Порядок формирования бухгалтерской документации. Бухгалтерская документация

Документы является исходным пунктом бухгалтерского учета.

Бухгалтерская документация это часть системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документацией (ОКУД), утвержденной постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №299.

Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.

Остановимся на первичной бухгалтерской документации. Это документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно после её окончания.

Образцы форм документов утверждаются правительственными органами. Такие формы документов называются типовыми или унифицированными.

Бухгалтерские документы классифицируют по нескольким признакам:

По назначению:

Распорядительные. Например: Приказы об учетной политике, о предоставлении отпуска, о проведении инвентаризации и т. д.

Оправдательные (исполнительные). Например: приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные, счет-фактуры, накладные, акты, накладные и т.д. счет фактуры – это приложения к товарно – транспортным накладным. Составляются в интересах налоговой инспекции

Документы бухгалтерского оформления. Например: расчетно-платежные ведомости, расчет отпускных, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет амортизации и другие.

Комбинированные документы – содержат те и другие элементы. Например, расходные кассовые ордера.

По месту составления:

внутренние. Например: накладная на внутреннее перемещение, ПКО, РКО, акты.

внешние. Например: ТТН, счет - фактуры

По степени обобщения хозяйственных операций;

первичные. Например: ПКО, РКО, ТТН, акты, накладные.

сводные. Например: Кассовый отчет, товарный отчет, авансовый отчет, материальный отчет.

По порядку использования;

разовые. Например: ПКО, РКО, акты.

накопительные. Например: дневной заборный лист, лимитно-заборная карта.

2.2. Реквизиты бухгалтерских документов

Документы состоят из отдельных показателей, которые называются реквизиты (от латинского слова «требуемое, необходимое»).

Совокупность реквизитов документа определяют его форму.

Чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Но в любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование документа (формы)

Код формы

Дата составления

Наименование организации составившей документ

Измерители хозяйственной операции

Фамилии и должности ответственных лиц, их личные подписи.

Если документ является внешним документом, то помимо личных подписей на документе должна быть проставлена круглая печать организации.

Электронный документ содержит ту же самую информацию, что и бумажный Содержание электронного документа можно просмотреть на экране компьютера. Электронный документ можно распечатать в бумажном виде. Электронный документ можно размножить в огромном количестве совершенно идентичных экземпляров, можно мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью электронной почты.

Но электронный документ проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.

Проблемы защиты от подделки электронных документов решаема. В России, как во многих других странах мира, принят Закон об электронной подписи, направленный на решение указанной проблемы.

Электронные документы уже широко используются в общении предприятий с банками и с налоговыми органами.

Все документы в бухгалтерии тщательно проверяют с трех сторон: юридической, с точки зрения оформления, арифметической.

Проверенные документы регистрируют в журнале регистрации документа.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

В настоящее время особое внимание уделяется унификации и стандартизации документов. Унификация документов – это разработка единой формы документов России для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях. В России унифицированы формы кассовых документов, банковских документов и др.

Они обязательны для всех сфер деятельности. Наряду с унификацией важное значение имеет стандартизация документов. Стандартизация- это установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов. При ведении бухгалтерского учета важно наладить рациональный документооборот, т.е. оптимальную систему формирования бухгалтерских документов, принятие их к учету, перемещения по предприятию, их текущего хранения и передачи в архив. Это обеспечивает высокую степень надежности учета при минимальных затратах времени и средств.

Все хозяйственные и финансовые операции, происходящие на том или ином предприятии, находят свое отражение в материальных объектах с зафиксированной информацией. Это бухгалтерские документы, без которых невозможен учет любой деятельности. Они являются главным звеном в системе контроля над законностью ведения операций, движением товарных и материальных ценностей, сохранностью имущества, готовой продукцией, оборотом денежных средств.

Своевременность и правильность их составления напрямую влияет на общее качество осуществления бухгалтерского учета. Документооборот в бухгалтерии - это движение документов от начала их составления до полного завершения исполнения. Он регламентируется специальным графиком составления и передачи документации и зависит от количества разнородных операций, производимых в процессе хозяйственно-финансовой деятельности. Чем больше цехов, участков, видов продукции на предприятии, тем большее число различных документов будет задействовано в нем.

Документы бухгалтерского учета бывают нескольких видов: первичные (учетные), финансовые, расчетно-денежные, организационно-распорядительные, статистические. Документы с зафиксированной в них информацией обеспечивают ее накопление, сохранность, возможность передачи, многоразовое использование. Они выполняют учета.

