Значение слова номенклатура. Функции номенклатуры дел

В своей работе любое предприятие имеет дело с массой документов и бумаг. Четкая их классификация необходима для систематизации, контроля, а также для эффективного принятия решений. Ведь, если бы бухгалтерия или кадровая служба просто составляли документы, не присваивая им номер и дату, то разобраться в приказах и отчетах было бы просто невозможно. А для того, чтобы быстро найти в архиве то или иное дело, нужен единый справочник, которым является номенклатура дел. Номенклатура - это составленный определенным образом перечень всех пронумерованных дел.

Предназначение номенклатуры на предприятии

Без четкой систематизации в архивах творился бы хаос. Поскольку номенклатура - это важная составляющая работы любого предприятия, важно определить ее значение.

Виды номенклатуры

Номенклатура дел может быть представлена в трех видах: типовой, примерной и индивидуальной.

Типовую используют все однотипные предприятия, например, из одной отрасли. При этом она на распространяется на все эти предприятия и является нормативным документом.

Эти два вида разрабатываются государственными службами по делопроизводству и являются обязательными для применения. Чаще всего это касается заголовков, шапок документов. Лишь изредка в них можно вносить некоторые коррективы с учетом специфики предприятия.

Индивидуальная номенклатура дел разрабатывается исключительно в границах организации. Ее используют только для документации внутреннего назначения.

Составление классификационного списка

Если на новообразованном предприятии отсутствует номенклатура учреждения, то рекомендуется поскорее заняться построением книги и классификационного списка. Это можно сделать двумя основными путями: поручить выполнение кадровой службе или посторонней организации, специализирующейся на делопроизводстве.

В первом случае существенное преимущество - это то, что можно разработать номенклатуру исключительно под предприятие, учитывая специфику производства и индивидуальные особенности. Но большой минус в том, что не все специалисты кадровой службы знают, как правильно организовать эту работу. В процессе можно сделать много ошибок, которые приведут к потере важных документов.

И второй вариант - пригласить профессиональных делопроизводителей и заплатить им гонорар за составление номенклатуры. Минус - придется тратить деньги. Плюс - работа будет выполнена качественно и быстро.

Этапы формирования

В процессе построения списка документов необходимо пройти несколько главных этапов, без которых номенклатура организации не будет качественно выполнена и ее нельзя будет использовать.

1. На первом этапе номенклатура визируется ответственным за архив сотрудником.

3. Потом собирается экспертная комиссия предприятия, для согласования номенклатуры. По итогам заседания составляется протокол.

4. После этого готовая номенклатура отправляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующей архивной организации. Делать это нужно раз в 5 лет (данный этап не касается организаций, которые не передают друментацию на государственное хранение).

5. И последний штрих - подпись руководителя организации на грифе утверждения.

После успешного завершения всех пяти пунктов, номенклатура готова к использованию.

Пример составления номенклатуры

Поскольку номенклатура - это определенным образом составленный список документов, он имеет типичную структуру. Рассмотрим на примере, как должна выглядеть классификация в бумажном или электронном формате:

Общий вид номенклатуры представлен на рисунке:

В конце года в отдельной графе заполняется запись об общем количестве заведенных дел, переданных в архив, уничтоженных.

Естественная реакция начинающего кадровика, увидевшего хаос в кадровом документообороте или вообще его отсутствие – паника . Первые вопросы – с чего начать, что нужно для работы отдела кадров. А нужно систематизировать все дела! По принципу Менделеевской системы элементов, надо разложить дела отдела кадров. Составить список дел, подготовить папки для них и вперёд! Есть такое понятие, как номенклатура. Что такое номенклатура дел? Это и есть ваша система Менделеева, по которой вы будете работать. Сейчас всё разложим по полочкам, и всё будет понятно.

Понятия

Что такое номенклатура дел

Номенклатура дел – это список, в который вы включите все дела организации.

Дело – это папка с документами, которые собираются по одному признаку . Например, приказы об отпусках – это одно дело, а приказы о приёме на работу – другое. Ещё есть индекс отдела и самого дела. Индекс дела – это номер по номенклатуре , через слеш ставится номер тома. А индекс отдела – это номер отдела из сводной номенклатуры (если, конечно, такая есть).

Сводная номенклатура дел – это документы всей организации . То есть если разделить организацию на отделы, то каждому будет присвоен свой номер.

Пример сводной номенклатуры

Например: 1 – канцелярия (или секретариат), 2 – бухгалтерия, 3 – отдел кадров, 4 – юридический отдел и т.д.

Виды номенклатур

При советской власти все документы были строго унифицированы, то есть должны были применяться во всех организациях. Сейчас применять унифицированные формы не обязательно, но можно их использовать, чтобы упорядочить свои дела .

Есть три варианта номенклатур:

• типовая номенклатура дел (для однотипных отделов или компаний);
• примерная номенклатура дел (скорее, рекомендательная, в которой содержится примерный состав папок, которые нужно завести в компании);
• индивидуальная (её составляют с учётом специфики и структуры компании).

Мы будем говорить как раз об индивидуальной – о кадровой номенклатуре.

Составление номенклатуры дел

Чтобы составить номенклатуру, надо знать, какие документы в ходу у отдела кадров. Для начала составим таблицу из пяти столбцов:

• индекс дела;
• заголовок;
• количество томов;
• сроки хранения;
• примечания.

Если есть сводная номенклатура, то индекс дела будет начинаться именно с номера отдела . Например, если ваш отдел под 3-м номером, то индекс дел начнётся с 3-01 (где 01 – это номер папки с документами). А если вы составляете номенклатуру только для своего отдела, а сводной нет, то индекс будет начинаться просто с 01 (далее 02, 03 и т.д.).

Заголовок – это название папки, например «Положение о проходной».

Количество томов – это и есть их количество. Ведь в дело можно вложить максимум 250 листов (по инструкции по делопроизводству). Эту ячейку вы заполните в конце года от руки, вы же не знаете, сколько томов у вас наберётся. В небольшой организации с текучкой кадров, например, приказов о приёме на работу набирается за год где-то тома 3.

Сроки хранения документов тут расписывать не имеет смысла, их очень много. Поэтому вот тут их можно посмотреть.

В примечаниях можно указывать:

• о заведении дела (если дела хранятся постоянно, здесь нужно отметить, что дело заведено);
• о переходящих делах;
• о передаче в архив города;
• об уничтожении (если срок вышел или принят новый ЛНА).

А теперь нужно заполнить строчки. Построчно вписываем все документы, которые в ходу у кадровика . Начнём с папки №1 – с положения об ОК. Предположим, что сводная номенклатура всё же есть, но даже если её нет, давайте установим индекс отдела кадров – 03, а вдруг появится, тогда не нужно будет ничего переделывать. Ведь не закреплены же законодательно сроки составления номенклатуры.

Первая строчка будет такая:

• индекс дела – 3-01;
• заголовок будет «Положение об отделе кадров»;
• количество томов не пишем (он наверняка будет 1);
• срок хранения пишем «до минования надобности»;
• в примечании можно указать, что дело заведено.

Внимание!

Важно : нельзя в одно дело помещать документы с разными сроками хранения! Например, приказы об административных отпусках должны храниться 5 лет, а об очередных – 75! Как вы передадите дела в архив? Их не примут! Заводите отдельные дела на все виды приказов.

Оформление и утверждение номенклатуры дел

Когда проект вы подготовите, принесите директору посмотреть, возможно, он добавит ещё дела.
Если всё в порядке, готовьте приказ об утверждении номенклатуры дел (

Чтобы правильно вести делопроизводство, необходимо знать, что такое номенклатура. Согласно определению, номенклатурой называется составленный по определённой системе список перечисления тех деталей, материалов, конструкций, которые были использованы производством. При составлении такого списка каждому упомянутому материалу присваивается условно код из цифр, букв или буквенно-цифровой комбинации - номенклатурный номер.

В делопроизводстве номенклатура дел - это систематизированный по содержанию перечень деловых бумаг (или дел), которые оформляются в процессе работы какой-либо организации. Номенклатурой определяется, какой срок должны бумаги сохраняться, и в каком порядке оформляться. Например, в учебных заведениях среднего звена (гимназии) школьные журналы хранятся у завуча ещё 5 лет после выпуска учащихся.

Основные функции

Главная задача при составление номенклатуры дел - сделать работу управленческого аппарата более совершенной, производительной, избавиться от бюрократической тянучки. Оперативное и качественное решение многих проблем, деятельность всей организации часто находятся в зависимости от того, в каком порядке содержатся документы, как легко их можно по требованию найти, насколько грамотно они классифицированы и систематизированы. Правильная классификация позволяет не только оперативно работать с документами, но и облегчает работу с архивами и в архивах.

Рассмотрим на примерах, что такое номенклатура дел, и в каких направлениях она более всего эффективна.

• Систематизация документов - когда документы были использованы в каком-либо деле (составление договоров, заключение сделок, завершение уголовного дела, плановый отчёт отдела и т.д.), а затем из активного употребления вышли, согласно номенклатуре, они хранятся в организациях в определённом порядке. Это касается как бумажных документов, так и электронных, хранящихся в базе данных компьютера.
• Содержание сведений о том, на какие сроки документ сохраняется, как долго он может иметь силу. У каждого дела, включенного в номенклатуру, есть свои указанные сроки сохранения документов, входящих в него. Чем ценнее и важнее документ, тем дольше он будет сохраняться. Т.е., при работе с документами в деле сразу происходит их оценка - своего рода экспертиза ценности. Это помогает и работе с самим делом.
• Закрепление индексации часто используется в процессе а номенклатурный индекс дела становится составной частью документа. Это можно пронаблюдать при составлении описи, когда на производстве или в учреждение идёт инвентаризация.
• Выполняет роль справки при изучении организационной структуры учреждения и т.п.
• В делопроизводстве считается основой для описи дел с постоянным или временным сроком хранения и учёта документов.
• Используется в качестве образца, схемы для создания картотеки и справки по использованным документам.

Таким образом, хорошее знание, что такое номенклатура и навыки в работе с нею необходимы в любой организации или учреждении, на предприятии. Номенклатура должна распространяться на всю документальную деятельность учреждения.

Номенклатурная классификация

У номенклатуры есть свои стандарты и требования в оформлении, их нельзя нарушать. Изложены они в специальных методичках и

Принято выделять три вида деловой номенклатуры:

• типовая;
• примерная;
• индивидуальная, разработанная для определённой организации.

Номенклатура типовая, понятно из названия - это нормативные документы, в них устанавливается состав дел, используемых в организациях одного типа.

Примерная номенклатура предназначена для установления примерного состава дел, которые заводятся в делопроизводстве организации, где эта номенклатура распространяется. Такие образцы делопроизводства носят не нормативный, а рекомендательный характер. Отличительная черта - в документах данного типа указываются индексы.

Типовые и примерные делопроизводственные номенклатуры разрабатываются организациями вышестоящими для своих подведомственных организаций.

Индивидуальная номенклатура - разработанная именно для конкретной организации и учитывающая специфику её деятельности. За образец обычно берётся типовая или примерная и в них вносятся необходимые изменения.

НОМЕНКЛАТУРА

НОМЕНКЛАТУРА

(лат. nomenclatura – перечень, список) – сводка терминов, названий, осн. понятий, употребляемых в к.-л. отрасли знания. В основе любой правильно построенной Н. всегда лежит определ. классификации.

Философская Энциклопедия. В 5-х т. - М.: Советская энциклопедия . Под редакцией Ф. В. Константинова . 1960-1970 .

НОМЕНКЛАТУРА

НОМЕНКЛАТУРА (лат. nomenclatura - перечень, роспись имен) - правящий слой социалистического общества, обладающий определенными привилегиями социальными. Представления о номенклатуре развивались в русле концепций нового класса. Еще Н. А. Бердяев констатировал, что , усилив государственную , создает колоссальную бюрократию, новый привилегированный , который может жестоко эксплуатировать народные массы. Политическая , констатировал М. Джилас, есть новый класс коммунистического общества. Некоторое между номенклатурой и усиливающей свои позиции западной политической, административной, производственной бюрократией (концепции “революции менеджеров”, разделения собственности и контроля) побуждает теоретиков и политиков (Б. Рицци и др.) усматривать в формировании номенклатуры всеобщей тенденции к бюрократизации общества.

По мнению М. С. Восленского, номенклатура - господствующий класс социалистического общества, которое, как и все предшествовавшие классовые общества, является антагонистическим. В этот класс входят лица, состоящие в штатной номенклатуре партийных органов: ответственные работники парторганов, руководители государственных органов и негосударственных организаций и учреждений. Принадлежность к выборной номенклатуре (члены выборных партийных органов, депутаты Советов), не подкрепленная принадлежностью к штатной номенклатуре, означала в элиту, но не в правящий класс.

В качестве правящего класса номенклатуру иногда рассматривают как коллективный собственности, формально именуемой общенародной или государственной (Джилас, Вселенский). При коммунистических режимах, считает Джилас, общественно-политические отношения и (тоталитарная власть и монополия на собственность) сопрягаются сильнее, чем где-либо еще. При этом собственности переводится из юридической в “фактическую” плоскость в духе концепций “реальной собственности” (собственник тот, кто обладает контролем, фактически распоряжается). В действительности, однако, номенклатура получает неограниченного распоряжения государственной собственностью не потому, что сама является собственником, а в силу институционального, безлично-субъектного характера представляемого и персонифицируемого ею государства как юридического (и фактического) субъекта права собственности в отношении основной массы средств производства (см. ).

С идеей номенклатурного государства перекликается развивавшаяся евразийцами идеократии - построения государства и всего общества на основе безусловного господства некоторой “правильной” идеи, “идеи-правительницы”, носителем и проводником которой выступает правящий слой, формируемый на основе подбора.

Лит.: Вселенский М. С. Номенклатура. М., 1991; Джилас М. Лицо тоталитаризма. М.,1992.

В. М. Быченков

Новая философская энциклопедия: В 4 тт. М.: Мысль . Под редакцией В. С. Стёпина . 2001 .

Смотреть что такое "НОМЕНКЛАТУРА" в других словарях:

- (лат., от nomen имя). Совокупность названий предметов какой нибудь науки. Перечень названий предметов, без всяких объяснений. Словарь иностранных слов, вошедших в состав русского языка. Чудинов А.Н., 1910. НОМЕНКЛАТУРА [лат. nomenclatura роспись… … Словарь иностранных слов русского языка

См … Словарь синонимов

- (nomenklatura) Формально термин относится к факту назначения на руководящие посты в советском государственном аппарате (от директора предприятия до министра) партийными органами по спискам (номенклатуре) подходящих кандидатов. В общем… … Политология. Словарь.

Номенклатура - (лат. nomenclature перечень, от nomen имя + calare созывать; англ. nomenclature) 1) систематизированный перечень материалов, конструкций и деталей, используемых на производстве, или товаров, в котором каждому наименованию предмета условно… … Энциклопедия права

- (латинское nomenclatura перечень, роспись имен), 1) перечень названий, система терминов, категорий, употребляемых в какой либо отрасли науки, техники и пр. (например, номенклатура товаров). 2) Номенклатурные кадры перечень руководящих должностей … Современная энциклопедия

- (лат. nomenclatura перечень роспись имен), 1) перечень названий, система терминов, категорий, употребляемых в какой либо отрасли науки, техники и пр. (напр., номенклатура товаров).2) Номенклатурные кадры перечень руководящих должностей,… … Большой Энциклопедический словарь

НОМЕНКЛАТУРА, номенклатуры, жен. (лат. nomenclatura) (книжн.). Совокупность употребляемых в какой нибудь специальности названий. Номенклатура медицинская, географическая, телеграфная и т.д. Толковый словарь Ушакова. Д.Н. Ушаков. 1935 1940 … Толковый словарь Ушакова

Жен., лат. собрание и объясненье условных названий и речений какой либо науки. Философская, юридическая, ботаническая номенклатура, именословие. Толковый словарь Даля. В.И. Даль. 1863 1866 … Толковый словарь Даля

номенклатура - ы, м. nomenclature <лат. nomenclatura букв. роспись имен. 1. Совокупность или перечень употребляемых в какой л. специальности названий, терминов. Ботаническая н. В них <минералах> надо было разобраться и прежде всего выработать общую… … Исторический словарь галлицизмов русского языка

Номенклатура - (латинское nomenclatura – перечень, роспись имен), 1) перечень названий, система терминов, категорий, употребляемых в какой либо отрасли науки, техники и пр. (например, номенклатура товаров). 2) Номенклатурные кадры – перечень руководящих… … Иллюстрированный энциклопедический словарь

Книги

• Номенклатура , Михаил Восленский. Издана в 1991 году. Сохранность хорошая. Впервые книга вышла в свет в 1980 году на немецком языке в издательстве Fritz Molden. Многократно переиздавалась на различных языках. Произведение…

лат. nomenclatura – перечень, список) – сводка терминов, названий, осн. понятий, употребляемых в к.-л. отрасли знания. В основе любой правильно построенной Н. всегда лежит определ. система классификации.

Отличное определение

Неполное определение ↓

НОМЕНКЛАТУРА

лат. nomenclatura - перечень, роспись имен) - правящий слой социалистического общества, обладающий определенными привилегиями социальными. Представления о номенклатуре развивались в русле концепций нового класса. Еще Н. А. Бердяев констатировал, что диктатура пролетариата, усилив государственную власть, создает колоссальную бюрократию, новый привилегированный класс, который может жестоко эксплуатировать народные массы. Политическая бюрократия, констатировал М. Джилас, есть новый класс коммунистического общества. Некоторое сходство между номенклатурой и усиливающей свои позиции западной политической, административной, производственной бюрократией (концепции «революции менеджеров», разделения собственности и контроля) побуждает ряд теоретиков и политиков (Б. Рицци и др.) усматривать в формировании номенклатуры проявление всеобщей тенденции к бюрократизации общества.

По мнению М. С. Восленского, номенклатура - господствующий класс социалистического общества, которое, как и все предшествовавшие классовые общества, является антагонистическим. В этот класс входят лица, состоящие в штатной номенклатуре партийных органов: ответственные работники парторганов, руководители государственных органов и негосударственных организаций и учреждений. Принадлежность к выборной номенклатуре (члены выборных партийных органов, депутаты Советов), не подкрепленная принадлежностью к штатной номенклатуре, означала включение в элиту, но не в правящий класс.

В качестве правящего класса номенклатуру иногда рассматривают как коллективный субъект собственности, формально именуемой общенародной или государственной (Джилас, Вселенский). При коммунистических режимах, считает Джилас, общественно-политические отношения и собственность (тоталитарная власть и монополия на собственность) сопрягаются сильнее, чем где-либо еще. При этом понятие собственности переводится из юридической в «фактическую» плоскость в духе концепций «реальной собственности» (собственник тот, кто обладает контролем, фактически распоряжается). В действительности, однако, номенклатура получает возможность неограниченного распоряжения государственной собственностью не потому, что сама является собственником, а в силу институционального, безлично-субъектного характера представляемого и персонифицируемого ею государства как юридического (и фактического) субъекта права собственности в отношении основной массы средств производства (см. Институт социальный).