Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации. II

Масштабирование бизнеса, как правило, приводит крупные компании к преобразованию предприятия в группу взаимосвязанных компаний. Весьма распространенная на сегодняшний день форма холдинговой коммерческой организации – схема организации бизнеса, которая позволяет существенно расширить корпоративные горизонты, автоматически избежать ряда управленческих проблем и существенно повысить экономическую продуктивность компаний. Распределенный подход к организации бизнеса нужен, чтобы разделить бизнес на отдельные составляющие блоки, каждый из которых решает свою задачу в общем наборе целей материнской компании группы.

Поскольку подобная совместная деятельность предполагает большое количество горизонтальных и вертикальных связей, возникает необходимость правильного учета и обобщения совместной экономической активности. То есть сведения о совместном бизнесе и финансовых результатах группы компаний должны представлять собой единую систему информации, которая поможет всем заинтересованным лицам принимать верные управленческие и экономические решения. Именно здесь возникает понятие обобщенной или консолидированной финансовой отчетности, которая формируется в распределенных группах компаний для решения указанной задачи.

Чтобы компании, ведущие свой учет согласно международным финансовым стандартам, могли формировать достоверную финансовую отчетность, был разработан стандарт МСФО IFRS 10.

О том, какую роль играет консолидированная финансовая отчетность в учете современных материнских и дочерних компаний, а также как стандарт IFRS 10 применяется на практике – поговорим в настоящей статье.

IFRS 10 Общие сведения

Консолидированной принято называть отчетность, которая отражает совместные финансовые результаты бизнеса нескольких связанных между собой организаций. Благодаря обобщенной финансовой отчетности пользователи могут рассмотреть и проанализировать бизнес группы компаний в качестве единого финансово-экономического субъекта. Информация, которая формирует итоговый протокол консолидированных данных, в полной мере демонстрирует состояние финансов и имущества группы компаний в целом, наряду с детализированными финансовыми результатами на дату выпуска отчетности.

Такая информация чрезвычайно важна не только для внешних пользователей, таких, как инвесторы или кредиторы, но представляет огромную ценность для управленческого состава самих компаний. Только консолидированная информация о составе активов, размере обязательств, суммах капитала, доходах, расходах и совокупном движении денежных потоков по всем компаниям группы может однозначно продемонстрировать финансово-экономическое состояние бизнеса в целом.

Для визуального представления получения консолидированной отчетности в специализированной программе, приведем пример консолидированного отчета о финансовом положении (фрагмент) в программном продукте WA: Финансист:

Рисунок 1. Пример консолидированного отчета о финансовом положении в программном продукте «WA: Финансист».

Основная цель

Основная цель стандарта МСФО 10 – помощь холдинговым компаниям по всему миру в составлении достоверной и идентичной принятому формату финансовой отчетности по своей группе компаний. Стандарт IFRS 10 определяет основные принципы и правила, по которым формируется консолидированный пакет отчетности вне зависимости от направленности бизнеса и различных управленческих особенностей конкретной группы компаний.

Если компания (автоматически становящаяся материнской) управляет бизнесом одного или нескольких предприятий, она как головная компания попадает под действие настоящего стандарта и должна формировать пакет консолидированной отчетности. При этом стандарт определяет все необходимые предпосылки для возникновения консолидированной отчетности, определяет обязанности сторон холдинговой группы и условия, согласно которых компании признаются дочерними/материнскими, а также формулирует общие требования к финансово-экономическому учету при формировании консолидированной финансовой отчетности.

Определение материнства

Чтобы возникло требование о формировании консолидированной отчетности, компания-инвестор должна определить является ли она материнской фирмой по отношению к одному или нескольким другим предприятиям.

Стандарт IFRS 10 прямо указывает, что характер участия материнской компании в бизнесе «дочки» не имеет принципиального значения. При этом важно, насколько широкие возможности для контроля над дочерним объектом инвестиций имеет головная структура. Согласно рекомендациям, описанным в стандарте относительно консолидированной финансовой отчетности, головная компания обладает реальным контролем в нескольких случаях:

• Головная компания имеет юридические полномочия в отношении дочерней структуры;
• Головная компания подвержена рискам, которые возникают при изменении финансового положения подконтрольной структуры;
• Головная компания имеет права на доход от операционной и финансовой деятельности дочерней структуры;
• Головная компания имеет возможность влиять на дочернюю компанию таким образом, чтобы увеличивать размер собственного профита от участия в ее деятельности.