Наиболее распространенные бухгалтерские документы:

Ведомости, приходные и расходные ордера по выплате денег из кассы предприятия;

Товарные чеки, расходные и приходные накладные;

Доверенности, договора;

Акты выполненных работ и приема-передачи товаров;

Документация на выдачу материальных ценностей;

Распоряжения, приказы, акты ревизий, объяснительные и протоколы собраний, служебные письма, акты комиссий.

Все они различаются по своей природе. Подписывая бухгалтерские документы, каждый работник принимает на себя ответственность за правильность оформления, целесообразность операции, достоверность информации, отраженной в них.

Бухгалтерские документы можно разделить на 3 группы:

Входящие;

Исходящие;

Внутренние.

Входящие поступают в одном потоке документов и обрабатываются специальным работником. После получения и проверки правильности составления и оформления (наличие печати и подписей) они сортируются на нерегистрируемые и регистрируемые и отправляются по соответствующим отделам. Бухгалтерские документы, как правило, не регистрируются. В бухгалтерию поступает также масса данных из иных структурных подразделений.

Дальнейшая обработка информационных носителей имеет свою специфику. Поступившие документы передаются работнику, за которым закреплен соответствующий участок работы (материальная или расчет заработной платы и другие).

Сотрудник проверяет полноту и правильность оформления точность заполнения реквизитов, законность операции, логическую увязку показателей. Принятые документы систематизируются в хронологическом порядке (по датам) и оформляются накопительными ведомостями или в

Порядок формы записей учетных накопительных документов определен в инструкции бухгалтерского учета.

Оформление организационно-распорядительных сведений осуществляется по правилам составления служебных документов.

Проверка и отправка исходящих данных производится в общем потоке через секретаря или канцелярию.

При отправке проверяют правильность составления документа (наличие даты, печати, подписи, всех страниц, правильность адресата).

Вообще то документ - это деловая бумага. Докумен­том является любой лист бумаги с текстом.

Бухгалтерский документ - это лист бумаги с таким текстом, ко­торый подтверждает или хотя бы предвещает какое-либо со­бытие .

Иногда документ занимает несколько листов.

Для изготовления документа можно взять готовый бланк документа и впечатать или вписать в него нужную информацию.

Образцы форм документов утверждаются правительствен­ными органами. Такие формы документов называются .

Предприятия могут изменять унифицированные формы как угодно, могут изобретать свои собственные формы.

Но в любом случае документ должен содержать следую­щие обязательные сведения (или следующие реквизиты, как это называется на бухгалтерском языке):

1. дата составления;
2. наименование документа;
3. наименование предприятия, составившего доку­мент,
4. содержание хозяйственного события;
5. измерители хозяйственной операции в натураль­ном и денежном выражении;
6. фамилии и должности ответственных лиц;
7. личные подписи указанных лиц.

Кроме перечисленных обязательных реквизитов, удобно использовать реквизит под названием номер докумен­та. Без номера можно запутаться.

Если документ является внешним документом, то есть предназначенным для использования не только внутри пред­приятия, но и за его пределами, то помимо личных подпи­сей на документе должна быть поставлена круглая печать предприятия.

В качестве примера заполненного документа приведем документ под названием накладная на внутреннее пере­мещение.

Накладная на внутреннее перемещение является ма­териальным документом.

Приведенный документ подтверждает событие хозяйствен­ной жизни ООО «Белая ромашка», которое заклю­чается в том, что в конкретный день конкретное количество мебели было передано из подразделения Склад отдела снабжения в подразделение Торговый отдел того же предприятия. При этом материальная ответственность за указанные стулья перешла от материально ответственного лица Ивановой М.И. к матери­ально ответственному лицу Петрову А.С.

По общепринятому и вполне логичному порядку заполняет та сторона, которая выдает иму­щество. В данном случае это - кладовщик Иванова М.И. Кладовщик Иванова М.И. печатает накладную на внутрен­нее перемещение в трех экземплярах. Все три экземпляра подписываются двумя сторонами, одной из которых явля­ются сама кладовщик Иванова М.И., а другой- замести­тель начальника отдела Петров А.С. Затем Иванова М.И. ос­тавляет себе первый экземпляр документа, второй экземп­ляр отдает Петрову А.С., а третий экземпляр относит в бухгалтерию для регистрации факта хозяйственной жизни предприятия.

Приведенный документ является внутренним доку­ментом, то есть он не предназначен для использования за пределами предприятия. Поэтому на него ставить печа­ти не нужно.

Форма приведенного документа унифицированной не яв­ляется. Но, как видим, документ содержит все обязатель­ные реквизиты.

Заметим, что по характеру структуры документ разделя­ется на три части:

• шапка документа;
• табличная часть документа.

Табличная часть документа - это таблица для пере­числения однотипных сведений. В таблице указываются де­тали и измерители хозяйственного события. В табличной части должна быть заполнена хотя бы одна строка.

Шапка документа - это остальная часть документа за пределами табличной части. В шапке содержатся реквизиты документа и общие характеристики описываемого хозяйствен­ного события.

Чисто формально шапку документа можно разделить на две части:

• собственно шапка документа , или заголовочная часть документа - это часть документа, располага­ющаяся выше табличной части;
• подвал документа - это часть документа, располага­ющаяся ниже табличной части.

В подвале документа обычно содержатся итоговые числа и подписи ответственных лиц.

Некоторые документы могут не иметь табличной части.

Как я уже говорила, бухгалтерия предприятия получает от других структурных подразделений материальные доку­менты.

Все эти документы в бухгалтерии тщательно проверяются. Проверка должна подтвердить, что документы оформ­лены правильно, что на них стоят нужные подписи и нуж­ные печати и что они не противоречат другим имеющимся документам. Если в документе будет что-то не так, то бухгалтерия вернет его на переоформление. Документ который был проверен придирчивым бухгалте­ром, в нехорошей ситуации предприятие может смело предъявить в суд. И там этот документ пройдет судебную экспертизу и послужит основанием для предъявления судеб­ного иска обидчику

После проверки документы регистрируют в журналах ре­гистрации документов. (В бухгалтерии должно быть по одному журналу регистрации на каждый вид документа). Затем документы подшиваются в папки, в которых хранят­ся определенное количество лет.

Основные бухгалтерские документы

Сознательно не упомянуты документы, которые являют­ся важными с точки зрения руководства предприятия, но не слишком существенны с точки зрения бухгалтерии. Это до­говоры, которые заключает предприятие с другими пред­приятиями. Это счета, которые предприятие выписывает (как говорят бухгалтеры, выставляет) другим предприя­тиям для оплаты.

Именно на основе договоров и счетов руководитель орга­низует работу предприятия.

Но с точки зрения бухгалтерии что договора, что счета - это лишь предвестники хозяйственных событий. Скорее все­го эти события произойдут. Поэтому договоры и счета тоже надо собрать и подшить в соответствующие папки с целью последующей сверки с другими документами.

Но главным для бухгалтерии будет документ, который засвидетельствует уже свершившееся событие. Этим доку­ментом будет товарно-транспортная накладная или акт выполнения работ.

В таблице не упомянуто платежное поручение у которое печатается в бухгалтерии и которое представляет собой ука­зание банку переслать некоторую денежную сумму с расчет­ного счета предприятия на другой расчетный счет. Причина та же самая: платежное поручение является предвестником события. Это событие наверняка произойдет сразу после того, как платежное поручение будет передано в банк. Но, тем не менее, документом, подтверждающим факт свершения самого события, является выписка с расчетного счета пред­приятия. Этот документ в таблице есть.

В таблице не указаны документы, которые являются до­полнениями к каким-то другим документам.

Например, когда на предприятии печатается товарно- транспортная накладная, попутно может печататься пропуск па вынос имущества. Этот документ нужен для службы охраны и представляет собой разрешение на вынос указан­ного имущества с территории. Еще попутно с товарно-транс­портной накладной может печататься лист отбора. Этот документ нужен кладовщику и представляет собой указа­ние- чего, сколько и с какой конкретно полки ему взять при формировании комплекта отгружаемых товаров.

Бухгалтерии предприятия подобные мелкие подробности не интересны.

Но существует еще один документ, который печатается вместе с товарно-транспортной накладной. Этот документ - счет-фактура.

Денежные документы и расчетные документы печа­таются в самой бухгалтерии.

Примером денежных и расчетных документов являются.

Документооборот в организациях ― неотъемлемая часть хозяйственных процессов. Документы бухгалтерского учета призваны письменно зафиксировать все происходящие на предприятиях события, затрагивающие рабочие моменты.

Сущность и значение бухгалтерских документов

Требования законодательства, в частности, положения «Закона о бухгалтерском учете» делают обязательным документирование всех событий в хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для подтверждения совершения каких-либо операций, служат письменным свидетельством происходящих процессов.

Бухгалтерский документ представляет собой бланк, в котором могут быть зафиксированы текущие события, их стоимостная оценка, иные критерии, отличающие хозяйственную операцию.

По видам финансово бухгалтерские документы и их назначение можно классифицировать следующим образом:

1. Распорядительные. На их основании хозяйственные операции не фиксируются. Эти документы выступают в качестве распоряжений для выполнения определенных действий. В эту группу относят приказы, распоряжения руководства.
2. Оправдательные ― подтверждают совершение фактических операций в текущей деятельности фирмы. Являются основанием для внесения учетных записей, например, акты о приемке-передаче ценностей, накладные на списание, внутреннее перемещение. Нередко их наличие должно быть подтверждено и распорядительными документами.
3. Документы учетного оформления призваны упростить процедуру ведения учета. Представляют собой различные ведомости, бухгалтерские справки, объясняющие порядок совершения действий и их целесообразность.
4. Комбинированные документы носят признаки распорядительных и оправдательных одновременно. Служат основанием для появления хозяйственной операции, также содержат в себе указание на ее совершение. В данном случае в качестве примера можно рассмотреть кассовые документы (расходный кассовый ордер).

Что относится к бухгалтерским документам

Документы, регламентирующие бухгалтерский учет, формируются по порядку составления, то есть делятся на первичные и сводные. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы первичного учета. Могут быть сформированы непосредственно на предприятии, а могу быть и получены со стороны ― от поставщиков, покупателей, иных контрагентов. Основные бухгалтерские документы, относящиеся к первичным, – это накладные, платежные, кассовые, банковские и прочие документы. Сводные составляются на основе первичных, содержат обобщенные сведения.

По своему содержанию могут принимать материальные и денежно-расчетные значения. Материальная часть отражает наличие и движение товарных и иных ценностей. Например, акты приемки- передачи , накладные на отпуск товара дают точное представление о видах и количестве перемещаемого имущества. Также дается стоимостная оценка проделанной операции.

Некоторые бумаги относятся исключительно к расчетным. Речь идет о платежных ведомостях , кассовых ордерах , банковских выписках. Информация, которую они несут, имеет исключительно финансовый характер ― состояние расчетов с контрагентами, оплата труда сотрудникам .

До недавнего времени сохранялось требование об обязательном использовании унифицированных форм в учете. Вступление в силу Закона № 402-ФЗ о бухучете дает возможность руководству организаций самостоятельно разрабатывать формы первичных документов . Но при этом сохраняются некоторые требования к наличию обязательных реквизитов. То есть в первичном учете действующим бухгалтерским документом является лишь форма, отражающая следующие сведения:

• наименование и дата составления бланка;
• реквизиты хозяйственного субъекта;
• содержание операции и ее характеристики в денежном и количественном выражении;
• подписи ответственных лиц.

Для чего используются документы бухгалтерского оформления

Для организаций и даже для предпринимателей значение бухгалтерских документов велико. Они не только служат подтверждением свершившихся фактов хозяйственной деятельности, но и помогают определить текущее финансовое состояние фирмы. На их основе субъекты проводят расчеты по налогам, при этом уменьшение налогооблагаемой базы возможно лишь при наличии верно оформленных с точки зрения законодательства документов.

Отсутствие необходимой первички, справок, ведомостей впоследствии может создать немало проблем для организации, вызвав дополнительные вопросы со стороны контролирующих органов. Нередко этот факт служит основанием для пересчета налогооблагаемой базы.

Какие бухгалтерские документы должны быть в ООО для обеспечения текущей работы предприятия? В зависимости от специфики работы, это документы, регламентирующие деятельность предприятия ― приказы, распоряжения, учетная политика. Подтверждением фактов полученных доходов и совершенных расходов служат накладные, счета-фактуры, расчетные ведомости с персоналом , иные кассовые и банковские документы. Для упрощения процедуры учета широко используют оборотные, накопительные ведомости, содержащие обобщающие сведения об однородных операциях.

Передача документов и срок хранения

Учитывая, что роль и значение бухгалтерских документов неоспоримы для каждого хозяйственного субъекта, их движение и хранение также должны подчиняться определенным правилам.

Организации самостоятельно составляют график первичного документооборота, включающего в себя следующие этапы:

• прием или оформление;
• обработка;
• хранение;
• передача в архив.

Указанный график должен содержать оптимальные сроки по обработке полученных данных. При необходимости допускается корректировка установленных периодов.

Хранение первичных документов обеспечивается работниками бухгалтерской службы. При этом при смене ответственных лиц требуется составить акт приема-передачи бухгалтерских документов, образец которого разрабатывается с учетом особенностей фирмы. Но в то же время необходимо сформировать подробный реестр бухгалтерских документов при передаче дел, образец которого будет нести полную информацию об имеющемся объеме операций.

Срок хранения документов различен, зависит от их назначения. Сведения, предоставляющие данные о расчете налогов, должны быть доступны не менее 4-х лет. Заполненные бланки, предоставляющие информацию о сотрудниках, хранятся до 75 лет.

Реестр бухгалтерских документов при передаче дел (образец)