Предмет документоведения. Документоведение как наука

Теория документоведения . Документы имеют различный «цикл жизни». Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие после кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов снова может попасть в работу уже как историческое или культурное наследие.

Еще в древности люди стали осознавать, что «жизненный цикл» документов, их создание, движение и хранение подчиняются определенным закономерностям и правилам. Эти правила, вначале негласные, становились традициями, а затем обязательными правилами и нормами, закрепляясь в официальных законодательных и нормативных актах .

Таким образом, складывалась теория документоведения.

Предметами изучения курса документоведения являются документы и способы документации. При этом большинство людей представляют документ как информацию, зафиксированную на традиционном бумажном носителе. Однако этот носитель не всегда был традиционным, да и сейчас все больше вытесняется современными носителями (дискетами, CD -дисками и т.п.). За все время существования документов, начиная с древнейших времен, человечество разработало значительное количество материальных носителей информации. И чем старше и уникальнее документ, тем порой большую ценность представляют его носитель, средства и способы письма, чем его содержание.

Документоведение тесно связано с такими науками, как история, лингвистика, теория информации, архивоведение, право и многими другими.

Основными объектами изучения документоведения являются: закономерности образования документов; способы их создания; функции, свойства, структура документа; принципы организации документооборота; становление и развитие систем документации, а также комплексов документов; пути совершенствования документационных процессов в обществе.

Документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и это было связано с развитием международных, правовых отношений. Тогда появились первые попытки создания унифицированных форм документов. При росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документов и правила их составления стали понемногу закрепляться законодательными актами. Складывались правовые основы документирования, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность. В 1943 г. впервые появился и сам термин «документоведение», а вскоре и самостоятельный научный курс.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1960-х. Для этих целей был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач .

Источники в документоведении . Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.

Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Им же были разработаны «Генеральные формуляры» документов.

Важнейшими источниками нашего времени являются классификаторы (в частности, Общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД), ГОСТ и др. .

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативная база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. В ее состав входят: нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня; инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или ее структурного подразделения.

Документоведение относится к числу наук об обществе, поэтому свои задачи оно решает совместно с другими гуманитарными науками, как фундаментальными, так и прикладными. Это взаимодействие проявляется в различных формах и происходит на разных уровнях, прежде всего на уровне объекта и предмета исследования, понятийного аппарата, методов исследования. Можно сказать, что документоведение интегрировано в сложившуюся к настоящему времени систему социально-коммуникационных наук, занимая в ней свою, вполне определенную нишу.

Многие проблемы документоведческого характера в той или иной степени исследуются такими фундаментальными общественными науками, как философия, история, социальная психология, социология, культурология, теория информации, лингвистика, семиотика.

Самым тесным образом документоведение связано с исторической наукой. Фактически любая наука опирается на исторический метод познания. Документоведение в этом отношении не является исключением. Более того, объект его исследования обязательно подвергается анализу в исторической ретроспективе, в динамике, позволяющей проследить этапы, закономерности, тенденции развития, взаимосвязи документов во всем их многообразии. Происхождение и функционирование документов и систем документации, складывание комплексов документов невозможно понять без знания социально-экономической, политической истории, истории культуры и т. д., т. е. без изучения исторического аспекта.

С другой стороны, сам документ, причем не только с точки зрения его содержания, но также и формы, характеризуется относительной самостоятельностью, наличием собственных закономерностей функционирования, которые, в свою очередь, оказывают определенное воздействие на те или иные стороны общественного развития. Поэтому изучение прошлого предполагает знание генезиса документов, документных форм, особенностей документной коммуникации и т. д.

Документоведение объективно способствует формированию Источниковой базы исторических исследований. Одна из важнейших отраслей исторической науки - источниковедение , исследующее теорию, методику и технику исторических источников - одновременно может быть отнесена к научным дисциплинам документоведческого цикла. На основании близости к истории и источниковедению некоторые авторы ошибочно предлагают отнести документоведение к классу исторических наук и даже включают его в состав так называемых вспомогательных и специальных исторических дисциплин, которые рассматриваются как субдисциплины источниковедения. При этом источниковеды исходят из узкого понимания объекта и предмета документове- дения, неоправданно ставя знак равенства между документове- дением и делопроизводством. Одновременно следует заметить, что в последнее время обнаружилась тенденция к тому, чтобы источниковедение как таковое вывести за рамки исключительно исторической науки и рассматривать как интегрирующую дисциплину в системе гуманитарных наук, как элемент исторической антропологии, этнологии, социологии, т. е. всего гуманитарного знания.

