Создания до завершения исполнения отправки. Документооборот: основные этапы

1. Документооборот - это движение документов в организа­ции с момента их получения или создания до завершения исполне­ния или отправки. Правильная организация документооборота спо­собствует оперативному прохождению документов в аппарате уп­равления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

2. Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обра­ботки информации (руководителями учреждения и структур­ных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множитель­ной службой и т.д.).

По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступаю­щие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руково­дителям, в структурные подразделения и отдельным исполните­лям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения - внутрен­няя документация.

3. При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой дело­производства и совершенствования организации управленческо­го труда.

При движении документов следует руководствоваться принци­пом однократного пребывания документа в одном структурном под­разделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выпол­нять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Напри­мер, копирование документа, в исполнении которого должны при­нимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководи­телем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует ко­личеству исполнителей; подлинник передается ответственному ис­полнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возврат­ного движения документа.

4. Схемы движения всех документов в организации разраба­тываются руководителем службы делопроизводства (общего от­дела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письмен­ные и устные обращения граждан и т.д.).

Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Все поступающие в организацию документы независимо от спо­соба поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность кон­вертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются от­правителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в ад­рес конкретного работника с пометкой «лично», передаются ра­ботнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для реги­страции. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конвер­ты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.б

Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его пред­варительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение докумен­тов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа - установить подраз­деление или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необ­ходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех по­ступающих документов, а затем переадресовывают их своим заме­стителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Та­кой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время рабо­ты над документом), инициативу и ответственность исполнителей.

При предварительном рассмотрении документа необходимо учи­тывать важность его содержания, сложность и новизну поставлен­ных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа и в соответствии с функциями структурных подразделений производится распределение поступа­ющих документов. Документы, адресованные конкретным долж­ностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией ру­ководителя.

Предварительное рассмотрение документов осуществляют сек­ретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, об­щими отделами, помощники руководителя и т.д. После предвари­тельного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом.

На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу пер­вой его страницы проставляется регистрационный штамп:

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по по­рядку номеров начиная с календарного года) производится в день поступления документа.

Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регист­рировать документы, поступающие из вышестоящих органов, об­щественных организаций, важные письма других организаций, об­ращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руково­дителем службы делопроизводства и дается в инструкции по де­лопроизводству, утвержденной руководителем организации.

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации регистрируются централизованно. Децентрализован­ная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы.

В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. доку­ментов и более, где нельзя осуществлять централизованную реги­страцию, важнейшие документы необходимо регистрировать в кан­целярии, остальные - в структурных подразделениях.

Документы регистрируются на карточках. На первом этапе регистрации заполняют разделы карточки (ма­шинописным или рукописным способом):

Входящий номер и дата регистрации. Например: № 150 от 15.01.2008 (№ 150 - порядковый номер поступающего доку­мента, начиная с 1 января текущего года, 15.01.2008 - дата по­ступления регистрируемого документа). Этот номер и дата долж­ны быть указаны и в регистрационном штампе на документе;

От кого поступил документ (Кемеровское объединение «Ок­сид»);

Количество листов и экземпляров (2 л. в 1 экз.);

Дата полученного документа и исходящий номер (20.12.2008 №259/10);

После первого этапа регистрации документы передаются на рас­смотрение руководителю учреждения или руководителям структур­ных подразделений.

Количество экземпляров регистрационной карточки определя­ется числом карточек: контрольных, справочных, по вопросам, по географии и т.д. Для визуального различия карточки могут изго­тавливаться из бумаги разного цвета либо с цветными полосами по верхнему полю. Использовать их можно следующим образом: вхо­дящие - один цвет, отправляемые - другой, внутренние - тре­тий цвет; или: поступающие на имя первого руководителя - один цвет, в структурные подразделения - другой, контрольные - тре­тий, неконтрольные - четвертый, отправляемые - пятый, внут­ренние - шестой цвет.

При передаче документов руководителю карточки после перво­го этапа регистрации помещаются временно в справочную карто­теку в раздел «Документы на докладе».

Руководитель должен рассматривать документы в день их по­ступления (как нежелательное исключение - на следующий день) и возвращать секретарю-референту или помощнику с резолюцией. Поступать к руководителю и возвращаться к секретарю-референту документы должны в строго определенное время, резолюция дол­жна быть конкретной.

Например:

Г.В. Иванову

Прошу подготовить ответ

______________________

Подпись

Руководитель не должен задерживать документы, а тем более ос­тавлять их у себя в кабинете на определенное время. При необходи­мости использования документа в будущем для руководителя делает­ся ксерокопия документа. Кроме того, руководитель не должен сам принимать документы от посетителей, подчиненных, это, как прави­ло, делает референт (или канцелярия, общий отдел, секретариат и т.д.).

