в различных сферах жизни общества, в частности в судебном делопроизводстве.

Информатизация судебной системы обеспечивает:

оперативную информационно-правовую поддержку правоприменительной деятельности судов;

открытость работы всей судебной системы;

повышение оперативности сбора и оформления судебных документов в процессе подготовки и слушания дел;

сокращение сроков рассмотрения дел;

формирование единой информационной технологии судебного делопроизводства в целях сокращения времени на переписку и передачу информации;

доступность для судей и работников аппаратов судов всего объема информации о законодательстве РФ и судебной практике;

полноту и достоверность информации о деятельности судов;

повышение оперативности сбора и обработки соответствующих статистических данных и обеспечение объективного анализа правоприменительной практики;

повышение эффективности кадрового, организационного, материально-технического и ресурсного обеспечения деятельности судов;

информационно-аналитическую поддержку принятия решений во всех сферах обеспечения судебной деятельности.

Постановлением Совета судей Российской Федерации от 11 апреля 2002 г. N 75 утверждена Концепция информатизации судов общей юрисдикции, предусматривающая создание Государственной автоматизированной системы (ГАС) "Правосудие".

ГАС "Правосудие" – это территориально распределенная автоматизированная информационная система, предназначенная для формирования единого информационного пространства судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента (СД) при Верховном Суде Российской Федерации, обеспечивающая информационную и технологическую поддержку судопроизводства на принципах поддержания требуемого баланса между потребностью граждан, общества и государства в свободном обмене информацией и необходимыми ограничениями на распространение информации.

Целями создания ГАС "Правосудие" являются:

Поддержание законности и обоснованности принимаемых судебных решений и качества оформляемых судебных документов.

Сокращение сроков рассмотрения дел и рассмотрения жалоб на основе использования новых информационных технологий, включая средства видеоконференц-связи.

Повышение эффективности процессов судебного делопроизводства и подготовки данных судебной статистики в судах путем сокращения времени на обработку и передачу информации.

Повышение достоверности и полноты первичной информации, получаемой в ходе судебных заседаний.

Повышение оперативности сбора и оформления судебных материалов при подготовке и слушании дел.

Обеспечение сетевого доступа к библиотечной электронной информации для работников судов и системы Судебного департамента.

Обеспечение оперативного доступа судей и работников аппаратов судов к актуальной и точной информации по действующему законодательству и правоприменительной практике.

Обеспечение объективного анализа правоприменительной практики, структуры правонарушений и направлений криминализации общества на основе больших объемов судебной статистики и данных предыстории.

Повышение оперативности информационного взаимодействия судов с Верховным Судом Российской Федерации, Судебным департаментом, следственными органами, прокуратурой, Минюстом России и органами государственной власти субъектов Российской Федерации.

Повышение эффективности информационных процессов кадрового, организационного, материально-технического и ресурсного обеспечения деятельности судов с созданием инструмента информационно-аналитической поддержки принятия решений во всех сферах обеспечения судебной деятельности.

Повышение оперативности реагирования на обращения судей, граждан и организаций в Судебный департамент.

Повышение полноты и достоверности информации, необходимой для административного управления, сокращение сроков ее представления в аппарат Судебного департамента из судов и органов Судебного департамента.

Создание достаточного функционального, информационно-технологического и программного обеспечения судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента.

Повышение уровня достоверности представления данных, обеспечение адекватного решения вопросов информационной безопасности на всех этапах создания и использования ГАС "Правосудие".

Повышение информированности общества о деятельности судов, обеспечение прозрачности и открытости состояния системы правосудия в России.

Создание эффективной, экономически целесообразной системы управления, обеспечения, эксплуатации, поддержания и сервисного обслуживания имущественного комплекса ГАС "Правосудие".

Обеспечение вхождения в информационное пространство органов государственного управления, правоохранительных органов, организация взаимодействия между центральными национальными органами обеспечения деятельности судов (в первую очередь, в рамках СНГ) с ведущими международно-правовыми и судебными организациями - Международным судом, Советом Европы и другими зарубежными организациями.

ГАС "Правосудие" разрабатывается в составе следующих 27 подсистем:

Подсистема "Административное управление" предназначена для сбора, обработки, хранения и выдачи данных и документов, необходимых для выполнения функциональных обязанностей и информационной поддержки деятельности должностных лиц Судебного департамента, а также управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, повышения эффективности их информационно-справочного обслуживания;

Подсистема "Банк судебных решений (судебной практики)" предназначена для организации автоматизированного сбора судебных решений, формирования единого банка судебных решений, обеспечения механизма для систематизации сведений по данным судебным решениям и обеспечения санкционированного доступа к информации со стороны различных категорий пользователей;

Подсистема "Ведомственная статистика Судебного департамента" предназначена для сбора и свода статистических данных ведомственной отчетности, полученных из соответствующих функциональных подсистем ГАС "Правосудие", с целью последующего анализа накопленных данных;

Подсистема "Видеоконференц-связь" предназначена для обеспечения Верховного Суда Российской Федерации, областных и равных им судов общей юрисдикции услугами видеоконференц-связи и обеспечивает проведение судебных заседаний в режиме удаленного участия осужденных и свидетелей;

Подсистема "Документооборот" предназначена для автоматизации информационных процессов документооборота и делопроизводства, связанных с документационным обеспечением управления деятельностью судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента;