После того как компания признается в соответствии с условиями стандарта материнской, компания должна сформировать консолидированную отчетность по всей группе своих подконтрольных компаний в соответствии с требованиями МСФО 10. На рисунке приведен пример такого консолидированного отчета о совокупном доходе (фрагмент) в программном продукте WA: Финансист.

Рисунок 2. Пример консолидированного отчета совокупном доходе в программном продукте «WA: Финансист».

Одним из исключений является случай, когда материнская компания сама является дочерним предприятием какой-то группы предприятий, в которой будет подготовлена консолидированная отчетность в соответствии с международной практикой и требованиями.

Другим исключением можно считать ситуацию совместного владения дочерними компаниями, при которых каждый из «материнских» инвесторов будет отражать не консолидированный результат, а только свою долю участия в подконтрольном дочернем предприятии согласно другому специальному стандарту МСФО.

Возможности материнских компаний

МСФО IFRS 10 определяет полномочия и возможности материнских компаний относительно их влияния на бизнес дочерних структур в целом и в частностях.

Согласно стандарту «IFRS 10 Консолидированная финансовая отчетность», главным критерием наличия у материнской компании полномочий является ее возможность управлять бизнесом дочерней структуры. То есть, если компания может влиять на бизнес другой структуры так, чтобы это сказывалось на показателях дохода, это можно считать достаточным основанием для признания за инвестором состоятельности в области контроля значимой деятельности своей «дочки». В качестве примеров различных управленческих типов влияния на бизнес можно выделить:

• Любые возможности вмешательства в управленческие процессы компании, корректировка их целей, хода и результатов: внедрение управленческих инструкций, лоббирование определенных сделок или введение прямых и косвенных ограничений на какие-либо бизнес-действия дочерней фирмы.
• Возможности в области кадровой политики фирмы, когда головная структура может прямо или косвенно нанимать или увольнять специалистов управленческого блока, которые сами по себе отвечают за ключевые процессы дочерней компании (значимая деятельность).
• Прочие полномочия, позволяющие каким-либо образом вносить существенные изменения в работу дочернего объекта.

При этом подобные возможности и полномочия являются результатом таких юридических прав, как право голоса, обусловленное долями в публичных акциях компании или составе ее уставного капитала.

Совокупность анализа подобных сведений позволяет определить является ли компания дочерней по отношению к другой фирме, или головная фирма является лишь участником капитала предприятия, но не держит в своих руках контроль над значимой деятельностью.

Материнская компания всегда подвержена финансовым рискам от экономической деятельности своего подконтрольного предприятия, поскольку имеет право на получение дохода от объекта владения и соответственно не только рискует данный доход не получить, а несет ответственность в случае возникновения убытков. Фактически размер дохода материнской компании зависит от того, насколько эффективно дочка функционирует, следовательно, размер финансового интереса материнской компании в целом является динамическим индикатором эффективности бизнеса и бизнес-процессов. Таким образом, возникает связь между полномочиями, эффективностью и доходом, которые в совокупности являются системой продуктивного управления в структуре распределенных холдинговых структур.

Рисунок 3. Консолидированная отчетность по управлению кредитными рисками, реализованная в программном продукте «WA: Финансист» в разделе «Краткосрочные обязательства».

Требования, особенности и проблемы учета IFRS 10 консолидированная отчетность

После того как головной компанией были четко определены дочерние предприятия, относительно бизнеса которых применяется требование о консолидации отчетности, материнская фирма должна определить учетную политику, которая будет действовать на всех уровнях и распространяться на все аналогичные операции и события при аналогичных обстоятельствах.

Единая учетная политика консолидированной группы должна достоверным образом отразить в отчетности показатели экономической эффективности материнской компании вместе с финансово-экономическими результатами работы дочерних структур. Исходя из такой задачи, финансовые специалисты материнской компании, ответственные за консолидированные данные, обрабатывают необходимую информацию, полученную снизу-вверх, и производят сложение значений результатов идентичных статей учета.