Кроме того, важнейшим и принципиальным отличием документоведения от исторической науки является ограничение последней кругом изучаемых проблем, связанных исключительно с прошлым человеческого общества (история - это моделирование прошлого), тогда как для документоведения в первую очередь важна оперативная, а также перспективная (прогностическая) среда бытования документа.

На примере соотношения документоведения и истории видно, насколько сложным является определение его места в системе наук. Принципиальное значение в решении этой проблемы имеет, прежде всего, сам подход к объекту и предмету документоведения. Новейшие научные изыскания позволяют говорить о том, что до- кументоведение, изучающее в целом теорию и историю документа и документной коммуникации, может выступать теоретической основой, фундаментом для всех научных дисциплин, объектом которых предстает документ. В этом качестве в состав документоведения могут быть включены практически все дисциплины документационно-коммуникационного цикла.

Вместе с тем даже в рамках этого подхода (остающегося, впрочем, по-прежнему дискуссионным) следует иметь в виду, что каждая из дисциплин документационно-коммуникационного цикла обладает определенной самостоятельностью, решая те или иные более узкие, прикладные задачи. К числу относительно самостоятельных специальных документоведческих дисциплин относят архивоведение, библиографоведение, музееведение, рекламное дело, палеографию и некоторые другие. Кроме специальных, выделяют также частнонаучные документоведческие дисциплины - книговедение, патентоведение, картоведение и другие, изучающие отдельные виды и разновидности документов 1 . В свою очередь, специальные и частные документоведческие дисциплины также могут вбирать ряд других прикладных дисциплин и направлений. К примеру, в состав книговедения включают теорию и практику редактирования, художественное конструирование книги, библиополистику и другие; в архивоведении выделяют теорию и методику архивоведения, историю

1 Кушнаренко Н. Н. Документоведение: учебник. Киев, 2006. С. 153-155.

и организацию архивного дела, архивное право, архивоведческое терминоведение, архивный менеджмент и др.

В результате можно сказать, что общее, специальное и частное документоведение соотносятся между собой как ствол, ветви и листья одного громадного, могучего дерева - науки о документе, которую и представляет документоведение в целом. В свою очередь весь этот огромный живой, непрерывно развивающийся научный организм питается от корней, уходящих глубоко в толщу человеческого общества, социума.

Рассмотрим эту диалектическую научную взаимосвязь на примере нескольких дисциплин документационно-коммуникационного цикла. Одной из наиболее значимых среди них является архивоведение. Оно решает важнейшую документовед- ческую задачу - формирование эффективной и комфортной информационной среды в обществе, разрабатывает способы организации, хранения, поиска ретроспективной документированной информации. Одновременно архивоведение занимается изучением информационной ценности документа как исторического источника.

Традиционно менее очевидной представляется связь докумен- товедения с книговедением. Включение последнего в число доку- ментоведческих субдисциплин встречает возражения со стороны приверженцев административного документоведения. Между тем книга исторически и логически по своей информационной, социальной сущности и основным функциям, по характеру материального носителя, способу передачи информации также является документом, хотя и обладающим, безусловно, значительной спецификой. С развитием компьютерных технологий, с возможностью представления книги в электронном формате, с появлением электронных библиотек произошло дальнейшее расширение самого понятия «книга», а следовательно, и изучающей ее научной дисциплины. В связи с этим некоторые ученые стали впадать в другую крайность, предлагая едва ли не замещать документоведение книговедением. Так, французский библиолог Р. Эстиваль рассматривает книговедение как обобщающую науку о письменной коммуникации. Вслед за ним отечественный ученый А. А. Гречихин предложил формировать книговедение как науку о знаковом общении (информационной деятельности).

Все большее сближение книговедения с документоведением на основе признания единого для них теоретического фундамента - общего документоведения - повлекло за собой также и трансформацию библиографии - отрасли, занимающейся учетом печатной и рукописной продукции и информацией о ней. Библиография постепенно превращается в документографию.

