Когда составляется штатное расписание на год. Приказ о штатном расписании

Что такое штатное расписание

Трудовой кодекс РФ не содержит точного определения понятия «штатное расписание».

В соответствии с ответом Федеральной службы по труду и занятости от 20 декабря 2012 года № ПГ/9496-6-1 штатное расписание признаётся нормативным актом локального уровня для организации и служит для отображения распределения трудовых обязанностей и условий оплаты труда сотрудников.

Работодатели имеют полномочия в области своей компетенции создавать локальные нормативные акты в сфере трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ), к коим можно отнести и штатное расписание.

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена на государственном уровне (постановление Роскомстата от 06.04.2001 № 26). Сокращать данную форму нельзя, но можно вносить необходимые дополнения (постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20): добавлять строки, изменять ширину граф и т. д.

Название должностей, профессий, специальностей в трудовой договор или иную документацию кадровой службы должны быть записаны в строгом соответствии с их наименованием в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

Утверждённый документ вводится в действия на основании приказа руководителя.

Нужно ли штатное расписание в ООО?

Штатное расписание в организации может служить следующим целям:

1. Структурирование имеющегося кадрового состава и его численности, а также проведение анализа объёмов выполненных работ, трудовых загрузок сотрудников, целесообразности имеющейся организации кадров и необходимости проведения комплектации новыми штатными единицами.
2. Подтверждение правильности осуществления налогообложения, начисления страховых взносов, проведения пенсионных отчислений и т. д. Штатное расписание может быть запрошено в ходе проведения выездных проверок ФНС или иных госорганов, хотя и не является документацией налогового учёта. Отсутствие штатного расписания может быть квалифицировано как нарушение положений трудового законодательства.
3. Подтверждение законного увольнения сотрудника или отказа в принятии на работу в связи с отсутствием указанной соискателем должности в штатном расписании в случае судебных разбирательств. Надлежащим образом составленный и оформленный документ может стать весомым аргументом в пользу доводов организации в случае трудовых споров.

Обязательно ли штатное расписание в ООО?

Штатное расписание относится к первичной учётной документации, и для него разработана и утверждена специальная форма - № Т-3. Такой документ может быть использован организациями, осуществляющими свою деятельность в РФ, независимо от их организационно-правовой формы (п. 2. постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Ранее это утверждение носило императивный характер, однако после вступления в законную силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ принимается, что формы первичной учётной документации утверждаются руководителем организации (п. 4 ст. 9 закона о бухучёте). Для негосударственных организаций допустимо использование собственных форм документов первичного учёта (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

Нигде в трудовом законодательстве нет прямого указания на необходимость составления штатного расписания работодателем. При этом в Трудовом кодексе чётко определено, что трудовые отношения возникают посредством заключения трудового договора (ст. 16 ГК РФ). Такой договор является соглашением между сторонами, подразумевающим выполнение нанятым сотрудником некой трудовой функции. Расшифровка понятия «трудовая функция» содержит указание на соответствие должности сотрудника штатному расписанию (ст. 15 ТК РФ).

Не допускается принятие лица на должность, не включённую в штатное расписание. Если в штатном расписании вообще отсутствует перечень должностей, это может повлечь определённые сложности при сокращении штата или численности сотрудников (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). Также имеется вероятность привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

При необходимости должность в штатном расписании можно переименовать, воспользовавшись советами из статьи Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании .

Заполнение утверждённой формы

Унифицированная форма № Т-3 может заполняться как вручную, так и с помощью технических средств. Код по ОКУД для этого документа - 0301017, что означает:

• количество экземпляров - обычно 3 (помимо копий по требованию);
• формат бланка - А4;
• срок хранения - постоянно для места, где он был разработан и утверждён, в иных организациях - 3 года.

Заполнение формы по графам осуществляется в следующем порядке:

• Наименование подразделений указывается по алфавитному порядку.
• Кодирование для негосударственных предприятий необязательно и может быть разработано руководителем конкретной организации.
• Указание должности осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий. В трудовом договоре, трудовой книжке и в штатном расписании наименование должности должно быть идентичным.
• Указывается число штатных единиц. Если есть неполные штатные единицы, то они указываются в виде дроби (например, 0,4).
• Оклад указывается в рублёвом эквиваленте или, в зависимости от системы оплаты труда, в принятых единицах измерения (коэффициенты, проценты и т. д.).
• К надбавкам относятся различные дополнительные выплаты по закону или от работодателя, отражаемые в % или рублях.
• В графе 9 указывается сумма данных из граф 5-8 - в рублёвом эквиваленте или в процентах.
• В графу 10 вносятся примечания. В случае их отсутствия графа остаётся пустой.

Строка «Итого» заполняется после занесения данных по графам и содержит сумму по вертикали по каждому столбцу.

Таким образом, на обязательность составления штатного расписания нет прямых отсылок в законодательстве, однако есть косвенные. Так, Трудовой кодекс при расшифровке многих терминов использует это определение (например, ст. 15 ТК РФ - разъяснение понятия «трудовая функция» и т. д.). Пояснительные письма и комментарии Роструда содержат рекомендации иметь такой документ в каждой фирме, независимо от её организационно-правовой формы. Отсутствие штатного расписания может рассматриваться как нарушение трудового законодательства РФ, в результате чего работодатель может быть привлечён к административному наказанию (например, решение Московского облсуда от 28.02.2012 по делу № 22А-191/12).

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

ФАЙЛЫ 2 файла

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

• структурные подразделения,
• названия должностей,
• количество сотрудников,
• условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например . При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

• номер и дату составления,
• наименование организации,
• ссылку на основание,
• суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
• номер и дату этого расписания,
• дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре , который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

Чтобы узнать какие профессии существуют и сколько получают сотрудники, занятые на них, необходимо посмотреть штатное расписание. Этот документ является одним из основных на предприятии, в нем закрепляются не только зарплата, но и необходимая для деятельности численность работников. В связи с важностью документа, штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам.

Штатное расписание по форме Т-3 - это локальный нормативный акт, закрепляющий на предприятии его организационную структуру.

А также перечень профессий, существующих в компании с указанием числа необходимых для деятельности людей. Фактически документ полностью состоит из таблицы, где данные сгруппированы по отделам.

Зарплата в нем отражается за календарный месяц, с расшифровкой по ее составляющим частям. Исходя из этих показателей определяются расходы компании на привлечение наемного труда, составляются различные планы, а также осуществляется принятие важнейших решений в области управления фирмой.

Штатным расписанием руководствуются при внесении данных в сотрудников - это соглашение должно содержать название профессии работника, соответствующее строго утвержденному штатному расписанию, а также определенный размер зарплаты.

На основании этого документа также кадровый специалист может определить наличие вакансий. Для этого им необходимо сведения из штатного расписания сравнить с фактическим числом принятых работников. Если на предприятии существует потребность, инспектор по кадрам подает заявку в службу занятости.

Внимание! Законодательство не закрепляет данный локальный акт в составе обязательных нормативов, которые должны быть в каждой фирме. Однако, если на предприятии принимается решение о проведении установленных государством процедур (например, увольнение по сокращению штата), то штатное расписание должно существовать.

К тому же другие локальные акты компании могут предусматривать обязательное наличие его в фирме. К ним в первую очередь относится . А также необходимость существования на предприятии штатного расписания может устанавливать ссылка в трудовом контракте с работником к нему.

При этом каждому руководителю следует помнить, что его компанию могут привлечь к ответственности не за отсутствие штатного расписания, а за его неправильное оформление.

ООО и ИП – кто должен составлять штатку?

ТК РФ в части регламентирования обязательных условий устанавливает необходимость соответствия указанной в договоре профессии и соответствующей ей зарплаты данным штатного расписания хозяйствующего субъекта.

Отсюда можно сделать вывод, что штатное расписание обязательно должно быть в компании или предпринимателя, если у них существуют трудовые контракты.

Таким образом, если ИП работает самостоятельно без привлечения наемных сотрудников, штатное расписание он не должен составлять. Привлечение им исполнителей по гражданским договорам также не потребует оформление этого локального акта.

ООО и другие формы организации юридического лица, у которых есть хотя бы договор с директором фирмы, уже должны разрабатывать и использовать штатное расписание.

Создание штатного расписания в компаниях, в основном, возлагается на специалистов кадровой фирмы, которые проводят ряд мероприятий по определению трудозатрат по каждой указанной в этом акте профессии. На основе полученных изысканий определяют требуемое количество работников, чтобы предприятие могло осуществлять свою деятельность.

Если численность работников на предприятии незначительна, данная обязанность может быть возложена на бухгалтера, экономиста, юриста или самого руководителя.

Требования к документу

Законодательство не требует соблюдения каких-либо особых правил в отношении штатного расписания, за исключением того, что должность или профессия, указанная в нем, должна соответствовать должностям и профессиям, которые работодатель записывает в трудовых соглашениях, оформляемым с каждым работником.