Интернет-портал ГАС "Правосудие" предназначен для обеспечения доступа граждан, юридических лиц, органов государственной власти к информации о деятельности судебной системы Российской Федерации;

Информационно-справочная подсистема предназначена для информационно-справочного обслуживания в оперативном режиме (режиме on-line) судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, а также взаимодействующих органов государственной власти на основе информации, содержащейся в информационном фонде ГАС "Правосудие";

Подсистема "Кадры" предназначена для комплексной автоматизации основных участков деятельности кадровых органов Судебного департамента и аппаратов судов: учета, хранения и анализа данных об организационно-штатной структуре и кадровом составе судов разных уровней и органов системы Судебного департамента;

Подсистема "Контроль финансов" повышает эффективность проведения проверок и ревизий финансово-хозяйственной деятельности судов и системы Судебного департамента;

Подсистема "Материально-технические ресурсы" предназначена для автоматизации планирования и учета обеспеченности материально-техническими средствами системы Судебного департамента и судов общей юрисдикции (в том числе военных судов), создания интегрированной базы данных по поступающим из регионов данным, характеризующим объекты материально-технического учета;

Подсистема "Международно-правовое сотрудничество" обеспечивает возможность доступа и поиска необходимой информации в среде информационных ресурсов международных правовых организаций, государственных и иных органов, учреждений судебной власти за рубежом с целью подготовки аналитических отчетов, а также ведения электронных библиотек международных правовых актов и зарубежных законодательных актов по вопросам правосудия;

Подсистема "Недвижимость" предназначена для автоматизации информационных процессов управления недвижимостью, проводимыми работами и необходимыми ресурсами, необходимыми для устойчивого функционирования;

Подсистема "Обеспечение безопасности информации" предназначена для повышения уровня достоверности данных и информационной безопасности, защиты информационных ресурсов при решении задач по интеграции с другими автоматизированными системами органов государственной власти и внедрении безопасной технологии обработки конфиденциальной информации, а также для создания комплексной системы антивирусной защиты;

Подсистема "Обеспечение эксплуатации и сервисного обслуживания" предназначена для автоматизации процессов обеспечения эксплуатации программно-технических средств ГАС "Правосудие" и сервисного обслуживания комплексов средств автоматизации;

Подсистема "Обращения граждан" предназначена для автоматизации информационных процессов, связанных с документационным обеспечением в части приема, обработки и рассмотрения писем, жалоб и заявлений граждан, включая возможность создания виртуальной приемной с использованием Web-технологий, а также устных обращений граждан (на приеме) в судах общей юрисдикции и в организациях системы Судебного департамента;

Подсистема "Общественные связи" предназначена для повышения эффективности процессов установления и развития связей органов судейского сообщества с государственными и иными органами, учреждениями и организациями (в том числе иностранными);

Подсистема "Организационное обеспечение" предназначена для создания, ведения и распространения классификаторов, справочников и словарей, нормативно-справочной информации, а также для обеспечения информационной совместимости и технологического единства информационных потоков судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента;

Подсистема "Отражение информации коллективного пользования" предназначена для отображения предметов и информации, признанной в качестве вещественных доказательств, в ходе судебного заседания, в том числе с участием присяжных заседателей, справочной информации в приемных и холлах судов субъектов Федерации и управлениях Судебного департамента, а также использования средств визуального отображения для проведения обучения и обеспечения повседневной деятельности судов и управления Судебного департамента;

Подсистема "Право" предназначена для ввода, хранения и циркулярной рассылки нормативных актов, организации доступа к справочной базе нормативных актов и к справочным базам правовых актов, находящихся в правовых системах федерального и местного законодательства;

Подсистема "Связь и передача данных" представляет современную телекоммуникационную среду для обеспечения достоверной, надежной и оперативной передачи данных между комплексами средств автоматизации ГАС "Правосудие" всех уровней;

Подсистема "Судебная экспертиза" предназначена для повышения эффективности информационного взаимодействия пользователей ГАС "Правосудие" всех ее уровней при автоматизации судебно-экспертной деятельности судов общей юрисдикции в части удовлетворения соответствующих информационных запросов судей, их помощников, сотрудников аппарата судов и иных пользователей подсистемы;

Подсистема "Судебное делопроизводство и статистика" создана с целью предоставления пользователям средств формирования, анализа и интеграции информационных массивов данных, возникающих в процессе судопроизводства в судах общей юрисдикции, формирования и анализа массивов данных судебной статистики, фиксации хода судебного разбирательства, а также автоматизации процессов регистрации, сбора и хранения информации о лицах, привлеченных к уголовной ответственности и в отношении которых вынесены судебные постановления, вступившие в законную силу;

Подсистема "Судебное сообщество" предназначена для автоматизации информационных процессов, связанных с документационным обеспечением управления деятельности органов судебного сообщества;

Подсистема "Управление и контроль функционирования" предназначена для обеспечения централизованного управления распределенными компонентами комплексов средств автоматизации и оперативного получения данных о текущем состоянии узлов вычислительной сети объектов информатизации ГАС "Правосудие" для выявления и устранения нештатных ситуаций;

Подсистема "Финансы" предназначена для автоматизации деятельности подразделений Судебного департамента, управлений Судебного департамента в субъектах Федерации (округах), осуществляемой ими в процессе управления бюджетными средствами, на основе единого правового, методологического и информационного пространства.