Со временем уходит в прошлое и стремление рассматривать документоведение лишь в качестве прикладной научной дисциплины, относящейся к циклу наук об управлении. Вместе с тем остаются традиционно прочными взаимосвязь и взаимодействие между документоведением и теорией управления, менеджментом, поскольку в документах находят непосредственное отражение и функции управления, и его организация. В этой связи В. С. Мингалевым в рамках традиционного представления о предмете документоведения был даже сформулирован «наиболее общий закон документоведения», суть которого заключается в соответствии содержания документации функциям управления.

В свою очередь, научно обоснованная, рациональная организация работы с документами способствует совершенствованию управленческой деятельности, повышению ее эффективности, поскольку практически все работники управленческого аппарата в той или иной степени заняты работой с документами, затрачивая порой на эти цели, по некоторым данным, до двух третей рабочего времени.

Появление и успешное развитие в последние годы новой научной дисциплины - информационного менеджмента - еще сильнее сблизило исследование управленческих и документоведческих проблем, поскольку большая часть информации фиксируется в документах. Более того, некоторые авторы считают перспективным объединение служб документационного обеспечения управления и информационного менеджмента.

Документоведение испытывает также влияние таких прикладных управленческих дисциплин, как социология управления, психология управления и делового общения.

Документоведение взаимосвязано с правоведением, прежде всего с такими его отраслями, как конституционное, гражданское, административное, трудовое, информационное право, с криминалистикой как прикладной юридической наукой. В доку- ментоведении широко используются достижения правовой науки: придание юридической силы документам, правовые способы их введения в действие, классификация правовых актов и другие. В современном законодательстве документация дифференцируется по видам, значимости, выделяются отдельные системы документов. Одним из объектов документоведения является система организационно-правовой документации. В свою очередь, юристы в своей повседневной деятельности не могут обойтись без знания основ документоведения, организации и технологии документационного обеспечения управления, судебного и т. п. делопроизводства. Криминалисты исследуют природу документов, приемы, способы преднамеренного искажения документированной информации и т. п. с целью раскрытия и расследования служебных подлогов.

Нельзя не сказать и о связи документоведения с экономическими науками. Оптимизация деятельности служб документационного обеспечения управления невозможна без определения их экономической эффективности, без всестороннего анализа использования финансовых и материальных ресурсов, необходимых для создания и обработки документов, без составления соответствующих методик, нормативов трудозатрат и т. д. В число систем документации, изучаемых документоведением, входят и такие специальные системы, непосредственно отражающие экономическую сферу жизни и деятельности общества, как бухгалтерская, отчетно-статистическая, технико-экономическая, внешнеторговая, банковская, финансовая.

В документоведении достаточно широко используются достижения прикладной лингвистики, в частности, с целью унификации текстов официальных документов, стандартизации языковых единиц, а также в процессе редактирования документов.

Стремительное наращивание информационных ресурсов, бурное развитие компьютерных технологий и активное теоретическое осмысление информационных процессов во второй половине XX столетия оказали огромное влияние на характер и содержание документоведческих исследований, привели к встраиванию документоведения в цикл социально-коммуникационных наук. В результате документоведение оказалось самым тесным образом связано с такими сравнительно молодыми, но быстро развивающимися научными дисциплинами, как социальная информатика, вычислительная техника и программирование, информационная безопасность и защита информации и другие. Совместно с ними документоведение получило возможность эффективно решать на современном уровне теоретические и прикладные задачи, связанные с производством, передачей, поиском, хранением документированной информации.

Тенденция к интеграции отдельных научных дисциплин до- кументоведческого цикла, с одной стороны, и информационных наук - с другой, характерна в целом для мирового развития. В частности, в США произошло фактически слияние библиотечной и информационной науки в единую «Librarian and Information Science (LIS)».

Для решения некоторых своих проблем документоведение широко использует достижения в области технических и естественных наук, таких как химия, биология, физика и других, поскольку документ является одновременно и материальным объектом, носителем информации, обладающим вполне определенными физическими свойствами. Кроме того, создание, поиск, хранение документов, равно как и многие другие виды документационной деятельности связаны с использованием различных средств документирования и передачи информации, включая сложную современную оргтехнику.