• Рекомендуется придерживаться формы штатного расписания, которая установлена Росстатом (форма Т-3).
• Утверждать локальный акт следует приказом руководителя.
• Допускается составление штатного расписания на нескольких листах, при этом прошнуровывать и скреплять их подписью и печатью необязательно. Можно просто скрепить листы скрепкой.
• В некоторых ситуациях профессии, отраженный в штатном расписании обязательно должны соответствовать справочникам профессий и должностей, а также помимо названия надо еще отражать в документах их шифры (Например, наличие профессий с опасными и вредными факторами).
• Наличие на штатном расписании фирменной печати не является обязательным.
• При изменении штатного расписания, если они незначительные, можно просто издать приказ на эти коррективы, а само штатное оставить в прежнем виде.

Скачать бланк и пример заполнения формы Т-3 на 2019 год

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению - фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа - согласно справочнику ее .

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании. Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности.

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

бухпроффи

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию.

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки - например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

• Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
• Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.

Порядок утверждения штатного расписания

Шаг 1. Разработать документ

Прежде всего необходимо выявить все потребности организации в штатных единицах составить предлагаемую к рассмотрению форму штатного расписания.

Шаг 2. Издать приказ руководителя

Введение в действие штатного расписания производится путем издания приказа, который утверждается руководителем фирмы. Для него нет обязательной формы - такое распоряжение можно составить на фирменном бланке в произвольном виде. Главное, чтобы приказ об утверждении штатного расписания включал в себя дату, с которой начинает действовать новый документ.

Причем такая дата может как быть одинаковой с датой принятия приказа, так и наступать заметно позднее. Однако вводить в действие штатное расписание задним числом нельзя. Не получится указать в приказе дату, которая на момент его принятия уже прошла.

Если в компании принято, что каждый год нумерация всех значимых документов начинается сначала, то выполнять нумерацию штатного расписания можно по тому же принципу. Причем это будет наиболее целесообразным, если изменения штатного расписания каждый год носят массовый характер - это будет избавлять от больших номеров документа в будущем.

Внимание! Если вводится в действие новое штатное расписание, то в него целесообразно включить пункт об отмене действия старого, которым руководствовалась кадровая служба до этого времени.

Шаг 3. Ознакомить сотрудников компании с принятым документом

Все принятые в компанию сотрудники должны быть ознакомлены с действующими в ней локальными нормативными актами, которые затрагивают трудовую деятельность. Данные документ не затрагивает напрямую трудовую деятельность и по мнению Роструда с ним знакомить работников не обязательно.

Внимание! Если в трудовом контракте или коллективном договоре оклад сотрудников устанавливается на основании утвержденного в компании штатного расписания, то с ним обязательно нужно ознакомить всех работников. Для этого можно применять .

Порядок внесения изменение в штатное расписание

Этот документ должен сохранять свою актуальность в любое время. Поскольку штатку периодически запрашивают во время проверок государственные органы, необходимо своевременно вносить в нее все возникающие изменения.

Порядок внесения изменений в штатное расписание будет прямо зависеть от того, какое количество изменений нужно отразить в документе:

• Если их большое количество, то проще полностью отменить старое штатное расписание, и ввести в действие новый документ, учитывающий все необходимые изменения.
• Если же количество правок, которые нужно внести в штатку небольшое, тогда ответственному работнику лучше всего составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Обычно можно выделить следующие ситуации, при которых требуется выполнить изменения в документе:

• Создание новых отделов или подразделений;
• Организация новых должностей;
• Изменение названия имеющихся должностей;
• Изменение оклада либо ставок работников;
• Закрытие отдела, подразделение, штатной единицы.

Если изменение штатки влечет за собой изменение условий труда работника (изменение оклада, должности и т. д.), то обязательно необходимо предварительно получить у него письменное согласие. А после того, как новый документ будет введен в действие, с сотрудником оформляется дополнительное соглашение к договору, которое учитывает все сделанные изменения.

С новым приказом нужно познакомить всех тех работников, которые далее будут заниматься оформлением необходимых документов. Также в список ознакомления можно также внести и тех сотрудников, которых напрямую будут затрагивать производимые изменения.

Если в приказе производится введение новых должностей, то нужно указать их наименование, а также какое количество штатных единиц организовывается. Этот документ принимается незамедлительно, если им не затрагиваются интересы каких-либо из уже нанятых работников.

Внимание! Если производится сокращение количества единиц, то в составленном документе нужно записать название, количество выводимых штатных единиц и дату введения приказа в действие. При этом нужно помнить, что процесс сокращения - это долгий процесс, при котором необходимо своевременно уведомить как самих работников, так и компетентные органы.

Срок уведомления может составлять 2-3 месяца, в зависимости от количества сокращаемых человек. Также, закон определяет виды работников, которых сокращать нельзя.

Периодичность составления документа и сроки хранения

Обычно штатное расписание оформляется сроком на год, и действительно в течение всего этого периода. Однако если организация маленькая, и движение штата в ней происходит очень редко, можно принять этот документ сразу на несколько лет вперед.

После того, как производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущий документ перестает действовать и утрачивает юридическую силу. Однако, оно еще некоторый период должно храниться на предприятии, потому, как обычно, проверки затрагивают несколько предыдущих периодов. А это как правило, до 2-3 лет.

Внимание! Существует правило, по которому недействительное штатное расписание должно храниться в архиве еще как минимум 3 года с момента завершения действия. Это же правило распространяется и на документы, при помощи которых производились изменения в штатном расписании.

В данной статье читатели будут иметь возможность ознакомиться с образцом штатного расписания (ШР) на 2017г. для ООО, бланком ШР

Что собой представляет ШР?

Сразу стоит отметить, что ШР - это организационно-распорядительный документ, необходимый для оформления структуры, штатного состава, численности организации, перечня наименований профессий, должностей с указанием окладов (ОК) и квалификаций, всевозможных надбавок для каждой должности (ДЛ) в отдельности.

В данной статье эксперты расскажут, как необходимо правильно составлять данный документ, а также как по правилам вносить изменения в него.

В ТК о ШР говорится в статьях №15, №57 ТК РФ. В них трудовая функция того или иного сотрудника определяется как работа по ДЛ согласно со ШР, профессией, специальностью с указанием квалификации, а также определенного вида поручаемой тому или иному работнику работы. Таким образом, пусть и в косвенной форме, но трудовое законодательство дает указания на необходимость ведения в фирмах/организациях/компаниях (ФОК) данного документа.

ШР запрашивают органы ФСС в ходе осуществления проверки правильности начисленных страховых взносов на социальное страхование в обязательном порядке. Органами ПФР требуется данный документ в ходе проверки достоверности и правдивости сведений относительно трудового стажа того или иного работника и его заработной платы, представленных ФОК с целью подтверждения факта работы на определенной ДЛ и тому подобное. Нередко в ходе проведения выездных проверок налоговыми органами также запрашивается ШР. К тому же и сам работодатель наглядно позволяет представить состав, структуру, расходы на заработную плату и численность той или иной ФОК.

Бывают такие ситуации, когда в ФОК проводились мероприятия по сокращению штата, а также численности работников. Тогда то ШР, которое было издано до сокращения, и то, которое было издано после, а также сопровождающие приказы являются основными доказательствами в суде при возможных спорах с работниками. Помимо всего прочего ШР может подтвердить факт того, что в ФОК нет тех или иных вакантных мест. Это необходимо в том случае, если по ТК определенному работнику необходимо предложить перевод на другое рабочее место (также при сокращении штата).

Другими словами, работодатель не имеет обязанности ведения ШР, но при этом может быть в определенных случаях привлечен к ответственности административного характера по причине нарушения законодательства относительно труда и охраны труда при отсутствии указанного документа.

Образец ШР в 2017г.

Форма ШР в 2017г.

Правильное заполнение ШР

Чтобы для юрлица или физлица, являющегося ИП, было удобно составлять ШР, была разработана унифицированная форма №Т-3.

Данная форма необязательна к применению, так как носит исключительно рекомендательный характер. Однако, несмотря на это, эксперты все же рекомендуют применять представленную форму в работе, так как в ней содержатся все нужные реквизиты.

ШР может быть заполнено любым работником, на котором возложена данная функция (к примеру, кадровик, бухгалтер ФОК, руководитель). Перед составлением данного документа потребуется предварительно определить общую структуру ФОК для последующего распределения материальных и людских ресурсов в зависимости от направлений деятельности, а также тех целей, для которых была создана ФОК.

В ходе составления ШР нет надобности внесения в него ФИО работников и информацию о занимаемых ими ДЛ, так как цель данного документа несколько иная, а именно определение штатной численности, структуры, а также размера зарплаты. К слову, факты назначения на должность, определенную ШР, может полностью отражать штатная расстановка.

