Ведение т 2. Что делать, если работник отказывается заверить своей подписью сведения

Все чаще работники кадровых служб стали задумываться: «А является ли ведение личных карточек Т-2 обязательным?» Данный вопрос возник не случайно и вот почему.

Действительно 1 января 2013 года Альбом унифицированных форм не является обязательным к применению в связи с необязательностью применения Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», утвердившего унифицированные формы документов. Данное обстоятельство связано с тем, что с 01.01.2013 г. вступил в силу Федеральный закон РФ №402-ФЗ от 06.12.2011 г. «О бухгалтерском учете». Согласно данным изменениям работодатель вправе самостоятельно разработать, утвердить и использовать свои собственные формы документов.

Однако данные изменения не затронули такую унифицированную форму как личная карточка работника по форме Т-2. Личная карточка работника по форме Т-2 является обязательной к применению работодателями любых форм собственности.

Если необходимость использования унифицированных форм продиктована нормативными правовыми актами, то работодатель обязан использовать именно унифицированную форму документов и не вправе ее заменять свой собственной. Аналогичная информация содержится в Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Необходимость использовать личную карточку по форме Т-2 обусловлена требованиями нормативных правовых актов.

Так, согласно п. 27 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» воинский учет граждан в организациях осуществляется по личным карточкам работников (форма N Т-2, раздел 2) и (или) личным карточкам государственных (муниципальных) служащих (форма N Т-2 ГС (МС), раздел 2), утвержденным в установленном порядке.

Кроме того, пунктом 12 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» установлено, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. При этом форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики. А пункт 41 Постановления №225 гласит, что при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Таким образом, в целях выполнения данных требований законодателя на работодателе лежит обязанность по ведению личной карточки формы Т-2. В случае не выполнения обязанности по ведению карточек Т2 должностное лицо и юридическое лицо может быть привлечено к административной ответственности в порядке предусмотренном ч.1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, максимальный штраф пот которой достигает 50 000 рублей.

Личная карточка работника - первичный кадровый документ. Она состоит из 11 разделов: одни заполняются при приеме на работу, другие — в процессе работы и при увольнении сотрудника.

Форма личной карточки и основные вопросы

Согласно части 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» коммерческие организации с 1 января 2013 года вправе самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов.

При этом обязательными к применению согласно письмуМинфина России от № ПЗ-10/2012 остаются формы первичных учетных документов, уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами (например, формы кассовых документов). Личная карточка работника (форма № Т-2) в упомянутом письме не названа.

Возникает вопрос: можно ли разработать личную карточку самостоятельно? Специалисты Роструда России в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 считают, что да.

Совершенно видоизменять этот документ нет необходимости. Тем более что в некоторых нормативных документах содержится требование об использовании именно унифицированной формы № Т-2, например:

В пункте 12 Правил ведения и хранения изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. В нем говорится, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, вносимая в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики;

Пункте 23 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных сил РФ от 11.04.2008. Согласно данной норме организации ведут воинский учет призывников и военнообязанных запаса по личным карточкам работников (форма № Т-2) в разделе II «Сведения о воинском учете».

Полагаем, что целесообразнее всего взять за основу унифицированную форму, немного доработать ее, устранив недостатки: убрать лишние строки и добавить недостающие.

С какого момента нужно вести личную карточку работника

Указаниями по заполнению личной карточки конкретного срока, с которого нужно ее завести, не предусмотрено. Как правило, ее заводят после издания приказа (распоряжения) о приеме на работу. В ней дублируют записи о приеме на работу, внесенные в трудовую книжку работника.

Какие документы и сведения необходимы для заполнения

Личная карточка заполняется на основании:

Приказа (распоряжения) о приеме на работу по форме № Т-1 или форме, самостоятельно разработанной работодателем;

Паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

Трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

Страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

Документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

Документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);

Сведений, сообщенных о себе работником.

В отдельных случаях может предусматриваться необходимость предьявления дополнительных документов.

Сколько нужно хранить личные карточки работников

Согласно пункту 658 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 личная карточка работника должна храниться 75 лет.

Можно ли вести личную карточку в электронном виде

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, в каком виде нужно вести этот документ — электронном или бумажном. Поэтому возможны оба варианта. Но учитывая, что с некоторыми записями работник должен быть ознакомлен под роспись, а работник, за ведение личной карточки, должен заверять все вносимые исправления под роспись, использование формы № Т-2 на бумажном носителе неизбежно.