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ, научная дисциплина, изучающая способы и закономерности образования документов, принципы организации работы с ними - от создания (получения) до уничтожения или передачи на архивное хранение. За рубежом документоведение не рассматривается как самостоятельное научное направление, а данные вопросы изучаются в курсах информатики или менеджмента управления документацией. В России документоведение зародилось в середине - 2-й половине 19 века; в работах Н. В. Варадинова, В. Н. Вельдбрехта, Ф. Н. Наливкина и И. И. Рихтера предпринята первая попытка систематизации делопроизводственной документации, составления правил оформления документов, выделения этапов их движения, применения десятичной классификации к документам, создаваемым в учреждениях. Представление о документе как носителе информации расширило появление новых способов документирования: фотографии (1839), звуковой записи (1877), кинозаписи (1895), которые стали существовать наряду с традиционными бумажными носителями. В 1920-х - начале 1930-х годов в сферу управления активно внедрялась научная организация труда (НОТ). Большое внимание в работе АО «Бюро организационного строительства "Оргстрой"» (образовано в 1925 при ЦКК - Наркомате РКИ СССР) и Государственного института техники управления (1926) уделялось вопросам стандартизации форм документов, а также применяемых при их создании материалов (бумага, лента для пишущих машин, чернила) и средств (ручки, перья, механические приспособления). Были разработаны первые стандарты на отдельные виды документов. Разработанный Государственным институтом техники управления проект «Общие правила документации и документооборота» можно считать первой научной попыткой создания в стране единой системы делопроизводства. С отказом от разработки НОТ как направления (начало 1930-х годов) и закрытием Государственного института техники управления (1932) работы по изучению документа и технологии работы с ним были свёрнуты.

В 1960-е годы резкое увеличение числа документов потребовало внедрения средств механизации, а затем автоматизации, что, в свою очередь, вызвало необходимость углублённого изучения документа, его унификации и стандартизации и приведения к единообразию технологии его обработки. В 1960 годы в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ, ныне ИАИ в составе РГГУ) образована первая в СССР кафедра документоведения. Постановлением СМ СССР от 25.7.1963 Главное архивное управление при СМ СССР было назначено головной организацией для координации работ по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); в 1966 году образован Документоведения и архивного дела институт. Постановлением СМ РСФСР от 8.5.1964 в МГИАИ открыт факультет государственного делопроизводства. Документоведение стало складываться как самостоятельная научная дисциплина, связанная с практическими потребностями улучшения работы государственного аппарата. Дальнейшее развитие документоведения происходило на стыке многих научных дисциплин (архивоведения, дипломатики, источниковедения, палеографии, сфрагистики, правоведения, языкознания, информатики и др.). В МГИАИ разработан курс документоведения, из которого постепенно выделяются отдельные дисциплины - организация и технология документационного обеспечения управления, информационное обеспечение управления, документная лингвистика, оргпроектирование. В 1987 году постановлением коллегии Министерства высшего и среднего специального образования СССР в МГИАИ создано Учебно-методическое объединение по специальности «документоведение и документационное обеспечение управления». Постановлением Государственного комитета СМ СССР по науке и технике от 4.9.1973 одобрены «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства» (последняя редакция - 1988), которые явились результатом научных и практических работ по документоведению. Тогда же создан комплекс государственных стандартов на управленческой документации (в первую очередь, организационно-распорядительной). С середины 1990-х годов развитие документоведения происходит в условиях возникновения новых форм экономических отношений и повсеместного внедрения компьютерных технологий. С 1993 Институт Документоведения и архивного дела при участии ИАИ РГГУ ежегодно проводит международные конференции по документоведению - «Документ в информационном обществе». С 1997 года издаётся специализированный журнал «Делопроизводство». В начале 2000-х годов более 100 российских вузов, в которых созданы специальные кафедры, готовят специалистов по документоведению и документационному обеспечению управления. В 1977, 1988, 2006 публиковались учебные пособия (М. П. Илюшенко, Т. В. Кузнецова, Я. З. Лившиц).

Лит.: Митяев К. Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. 1964. № 2; Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Вопросы формирования теории Документоведения // Развитие советского Документоведения (1917-1981). М., 1983; Ларин М. В. Управление документацией в организациях. М., 2002; Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М., 2004; Кузнецова Т. В. Введение в специальность Документоведение и документационное обеспечение управления. М., 2006.

Документоведение - научная дисциплина, изучающая документ в историческом развитии, закономерности образования документов, способы их создания, становление и развитие систем документации.

Документоведение охватывает все проблемы, связанные с понятием "документ".

Документоведение - наука молодая. Как всякая теория документоведение прошло путь от отдельных частных исследований до самостоятельной области научных знаний. Документоведение относится к информационно-документационным наукам.

Появление той или иной научной дисциплины обусловлено общественными потребностями. Такой потребностью стало упорядочение документообразования, так как объем документации, образующейся в обществе, растет в геометрической прогрессии с усложнением социальной организации и развитием средств коммуникации, технических средств документирования и связи.

Отечественное документоведение развивалось именно в этом направлении. К первым попыткам привести в систему знания о документе можно отнести так называемые русские письмовники или сборники образцов документов и их текстов. Первые из них относятся к XVI в. Письмовники составлялись для использования в делопроизводстве государственных учреждений, судебных органов и присутственных мест. В дальнейшем документоведение развивалось как прикладная дисциплина, задачей которой долгое время было совершенствование делопроизводства.

• - единством дисциплинарных знаний и способов действия с ними;
• - общим содержанием специальной подготовки исследований и формы их идентификации;
• - единым набором средств дисциплинарной коммуникации и институтов, регулирующих функционирование дисциплины.

Документоведение зародилось в конце XIX – начале XX вв, приобретает черты научной дисциплины с созданием 1960 г. в МГИАИ был создан факультет государственного делопроизводства, и в 1966 г. кафедры документоведения.

Основные заслуги в постановке вопроса о формировании научной дисциплины принадлежат первому заведующему кафедрой К.Г Митяеву. К.Г. Митяев первым ввел в научный оборот термин «документоведение». Однако он рассматривал документоведение как новую архивоведческую дисциплину. Документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, задач классификации, описания, каталогизации документов, хранящиеся в архивах.

С конца 1960-х гг. центральное место как объекта документоведения занимает история делопроизводства и современные требования к его организации.

В 1970-е гг. документоведение определялось как научная дисциплина, изучающая способы создания документов, принципы организации систем документирования в их историческом развитии. Это определение было закреплено в первом терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу ГОСТ 16487-70.

1970-е гг для документоведения являются периодом социального заказа. Этот заказ заключался в потребности рационализировать процессы фиксации и восприятия документированной информации. Документоведение стало пониматься как теория делопроизводства.

В 1980-е гг. наступил переломный момент в понимание предмета документоведения. Это было связано с внедрением в управление средств автоматизации документооборота и изменениями в фиксации, передаче и чтении информации.

Сегодня объектом изучения документоведения как научной дисциплины является документ, как самодостаточный объект для исследования, как феномен, явление культуры, продукт социальной практики, инструмент социальной коммуникации. Делопроизводство выделилось в самостоятельную научную дисциплину под называнием «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Объектом документоведения являются также системы документации.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Предметом документоведения является изучение исторических закономерностей документообразования, совершенствование технологии ДОУ, научное прогнозирование развития документации и документирования.

Задачи документоведения:

• - теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления;
• - выработка рациональных норм организации ДОУ.

Рыбаков Андрей Евгеньевич

(конспект лекций для студентов I курса исторического факультета Белорусского государственного университета)

РАЗДЕЛ 1. НАЗНАЧЕНИЕ КУРСА, ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

Тема 1.1. ПРЕДМЕТ, СОДЕРЖАНИЕ, ЗАДАЧИ КУРСА И МЕТОДЫ ЕГО ИЗУЧЕНИЯ

Документоведение – это наука, изучающая документ и системы документации в их историческом развитии, теоретические и практические проблемы создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.

Документоведение относится к разряду молодых наук, она еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, прошла в своем развитии несколько этапов.

Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине ХХ в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения документов во всех сферах жизни.

История документационной науки оказалась короткой. В середине ХХ в. (50-60 гг.) процессы коммуникации начинают рассматриваться не только в ракурсе одного из их средств – документа, но и более широко – как информационные. Понятие «документ» уступает место понятию «информация», поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание.

С начала 60-ых гг. начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение.

Документалистика – кибернетическая дисциплина, изучающая динамику и структуру информационных потоков и массивов. Документалистика рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов – от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. В отличие от документоведения, документалистика рассматривает документ как любую фиксированную информацию.

Вплоть до середины 80-ых гг. документалистика наряду с информатикой считались обобщающими науками о документе. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе. Информатика занимается исследованием методов и средств сбора и переработки, хранения, поиска и распространения научной информации. Информатика изучает и документную, и недокументную информацию. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации работы с документами. Поэтому, как и документалистику использовать информатику в качестве обобщающей науки о документе достаточно сложно.

В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата – создания документов, их комплексов, систем.

Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка сохранилась в некоторой степени и до наших дней.

Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления. В определенном смысле содержание понятия «документоведение» можно трактовать как теорию делопроизводства. Сама же организация документных работ: прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, практические вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности документов, их хранение и использование – предмет делопроизводства.

В практическом преломлении знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения делопроизводством, организацией управленческого труда в учреждениях. Не зная основных теоретических положений, заложенных в документоведении, нельзя правильно решать вопросы подготовки, обработки документов, классификации и использования документной информации. Большое значение документоведение имеет при разработке информационной базы АСУ. Теоретические проблемы, исследуемые в документоведении, помогают рационально организовать документационное обслуживание работы аппарата управления.

Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности – создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.

Предметомдокументоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

К общенаучным методам исследований документоведческих проблем относятся: системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические.

В документоведении получили распространение такие частные методы, как описание, анализ, сопоставление, классификация, обобщение, измерение и вычисление и др.

К специальным методам, которые применяются в конкретных науках, в документоведении относятся: методы унификации и стандартизации документов, минимизации путей и процедур документооборота, однократности в делопроизводственных операциях и документировании, выявления и отбора документов, экспертизы ценности документов и др.

Как научная дисциплина документоведение тесно связано с архивоведением, документалистикой, информатикой, источниковедением, лингвистикой, теорией управления, правовыми дисциплинами.

Документоведение использует опыт исследования документа, накопленный источниковедением, дипломатикой, археографией, и, в свою очередь, оказывает влияние на развитие этих наук. На развитие документоведения в значительной мере оказывает влияние теория управления, так как в документах отражаются функции управления.

Документоведение связано с юридическими дисциплинами, особенно в области разработки правовых актов управления.

Основные термины и определения, используемые в документоведении:

Документированная информация (документ) – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (Закон Республики Беларусь «Об информатизации»)

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16483-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Делопроизводство, документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам (создание документов).

Документация – совокупность документов по определенному вопросу.

Система документации – совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Организационно-распорядительная документация – подсистема управленческой документации, обеспечивающая организационную функцию аппарата управления.

Распорядительная документация – совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных организаций в целях реализации возложенных на них функций.

Система документирования – совокупность норм, правил, средств и способов создания документов.

Аппарат управления – 1. Система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управления в какой-либо сфере или области деятельности; 2. Совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) какого-либо учреждения или организации, выполняющих работы по управлению.

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Архив– 1.Совокупность архивных документов; 2. Организация или структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов с целью использования (ретроспективной) информации.

Тема 1.2. ИСТОЧНИКИ И ЛИТЕРАТУРА

Источники:

Законодательные акты, нормативные документы XVI-XX вв. (Статуты Великого княжества Литовского 1529,1566,1588 гг. и др., Общее учреждение министерств 1811 г. и др.).

Письмовники. Руководства по делопроизводству.

Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР (1963 год).

Единая государственная система делопроизводства (1974).

Единая государственная система документационного обеспечения управления (1991).

Конституция Республики Беларусь.

Гражданский кодекс Республики Беларусь.

Трудовой кодекс Республики Беларусь.

Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь».

Закон Республики Беларусь «Об информатизации».

Закон Республики Беларусь «О нормативных правовых актах Республики Беларусь».

Закон Республики Беларусь «Об электронном документе».

Закон Республики Беларусь «О техническом нормировании и стандартизации».

Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

Указ Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373 «Об утверждении Положения о Национальном архивном фонде Республики Беларусь и сети государственных архивных учреждений» (с изменениями и дополнениями, внесенными Указом Президента Республики Беларусь от 4 октября 2002 г. № 513).

Положение о порядке подготовки проектов нормативных правовых актов (утверждено Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359 «О мерах по совершенствованию нормотворческой деятельности»).

Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. № 100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь».

Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утверждено постановлением Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. № 424, с изменениями и дополнениями от 8 октября 2002 г. № 1392, от 12 марта 2004 г. № 267).

Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. № 1172).

Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13).

Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждено постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. № 27).

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утвержден начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г.).

Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38, с изменениями и дополнениями от 28 апреля 2004 г. № 4).

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения».

Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения».

Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Государственный стандарт СССР (ГОСТ) 6.10.2-75 «Унифицированные системы документации. Термины и определения».

Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы».

Методические указания по практическому применению СТБ 6.38-95 (утверждены приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 03.04.1996 № 14).

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД): унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм (утверждена Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 28 декабря 1999 г.).

Литература:

Альбом форм организационно-распорядительных документов / Авт.-разраб. Э.Н.Давыдова, П.А.Левчик, А.Е.Рыбаков, А.С.Терехов. – Мн., БелНИИДАД, 2002.

Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебн. и практ. Руководство. Мн., ТетраСистемс, 1998.

Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. История и организация делопроизводства в Беларуси. Мн., ТетраСистемс, 1999.

Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии / Авт-разраб.: С.В.Жумарь и др. Мн., БелНИИДАД, 2001.

Илюшенко М.П. К вопросу о функциях документов // Советские архивы. 1973. № 5. С. 18-21.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. М., 1986.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц З.Я. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. Пособие. М., 1977.

Краткий словарь видов и разновидностей документов / Отв. редактор А.С.Малитиков. М., 1974.

Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. М., 2000.

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2000.

Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. – К., 2000.

Подольская И.А., Санкина Л.В. Методика и практика стандартизации и унификации документов: Учеб. пособие. М., 1987.

Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М., 1988.

Рыбаков А.Е. Печать: порядок изготовления, использования, хранения // Архивы и делопроизводство. 2003. № 2. С. 18 – 25.

Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Международные стандарты на документацию. Переписка с зарубежными партнерами // Секретарское дело (Российское издание). 1999. № 4. С. 7 – 16.

РАЗДЕЛ 2. ДОКУМЕНТ, ЕГО ФУНКЦИИ И СПОСОБЫ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

Тема 2.1. ПОНЯТИЯ «ИНФОРМАЦИЯ» И «ДОКУМЕНТ»

Термин «документ» происходит от латинского слова «docu­men­tum». Документы появились как дополнительное (к звуковой речи) средство общения людей. Они были вызваны к жизни, прежде всего необходимостью запечатлеть, закрепить и передать то или иное сообщение. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово «documentum» означало образец, доказательство, свидетельство.

Этот термин в свою очередь произошел от глагола «docere» – учить, обучать. Корни этого слова уходят в индоевропейский праязык, где оно, по одной из версий, означало жест вытянутых рук, связанный с приемом или получением чего-либо.

На базе этого слова были образованы слова «doceo»– учу, обучаю, «doctor» – ученый, «doctrina» – учение, и наконец, «documentum» – то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое значение и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В значении письменного свидетельства слово «документ» употреблялось от средневековья до XIX в.

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I, как заимствованное из немецкого и польского языков, – в значении «письменное свидетельство». Следовательно, документу придавалось, прежде всего, правовое значение.

В нормативных правовых актах дореволюционной России XIX-XX вв. по организации управления и делопроизводства термин «документ» также почти не употреблялся. В разных законодательных актах документы называются «делами», «бумагами», «актами» («Общее губернское учреждение» 1775 г., «Общее учреждение министерств» 1811 г., «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г.).

В белорусском языке этот термин также не использовался. В XV-XVII вв. как синоним термина «документ» использовался термин «лист», которым обозначались и законодательные акты, и акты управления государством и его территориями, и распорядительные документы, и частноправовые акты, и переписка и пр. Для обозначения частноправовых актов (купчие, продажные, меновные, «дельчие», «дарчие» и пр.) использовался также термин «запис».

В советское время термин «деловая бумага» как синоним документа употребляется в некоторых законодательных актах, повторяла его и литература 20-30 гг. То же можно сказать и о белорусской делопроизводственной литературе. Так, книга С.Середы, вышедшая в 1926 г., имела название «Дзелавод. Узоры афіцыйных папер, слоўнік тэхнічна-канцэлярскіх выразаў».

Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». Так, в постановлениях ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов». В советское время в нормативных актах, литературе, в практике работы прочно утвердился термин «документ». Сохраняется он и в настоящее время.

В сущестовавших определениях документа подчеркивалась прежде всего его правовая основа. В «толковом словаре русского языка» 1935 г. документом называется: «письменное официальное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя». Постепенно определение понятия «документ» расширилось. Особо выделяются «служебные» и «счетные документы». Появляется термин «исторические документы». Ими считаются «летописи, хроники, записки и т.п. свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.».

Таким образом, в определении документа совершенно четко можно выделить три аспекта – правовой, управленческий, исторический. Но поскольку документ является объектом исследования многих научных дисциплин, в определениях его обычно преобладает какой-то один аспект, и хотя информационная природа его очевидна, что нашло отражение в последнем официальном определении документа, само понятие «документ» определяется различным образом, так как за основу берут разные критерии – цель создания, форму, способ воспроизведения информации и т.д.

Например, в правовой науке документы изучаются как средство документирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник. Специальные исторические дисциплины, изучающие исторические источники, особое внимание уделяют группе письменных источников – документов (понятие «источники» шире, чем понятие «документ». Историческим источником считают отражающие исторический процесс предметы материальной культуры, памятники письменности, идеологии, нравов, обычаев, языка). Архивоведение – история и организация, теория (методика) и практика архивного дел – занимаются главным образом документами в их ретроспективном качестве.

Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования во всех областях человеческой деятельности изучает научная дисциплина документоведение. Поэтому понятие документа у документоведов носит обобщающий характер, включает все категории документов и в то же время уточняет границы документа.

На международном уровне наиболее общим признано определение документ как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе. Такое определение разработано и утверждено Международной организацией по стандартизации (ИСО) при участии Международной федерации библиотечных ассоциаций, Международной федерации по документации, Международного совета архивов, Международной организации по интеллектуальной собственности. Согласно стандарту ИСО, информация может быть записана любым фиксирования каких-либо сведений, т.е. с помощью не только знаков письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документам все материальные объекты, которые могут быть использованы для передачи информации в обществе (включая экспонаты музеев, архитектурные памятники, образцы пород и т.п.).

В любом случае понятие «документ» тесно связано с понятием «информация», поскольку документ является ее основным носителем.

Слово «информация» происходит от латинского «informatio» – разъяснение, изложение. Оно имеет множество значений, из которых наиболее общее и широкое – «отраженное многообразие».

Закон Республики Беларусь «Об информатизации» дает такое определение информации: сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах.

Обмен информацией является необходимым условием жизни человеческого общества. Информация всегда помогала правильно отражать происходящие события и воздействовать на них. Но лишь с появлением начертательного способа фиксации информации – письма – можно говорить о документе.

Информация может быть недокументной – не зафиксированной на материальном носителе – и документной – закрепленной на нем. Документоведение имеет дело с документной информацией.

Всю информацию, которую можно получить от документа, допустимо называть информацией документа. Условно она может быть разделена на три составные части: а) информация документная, б) на документе и в) о носителе и способе ее закрепления на нем.

Основу любого документа составляет документная информация, т.е. информация, содержащаяся в документе. Для ее хранения и передачи и был создан документ.

Сведения о носителе, способе закрепления сообщения и т.п. – это информация о документе как физическом объекте, физическом теле. Материал носителя является источником вещественной информации для архивистов, книговедов, производителей магнитных лет, специалистов ЭВМ и т.д.

Информация на документе – это автографы, различные пометки авторов или выдающихся личностей на документе, резолюции, подписи, печати, штемпели и т.п., свидетельствующие об особых обстоятельствах бытования документа во времени и пространстве.

В теории информации все многообразие ее форм принято делить на элементарную – информацию, циркулирующую в неживой природе; биологическую – циркулирующую в живой природе; социальную – осмысленную человеческим обществом.

Социальная информация – это способ (форма) передачи знаний, эмоций и волевых воздействий в обществе. Обобщенно социальную информацию можно определить как сведения, предназначенные для передачи в обществе.Именно такая информация, содержащаяся в документе, является объектом изучения документоведения.

Социальная информация – явление сложное, подразделяемое на виды по разным принципам деления. С точки зрения социального назначения информация подразделяется на массовую и специальную.

Массовая информация – социальная, предназначенная для всех членов общества. Информация этого рода доступна любому человеку, поэтому она и называется массовой. Массовая в свою очередь делится на публицистическую, эстетическую, обыденную.

Специальная информация предназначена для отдельных социальных групп, в частности, специалистов. Она делится – на научную, техническую, планово-экономическую, коммерческую и другие виды.