Согласно резолюции документ передается исполнителю, если их ё резолюции несколько, то подлинник передается главному ис­полнителю (его фамилия в резолюции первая), а ксерокопии-дру­гим исполнителям. Текст резолюции сразу же при возвращении документа от руководителя переносится в регистрационную карточ­ку в раздел «Кто направил документ. Резолюция».

Например:

И.П. Кирсанову, Г.В. Иванову

Прошу подготовить ответ

_______________________

Подпись руководителя

Затем на оборотной стороне заполняются следующие разделы карточки: «Дата передачи на исполнение» - 15.01.2008; «Кому на­правлен документ» - Г.В. Иванову; «Расписка в получении» - роспись Иванова Г.В., дата.

В соответствии с Положением Регистрационной государствен­ной системы документов (РГСД) документ после рассмотрения ру­ководителями направляется в канцелярию, которая переносит ре­золюцию, а затем передает документ вместе с одной карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры кар­точек остаются в канцелярии в картотеках: 1-я - справочная (по порядку номеров); 2-я - контрольная (по срокам исполнения); 3-я - основные вопросы деятельности организации; 4-я - пере­писка с организациями по территориям или по конкретным учреж­дениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точ­ную информацию по любому документу, поступившему в органи­зацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ.

От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда рабо­та над ними полностью завершена и исполнитель считает его испол­ненным. При передаче документа на подпись к нему следует прила­гать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.

При поступлении документа может быть несколько вариантов их исполнения.

1. На основании поступившего инициативного документа со­ставляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Адми­нистрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных учи­лищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия до­кумента с контроля.

2. На основании поступившего постановления главы Админис­трации Новосибирской области от 20.01.2008 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образо­ванию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа.

3. На основании письма Министерства образования РФ о по­рядке финансирования профучилищ в 2008 г. организовано сове­щание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, ука­занное в данном письме. Поступивший документ снимается с кон­троля справкой.

4. Документы, которые поступают для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии.

Таким образом, после исполнения документа необходимо зане­сти в регистрационные карточки последние данные, которые вклю­чают в себя:

Отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое содер­жание, дату и номер ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа ука­зывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициатив­ном документе).

Например:

Отправлена справка об организации горячего питания учащих­ся профессиональных училищ области;

Указание когда и кем документ снят с контроля (указывают должность, фамилию руководителя и дату снятия с контроля).

Например:

Председатель комитета Я.Я. Боргено 20.01.2008;

Дату возврата, расписку принявшего документ.

Например:

20.01.2008____________________

Подпись

Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об унич­тожении.

Например:

Приведем пример полностью заполненной карточки регистра­ции поступающих документов:

Оборотная сторона

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах "движение документов", то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

Говоря о движении документов, можно выделить несколько этапов документооборота:

ü прием и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

ü предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

ü регистрация документов;

ü организация движения документов внутри организации (включающая информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

ü обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Каждый из вышеуказанных этапов заслуживает отдельного рассмотрения и может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

От того насколько рационально организована работа с документами зависит скорость получения информации.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Документооборот делится на составляющие части – документопотоки :

1. входящие (поступающие в организацию)

2. исходящие (отправляемые в другие организации)

3. внутренние (предназначенные для работы внутри организации)

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

Каждый из 3-х потоков имеет особенности в СОСТАВЕ, ОБРАБОТКЕ, ДВИЖЕНИИ

По составу:

ü к входящим относятся
а) документы вышестоящих организаций (постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т.д.), содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;
б) документы подведомственных организаций, присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
в) документы неподчиненных учреждений, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
г) обращения граждан (предложения, заявления, жалобы)

ü к исходящим относят информацию направляемую во внешний мир, главным образом, это ответные письма, излагающие просьбу, предложение или инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции

ü к внутренним относят документы, создаваемые внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

Маршрут движения документопотоков различен, причем наиболее сложный маршрут проходят входящие документы. Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям. И здесь особенно важно правильно РАСПРЕДЕЛЯТЬ документы, чтобы выделить те, которые не рассматриваются руководителем, а сразу направляются в структурные подразделения. Раздаточный материал:

Схема движения входящих документов

На этапе исполнения со всеми документами ведется информационно-справочная работа.

Схема движения исходящих документов

Схема движения внутренних документов

Сравнить потоки документооборота и выявить особенности движения внутренних документов.

Выполнить Работу № 61 в РТД

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1. Раскройте понятие «Документооборот», «организация документооборота», «документопоток».

2. Раскройте состав документопотока входящих документов.

3. Какой маршрут проходя входящие документы?

4. Раскройте состав документопотока исходящих документов.

5. Какой маршрут проходят исходящие документы

6. Раскройте состав документопотока внутренних документов.

7. Какой маршрут проходят внутренние документы?

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

План

2. Регистрация документов

3. Контроль исполнения документов

4. План работ по совершенствованию делопроизводства

1. Организация документооборота

Документооборот -- это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

* документы, поступающие из других организаций (входящие);

* документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

* документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

* первичную обработку; документ обработка дело фиксация

* предварительное рассмотрение;

* регистрацию; документ обработка фиксация

* рассмотрение руководством;

* передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

Направляемые на рассмотрение руководителю организации,

Направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотренные руководителем документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем управленческое решение по данному документу. После заполнения регистрационной формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов.

Работа с исходящими документами начинается с подготовки ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.

Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в дело.

Документы внутри организации должны передаваться исполнителям под расписку.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры, т. е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения штатной численности службы ДОУ.

2. Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих задач:

Учет количества документов;

Обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;

Обеспечение возможности ведения контроля исполнения

документов;

Обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако не все документы организации регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Службой ДОУ разрабатывается перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние -- в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

Порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

Индекс по номенклатуре дел.

Например: 218/08-17, где

218 -- порядковый регистрационный номер;

08-17 -- номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года

В качестве регистрационных форм в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации но журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая на званные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяем создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

Название документа;

Дата документа;

Индекс документа;

Дата поступления документа (для входящих документов);

Индекс поступления документа (для входящих документов);

Заголовок документа или его краткое содержание;

Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

Срок исполнения;

Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа -- ответа);

Номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:

* исполнители;

* расписка исполнителя в получении документа;

* ход исполнения;

* приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.

3. Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает:

* постановку документа на контроль;

* проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

* проверку и регулирование хода исполнения;

* учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Основная цель организации контроля исполнения -- обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших -- с даты поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки -- принятием нового акта, индивидуальные -- руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится |из резолюции в контрольную карточку.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

Формирование картотеки контролируемых документов;

Направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;

Выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

Напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

Получение информации о ходе и результатах исполнения;

Запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

Регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

Сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

Снятие документов с контроля по указанию руководителей;

Формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке:

* заданий последующих лет -- не реже одного раза в год;

* заданий последующих месяцев текущего года -- не реже одного раза в месяц;

* заданий, поручений текущего месяца -- каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины.

4. План работ по совершенствованию делопроизводства

Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций выполняется на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для однотипных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах.

Именно секретарь-референт может объективно оценить эффективность принятой на предприятии системы делопроизводства и, по мере приобретения опыта, внести существенные замечания и предложения по его изменению.

Совершенствование делопроизводства на предприятии можно проводить по примерному плану:

1. Документирование

1.1 Определение основных видов документов предприятия, необходимых и достаточных для его работы. Сокращение и выведение из оборота устаревших видов документов.

1.2 Изучение и анализ составления и оформления документов предприятия (правила оформления, стиль изложения, логическое построение текстов).

1.3 Доработка основных видов документов по рекомендациям ГОСТ 6.38-96.

1.4 Разработка фирменных бланков двух видов (бланка для писем, факсов и внутренних документов).

1.5 Составление файла образцов основных видов документов предприятия с трафаретными текстами.

1.6 Обучение сотрудников предприятия правилам оформления документов с использованием файла образцов.

2. Организация работы с документами

2.1 Изучение и анализ технологии работы с документами.

2.2 Изучение практики формирования и оформления дел, порядка их использования. 2.3. Составление номенклатуры дел.

2.4 Назначение ответственных за формирование и ведение дел в структурных подразделениях.

2.5 Изучение порядка регистрации документов и подготовка предложений по его совершенствованию с использованием ПК.

2.6 Введение ежегодной обработки документов предприятия для последующей передачи части их в архив, а другой - на уничтожение.

2.7 Внедрение средств оргтехники (ПК, факсов, ксероксов, нумераторов и т. п.).

2.8 Внедрение современных инфотехнологий на базе электронной техники (компьютерного делопроизводства, электронной почты).

2.9 Составление инструкции по документационному обеспечению предприятия.

2.10 Обучение сотрудников предприятия навыкам рациональной работы с документами и современным инфотехнологиям.

Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь "должен знать все!". Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.

Секретарю необходимо:

Знать основные направления работы руководителя и фирмы;

Знать, где можно найти информацию и хранить информационные источники;

Предвидеть потребность руководителя в той или иной информации;

Выработать у руководителя уверенность в вашей способности найти необходимые данные.

Список использованной литературы

Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1998. - 192 с.

Секретарское дело - М.: "Издательство ПРИОР", 1998. 192с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Документооборот - это движение документов в ОВД с момента их подготовки или получения до завершения его исполнения. Организация документооборота, учета и исполнения документов. Формирование дел. Номенклатура дел. Контроль исполнения документов.

реферат , добавлен 03.07.2008


Делопроизводство на предприятии с полным циклом обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Документы для закрепления производственных отношений внутри предприятия и с другими организациями, требования к ним.

реферат , добавлен 15.05.2009


Делопроизводство это - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Обеспечение сохранности документной информации. Анализ документооборота предприятия. Методы учета, сокращения документооборота.

реферат , добавлен 28.06.2008


Обзор факторов, влияющих на систему делопроизводства. Движение документов в организации с момента их создания до завершения исполнения или отправления. Работа с внутренними документами на этапе подготовки и оформлении. Преимущества электронных документов.

презентация , добавлен 11.10.2013


Структурные элементы делового документа. Требования ГОСТов к оформлению документов. Правила регистрации документов путем проставления индекса с последующей записью сведений о документе в регистрационных формах. Схема документооборота на предприятии.

контрольная работа , добавлен 16.11.2009


Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".

реферат , добавлен 23.09.2010


Понятие и развитие документооборота на предприятии. Схема движения и технология обработки документов. Регистрация и контроль исполнения документов. Организационные формы делопроизводства на предприятии. Единая государственная система делопроизводства.

курсовая работа , добавлен 26.10.2011


Сущность понятия "документооборот". Прием и первичная обработка входящих и исходящих документов. Передача документов внутри организации. Макеты потоков документооборота. Организация рабочего места делопроизводителя. Основные группы условий труда.

контрольная работа , добавлен 02.04.2011


Обязательные элементы оформления официального документа. Реквизиты и цели создания документа. Классификация документов по назначению, времени создания, способу изготовления, типу содержания, способу представления, месту издания, направлению отправки.

презентация , добавлен 02.07.2012


Теоретические аспекты организации документооборота на предприятии. Регистрация документов, контроль их исполнения. Формирование дел и их систематизация. Анализ системы документационного обеспечения на примере учреждения медико-социальной экспертизы.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки 1 .

См.: ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 3.

Организация документооборота предполагает рациональное перемещение документов во время их движения в пределах организации (учреждения) и включает такие операции с документами, как их получение, рассмотрение, распределение и передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.

Теоретические положения организации документооборота разработаны достаточно давно и до настоящего времени остаются актуальными. Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Так, при установлении требований к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти следует исходить из следующих принципов:

• централизация операций по приему и отправке документов;
• распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
• организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
• исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
• однократность регистрации документов;
• устранение необоснованных согласований проектов документов;
• регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов .

Реализация этих правил в пределах отдельно взятой организации осуществляется при разработке инструкций по делопроизводству. В этом локальном нормативном документе должны быть установлены схемы движения основных документопотоков, а также пути движения наиболее важных для деятельности организации видов документов. Инструкция по делопроизводству, как уже отмечалось, выполняет функцию регламентации движения документов и должна закрепить целесообразность всех перемещений и операций по обработке документов в конкретной организации. В разделе «Организация документооборота» инструкции по делопроизводству рекомендуется изложить положения, устанавливающие:

• прием и первичную обработку поступающих документов;
• предварительное рассмотрение документов;
• порядок регистрации поступающих документов;
• порядок рассмотрения документов руководством и доведения документов до исполнителей;
• порядок регистрации отправляемых документов;
• порядок отправки документов;
• порядок обработки и учета иностранной корреспонденции;
• порядок регистрации и прохождения внутренних документов;
• учет и анализ объемов документооборота;
• организацию работы с документами в структурных подразделениях .

Изначальную основу документооборота отражают такие организационные документы, как устав, положение об органе государственной власти или органе местного управления, приказы о распределении обязанностей, организационная структура учреждения. На документооборот организации оказывает непосредственное влияние построение аппарата управления. Если в организации не определены функции структурных подразделений, четко не установлена компетенция каждого руководителя, значит, движение документов будет проходить с большими сложностями, документы будут неоднократно передаваться от одного подразделения в другое и это неизбежно увеличит время на работу с документами каждого конкретного исполнителя. Документооборот не является чисто механическим процессом, который сводится только к движению документов. На многих стадиях при принятии управленческих решений осуществляется восприятие информации человеком, ее оценка. Поэтому при объективной возможности унификации организация документооборота в различных учреждениях и на предприятиях может иметь специфические черты, связанные именно с человеческим фактором, особенностями корпоративного управления 2 .