Что делать, если работник отказывается заверить своей подписью сведения

Указания по заполнению личной карточки, а равно иные нормативные правовые акты не предусматривают правовых последствий отказа работника в проставлении личной подписи в разделах III «Прием на работу и переводы на другую работу» и XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» личной карточки. Следовательно, правила, как оформлять такой отказ, нормативно не установлены.

В этой ситуации возможны следующие варианты действий:

Нужно внести в личную карточку отметку о том, что работник отказывается от проставления подписи;

Составить акт (форма акта не установлена, следовательно, он может быть составлен в свободной форме) об отказе работника от проставления подписи;

Одновременно внести в личную карточку указанную запись и составить акт об отказе работника от проставления подписи.

Как вносить исправления в личную карточку

Если у работника изменились какие-то данные (например, фамилия в связи с вступлением в брак), новые сведения в его личную карточку вносит работник кадровой службы и заверяет их своей подписью с указанием даты внесения изменений. Неправильный текст или суммы он зачеркивает одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Над зачеркнутым надписывает исправленный текст или суммы (п. 4.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.83 № 105).

Пример. У сотрудницы изменилась фамилия: была Макарова, стала Фролова. Как внести исправления в личную карточку работницы?

При изменении работником фамилии прежняя фамилия в пункте 1 раздела «Общие сведения» зачеркивается одной чертой, а справа или сверху указывается новая фамилия.

Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая. Данную запись работник, ответственный за ведение формы № Т-2, заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений. Документ, на основании которого внесены сведения, во избежание претензий проверяющих органов (трудовой инспекции) лучше указать в разделе «Дополнительные сведения».

Формулировка может быть следующей: «Фамилия Макарова изменена на фамилию Фролова на основании свидетельства о заключении брака серии VII-АИ № 456789, выданного Чкаловским отделом ЗАГС г. от 17.05.2013». Новую запись ответственный за ведение кадрового делопроизводства также заверяет своей подписью с указанием даты её внесения.

В связи с изменением фамилии соответствующие исправления также вносятся в пункт 11 раздела «Общие сведения», в котором указаны данные паспорта работника.

Как быть, если строк для внесения записей недостаточно

В этом случае разрешается включить в форму № Т-2 дополнительные строки. Согласно постановлению Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

Пример. Работник владеет тремя языками, а в форме № Т-2 для внесения информации об этом предусмотрено только две строки. Как внести сведения о владении третьим языком?

В такой ситуации компания вправе добавить в пункт 5 «Знание иностранного языка» дополнительную строку к имеющимся в форме № Т-2 двум строкам.

Особенности заполнения личной карточки работника

В стандартных ситуациях заполнение личной карточки работника не вызывает. Рассмотрим некоторые случаи, которые Указаниями по заполнению личной карточки не регулируются.

Cведения об образовании

Сведения об образовании нужно вносить в пункт 6 «Образование» раздела «Общие сведения». При этом необходимо указать код по ОКСО, соответствующий специальности работника, выбрав его из Общероссийского классификатора специальностей по образованию ОК 009-2003 (документ утвержден постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст).

Но в некоторых случаях этот код не заполняется.

Пример. При приеме на работу сотрудник предъявил диплом о высшем образовании по специальности, которой нет в Общероссийском классификаторе специальностей по образованию ОК 009-2003, утвержденном постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст. Какой код по ОКСО нужно указывать в личной карточке работника?

Такая ситуация возможна, когда подготовка специалистов по данной специальности была прекращена до утверждения указанного классификатора. В этом случае графу для указания кода по ОКСО можно оставить незаполненной.

Как рассчитать стаж работы

Чтобы заполнить пункт 8 «Стаж работы (по состоянию на «__» ________20__ г.)» раздела «Общие сведения», понадобится рассчитать стаж работы сотрудника по состоянию на дату заполнения его личной карточки.

Согласно Указаниям по заполнению личной карточки стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет и на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

Для подсчета стажа может быть использован порядок, установленный в пункте 61 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 № 192п. В соответствии с этим порядком продолжительность общего трудового стажа определяется путем суммирования отдельно дат конца и дат начала указанных периодов. Разница этих сумм составляет продолжительность общего трудового стажа. Поскольку днем увольнения считается последний день работы, необходимо к общему трудовому стажу по каждому случаю увольнения, добавить еще один день. Если сотрудник устроился на работу впервые, вместо стажа работы в пункте 8 личной карточки проставляются нули.

Один день по случаю увольнения добавляется только к периодам, относящимся к трудовой деятельности застрахованного лица, к иным периодам это правило не применяется.

Пример. У работника ООО «Липень» в трудовой книжке имеются следующие записи по состоянию на 23.07.2013:

— с 12.04.1999 по 31.07.2001 — работа в ЗАО «Березень»;

— с 01.08.2001 по 27.12.2004 — работа у ИП Зарев А.П.;

— с 11.01.2005 по 31.08.2009 — работа в ООО «Цветень»;

— с 01.09.2009 по 14.11.2011 — работа в ЗАО «Кресень»;

— с 21.11.2011 по настоящее время — работа в ООО «Липень».

Рассчитаем общий трудовой стаж работника по состоянию на 23.07.2013.

Сначала суммируем даты конца периодов работы сотрудника. Полученная величина равна 126.45.10038 (23.07.2013 + 14.11.2011 + 31.08.2009 + 27.12.2004 + 31.07.2001).

Затем суммируем даты начала периодов работы сотрудника. Полученная величина равна 46.33.10025 (21.11.2011 + 01.09.2009 + 11.01.2005 + 01.08.2001 + 12.04.1999).

А теперь найдем разницу полученных сумм.

Она равна 80.12.13 (126.45.10038 - 46.33.10025), или 14 лет 2 месяца 20 дней.

Прибавим 4 дня. Получится, что по состоянию на 23.07.2013 общий трудовой стаж работника равен 14 годам 2 месяцам 24 дням.

Сведения о составе семьи

Пункт 10 «Состав семьи» раздела «Общие сведения» заполняется на основании паспорта сотрудника и иных документов, а также сведений, которые он сообщил.

В графы для указания состава семьи могут быть вписаны родственники, находящиеся на иждивении работника или проживающие вместе с ним.

При этом работодателю не нужно получать согласие близких родственников работника на обработку персональных данных в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2 «Личная карточка работника».

Такие разъяснения Роскомнадзора по вопросам, касающимся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве, опубликованы на сайте http://www.rsoc.ru.

Сведения о работе по совместительству

В личной карточке работника не предусмотрено специального раздела для сведений о работе по совместительству. На практике такие сведения вносят в один из разделов:

В раздел III «Прием на работу и переводы на другую работу»;

Раздел X «Дополнительные сведения».

Повышение квалификации у предыдущих работодателей

В Указаниях по заполнению личной карточки этот вопрос не рассмотрен. На практике в раздел V «Повышение квалификации» обычно вносят сведения о повышении квалификации только во время работы сотрудника в данной организации.

Поощрения сотрудника

Указания по заполнению личной карточки не содержат рекомендаций, какие награды, поощрения и почетные звания заслуживают внесения в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки работника. Логично предположить, что вносить нужно те же, что внесены в трудовую книжку работника, а именно:

Сведения о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

Почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

Других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

При этом записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, ни в трудовую книжку, ни в личную карточку не вносятся (п. 24 и 25 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Сведения об отпусках

В разделе VIII «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых сотруднику в период работы в организации, в том числе и отпусков без сохранения заработной платы.

Отпуск за свой счет. При заполнении сведений об отпуске без сохранения заработной платы не всегда возможно указать период, за который предоставляется такой отпуск (при рождении ребенка, регистрации брака и других случаях, перечисленных в абзаце 6 части 2 статьи 128 ТК РФ). В такой ситуации некоторые специалисты в графах 2 и 3 раздела VIII проставляют прочерки. Но это неправильно.

Поскольку из периода для предоставления отпуска исключаются отпуска свыше 14 календарных дней в году без сохранения содержания, то просто необходимо указывать, за какой рабочий год эти отпуска предоставлялись.

Оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения. В разделе VIII «Отпуск» также указываются сведения об отпуске, который работодатель предоставляет работнику для лечения в соответствии с подпунктом 10 пункта 2 статьи 17 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ. Напомним, что данной нормой предусмотрено предоставление оплачиваемого отпуска для санаторно-курортного лечения (сверх ежегодного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством РФ) на весь период лечения и проезда к месту лечения и обратно.

Если все строки заполнены. Для учета всех видов отпусков работника в разделе VIII предусмотрено всего 12 строк.

Если все они заполнены и для новых записей в данном разделе нет места, заводить новую личную карточку не нужно. Достаточно вложить в нее дополнительный лист со строками и графами, аналогичными строкам и графам раздела VIII «Отпуска».

На вкладыше указать его номер, когда он заведен и кем: «Вкладной лист в личную карточку работника № 1. Заведен бухгалтером Саяпиной О.П.», напротив записи поставить подпись и дату.

Форма № Т-2 или свободная форма?

Личная карточка работника имеет унифицированную форму №Т-2, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 №1. Мы уже говорили, что с 2013 года негосударственные организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы учетных документов (Письмо Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). При этом первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Но существуют другие нормативно-правовые документы, регламентирующие содержание личной карточки работника:

1. п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719) регламентирует заполнение сведений о воинской обязанности;
2. п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) устанавливают необходимость фиксировать в личной карточке сведения о работе.

А ведь эти реквизиты не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Поэтому, если Вы будете разрабатывать форму личной карточки самостоятельно, возьмите за основу УФ Т-2, добавив (удалив) некоторые сведения и увеличив нужные разделы. Кстати, имеет смысл увеличить раздел «Отпуск». Ведь в этом разделе мы должны фиксировать не только ежегодные оплачиваемые отпуска (которые, к тому же, могут быть разделены на части), но и учебные, дополнительные, а также отпуска без сохранения заработной платы и по уходу за ребенком.

И помните, что разработанные формы документов или применяемые УФ нужно утвердить приказом руководителя либо предусмотреть в учетной политике.

Заполнение и кодировка данных в личной карточке

Личные карточки заполняются на всех работников, с которыми заключен трудовой договор. То есть, и на совместителей тоже! Личная карточка заполняется лицом, в обязанности которого входит оформление приема на работу. При заполнении личной карточки информация вносится во все ее части, включая зоны кодирования. Коды проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами:

• предприятий и организаций (ОКПО),
• объектов административно-территориального деления (ОКАТО),
• информации о населении (ОКИН),
• специальностей по образованию (ОКСО),
• профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Извлечение из Общероссийских классификаторов скачайте для себя .

Информация в личную карточку вносится на основании подлинных документов, предъявленных работником при заключении трудового договора. На основании паспорта гражданина РФ, документа об образовании, других документов заполняется раздел «Общие сведения». На основании военного билета или удостоверения призывника заполняется раздел «Сведения о воинском учете».

Отдельные сведения могут быть внесены в карточку со слов работника, а также из автобиографии или личного листка по учету кадров, если работодателем предусмотрено ведение личных дел. Например, со слов работника может заполняться информация о состоянии в браке и составе семьи, о фактическом месте проживания, номере телефона.

Роль подписей в личной карточке

Вторая страница формы № Т-2 закрывается подписью лица, ответственного за прием. Этой подписью кадровик подтверждает, что все сведения внесены им на основании подлинных документов в соответствии с нормами закона.

После подписи ответственного за прием на второй странице формы № Т-2 работник тоже расписывается и ставит дату. Эта подпись подтверждает, что все записанные на 1-2 страницах карточки сведения о нем верны, ошибок нет. Особенно это важно для подтверждения сведений, которые записаны со слов работника: семейное положение, фактический адрес проживания, телефон. Эти сведения могут пригодиться при направлении уведомлений работнику по почте, при разыскивании работника по телефону и адресу проживания и т.п.

При оформлении приема на работу вносится запись и в раздел «Прием на работу и переводы на другую работу» личной карточки. Работник должен расписаться и в этом разделе в графе «Личная подпись владельца трудовой книжки». Эта подпись ознакомительная. Мы знакомим работника с записями, которые будут сделаны в его трудовой книжке.

Регистрировать или нет Т-2?

Нужен ли этот шаг? К сожалению, единого мнения среди кадровиков и юристов по этому вопросу нет. Существует два противоположных мнения.

Мое мнение — «регистрировать нужно». Основано на положениях ГОСТа Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (введен 01.01.1999 Госстандартом России).

«Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Другими словами, регистрация – это подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе.

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Личная карточка как раз относится к таким учетно-справочным документам, поэтому ее регистрировать необходимо.

Мое мнение — «регистрировать нет необходимости». Основано, как ни странно, на положениях того же ГОСТа Р 51141-98.

Личная карточка работника не является основанием для каких-либо хозяйственных операций, юридических действий, издания распорядительных документов. Поэтому придавать личной карточке юридическую силу нет необходимости.

Да, это справочный документ, создаваемый в организации, но не преследует распорядительные, плановые, отчетные, бухгалтерские, финансовые цели. Срок оформления этого документа не установлен жестко в ТК РФ, поэтому нет необходимости в какой-либо ситуации доказывать, что личная карточка была создана в тот или иной день (час).

Кроме того, в унифицированной форме Т-2, разработанной Госкомстатом РФ, даже не предусмотрен реквизит «Регистрационный номер», а есть только «Дата составления», которая даже не должна совпадать с датой приема на работу. Поэтому регистрировать личные карточки работника не обязательно.

Если Вы ведете Книгу (журнал) учета личных карточек, помните, что срок хранения этой регистрационной формы -75 лет. Книга не имеет установленной формы и разрабатывается каждым работодателем самостоятельно.

Личные карточки работников хранятся отдельным массивом. Как правило, для хранения личных карточек используют отдельные коробки (шкафы, стеллажи), в которых карточки располагаются по алфавиту для систематизации и облегчения поиска.

Если раньше личные карточки стояли в открытом доступе на столе кадровика, то теперь, в целях соблюдения Закона «О персональных данных», их нужно хранить в недоступном для третьих лиц месте. Например, прятать каждый раз в запирающийся шкаф (сейф).

Многие бизнесмены не понимают для чего нужна личная карточка формы Т-2, если работник и так принес множество и все они подшиты в его дело?

Зачем нужно дополнительно документировать данные на специалиста?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Зачем нужна Личная карточка

Личная карточка (Т-2), заводимая на каждого сотрудника предприятия, – это форма, обобщающая все сведения о конкретном работнике :

Однако многие предприятия игнорируют ведение данного документа, ссылаясь на то, что форма Т-2 не указана в Трудовом кодексе РФ, как обязательный документ. Однако Правительство РФ в п.12 своего Постановления «О трудовых книжках» от 16.04.2003г. №225 (потом по тексту – Постановление №225) указало, что на работодателя возлагается обязанность знакомить сотрудника с каждой записью, вносимой в , под роспись, которая ставится в личной карточке данного сотрудника. Причем, все вносимые в трудовую книжку записи должны в точности дублироваться в личной карточке, о чем также говорится в указанном Постановлении №225.

Но вот вопрос: законом «О бухучете» №402-ФЗ утверждено право организаций самостоятельно разрабатывать первичные документы и регистры. Тогда какой же формой личной карточки следует пользоваться?

Какую форму карточки выбрать?

Прежде, чем ответить на вопрос о выборе формы, следует уточнить, что личная карточка – это регистр, заполняемый на основе первичных документов (приказов, паспорта и иных документов).

Кроме того, закон «О бухучете» распространяет свою силу только на бухгалтерский учет, как систему формирования информации об объектах (фактах хозяйственной деятельности, активах, доходах, обязательствах, расходах и иных объектов учета) с целью последующего составления на ее базе бухгалтерской отчетности.

А личная карточка является исключительно кадровым документом , на основе которого обобщаются сведения о конкретном сотруднике для цели правильного исполнения российского трудового законодательства. Конечно, бухгалтер может пользоваться личной карточкой для уточнения необходимых ему данных, но этот документ не служит источником информации, востребованной для составления отчетности.

Более того, в Постановлении №225, в его пункте 12, прямо указано, что утверждение формы личной карточки – обязанность Федеральной службы госстатистики! И именно такая форма этого документа должна быть использована для реализации предприятием требований законодательства о труде.

Таким образом, нужно использовать карточку формы №Т-2, утвержденную Постановлением №1 Госкомстата РФ 05.01.2004г. (далее в тексте – Постановление №1).

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Основные правила по оформлению

Карточки Т-2 всегда заполняются представителем кадровой службы, либо лицом, на которое возложены данные обязанности. Заводится карточка на всех сотрудников, которых принимают на работу, но только по , даже .

Заполняется данная форма на основе ряда обязательных документов:

1. на прием сотрудника на работу (Т-1 или Т-1а);
2. трудовая книжка, или другие документы, по которым можно установить стаж;
3. паспорт (либо иной удостоверяющий личность документ, например, воинский билет);
4. свидетельство о государственном пенсионном страховании;
5. документы воинского учета (они представляются лицами, которые подлежат воинскому призыву или являются военнообязанными);
6. документы об окончании образовательных учреждений;
7. документы о наличии квалификации или специализированных знаний – если работа требует особой подготовки и знаний;
8. свидетельство (о постановке на учет в налоговой структуре).

Кроме того, источником сведений служит и сам сотрудник, предоставляя информацию о детях, семейном положении, и т.п.

В случае если специфика работ этого требует, то действующее законодательство РФ может предусмотреть представление дополнительных документов.

А вот предоставление фотографии – это требование исключительно работодателя! Дело в том, что фотокарточка не является обязательным документом для оформления принятия сотрудника на работу.

Кроме того, современный бланк Личной карточки не содержит даже намека на возможность вклеивания фото сотрудника в отличие от прежнего и утратившего силу бланка.

Поскольку правила оформления формы Т-2 нигде не утверждены, следует руководствоваться правилами заполнения трудовых книжек, так как согласно Постановлению №225 записи в трудовой книжке и Личной карточке дублируются. Итак:

• все даты указываются арабскими цифрами. Год указывается в виде четырехзначного числа, а месяцы тоже проставляются числом. Если только в документе, из которого берутся данные, даты не проставлены иным образом, либо сама форма не предусматривает другого указания дат. Например, месяцы обозначены названием, а не цифрой;
• записи вносятся чернилами, шариковой, гелевой ручкой или ручкой с пером, но обязательно черным, синим или фиолетовым цветом;
• записи вносятся так, как они представлены в документах, на основании которых составляется личная карточка;
• зачеркивание ошибочных либо неточных данных запрещено.

Правила и порядок заполнения

Все сведения в карточку заносятся так, как они указаны в документах, из которых все эти данные берутся.

В частности, в разделе №1 фамилия и имя сотрудника (отчество при наличии), место и дата его рождения вносятся на основании паспорта или другого документа для удостоверения личности.

В пункте «Гражданство» указывается:

• гражданин РФ;
• иностранный гражданин «государства»;
• гражданин РФ и «государства» (при наличии двойного гражданства);
• лицо без гражданства.

Пункт об иностранных языках раздела №1 может заполняться с указанием: «перевожу и читаю со словарем», «свободно читаю и изъясняюсь», «свободно владею».

Пункты об образовании при наличии незаконченного образования оформляется с учетом того факта, что сотрудник обучается сейчас или нет. Например, «обучающийся в высшем учебном заведении на таком-то курсе», и т.д. При наличии оконченного образования (образований) все сведения о нем берутся из соответствующих документов – дипломов, аттестатов и иных документов.

Стаж работы определяется по трудовой книжке и (или) по другим подтверждающим его документам.

Состояние в браке может обозначаться так: «никогда не состояла (не состоял) в браке», «состоит в браке», «разведена (разведен)», «вдовец (вдова»), «состоит в гражданском браке».

Раздел №2 о воинском учете заполняется в соответствии с подробной инструкцией, изложенной в Постановлении №1, утверждающем форму Т-2. А сведения в этот раздел вносятся на основе:

• военного билета;
• удостоверения гражданина, который подлежит воинскому призыву.

Как только разделы №1 и №2 заполнены, кадровик проставляет свою подпись, ее расшифровку и должность. А сотрудник, на которого оформляется данный документ, должен ознакомиться с правильностью его составления и поставить подпись и дату.

Раздел №3 о приеме и переводах на другую работу оформляется на основе приказов Т-1, Т-1а, Т-5. Причем, все записи подтверждаются собственноручной подписью сотрудника, которого они касаются.

В раздел №8 заносятся сведения обо всех видах отпусков , которые были предоставлены в течение работы в данной организации.

В разделе №10 «Дополнительные сведения» отражается информация о текущем обучении сотрудников, о работающих инвалидах (группа инвалидности, причина ее получения, и т.д.), и иное.

Общие правила хранения

Личные карточки хранятся в закрытом для свободного доступа месте, как правило, в сейфах или шкафах под ключ. Их классифицируют по алфавиту, по уволенным и работающим, и по иным критериям. В кадровой службе карточки на уволенных сотрудников обычно находятся в течение срока не менее 3-х (исходя из срока, который обычно подвергается проверке). А потом карточки сдаются в архив для хранения не меньше 75-ти лет.

Учет самих карточек производится в специальном журнале учета личных карточек. Унифицированной формы этого регистра нет, поэтому предприятие может самостоятельно разработать данный бланк.

Какие кадровые документы необходимо заполнять при приеме на работу нового сотрудника, смотрите в следующем видео сюжете: