УПД (универсальный передаточный документ): образец заполнения. УПД: бланк и образец заполнения Упд с 1 октября

Форма счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утверждена Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137 . Последние изменения в бланк счета-фактуры и корректировочного счета-фактуры были внесены в 2017 году. Напомним о них.

Счет-фактура с 01.07.2017

Сначала в форму счета-фактуры, а также корректировочного счета-фактуры был добавлен новый показатель (Постановление Правительства от 25.05.2017 № 625). Он размещен после строки «Валюта: наименование, код» и называется «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)».

Заполнять эту строку нужно при выставлении счета-фактуры в рамках:

• госконтракта на поставку товаров (работ, услуг);
• договора (соглашения) о предоставлении субсидий, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал из федерального бюджета.

Здесь следует указывать идентификатор таких контракта или договора (соглашения) в случае присвоения идентификатора.

Счет-фактура с 01.10.2017

Второе обновление счета-фактуры в 2017 году принесло сразу несколько изменений (Постановление Правительства РФ от 19.08.2017 N 981):

• появилась новая графа 1а «Код вида товара». В ней российские экспортеры товаров в страны ЕАЭС должны указывать код вида товара. Определяется такой код по единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС. Если нет необходимости заполнять эту графу, в ней ставится прочерк;
• в строку «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» были добавлены слова «(при наличии»);
• графа 11 стала называться «Регистрационный номер таможенной декларации» (вместо «Номер таможенной декларации»). Раньше в ней указывался соответствующий номер по товарам, произведенным за пределами РФ. Теперь же ее надо заполнять и в отношении товаров, выпущенных таможней для внутреннего потребления на территории ОЭЗ в Калининградской области;
• в нижней части счета-фактуры указано, что подписывает его ИП или иное уполномоченное лицо. То есть больше не должно возникать споров относительно того, может ли предприниматель делегировать свои права по подписанию счетов-фактур кому-либо другому.

Аналогичные изменения были внесены и в форму корректировочного счета-фактуры. Кроме того, закреплено, что в дополнительных строках корректировочного счета-фактуры можно указать дополнительную информацию.

Такая форма счета-фактуры применяется с 01.10.2017.

Скачать бланк счета-фактуры можно через систему КонсультантПлюс .

Счет-фактура в 2019 году

В течение 2018 года счет-фактура не менялся, а значит, и в 2019 году нужно применять форму, используемую с 01.10.2017.

УПД-2019

Рекомендованная ФНС форма УПД (Письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) ни в 2017 году, ни в 2018 году не менялась.

В то же время, форма УПД является рекомендованной, а не обязательной к применению, и ФНС не запрещает вносить в форму универсального передаточного документа (УПД) дополнительные сведения. В том числе, реквизиты, которые добавили в бланк счета-фактуры в 2017 году (

Универсальный Передаточный Документ

Скачать Форму и Приложения

Ф ормат УПД теперь один и тот же и для счетов-фактур, и для УПД.

Сам бланк УПД не поменялся, однако организации придется дополнять его самостоятельно, ведь он должен содержать все обязательные реквизиты, которые есть в счете-фактуре.

Компания не обязана использовать универсальный передаточный документ в документообороте. Но может это делать, чтобы уменьшить количество оформляемых документов.

УПД опять не стали обязательными документами, это по-прежнему рекомендованная форма.

передаточный документ (УПД).

Теперь необязательно выписывать отдельно счет-фактуру и товарную накладную. Эти два документа официально разрешено объединять в один - «универсальный передаточный документ» (УПД).

Организация может объединить информацию из ранее обязательных форм по передаче:

Материальных ценностей (ТОРГ-12 , М-15 , ОС-1, товарный раздел ТТН):

Данные счетов-фактур в УПД.

В УПД можно отражать факты:

• отгрузки товаров с транспортировкой или без нее (кроме недвижимости);
• передачи имущественных прав;
• результатов выполненных работ;
• оказания услуг.

Дополнительные сведения в УПД

УПД может содержать дополнительные сведения

Организация вправе дополнить УПД любыми данными, которые отражают специальные условия сделок.

Стороны могут использовать образец формы документа, объединяющей в себе форму счета-фактуры и информацию первичного учетного документа, дополняя его любыми другими показателями, необходимыми для отражения специальных условий сделок.

Это могут быть не содержащиеся в образце столбцы и строки за пределами черной рамки, что обеспечивает условие сохранения формы счета-фактуры.

КАК ВЫСТАВЛЯТЬ УПД

С 1 июля 2017 года формат УПД изменился. Выставляйте и принимайте от контрагентов только новый формат.

Главное изменение — добавится реквизит с идентификатором госконтракта. Он заполняется в том же порядке, что и в счетах-фактурах.

Компании при отгрузке могут не выставлять отдельно счет-фактуру и документ на отгрузку, а заполнить один — универсальный передаточный документ (УПД), который объединит их.

Форма УПД - это форма счета-фактуры, которая дополнена реквизитами первичного документа об отгрузке и приемке товара. Электронный УПД можно отправлять и контрагентам, и в налоговую инспекцию.

Компании могут по своему усмотрению усовершенствовать бланк универсального документа (письмо ФНС № ЕД-4-15/22619@ ).

Главное - чтобы дополнительные реквизиты не нарушали последовательность обязательных внутри жирной рамки. Дополнительные сведения отражаются после всех строк и граф с пометкой «Справочно».

Если организация не утвердила УПД в начале года, то её всё равно можно использовать с любой даты.

Для этого достаточно приложить бланк к договору с контрагентом и в учетной политике прописать, что Вы используете первичку, согласованную в договорах (письмо Минфина № 03-03-06/1/31261 ).

УПД, в котором допущена ошибка, можно исправить.

Исправления заверяются подписью с расшифровкой.

При изменении цены (например, после предоставления скидки) не получится выставить корректировочный УПД.

. . . .

Документы для скачивания:

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

• первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168 , п. 1 ст. 169 НК РФ).

При этом содержание перечисленных документов в основном идентично. Ведь накладные (ТОРГ-12 , товарно-транспортная накладная Т-1) или акты и счет-фактура дублируют содержание хозяйственной операции. А это увеличивает как временные, так и финансовые затраты на оформление, учет, хранение, поиск и анализ первичных учетных документов.

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Какой документ предложила ФНС?

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов , а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Соответствие УПД и счета-фактуры

Обновленный бланк УПД в формате Word скачайте на нашем сайте по ссылке , а бланк в формате Excel — по ссылке .

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

• если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
• если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

Порядок и образец заполнения УПД

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур , а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур .

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк .

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

1. В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
2. Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):

• графа 6 «В том числе сумма акциза»;
• графа 7 «Налоговая ставка»;
• графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
• графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
• графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» .

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами : руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Подписи в УПД проставляются следующим образом:

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

• строка 1 — дата составления документа;
• строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
• строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте), передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Посмотреть и распечатать образец универсального передаточного документа можно здесь.

Итоги

Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.

Каким образом следует оформлять универсальный передаточный документ (далее - УПД) с 01.07.2017?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Для использования УПД в качестве счета-фактуры с 01.07.2017 его форму после строки, касающейся валюты, следует дополнить строкой следующего содержания: "Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) __________________________ (8)" (до табличной части), по аналогии с формой счета-фактуры, которая будет действовать с начала следующего квартала. Если ФНС России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны самостоятельно.

Обоснование вывода:

УПД может использоваться, в частности, как (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@).

В таком случае форма УПД должна содержать все обязательные реквизиты счета-фактуры, предусмотренные ст. 169 НК РФ (смотрите также письмо ФНС России от 23.09.2016 N ЕД-4-15/17910). Кроме того, при этом должна обеспечиваться и сохранность формы счета-фактуры, утвержденной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утвержденных указанным постановлением, письмо ФНС России от 23.12.2015 N ЕД-4-15/22619).

В силу внесенных Федеральным законом от 03.04.2017 N 56-ФЗ изменений с 01.07.2017 в счетах-фактурах, выставляемых при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, а также в корректировочных счетах-фактурах должен будет указываться идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии) (пп. 6.2 п. 5, пп. 4.2 п. 5.1, пп. 6.1 п. 5.2 ст. 169 НК РФ).

Постановлением Правительства РФ от 25.05.2017 N 625 внесены соответствующие изменения в формы счетов-фактур и правила их заполнения, которые вступят в силу также с начала третьего квартала 2017 года.

Таким образом, считаем, что для использования УПД в качестве счета-фактуры с 01.07.2017 его форму после строки, касающейся валюты, следует дополнить строкой следующего содержания: "Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) __________________________ (8)" (до табличной части), по аналогии с формой счета-фактуры, которая будет действовать с начала следующего квартала.

Если ФНС России не предложит доработанную форму УПД, дополнить ее налогоплательщики должны самостоятельно. Запрета на такие действия не установлено (смотрите также письмо ФНС России от 23.12.2015 N ЕД-4-15/22619, п. 3 письма ФНС России от 24.01.2014 N ЕД-4-15/1121@).

Энциклопедия решений. Счет-фактура;

Энциклопедия решений. Универсальный передаточный документ в целях учета расходов при налогообложении прибыли.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Универсальный передаточный документ включает СФ, поэтому в форме УПД с 01.10.2017 произошли аналогичные изменения. Главное: все это касается бумажных форм.

Последняя редакция Постановления № 1137 внесла коррективы в бумажные счета-фактуры (СФ), а значит, и УПД.

Новая графа 1а предназначена для кода вида товара по ТН ВЭД ЕАЭС. Заполняется, если товар экспортируется в ЕАЭС. Если нет — просто ставится прочерк. В корректировочном СФ это поле под номером 1б.

В графе 2а юридическим лицам теперь нужно давать адрес из ЕГРЮЛ, а не из учредительных документов. Индивидуальные предприниматели должны указывать адрес по ЕГРИП. Главное требование к этим данным — заполнить их так, чтобы они были четкими и понятными, чтобы их невозможно было перепутать с другими, иначе это помешало бы идентифицировать участников сделки.

К названию графы 11 «Номер таможенной декларации» прибавилось слово «регистрационный». Но это не повлияло на ее наполнение, оно осталось прежним. Согласно разъяснениям ФНС, графа заполняется, как и раньше: 24 символа.

Универсальный передаточный документ включает СФ, поэтому в форме УПД с 01.10.2017 произошли аналогичные изменения. Главное: все это касается бумажных форм. Электронные форматы пока остаются прежними. Что касается печатных форм, которые не являются юридически значимыми документами, то они будут приведены в соответствие с бумажными формами для удобства пользователей.

Другие статьи по теме «Документооборот с контрагентами»

Особенности обращения с УПД

УПД — альтернатива пакету из счета-фактуры и акта. Также он может применяться вместо первичного учетного документа. В каком именно качестве он используется в каждом конкретном случае отражает его статус: 1 — для комплекта документов, 2 — для акта.

Документооборот с контрагентами

УПД: как с ним обращаться

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе счет-фактуру (СФ) и накладную/акт. Его можно представлять в ФНС как основание для получения вычета по НДС. У бумажной и электронной версии УПД есть свои особенности при использовании.