Распоряжение правила составления и оформления. Что такое и чем отличается приказ от распоряжения в организации

Законодательство не предъявляет строгих требований к оформлению распоряжения руководителя, однако на практике сложилась определенная структура этого документа. Обычно он содержит объясняющую и собственно распорядительную часть. Образец распоряжения, инструкцию по его составлению можно найти в статье.

Зачастую эти виды документов объединяют, полагая, что приказ и распоряжение – это одно и то же. На практике так часто и бывает, однако важно понимать, что:

• приказ выпускается только от имени директора всего предприятия;
• распоряжения издают руководители филиалов, обособленных подразделений компании.

Также распоряжения могут подписывать и начальники цехов, менеджеры отделов и др. Поэтому подписание приказа – это исключительное полномочие директора, а остальные руководящие сотрудники могут издавать только распоряжения. При этом директор практически всегда подписывает приказ только лично, однако таким правом обладает и другой сотрудник, который официально уполномочен на это (имеет действующую доверенность).

Суть и виды распоряжения

Назначение распоряжения руководителя может быть разным, и в зависимости от этого можно условно выделить 2 его вида:

1. Предлагающее – менеджер проявляет инициативу и вносит деловое предложение на рассмотрение своего начальника (директора по предприятию).
2. Обязывающее – документ содержит приказную часть, в которой излагаются требования к определенным отделам, конкретным сотрудникам и т.п. К такому типу распоряжений относится большинство документов.

Структура и образцы распоряжения

Несмотря на отсутствие единой формы распоряжения, обычно документ составляется согласно такой структуре:

1. Название компании.
2. Номер распоряжение (обычно нумерация сквозная в этой категории документов, новый порядок начинается с января следующего года).
3. Место и дата подписания.
4. Обоснование решения: обычно начинается со слов «В связи с» либо: «Во исполнение», «На основании», «В соответствии».
5. Распорядительная часть: начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ», которое принято прописывать только заглавными буквами.
6. Отметка о том, кто будет контролировать исполнение распоряжения – конкретный сотрудник, несколько сотрудников либо сам руководитель: «Контроль за исполнением оставляю за собой».
7. Должность, подпись и расшифровка подписи (фамилия, инициалы).

Готовый образец документа, на который можно ориентироваться при составлении своего распоряжения, выглядит так.

Как оформляется и сколько хранится документ

Технически текст можно составить как от руки (ручкой синего или черного текста), так и набрать на компьютере. При этом собственноручная подпись ставится обязательно (факсимиле использовать недопустимо), а печать ставится только в том случае, если это прямо предусмотрено нормативными актами самой компании.

Документ, как правило, составляется в количестве 1 оригинального экземпляра. Копию при необходимости может снять любой сотрудник, который должен выполнить поручение согласно этому распоряжению. По истечении срока исполнения либо после завершения задачи документ отправляют в архив для хранения. Срок хранения зависит от вида регулируемой деятельности:

• основная деятельность – постоянно;
• вопросы административно-хозяйственного характера – 5 лет;
• по сотрудникам (личному составу) – 75 лет.

Реквизиты документа (номер, дата, название) всегда фиксируются в журнале учета внутренней документации.

Порядок согласования текста распоряжения

В большинстве случаев текст распоряжения необязательно согласовывать с директором, поскольку документ составляется «в развитие» недавно вышедшего приказа. Например, директор приказал оптимизировать расходы, в связи с чем руководитель каждого из филиалов издает серию распоряжений об инвентаризации, изучении использования рабочего времени, выявлении причин недовыполнения плана и т.п. Поэтому предполагается, что распоряжение составляется как вариант детализации общего приказа, и директор знает об этом.

Однако если инициатива исходит от самого руководителя, и его распоряжение не является реакцией на вышедший приказ, согласование текста документа с директором обязательно.

Судя по количеству поступающих вопросов, тема приказов в организации является поистине неисчерпаемой. В этой статье рассмотрим три вида приказов: по основной, административно-хозяйственной деятельности и по личному составу. Определим различия между ними и разберем случаи, когда несколько неверно сформулированных фраз могут превратить один вид приказа в другой.

ТРИ ВИДА ПРИКАЗОВ

Наш словарик

Приказ - правовой акт, принимаемый руководителем организации, действующим единолично, в целях регулирования деятельности организации .

Пожалуй, из всех возможных распорядительных документов организации приказ используется чаще всего. Большинство решений руководителя оформляется именно им.

