Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

Поисково-мониторинговая система ФСС

Одним из интернет-ресурсов, который может быть полезен в деятельности предпринимателей и компаний, является поисково-мониторинговая система ФСС. О том, какие сервисы там доступны, что можно сделать с их помощью, а чего нельзя, расскажем в данной статье.

Сервисы мониторинговой системы ФСС

Для чего предназначена мониторинговая система ФСС? В этой системе, расположенной по адресу http://fz122.fss.ru/ , есть несколько сервисов, часть из которых могут быть доступны любому пользователю (без регистрации), другая часть — зарегистрированным пользователям либо пользователям с расширенными правами.

Без прохождения регистрации на портале ФСС, в частности, можно найти:

• реквизиты для уплаты страховых взносов;
• регистрационный номер страхователя.

Для этого на портале ФСС нужно зайти в раздел «Справочная», затем выбрать соответствующий подраздел. Так, в подразделе «Реквизиты» в открывшемся поле выбирается нужный регион, после чего появляются соответствующие реквизиты для оплаты. В подразделе «Рег. номер страхователя по ИНН» открывается окно для поиска, в котором, введя ИНН, можно узнать номер ФСС интересующего страхователя.

Для того, чтобы воспользоваться другими сервисами портала ФСС, необходимо пройти регистрацию на портале. Такая регистрация не занимает много времени и является стандартной процедурой. В соответствующих полях вводятся логин, пароль, ФИО и адрес электронной почты. После чего на указанный адрес придет письмо для подтверждения регистрации.

После регистрации на портале появятся дополнительные возможности, например, информация и сервисы из раздела «Аналитика». Станут доступны данные из подраздела «Листки нетрудоспособности», в частности «реестр пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет», «расчет больничных».

Однако больше всего возможностей на портале имеют пользователи с расширенными правами. Для того, чтобы их оформить, потребуется не только регистрация на портале, но и подача отдельного заявления от имени компании, подписанного уполномоченным должностным лицом. Его (заявление) вы также можете найти на портале. Подача заявления возможна только на бумажном носителе. Столь строгий порядок обусловлен тем, что в случае предоставления расширенных прав пользователь получает доступ к информации конфиденциального характера. Предоставление такого доступа также занимает определенное время (несколько дней). О том, что доступ предоставлен, компания может узнать, получив соответствующее уведомление от Фонда, либо когда в личном кабинете появится новый раздел «страхователь».

Какие сервисы доступны таким пользователям? Прежде всего они получают доступ к:

• сервису по подготовке отчетности;
• карточке страхователя;
• расчетам страхователя с ФСС.

Так, на портале можно подготовить отчетность в ФСС. Отправить ее через поисково-мониторинговую систему не получится, но для отправки можно будет воспользоваться другими доступными ресурсами ФСС, а именно шлюзом. Если отправленная через шлюз отчетность принята, это еще не означает, что к ней не будет претензий. После направления в Фонд отчет проходит камеральную проверку. Ее срок может составить до 3-х месяцев. Если в результате проверки к расчету будут замечания, то страхователю предложат их устранить. Если же проверка пройдет успешно, то отчет появится на портале в карточке страхователя. Таким образом, поисково-мониторинговая система дает возможность сделать отчет, но предоставлять в ФСС его нужно другим путем.

Также нет на портале возможностей и для расчета больничного, пособия по уходу за ребенком, направления справки-подтверждения основного вида деятельности.

Для получения xml-файла расчета страхователя по Форме 4 ФСС РФ можно воспользоваться:

1. Любой программой подготовки отчетов, где реализована выгрузка отчетности ФСС в актуальном формате. (например, бухгалтерские системы фирмы «1С»,«Парус» и т.п.)
2. Услугами Портала (http://fz122.fss.ru). Для работы на Портале необходимо пройти регистрацию и получить расширенные права доступа.

Инструкции по представлению расчетов в ФСС РФ в электронном виде и работе в системе электронного документооборота ФСС РФ смотрите на информационных ресурсах ФСС РФ:

• http://www.fss.ru/files/25634/Recomend3.pdf - Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4 ФСС РФ в электронном виде с использованием электронно-цифровой подписи;
• http://f4.fss.ru/ - Шлюз приема отчетности по форме 4-ФСС;
• http://f4.fss.ru/doc/arm.zip - Бесплатная программа для подписания и шифрования файлов;
• http://fz122.fss.ru/ - Поисково-мониторинговая система ФСС РФ;
• http://www.fss.ru/files/27384/texnologia_12_02_2010.doc - Приказ ФСС РФ No19 от 12.02.2010 "О внедрении защищенного обмена документами в электронном виде с применением электронной цифровой подписи для целей обязательного социального страхования".

Заполнение файла отчетности ФСС на Портале http://fz122.fss.ru

Для получения xml-файла расчета страхователя по Форме 4 ФСС РФ можно воспользоваться услугами Портала (http://fz122.fss.ru). Для работы на Портале необходимо пройти регистрацию и получить расширенные права доступа (первый этап).

Если Вы уже зарегистрированы на Портале, то переходите ко второму этапу.

В случае если для подготовки xml-файла расчета страхователя по Форме 4 ФСС РФ установленного формата (Приложение No1 к Технологии) Вы используете программное обеспечение стороннего разработчика (например, бухгалтерские системы фирмы «1С», «Парус» и т.п.), переходите к третьему этапу.

Первый этап - регистрация на Портале ФСС РФ.

Загружаете в интернет-браузере Портал Фонда по адресу http://fz122.fss.ru , нажимаете в верхнем левом углу ссылку Регистрация, открывается карточка для заполнения данных пользователя, уполномоченного руководителем организации для заполнения расчета страхователя по Форме 4 ФСС РФ, Вам необходимо придумать уникальное имя пользователя и непростой пароль (не менее 6 символов), которые Вы в дальнейшем будете использовать для работы на Портале. Использовать можно русские и латинские буквы, как строчные, так и прописные, а также цифры. После этого нажмите кнопку К шагу 2 .

После этого надо дождаться письма-запроса на подтверждение регистрации, которое придет на указанный Вами при регистрации адрес электронной почты, и подтвердить регистрацию. Письмо придет в течение 24 часов. Нажмите на ссылку в середине текста письма для подтверждения регистрации.

Вы автоматически попадете на Портал Фонда, введите Ваше имя пользователя и пароль в верхнем левом углу и нажмите кнопку Вход

В раскрывшейся карточке заполняете необходимые поля, в поле Вид организации Сторонняя организация, в поле Наименование - Полное наименование Вашей

организации, заполняете поля ИНН, КПП, ОГРН, Рег.номер страхователя, Адрес, в поле Региональное отделение/филиал Фонда выбираете региональное отделение ФСС РФ или его филиал, в который Вы сдаете расчетные ведомости по Форме 4 ФСС РФ (номер отделения Фонда или филиала соответствует коду подчиненности Вашей организации) и нажимаете кнопку Сохранить .

После этого нажимаете в горизонтальном меню кнопку Заявление страхователя , проверяете правильность заполнения всех полей, нажимаете кнопку Напечатать .

Распечатываете указанное заявление на бумаге, подписываете у руководителя организации, ставите печать организации или индивидуального предпринимателя и приносите или отправляете по почте (обычной, НЕ электронной) бумажный оригинал заявления в исполнительный орган Фонда (региональное отделение или его филиал) по месту регистрации Вашей организации (в соответствии с кодом подчиненности).

Почтовые адреса и контактная информация региональных отделений Фонда и их филиалов размещены на сайте Фонда (http: //www . fss . ru) в разделе Региональные отделения.

В течение нескольких рабочих дней после поступления Вашего заявления в отделение Фонда Вам как страхователю будут даны расширенные права доступа на Портале Фонда, о чем Вам придет письмо на адрес электронной почты, указанный при регистрации на Портале.

Аналогичные шаги необходимо выполнить по каждой Вашей организации (не более 100). Таким образом, один пользователь имеет возможность обслуживать до 100 организаций.

Второй этап - заполнение расчетной ведомости по Форме 4 ФСС РФ на Портале ФСС РФ

Работа фондов социального страхования связана с анализом, контрольными проверками, расчетами экономических показателей. Кроме того, в ФСС необходимо структурировать все сведения по отдельным страхователям. Все это было бы крайне затруднительно, если бы не специальный сервис – поисково-мониторинговая система ФСС.

Создавалась эта система по инициативе и его же усилиями. Основной первоначальной целью создания этого сервиса являлось упрощение отдельных процедур в работе бухгалтерского отдела социального страхования. Большое число страхователей, динамичное движение средств и прочие факторы мотивировали создание ПМС (поисковой мониторинговой системы) еще в 1997 году.

Созданная как программное обеспечение, эта система позволяла корректно составлять отчеты, своевременно выявлять и устранять ошибки. В нынешнее время функционал этой программы значительно расширился. В частности, посредством этой системы стало возможным планирование и уведомление страхователей о предстоящих проверках.

В нынешних обстоятельствах ПМС – это практичное средство, оптимизирующее работу бухгалтеров, экономистов, страхователей и страховщиков. Зайти на сайт вы можете по ссылке: //fz122.fss.ru .

Воспользоваться этой системой можно без ограничений всякому, кто имеет в этом потребность. Простая регистрационная процедура предполагает два варианта:

1. В качестве обычного пользователя с личным аккаунтом;
2. В роли официального пользователя с подтверждением ФСС поданных сведений о владельце аккаунта.

В обоих случаях регистрация осуществляется на бесплатной основе.

Доступ к определенным сведениям поисковой мониторинговой системы может быть ограничен для сторонних пользователей. В то же время участники системы, зарегистрированные как официальные пользователи, могут полноценно пользоваться всеми практическими достоинствами ПМС.

Одно из главных достоинств поисково-мониторинговой системы социального страхования – это возможность подготавливать регулярные отчеты по форме 4-ФСС. Без этого сервиса данная процедура была бы неоправданно затяжной и трудоемкой. К тому же для подготовки таких отчетов потребовалось бы гораздо большее число сотрудников бухгалтерского отдела.

Одновременно с тем есть возможность проверки готового отчета – посредством этого сервиса можно быстро обнаружить допущенные ошибки и немедленно их устранить. Данный функционал доступен для официальных пользователей ПМС.

В отношении движения финансовых средств также система обладает преимуществами – пользователи могут отслеживать некоторые движения капитала. Вместе с тем можно своевременно узнавать о начисляемых платежах, сроках их уплаты, а также сроках и размерах пени.

Сервис позволяет своевременно узнавать о предстоящих проверках страхователей. Это дает возможность избегать очередей, дополнительных нагрузок в процессе проведения проверки.

Пользователи с официальным статусом могут своевременно узнавать о сроках и целях , а также о результатах камеральных ревизий.

При необходимости пользователи всех категорий могут получить сведения о страхователях, уточнить данные из истории поданных ранее отчетов по прошлым периодам.

Важное сервисное обслуживание – это проведение расчетов. Пользователь имеет возможность рассчитать объемы пособия по уходу за ребенком. Бухгалтер имеет возможность корректировать параметры больничных листов.

Использование сервисного обслуживания в поисково-мониторинговой системе фонда социального страхования позволяет оптимизировать работу организации, избегать спорных нюансов, проводить своевременные корректные проверки.

Необходимость создания базы данных ФСС, которая бы содержала и позволяла обрабатывать огромный поток информации, появилась еще более 10 лет назад. Обрабатывать вручную все сведения, поступающие от каждого из 4-х миллионов страхователей, не представлялось возможным. Поэтому в 1997 г. Фондом была создана поисково-мониторинговая система, которая помогает достаточно быстро решать целый ряд задач: от оформления больничных листов до заполнения формы 4-ФСС. О функционировании этой системы и о том, как она помогает в работе бухгалтера, рассказал заместитель председателя Фонда социального страхования Сергей Ковалевский.

– При создании поисково-мониторинговой системы была использована технология распределенной обработки данных, поскольку нам приходится работать с различными выплатами: оплатой больничных листов, пособиями по беременности и родам, по уходу за детьми до полутора лет, санаторно-курортному лечению и многими другими. В базу данных этой системы входят сведения Пенсионного Фонда (регистры льготных категорий граждан), Федеральной налоговой службы (ЕГРЮЛ, ЕГРИП, обмен данными по ЕСН), заявления льготных категорий граждан на путевки и технические средства реабилитации, отчетность страхователей о расходовании средств социального страхования. При этом важно отметить, что непосредственно мы не занимаемся сбором и передачей этих сведений – все они находятся в сети. Информация собирается в единую систему с помощью многочисленных локальных сетей региональных отделений и филиалов Фонда. Таким образом, банк данных формируется в режиме реального времени.

– Сергей Станиславович, а каким образом эта поисково-мониторинговая система помогает в работе бухгалтера? – Пользователи могут работать с системой документооборота, что позволяет сократить время сдачи отчетов. Кроме того, бухгалтеры получают возможность предварительно проверить отчет с помощью специальной программы, самостоятельно найти и устранить ошибки, подготовить отчет по форме 4-ФСС с использованием данных за предыдущие периоды, узнать о планируемых документальных выездных проверках страхователя и о результатах уже проведенных проверок, автоматически рассчитать пени за несвоевременную уплату взносов. Помимо этого, официальная регистрация дает пользователям возможность получать дополнительную информацию из баз данных ФСС: регистрационные данные страхователей, данные формы 4-ФСС РФ за предыдущие периоды, состояние взаиморасчетов с исполнительным органом фонда. В общем, бухгалтерам эта система просто необходима. На них как раз и рассчитано большинство сервисов.

С помощью поисково-мониторинговой системы ФСС бухгалтеры могут подготовить отчет по форме 4-ФСС с использованием данных за предыдущие периоды, узнать о планируемых документальных выездных проверках страхователя и о результатах уже проведенных проверок.

– Расскажите, пожалуйста, более подробно об этих сервисах. – Самая важная для бухгалтера возможность из всех предоставленных – расчет больничных листов (листков нетрудоспособности). Этот процесс достаточно прост: заполняются данные карточки листка нетрудоспособности, сохраненный расчет попадает в реестр листков нетрудоспособности. Если появилась необходимость внести исправления, достаточно отыскать его в реестре, щелкнуть по фамилии и в раскрывшийся расчет внести нужные коррективы. Есть еще один важный момент: когда на предприятие придет ревизор, алгоритмы проверки расчета больничного листа у него будут те же, что работают на поисково-мониторинговой системе, и по которым делал расчет в автоматическом режиме бухгалтер. Это снижает количество ошибок, да и проверки проходят быстрее. Кроме того, на поисково-мониторинговой системе есть калькулятор расчета пособий по уходу за ребенком до 1,5 лет. Чтобы узнать суммы ежемесячного пособия, нужно указать средний дневной заработок, районный коэффициент, количество детей и дату, на которую осуществляется вычесления.

Поисково-мониторинговая система Фонда социального страхования появилась более 10 лет назад, и сегодня пользуется завидной популярностью у бухгалтеров.

– Но социальное страхование касается не только бухгалтеров. Могут ли обычные граждане пользоваться этой системой? – Нам очень важно не только правильно рассчитывать пособия и финансировать различные социальные программы, но и то, чтобы каждый человек мог посмотреть, куда, собственно, Фонд направляет денежные потоки. С помощью поисково-мониторинговой системы можно получить любые сведения Фонда – например, справки, сводки и отчеты – выявлять различные зависимости, изучать тенденции. Вся размещенная на поисково-мониторинговой системе информация предоставляется бесплатно. Сбор данных по тем же родовым сертификатам проходит в каждом регионе: большинство медицинских учреждений самостоятельно работают в системе. Отсюда и возможность в режиме реального времени наблюдать, где, когда и сколько родилось детей. Естественно, что Фонд учитывает статистику только по тем женщинам, которые воспользовались родовыми сертификатами, но их по стране более 90%, так что можно смело сказать, что точность данных системы именно на этом уровне. Интересные тенденции выявляются и в ходе мониторинга программы углубленных медицинских осмотров работников «вредных» производств. Программа призвана выявить социально значимые заболевания у сотрудников на ранней стадии, обеспечить их своевременным лечением. Подобная информация весьма интересна и полезна как для специалистов, так и для самих служащих. Сейчас создана система взаиморасчетов между ФСС, лечебно-профилактическим учреждениями, страховыми компаниями и территориальными фондами обязательного медицинского страхования. Этот обмен – передача данных, необходимых для решения технологических нужд (по первичной санитарной помощи, родовым сертификатам, медосмотрам). Вся эта социально-значимая информация открыта для каждого. – И последнее. Как получить доступ к этому ресурсу? – Для этого достаточно зайти на наш сайт www.fss.ru и найти там раздел «Поисково-мониторинговая система». Пользователям предоставляется возможность бесплатной регистрации, при этом существуют 2 варианта: либо создать личный пользовательский профиль, либо зарегистрироваться в качестве официального пользователя. Кстати, уже сейчас количество пользователей поисково-мониторинговой системы превышает 250 000 человек.

Наталья Дубцова

ФСС России в свое время был создан для расчетов со страхователями и для заполнения и проверки отчетности по форме 4-ФСС специальный интернет-портал, так называемая ]]> поисково-мониторинговая система ФСС ]]> . Использовать портал фонда соцстраха для сдачи отчетности можно бесплатно любым страхователям. Возможности портала не настолько широки, как хотелось бы. Но в целом, достаточны для решения ряда вопросов: кроме по сути подготовки отчетности, он позволяет узнать о возможных выездных проверках ФСС, рассчитать пени, если вы перечислили взносы в соцстрах с опозданием, провести расчеты по взносам в онлайн-режиме. Главное, что требуется для работы - зарегистрироваться на портале ФСС.

Как пользоваться мониторинговой системой ФСС?

Чтобы воспользоваться возможностями портала ФСС, для начала надо пройти электронную регистрацию. Зарегистрироваться в мониторинговой системе ФСС достаточно просто. Как и на любом сайте, вы придумываете логин и пароль, вам предложат заполнить регистрационную форму. Вы заполняете ее и вам на адрес электронной почты придет письмо с подтверждением электронной регистрации. Далее регистрация подтверждается непосредственно на сайте ФСС, под своим логином, указанным при регистрации, и в профиле организации вы заносите информацию о своей компании. Подключить можно не одну организацию, а несколько, до 100 фирм. Поэтому даже бухгалтеру, который ведет бухгалтерию у разных организаций и ИП доступна возможность однажды зарегистрировавшись, сверять и считать взносы по всем своим фирмам.

Но для нормальной работы с порталом простая интернет-регистрация недостаточна. Необходимо, введя данные, распечатать форму заявления страхователя. При наличии нескольких компаний, распечатывается такое заявление для всех фирм, для каждой отдельно. Заявление надо подписать у руководителя, при наличии печати, она ставится на заявлении, после чего его надо отправить по почте (обычной, не электронной) в адрес своего отделения ФСС. Чтобы убыстрить процесс регистрации, можно доехать до отделения самостоятельно, и передать заявление непосредственно в ФСС. После этого вам придется ожидать, пока будет предоставлен полный доступ к порталу, обычно это длится несколько дней. О том, предоставлены вам права или нет, вы узнаете без дополнительных обращений в ФСС, - на адрес электронной почты придет уведомление о том, что права вам даны. Поэтому, если вы внезапно захотели прямо сегодня стать пользователем портала, чтобы сделать отчет, у вас это не получится. Процесс регистрации займет примерно неделю.

Получив расширенные права доступа, вы сможете видеть все свои взаимоотношения с фондом на сайте в системе онлайн. Вам будут доступны карточка страхователя, расчеты страхователя с ФСС, подготовка формы 4 ФСС , поиск человека по СНИЛС и др.

Однако далеко не все, что хотели бы пользователи получить от поисково-мониторинговой системы ФСС будет доступно. Главное, что вы получаете в качестве возможностей портала, это расчеты с фондом соцстраха и подготовку формы 4-ФСС. К примеру, расчет сумм пособий по уходу за ребенком до полутора лет на портале не доступен. Так же нельзя с помощью портала получать социальные льготы, подтвердить основной вид деятельности организации. Портал не предназначен и для отправки отчетности 4-ФСС в фонд. Однако, если вы с его помощью подготовили отчетности и у вас есть электронно-цифровая подпись, отправить отчет можно через ]]> специальный шлюз ]]> , созданный для этих целей. Несмотря на то, что портал не предназначен для отправки отчетности, вы сможете сформированную 4-ФСС через шлюз отправить в ФСС. Эта возможность предоставлена специально для тех, кто не пользуется услугами спецоператоров ТКС, но хочет при этом отправить отчет в электронном виде. Главное - иметь ЭЦП. Но ЭЦП нужная не любая. Подойдет лишь та, которая получена у специально аккредитованных центров, список которых есть на сайте ФСС. При сдаче отчета через шлюз ФСС, дополнительно ничего запрашивать у фонда не надо - пройдя контроль шлюза ФСС, отчет считается принятым. При наличии ошибок, после проведения камералки инспектор Фонда с вами свяжется. А если их нет, то отчет сам проявится в вашем профиле - в разделе Страхователь-Карточка-форма Ф4. Ждать, возможно, придется до 3 месяцев. Так что, если до этого срока отчета в разделе нет, волноваться не стоит.

Если отчеты вы сдаете на бумаге, подготовленную с помощью портала форму вы можете сохранить в формате PDF к себе на компьютер, далее распечатать и либо принести и сдать в фонд самостоятельно, либо отправить отчет по обычной почте.

Поисково-мониторинговая система ФСС позволяет компаниям и ИП решать основную задачу во взаимоотношениях с фондом - подготовить отчет, при наличии ЭЦП отправить его в Фонд соцстраха, рассчитать больничные и страховые взносы , узнать реквизиты своего отделения, получить информацию о возможных выездных проверках и много различной справочной информации, которая бывает нужна в работе. Зарегистрировать на портале несложно, и он станет еще одним инструментом для взаимодействия с внебюджетным фондом без непосредственного обращения в отделение.