Так финансисты получают стандартизированные в соответствии с IFRS 10 данные по размерам активов, денежным и нефинансовым обязательствам, капиталу, денежным потокам и расходам по группе компаний в целом, затем корректируют суммарные значения на размеры балансовых стоимостей инвестиций и размеры долей в структуре владения дочерними компаниями, и в итоге получают результат, наиболее полно демонстрирующий финансово-экономическое положение головной структуры данной группы компаний.

Формируя консолидированную отчетность головы группы, экономический блок ориентируется на данные дочерних компаний, полностью совпадающие по охватываемому периоду и статьям учета. Если в учете дочерних предприятий с точки зрения дат или учетной политики идентифицированы расхождения, то подконтрольная структура готовит дополнительную версию отчетности и в дальнейшем переходит на такой формат учета в постоянном режиме. Описанная ситуация возможна, когда головная компания получила права на дочернюю структуру относительно близко к отчетной дате и по объективным причинам не успела перенести свои процессы на новый бизнес-актив в полной мере.

Согласно IFRS 10 consolidated financial statements объект инвестиций (новая дочерняя структура) подлежит включению в консолидированную отчетность, когда у головной структуры возникает реальный контроль ее бизнеса. По этой же логике в момент утраты контроля дочерняя структура выходит из консолидированных финансово-экономических данных.

Например, документ «Консолидируемые компании и связанные стороны» в программном продукте «Финансист» является периодическим – при изменении в составе дочерних, зависимых обществ и связанных сторон необходимо ввести новый документ.

Рисунок 4. Консолидируемые компании и связанные стороны в программном продукте «WA: Финансист».

В момент утраты контроля над дочерней структурой головная фирма исключает из своей отчетности любые активы и обязательства данной компании вместе со справедливым размером инвестиций, которые головная компания совершила в дочерний капитал или активы, и формирует в своей отчетности сумму прибыли или убытка которые стали результатом потери контрольного пакета прав.

При формировании консолидированной финансовой отчетности по МСФО российские компании сталкиваются с несколькими типовыми проблемами, которые актуальны для нашей действительности. Такое положение дел вызвано особенностями бухгалтерского учета в России, который ориентирован не на интересы бизнеса, а на удовлетворение требований налоговых органов, что накладывает дополнительные издержки в области ведения учета и подготовки отчетности:

• Методологические проблемы объединения отчетности в консолидированную группу – комплексная система взаимосвязанных проблем, при которой участники одной холдинговой группы вырабатывают согласно требованиям IFRS 10 единую учетную политику, применяемую для составления индивидуальной и консолидированной отчетности.
• Технологические проблемы – вопросы интеграции информационных систем и унификации данных в них между всеми участниками группы компаний в соответствии с требованиями единого международного стандарта.
• Проблемы определения реальных размеров и стоимостей активов . Активы в международной практике учета – это то, что приносит реальные экономические выгоды предприятию, а балансы многих крупных холдинговых компаний в России содержат в себе массу собственности, которая согласно интернациональным требованиям не попадает в категорию активов, поскольку фактически не работает. Тогда при составлении консолидированной отчетности по МСФО размер активов предприятия будет отличаться в худшую для компании сторону, хотя в реальности будет более объективно отражать бизнес группы компаний. Аналогичная ситуация возникает в оценке стоимости активов, которые в МСФО ориентированы на справедливую рыночную стоимость в противовес исторической цене приобретения актива в прошлом.

«МСФО IFRS 10 консолидированная финансовая отчетность» предъявляет обычные для международных стандартов требования по раскрытию информации относительно дочерних структур в учете головной компании. Консолидированная отчетность должна содержать уточнения и раскрывать информацию по составу взаимоотношений между компаниями в группе, когда инвестор владеет более чем половиной прав голоса в подконтрольной структуре.

Если головная компания не имеет контрольного пакета голосов в структуре управления дочерней фирмой, то согласно стандарту необходимо раскрыть данные по фактическому взаимодействию, которые продемонстрируют заинтересованным лицам фактические сведения по кооперации между сторонами. Помимо этого консолидированная отчетность должна содержать уточнения по причинам изменения размера контролируемых долей, а также о размерах, возникших в связи с такими событиями прибылей или убытков.

Рисунок 5. Пример выделения в отчетности прибыли и совокупного дохода по акционерам материнской компании и неконтролируемым долям владения в программном продукте «WA: Финансист».

Выводы

Сегодня любые диверсифицированные бизнес-структуры и территориально распределенные предприятия сталкиваются с необходимостью консолидации своей отчетности. Подобный формат представления бизнеса играет ключевую роль во взаимоотношениях внутренних и внешних пользователей данных. Благодаря верной консолидированной отчетности компания имеет возможность на международном языке представить свой бизнес широкому кругу лиц для принятия ими управленческих и экономических решений. Консолидированная отчетность демонстрирует инвестору, насколько эффективно работают его деньги; показывает кредитору, насколько велики его риски по возврату переданных пассивов; дает акционерам и менеджменту компаний возможность проанализировать индикаторы бизнеса и сделать обоснованные выводы на тему его финансово-экономической эффективности.

Только такой инструмент как консолидированная отчетность позволяет в полной мере продемонстрировать финансовые результаты и операционное финансовое положение взаимосвязанных юридических лиц, представляя их в качестве единого экономического субъекта.

Стандарт МСФО IFRS 10 раскрывает особенности консолидированного учета для компаний различного размера и форм собственности, а также представляет уточненный подход в области определения контроля над дочерними структурами или его отсутствия, чтобы определить необходимость консолидации данных.

Стоит помнить, что стандарт МСФО 10 не содержит требований к корпоративному взаимодействию внутри связки материнская/дочерняя компании, и этот вопрос определяется индивидуальными управленческими особенностями и квалификацией руководящего состава предприятий.

Данный стандарт может применяться в равной степени любыми групповыми и холдинговыми структурами вне зависимости от особенностей их корпоративных взаимосвязей и организационных структур. При помощи IFRS 10 группы территориально разделенных предприятий смогут наиболее достоверно отражать свой совместный бизнес в консолидированной отчетности, с включением необходимых дополнений по вопросам ответственности и межкорпоративной кооперации.

Приложение А. Определения терминов Приложение В. Руководство по применению Приложение С. Дата вступления в силу и переход к новому порядку учета Приложение D. Поправки к другим МСФО (IFRSs)

Международный стандарт финансовой отчётности (IFRS) 10
"Консолидированная финансовая отчётность"

С изменениями и дополнениями от:

1 Целью настоящего стандарта является определение принципов представления и подготовки консолидированной финансовой отчётности в тех случаях, когда предприятие контролирует одно или несколько других предприятий.

Достижение цели

Информация об изменениях:

2 Для достижения цели, изложенной в пункте 1 , настоящий стандарт:

(a) требует, чтобы предприятие (материнское предприятие), которое контролирует одно или несколько других предприятий (дочерние предприятия), представляло консолидированную финансовую отчётность;

(b) дает определение принципа контроля и устанавливает контроль как основу для консолидации;

(c) указывает, как применять принцип контроля, чтобы установить, контролирует ли инвестор объект инвестиций и, следовательно, должен ли инвестор консолидировать объект инвестиций;

(d) устанавливает требования к бухгалтерскому учету с целью подготовки консолидированной финансовой отчётности; и

(е) дает определение инвестиционной организации и устанавливает исключение в отношении консолидации определенных дочерних организаций инвестиционной организации.

3 Настоящий стандарт не рассматривает требования к бухгалтерскому учету объединений бизнеса и их влияние на консолидацию, включая гудвил, возникающий при объединении бизнеса (см. МСФО (IFRS) 3 "Объединения бизнеса").

