Н аталия П ластинина, Саратов

Ранее все предприятия при ведении штатного расписания были обязаны руководствоваться формой № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, уже не являются обязательными к применению . Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).

Теперь установлен следующий порядок: первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем экономического субъекта, т.е. руководителем предприятия. Данное правило зафиксировано ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - ФЗ «О бухгалтерском учете»). При утверждении данных унифицированных форм для предприятия следует помнить, что каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно:

1. наименование документа;
2. дата составления документа;
3. наименование экономического субъекта, составившего документ;
4. содержание факта хозяйственной жизни;
5. величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6. наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7. подписи лиц, предусмотренных пунктом 6, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Несмотря на предоставленную законом свободу субъектам хозяйственной деятельности, подавляющее большинство предприятий продолжает при оформлении кадровой документации, в том числе штатного расписания, использовать унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, в силу их удобства, универсальности и многолетнего опыта их применения.

Следует отметить, что и ранее, при более либеральных взглядах законодателя, штатное расписание во многих структурах велось абы как, зачастую неправильно, что нередко приводило к негативным последствиям. Причем такие последствия наступали и для сотрудника, и для самого нарушителя - работодателя. Рассмотрим основные виды «вольностей», которые были замечены на практике при использовании штатного расписания как первичного учетного документа организации.

1. Отсутствие штатного расписания

Да-да, и такое случается! Нечасто и не везде, но подобное замечено на очень малых предприятиях, где нет не только кадровика, юриста, но даже и бухгалтера. Однако подобный казус длится недолго - ведь предприятию все равно необходимо вести учет начисления заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности, командировочных и иных расходов, неправильность или неточность исчисления которых заметит аудитор, налоговый инспектор или специалист внебюджетного фонда. Кроме того, данный документ в обязательном порядке потребует суд в случае трудового спора о выплатах работнику, о восстановлении на работе.

Первичные учетные документы составляются по формам, утвержденным руководителем предприятия

Анализируя разные мнения теоретиков, практиков и представителей контролирующих органов, можно констатировать следующее:

• теоретически обязательность наличия штатного расписания законом не предусмотрена;
• однако именно данный документ запрашивается в качестве оснований начисления заработной платы контролирующими органами при проверке и в силу закона должен быть им предоставлен;
• штатное расписание служит важнейшим доказательством в трудовых спорах.

Контролирующие органы выработали свою позицию по данному вопросу, отнеся отсутствие штатного расписания к нарушению трудового законодательства. За данное нарушение работодателей, например, штрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ.

Отсутствие штатного расписания приравнивается к нарушению трудового законодательства.

На практике. ООО «АЗ-Север» при плановой выездной проверке установило нарушение ч. 2 ст. 57 ТК РФ в виде отсутствия штатного расписания. В связи с этим руководству данного предприятия выдано предписание, должностное лицо привлечено к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Именно до такой «критической точки» (читай: проверки) и может отсутствовать штатное расписание. С момента наступления надобности штатное расписание работодателем-нарушителем все-таки создается. При этом не факт, что впоследствии оно постоянно будет поддерживаться в актуальном состоянии, но существовать в каком-либо виде уже начнет.

На практике зафиксированы случаи, как отсутствие штатного расписания негативно влияло и на работника, и на работодателя (см. пример выше). Ведь в ситуации трудового спора сотруднику нечем доказать фальсификацию штатного расписания или временной период его полного отсутствия на предприятии по той лишь причине, что штатное расписание хранится у работодателя, а сотрудники имеют к нему ограниченный доступ. Работодатель теоретически всегда может изготовить расписание заново, откорректировать и формально ввести в действие «задним» числом. У работника на руках находится лишь экземпляр трудового договора, а в иных случаях и этот документ отсутствует.

Примеры из практики, увы, демонстрируют скудость доказательной базы работника, что мешает ему выиграть спор.

На практике. К. обратилась в суд с иском к работодателю о признании увольнения незаконным. В обоснование иска указала, что была незаконно уволена, затем восстановлена на работе. Однако работодатель с целью избавления от нее принял решение о сокращении штата, которое она считает ложным. Работодатель представил в суд приказы, уведомления, штатное расписание, из которых следовало, что первоначально в штате значилось два заместителя, но после увольнения одного из них его ставка была исключена из штатного расписания. Затем работодатель принял решение и о сокращении ставки истицы - второго заместителя директора. Доводы истицы о фальсификации штатного расписания, приказов не нашли своего подтверждения в суде, а сама истица никакими доказательствами их подтвердить не сумела. Не подтвердился и временной период полного отсутствия на предприятии штатного расписания. Касательно же экономической целесообразности принятого ответчиком решения о проведении мероприятий по сокращению штата суд указал, что истица не вправе оспаривать данное решение, поскольку работодатель мог под свою ответственность принимать необходимые кадровые решения по подбору, расстановке и увольнению работников. Анализируя и оценивая доказательства в их совокупности, суд пришел к выводу о том, что у ответчика имелись основания для увольнения истицы по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ по сокращению штата работников, т.к. факт сокращения занимаемой истицей должности подтверждается представленными в суд приказами и штатными расписаниями ответчика. Установленный законом порядок увольнения ответчиком был соблюден, вакантных должностей, которые могли бы быть предложены истице, у ответчика на момент увольнения не имелось. На основании изложенного суд пришел к выводу о действительности проведения ответчиком мероприятий по сокращению штата, соблюдении работодателем при этом всех требований законодательства и, следовательно, о законности и обоснованности увольнения истицы по сокращению штата (решение Первомайского районного суда г. Кирова от 11.03.2011; определение Кировского областного суда от 19.04.2011 по делу № 33-1298/2011).

2. Наличие разных вариантов штатного расписания

Интересная ситуация с вариантами штатного расписания, как правило, наблюдается на предприятиях с «серой» заработной платой. Одно - реальное - штатное расписание с суммами зарплат хранится «за семью замками», а другое - с указанием зарплат в минимально допустимых законом пределах - официально утверждено документом, доступным для изучения. В большинстве случаев споров негативные последствия таких вариаций опять же испытывает работник. По требованию суда работодатель представляет «официальное» штатное расписание, согласно которому суд и принимает решение, осуществляет необходимые расчеты и пр. Таким образом, суд принимает решение только на основании представленных доказательств. Истинное положение вещей может быть от него скрыто.

На практике. Один из членов правления ТСЖ обратился в суд с иском об отмене действия штатного расписания на 12 единиц, приказа о его утверждении, приказа об утверждении положения о премировании и самого положения о премировании. В обоснование иска указал, что на предприятии было утверждено штатное расписание на 16 единиц, однако на деле применялось другое. В связи с этим, а также в связи с выплатой премии на основании незаконно утвержденного положения о премировании фонд оплаты труда был перерасходован, чем вызвал подачу истцом названного иска. Ответчик иск не признал и пояснил, что истец требует отменить действие штатного расписания на 12 штатных единиц. Однако общим собранием членов товарищества было утверждено другое штатное расписание - на 16 списочных единиц. Именно оно являлось основанием для начисления заработной платы. Штатное расписание на 12 единиц на голосование не выносилось и общим собранием не утверждалось. На общем собрании членов товарищества было утверждено и положение об оплате труда, в котором установлены размеры надбавок и определен порядок премирования сотрудников. В ходе судебного заседания установлено, что протоколом собрания ТСЖ было утверждено штатное расписание на 16 штатных единиц, положение об оплате труда. Согласно краткой справке из аудиторского отчета, по результатам проверки бухгалтерской отчетности ТСЖ нарушений в учете по заработной плате не выявлено. Таким образом, суд не нашел оснований для удовлетворения требований истца, т.к. штатное расписание было утверждено протоколом собрания ТСЖ, данный протокол обжалован не был. Приказ «О введении Положения о премировании работников» издан председателем ТСЖ в пределах полномочий. На основании изложенного суд в удовлетворении исковых требований об отмене действия документов истцу отказал (решение Центрального районного суда г. Хабаровска). .

3. Прием на несуществующие должности

Сотрудник не несет риск негативных последствий за ненадлежащее оформление работодателем своих документов

Руководители предприятий, не вполне представляющие себе назначение и порядок ведения штатного расписания, могут принять работника на… несуществующую должность. Например, в штатном расписании - утвержденном, не измененном и действующем, - нет должности заместителя директора. Однако руководитель принимает нового работника на указанную должность. При этом фиксирует наименование должности и оклад в трудовом договоре, делает соответствующую запись в трудовой книжке. Лишь потом выясняется, что такой должности в штате?то и нет! По большому счету это пример самоуправства руководителя, последствия которого придется исправлять. И путь исправления только один: внести в штатное расписание новую должность, приведя внутренний учетный документ организации - штатное расписание - в соответствие с записями в трудовом договоре и трудовой книжке работника. Уволить его, аннулировать трудовой договор работодатель уже не имеет права, т.?к. он сам отвечает за оформление учетных документов. Сотрудник не несет риск негативных последствий за ненадлежащее оформление работодателем своих документов, а руководствуется трудовым договором, который для него первичен и является основным документом, подтверждающим возникновение трудовых отношений между работником и работодателем по указанной в нем должности.

Таким образом, негативные последствия приема работника на несуществующую должность пожинает в данной ситуации, работодатель, а не сотрудник.

4. Прием на нижестоящую должность в рамках вышестоящей

Чрезвычайно интересный прием, применяемый руководителями предприятий! Не зная, каким образом сделать должность более привлекательной, создать интерес к ее замещению и конкуренцию, работодатели используют следующие технологии:

• принимают работника на должность, имеющуюся в штатном расписании, но с окладом ниже указанного. Как правило, это условие действует на период испытательного срока. При успешном его прохождении заработная плата устанавливается в полном размере, зафиксированном в штатном расписании;
• при наличии в штатном расписании, к примеру, должности «главного экономиста» принимают на должность с нижестоящим статусом - «старшего экономиста», но с окладом по должности главного экономиста или ниже его. Условие об изменении почти то же - по окончании испытательного срока или по усмотрению руководителя наименование должности «дорастает» до нормального, предусмотренного штатным расписанием.

При этом в обоих случаях работодатель обосновывает свою позицию примерно так: штатным расписанием установлена высокая должность, в рамках которой можно принять работника и на должность с меньшим статусом, и на меньший оклад. Ведь высокая должность и высокий оклад «поглощают» нижестоящие статусы и оклады.

Закон не возлагает на работодателя обязанности знакомить сотрудника со штатным расписанием

Следует отметить, что оба варианта неправильны, а обоснование - не соответствует правилам ведения кадровой и бухгалтерской документации. В широко распространенной судебной практике не удалось встретить ярких примеров споров, выявивших факт приема на нижестоящую должность в рамках вышестоящей. Однако это не означает полного отсутствия рассматриваемого явления. В большинстве случаев такая ситуация просто не вызывает споров, т.к. изначально работодатель при приеме на работу называет кандидату именно нижестоящую должность. В случае поощрения работника он как бы переводится на вышестоящую должность с соответствующим оформлением кадровой документации. Реального же положения дел работник не может и предполагать, т.к. со штатным расписанием его никогда никто не знакомит. Да и не должен знакомить, поскольку закон не возлагает на работодателя обязанности знакомить сотрудника со штатным расписанием.

6. Прием на ставку при наличии только части ставки

Как правило, данный вид «вольности» все же оказывается непреднамеренной ошибкой. Например, в штате предусмотрено лишь 0,5 ставки инженера, а работник принят на полную (1,0) ставку, о чем указано в трудовом договоре, при этом оклад указан по «целой» должности. Или же, например, в штатном расписании предусмотрена полная ставка специалиста, однако она была поделена между двумя работниками по 0,5 ставки. Один из сотрудников уволился, а второй остался занимать 0,5 ставки. Новый же работник ошибочно оформлен на целую ставку, при этом оклад должен быть указан как по 0,5 ставки. Однако это уже неправильно, т.?к. 0,5 ставки предусматривают лишь 0,5 оклада, соответственно 1,0 единица должна предусматривать целый оклад. Следует отметить, что все указанные действия ошибочны и требуют приведения документации в соответствие друг с другом. При этом изменяется именно штатное расписание, а не документы, которые уже подписаны и находятся на руках у работника. То есть для приведенной ситуации оптимальный вариант - введение новой целой единицы и оставление 0,5 единицы для работника, ранее делившего данную должность с уволившимся сотрудником.

7. Мнимое сокращение штата

Чаще всего подделка штатных расписаний, неправильное ведение, оформление и утверждение вскрывается в спорах, вытекающих из увольнений по сокращению штата.

Неправильно

Желая избавиться от конкретных сотрудников, работодатель придумывает «гениальный» ход с сокращением штата, на самом деле такого мероприятия не проводя. Штатное расписание не меняется, однако работодатель вручает уведомления об увольнении по сокращению штата, предварительно проведя работу по «зачистке» штатного расписания от подходящих увольняемым работникам вакансий (таким образом, исключая возможность их предлагать), и даже выплачивает соответствующее выходное пособие при увольнении. Однако мнимость сокращения штата вскрывается элементарным сравнительным анализом штатных расписаний ДО сокращения и ПОСЛЕ.

На практике. Работница обратилась в суд с иском к работодателю о признании незаконной процедуры сокращения, взыскании заработной платы за время вынужденного прогула и компенсации морального вреда, в обоснование иска указав о мнимости сокращения штата. Суд изучил приказы работодателя об изменениях штатного расписания и пришел к выводу о незаконности произведенной процедуры сокращения и, соответственно, приказа о внесении изменений в штатное расписание. Сравнительный анализ штатной численности и должностных обязанностей работников «упраздненного» и «созданного» подразделений показал, что фактически функциональная составляющая указанного подразделения не изменилась, а изменилось лишь его наименование. Трудовые функции истицы фактически остались прежними. С учетом изложенного суд согласился с доводами иска о том, что процедура сокращения носила формальный характер. На это среди прочего указало исключение из штатного расписания одних должностей и введение иных с идентичными функциями, но с меньшими окладами. Указанные обстоятельства позволили суду сделать вывод о том, что фактически процедура сокращения имела своей целью обоснование увольнения истицы и была произведена с нарушением ряда требований трудового законодательства РФ. При проведении сокращения истице были предложены вакансии, на одну из которых она вынужденно согласилась. Добровольность волеизъявления истицы на перевод на иную должность не нашла объективного подтверждения при разбирательстве дела. Напротив, с учетом очевидности того обстоятельства, что данный переход значительно ухудшил условия ее труда, суд пришел к выводу о состоятельности указания истицы на вынужденный характер обстоятельств согласия на осуществленный перевод. На основании изложенного суд постановил исковые требования работницы удовлетворить частично, признав произведенную процедуру сокращения штата в части, касающейся истицы, незаконной и взыскав в пользу работницы недоплаченную заработную плату и компенсацию морального вреда (решение Ленинского районного суда г. Смоленска от 23.05.2012 по делу № 2-984/12).

Вывод: мнимое сокращение штата выдает сравнительный анализ нового и старого штатных расписаний с идентичными по функциям должностями, но с разными наименованиями и окладами.

Правильно

Опасаясь выводов суда о мнимости сокращения штата, но действительно нуждаясь в изменении структуры, самые смелые работодатели не боятся схемы изменения, при которой они полностью сокращают один или два отдела и вместо них вводят новые. Самое главное в данном случае: наравне с правильным изменением штатного расписания предусмотреть функционал и должностные обязанности сотрудников введенных отделов отличными от тех же параметров сотрудников сокращаемых отделов.

На практике. Работница обратилась в суд с иском о восстановлении на работе. В обоснование своего несогласия с увольнением указала, что после сокращения численность штата не изменилась, и месячный фонд оплаты труда не изменился, соответственно, сокращения штата произойти не могло. Суд сравнил ранее действовавшее и новое штатные расписания и пришел к следующему выводу: работодатель упразднил два отдела, а вместо них ввел отдел и две группы. При этом сравнительный анализ показал, что функции упраздненной структуры не соответствуют функциям введенной (должностные обязанности работников новой структуры существенно изменены - включены функции камеральных проверок, которые составляют одну из основных частей деятельности отдела, а также проверки банков и разъяснительная работа). При таких данных суд обоснованно пришел к выводу о том, что факт сокращения штата действительно имел место, и с упразднением отдела должность истицы также подлежала сокращению, поэтому у работодателя имелись все основания для расторжения трудового договора в связи с сокращением штата. Дав правовую оценку установленным по делу обстоятельствам, суд пришел к правильному выводу о соблюдении ответчиком установленных трудовым законодательством требований при проведении процедуры сокращения штата. Довод истицы о том, что некоторые работники не были сокращены, суд проверил и выяснил, что несокращенные работники были переведены на вакантные должности, которые им были предложены в рамках процедуры сокращения на основании их волеизъявления. Истица же на предложенные вакансии не согласилась, в связи с чем по истечении срока предупреждения правомерно была уволена. Решением суда в удовлетворении исковых требований уволенной работнице было отказано (решение Кызылского городского суда Республики Тыва от 16.02.2012; апелляционное определение Верховного суда Республики Тыва от 02.05.2012 по делу № 126/2012).

Вывод: действительность сокращения выявляется не только сравнительным анализом штатных расписаний, но и сравнением должностных обязанностей по новым и по имевшимся ранее должностям.

Неправильно

Мнимость сокращения штата также выражается в переименовании должностей и структурных подразделений в штатном расписании. При сравнительном анализе на первый взгляд в штате действительно произошли изменения: был один отдел, который сократили, но ввели новый отдел с новыми должностями. Однако при тщательном рассмотрении оказывается, что вся структура осталась прежней, а произошло лишь номинальное переименование отделов и должностей. Данный факт работник может оспорить только в суде, т.к. работодатель, желая уволить сотрудников по сокращению штата, убедительно доказывает работнику, что он действительно поменял структуру штата и зафиксировал это в штатном расписании. Суд же приходит к обратному выводу, «вскрывая» мнимость сокращения при помощи анализа штатного расписания.

На практике. Работодатель решил избавиться от инвалида по зрению, занимавшего руководящий пост, и «придумал» сокращение штата. Суд же, рассматривая иск о признании увольнения незаконным и восстановлении на работе, выявил надуманность процедуры. Как видно из приказа «Об утверждении организационной структуры и штатного расписания», послужившего основанием для увольнения работника по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, им не предусмотрено сокращение должности, которую занимал истец; группа, которой руководил истец, преобразована в отдел, а должность руководителя группы, соответственно - в должность начальника отдела. Указанные трансформации следовали также и из текста новых должностных инструкций. Установив надуманность основания для увольнения истца, суд восстановил сотрудника на работе. С указанным решением согласилась и вышестоящая судебная инстанция (решение Ленинского районного суда г. Махачкалы от 11.02.2011; кассационное определение Верховного суда Республики Дагестан от 01.04.2011).

Вывод: переименование группы в отдел, а должности - из начальника группы в начальника отдела не дает работодателю права уволить работника на данной должности по сокращению штата.

О формальных ошибках

Мы рассмотрели материальные ошибки, хитрости работодателя в области изменения и оформления штатного расписания при мнимом сокращении штата. Однако практика выделяет еще и формальные ошибки в документах при действительном сокращении штата. Так, даже чисто формальные ошибки при составлении и утверждении нового штатного расписания при реально проведенных мероприятиях по сокращению штата могут вылиться в восстановление сокращенного сотрудника на работе.

важно знать

Для составления собственного мнения относительно правомерности вышерассмотренных действий со штатным расписанием, а также определения рисков работодателя при этом не лишним будет ознакомление с определением Конституционного суда РФ от 17.12.2008 № 1087-О-О, в п. 2.3 которого даны следующие разъяснения:

«Прекращение трудового договора на основании п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ признается правомерным при условии, что сокращение численности или штата работников в действительности имело место. Вместе с тем, с одной стороны, работодатель не может быть ограничен в праве впоследствии восстановить упраздненную должность в штатном расписании в целях осуществления эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом; с другой стороны, в таких случаях нельзя исключать возможность злоупотребления правом со стороны работодателя, использующего сокращение штата работников для увольнения конкретного лица. Поскольку уволенный работник может узнать о восстановлении в штатном расписании должности, которую он ранее занимал, лишь по истечении предусмотренного частью первой ст. 392 ТК РФ срока, и поскольку только судом устанавливаются обстоятельства, свидетельствующие о нарушении прав этого работника, о чем он не знал и не мог знать на момент вручения ему копии приказа об увольнении либо выдачи трудовой книжки, суд, рассматривая в порядке ч. 3 ст. 392 ТК РФ соответствующее ходатайство, не вправе отказать в восстановлении пропущенного процессуального срока без исследования фактических обстоятельств дела, которые могут послужить основанием для такого восстановления».

На практике. В ходе проверки в учреждении был выявлен факт нарушения работодателем ст. 22, 81, 180 ТК РФ. Так, 10.02.2012 работодатель издал приказ о сокращении штата сотрудников. В приказе он установил, что с 12.04.2012 из штатного расписания исключаются должности некоторых работников. 10.02.2012 работодатель утвердил штатное расписание на период с 12.04.2012 по 31.12.2012, в котором отсутствовали данные должности. Работникам были выданы уведомления о сокращении занимаемых ими должностей, и до введения в действие нового штатного расписания они были уволены. В нарушение п. 2 ч. 1 ст. 81 и ч. 2 ст. 180 ТК РФ работники были уведомлены о предстоящей процедуре сокращения штата 10.02.2012 и уволены до введения в действие нового штатного расписания, т.е. на дату увольнения сотрудников должности, занимаемые ими, имелись в штатном расписании. Таким образом, основание для начала процедуры сокращения штата у работодателя отсутствовало. По результатам проверки работодателю выдано предписание об устранении выявленных нарушений.

Вывод: при сокращении штата необходимо быть очень внимательными с датой увольнения работников и датой вступления в силу нового штатного расписания; при их расхождении суд или контролирующий орган может прийти к выводу об отсутствии на дату увольнения основания увольнения.

Частый вопрос, связанный с сокращением штата и введением нового штатного расписания, заключается в определении периода «безвременья»: когда после сокращения еще нельзя вводить в новое штатное расписание сокращенные ранее должности? После долгих обсуждений общим выводом стал такой:

• закон не устанавливает сроков, по истечении которых работодатель вправе ввести в штатное расписание те же должности, что и были сокращены;
• с учетом установленных ст. 392 ТК РФ сроков на обращение в суд (один месяц по срокам, вытекающим из увольнений) и судебной практики таким минимальным периодом «безвременья» может считаться один месяц со дня фактического увольнения сокращенных работников. Именно в данный период работник вправе обратиться в суд с требованиями о признании сокращения мнимым, опираясь на информацию о повторном введении в штатное расписание ранее сокращенных должностей.

Вывод: чтобы минимизировать риск признания неправомерным увольнения сотрудника по сокращению численности или штата, работодателю следует «выдержать» срок не менее одного месяца со дня увольнения сотрудника до введения в штатное расписание той же должности, что и ранее сокращенная.

Об ответственности

Формальные ошибки работодателя при оформлении штатного расписания в процессе сокращения штата не всегда выявляются именно судами. Ведь спор между сотрудником и работодателем может и не возникнуть. Но ошибочные действия работодателя могут быть выявлены и контролирующими органами - прокуратурой или государственным инспектором труда. В этом случае соответствующий орган все равно обязан принять меры реагирования. Например, вынести предписание об устранении нарушения или выразить протест. Однако дальнейшие действия работодателя, как показывает практика, не обязательно должны носить характер исправления, особенно если позиция двух контролирующих органов относительно одного и того же действия предприятия-работодателя различна.

На практике. Прокурор возбудил против руководителя предприятия дело об административном правонарушении по ст. 17.7 КоАП РФ, указав, что при проверке им было выявлено нарушение руководителем предприятия порядка проведения мероприятий по сокращению штата. Нарушение выразилось в том, что при издании руководителем организации приказа о сокращения штата не было сформировано и утверждено штатное расписание с исключением высвобождаемых должностей. Это является нарушением, поскольку в случае если в новом штатном расписании должность работника сохранена, оснований для увольнения по сокращению штата не имелось. На основании изложенного прокурор направил соответствующий протест руководителю предприятия. Из ответа генерального директора на протест следует, что инспекцией труда была проведена проверка; нарушений, указанных в протесте, выявлено не было. Кроме того, работники уже уволены. В удовлетворении протеста было отказано. После этого по факту неисполнения требований прокурора в отношении руководителя предприятия было вынесено постановление о возбуждении дела об административном правонарушении, предусмотренном ст. 17.7 КоАП РФ - за умышленное невыполнение требований прокурора, вытекающих из его полномочий, установленных федеральным законом. Рассмотрев материалы дела, суд указал, что несогласие прокурора с содержанием ответа, полученного по результатам рассмотрения протеста, не может служить основанием для привлечения руководителя предприятия к административной ответственности по ст. 17.7 КоАП РФ. С учетом этого суд пришел к выводу об отсутствии в действиях руководителя предприятия состава административного правонарушения, предусмотренного ст. 17.7 КоАП РФ, что является обстоятельством, исключающим производство по делу. На основании изложенного суд производство по делу прекратил (постановление мирового судьи судебного участка № 1 Железнодорожного района г. Орла от 08.11.2012 по делу № 3-307/2012).

Вывод: неправильно оформленное штатное расписание при процедуре сокращения штата не становится априори незаконным, если оно не повлекло за собой нарушения прав работников; а неисполнение протеста прокурора в данном случае не влечет ответственности по ст. 17.7 КоАП РФ.

Еще о негативных последствиях

важно знать

Ст. 17.7 КоАП РФ: «Умышленное невыполнение требований прокурора, вытекающих из его полномочий, установленных федеральным законом, а равно законных требований следователя, дознавателя или должностного лица, осуществляющего производство по делу об административном правонарушении, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до одной тысячи пятисот рублей; на должностных лиц - от двух тысяч до трех тысяч рублей».

Примеры из практики свидетельствуют, что в большинстве случаев от вольностей, которые допускает работодатель, страдает все-таки работник. То его незаконно увольняют, и ему приходится доказывать лживость сведений штатного расписания в суде. То его принимают, несмотря на договоренности на собеседовании, не на ту должность или не с тем окладом. То иным образом нарушают его права. Однако практике известны и противоположные случаи - когда от собственных ошибочных действий страдает сам работодатель. Речь идет не о привлечении его к ответственности контролирующим органом, а о спорах материального характера, вытекающих из неправильно начисленной зарплаты работникам ввиду ошибочности сведений штатного расписания. В этом случае суд - к счастью работников и к сожалению работодателя - делает вывод об отсутствии оснований для обратного истребования с сотрудников излишне выплаченной заработной платы.

На практике. Директор школы обратилась в суд с иском о взыскании с уволенного бухгалтера М. суммы переплаты заработной платы. В обоснование иска пояснила, что ответчица состояла со школой в трудовых отношениях сначала в должности завхоза, потом - бухгалтера. Она составила новое штатное расписание на следующий год, в котором она самовольно и безосновательно сама себе установила надбавки (с целью повышения более низкой заработной платы бухгалтера до более высокого уровня заработной платы завхоза, которую она получала ранее). Штатное расписание истица подписала, не глядя, не сомневаясь в его правильности. В соответствии с указанным штатным расписанием и производилось начисление заработных плат сотрудникам школы. По результатам проверки финансовым управлением была установлена большая переплата М., которая возникла в связи с неправильным начислением ей заработной платы. Суд из копии трудового договора установил, что М. была принята на работу в МОУ на должность бухгалтера; трудовой договор с М. не пересоставлялся, и никаких дополнений к нему не было; доказательств выполнения ею работы по должности завхоза также выявлено не было. По мнению суда, акт проверки финансового органа служит основанием к взысканию излишне выплаченной заработной платы только в случае, если переплата стала следствием счетной ошибки, т.е. неверно произведенного математического действия, повлекшего излишнюю оплату. В судебном заседании же достоверно установлено, что заработная плата М. начислялась в соответствии и на основании утвержденного директором школы штатного расписания. Таким образом, с учетом положений ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная М., обратному взысканию не подлежит. Иск директора школы к М. был оставлен судом без удовлетворения (решение Александрово-Заводского районного суда Забайкальского края).

Вывод: утвержденное уполномоченным лицом штатное расписание служит основанием для начисления заработной платы; ошибочность ставок, надбавок не является счетными ошибками и не предоставляет работодателю права обратного взыскания с сотрудника сумм переплат.

8. Выводы

1. Штатное расписание - важный документ, образующийся в ходе деятельности организации. Его составление, изменение, оформление требует внимания и соблюдения норм закона.
2. Многие вольности работодателя со штатным расписанием, направленные на ущемление прав работников, достаточно легко выявляются контролирующими органами при проверках и судами при рассмотрении споров.
3. Риск выявления нарушений при составлении штатного расписания высок, поэтому работодатель не может достичь противоправных целей, что зачастую лишает все манипуляции со штатным расписанием смысла.
4. В большинстве случаев вольности со штатным расписанием отражаются на правах и гарантиях сотрудников, однако в практике имеются и случаи негативных последствий только для работодателя (без ущемления прав работника).
5. Формальные ошибки при отсутствии нарушений прав работников не влекут обязательного признания штатного расписания недействительным, не наступают и иные негативные последствия. При устранении ошибок полностью ликвидируются и замечания контролирующих органов, и проблемы, вытекающие из неправильного оформления штатного расписания.

ТОП-5 НАРУШЕНИЙ В ШТАТНОМ РАСПИСАНИИ

Штатное расписание - это утвержденный, принятый перечень численного состава работников предприятия (учреждения) с указанием их количества, должностей, должностных окладов, особенностей оплаты.

Ранее все предприятия при ведении документации обязаны были руководствоваться формой № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. С 01.01.2013 г. формы первичных учетных документов уже не являются обязательными к применению. С этого момента документы составляются по формам, утвержденным руководителем предприятия (учреждения) (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). Несмотря на предоставленную свободу, штатное расписание остается важным кадровым документом. Однако на практике нередко встречаются нарушения, связанные с оформлением штатного расписания.

1. Отсутствие штатного расписания.

За отсутствие штатного расписания предусмотрена ответственность по ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Штатное расписание упоминается в ст. 57 ТК РФ. Согласно нормам указанной статьи в трудовом договоре указывается должность, специальность, профессия в соответствии со штатным расписанием. При этом необходимо учитывать, что данный перечень является элементом трудовой функции и обязательным условием трудового договора. Исходя из этого, следует обязательность штатного расписания, без которого невозможно правильно указать наименование должности.

Отсутствие штатного расписания может иметь негативные последствия как для Работника, так и для Работодателя. Судебная практика содержит немало примеров, подтверждающих данную позицию. Наиболее характерны споры в рамках сокращений, переводов и изменений условий трудового договора.

2. Прием работников на должности, не предусмотренные штатным расписанием .

Такое нарушение может иметь довольно негативные последствия для Работодателя. Если такая ошибка имеет место, то это только вопрос времени, когда Работодателю придется устранять последствия такого нарушения. При оформлении трудовых отношений оформляется трудовой договор, который является первичным документом, в котором, как указывалось выше, также указывается наименование должности. При установлении расхождений между штатным расписанием и трудовым договором, Работник увольнению не подлежит, в связи с чем необходимо привести все в соответствие. Таким образом, негативные последствия такого нарушения полностью будет нести Работодатель.

3. «Учет мнения» представительного органа при принятии и утверждении штатного расписания .

Штатное расписание является локальным нормативным актом Работодателя, порядок его принятия и утверждения предусмотрен Трудовым кодексом. В рамках ТК РФ не предусмотрена процедура учета мнения представительного органа. Исходя из этого, штатное расписание утверждается Работодателем. Соответственно штатное расписание может неоднократно изменяться. Поскольку утверждение штатного расписания прерогатива Работодателя, то и обосновывать целесообразность таких изменений Работодатель не обязан. Понимание такого порядка принятия и утверждения штатного расписания непосредственно Работодателем позволяет избежать необоснованных трудовых споров, особенно при проведении процедуры сокращения.

4. Заполнение граф о размере заработной платы.

Немало ошибок допускают Работодатели и при заполнении граф, отражающих уровень оплаты труда. Одна из самых распространенных ошибок - это необоснованный прием Работника на полную ставку, когда в штатном расписании предусмотрено 0,5 ставки. Данная ошибка неизменно повлечет за собой споры, связанные с выплатой заработной платы. Кроме того следует внимательно относиться к определению штатным расписанием размеров надбавок, особенно если эти надбавки не являются гарантированными. Необходимо помнить, сведения, которые содержит штатное расписание, являются обязательными для исполнения Работодателем.

5. Наименование должности в штатном расписании.

Нередки ошибки, которые допускает Работодатель и в наименовании должности (специальности) по тем профессиям, где предусмотрено предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений. По таким специальностям наименование должности должно соответствовать квалификационным справочникам или профессиональным стандартам.

Таким образом, можно отметить, что штатное расписание является важным документом, и любые нарушения в части требований оформления штатного расписания могут привести к нарушению прав и гарантий Работников, и как следствие к весьма негативным последствиям для Работодателя.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем - производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце - вспомогательные и обслуживающие подразделения -(административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

• Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен -постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
  
• Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.

Пример 2

Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.

При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.

Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.

Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один - на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.

В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата -определяется в рублевом эквиваленте.

Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (актуальные цифры МРОТ здесь (http://www.consultant.ru/law/ref/stavki/mrot/ .). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным -нормативным актом (например, Положением об оплате труда).

Пример 3

Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику.

В графах 6-8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Надбавки представляют собой стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, устанавливаемые, как правило, с целью повышения эффективности труда. Надбавки могут предусматриваться за выслугу лет, профессиональное мастерство, высокую квалификацию, производственные показатели и пр. Что немаловажно, с помощью надбавок работодатель может повысить оплату труда работников, занимающих одинаковые должности. Надбавки могут устанавливаться в виде:

• фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
  
• в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки -меняется вместе с окладом).

Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.

Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.

По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).

Пример 4

В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5-8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5-9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5-9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

Графа 10, как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.

После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого», расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.

В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.

Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером.
Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.