Документооборот, помимо качественной стороны, имеет и количественную - объемы управленческой документации постоянно увеличиваются во всем мире пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Такие факторы, как развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, расширение ассортимента товаров и услуг, внедрение новых технологий, освоение новых районов, строительство городских и промышленных объектов и усложнение процессов управления, относят к объективными причинами увеличения объемов документов. Если растет количество документируемых действий и количество адресатов, которым эти действия направлены, значит увеличиваются объемы создаваемых документов. Следовательно, возрастание или сокращение объемов документов зависит в значительной мере от процессов управления и их документирования.

Наряду с этим, достаточно давно выявлены и причины роста объемов документов по субъективным причинам. К ним можно отнести:

• увеличение количества проверяющих инстанций, разнообразных контролирующих органов;
• ущемление и игнорирование законных прав граждан;
• неквалифицированное документирование управленческой деятельности, в результате которого создаются неясные документы, требующие издания повторных (разъясняющих) документов по тому же самому вопросу;
• издание документов, не обладающих юридической силой;
• срыв договорных обязательств, сроков исполнения документов или своевременное, но некачественное выполнение заданий, поручений, что приводит к росту документов с просьбами переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;
• отсутствие у подчиненных организаций, структурных подразделений четко определенных функций (а у отдельных должностных лиц - прав) в решении управленческих задач, что приводит к постоянному обращению к руководству за разъяснениями или разрешениями;
• некомпетентность управленческого персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач, что отражается на документировании его действий. Выбираются неверные варианты решений, затем исправляются допущенные ошибки и т.д. Результатом этого является появление все новых и новых документов, посвященных одному и тому же вопросу;
• отсутствие в аппарате управления регламентации документирования, что приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для реализации одинаковых функций и содержащих идентичную информацию, которая, однако, различается формой представления или составом данных.

Таким образом, субъективные причины, влияющие на увеличение объемов документооборота, могут быть связаны как с бюрократизацией аппарата управления, так и с нарушениями нормативных требований по организации документационного обеспечения управления, а также с некомпетентностью специалистов управленческого аппарата и службы ДОУ.

Кроме того, новые технологии подготовки документов, сократив время на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили видовое разнообразие документов и их потоки, но не решили проблему управления этими потоками. Внедрение новых информационных технологий при подготовке документов, с одной стороны, значительно повысило скорость и сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к значительному увеличению количества документов, так как один и тот же документ часто создается и в бумажной, и в электронной форме.

Все это свидетельствует о том, что создание рационального документооборота является и организационной, и технологической проблемой. При этом только незначительная часть возникающих проблем может быть решена службой ДОУ. Остальные проблемы связаны с совершенствованием самого управленческого аппарата и документационных процессов, их решение возможно только при взаимодействии руководства организации и специалистов службы ДОУ.

• См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).
• См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К). См.: Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М.: Изд-во МЭИ, 2004. С. 23-24.

Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборот .

Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким , маршрут - прямым , время прохождения - минимальным . Главное правило организации документооборота заключается в оперативном движении документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.

Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:

§ Сократить пути прохождения документа.

§ Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов.

§ Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).

§ Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.

Выполнение названных условий позволяет достигнуть:

§ прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;

§ ритмичности , т.е. равномерного поступления документов и пропорциональной загруженности сотрудников организации.

Вопрос 17. Внутренняя нормативная документация малого предпринимательства. Определение потребности в разработке документов. Потребность в разработке документов определяет руководитель подразделения, исходя из необходимости, а также указаний высшего руководства формализовать деятельность (или часть деятельности) в Компании или внутри подразделения. При выявлении потребности в разработке документа, высшее руководство или руководитель подразделения распоряжением либо указанием назначает ответственного за разработку документа и устанавливает сроки разработки документа. Для документов, требующих участия в разработке сотрудников других подразделений, должна быть сформирована рабочая группа распоряжением либо указанием руководителя, в подчинении которого находятся участники рабочей группы.

Регистрация документов. Регистрацию разработанного проекта документа осуществляет подразделение разработчик документа. При регистрации разработанному проекту документа присваивается индекс. Индекс документа складывается из следующих составляющих: Согласование и утверждение документов.

Разработанный документ проходит этап визирования внутри подразделения разработчика и/или рабочей группы. Документ должен пройти визирование в срок, указанный в распоряжении/указании о начале разработки документа.

Завизированный документ направляется разработчиком на согласование. В лист согласования документа включаются руководители подразделений, деятельность которых затрагивает документ. При этом в графу «Разработчики» включаются разработчики и руководители подразделения разработавшего документ, а в графу «Согласовано»

руководители подразделений, деятельность которых затрагивает документ.