Сфера применения

4 Предприятие, являющееся материнским предприятием, должно представлять консолидированную финансовую отчётность. Настоящий стандарт распространяется на все предприятия, кроме случаев, описанных ниже:

а) материнское предприятие не должно представлять консолидированную финансовую отчётность, если оно удовлетворяет всем следующим условиям:

(i) материнское предприятие само является дочерним предприятием, находящимся в полной или частичной собственности другого предприятия, и его другие собственники, включая тех, кто в иных случаях не имеет права голоса, были проинформированы о том, что материнское предприятие не будет представлять консолидированную финансовую отчётность, и не возражают против этого;

Информация об изменениях:

(ii) долговые или долевые инструменты материнского предприятия не обращаются на открытом рынке (на внутренней либо зарубежной фондовой бирже или на внебиржевом рынке, включая местные и региональные рынки);

(iii) материнское предприятие не представляло и не находится в процессе представления своей финансовой отчётности комиссии по ценным бумагам или иному регулирующему органу в целях выпуска инструментов любого класса на открытый рынок; и

Информация об изменениях:

(iv) конечное или любое промежуточное материнское предприятие указанного материнского предприятия представляет консолидированную финансовую отчётность, доступную для открытого пользования, которая подготовлена в соответствии с МСФО и в которой дочерние предприятия консолидируются или оцениваются по справедливой стоимости через прибыль или убыток в соответствии с настоящим МСФО.

Информация об изменениях:

9 Объект инвестиций находится под совместным контролем двух или большего числа инвесторов, если для руководства значимой деятельностью необходимы их совместные действия. В таких случаях ни один из инвесторов не обладает индивидуальным контролем над объектом инвестиций, поскольку ни один из инвесторов не может управлять деятельностью без взаимодействия с остальными инвесторами. Каждый инвестор отражает в учете свою долю участия в объекте инвестиций, как предусмотрено в соответствующих МСФО, таких как МСФО (IFRS) 11 "Совместная деятельность", МСФО (IAS) 28 "Инвестиции в ассоциированные и совместные предприятия", или МСФО (IFRS) 9 "Финансовые инструменты".

Полномочия

10 Инвестор обладает полномочиями в отношении объекта инвестиций, если у инвестора имеются существующие права, которые предоставляют ему возможность в настоящий момент времени управлять значимой деятельностью, то есть деятельностью, которая оказывает значительное влияние на доход объекта инвестиций.

11 Полномочия являются результатом прав. В некоторых случаях оценка полномочий не вызывает затруднений, например, когда полномочия в отношении объекта инвестиций являются прямым результатом прав голоса, и только прав голоса, предоставленных долевыми инструментами, такими как акции, и может быть произведена посредством рассмотрения прав голоса, связанных с таким пакетом акций. В других случаях оценка будет более сложной и может потребовать рассмотрения нескольких факторов, например, если полномочия являются результатом одного или нескольких договорных соглашений.

12 Инвестор, имеющий возможность в настоящий момент времени управлять значимой деятельностью, обладает и полномочиями, даже если его права осуществлять руководство еще не были реализованы. Доказательство, что инвестор управлял значимой деятельностью, может оказаться полезным при определении того, обладает ли инвестор полномочиями, но такое доказательство само по себе не является решающим фактором при определении того, обладает ли инвестор полномочиями в отношении объекта инвестиций.

13 В случае если два или большее число инвесторов обладают существующими правами, которые предоставляют им возможность в одностороннем порядке управлять различными видами значимой деятельности, тот из инвесторов, который имеет возможность в настоящий момент времени управлять деятельностью, оказывающей наиболее значительное влияние на доход объекта инвестиций, обладает полномочиями в отношении объекта инвестиций.

14 Инвестор может обладать полномочиями в отношении объекта инвестиций, даже если другие предприятия имеют существующие права, предоставляющие им возможность в настоящий момент времени участвовать в управлении значимой деятельностью, например, если другое предприятие обладает значительным влиянием. Однако у инвестора, который обладает лишь правами защиты, нет полномочий в отношении объекта инвестиций (см. пункты В26-В28), и, следовательно, такой инвестор не контролирует объект инвестиций.

15 Инвестор подвергается рискам, связанным с переменным доходом от участия в объекте инвестиций, или имеет право на получение такого дохода, если доход инвестора от участия в объекте инвестиций может варьироваться в зависимости от показателей деятельности объекта инвестиций. Доходы инвестора могут быть только положительными, только отрицательными, или и положительными, и отрицательными.