В ГАС "Правосудие" предусматривается три информационных контура документооборота (защищенный, ведомственный и публичный), что должно обеспечить баланс требований открытости информации и ее защиты. В контурах обработки информации ГАС "Правосудие" при с соблюдении всех ограничительных мер защиты может обрабатываться и циркулировать информация следующих категорий:

публичный контур - только открытая информация;

ведомственный контур - открытая и конфиденциальная информация;

защищенный контур - открытая и конфиденциальная информация, а также сведения, составляющие государственную тайну с грифами "Секретно" и "Совершенно секретно".

Предусматривается информационный обмен между контурами в части открытой информации для публичного и ведомственного контуров, а также в части конфиденциальной информации - для ведомственного и защищенного контуров.

Все суды областного уровня, территориальные органы Судебного департамента, более половины районных судов имеют устойчивый доступ в Интернет. Началось создание ведомственной системы связи и передачи данных, обеспечивающей формирование единого информационно-телекоммуникационного пространства.

Практически все суды областного уровня оснащены системами видеоконференц-связи для проведения кассационных процессов с участием осужденных, содержащихся в следственных изоляторах. В настоящее время в Российской Федерации не осталось ни одного суда общей юрисдикции, не имеющего средств автоматизации судопроизводства на базе компьютерного оборудования.

Различные документы дошли до нас с древнейших времен. В нашей стране делопроизводство как таковое зародилось под вли янием Церкви после принятия христианской религии на Руси и развилось в конце XV в. вместе со становлением системы приказов ~ центральных органов государственной власти. Возник шее делопроизводство получило название приказного. В те време на не прослеживалось четкого различия между судебным и общим делопроизводством ввиду отсутствия деления центральной власти на законодательную, исполнительную и судебную. Производство дела в приказах брало начало с подготовки внутреннего документа либо с поступления входящего документа. На входящем документе проставлялись дата его получения и автор.

Специалистами в области делопроизводства того времени были дьяки. Дьяка не следует путать с дьяконом - служителем церкви. Это происходит из-за того, что оба русских слова происходят от одного греческого, в переводе обозначающего «служитель» .

Дьяк осуществлял общее руководство деятельностью прика за, в подчинении имел подьячих. Подьячие делились на три группы: «старые» (старшие), «средние» и «молодшие» (младшие).

В том случае, если по делу имелась необходимость получить справку, дьяк делал на обороте документа отметку «выписать», а после исполнения документа - отметку «вклеить в столп». Столпом назывались дела. Документы тогда не подшивали, а подклеивались один к другому, при этом места склеек заверялись дьяком. Документы имели форму свитка, и для того, чтобы прочитать документ, необходимо было развернуть свиток. Использование свит ков не было удобным, так как подклеенные в столпы документы быстро изнашивались, некоторые свитки достигали в длину не

одну сотню метров. После склейки документы наматывались на стержень либо просто скатывались в рулон, а затем хранились на полках и в сундуках. Если документ необходимо было перенести из одного помещения в другое, они нередко разматывались и волочились за несущим. Именно отсюда и произошло русское слово «волокита», обозначающее необоснованное затягивание дела.

Т.Н. Бондырева так описывает порядок составления документа в приказе: «...по указанию дьяка проект документа - «черное письмо» - составлял подьячий «средней руки», дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий «белил», то есть писал начисто. Беловик сверялся с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверяя своей подписью соответствие его исправленному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки. Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов».

Такой важный документ в области судебного-делопроизводства, как протокол судебного заседания , впервые, упоминается в Судебнике 1497 г., именуемый докладным списком. Статья 16 Судебника гласила что «...докладной список боярину печатати своею печатью, а диаку подписывати. А имать боярину от списка с рубля по алтыну, а диаку от цодписи с рубля по четыре деньги, а подьячему, который на списке напишет, с рубля по две деньги».

Низкая эффективность приказного делопроизводства объяснялась отсутствием либо неразвитостью таких делопроизводственных операций, как регистрация документов, хранение и контроль.

Новый этап в развитии отечественного делопроизводства ознаменовали Петровские реформы начала XVIII в., когда вместо системы приказов была создана система коллегий . Генеральный регламент государственных коллегий фактически создал канцелярии к утвердил должности секретарей в России. Кроме секретарей в канцелярию входили регистраторы, актуариусы, архивариусы, копиисты, писцы и фискалы. Регистратор занимался ведением журнала исходящей и входящей документации. Актуариус регистрировал поступающие бумаги, составлял по ним реестр и раз носил документы непосредственно исполнителям. Архивариус вел протоколы. Копиисты переписывали документы набело.

При коллежском делопроизводстве были созданы упорядо чим мыс системы регистрации документов. Регистрация велась в журналах.

В начале XIX в. петровские коллегии заменены министерствами. В первой четверти XIX в. проводилась реформа общеимперской судебной системы, одним из основных направлений которой было совершенствование правил делопроизводства с целью повышения его эффективности. 23 марта 1840 г. на Путиловском и Невском машиностроительных заводах Петербурга были установлены должности личных секретарей руководителей, после чего личные секретари стали появляться и на других предприятиях, в учреждениях.

Роль секретаря суда в истории развития отечественного юри дического процесса можно ярко представить себе, обратившись к свидетельству А.Ф. Кони, отмечавшему, что когда впоследствии один из виднейших деятелей судебной реформы Николай Ивано вич Стояновский поступил в 1841 г. на службу в Сенат, то на весь личный состав Сената, главной судебной инстанции, состоящей из семи департаментов, только шесть человек имели высшее образование. При таком положении вещей в судах более низких инстанций, особенно в уездах, именно секретарь являлся единственным специалистом, имеющим навыки грамотного составления служебных документов.

Должность секретаря народного суда предусматривалась принятыми после победы большевиков нормативными актами. Вопросы судебного делопроизводства детально регламентировались в инструкциях, наставлениях и руководствах по судебному делопроизводству, которые издавал Народный комиссар юстиции РСФСР. В подобных инструкциях особое внимание уделялось составлению протоколов судебных заседаний по гражданским и уголовным делам. В 20-е гг. XX в. содержание прений сторон в протоколы не заносилось, а отмечался лишь порядок, в каком они происходили в судебном заседании.

Система современного судебного делопроизводства основана на законодательстве РФ, в котором основную роль играют процессуальные кодексы (уголовно, гражданско- и арбитражный процессуальные кодексы РФ), а также инструкции, принятые в 2004 г., регламентирующие судебное делопроизводство в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, в районном суде, арбитражных судах, по ведению судебной статистики. Упомянутые инструкции исходят из максимально эффективных приемов организации и ведения судебного делопроизводства, определяют условия труда соответствующих работников, способствуют соблюдению законности при отправлении правосудия.

Отдельного внимания требует новейшая история развития рассматриваемого института в арбитражном судопроизводстве. Такие процессуальные фигуры, специализирующиеся в области судебного делопроизводства, как секретарь судебного заседания и помощник судьи, впервые введены законодателем в арбитражный процесс лишь в 2002 г. при принятии нового (третьего) российского Арбитражного процессуального кодекса. Необходимо отметить, что аналогичные кодексы образца 1992 г. и 1995 г. страдали весьма серьезным недостатком: у судьи арбитражного суда не было не только помощника, но и элементарного секретаря. Судья самостоятельно выполнял большой объем технической работы, включая регистрацию и делопроизводство. Учитывая чрезвычайно высокую нагрузку арбитражного суда, как и любого иного суда в современной России, это вело к значительному снижению качества рассмотрения арбитражных дел. При разработке и принятии нового Арбитражного процессуального кодекса РФ (АПК РФ) предприняты шаги в сторону уравнивания организационного положения арбитражного суда с иными отечественными судами. Теперь помощь судье в подготовке и организации судебного процесса оказывает помощник судьи, он же имеет право вести протокол судебного заседания.

Закрепление изученного материала на данном занятии (10 мин.)

Преподаватель задаёт аудитории вопросы по рассмотренной теме, предлагает применить изученные нормы к практическим ситуациям.

Подведение итогов, выставление оценок

Объявление оценок. Анализ работы группы на занятии. Студентам предлагается сделать анализ урока на основе представленных в начале занятия задач.

Домашнее задание

В результате освоения темы обучающийся должен обладать следующими компетенциями:

ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес.

ОК 2. Организовывать собственную деятельность, выбирать типовые методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество.

ОК 3. Принимать решения в стандартных и нестандартных ситуациях и нести за них ответственность.

ОК 4. Осуществлять поиск и использование информации, необходимой для эффективного выполнения профессиональных задач, профессионального и личностного развития.

ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии в профессиональной деятельности.

ОК 6. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации.

ОК 7. Ориентироваться в условиях постоянного обновления технологий в профессиональной деятельности.

ОК 8. Организовывать рабочее место с соблюдением требований охраны труда, производственной санитарии, инфекционной и противопожарной безопасности.

ОК 9. Проявлять нетерпимость к коррупционному поведению.

ОК 10. Организовывать свою жизнь в соответствии с социально значимыми представлениями о здоровом образе жизни, поддерживать должный уровень физической подготовленности, необходимый для социальной и профессиональной деятельности.

ПК 1.1. Осуществлять работу с заявлениями, жалобами и иными обращениями граждан и организаций, вести прием посетителей в суде.

ПК 1.2. Поддерживать в актуальном состоянии базы нормативных правовых актов и судебной практики.

ПК 1.3. Обеспечивать работу оргтехники и компьютерной техники, компьютерных сетей и программного обеспечения судов, сайтов судов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее -сеть Интернет).

ПК 1.4. Обеспечивать работу архива суда.

ПК 1.5. Осуществлять ведение судебной статистики на бумажных носителях и в электронном виде.

ПК 2.1. Осуществлять прием, регистрацию, учет и хранение судебных дел, вещественных доказательств и документов.

ПК 2.2. Осуществлять оформление дел, назначенных к судебному разбирательству.

ПК 2.3. Осуществлять извещение лиц, участвующих в судебном разбирательстве, производить рассылку и вручение судебных документов и извещений.

ПК 2.4. Осуществлять регистрацию, учет и техническое оформление исполнительных документов по судебным делам.

1.1. История развитие системы государственного делопроизводства в России

1.1.1. Делопроизводство в Древней Руси

С образования древнерусского государства письменность стала инструментом для ведения дипломатической переписки с другими странами, заключения межгосударственных договоров. В условиях формирования социально дифференцированного общества возникла необходимость в составлении завещаний, записях о долгах, заключении торговых контрактов и т.п. Уже в те давние времена документ служил гарантией выполнения обязательств и ему придавалось большое значение.

