Штатное расписание на год бланк. Для чего нужен этот документ, обязателен ли он? Образец заполнения штатного расписание

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье

Что такое штатное расписание

Трудовой кодекс РФ не содержит точного определения понятия «штатное расписание».

В соответствии с ответом Федеральной службы по труду и занятости от 20 декабря 2012 года № ПГ/9496-6-1 штатное расписание признаётся нормативным актом локального уровня для организации и служит для отображения распределения трудовых обязанностей и условий оплаты труда сотрудников.

Работодатели имеют полномочия в области своей компетенции создавать локальные нормативные акты в сфере трудового права (ст. 8 Трудового кодекса РФ), к коим можно отнести и штатное расписание.

Унифицированная форма штатного расписания № Т-3 утверждена на государственном уровне (постановление Роскомстата от 06.04.2001 № 26). Сокращать данную форму нельзя, но можно вносить необходимые дополнения (постановление Госкомстата от 24.03.1999 № 20): добавлять строки, изменять ширину граф и т. д.

Название должностей, профессий, специальностей в трудовой договор или иную документацию кадровой службы должны быть записаны в строгом соответствии с их наименованием в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ).

Утверждённый документ вводится в действия на основании приказа руководителя.

Нужно ли штатное расписание в ООО?

Штатное расписание в организации может служить следующим целям:

1. Структурирование имеющегося кадрового состава и его численности, а также проведение анализа объёмов выполненных работ, трудовых загрузок сотрудников, целесообразности имеющейся организации кадров и необходимости проведения комплектации новыми штатными единицами.
2. Подтверждение правильности осуществления налогообложения, начисления страховых взносов, проведения пенсионных отчислений и т. д. Штатное расписание может быть запрошено в ходе проведения выездных проверок ФНС или иных госорганов, хотя и не является документацией налогового учёта. Отсутствие штатного расписания может быть квалифицировано как нарушение положений трудового законодательства.
3. Подтверждение законного увольнения сотрудника или отказа в принятии на работу в связи с отсутствием указанной соискателем должности в штатном расписании в случае судебных разбирательств. Надлежащим образом составленный и оформленный документ может стать весомым аргументом в пользу доводов организации в случае трудовых споров.

Обязательно ли штатное расписание в ООО?

Штатное расписание относится к первичной учётной документации, и для него разработана и утверждена специальная форма - № Т-3. Такой документ может быть использован организациями, осуществляющими свою деятельность в РФ, независимо от их организационно-правовой формы (п. 2. постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Ранее это утверждение носило императивный характер, однако после вступления в законную силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ принимается, что формы первичной учётной документации утверждаются руководителем организации (п. 4 ст. 9 закона о бухучёте). Для негосударственных организаций допустимо использование собственных форм документов первичного учёта (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

Нигде в трудовом законодательстве нет прямого указания на необходимость составления штатного расписания работодателем. При этом в Трудовом кодексе чётко определено, что трудовые отношения возникают посредством заключения трудового договора (ст. 16 ГК РФ). Такой договор является соглашением между сторонами, подразумевающим выполнение нанятым сотрудником некой трудовой функции. Расшифровка понятия «трудовая функция» содержит указание на соответствие должности сотрудника штатному расписанию (ст. 15 ТК РФ).

Не допускается принятие лица на должность, не включённую в штатное расписание. Если в штатном расписании вообще отсутствует перечень должностей, это может повлечь определённые сложности при сокращении штата или численности сотрудников (письмо Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). Также имеется вероятность привлечения работодателя к административной ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

При необходимости должность в штатном расписании можно переименовать, воспользовавшись советами из статьи Порядок действий при переименовании должности в штатном расписании .

Заполнение утверждённой формы

Унифицированная форма № Т-3 может заполняться как вручную, так и с помощью технических средств. Код по ОКУД для этого документа - 0301017, что означает:

• количество экземпляров - обычно 3 (помимо копий по требованию);
• формат бланка - А4;
• срок хранения - постоянно для места, где он был разработан и утверждён, в иных организациях - 3 года.

Заполнение формы по графам осуществляется в следующем порядке:

• Наименование подразделений указывается по алфавитному порядку.
• Кодирование для негосударственных предприятий необязательно и может быть разработано руководителем конкретной организации.
• Указание должности осуществляется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий. В трудовом договоре, трудовой книжке и в штатном расписании наименование должности должно быть идентичным.
• Указывается число штатных единиц. Если есть неполные штатные единицы, то они указываются в виде дроби (например, 0,4).
• Оклад указывается в рублёвом эквиваленте или, в зависимости от системы оплаты труда, в принятых единицах измерения (коэффициенты, проценты и т. д.).
• К надбавкам относятся различные дополнительные выплаты по закону или от работодателя, отражаемые в % или рублях.
• В графе 9 указывается сумма данных из граф 5-8 - в рублёвом эквиваленте или в процентах.
• В графу 10 вносятся примечания. В случае их отсутствия графа остаётся пустой.

Строка «Итого» заполняется после занесения данных по графам и содержит сумму по вертикали по каждому столбцу.

Таким образом, на обязательность составления штатного расписания нет прямых отсылок в законодательстве, однако есть косвенные. Так, Трудовой кодекс при расшифровке многих терминов использует это определение (например, ст. 15 ТК РФ - разъяснение понятия «трудовая функция» и т. д.). Пояснительные письма и комментарии Роструда содержат рекомендации иметь такой документ в каждой фирме, независимо от её организационно-правовой формы. Отсутствие штатного расписания может рассматриваться как нарушение трудового законодательства РФ, в результате чего работодатель может быть привлечён к административному наказанию (например, решение Московского облсуда от 28.02.2012 по делу № 22А-191/12).

Унифицированная форма штатного расписания (ШР) установлена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. До 01.01.2013 ее употребление было обязательным, однако сейчас каждый работодатель имеет право выбора: использовать унифицированный бланкТ-3 штатного расписания или разработать собственную модель документа.

Ответственным за ведение ШР может быть инспектор кадровой службы или иной сотрудник организации, на которого возложена обязанность по осуществлению кадрового делопроизводства. Чаще всего им становится лицо, занимающее должность секретаря или юрисконсульта компании. При отсутствии наемных сотрудников оформить форму Т-3 на себя может сам генеральный директор или индивидуальный предприниматель.

Штатное расписание на 2018 - 2019 год - бланк можно скачать бесплатно по следующей ссылке: скачать бесплатно в Excel бланк штатного расписания .

Где можно скачать бесплатно образец заполнения штатного расписания на 2018 - 2019 год

Образец заполнения формы Т-3 штатного расписания мы рассмотрим в данном разделе. Итак, бланк штатного расписания на 2018 - 2019 год включает в себя:

1. Название организации, его заполняющей;
2. Ее код по ОКПО.
3. Присвоенный номер.
4. Дату оформления.
5. Реквизиты приказа компании, которым расписание введено.
6. Общую численность персонала компании.
7. Временной промежуток, на который рассчитано действие расписания. Как правило, он равняется 1 календарному году.
8. Таблицу, в которой отображаются названия отделов, созданных в компании, названия должностей сотрудников, а также оклад и иные выплаты по каждой должности. Заработная плата всех указанных сотрудников складывается, и выводится одна общая цифра в целом по компании.

Образец заполнения штатного расписания по форме Т-3можно бесплатно скачать по следующей ссылке: скачать форму Т-3 штатного расписания .

Правила ведения штатного расписания

Штатное расписание по форме Т-3вводится в действие приказом гендиректора предприятия. О правилах его составления читайте в статье «Как выглядит приказ об утверждении штатного расписания? ». Как правило, ШР составляется на очередной календарный год, однако действующее законодательство не содержит обязанности работодателя утверждать его ежегодно. Поэтому изменения вносятся по мере необходимости. О том, как это сделать правильно, читайте в статье «Как правильно вносить изменения в штатное расписание? ». Измененный бланк штатного расписания также подлежит утверждению. Особенности изготовления такого приказа можно уточнить в материале «Как выглядит приказ об изменении штатного расписания? ».

Обязательность применения штатного расписания

В судебной практике встречается мнение, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя оформлять штатное расписание (решение Надымского горсуда ЯНАО от 18.09.2015 по делу № 12-190/2015). Однако отсутствие указанного документа может послужить доказательством того, что организация не вела финансово-хозяйственную деятельность (постановление АС Северо-западного округа от 04.10.2016 по делу № А42-8673/2015), что может привести к негативным последствиям для контрагентов. Поэтому ШР все-таки лучше иметь. Его наличие избавит от вопросов со стороны контрольных органов.

Кроме того, из ШР можно почерпнуть данные:

• о количественном составе организации;
• о качественном составе персонала компании;
• о заработной плате персонала.

Таким образом, форма штатного расписания компании устанавливается работодателем. Он может оперировать документом собственного образца или применять бланк штатного расписания Т-3. Практика использования последнего уже сложилась, чем объясняется его повсеместное употребление, несмотря на отмену обязательности такого употребления.

В данной статье читатели будут иметь возможность ознакомиться с образцом штатного расписания (ШР) на 2017г. для ООО, бланком ШР

Что собой представляет ШР?

Сразу стоит отметить, что ШР - это организационно-распорядительный документ, необходимый для оформления структуры, штатного состава, численности организации, перечня наименований профессий, должностей с указанием окладов (ОК) и квалификаций, всевозможных надбавок для каждой должности (ДЛ) в отдельности.

В данной статье эксперты расскажут, как необходимо правильно составлять данный документ, а также как по правилам вносить изменения в него.

В ТК о ШР говорится в статьях №15, №57 ТК РФ. В них трудовая функция того или иного сотрудника определяется как работа по ДЛ согласно со ШР, профессией, специальностью с указанием квалификации, а также определенного вида поручаемой тому или иному работнику работы. Таким образом, пусть и в косвенной форме, но трудовое законодательство дает указания на необходимость ведения в фирмах/организациях/компаниях (ФОК) данного документа.

ШР запрашивают органы ФСС в ходе осуществления проверки правильности начисленных страховых взносов на социальное страхование в обязательном порядке. Органами ПФР требуется данный документ в ходе проверки достоверности и правдивости сведений относительно трудового стажа того или иного работника и его заработной платы, представленных ФОК с целью подтверждения факта работы на определенной ДЛ и тому подобное. Нередко в ходе проведения выездных проверок налоговыми органами также запрашивается ШР. К тому же и сам работодатель наглядно позволяет представить состав, структуру, расходы на заработную плату и численность той или иной ФОК.

Бывают такие ситуации, когда в ФОК проводились мероприятия по сокращению штата, а также численности работников. Тогда то ШР, которое было издано до сокращения, и то, которое было издано после, а также сопровождающие приказы являются основными доказательствами в суде при возможных спорах с работниками. Помимо всего прочего ШР может подтвердить факт того, что в ФОК нет тех или иных вакантных мест. Это необходимо в том случае, если по ТК определенному работнику необходимо предложить перевод на другое рабочее место (также при сокращении штата).

Другими словами, работодатель не имеет обязанности ведения ШР, но при этом может быть в определенных случаях привлечен к ответственности административного характера по причине нарушения законодательства относительно труда и охраны труда при отсутствии указанного документа.

Образец ШР в 2017г.

Форма ШР в 2017г.

Правильное заполнение ШР

Чтобы для юрлица или физлица, являющегося ИП, было удобно составлять ШР, была разработана унифицированная форма №Т-3.

Данная форма необязательна к применению, так как носит исключительно рекомендательный характер. Однако, несмотря на это, эксперты все же рекомендуют применять представленную форму в работе, так как в ней содержатся все нужные реквизиты.

ШР может быть заполнено любым работником, на котором возложена данная функция (к примеру, кадровик, бухгалтер ФОК, руководитель). Перед составлением данного документа потребуется предварительно определить общую структуру ФОК для последующего распределения материальных и людских ресурсов в зависимости от направлений деятельности, а также тех целей, для которых была создана ФОК.

В ходе составления ШР нет надобности внесения в него ФИО работников и информацию о занимаемых ими ДЛ, так как цель данного документа несколько иная, а именно определение штатной численности, структуры, а также размера зарплаты. К слову, факты назначения на должность, определенную ШР, может полностью отражать штатная расстановка.

Название того или иного структурного подразделения.

Наименование ДЛ/профессий/специальностей.

Общее число штатных единиц.

Величина ОК/тарифной ставки.

Наличие, а также размер надбавок и тому подобное.

Ниже эксперты предлагают рассмотреть подробно то, как данная форма должна заполняться.

Первоначально в нее следует внести такие данные:

Название ФОК - должно указываться в точном соответствии с учредительными документами. При наличии сокращенного наименования, его следует указывать обязательно в скобках.

Код ОКПО следует указывать, опираясь при этом на информационное письмо органа государственной статистики.

Номер соответствующего документа. Так, при первичном составлении ШР ему присваивается №1, при каждом последующем следует применять сквозную нумерацию.

Дату составления следует указывать текущую.

Строка «На период» должна содержать в себе период действия ШР, а также дату его ввода в действие.

В гриф утверждения документа следует внести реквизиты приказа относительно основной деятельности, которым произошло утверждение данного документа. Ниже по правилам указывается общая численность штатных единиц ФОК.

Первая графа под названием «Наименование структурного подразделения». Здесь следует перечислить обособленные структурные подразделения (представительства/филиалы), также административные подразделения (цеха/отделы и тому подобное). Если ФОК имеет филиалы/представительства, тогда будет лучше начать перечисление со структурных подразделений головной ФОК («Бухгалтерия», «Администрация», «Отдел кадров» и тому подобное) по порядку подчинения и только после удостоверять филиалы, а также их структурные подразделения, если они имеют место быть.

Вторая графа под названием «Код» должна содержать номера подразделений, присвоенные в последовательном порядке, который позволяет определять подчиненность/структуру всей ФОК.

Третья графа под названием «ДЛ/профессия/специальность, разряд, категория/класс квалификации». Если выполнения работ по тем или иным ДЛ/специальностям/профессиям связаны с предоставлением компенсаций/льгот или наличием ограничений, тогда наименование данных ДЛ/специальностей/профессий и квалификационные требования к ним обязательно должны соответствовать тем наименованиям/требованиям, которые указаны в квалификационных справочниках (статья №57 ТК РФ). Если работа в ФОК никак не связана с тяжелыми условиями труда, либо предоставлением дополнительных гарантий/льгот, то наименования профессии/ДЛ присваиваются самим работодателем.

Четвертая графа под названием «Количество штатных единиц» должна содержать информацию о количестве штатных единиц. Сюда также следует включать данные о количестве неполных единиц, то есть работающих на условии «0,5 ставки», «0,25 ставки» и тому подобное.

Пятая графа под названием «Тарифный ОК/ставка и тому подобное, рубли». По правилам заполнения в данную графу вписывается фиксированный размер оплаты труда по определенной должности за выполнение нормы труда за единицу времени/исполнение трудовых обязанностей на протяжении месяца. К таковому можно отнести фиксированный размер оплаты труда работника в рублях, проценты/коэффициент трудового участия/коэффициент распределения и тому подобное при соответствии с законодательством РФ, а также трудовым/коллективным договорами/соглашениями/прочими нормативными актами ФОК.

Не нужно забывать, что «вилка» для ОК не должна быть указана в ШР, потому как на основании статьи №22 ТК РФ оплата труда должна быть равной соответственно за равный труд. По этой причине если одно подразделение имеет две штатные единицы на должности «специалист», тогда напротив каждой определенной ДЛ в данной графе следует указывать одинаковый размер ОК. Возможность выплаты зарплаты (не должностного ОК) в большем размере определенному работнику может быть осуществлена путем назначения ему надбавок/прочих доплат. Однако будет лучше, если одинаковых ДЛ с различными ОК в ШР не случалось.

Шестая/седьмая/восьмая графа под названием «Надбавки, рубли». В данную графу начисляются доплаты/надбавки, имеющие компенсационный характер, а также выплаты, имеющие стимулирующий характер (к таковым относят премии/доплаты/надбавки/поощрительные выплаты), которые установлены действующим законодательством РФ, работодателем (за уровень сложности, связанный с режимом работы и т.д.).

Девятая графа под названием «Всего в месяц» - здесь необходимо указывать сумму должностного ОК, а также надбавок. Сумму правильно указывать в рублях или в соответствующих измерениях (другими словами, проценты/коэффициенты/прочие измерения). При установлении ОК в рублях, а надбавки - в коэффициенте или процентах, в графе следует ставить прочерк. К слову, в десятой графе нужно сделать ссылку на документы, которые их устанавливают.

Десятая графа под названием «Примечание» должна содержать любую информацию относительно ШР: оплата труда сдельная/повременная, виды надбавок, размеры надбавок, локальные нормативные акты фирмы/организации, которые устанавливают величину оплаты труда.

Эксперты акцентируют внимание читателей на то, что в ШР следует указывать не ФИО работников, а исключительно их ДЛ (вакантные также должны быть внесены в данный перечень).

На основании письма Роструда №428-6-1 от 22.03.2012г. ШР определяется как локальный нормативный акт ФОК, фиксирующий устоявшееся разделение труда между работниками в свободном виде и условия оплаты их трудовой деятельности.

На основании статьи №68 части 3 ТК РФ в ходе приема на работу на работодателе лежит обязанность по ознакомлению работника под его подпись с локальными нормативными актами, которые связаны с трудовой деятельностью, но при этом знакомства со ШР проводить не нужно. Однако, если новоиспеченному работнику понадобиться ШР, то работодатель с целью соблюдения требований относительно передачи персональных данных имеет право выдать ему исключительно выписку из этого документа, в которой содержится информация о его занимаемой ДЛ и, соответственно, выплатах.

Нововведения в ШР в 2017г.

К нововведениям ШР в 2017г. эксперты отнесли переименование структурных подразделений/ДЛ, внесение изменений в ОК, поведение сокращения численности/штата работников. К данному списку также можно добавить введение новых штатных единиц, исключение подразделений или отдельных вакантных ДЛ.

Отмечается, что внесенные изменения в данном документе предлагается оформлять сопутствующим изданием приказа относительно определенных изменений или утверждением обновленного ШР. По мнению экспертов, любое изменение более удобно утверждать, чтобы в дальнейшем не изучать другие документы, а иметь возможность сразу видеть обновленную структуру, занимаемые ДЛ и тому подобное. Приказ относительно внесения нововведений должен издаваться в любом случае. После этого должен быть издан приказ относительно утверждения нового документа, при этом обязательно должна указываться дата, начиная с которой ШР вступит в законную силу.

Нюансы внесения изменений в ШР:

Если ФОК планирует сократить штаты, то до момента проведения соответствующих мероприятий следует исключить вакантные ДЛ из ШР. Исключая эти ДЛ, работников уведомлять не нужно.

В ходе определения даты введения в действие на законных основаниях обновленного ШР, внесения в него определенных изменений по причине сокращения штата нужно опираться на статью №180 часть 2 ТК РФ, которая гласит о том, что работников необходимо уведомить о предстоящем сокращении не позже, чем за два месяца. Соответственно, изменения в документе или новое ШР не могут вступить в силу раньше, чем за два месяца с момента произошедшего уведомления.

В ходе изменения величины ОК/названий ДЛ/осуществлении структурной перестановки обязательно требуется проведение процедуры уведомления работников, внесение изменений в соответствующие трудовые договора.

При изменении названий структурных подразделений, указанных в ТД, порядок внесений нововведений аналогичный описанному выше. Если подразделение в договоре не указано, то работодатель должен издать приказ относительно внесения изменений в ШР/личные карточки/трудовые книжки (при необходимости). С данным приказом работник должен быть ознакомлен обязательно под подпись.

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

ФАЙЛЫ 2 файла

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

• структурные подразделения,
• названия должностей,
• количество сотрудников,
• условия их работы (график, заработная плата и т.д.).

При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

Порядок утверждения штатного расписания

1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
3. Специальным приказом оно утверждается.

Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

Можно ли менять штатное расписание

Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например . При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

Кто составляет приказ

Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

• номер и дату составления,
• наименование организации,
• ссылку на основание,
• суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
• номер и дату этого расписания,
• дату введения его в действие.

При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

Правила оформления приказа

Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре , который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.