16 Несмотря на то что только один инвестор может контролировать объект инвестиций, в доходах объекта инвестиций могут участвовать несколько сторон. Например, держатели неконтролирующих долей могут участвовать в прибыли или распределениях объекта инвестиций.

Связь между полномочиями и доходом

17 Инвестор обладает контролем над объектом инвестиций, если инвестор не только имеет полномочия в отношении объекта инвестиций, подвергается рискам, связанным с переменным доходом от участия в объекте инвестиций, или имеет право на получение такого дохода, но также и возможность использовать свои полномочия с целью оказания влияния на доход инвестора от участия в объекте инвестиций.

18 Таким образом, инвестор, обладающий правом принимать решения, должен определить, является ли он принципалом или агентом. Инвестор, который является агентом в соответствии с пунктами В58-В72 , не контролирует объект инвестиций, осуществляя делегированное ему право принимать решения.

Требования к учету

19 Материнское предприятие должно подготавливать консолидированную финансовую отчётность с использованием единой учетной политики для аналогичных операций и прочих событий при аналогичных обстоятельствах.

20 Консолидация объекта инвестиций начинается с того момента, когда инвестор получает контроль над объектом инвестиций, и прекращается, когда инвестор утрачивает контроль над объектом инвестиций.

Неконтролирующие доли

22 Материнское предприятие должно представлять неконтролирующие доли в консолидированном отчёте о финансовом положении в составе капитала отдельно от капитала собственников материнского предприятия.

23 Изменения в доле участия материнского предприятия в дочернем предприятии, не приводящие к утрате материнским предприятием контроля над дочерним предприятием, учитываются как операции с капиталом (т.е. операции с собственниками, действующими в этом качестве).

Информация об изменениях:

Информация об изменениях:

32 Несмотря на требование в пункте 31 , если инвестиционная организация имеет дочернюю организацию, которая сама не является инвестиционной организацией и основной целью и деятельностью которой является оказание услуг, относящихся к деятельности инвестиционной организации по осуществлению инвестиций (см. , ссылка в настоящем стандарте на МСФО (IFRS) 9 должна рассматриваться как ссылка на МСФО (IAS) 39 "Финансовые инструменты: признание и оценка".

Приведен МСФО (IFRS) 10 "Консолидированная финансовая отчетность". Он определяет принципы представления и подготовки отчетности в случаях, когда предприятие контролирует одну или несколько других организаций.

Материнское предприятие не должно представлять консолидированную отчетность, если оно удовлетворяет ряду условий.

Первое - предприятие само является дочерним и его другие собственники не возражают против непредставления консолидированной отчетности.

Второе - долговые и долевые инструменты материнского предприятия не обращаются на открытом рынке (на внутренней либо зарубежной фондовой бирже или на внебиржевом рынке, включая местные и региональные рынки).

Третье - материнское предприятие не представляло и не находится в процессе представления своей финансовой отчетности комиссии по ценным бумагам или иному регулирующему органу в целях выпуска инструментов любого класса на открытый рынок.

Четвертое - конечная или любая промежуточная материнская организация указанного материнского предприятия представляет доступную для открытого пользования консолидированную отчетность, подготовленную в соответствии с МСФО.

Стандарт не рассматривает требования к бухучету объединений бизнеса и их влияние на консолидацию, включая гудвил, возникающий при объединении бизнеса (см. МСФО (IFRS) 3 "Объединения бизнеса").

Стандарт введен в действие на территории нашей страны приказом Минфина России от 18 июля 2012 г. Им же установлено, что норма о непредставлении отчетности при соблюдении указанных условий не касается кредитных и страховых организаций.