Важные документы древнерусские князья хранили бережнее, чем драгоценности. Известно, что во времена Ярослава Владимировича Мудрого собрание наиболее важных грамот и договоров Руси хранилось в Михайловском приделе Софийского собора. Считается, что именно здесь были сосредоточены и документы времен до Владимира Святославовича. Еще одним хранилищем документов являлся Киево-Печерский монастырь, основанный при Ярославе выходцем из Черниговщины преподобным Антонием.

Из-за пожаров, княжеских междоусобиц и монголо-татарского нашествия большая часть документов древнерусских времен погибла. Лишь отдельные из них дошли до нашего времени. Наиболее древние из них - рукописные книги «Остромирово Евангелие» 1056-1057 гг. и «Сборник Святослава» 1073 и 1076 гг., произведения оригинальной древнерусской литературы «Поучение к братии» епископа Луки, «Слово о законе и благодати» митрополита Иллариона, «Житие Бориса и Глеба» и т.п. Все они на сегодняшний день являются не только памятниками письменности и литературы, но и документами той эпохи.

Наиболее значимым историческим документом является Повесть временных лет, также дошедшая до нас не в оригинале, а в более поздних списках. Одним из них является Лаврентиевский список, названный по имени монаха Лаврентия, который составил его в 1377 г., и Ипатьевский список (от Ипатьевского монастыря в Костроме, где он был найден), датированный началом XV в. Именно в этом документе содержатся сведения о первых международных актах - договорах Руси с иностранными государствами.

Одним из древних документов - сборников норм права является Правда Русская, или Русская правда (термин «правда» здесь означает закон). Этот документ не сохранился. До нашего времени дошли лишь многочисленные списки (копии), из которых наиболее старинные датируются XIII в. (их около 300).

Важными документами той эпохи были «княжьи уставы» и «уроки», а также церковные уставы. Княжьи уставы были направлены на дополнение или укрепление внутренних государственных норм и порядков, как, например, Устав Владимира Мономаха, который стал дополнением и своеобразной частью Русской правды. Под «уроками» подразумеваются постановления князей преимущественно финансового характера. Церковные уставы имели цель упорядочить правовое положение церкви в государстве, а также церковных судов, и обеспечить церковь материально. Сохранились церковные уставы князей Владимира Святославовича и Ярослава Владимировича. Первый известен в копии XIII в., второй - XIV в.

Документально закреплялись обычно три типа отношений: государственные, производственные и гражданские. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, свидетельствуют о том, что до X в. в основном документировались правовые отношения между гражданами.

Подорожные грамоты, письменные завещания и другие документы того времени позволяют сделать вывод о том, что в древнерусском государстве существовала культура составления и оформления подобных документов. В специальных школах велась подготовка писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати).

Язык документов Киевской Руси - старославянский.

Писались документы на дорогостоящем пергаменте - специальной тонко выделанной бараньей, козлиной или телячьей коже. Утратившие силу документы счищались с пергамента, после чего он использовался снова. Поэтому почти не сохранилось документов тех времен. С X в. пергамент стал вытесняться бумагой. Документы писались гусиными перьями. Химический состав бумаги и чернил обеспечили большую долговечность текстов, поэтому до наших дней дошло множество документов того времени.

В XI-XV вв. развиваются законодательные основы государства. Это приводит к зарождению русской системы делопроизводства, формируется круг работников, занимавшихся созданием и обработкой документов. Решением вопросов государственного управления занималось княжеско-боярское окружение. Устанавливаются правила засвидетельствования документов подписями (скрепами), печатями, «мостами» князей, городов и отдельных чиновников. В этот период создаются первые формулярники - пособия по делопроизводству с образцами наиболее распространенных документов. Центрами ведения и хранения документов были храмы, монастыри, гостиные дворы.

Становление и централизация московского государства приводит к развитию государственного управления и делопроизводства.

До XV в. в Московском княжестве система управления имела дворцово-вотчинный характер. Боярская Дума была высшим государственным учреждением. Органами центрального управления были так называемые пути: сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий. Само государство делилось на уезды, станы и волости во главе с наместниками и волостелями, компетенция которых распространялась и на вотчины. Делопроизводство вели дьяки, а при наместниках - писари и подьячие.

1.1.2. Приказное делопроизводство

Система государственного делопроизводства Московского княжества начинает складываться в середине XV в.

Тогда были организованы первые государственные учреждения - присутственные места, или приказы. Количество приказов как мест создания документов в XVII в. составляло от 40 до 70.

Приказами стали называть и основные документы, создаваемые там - поручения князя боярам. Смысл слова «приказ» (как распоряжение) в документоведении остался неизменным и до наших дней.

Во главе отдельного приказа стоял приказной судья, в его ведении состояли дьяки (составители документов) - от одного до десяти. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых», «середних» и «молодых». В крупных приказах подьячие объединялись по территориальному принципу в «столы» или повытья - структурные подразделения приказов. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым доверием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необходимость строго контролировать их работу.

Работа с документами в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы: поступление документа на рассмотрение и его регистрация (проставления даты); подготовка дела к «докладу» (старшим дьякам); рассмотрение дела; оформление решения по делу («отпуск»), заверение документа дьяком, который ставил свою подпись. Несмотря на небольшое число видов документов, формуляр документа еще не сложился, а устойчивые формулы использовались в основном в обращениях (кому пишет - от кого). Законченные дела стали хранить отдельно от тех, с которыми еще велась работа. Появились первые «ведомственные архивы» - сундуки и шкафы для хранения дел.

Развитию актового делопроизводства способствовало принятие Устава 1566 г., который предусматривал ведение всех документов «словы русскими». В документах той поры прослеживается стремление придерживаться канцелярского стиля изложения, хотя и встречаются элементы живого разговорного языка, характерного для представителей феодального общества. Учитывая значимость актовых книг, всегда принимались меры для их сохранения. Устав обязывал помещиков каждого уезда «збудовать такое место, где бы завжды книги земские безпечне от всякой пригоды были захованы» и хранились «у скрынях моцных за тремя замками». К сожалению, большая часть актовых книг утрачена. Ныне общее количество актовых книг составляет 7500 томов, которые вмещают около 5 млн документов-записей.

1.1.3. Коллежское делопроизводство

Крупные шаги в развитии системы делопроизводства в России сделал Петр I.

В канцелярии созданного им Сената действовала система регистрации входящих и исходящих документов, контроля за их прохождением по столам, а затем и исполнением в присутственных местах. Решения по делам создавались коллегиально, собранием сенаторов.

Вместо приказов были созданы 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат. Система делопроизводства получила название «коллежской», по названию учреждений нового типа.

Основой для работы коллегий стал изданный Петром I в 1720 г. «Генеральный регламент». Последний точно определял все вопросы деятельности коллегии и канцелярии как ее структурного подразделения, занимающегося делопроизводственной деятельностью.

Управляющим канцелярией является секретарь. На нем лежит ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль над их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус (вел протоколы заседаний и реестр дел), регистратор (вел регистрационные книги входящих и исходящих документов), актуариус (вел общий журнал входящих документов и отвечал за сохранность бумаг и канцелярские принадлежности), канцеляристы (выдавали под расписку документы и готовили дела к докладу), копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны). Отдельно также организовывались архивы, обязанности хранения были возложены на архивариусов. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. По всем делам в архиве велась опись («алфавит дел»).

Таким образом, система делопроизводства XVIII в. была основана на обширной законодательной базе, строгом закреплении обязанностей как учреждений и их структурных подразделений, так и отдельных должностных лиц.

1.1.4. Министерское делопроизводство

Принципы министерского делопроизводства зародились еще при действующей системе коллежского делопроизводства, когда председатели коллегий приобретали все больший вес в своих учреждениях и становились фактически едиными начальниками, принимавшими решения по делам.

В начале XIX в. были созданы первые министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и государственное казначейство. Принцип коллегиальности принимаемых решений был в них сохранен, но последнее слово оставалось за начальниками - министрами. Министру подчинялись департаменты, структурными подразделениями которых были отделения, состоявшие, в свою очередь, из столов. Делопроизводством министерства занималась канцелярия, решения по вопросам и документам принимал совет министра.

Тогда же был учрежден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения.

В это время появилось само понятие делопроизводства, как решение вопросов, начиная от поступления или создания документа до его архивного хранения. Основной задачей делопроизводства считалось рассмотрение вопросов, принятие управленческих решений и организация управления.

Начальной стадией работы с документами была их регистрация при поступлении в министерство или отправке вновь созданных документов для работы. При этом для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам и писцам, существовали отдельные журналы. При отправке дел в подчиненные структуры они обязаны были сообщать об исполнении отправленной бумаги. Контроль над исполнением дел, возлагался на начальников отделений и директоров департаментов. На основе ведомостей по исполнению документов в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Последняя стадия делопроизводства - отчеты (финансовые, отчеты по деятельности и планы на следующий год).

Система делопроизводства того времени была регламентирована Общим учреждением министерств и Сводом законов, которые четко оговаривали принципы деятельности учреждений различной подчиненности и ведение дел в них. Стали регулярно издаваться письмовники (сборники образцов документов). Появились теоретические разработки в области делопроизводства.

В конце XIX - начале XX вв. появляются новые технические средства - пишущие машинки, телеграф, затем телефон. С ними пришла возможность ускорения процессов делопроизводства, роста документооборота при уменьшении объема документов (за счет более компактного расположения текста).

1.1.5. Делопроизводство в СССР в XX веке

Современные российские технологии ДОУ развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов. В развитии делопроизводства СССР в XX в. было три основных периода: перестройка всей системы организации делопроизводства в 1920-1930-х гг., период почти полного отсутствия разработок в этой области в 1940- 1950-х гг. и развитие обширной законодательной базы, норм и правил делопроизводства в 1960-1990-х гг.

Смена государственной системы в 1917 г. сопровождалась перестройкой концепции управления страной в целом, аппарата государственных учреждений, а, следовательно, и смены системы делопроизводства. В первую очередь - ускорения процессов обработки документов и прохождения дел по инстанциям.

Для управления государством был создан Совет Народных Комиссаров (Совнарком, СНК), управлявший 13 отраслевыми народными комиссариатами (наркоматами).

После Октябрьской революции 1917 г., так как старые работники министерств были уволены, для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень ДОУ понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарата управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании проекта Положения о письмоводстве и делопроизводстве за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 г. Изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п. Однако эта работа не была доведена до конца.

