УТВЕРЖДАЮ Директор ___________________________ ________________________ г.

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ, ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА

И КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРНЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция о порядке заключения договоров, организации учета и контроля за исполнением договорных обязательств (далее - Инструкция) распространяется на договоры, заключаемые ___________________________________ "______________" (далее - Общество).

1.2. Инструкция устанавливает единый порядок заключения, изменения, расторжения, признания недействительными заключаемых от имени Общества договоров, организации учета, хранения и контроля за выполнением договорных обязательств.

1.3. Инструкция обязательна к исполнению всеми структурными подразделениями Общества.

1.4. Договорно-правовая работа в Обществе должна обеспечивать:

Своевременное и качественное заключение договоров с контрагентами на условиях, максимально удовлетворяющих хозяйственные нужды и экономические интересы Общества;

Строгий контроль за исполнением договорных обязательств Обществом и его контрагентами;

Анализ причин, вызывающих неисполнение или ненадлежащее исполнение договоров, а также разработку мероприятий по их устранению.

2. СУБЪЕКТЫ ДОГОВОРНО-ПРАВОВОЙ РАБОТЫ

2.1. Координацию договорной работы, контроль за исполнением договорных обязательств и анализ практики заключения и исполнения договоров осуществляют ______________________________________________________________________.

2.2. Организацию централизованного учета договоров осуществляет ______________________________________________.

2.3. В договорно-правовой работе участвуют ___________________________________________________ (далее - исполнители).

2.4. Для целей Инструкции к ответственным исполнителям относятся должностные лица, в компетенцию которых входит организация заключения и сопровождения исполнения договоров.

2.5. Исполнители несут персональную ответственность за ненадлежащее оформление и неисполнение договорных обязательств.

3. ПОРЯДОК, СРОКИ ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ

3.1. Договоры в Обществе заключаются в течение всего финансово-хозяйственного года. За 3 месяца до окончания года в Обществе начинается договорная кампания. Основные принципы, сроки и порядок проведения конкретной договорной кампании определяются приказом директора, проект которого составляется _________________________________________________.

3.2. Заключение договоров по инициативе контрагентов.

3.2.1. Все проекты договоров, поступившие в адрес Общества, первично регистрируются в ____________________ в журнале регистрации входящих договоров в день их поступления. На проекте договора ставится входящий номер и дата первичной регистрации.

3.2.2. Не позднее следующего дня с момента получения проект договора вручается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации.

Проект договора, доставленный в Общество ответственным исполнителем, также подлежит первичной регистрации в журнале регистрации входящих договоров.

3.2.3. Без соответствующей первичной регистрации проект договора к рассмотрению исполнителями не принимается.

3.2.4. В случае признания ответственным исполнителем нецелесообразным заключать поступивший в адрес Общества договор ответственный исполнитель возвращает проект договора в ______________________ с отметкой об отказе в заключении договора за своей подписью.

На основании полученного от ответственного исполнителя проекта договора с отметкой об отказе в заключении договора ______________________ передает проект договора с отметкой об отказе директору для окончательного решения.

В случае признания нецелесообразным заключения договора на предложенных контрагентом условиях на основании письменной резолюции директора ответственный исполнитель обязан обеспечить письменное уведомление контрагента о не достижении соглашения.

3.2.5. Изученный и надлежаще оформленный договор визируется ответственным исполнителем с указанием должности и фамилии, имени, отчества завизировавшего договор лица.

3.2.6. Завизированный ответственным исполнителем договор передается им на согласование (визирование) исполнителям: ________________________________________________________________.

3.2.7. Согласованный (завизированный) исполнителями проект договора передается ответственным исполнителем на подпись директору.

3.2.8. Ответственные исполнители могут привлекать к разработке условий договора структурные подразделения Общества, связанные с реализацией данного договора, для получения соответствующих заключений.

Сроки согласования условий договора и подготовки заключения в каждой из служб не должны превышать 3-х дней. Заключения по проектам договоров подписываются руководителями соответствующих служб или уполномоченными ими ответственными работниками.

3.2.9. Договоры подлежат обязательной предварительной правовой, финансово-экономической, бухгалтерской экспертизе.

3.2.10. Правом подписания договоров пользуются:

По должности - в соответствии с уставом - директор Общества;

По доверенности - должностные лица Общества, уполномоченные на то директором.

Полномочия должностных лиц на подписание договоров могут быть ограничены уставом Общества, приказом или доверенностью, выдаваемой директором в части предмета, суммы, сроков и других существенных условий договора.

Срок подписания договора - по его представлении, но не позднее 3-х дней.

3.2.11. Если при изучении проекта договора возникают возражения по его условиям, то ответственным исполнителем составляется протокол разногласий в трех экземплярах, два из них должны быть направлены контрагенту, один остается в _____________________. О наличии протокола разногласий делается соответствующая запись в проекте договора.

Протокол разногласий визируется, согласовывается и подписывается в том же порядке, что и проект договора.

3.2.12. Не позднее 10-дневного срока с момента поступления договор с сопроводительным письмом, а при наличии разногласий - с протоколом разногласий должен быть направлен контрагенту. В сопроводительном письме, составляемом ответственным исполнителем, сообщается о возврате надлежаще оформленного договора и перечисляются приложения (протокол разногласий, спецификация и т.д.) с указанием количества листов каждого.

3.2.13. Подготовленный к отправке договор со всей прилагаемой к нему документацией подлежит обязательной регистрации ___________________ в журнале входящих договоров.

Только при наличии регистрации на подписанный договор и протокол разногласий (если таковой имеется) ставится печать Общества.

3.2.14. Договор отправляется _____________________ заказным письмом под отдельную квитанцию или вручается ответственному исполнителю под роспись для передачи контрагенту.

3.2.15. В случае сообщения контрагентом о своем несогласии с условиями договора, предложенными в протоколе разногласий, договор считается незаключенным. В случае, если условиями договора или дополнительным соглашением сторон предусматривается возможность преддоговорного урегулирования разногласий в хозяйственном суде, ответственный исполнитель может передать соответствующие материалы в юридическую службу для предъявления иска.

3.2.16. После согласования всех существенных условий __________________ делается соответствующая отметка о вступлении договора в юридическую силу в журнале регистрации входящих договоров, после чего на договоре и протоколе разногласий (если таковой имеется) ________________ ставится соответствующий штамп. Без указанного штампа договор к исполнению не принимается.

3.3. Заключение договоров по инициативе Общества.

3.3.1. Проекты договоров, заключаемых по инициативе Общества, составляются ответственными исполнителями. Такие договоры визируются, согласовываются и подписываются в порядке и сроки, предусмотренные пунктом 3.2.5 - 3.2.10 настоящей Инструкции.

3.3.2. Подписанный проект договора подлежит обязательной первичной регистрации в договорно-правовом секторе в журнале регистрации исходящих договоров. Только при наличии соответствующей регистрации на подписанный договор ставится печать.

3.3.3. Скрепленный печатью проект договора вместе с сопроводительным письмом, составленным ответственным исполнителем, направляется __________________ заказным письмом под отдельную квитанцию или вручается ответственному исполнителю для передачи контрагенту.

В сопроводительном письме указываются сведения о направлении проекта договора, перечисляются приложения к нему (спецификация и пр.) с указанием количества листов каждого.

3.3.4. О поступившем от контрагента надлежаще оформленном договоре ______________________ делает соответствующую отметку как о вступившем в юридическую силу в журнале регистрации исходящих договоров в день его поступления, о чем на поступившем экземпляре договора ставится соответствующий штамп. Без указанного штампа договор к исполнению не принимается.

3.3.5. При несогласовании контрагентом всех существенных условий, предложенных в проекте договора, поступивший протокол разногласий подлежит обязательной регистрации в __________________ в журнале регистрации исходящих договоров в день его поступления.

Без соответствующей регистрации протокол разногласий к рассмотрению исполнителями не принимается.

3.3.6. Не позднее следующего дня с момента поступления протокол разногласий вручается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации.

3.3.7. Ответственный исполнитель рассматривает предложения контрагента и принимает меры к урегулированию возникших разногласий, в том числе путем отправки писем, телеграмм и пр.

3.3.8. Ответ на протокол разногласий должен быть направлен контрагенту в 10-дневный срок с момента получения Обществом протокола разногласий. Ответ может быть оформлен в виде подписания предложенного контрагентом протокола разногласий или в виде письма или телеграммы, в которых принимаются условия контрагента.

3.3.9. Ответственный исполнитель вправе по своему усмотрению привлечь к разработке условий договора, проведению экспертизы и подготовке заключения любую службу Общества.

3.3.10. Оформленный в установленном порядке ответ на протокол разногласий регистрируется в журнале регистрации исходящих договоров и в день поступления от ответственного исполнителя направляется в адрес контрагента заказным письмом или вручается контрагенту под расписку. Ответ на протокол разногласий после соответствующей регистрации может быть вручен под расписку ответственному исполнителю Общества для передачи контрагенту.

3.3.11. После согласования сторонами всех существенных условий договора __________________ делает на экземпляре договора соответствующую отметку как о вступившем в силу в порядке, предусмотренном п. 3.3.4. Инструкции.

3.3.12. В случае отклонения контрагентом предложенных ему условий ответственный исполнитель принимает решение о признании договора незаключенным или передает материалы юридической службе для судебного урегулирования преддоговорного спора, если такое условие предусмотрено договором или дополнительным соглашением сторон. Срок подачи искового заявления по преддоговорному спору - 20 дней с момента получения протокола разногласий.

3.3.13. Подлинные экземпляры договоров и деловой переписки к ним учитываются и хранятся в ________________, а ответственным исполнителям передаются соответствующие копии.

4. ИСПОЛНЕНИЕ, ИЗМЕНЕНИЕ, РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРОВ

4.1. Договор может быть изменен, расторгнут, признан недействительным по взаимному согласию сторон путем оформления дополнительного двустороннего соглашения или путем обмена письмами или телеграммами.

4.2. Требования об изменении, расторжении, признании договора недействительным или ответы на соответствующие требования контрагентов оформляются ответственным исполнителями в порядке, предусмотренном Инструкцией для заключения договоров.

4.3. При несогласовании с контрагентом условий об изменении, расторжении, признании договора недействительным ответственный исполнитель передает соответствующие материалы в юридическую службу для судебного урегулирования возникших разногласий.

4.4. При получении Обществом предложений контрагентов об изменении, расторжении, признании договора недействительным, ответ должен быть дан ответственным исполнителем в 10-дневный срок с момента получения соответствующих предложений.

4.5. В случае изменения условий договора по взаимному согласованию сторон и оформления соответствующих изменений в виде дополнительных соглашений, ответственные исполнители обязаны не позднее трех дней с момента оформления представлять в __________________ соответствующие дополнительные соглашения, где они будут подлежать обязательной регистрации в соответствующем журнале учета договоров (входящих или исходящих).

4.6. Условия договора реализуются подразделениями Общества, имеющими соответствующие функциональные обязанности.

При заключении комплексных договоров, когда от имени Общества в реализации их условий участвуют несколько структурных подразделений, приказом директора должен быть назначен ответственный исполнитель и распределены обязанности между подразделениями.

4.7. Централизованные профильные службы Общества: юридическая, бухгалтерская, коммерческая и другие осуществляют последующую экспертизу всех заключаемых Обществом договоров для принятия мер оперативного реагирования, недопущения ущемления интересов Общества, а также повышения ответственности руководителей за экономическую и правовую целесообразность заключения договоров.

4.8. При осуществлении расчетов по договорам, оформленным в установленном Инструкцией порядке, на бухгалтерскую службу возлагается контроль за своевременностью платежа, а также за соответствием назначения платежа, указанного в служебной записке ответственного исполнителя, предмету договора.

4.9. На юридическую службу возлагается проведение юридической экспертизы текста договора на предмет его соответствия требованиям законодательства и локальным нормативным правовым актам Общества, регулирующего порядок и условия заключения, исполнения, изменения и расторжения договоров.

4.10. На бухгалтерскую службу возлагается контроль за корректностью формулировки предмета договора для целей его (договора) последующего учета, а также для избежания неблагоприятных налоговых последствий.

4.11. Для обеспечения максимальной экономической эффективности и юридической обоснованности заключаемых договоров, директором, ___________________________________ может быть инициирована проверка обоснованности выбора контрагента, товара (продукта), услуги (работы) или условий договора. С этой целью приказом директора может быть создана рабочая комиссия из перечисленных должностных лиц. Председателем комиссии назначается должностное лицо, инициировавшее проверку. Комиссия имеет право получать от должностных лиц Общества документы, справки; проверять расчеты и другие сведения, а также брать письменные объяснения у проверяемых ею лиц. Комиссия может через работников Общества либо самостоятельно получать сведения об аналогичных предложениях на товар (продукт), услугу (работу), присутствующих на открытом рынке. В заключении, выносимом членами комиссии, дается оценка деятельности проверяемого лица и предложение руководству о поощрении проверяемого лица либо о наложении дисциплинарного взыскания с возложением на него имущественной ответственности за причиненный ущерб.

4.12. Для организации надлежащего учета и контроля за исполнением договорных обязательств:

4.12.1. все руководители структурных подразделений прямого подчинения директору Общества не позднее 10 числа следующего за истекшим кварталом месяца передают в ____________________ отчет об исполнении договорных обязательств с указанием причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение;

4.12.2. ______________________________________ не позднее 20 числа следующего за истекшим кварталом месяца на основании поступивших от руководителей сведений с привлечением специалистов других служб составляют сводный отчет об исполнении Обществом и его контрагентами договорных обязательств с анализом причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение.

По результатам анализа директор Общества издает соответствующий приказ.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Исполнители обязаны:

Строго руководствоваться требованиями сохранения коммерческой тайны и конфиденциальной информации Общества;

Быть вежливыми и корректными по отношению к партнерам по договорам.

Примечания:

1. Инструкция разработана юридической службой Общества в соответствии с требованиями законодательства и экономическими интересами Общества, является обязательной для исполнителей.

2. Одновременно с ознакомлением исполнителя с Инструкцией ее копия вручается исполнителю и должна храниться на его рабочем месте со служебной документацией.

СОГЛАСОВАНО

С настоящей инструкцией ознакомлен:

_____________________________________________

1.2. Роль коммерческой деятельности в условиях конкуренции

Направления совершенствования коммерческой деятельности

Факторы, определяющие развитие коммерческой деятельности

1.3. Принципы, функции, задачи коммерческой деятельности в современных условиях

1.4. Субъекты правоотношений и объекты в коммерческой деятельности

1.5. Характеристика основных элементов, определяющих содержание коммерческой деятельности

1.6. Коммерческие службы торговых организаций, их функции

1.7. Требования к специалистам коммерческих служб

Вопросы для контроля

2. Коммерческая информация

2.1. Понятие коммерческой информации

2.2. Комплексный подход к формированию коммерческой информации о рынке

2.3. Изучение покупателей, мотивов покупок, требований к товару

2.4. Информация о спросе и конъюнктуре рынка

2.5. Изучение потенциальных возможностей торговой организации и ее конкурентного положения на рынке

2.6. Защита коммерческой информации

Действия, приводящие к противоправному овладению коммерческой тайной

Разглашение

Направления работы по защите информации, составляющей коммерческую тайну

Вопросы для контроля

3. Организация изучения покупательского спроса и конъюнктуры рынка

3.1. Покупательский спрос на товары народного потребления, факторы, его определяющие

3.2. Оценка покупательского спроса

3.3. Методы изучения и прогнозирования покупательского спроса

3.4. Конъюнктура рынка, факторы, влияющие на нее

3.5. Конъюнктурные обзоры, их структура Конъюнктурные обзоры

3.6. Использование материалов изучения спроса и конъюнктуры рынка в практической работе

4. Формирование товарных ресурсов и ассортимента товаров в оптовой торговле

4.1. Понятия «товарные ресурсы», «управление товарными ресурсами»

4.2. Формирование ассортимента в оптовых организациях

4.3. Управление товарными запасами на складах оптовых организаций

Содержание коммерческой работы по управлению товарными запасами в оптовых торговых организациях

5. Организация хозяйственных связей по поставкам товаров

5.1. Сущность, структура и порядок регулирования хозяйственных связей по поставкам товаров

5.2. Виды договоров, условия их применения

5.3. Договор поставки, порядок его заключения, изменения и расторжения

5.4. Содержание договора поставки

5.5. Контроль исполнения договора поставки

5.6. Основные документы, применяемые при исполнении договоров поставки

6. Коммерческая деятельность по оптовым закупкам и оптовой продаже товаров

6.1. Значение и содержание закупочной деятельности

6.2. Обоснование объемов и структуры оптовых закупок

6.3. Выбор поставщиков и каналов продвижения товаров

6.4. Организационные формы оптовых закупок

6.5. Оптовая продажа товаров

7. Коммерческая деятельность в розничной торговле

7.1. Адаптация розничной торговли к современным условиям

7.2. Тенденции развития коммерческой деятельности

7.3. Формирование ассортимента товаров в розничных торговых организациях Управление ассортиментом в розничной торговле

7.4. Контроль ассортимента в объектах розничных торговых организаций

7.5. Коммерческая деятельность по увеличению продаж товаров

7.6. Мерчандайзинг

8. Влияние коммерческой деятельности на результаты работы торговой организации

8.1. Взаимосвязь коммерческой деятельности и результатов работы торговой организации

8.2. Факторы коммерческого успеха торговых организаций

8.4. Пути снижения коммерческих рисков и их отрицательного воздействия на результаты работы торговых организаций

8.5. Коммерческая деятельность по обеспечению конкурентоспособности торговых организаций

5.5. Контроль исполнения договора поставки

Повышение роли договоров поставки в хозяйственной де­ятельности требует от заключивших сторон соблюдения приня­тых обязательств.

Невыполнение заключенных договоров поставки, которые имеют юридическую силу, влечет за собой имущественную от­ветственность сторон.

При этом принцип полной хозяйственной самостоятель­ности требует применения санкций к виновной стороне, компенсирующей все потери. Систематический учет и конт­роль исполнения договорных обязательств и своевременное предъявление санкций - важная составная часть коммерче­ской работы. Этой работой занимаются коммерческая и юридическая службы, а вопросами цен и оплаты - бухгал­терия.

Учет исполнения договоров поставки может осуществлять­ся вручную и автоматизированным способом.

При ручном учете на каждого поставщика заводится карточка учета исполнения договоров поставки определенной формы, в которой имеются данные об объемах поставки в развернутом ассортименте по согласованным в договоре срокам. При пос­туплении товара по данным сопроводительных документов (счета-фактуры, накладной и др.) делается разноска. Подсчет выполнения обязательств осуществляется с нарастающим ито­гом в пределах срока поставки путем сопоставления предусмот­ренных к поставке и фактически поставленных товаров. Далее своевременно должны быть предъявлены иски к виновной сто­роне. Ведется также контроль оптовой продажи товаров. Он осуществляется в специальном журнале оперативного учета поставки покупателям или в карточках, которые заводятся на каждого покупателя по каждому договору. В них регистрирует­ся объем поставок по договору и фактическое количество по­ставленных товаров за определенные периоды (с накоплением).

При автоматизированном учете договоров поставки мож­но контролировать их выполнение в более детализированном виде. Предоставляется возможность обрабатывать огромный объем коммерческой информации и использовать ее в нуж­ный момент.

Выполнение договоров контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комп­лектности, соблюдению транспортных условий, расчетной дис­циплины, по вопросам организации оборота тары и средств па­кетирования, выполнению условий отгрузки, порядка согласо­вания цены. Необходимо следить за правильным оформлением сопроводительных документов (качественных удостоверений, сертификатов соответствия, лицензий и др.).

Укрепление договорной дисциплины, высокая ответствен­ность сторон за выполнение условий поставки товаров - залог коммерческого успеха организаций, работающих на потреби­тельском рынке.

Договор поставки является двусторонним, что определяет обязательства по его выполнению как поставщика, так и поку­пателя. Если в договоре не определены конкретные условия поставки, то руководствуются Положением о поставках това­ров в Республике Беларусь.

Рассмотрим обязательства сторон по определенным пунк­там договора и ответственность за их нарушение в соответ­ствии с Положением.

Обязательства поставщика и его ответственность. Глав­ное обязательство поставщика по договору - поставить товар покупателю в установленный срок и надлежащего качества. Ниже рассматриваются основания ответственности поставщи­ка по договору.

Непоставка и недопоставка товара. Поставщик, допустив­ший такое нарушение договора, обязан восполнить недопо­ставленное количество товара в следующих периодах в преде­лах срока действия договора, а по долгосрочному договору - в пределах года, в котором допущена недопоставка, если поку­патель от него не отказался. Ассортимент товаров, подлежа­щий восполнению, определяется соглашением сторон. Бели это не оговорено, поставка будет осуществлена в соответствии с условиями, которые были предусмотрены для того периода, в котором допущена недопоставка.

Если товар покупателем уже оплачен, но не поставлен, он должен потребовать возврата уплаченной суммы. И в случае от­каза от поставки товара после установленного договором сро­ка, и в случае возврата уплаченной суммы поставщик не осво­бождается от уплаты неустойки за недопоставку.

Если товар отгружается поставщиком нескольким покупа­телям транзитом по отгрузочной разнарядке покупателя, то­вар, поставленный одному покупателю сверх установленного договором количества, не засчитывается в покрытие недопо­ставки другим покупателям. Договор считается нарушенным как в том, так и в другом случае и влечет ответственность по­ставщика.

За непоставку или недопоставку товара по договору постав­щик уплачивает неустойку (штраф) в размере 10% стоимости недопоставленного в срок товара.

Досрочная поставка может иметь место только с согласия покупателя, товар принимается им на ответственное хранение. Оплачиваться досрочно поставленный товар может по мере ре­ализации или по наступлении срока поставки, предусмотрен­ного договором. Товары, поставленные досрочно и принятые покупателем, засчитываются в счет количества товаров, подле­жащих поставке в периоде, предусмотренном договором.

Поставка товаров сверх количества , предусмотренного до­говором, предполагает следующие действия покупателя: он должен известить поставщика о факте превышения объема поставки и выразить просьбу распорядиться товаром, товар принять на ответственное хранение, обеспечив условия сохран­ности. Если после получения извещения от покупателя постав­щик в 30-дневный срок с момента извещения, а по скоропортя­щимся товарам в течение 24 ч, не распорядился товаром, поку­патель вправе принять его в собственность, полное хозяйствен­ное ведение или оперативное управление. Если такой возмож­ности и надобности нет, то покупатель должен распорядиться этим товаром в соответствии с условиями договора хранения, предусмотренными законодательством.

Нарушение ассортимента товаров. Поставленные товары одного наименования не засчитываются в покрытие недопо­ставки товаров другого наименования, если на то не было пред­варительного письменного согласия покупателя.

Если без согласия покупателя поставщик изменил ассорти­мент поставленных товаров, покупатель вправе отказаться от его принятия и оплаты. Но если покупатель не сообщил об этом поставщику в установленные сроки, то товар, не соответ­ствующий условиям договора об ассортименте, считается при­нятым.

За поставку товаров не в ассортименте поставщик уплачива­ет неустойку (штраф) в размере 10% стоимости не поставленно­го в ассортименте товара.

Поставка некачественного товара. В случае поставки нека­чественного товара покупатель вправе по своему выбору осу­ществить следующее:

потребовать от поставщика устранения дефектов, опреде­лив для этого срок. В этом случае право на неустойку теряется;

отказаться от оплаты на сумму уценки товара в связи с по­терей качества;

уведомив предварительно поставщика, устранить дефекты за его счет. Если такого уведомления не будет, поставщик име­ет право не оплатить стоимость устраненных недостатков. По­ставщик наделен правом немедленно, после получения извеще­ния, заменить поставленный товар доброкачественным или ус­транить дефекты, тогда неустойка с него не взыскивается.

Бывают случаи, когда и у покупателя возникает объектив­ная необходимость потребовать от поставщика замены товара.

Если на поставленные некачественные товары имеются га­рантийные сроки, поставщик обязан безвозмездно исправить недостатки товара или заменить его.

Поставка некомплектного товара. Если поставщик должен поставлять товар в комплекте, но не выполняет это обязательг ство, покупатель может потребовать от поставщика либо умень­шить цену товара, либо укомплектовать товар в 10-дневный срок.

За поставку товара, не соответствующего по качеству стан­дартам, нормативно-технической документации, образцам или условиям договора, а также за поставку некомплектных товаров поставщик уплачивает покупателю неустойку (штраф) в размере 20% стоимости некачественного или неукомплектованного това­ра и возмещает убытки, причиненные такой поставкой.

Ответственность поставщика может наступать и за наруше­ние требований, касающихся тары, упаковки, маркировки това­ра, расчетной дисциплины, транспортных и других условий.

Обязательства покупателя и его ответственность по исполнению договорных обязательств. Главное обязательство покупателя - принять товар и оплатить его. Поэтому покупа­тель по договору поставки чаще всего отвечает по таким осно­ваниям: необоснованный отказ от принятия товара, несвоевре­менная оплата поставленной партии, невозврат или нарушение сроков возврата многооборотной тары и средств пакетирова­ния и др. Рассмотрим основные из них.

Ответственность за приемку товаров. Если товар прибыл в адрес получателя, он должен быть получен от транспортной ор­ганизации, при этом получатель обязан проверить соответ­ствие фактических данных о товаре указанным в сопроводи­тельных документах. Местом приемки является склад товаро­получателя, где товар принимается в соответствии с требовани­ями Положения о приемке товаров по количеству и качеству (Постановление Совета Министров Республики Беларусь № 1290 от 3 сентября 2008 г.).

Если обнаруживается несоответствие условиям договора, товар принимается на ответственное хранение, о чем извещает­ся поставщик.

На складе получателя принимается товар и в том случае, ког­да он доставлен транспортом поставщика. Приемка осущест­вляется сразу же в момент передачи товара. Местом приемки может быть и склад поставщика, когда товар вывозится транс­портом покупателя.

Ответственность за соблюдение расчетной дисциплины. По­купатель обязан оплатить товар по условиям, предусмотренным договором в установленной форме, по согласованным це­нам и точно в срок.

Размеры неустойки (штраф, пеня) и способ компенсации убытков, нанесенных покупателем неисполнением договорных обязательств, Положением о поставках товаров в Республике Беларусь не предусмотрены, поэтому они должны быть огово­рены в договоре.

Стороны освобождаются от ответственности за нарушение условий договора только в случае наличия обстоятельств непре­одолимой силы (форс-мажорных обстоятельств) и только на тот период, в течение которого они имели место.

Ответственность сторон по договору поставки реализуется через выплаты неустойки (штраф, пеня) и возмещение убытков как прямого ущерба, так и упущенной выгоды.

Уменьшить размер санкций, предусмотренных Положени­ем, стороны в договоре не могут, а устанавливать более высо­кие могут. Выплата неустойки (штраф, пеня) и возмещение убытков не освобождает стороны от исполнения договора по­ставки.

По действующему в Республике Беларусь законодательству субъекты хозяйствования должны предъявлять иски по неис­полнению условий договоров поставки в Хозяйственный суд.

Повышение роли договоров поставки в хозяйственной деятельности требует от заключивших сторон соблюдения принятых обязательств.
Невыполнение заключенных договоров поставки, которые имеют юридическую силу, влечет за собой имущественную ответственность сторон.
При этом принцип полной хозяйственной самостоятельности требует применения санкций к виновной стороне, компенсирующей все потери. Систематический учет и контроль исполнения договорных обязательств и своевременное предъявление санкций - важная составная часть коммерческой работы. Этой работой занимаются коммерческая и юридическая службы, а вопросами цен и оплаты - бухгалтерия.
Учет исполнения договоров поставки может осуществляться вручную и автоматизированным способом.
При ручном учете на каждого поставщика заводится карточка учета исполнения договоров поставки определенной формы, в которой имеются данные об объемах поставки в развернутом ассортименте по согласованным в договоре срокам. При поступлении товара по данным сопроводительных документов (счета-фактуры, накладной и др.) делается разноска. Подсчет выполнения обязательств осуществляется с нарастающим итогом в пределах срока поставки путем сопоставления предусмотренных к поставке и фактически поставленных товаров. Далее своевременно должны быть предъявлены иски к виновной стороне. Ведется также контроль оптовой продажи товаров. Он осуществляется в специальном журнале оперативного учета поставки покупателям или в карточках, которые заводятся на каждого покупателя по каждому договору. В них регистрируется объем поставок по договору и фактическое количество поставленных товаров за определенные периоды (с накоплением).
При автоматизированном учете договоров поставки можно контролировать их выполнение в более детализированном виде. Предоставляется возможность обрабатывать огромный объем коммерческой информации и использовать ее в нужный момент.
Выполнение договоров контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комплектности, соблюдению транспортных условий, расчетной дисциплины, по вопросам организации оборота тары и средств пакетирования, выполнению условий отгрузки, порядка согласования цены. Необходимо следить за правильным оформлением сопроводительных документов (качественных удостоверений, сертификатов соответствия, лицензий и др.).
Укрепление договорной дисциплины, высокая ответственность сторон за выполнение условий поставки товаров - залог коммерческого успеха организаций, работающих на потребительском рынке.
Договор поставки является двусторонним, что определяет обязательства по его выполнению как поставщика, так и покупателя. Если в договоре не определены конкретные условия поставки, то руководствуются Положением о поставках товаров в Республике Беларусь.
Рассмотрим обязательства сторон по определенным пунктам договора и ответственность за их нарушение в соответствии с Положением.
Обязательства поставщика и его ответственность. Главное обязательство поставщика по договору - поставить товар покупателю в установленный срок и надлежащего качества. Ниже рассматриваются основания ответственности поставщика по договору.
Непоставка и недопоставка товара. Поставщик, допустивший такое нарушение договора, обязан восполнить недопоставленное количество товара в следующих периодах в пределах срока действия договора, а по долгосрочному договору - в пределах года, в котором допущена недопоставка, если покупатель от него не отказался. Ассортимент товаров, подлежащий восполнению, определяется соглашением сторон. Если это не оговорено, поставка будет осуществлена в соответствии с условиями, которые были предусмотрены для того периода, в котором допущена недопоставка.
Если товар покупателем уже оплачен, но не поставлен, он должен потребовать возврата уплаченной суммы. И в случае отказа от поставки товара после установленного договором срока, и в случае возврата уплаченной суммы поставщик не освобождается от уплаты неустойки за недопоставку.
Если товар отгружается поставщиком нескольким покупателям транзитом по отгрузочной разнарядке покупателя, товар, поставленный одному покупателю сверх установленного договором количества, не засчитывается в покрытие недопоставки другим покупателям. Договор считается нарушенным как в том, так и в другом случае и влечет ответственность поставщика.
За непоставку или недопоставку товара по договору поставщик уплачивает неустойку (штраф) в размере 10% стоимости недопоставленного в срок товара.
Досрочная поставка может иметь место только с согласия покупателя, товар принимается им на ответственное хранение. Оплачиваться досрочно поставленный товар может по мере реализации или по наступлении срока поставки, предусмотренного договором. Товары, поставленные досрочно и принятые покупателем, засчитываются в счет количества товаров, подлежащих поставке в периоде, предусмотренном договором.
Поставка товаров сверх количества, предусмотренного договором, предполагает следующие действия покупателя: он должен известить поставщика о факте превышения объема поставки и выразить просьбу распорядиться товаром, товар принять на ответственное хранение, обеспечив условия сохранности. Если после получения извещения от покупателя поставщик в 30-дневный срок с момента извещения, а по скоропортящимся товарам в течение 24 ч, не распорядился товаром, покупатель вправе принять его в собственность, полное хозяйственное ведение или оперативное управление. Если такой возможности и надобности нет, то покупатель должен распорядиться этим товаром в соответствии с условиями договора хранения, предусмотренными законодательством.
Нарушение ассортимента товаров. Поставленные товары одного наименования не засчитываются в покрытие недопоставки товаров другого наименования, если на то не было предварительного письменного согласия покупателя.
Если без согласия покупателя поставщик изменил ассортимент поставленных товаров, покупатель вправе отказаться от его принятия и оплаты. Но если покупатель не сообщил об этом поставщику в установленные сроки, то товар, не соответствующий условиям договора об ассортименте, считается принятым.
За поставку товаров не в ассортименте поставщик уплачивает неустойку (штраф) в размере 10% стоимости не поставленного в ассортименте товара.
Поставка некачественного товара. В случае поставки некачественного товара покупатель вправе по своему выбору осуществить следующее: потребовать от поставщика устранения дефектов, определив для этого срок. В этом случае право на неустойку теряется; отказаться от оплаты на сумму уценки товара в связи с потерей качества; уведомив предварительно поставщика, устранить дефекты за его счет. Если такого уведомления не будет, поставщик имеет право не оплатить стоимость устраненных недостатков. Поставщик наделен правом немедленно, после получения извещения, заменить поставленный товар доброкачественным или устранить дефекты, тогда неустойка с него не взыскивается.
Бывают случаи, когда и у покупателя возникает объективная необходимость потребовать от поставщика замены товара.
Если на поставленные некачественные товары имеются гарантийные сроки, поставщик обязан безвозмездно исправить недостатки товара или заменить его.
Поставка некомплектного товара. Если поставщик должен поставлять товар в комплекте, но не выполняет это обязательство, покупатель может потребовать от поставщика либо уменьшить цену товара, либо укомплектовать товар в 10-дневный срок.
За поставку товара, не соответствующего по качеству стандартам, нормативно-технической документации, образцам или условиям договора, а также за поставку некомплектных товаров поставщик уплачивает покупателю неустойку (штраф) в размере 20% стоимости некачественного или неукомплектованного товара и возмещает убытки, причиненные такой поставкой.
Ответственность поставщика может наступать и за нарушение требований, касающихся тары, упаковки, маркировки товара, расчетной дисциплины, транспортных и других условий.
Обязательства покупателя и его ответственность по исполнению договорных обязательств. Главное обязательство покупателя - принять товар и оплатить его. Поэтому покупатель по договору поставки чаще всего отвечает по таким основаниям: необоснованный отказ от принятия товара, несвоевременная оплата поставленной партии, невозврат или нарушение сроков возврата многооборотной тары и средств пакетирования и др. Рассмотрим основные из них.
Ответственностъ за приемку товаров. Если товар прибыл в адрес получателя, он должен быть получен от транспортной организации, при этом получатель обязан проверить соответствие фактических данных о товаре указанным в сопроводительных документах. Местом приемки является склад товарополучателя, где товар принимается в соответствии с требованиями Положения о приемке товаров по количеству и качеству (Постановление Совета Министров Республики Беларусь № 1290 от 3 сентября 2008 г.).
Если обнаруживается несоответствие условиям договора, товар принимается на ответственное хранение, о чем извещается поставщик.
На складе получателя принимается товар и в том случае, когда он доставлен транспортом поставщика. Приемка осуществляется сразу же в момент передачи товара. Местом приемки может быть и склад поставщика, когда товар вывозится транспортом покупателя.
Ответственностъ за соблюдение расчетной дисциплины. Покупатель обязан оплатить товар по условиям, предусмотренным договором в установленной форме, по согласованным ценам и точно в срок.
Размеры неустойки (штраф, пеня) и способ компенсации убытков, нанесенных покупателем неисполнением договорных обязательств, Положением о поставках товаров в Республике Беларусь не предусмотрены, поэтому они должны быть оговорены в договоре.
Стороны освобождаются от ответственности за нарушение условий договора только в случае наличия обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажорных обстоятельств) и только на тот период, в течение которого они имели место.
Ответственность сторон по договору поставки реализуется через выплаты неустойки (штраф, пеня) и возмещение убытков как прямого ущерба, так и упущенной выгоды.
Уменьшить размер санкций, предусмотренных Положением, стороны в договоре не могут, а устанавливать более высокие могут. Выплата неустойки (штраф, пеня) и возмещение убытков не освобождает стороны от исполнения договора поставки.
По действующему в Республике Беларусь законодательству субъекты хозяйствования должны предъявлять иски по неисполнению условий договоров поставки в Хозяйственный суд.

Договорная дисциплина

Целью деятельности по заключению договора является создание договорного обязательства - то есть совокупности прав и обязанностей, в результате исполнения которых каждая из сторон договора получит желаемое благо (имущество, работу, услугу, деньги). Поэтому с момента заключения договора стороны должны приступить к исполнению предусмотренных договором обязанностей. Этот процесс, так же как и процесс заключения договора, нуждается в управлении и регламентации.

Деятельность по надлежащему исполнению договорных обязательств именуют договорной дисциплиной.

Надлежащая организация договорной дисциплины - задача руководителя организации. Юридическая служба может сопровождать процесс исполнения договора, однако она не участвует непосредственно в выполнении заказов контрагентов, отгрузке товаров и пр. Ее роль состоит в осуществлении правовой поддержки создания внутренних регламентов, иных внутренних документов, юридическом сопровождении коррекции договоров при возникновении такой необходимости, участии в разрешении конфликтов, связанных с исполнением обязательств, ведении претензионной и исковой работы в случае ненадлежащего исполнения обязательств.

Организация исполнения договоров

Можно выделить следующие мероприятия, направленные на организацию исполнения договоров:

Информирование. Все работники организации, задействованные в исполнении договора, должны знать о содержании договора и действиях, которые они должны осуществить. Информирование работников осуществляется через руководителей их структурных подразделений. Система визирования договоров, а также система заключения договора посредством формирования договорных групп предусматривают осведомленность работников соответствующих структурных подразделений через вовлеченность в процесс заключения договора. Как правило, информирование ответственных за исполнение договора работников осуществляется посредством системы электронного документооборота внутри организации.

Планирование работы по исполнению договорного обязательства. Для планирования работы по исполнению обязательств удобно составлять схемы, выявляя и фиксируя каждую необходимую операцию и те действия, которые ее обеспечивают (закупка необходимых ресурсов, включение в график работы оборудования). Во исполнение договорного обязательства часто приходится заключать ряд новых договоров (поставки, перевозки, страхования, хранения, экспедиции и пр.), оформление документов (сертификатов, деклараций и др.). Каждая операция, включенная в схему исполнения обязательства, должна быть обеспечена ресурсами (ответственным лицом, денежными средствами, временем). Предварительное планирование исполнения договорного обязательства производят еще до заключения договора, поскольку от его результатов зависят сроки исполнения, фиксируемые в договоре, цена и иные условия. После заключения договора план конкретизируется и уточняется.

Контроль за исполнением обязательства.

Подлежит контролю исполнение каждого этапа договорного обязательства и каждой операции, включенной в план исполнения обязательства. Основные функции по контролю за исполнением отдельных этапов возлагается на работника, указанного руководителем структурного подразделения, инициирующего заключения договора. Его обычно указывают в листе согласования к договору в числе первых. Руководитель данного работника осуществляет контроль за исполнением всех договорных обязательств, контролируемым этим и иными работниками своего подразделения. Контроль должен осуществляться систематически, поскольку своевременное выявление проблем, связанных с исполнением обязательства, и их устранение минимизируют риск ненадлежащего исполнения обязательства перед контрагентом.

Своевременное выявление нарушений договорных обязательств и реагирование на них. (О порядке реагирования на нарушения договорных обязательств см. главу VI этой книги.)

Организация исполнения конкретного договора возлагается на ответственного работника. Если формирование договорных условий производилось посредством работы договорных групп или путем визирования проекта договора, как правило, именно ответственное лицо, инициатор заключения договора и назначается ответственным за его исполнение. В организации должна быть выработана собственная система замещения лица, ответственного за исполнение договора на случай его болезни, отпуска, внезапного расторжения договора, при этом назначение двух ответственных за исполнение одного договора, как правило, является неэффективным.

Следует учитывать, что в долгосрочных договорах между работниками контрагентов, ответственными за исполнение договора с каждой стороны, зачастую устанавливаются неформальные связи, что, с одной стороны, позволяет проще решать возникающие в ходе исполнения договорного обязательства мелкие вопросы, но, с другой стороны, в некоторых случаях приводит к несвоевременному выявлению более серьезных проблем, связанных с исполнением обязательств. Между такими работниками может устанавливаться избыточное сотрудничество, поэтому целесообразно продумывать систему дополнительного контроля исполнения обязательств по таким договорам (например, ежемесячный мониторинг платежей за поставленный товар, выборочную проверку качества поставленных товаров и пр.).

Правильная организация договорной работы имеет важное значение для получения прибыли организацией и уменьшения риска привлечения ее и ее руководителя к юридической ответственности, серьезно влияет на репутацию компании как надежного контрагента.