Название того или иного структурного подразделения.

Наименование ДЛ/профессий/специальностей.

Общее число штатных единиц.

Величина ОК/тарифной ставки.

Наличие, а также размер надбавок и тому подобное.

Ниже эксперты предлагают рассмотреть подробно то, как данная форма должна заполняться.

Первоначально в нее следует внести такие данные:

Название ФОК - должно указываться в точном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования, его следует указывать обязательно в скобках.

Код ОКПО следует указывать, опираясь при этом на информационное письмо органа государственной статистики.

Номер соответствующего документа. Так, при первичном составлении ШР ему присваивается №1, при каждом последующем следует применять сквозную нумерацию.

Дату составления следует указывать текущую.

Строка «На период» должна содержать в себе период действия ШР, а также дату его ввода в действие.

В гриф утверждения документа следует внести реквизиты приказа относительно основной деятельности, которым произошло утверждение данного документа. Ниже по правилам указывается общая численность штатных единиц ФОК.

Первая графа под названием «Наименование структурного подразделения». Здесь следует перечислить обособленные структурные подразделения (представительства/филиалы), также административные подразделения (цеха/отделы и тому подобное). Если ФОК имеет филиалы/представительства, тогда будет лучше начать перечисление со структурных подразделений головной ФОК («Бухгалтерия», «Администрация», «Отдел кадров» и тому подобное) по порядку подчинения и только после удостоверять филиалы, а также их структурные подразделения, если они имеют место быть.

Вторая графа под названием «Код» должна содержать номера подразделений, присвоенные в последовательном порядке, который позволяет определять подчиненность/структуру всей ФОК.

Третья графа под названием «ДЛ/профессия/специальность, разряд, категория/класс квалификации». Если выполнения работ по тем или иным ДЛ/специальностям/профессиям связаны с предоставлением компенсаций/льгот или наличием ограничений, тогда наименование данных ДЛ/специальностей/профессий и квалификационные требования к ним обязательно должны соответствовать тем наименованиям/требованиям, которые указаны в квалификационных справочниках (статья №57 ТК РФ). Если работа в ФОК никак не связана с тяжелыми условиями труда, либо предоставлением дополнительных гарантий/льгот, то наименования профессии/ДЛ присваиваются самим работодателем.

Четвертая графа под названием «Количество штатных единиц» должна содержать информацию о количестве штатных единиц. Сюда также следует включать данные о количестве неполных единиц, то есть работающих на условии «0,5 ставки», «0,25 ставки» и тому подобное.

Пятая графа под названием «Тарифный ОК/ставка и тому подобное, рубли». По правилам заполнения в данную графу вписывается фиксированный размер оплаты труда по определенной должности за выполнение нормы труда за единицу времени/исполнение трудовых обязанностей на протяжении месяца. К таковому можно отнести фиксированный размер оплаты труда работника в рублях, проценты/коэффициент трудового участия/коэффициент распределения и тому подобное при соответствии с законодательством РФ, а также трудовым/коллективным договорами/соглашениями/прочими нормативными актами ФОК.

Не нужно забывать, что «вилка» для ОК не должна быть указана в ШР, потому как на основании статьи №22 ТК РФ оплата труда должна быть равной соответственно за равный труд. По этой причине если одно подразделение имеет две штатные единицы на должности «специалист», тогда напротив каждой определенной ДЛ в данной графе следует указывать одинаковый размер ОК. Возможность выплаты зарплаты (не должностного ОК) в большем размере определенному работнику может быть осуществлена путем назначения ему надбавок/прочих доплат. Однако будет лучше, если одинаковых ДЛ с различными ОК в ШР не случалось.

Шестая/седьмая/восьмая графа под названием «Надбавки, рубли». В данную графу начисляются доплаты/надбавки, имеющие компенсационный характер, а также выплаты, имеющие стимулирующий характер (к таковым относят премии/доплаты/надбавки/поощрительные выплаты), которые установлены действующим законодательством РФ, работодателем (за уровень сложности, связанный с режимом работы и т.д.).

Девятая графа под названием «Всего в месяц» - здесь необходимо указывать сумму должностного ОК, а также надбавок. Сумму правильно указывать в рублях или в соответствующих измерениях (другими словами, проценты/коэффициенты/прочие измерения). При установлении ОК в рублях, а надбавки - в коэффициенте или процентах, в графе следует ставить прочерк. К слову, в десятой графе нужно сделать ссылку на документы, которые их устанавливают.

Десятая графа под названием «Примечание» должна содержать любую информацию относительно ШР: оплата труда сдельная/повременная, виды надбавок, размеры надбавок, локальные нормативные акты фирмы/организации, которые устанавливают величину оплаты труда.

Эксперты акцентируют внимание читателей на то, что в ШР следует указывать не ФИО работников, а исключительно их ДЛ (вакантные также должны быть внесены в данный перечень).

На основании письма Роструда №428-6-1 от 22.03.2012г. ШР определяется как локальный нормативный акт ФОК, фиксирующий устоявшееся разделение труда между работниками в свободном виде и условия оплаты их трудовой деятельности.

На основании статьи №68 части 3 ТК РФ в ходе приема на работу на работодателе лежит обязанность по ознакомлению работника под его подпись с локальными нормативными актами, которые связаны с трудовой деятельностью, но при этом знакомства со ШР проводить не нужно. Однако, если новоиспеченному работнику понадобиться ШР, то работодатель с целью соблюдения требований относительно передачи персональных данных имеет право выдать ему исключительно выписку из этого документа, в которой содержится информация о его занимаемой ДЛ и, соответственно, выплатах.

Нововведения в ШР в 2017г.

К нововведениям ШР в 2017г. эксперты отнесли переименование структурных подразделений/ДЛ, внесение изменений в ОК, поведение сокращения численности/штата работников. К данному списку также можно добавить введение новых штатных единиц, исключение подразделений или отдельных вакантных ДЛ.

Отмечается, что внесенные изменения в данном документе предлагается оформлять сопутствующим изданием приказа относительно определенных изменений или утверждением обновленного ШР. По мнению экспертов, любое изменение более удобно утверждать, чтобы в дальнейшем не изучать другие документы, а иметь возможность сразу видеть обновленную структуру, занимаемые ДЛ и тому подобное. Приказ относительно внесения нововведений должен издаваться в любом случае. После этого должен быть издан приказ относительно утверждения нового документа, при этом обязательно должна указываться дата, начиная с которой ШР вступит в законную силу.

Нюансы внесения изменений в ШР:

Если ФОК планирует сократить штаты, то до момента проведения соответствующих мероприятий следует исключить вакантные ДЛ из ШР. Исключая эти ДЛ, работников уведомлять не нужно.

В ходе определения даты введения в действие на законных основаниях обновленного ШР, внесения в него определенных изменений по причине сокращения штата нужно опираться на статью №180 часть 2 ТК РФ, которая гласит о том, что работников необходимо уведомить о предстоящем сокращении не позже, чем за два месяца. Соответственно, изменения в документе или новое ШР не могут вступить в силу раньше, чем за два месяца с момента произошедшего уведомления.

В ходе изменения величины ОК/названий ДЛ/осуществлении структурной перестановки обязательно требуется проведение процедуры уведомления работников, внесение изменений в соответствующие трудовые договора.

При изменении названий структурных подразделений, указанных в ТД, порядок внесений нововведений аналогичный описанному выше. Если подразделение в договоре не указано, то работодатель должен издать приказ относительно внесения изменений в ШР/личные карточки/трудовые книжки (при необходимости). С данным приказом работник должен быть ознакомлен обязательно под подпись.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Одним из таких документов является штатное расписание, тонкости работы с которым рассмотрены в данной статье. Оно позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ , и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

• Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3 . Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно.
• Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца .
• Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована.
• Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление.

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

• кадровая служба;
• бухгалтерия;
• юридический отдел (наименее распространенная ситуация).

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

• сроки и основные правила разработки/внесения изменений;
• форма приказа об утверждении расписания и изменений;
• ответственные лица за формирование документа и подписание приказов;
• сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений;
• состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним.

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения , которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

• наименование и номер документа;
• дата его составления;
• наименование компании;
• подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения;
• наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления.

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

• структурное подразделение;
• код подразделения;
• должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории);
• количество штатных единиц;
• оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00);
• надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы;
• всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы;
• примечание.

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Процесс формирования и заполнения в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Как внести изменение?

На 2019 год существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

1. Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
2. Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения . Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

• необходимость проведения оптимизации административной деятельности;
• совершенствование организационной структуры компании;
• проведение реорганизации;
• устранение дублирования функций и формирование центров ответственности;
• изменения в законодательстве РФ;
• необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании;
• сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация.

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2019 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет . При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.