К тому же на уровне делопроизводства негативно отражались последствия Гражданской войны, необходимость экономить бумагу и средства письма. Для создания документов стала использоваться низкосортная желтая бумага, иногда оберточная или папиросная, чернила разбавлялись. Все это сказалось через несколько десятков лет, когда архивные документы начали стремительно портиться, бумага рассыпалась, выцветала, чернила теряли яркость вплоть до полной потери текста.

Для обеспечения законодательной базы новой системы делопроизводства был издан Декрет СНК РСФСР от 30.10.1917 «О порядке утверждения и опубликования законов». Для улучшения качества оформления документов был принят Декрет СНК РСФСР от 02.03.1918 «О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Затем было издано постановление Совета рабочей и крестьянской обороны от 08.12.1918 «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты». Были доработаны и начали применяться Положения о письмоводстве и делопроизводстве. Также были разработаны и другие нормативно-методические документы в сфере ДОУ.

В 1920-е гг. стали проводиться исследования в области научной организации труда (НОТ), совершенствования документирования исполнения, планирования и учета, улучшения делопроизводства в аппарате управления. Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (основан в 1926 г.). Изучение вопросов проходило по следующим основным направлениям: документооборот учреждений и методы его оптимизации; способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации; контроль исполнения документов; хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на следующих общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

Организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

Регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

Отказ, где возможно, от регистрации вообще;

Число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

Справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

Контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

Наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928 г. Государственным институтом техники управления совместно с Центрархивом РСФСР были подготовлены и изданы Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР, в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

К концу 1920-х гг. остро встала проблема унификации и стандартизации документооборота. Были разработаны стандарты составления различных видов документов, форматы бланков. Стандартизировались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.). В делопроизводстве появляются системы специальной документации - статистическая, плановая, бухгалтерская, кадровая. Издаются отраслевые, нормативные и методические материалы: инструкции по ведению делопроизводства, указания, правила и т.д. Проводятся исследования по стандартизации и унификации специальных систем документирования.

В 1931 г. был издан проект Общих правил документации и документооборота. В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

Великая Отечественная война, а затем необходимость восстановления хозяйства после нее привели к почти полному отсутствию теоретических и практических разработок в области ДОУ в 1940-1950-е гг.

Интерес к делопроизводственной основе управления возродился только к началу 1960-х гг., что негативно отразилось на развитии концепции безбумажного документооборота, которая в это время широко внедрялась за рубежом.

В 1960-1980-е гг. была разработана обширная законодательная база в области делопроизводства, созданы система стандартов по документации, общесоюзные классификаторы, УСД. Постановлением Совета Министров РСФСР от 30.09.1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР» была утверждена Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР.

В 1963 г. Главное архивное управление при Совете Министров СССР (Главархив СССР) выпустило Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР, которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. Вышло постановление Совета Министров СССР от 25.07.1963 «О мерах по улучшению архивного дела в СССР».

Тогда же была осознана необходимость создания единой системы делопроизводства, унификации делопроизводственных работ. Разработку ЕГСД поручили Главархиву СССР. В 1966 г. в рамках Главархива СССР был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт докумен- товедения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была передана разработка ЕГСД.

В 1973 г. Основные положения ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Основными моментами развития делопроизводства в 1980-х гг. стали разработка и издание ГОСТ на управленческие документы, общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) информации, УСД и госстандартов на эти системы.

В конце 1980-х гг. на основе ЕГСД была создана ГСДОУ. Приказом Главархива СССР от 25.05.1988 была утверждена «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения». Последняя до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства в нашей стране. При неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

На основе изложенного можно заключить, что традиционная российская технология процессов ДОУ имеет следующие особенности:

Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации; отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

Ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

Относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

Основы технологии ДОУ закреплены в государственных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технология требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных РКК. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью РКК.

1.2. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы

1.2.1. Понятие делопроизводства

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII в. Первоначальное значение этого термина не соответствовало современному пониманию. Слово «дело» обозначало не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. Делопроизводство (производство дела) определяло процесс решения дела.

В настоящее время значение этого термина изменилось. Современное делопроизводство означает организацию информационного сопровождения дел, т.е. ведение документации по их рассмотрению.

Новое значение термина определяет главную цель делопроизводства - информационное обеспечение управления. Поэтому синонимом делопроизводства считается словосочетание ДОУ.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения.

Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия либо учреждения.

Перед делопроизводством стоят следующие цели:

Фиксирование информации (создание текстовых документов в сфере управления);

Организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в процессе делопроизводства).

Цели делопроизводства определяют его основные задачи: создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.); регистрация документов; передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решений; систематизация документов; организация документооборота в организации и др.

Документ на бумаге все еще остается самым массовым носителем управленческой информации, поэтому, наряду с термином «делопроизводство», часто используют определение ДОУ. В современном делопроизводстве все шире применяются электронные формы документа. Набирая документ на клавиатуре компьютера, пользователь получает файл на диске, а с помощью принтера - твердую копию файла - бумажный документ. Последний может быть получен другой организацией по почте и вновь с помощью сканера превращен в электронный документ - файл. Наконец, файлы без распечатывания могут пересылаться в другую организацию по электронной почте.

Классификация документов происходит по многим факторам: по видам, по форме, по содержанию, по происхождению, по срокам хранения и т.д.

Каждый документ имеет определенную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим). Очень важно правильно оформить документ, так как отсутствие или неправильное указание реквизитов делает документ недействительным.

Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов.

Документооборот зависит от размера предприятия: чем оно крупнее, тем больше в нем документооборот. В документообороте участвуют руководители разного ранга, специалисты, менеджеры, эксперты, контролеры, работники архива и другие потребители информации. Документооборот должен быть налажен таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности информации для принятия решения и управления организацией.

К информации предъявляются два требования, во-первых, она должна быть своевременной, а во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения.

Информационные связи предприятия могут осуществляться различными средствами, как устными, так и письменными. К средствам письменной (документированной) связи относятся: деловые письма, соглашения, договоры; доклады, отчеты; телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы. Устная связь осуществляется при помощи: устных переговоров, совещаний; телефонных переговоров (внутренних, городских, междугородних, международных); громкоговорящей связи, переговорных устройств; телеконференций.

Документирование - процесс подготовки и создания документов, совокупность работ по документированию деятельности предприятия и по организации в нем документооборота.

Достижения в науке, стремительное развитие производства требуют изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся: оперативность в составлении и прохождении документа; высокое качество документов; оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.); широкое применение безбумажных технологий обмена информацией.

Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры: оптимизация распределения обязанностей между сотрудниками; оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой; внедрение компьютерных сетей и сетевых технологий; применение специализированного программного обеспечения, учитывающего специфику конкретных отраслей, для организации работы с документами.

Развитие компьютерной техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать и ускорить процесс управления. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий. Для решения основных задач делопроизводства на современном этапе используются программное обеспечение компьютеров, базы данных, современные телекоммуникационные технологии и Интернет.

Для создания документов используются текстовые редакторы. Эта информационная среда позволяет оперативно редактировать документы, использовать готовые формы (шаблоны), оформлять документы с использованием фирменного бланка предприятия, тиражировать созданные документы и многое другое. Специальные программы-переводчики помогают быстро и грамотно производить переводы документов на любой язык. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки, расчеты) различные диаграммы, рисунки. Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии и стиля письма, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.

Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена.

Для регистрации документов и контроля за их исполнением используются программы по автоматизации управления и организации труда сотрудников делопроизводственных служб. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы, осуществлять контроль за исполнением документов, своевременное оповещение исполнителя о наступлении срока исполнения документа.

Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С их помощью можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, создание новых и уничтожение устаревших данных.

1.2.2. Место делопроизводства в структуре управленческого труда

Труд в сфере управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических либо творческих операций - прогнозирования, планирования, оценки ситуации и принятия решений и большого количества технических операций, действий, совершаемых над документом как носителем информации (составление, регистрация, контроль и т.д.).

Процесс делопроизводства представляет собой часть технологии управления и обработки документов. При этом предметом труда является информация в различном виде, содержащаяся в документе. Средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает обработку информации, качество и высокую производительность труда. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге или других носителях управленческих решений по установленным правилам, т.е. в создании управленческих документов.

Процесс труда с документами состоит из ряда операций, которые условно можно разделить на технические (делопроизводственные), логические и творческие.

К техническим (делопроизводственным) операциям относится обработка поступающей документации: вскрытие конвертов, регистрация, печатание документа, перемещение документа, контроль исполнения, подписание приказов и других документов.

Логические операции включают чтение и ознакомление с документом, подбор необходимой информации, анализ и сопоставление данных, произведение необходимых подсчетов, согласование, визирование, контроль и др.

Творческие операции, отражающие специфику труда руководителя, состоят из определения состава исполнителей документа, поиска альтернативных решений, выбора оптимального решения, документирования принятого решения и пр.

Выбор редакции

Как проходит ограничение родительских прав

В соответствии с п. 2 ст. 73СК РФ ограничение родительских прав возможно по двум основаниям:Если оставление ребенка с родителями (одним...

Социальные стипендии студентам Стипендия детям инвалидам в вузе

Учащиеся вузов и техникумов на дневной форме обучения не имеют возможности зарабатывать себе на жизнь из-за нехватки времени. Именно...

Особенности вычета на лечение родителей

Здравствуйте, уважаемые читатели! В налоговом законодательстве нашего государства говорится, что налоговый вычет – это часть доходов...

Льготы пенсионерам по земельному налогу

Земельный налог оплачивается гражданами ежегодно, однако существует небольшая категория лиц, имеющих льготы. Входят ли в их число...

Рецепт: Песочное печенье с джемом - домашнее со сладкой начинкой

Теперь приступим к приготовлению теста, готовится оно очень просто.Соединяем в подходящей посуде размягченное сливочное масло, 1 куриное...

Заправка для борща на зиму, очень вкусные рецепты из свеклы Заготовка для зеленого борща на зиму рецепт

Для любимой классики нам нужны:*Все овощи взвешиваем после очистки.Свекла - 2 кгМорковь - 2 кгЛук репчатый - 2 кгПомидоры - 2 кгМасло...

Ром с соком – беспроигрышный вариант Ром с апельсиновым соком название

В настоящее время трудно представить себе воспитанного и культурного человека, поглощающего ром, как говорится, «с горла». Со временем...

Как приготовить рыбу кижуч

Кижуч – рыба семейства лососевых. Привлекает данная рыба своей серебристой чешуей. В России данную рыбу ловят от Чукотки до Камчатки, в...

Слоеный салат «Печенкин Салат печенкин с куриной

Я очень люблю делать слоеный салаты на праздник, т. к. это довольно удобно для меня, ведь такой салат можно сделать накануне, а не...

Новое