Приказы делятся на три вида только в одном нормативном документе по делопроизводству - в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее - Перечень 2010). Перечислим виды приказов со сроками хранения (Таблица):

Таблица

Виды приказов со сроками хранения по Перечню 2010

Пренебрегать установленными Перечнем 2010 сроками хранения документов не рекомендуется. В соответствии с решением Высшего арбитражного суда РФ от 21.02.2012 № 14589/11 они являются обязательными для всех организаций.

ПРИКАЗ = РАСПОРЯЖЕНИЕ?

Распоряжение - 1) правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти, организации в целях разрешения оперативных вопросов;

Что такое «оперативные вопросы», нигде не уточняется. В соответствии с Перечнем 2010 распоряжение хранится в течение тех же сроков, что и приказы, и делится на те же виды. На практике в некоторых организациях единоличные решения директора оформляются распоряжениями, а не приказами. Это допустимо.

РЕКВИЗИТЫ ПРИКАЗА

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», вне зависимости от вида, в приказе должен быть набор обязательных реквизитов.

Отметка об ознакомлении с документом не является реквизитом по ГОСТу, но обязательно оформляется в приказах по личному составу. Работник ставит подпись в специально отведенном для этого поле:

Или оформляет отметку от руки:

Последний вариант оформления встречается чаще, поскольку считается доказательством ознакомления.

Если в организации действует система электронного документооборота, с приказами по основной деятельности и АХД работников под роспись не ознакамливают.

Прием в работу задания автоматически означает ознакомление с ним.

Что касается оформления и структуры текста, то здесь наблюдаются различия, обусловленные видом создаваемого приказа.

ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Приказы по основной деятельности призваны регулировать основные направления деятельности организации. Срок их хранения - «постоянно» или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов.

Перечислить видовой состав приказов по основной деятельности невозможно: он зависит от сферы деятельности организации. Однако можно выделить категории приказов, которые встречаются, пожалуй, в каждой организации. Перечислим категории и приведем примеры заголовков приказов.

Утверждение, введение в действие, изменение локальных нормативных актов:

- «Об утверждении Инструкции по делопроизводству»;

- «Об утверждении Номенклатуры дел на 2018 год»;

- «О внесении изменений в Правила внутреннего трудового распорядка».

Создание, реорганизация, ликвидация и регулирование деятельности структурных, обособленных подразделений организации:

- «О создании Канцелярии»;

- «О ликвидации филиалов “Западный” и “Южный” и создании макрорегиона “Юго-Запад”»;

- «Об утверждении Положения об архиве».

Проведение мероприятий для решения производственных вопросов:

- «О проведении аудита делопроизводства»;

- «О проведении экспертизы ценности документов»;

- «Об утверждении Графика приема-передачи документов в архив».

Решение оперативных вопросов по профилю деятельности структурных подразделений:

- «О проведении Дня охраны труда»;

- «О доступе автотехники на склад».

И конечно, приказ по основной деятельности не содержит отличительных признаков приказов по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам, о которых мы будем говорить далее.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Выделить приказы по личному составу среди прочих очень просто. Определение этого понятия содержится в ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ:

К приказам по личному составу относятся:

Приказ о приеме на работу;

Расторжении трудового договора (увольнении);

Предоставлении отпуска;

Возложении обязанностей;

Премировании;

Переводе;

Направлении в командировку и т.д.

Унифицированные формы приказов (распоряжений) по личному составу, которые успешно используются в течение многих лет, следующие:

О приеме работника на работу - форма № Т-1;

Приеме работников на работу - форма № Т-1а;

Переводе работника на другую работу - форма № Т-5;

Переводе работников на другую работу - форма № Т-5а;

Предоставлении отпуска работнику - форма № Т-6 (Пример 1);

Предоставлении отпуска работникам - форма № Т-6а;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) - форма № Т-8;

Прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) - форма № Т-8а;

Направлении работника в командировку - форма № Т-9;

Направлении работников в командировку - форма № Т-9а;

Поощрении работника - форма № Т-11;

Поощрении работников - форма № Т-11а.

• По форме приказов по основной деятельности и АХД. Некоторые секретари и даже кадровики почему-то считают приказами по личному составу только те, что создаются по унифицированным формам. Приказы, которые оформляются по форме приказов по основной деятельности, они именуют как угодно, в лучшем случае - «кадровые», а иногда и «по основной деятельности». Это может привести к нежелательным последствиям для организации.

Обратите внимание: возложение обязанностей, изменение фамилии, сверхурочная работа, перенос отпуска и множество других приказов по личному составу, для которых отсутствует унифицированная форма Госкомстата, - это все равно приказы по личному составу! И дело должно быть названо соответствующим образом.

Приказы по личному составу, для которых нет унифицированной формы, оформляются так же, как и приказы по основной деятельности и АХД. Текст приказа состоит из констатирующей части (преамбулы) и распорядительной. В приказе по личному составу обязательно должна присутствовать ссылка на основание (Пример 2).

ПРИКАЗЫ ПО АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

• Что такое АХВ? Что входит в круг «административно-хозяйственных вопросов», сказать сложно. На выручку вновь приходит Перечень 2010, а именно - раздел 10 «Административно-хозяйственные вопросы», который состоит из подразделов:

Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;

Эксплуатация зданий, помещений;

Транспортное обслуживание, внутренняя связь;

Обеспечение безопасности организации.

Таким образом, приказы организации, посвященные вышеперечисленным вопросам, будут считаться приказами по АХД со сроком хранения 5 лет. Кроме Перечня 2010 руководствоваться нечем: другого нормативного или методического документа по делопроизводству, который содержал бы перечень административно-хозяйственных вопросов, нет.

Если приказы по личному составу отделить от остальных довольно легко, то с приказами по административно-хозяйственным вопросам часто возникают трудности. Многие секретари решают проблему кардинально: просто не выделяют эти приказы в отдельное производство и все, что не по личному составу, относят к основной деятельности. Такой подход, по крайней мере, исключает ошибку и несвоевременное уничтожение приказа по основной деятельности, неверно отнесенного к АХД. Если приказов в организации не много и их решено хранить только 10 лет (потому что организация - не источник комплектования госархива), то указанный способ вполне имеет право на существование.

Судя по списку административно-хозяйственных вопросов, приведенному в разделе 10 Перечня 2010, ситуаций, в которых издается приказ по АХД, множество. Так, приказами по АХД могут быть:

Приказ о допуске работников/техники на объекты организации (Пример 3);

Об определении места для курения;

О переходе на электронную пропускную систему;

Ремонте помещений;

Об организации закупки мебели, оргтехники, бытовых товаров, расходных материалов для офиса;

Организации транспортировки мебели, оргтехники, документов при переездах;

Организации клинингового обслуживания (комплексного или разового);

О закреплении автотранспорта за водителями и должностными лицами;

Выделении транспортных средств для решения различных задач;

Выделении корпоративных телефонных номеров работникам, установлении лимита разговоров;

Проведении инструктажа по ГО и ЧС;

Об охране объектов и т.д.

Привести исчерпывающий список, как и в случае с приказами по личному составу, невозможно.

• АХД или нет? Используем шпаргалку. В Примере 3 показана обычная ситуация:

«Прогоним» этот приказ по четырем обязательным критериям (см. врезку «Как определить приказ по АХД: шпаргалка»):

1) относится к административно-хозяйственному вопросу «Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности» (раздел 10.1 Перечня 2010);

2) не утверждает и не вносит изменения в ЛНА организации;

3) не содержит решений по управлению персоналом. Да, в нем перечислены работники, которые придут в нерабочее время, но выход на работу в субботу был оформлен отдельным приказом по личному составу, с указанием вознаграждения и собственноручно написанным согласием каждого. В нашем приказе просто перечислены фамилии сотрудников, которые должны пройти проходную. На каких условиях они это делают, начальника службы безопасности не касается;

4) не содержит персональных данных. Должность и Ф.И.О. начальника службы охраны присутствуют в тексте приказа с единственной целью - указать работника, которому поручено задание.

Таким образом, приказ относится к АХД (обеспечение безопасности организации) и является разовым. «Постоянно» , а тем более 50 лет в архиве ему делать нечего.

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВ ПРИКАЗОВ

• Текст приказа состоит из двух частей. Текст приказа, если только документ не составляется по утвержденной Госкомстатом форме, всегда имеет четкую структуру. Он делится на две части: констатирующую и распорядительную. Друг от друга части отделяются словом «ПРИКАЗЫВАЮ» (см. Примеры 2 и 3).

• Управленческие решения в приказе нумеруются. Если решения оформить как маркированный список, то сослаться на какой-то из пунктов распорядительного документа в этом случае будет невозможно. Пунктов просто нет. Есть точки, галочки или другие знаки, в зависимости от того, что нравится секретарю. А сослаться на точку довольно затруднительно. Для сравнения приведем два варианта оформления распорядительной части текста приказа:

• Текст приказа излагается от первого лица. Часто секретарей смущает необходимость формулировать управленческое решение руководителя от первого лица и употреблять такие фразы, как: «ПРИКАЗЫВАЮ», «подготовить проект и представить мне на утверждение», «контроль оставляю за собой» и т.д. Однако именно так и должен оформляться распорядительный документ, издаваемый в условиях единоначалия. Несмотря на то что автором текста приказа почти всегда является рядовой сотрудник организации, документ издается от имени руководителя, отсюда и грамматическая форма первого лица единственного числа.

КАК ТЕКСТ ПРИКАЗА МЕНЯЕТ ЕГО ВИД

Составляя приказ, секретарь должен с самого начала понимать, приказ какого вида он создает. Текст приказа может повлиять на его вид, а значит, и на срок хранения.

• Из АХД в приказ по личному составу. Выше мы привели пример приказа по административно-хозяйственной деятельности (см. Пример 3) о допуске работников на территорию предприятия в нерабочее время. Теперь на этом же примере покажем, как при неправильном оформлении приказ по АХД превращается в приказ по личному составу.

Для этого достаточно поместить в текст документа всего одно управленческое решение (Антипример 1 к Примеру 3).

Антипример можно усугублять до бесконечности: написать о вознаграждении, за которое работники выходят на работу в субботу, собрать здесь же их согласия, подписи об ознакомлении и т.д.

• ...и обратно . Может быть и обратная ситуация: полноценный приказ по личному составу по ошибке может быть дополнен заданием о допуске (Антипример 2 к Примеру 3). Это тоже не-верно. Здесь смешиваются два вида приказов: один - с пятидесятилетним, другой - с пятилетним сроком хранения. Дополнительно у проверяющих может возникнуть вопрос, касающийся управления персональными данными работников: давал ли начальник службы безопасности обязательство о неразглашении, имеет ли он право знать, кто и за какое вознаграждение выходит на работу в нерабочий день? А за небрежность в отношении персональных данных в последнее время штрафуют очень серьезно.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Распоряжение — это правовой акт, издаваемый руководителем компании (как частной, так и государственной) для решения преимущественно оперативных проблем и вопросов, касающихся деятельности предприятия, в частности исполнения определённых приказов, различного рода инструкций, документов, а также для доведения принятого нанимателем решения до сотрудников отдельных подразделений.

Такой акт издаётся по конкретному, узкому вопросу и никак не может противоречить действующей конституции и законодательству, указам президента страны.

Распоряжение не предполагает беспрекословного выполнения/подчинения, это лишь указание работникам наиболееподходящего варианта действий. То есть, в отличие от приказов, требующих полного подчинения, он подразумевает лишьсогласие.

Для исключения неверного толкования, в большинстве отечественных компаний приказы обладают такой же силой, как ираспоряжения: им необходимо подчиняться и строго выполнять всё указанное.
Каким может быть распоряжение?

Различаются следующие типы распоряжения:

Письменное (предполагает акт, представленный в установленной письменной форме).

Письменное распоряжение может быть предъявлено не одному лицу, а группе работников. В последнем случае его ещёназывают циркулярным.
нормативное (устанавливает задачи по применению какой-то конкретной формы и метода достижения результатов);

Индивидуальное (включает задачи по осуществлению определённого индивидуального действия, которые должны бытьвыполнены строго в установленные сроки с предоставлением руководителю компании соответствующего доклада).

Правила оформления распоряжения

Любое распоряжение нужно начинать с написания заголовка, который должен отражать краткую суть всего документа,отвечать на вопрос «о чём?» и содержать существительное в отглагольной форме (к примеру, «о начислении», «овыполнении» и т.д.).

Констатирующую;

Распорядительную.

Что касается первой, то здесь достаточно кратко излагается цель, причины публикации распоряжения, приводятся ссылки наопределённую документацию. Здесь же можно поместить выдержки из текста решения, принятого органами госуправления.

В большинстве случаев констатирующая часть начинается со слов «согласно..», «во исполнение..», «в соответствии с..»,«сцелью..» и оканчивается «приказываю:».

Что касается распорядительной части, то она может подразделяться на отдельные пункты/подпункты (обозначать их нужноарабскими цифрами). Каждый из них должен включать единственное поручение по одной проблеме, вопросу, здесь жеприводятся сроки исполнения (при наличии такой необходимости).

Если руководитель решает дать одному лицу несколько заданий, ему следует всего один раз указать в пункте ФИО исполнителя, при этом в подпунктах привести все требуемые поручения.

Когда распоряжение предполагает создание комиссии/группы, в приводимом составе на первом месте прописываетсяпредседатель, после него – заместитель, затем – остальные члены (их фамилии пишутся согласно алфавитному порядку внезависимости от занимаемой должности).

Если распоряжение изменяет/дополняет чем-то/отменяет какую-то изданную ранее документацию, в тексте должен иметьсясоответствующий пункт (с фразами «признать утратившим законную силу», «дополнить..», «внести изменения в..», сфиксацией даты принятия, номера, названия отменяемых документов).

Помимо всего перечисленного выше распорядительная часть, как правило, включает данные о лице, которое должноосуществлять контроль над исполнением распоряжения. К примеру, это может быть следующее: «контроль над исполнениемраспоряжения оставляю за собой» (когда руководитель сам планирует проверить выполнение распоряжения).

Если имеются отдельные поясняющие либо дополняющие текст распоряжения задания, их приводят в специальномприложении (на него должна иметься ссылка в основном тексте). При этом на первой страничке приложения вверху справауказывается дата, номер соответствующего распоряжения.

Подписывает распоряжение директор предприятия, его заместитель (если он обладает такими полномочиями). При этом подпись должна включать должность лица, непосредственно подпись, её расшифровку (фамилию и инициалы).

Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах календарного года.

Сроки хранения распоряжений:

— по деятельности предприятий в целом — от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплектования госархива, — постоянно);

Чем отличается приказ от распоряжения , законодательная практика не говорит — более того, эти термины в нормативно-правовых актах используются как синонимы. Тем не менее существуют сформировавшиеся в процессе делопроизводства различия как в форме, так и в содержании этих документов.

Что такое приказ и распоряжение

Приказ и распоряжение — это локальные правовые акты (ЛПА), издаваемые руководящим составом юридического лица, государственного органа или административного субъекта. Приказ и распоряжение представляют собой задокументированное решение руководящих работников по организационным, оперативным, кадровым и иным вопросам деятельности организации.

Важно! Оба этих документа имеют область применения, ограниченную юрисдикцией того субъекта, руководитель которого их подписал.

И приказ, и распоряжение регламентируют, как правило, внутреннюю работу субъекта, однако могут затрагивать взаимоотношения с другими субъектами права в той мере, в какой это касается выполнения обязанностей сотрудников, ответственных за исполнение приказа или распоряжения.

Чем отличается приказ от распоряжения

В отличие от норм законодательства в практике документооборота решения, которые оформляются приказами и распоряжениями, имеют отличия. Существуют неофициальные правила определения ситуаций, в которых составляются приказ или распоряжение. Итак, чем отличается распоряжение от приказа?

Рассмотрим различия между приказом и распоряжением по порядку.

Приказ — это ЛПА, формирующий основу для правоотношений, поэтому имеет, как правило, длительный срок действия, не ограниченный наступлением какого-либо события. В качестве примера можно привести приказ о назначении сотрудника на работу. Кроме того, при необходимости в приказы могут быть внесены изменения.

Распоряжение — это документ оперативного порядка, и действует оно до момента исполнения решения, которое легло в основу документа. Примером может служить распоряжение о создании рабочей группы, которая действует до решения порученного ей вопроса.

Издавать приказы, как правило, имеет право директор субъекта, который распоряжением может дать временное или постоянное право подписания приказов своему заместителю или ряду должностных лиц организации. Перечень лиц, уполномоченных издавать распоряжения, гораздо шире.

Самое же большое различие между распоряжением и приказом заключается в круге решаемых вопросов. Если приказ является основой для начала или изменения правоотношений, то распоряжение — это решение оперативных вопросов, вытекающих из существующих правоотношений, в том числе установленных приказом.

Проиллюстрировать это можно на следующих примерах:

Кроме перечисленных выше, существуют отличия по форме составления документов. Распоряжения, как правило, не имеют заголовков, а начинаются словами «распоряжаюсь» или «обязываю». Приказы имеют заголовок («Приказ»), распорядительная часть этого документа начинается со слова «приказываю».

Хозяйствующий субъект вправе как вносить изменения в типовую форму приказа и распоряжения, так и утверждать типовые формы самостоятельно.

Нормативные документы, регламентирующие документооборот

Определение приказа (распоряжения) приводится в ряде нормативных документов, изданных Федеральной архивной службой. Следует отметить, что существующие нормативные акты используют эти термины как синонимы, хотя и описывают различия, которые имеются в их составлении.

Важно! В правовом поле принципиальных различий между приказом и распоряжением нет.

Требования к оформлению приказов и распоряжений приведены в ведомственных нормативно-правовых актах, но в целом они практически идентичны.