Международный стандарт финансовой отчётности (IFRS) 10 "Консолидированная финансовая отчётность"

Введен в действие приказом Минфина РФ от 18 июля 2012 г. N 106н

Вступления в силу на территории РФ МСФО (IFRS) 10 "Консолидированная финансовая отчетность"

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Документ Международных стандартов финансовой отчетности "Инвестиционные организации: применение исключения из требования о консолидации (Поправки к Международному стандарту финансовой отчетности (IFRS) 10, Международному стандарту финансовой отчетности (IFRS) 12 и Международному стандарту финансовой отчетности (IAS) 28)" (введен в действие приказом Минфина России от 13 июля 2015 г. N 109н)

Изменения вступают в силу официального опубликования для обязательного применения организациями - в отношении годовых периодов, начинающихся 1 января 2016 г. или после этой даты

К Международному стандарту финансовой отчетности (IFRS) 10, Международному стандарту финансовой отчетности (IFRS) 11 и Международному стандарту финансовой отчетности (IFRS) 12) (введены в действие приказом Минфина РФ от 31 октября 2012 г. N 143н)

Изменения вступают в силу на территории Российской Федерации: для добровольного применения организациями - со дня их официального опубликования ; для обязательного применения организациями - в отношении годовых периодов, начинающихся 1 января 2013 г. или после этой даты

В целях реализации Федерального закона "О персональных данных" Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации.

2. Федеральным органам исполнительной власти в месячный срок привести свои акты по вопросам обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в соответствие с настоящим постановлением.

3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении одного месяца со дня его официального опубликования.

Положение
об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации
(утв. постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687)

I. Общие положения

1. Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы (далее - персональные данные), считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.

2. Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.

3. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, установленные нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации, должны применяться с учетом требований настоящего Положения.

II. Особенности организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

4. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).

5. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

6. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

7. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

8. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:

а) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;

б) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

в) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

9. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

а) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

б) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

10. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

11. Правила, предусмотренные пунктами 9 и 10 настоящего Положения, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

12. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

III. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации

13. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

14. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

15. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.

В целях реализации Федерального закона "О персональных данных" Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации.

2. Федеральным органам исполнительной власти в месячный срок привести свои акты по вопросам обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, в соответствие с настоящим постановлением.

3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении одного месяца со дня его официального опубликования.

Председатель Правительства
Российской Федерации
В. Путин

Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

I. Общие положения

1. Обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе персональных данных либо извлеченных из такой системы (далее - персональные данные), считается осуществленной без использования средств автоматизации (неавтоматизированной), если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных в отношении каждого из субъектов персональных данных, осуществляются при непосредственном участии человека.

2. Обработка персональных данных не может быть признана осуществляемой с использованием средств автоматизации только на том основании, что персональные данные содержатся в информационной системе персональных данных либо были извлечены из нее.

3. Правила обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, установленные нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации, должны применяться с учетом требований настоящего Положения.

II. Особенности организации обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации

4. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях персональных данных (далее - материальные носители), в специальных разделах или на полях форм (бланков).

5. При фиксации персональных данных на материальных носителях не допускается фиксация на одном материальном носителе персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы. Для обработки различных категорий персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, для каждой категории персональных данных должен использоваться отдельный материальный носитель.

6. Лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации, категориях обрабатываемых персональных данных, а также об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).

7. При использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных (далее - типовая форма), должны соблюдаться следующие условия:

а) типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения персональных данных, сроки обработки персональных данных, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе их обработки, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

б) типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на обработку персональных данных, осуществляемую без использования средств автоматизации, - при необходимости получения письменного согласия на обработку персональных данных;

в) типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться со своими персональными данными, содержащимися в документе, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;

г) типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.

8. При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия:

а) необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных субъектом персональных данных;

б) копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;

в) персональные данные каждого субъекта персональных данных могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор.

9. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

а) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

б) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

10. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускается материальным носителем, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

11. Правила, предусмотренные пунктами 9 и 10 настоящего Положения, применяются также в случае, если необходимо обеспечить раздельную обработку зафиксированных на одном материальном носителе персональных данных и информации, не являющейся персональными данными.

12. Уточнение персональных данных при осуществлении их обработки без использования средств автоматизации производится путем обновления или изменения данных на материальном носителе, а если это не допускается техническими особенностями материального носителя, - путем фиксации на том же материальном носителе сведений о вносимых в них изменениях либо путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

III. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации

13. Обработка персональных данных, осуществляемая без использования средств автоматизации, должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

14. Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.

15. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный к ним доступ. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором.