Акт приема передачи бумаг образец. Передача имущества во временное пользование и с целью реализации

Каким образом можно составить в организации акт приема-передачи материальных ценностей. Но иногда возникает необходимость в передаче от одного лица к другому лицу документов, которые также имеют ценность, а потому факт такой передачи должен быть зафиксирован. Речь может идти, к примеру, о передаче документов заказчиком исполнителю при заключении и исполнении договора выполнения работ или оказания услуг, о передаче документов в рамках соглашения о переводе долга или о передаче документов от увольняющегося сотрудника лицу, принимающему ответственность за такие документы.

Как в этом случае составить акт приема-передачи документов физическими лицами или между организациями?

Форма акта приема-передачи документов

Независимо от того, на каком основании и с какой целью производится передача документов от одного лица к другому, а также производится ли передача документов между физическими лицами или организациями, акт приема-передачи может составляться по схожей форме. Унифицированной и обязательной к применению формы акта приема-передачи документов нет, поэтому организация может разработать форму такого акта самостоятельно. Конечно, это не распространяется на случаи, когда обязательность применения определенной формы акта закреплена, к примеру, в договоре между сторонами.

В акте приема-передачи документов обычно указываются:

• дата и место передачи документов;
• лица, между которыми производится передача документов, а при необходимости их полномочия и основания таких полномочий;
• причина передачи документов;
• перечень передаваемых документов с указанием того, передается оригинал документа или его копия, а также количества страниц документов;
• подписи лиц, передавших и получивших документы.

При наличии акт может быть скреплен печатями сторон.

Акт составляется в 2-х экземплярах: для передающего и принимающего лица.

Приведем акта приема-передачи документов в формате Word.

Представим пример заполнения акта приема-передачи, которым оформлена передача документов из одного обособленного подразделения организации в другое подразделение.

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

Назначение:

1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

• их количество;
• их вид (оригинал, копия, заверенная копия);
• дату передачи (иногда и время);
• передавшая сторона;
• принявшая сторона.

1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

1. Между 2 частными гражданами.
2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2019 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:

• номера (в хронологическом порядке);
• полные официальные названия документов;
• дата их составления/подписания;
• номер бумаги (в соответствии с системой нумерации, принятой в компании);
• форма (оригинал, копия, заверенная копия) и количество всех листов (страницы не считаются).

1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

• учредительные (регистрация компании, сведения об учредителях, Устав и т.п.);
• первичная бухгалтерская отчетность;
• лицензия на ведение деятельности и прочая разрешительная документация;
• заключения налоговых и иных проверок;
• ценные бумаги, векселя;
• свидетельства о правах собственности на помещения, объекты имущества, производственное оборудование и т.п.;
• договоры аренды, поставки и другие соглашения с контрагентами;
• платежные документы и др.

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства .

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Нет необходимости говорить о том, какую роль играет документооборот в работе каждого предприятия или организации. Любая организация во время своей деятельности создает огромное количество документов, которые используются как внутри нее, так и передаются сторонним агентам.

Документы создаются в различной форме (бумажной или электронной), но всегда факт их передачи от одной инстанции к другой фиксируется.

Так как в этом процессе участвуют две стороны (передающая документацию и принимающая ее), то такое действие называется приемом-передачей. Передачи осуществляется в форме акта приема-передачи документов. Для образца акта приема-передачи документов не существует законодательно закрепленного бланка или стандарта. Его оформляют в произвольной форме, но к его содержанию предъявляются определенные требования.

Требования к акту приема-передачи документов

Акт должен содержать ясную и недвусмысленную трактовку того, что передается, в каком виде (оригинал, копия, электронная версия), а также перечень лиц, участвующих при приеме-передаче. Стандартное содержание акта следующее:

• полное наименование передающей и принимающей стороны;
• должности и фамилии лиц, участвующих в приеме-передаче;
• дату и место передачи (или место составления акта);
• подробный перечень передаваемой документации с указанием объема (количество страниц) и экземпляров;
• подписи представителей передающей и принимающей сторон;
• оттиски печатей сторон.

Ниже приводится образец акта передачи документов, составленный между двумя юридическими лицами.

«Утверждаю» «Утверждаю»

Директор ООО «Синие зори» Директор ЗАО «Электрон»

Федоров В.В. ___________ Терехов И.И.

Мы, нижеподписавшиеся представители ООО «Синие зори», в лице руководителя сектора рекламы Томина Сергея Ивановича и художника Страхова Владимира Петровича передаем, а представитель ЗАО «Электрон», в лице коммерческого директора Павлова Ивана Алексеевича принимает образцы рекламных буклетов, выполненные согласно договору №32 от 23 января 2017 года.

Читайте также: Расписка о долге денежных средств: образец

Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

От ООО «Синие зори» От ЗАО «Электрон»

Томин С.И. ___________ Павлов И.А.

Страхов В.П.

Если количество документации большое, то ее список составляется в виде описи на отдельных листах в качестве приложения к акту. При этом в самом акте дается ссылка на опись и указывается количество страниц (документов) в описи. Опись документов для передачи другой организации (образец):

Приложение к акту приема-передачи

Между ООО «Техрезерв» и ООО «Верила»

передаваемых документов.

1. Устав ООО «Техрезерв» 14 стр. 1 экз. копия
2. Годовой отчет за 2016 год 24 стр. 1 экз. копия

1. Справка от Гостехнадзора 1 стр. 1 экз. оригинал

От ООО «Техрезерв» От ООО «Верила»

Иванов В.А. __________ Артемов А.И.

Часто возникает необходимость составления акта приема-передачи между физическими лицами внутри организации. Это происходит всегда, например, при вступлении в должность нового директора, главного бухгалтера или материально ответственного лица. Эти процедуры достаточно сложны. Смысл составления подобных актов заключается в разграничении ответственности нового и старого работника. Такие документы играют важную роль при возникновении судебных разбирательств. Здесь невозможно привести конкретных форм, но важным является закрепление результатов передачи дел, приказом по предприятию (организации).

Часто в деятельности производственных предприятий возникает необходимость в приеме (передаче) технической документации. Иногда такая передача предусмотрена договором со сторонней организацией, которая создает (разрабатывает) такие документы. Объем передаваемой документации обычно очень велик и составляет сотни и тысячи страниц и чертежей, а также включает в себя научно-технические отчеты. Так как такие работы выполняются по договору, то актом приема-передачи является акт завершения работ. Ниже приведен акт приема-передачи технической документации, которая разработана по договору.

В делопроизводстве возникают ситуации, когда необходимо передать документы, для чего и составляется специальный акт. Его целевая направленность — снятие ответственности с сотрудника, которому предстоит принять задокументированную работу. Также это дает возможность с максимальной достоверностью оценить положение дел в определенный момент времени.

Как правильно составить акт приема передачи документов другому лицу?

И хотя в составлении нет ничего сложного, нельзя недооценивать важность и необходимость его оформления. В дальнейшей работе без него в некоторых случаях доказать сам факт передачи важной информации от одной стороны к другой бывает практически невозможно. Бумага имеет юридическую силу, а, значит, в случае возникновения спорных моментов, именно она будет являться официальным документом, с которым придется считаться любым судебным инстанциям.

При передаче другому лицу

Акт приема-передачи является подтверждением того факта, что передача от одного физического лица к другому, или от юридического лица другому юридическому лицу через их официальных представителей, состоялась.

Перечисленную ниже информацию следует указать в акте при передачи документов другому лицу:

• порядковые и серийные номера;
• содержание;
• количество страниц;
• количество экземпляров;
• наличие оригиналов или копий и т.д.

Такая скрупулезность при оформлении необходима для возможности отличить по различным признакам любые другие подобные бумаги.

При смене генерального директора

Акт приема-передачи документов при смене гендиректора оформляется после того, как издан указ о его смене, а данные о проделанных изменениях отправлены в налоговую службу, или после подготовки протокола собрания учредителей о смене на руководящем посту организации. Данная бумага оформляется секретарем, подписывается уже бывшим и будущим директорами, а также председателем общего собрания учредителей.

При увольнении главного бухгалтера

Акт приема-передачи документов при увольнении главного бухгалтера составляется в любой произвольной форме и обязательно в двух экземплярах, поскольку один из них сохраняется в самой организации, а второй должен быть передан уже бывшему главному бухгалтеру.

В нем непременно указывается следующая информация:

• дата, когда происходит передача бумаги;
• наименование и реквизиты;
• подробная информация об отсутствующих бумагах и обнаруженных расхождениях в учетных данных.

От старого руководителя новому

В таком случае следует указать следующую информацию и данные:

• все учредительные документы организации;
• не сданные в бухгалтерию оставшиеся учредительные бумаги;
• управленческая отчетность.

При реорганизации ООО

При составлении в процессе реорганизации ООО не существует какого-либо установленного образца. В данном конкретном случае все оформляется в свободной форме, поскольку основное в нем — констатация факта перехода всех прав ООО к правопреемнику. Обязательное условие к оформлению — утверждение лицами, которые приняли решение о его реорганизации. Стандартный образец акта приема-передачи при реорганизации ООО включает следующие обязательные разделы:

• наименование;
• дата его оформления;
• перечень передаваемого имущества;
• подписи участвующих сторон;
• отметки об утверждении.

При продаже фирмы

При продаже уже готовой фирмы данная бумага играет очень важное значение, так как вместе с продажей к новому руководству переходит ответственность за сохранность всех имеющихся бумаг, а также печати действующего предприятия.

Образец акта приема передачи документов

Хотя в большинстве ситуаций он может быть составлен в произвольной форме, существуют и действующие образцы, по которым они должны быть составлены.

Похожие вопросы

Акт приема и передачи первичной документации используется во время процесса отправки документов, имеющих высокую ценность. В данном акте приводится перечень бумаг, которые передаются между организациями или частными лицами. Таким образом, рассматриваемый документ является документальным подтверждением факта того, что принимающая сторона получила все бумаги, перечисленные в бланке. Давайте рассмотрим, как составляется акт приема-передачи документации.

Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие

Для чего используются подобные акты

Данный вид актов используются юридическими лицами в случае необходимости передачи документов, имеющих высокую значимость для каждой из сторон. Это могут быть как различные приложения к договору, так и локальные документы конкретного предприятия. Чаще всего подобным образом передаются сведения об увольнении или переводе работников организации, а также о закрытии филиалов компании.

Роспись в данных актах свидетельствует о получении документов, что помогает в будущем доказать, что принимающая сторона исполнила свои обязательства . Рассматриваемый бланк может являться как неотъемлемой частью договора, так и самостоятельным документом в том случае, когда одной из сторон требуются подобные документы. Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый бланк наделен юридической силой только при учете правильного составления. Это означает, что этот бланк может выступить в качестве доказательной базы во время судебных разбирательств. Акт приема-передачи документации составляется в двух копиях, одна из которых передается получателю, а вторая остается у отправителя.

В каких случаях возникает необходимость составление акта

Существует множество различных ситуаций, в которых может потребоваться составление подобного бланка. Чаще всего подобные акты заключаются между двумя физическими или юридическими лицами. В последнем случае, данный документ составляется при необходимости передачи первичной документации в качестве сопровождения к публичной оферте. Также допускается использование рассматриваемых бумаг между юридическими и физическими лицами.

Значительно чаще данный вид документов используется внутри одного предприятия, имеющего развитую структуру. Давайте рассмотрим применение актов на конкретных примерах. Представьте себе ситуацию, когда ведущий специалист компании проходит процедуру увольнения. На данную должность нанимается новый сотрудник, в обязанности которого входит принятие дел компании.

Для того, чтобы избежать потери или порчи важной документации, составляется акт, который выступает в качестве документального подтверждения факта о том, что вся документация была передана в надлежащем виде.

Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами

Также составление данной бумаги может потребоваться в случае перевода сотрудника из одного подразделения в другой отдел. В этом случае, рассматриваемый работник должен передать все имеющиеся документы новому должностному лицу или другим сотрудникам отдела. Необходимость в составлении акта возникает при передаче бухгалтерских книг, административных и кадровых документов, а также другой локальной документации.

Далее предлагаем перейти к более сложным случаям. Одной из ситуаций, требующей составления акта приема-передачи документации, является объявление банкротства. В этом случае сотрудникам компании потребуется составить несколько десятков различных бланков, которые группируются по категориям, в соответствии с принадлежностью документов. Также этот акт может понадобиться в ситуации, связанной с реорганизацией предпринимательской деятельности. В случае слияния нескольких корпораций или объединения разных отделов появляется необходимость передать всю текущую документацию новому должностному лицу. Следует обратить внимание на то, что в этой ситуации создается более десятка подобных документов, в каждом из которых рассматривается конкретный отдел или наемный работник.

Составление бланка физическими лицами может понадобиться в случае оказания различных услуг, сопровождающихся оформлением важных документов . Одним из примеров данной ситуации является передача права второму лицу предоставлять интересы первой стороны в ходе судебных разбирательств. В рассматриваемом примере, между частными лицами передаются важные документы, которые могут быть в единственном экземпляре. Также рассматриваемый бланк может применяться в виде доказательной базы в ходе судебных разбирательств между физическими лицами.

Правила составления

Единая форма акта приема-передачи документов не установлена . Однако несмотря на это, существуют различные правила составления этого бланка. Игнорирование этих правил может привести к потере юридической силы, что подразумевает недействительность акта как доказательство факта передачи файлов между двумя компаниями. Именно поэтому, необходимо подойти с повышенным вниманием к вопросу разработки приемопередаточного акта.

В первую очередь рассматриваемый документ должен иметь правильное название. Далее следует указать дату и место составления бумаг. После этого в бланке указываются реквизиты предприятия выступающего в качестве стороны, передающей важные бумаги. Затем следует указать должностное лицо, в чьи обязанности входит оформление акта. Здесь указывается должность сотрудника, его фамилия и инициалы.

Далее указывается информация о получателе пакета документов. В случае с юридическими лицами следует указать не только наименование предприятия, но и форму собственности. Далее необходимо привести сведения о лице в чьи обязанности входит получение и обработка входящей документации. Здесь очень важно привести фамилию и инициалы работника, а также упомянуть занимаемую им должность.

Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах

После того, как будут указаны все вышеперечисленные сведения, приводится таблица, содержащая в себе данные о переданных файлах. Здесь необходимо указать наименования бумаг, их регистрационные номера, а также форму и дату составления. После этого, в документе ставится подпись передающей стороны. Важно обратить внимание на то, что рассматриваемый бланк составляется в двух экземплярах, которые передаются получателю.

После проверки наличия всей перечисленной документации в акте, должностное лицо, выступающее в качестве получателя, ставит свою подпись на обоих бланках. Один из бланков остается у принимающей стороны, а второй отдается обратно фирме, что отправила документы. Для того чтобы заполненный бланк получил юридическую значимость, помимо подписи должностных лиц должны присутствовать фирменные печати предприятия.

В том случае, когда рассматриваемые бумаги составляются между физическими лицами, необходимо указать данные из паспорта каждой стороны. Эта информация указывается вместо реквизитов организаций. В данной ситуации достаточно лишь подписи сторон, поскольку печать у физических лиц отсутствует. Важно обратить внимание на то, что при передаче оригинальных бумаг, необходимо зафиксировать этот факт на страницах акта. При порче или утери этих документов, акт приема-передачи может выступить в качестве основного документа для разрешения конфликта при помощи суда. Так как существует определенный процент риска развития подобной ситуации, многие юристы рекомендуют сделать копии с оригинальных документов.

Акт приема-передачи документов, образец:

ИП «МегаСвет» в лице Соколовского Артема Михайловича, с одной стороны передал, а ОАО «Полет» в лице Орловой Татьяны Ивановны, с другой стороны, приняла следующие документы:

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой стороны:

Передал документы: Соколовский А.М Соколовский

Приняла документы: Орлова Т.И Орлова».

Образец акта приема-передачи документов другому лицу имеет точно такую же форму, однако вместо формы и названия организаций, указываются паспортные данные обеих сторон.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации

Различные примеры использования актов приема-передачи документации

Передача важных бумаг бухгалтерского отдела

В рассматриваемом примере, назначается комиссия, в задачу которой входит составление акта о приеме и передаче бухгалтерских бумаг. Необходимость сбора комиссии возникает при увольнении ведущего специалиста, в чьи должностные обязанности входило ведение документов. В этом случае используются фирменные бланки, установленные на предприятии. В рассматриваемом акте указываются документы, которые передаются уволенным - новому должностному лицу.

В данном случае, имеется специальная форма составления бланков. Сведения о передаваемых книгах учета и других бухгалтерских записях приводятся в виде таблицы. Главным требованием при заполнении акта является указание следующих сведений:

• дата составления акта;
• порядкового номера;
• название файлов.

Передача важных бумаг при назначении нового руководителя

В задачу главного бухгалтера и руководителя предприятия входит заверение первичных документов предприятия. При смене руководства - это право передается новому должностному лицу. Важно обратить внимание, что во время изменений в составе администрации предприятия очень важно поставить в известность учреждения, осуществляющие контроль над деятельностью компании. Помимо этого, необходимо уведомить банковское учреждение, обслуживающее фирму. Данное правило действует только в отношении государственных компаний, а частным предпринимателям оставляется право принятия самостоятельного решения.

Акт передачи документов составляется согласно установленной форме, на фирменном бланке предприятия. Важно обратить внимание на то, что смена руководителя подразумевает возникновение различных вопросов, связанных с финансовым фондом компании. В этом случае, создается специальная комиссия, занимающаяся решением возникающих вопросов.

Передача кадровых файлов

Бланк, свидетельствующий о передаче кадровых записей увольняющимся лицом, составляется по установленной законом форме. В данном документе должны содержаться такие параметры, как:

• порядковый номер;
• наименование файла;
• дата заполнения;
• количество листов в файле;
• примечания.

В случае с ситуациями потери личных дел сотрудников предприятия или отсутствия определенных записей, данные нюансы указываются в графе «примечания».

Любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ

Передача важных бумаг при назначении нового учредителя

Данный процесс имеет множество различных тонкостей и нюансов, связанных с передачей первичной документации . В первую очередь, должно быть назначено ответственное лицо, в чьи должностные обязанности будет входить перенос файлов. Далее выпускается приказ о сборе комиссии. В этом приказе следует указать четкий срок, необходимый для отправки документов. В процессе назначения нового учредителя, документ передается только лично.

Передача важных бумаг на государственное хранение

Многие предприятия часто передают информацию о своей деятельности государственным службам. Этот процесс подразумевает создание бланка, подтверждающего факт ценных сведений, о деятельности предприятия . Необходимость в подобных действиях возникает в случае реорганизационных мероприятий или ликвидации организации. Помимо этого, передавать документы в государственные службы необходимо по окончании периода хранения документов на территории предприятия.

В составленном акте должны быть указаны следующие сведения:

1. Наименование организации, что передает документы.
2. Название учреждения, принимающего файлы на хранение.

При утере важной документации, необходимо сделать соответствующую пометку в акте . В графе с примечаниями указываются сведения о порче или отсутствии документов либо отдельных страниц.