Исправление зарплатных ошибок. Исправления и перерасчеты заработной платы


Виды ошибок

Упоминание об ошибках находим в ст. 127 КЗоТ, в которой установлены ограничения отчислений из заработной платы. Здесь говорится о счетных ошибках. Что понимать под счетными ошибками и какие ошибки не могут ими считаться, разъясняет п.п. 1 п. 24 пост ановления № 13.

Счетные ошибки - это ошибки в вычислениях, двукратное начисление заработной платы за один и тот же период и т. п. Не могут считаться счетными ошибки в применении закона и других нормативно-правовых актов, в том числе коллективного договора, которые не связаны с вычислениями.

Как исправлять «зарплатные» ошибки?

Счетные ошибки.

Вследствие счетных ошибок бухгалтер, как правило, завышает или занижает месячный фонд оплаты труда. Поэтому исправляются они путем:

Сторнирующих проводок (если зарплата завышена);
- доначисления соответствующих сумм (если зарплата занижена).

Кроме того, параллельно корректируются суммы налога на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) и единого социального взноса (далее - ЕСВ), а также налоговые расходы.

Доначисление (сторнирование) ошибочных (не начисленных либо излишне начисленных) сумм отражается в фонде оплаты труда того месяца, в котором были осуществлены начисления. Это прямо предусмотрено п.п. 1.6.2 Инструкции № 5. Данное положение очень важно для бухгалтера. По сути, оно дает возможность избежать штрафов по ЕСВ и НДФЛ, а также корректировки ранее поданной отчетности. Такой же подход, по нашему мнению, следует применять и при корректировке налоговых расходов.

Это значит, что «налоговоприбыльная» отчетность предыдущих отчетных периодов не затрагивается - все исправления отражаются в текущей отчетности.

Несчетные ошибки.

Последствия несчетных ошибок более разнообразны. Такие ошибки могут так же, как и счетные, привести к завышению или занижению фонда оплаты труда.
Исправляются они, как и счетные ошибки (см. выше).

Кроме того, из-за таких ошибок может быть:

Неверно исчислен ЕСВ вследствие занижения (завышения) базы взимания ЕСВ или применения неверного размера ставки ЕСВ;
- неверно исчислен НДФЛ вследствие применения неправильного размера ставки, неправильного определения общего налогооблагаемого дохода или базы налогообложения.

В таких двух случаях фонд оплаты труда не корректируется. Корректировке подлежат суммы ЕСВ и (или) НДФЛ, а также налоговых расходов (при необходимости). В зависимости от результатов ошибки они либо доначисляются, либо сторнируются. При этом необходимо корректировать отчетность, а именно:

Налоговый расчет по форме № 1ДФ, если вследствие ошибки была неверно определена сумма НДФЛ.
- Отчет по форме № Д4 (отчет по ЕСВ), если вследствие ошибки была неверно определена сумма начисленного и удержанного ЕСВ;
- Налоговую декларацию по налогу на прибыль, если вследствие ошибки в прошлых отчетных периодах были завышены (занижены) налоговые расходы.

Обратите внимание на то, что при корректировке отпускных и больничных (в результате как счетных, так и не счетных ошибок), для целей сравнения с предельным размером дохода при определении права на НСЛ и для сравнения с максимальной величиной базы начисления ЕСВ суммы корректировок относятся к месяцам, за которые они производятся.

Можно ли удержать с зарплаты работника излишне выплаченные ему средства?

Тут все зависит от вида ошибки. Рассмотрим возможные ситуации.

Если работнику излишне выплачены средства в результате счетной ошибки. В первую очередь бухгалтер должен составить бухгалтерскую справку (докладную записку), где фиксируется факт выявления ошибки, ее причины и последствия. На основании докладной записки руководитель издает приказ (распоряжение) об удержании излишне выплаченной суммы. Обратите внимание: такой приказ может быть издан при выполнении одновременно двух условий:

1) не истек месяц со дня выплаты неправильно исчисленной суммы;
2) работник не оспаривает оснований и размера отчислений. На необходимость
выполнения данного условия указывает ВСУ (см. п. 1 п. 24 постановления № 13). Чтобы подтвердить согласие работника на удержание из его зарплаты излишне выплаченной суммы, его можно либо ознакомить с приказом (распоряжением) под расписку либо получить от него заявление.

Как видим, для удержания с зарплаты работника излишне выплаченных сумм вследствие счетной ошибки установлены сжатые сроки. А что если счетная ошибка будет выявлена по истечении месячного срока? В таком случае ничего не остается, как надеяться на порядочность работника. Дело в том, что удержать сумму, излишне выплаченную в результате счетной ошибки, выявленной с опозданием, можно только по добровольному согласию работника, которое он выражает в заявлении.

Если же работник не согласен с действиями работодателя, взыскать с него излишне выплаченные суммы можно исключительно в судебном порядке.

Работодатель вправе обратиться с требованиями о взыскании с работника излишне выплаченных сумм в течение одного года со дня возникновения права на отчисление соответствующих сумм (п. 24 пост ановления № 13). В случае если суд выносит решение в пользу работодателя, то взыскание с работника производится на основании исполнительного листа.

Если работ нику излишне выплачены средства в результате НЕсчетной ошибки. В такой ситуации законодательство не наделяет работодателя правом издавать приказ об удержании с работника излишне выплаченных сумм. Не подлежит возврату безосновательно полученная физлицом заработная плата, если ее выплата проведена работодателем добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника (ст. 1215 ГКУ).

А значит, вариант остается только один - добровольное согласие работника на удержание из зарплаты излишне выплаченной суммы. В таком случае работник подает соответствующее заявление.

Что касается взыскания в судебном порядке, то в данной ситуации вряд ли дело решится в пользу работодателя. Как указано выше, в ст. 1215 ГКУ прямо предусмотрено, что зарплата не возвращается, если ее переплата не связана со счетной ошибкой. Если же работодателю, как говорится, «море по колено», то можно и рискнуть, ввязавшись в судебную волокиту.

И в первом, и во втором рассмотренном случае необходимо учитывать, что при каждой выплате заработной платы общий размер всех отчислений не может превышать 20 % , а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством Украины, - 50 % заработной платы, причитающейся для выплаты работнику (ч. 1 ст. 128 КЗоТ). То есть по общему правилу с заработной платы работника может быть отчислено не более 20 % суммы, подлежащей выплате.

Еще один законный вариант для работодателя вернуть ошибочно выплаченные средства -взыскать их с виновного лица, т. е. с бухгалтера, который допустил ошибку. Конечно же, он неприятен для бухгалтеров, но поскольку такой вариант предусмотрен действующим законодательством, мы не вправе о нем умолчать.

Могут ли наказать бухгалтера?

В случае если взыскать излишне выплаченную зарплату в добровольном порядке с работника не получилось, руководитель предприятия вправе принять решение о возмещении ущерба предприятию за счет лиц, допустивших ошибку. С целью установления лица, виновного в причинении ущерба, проводится служебное расследование, по результатам которого составляется акт. В рассматриваемой ситуации виновным лицом может быть бухгалтер по заработной плате и/или главный бухгалтер (если такая должность предусмотрена в штатном расписании предприятия).

Работники несут материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный предприятию, в результате нарушения возложенных на них трудовых обязанностей (ст. 130 КЗоТ). При этом под прямым действительным ущербом понимаются, в частности, денежные выплаты (абзац второй п. 4 постановления № 14). Размер причиненного ущерба определяется по фактическим потерям, на основании данных бухгалтерского учета (ч. 1 ст. 1353 КЗоТ).

Обычный (не главный) бухгалтер несет материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ).

Размер среднемесячного заработка определяется в соответствии с Порядком № 100. Сумма ущерба, превышающая этот размер, работником не возмещается. Если фактическая сумма ущерба меньше среднего месячного заработка, то работник обязан возместить всю сумму причиненного работодателю ущерба.

В случае если на предприятии предусмотрена должность главного бухгалтера, то ему как руководителю структурного подразделения тоже придется нести материальную ответственность (и тоже в пределах своего среднемесячного заработка), но только за ту часть ущерба, который не возмещен непосредственными виновниками (абзац вт орой п. 6 постановления № 14). В рассматриваемой ситуации непосредственным виновником будет бухгалтер по заработной плате. При этом общая сумма, которая подлежит взысканию с них обоих, не должна превышать причиненный ущерб.

Если же главный бухгалтер не принял своевременных мер по взысканию ущерба с непосредственных виновников, то он будет сам нести материальную ответственность в размере причиненного по их вине ущерба, но опять же не более своего среднего месячного заработка (п. 2 ст. 133 КЗоТ).

Бухгалтер может покрыть ущерб добровольно полностью или частично. Если это не происходит, работодатель вправе взыскать ущерб путем отчисления из заработной платы на основании п. 3 ч. 2 ст. 127 КЗоТ. Возмещение работником причиненного ущерба, размер которого не превышает среднего месячного заработка работника, производится на
основании распоряжения работодателя. Такое распоряжение издается в двухнедельный срок со дня выявления нанесенного ущерба и может быть обращено к выполнению не ранее семи дней со дня уведомления об этом работника.

Ущерб может быть возмещен путем удержания из заработной платы работника (не более 20 % суммы «чистой» заработной платы, за исключением случая, когда бухгалтер добровольно возмещает большую сумму) либо путем внесения денежных средств в кассу или на банковский счет работодателя.

Если работник отрицает свою вину в причинении ущерба либо он уволен или истек срок для издания распоряжения, а также в случае превышения размера ущерба среднего месячного заработка работника, работодатель в течение года со дня выявления ущерба может обратиться с иском в районный, районный в городе, городской суд (ст. 136 КЗоТ).

Влияют ли корректировки на расчет отпускных и больничных?

Такой вопрос закономерно возникает у бухгалтера, если при исправлении ошибки были доначислены или сторнированы выплаты, и при этом такие корректировки приходятся на расчетный период. Напомним, что по общему правилу расчетный период для исчисления отпускных составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска, а для исчисления больничных и декретных - 6 месяцев, предшествующих месяцу наступления страхового случая.

Таким образом, другие выплаты, которые начисляются за период, например такие, как отпускные, пособие по временной нетрудоспособности, пособие по беременности и родам и т. п., для расчета отпускных должны быть отнесены к заработку того месяца, за который они начислены. Это же касается корректировок. То есть суммы доначисленной (или сторнированной) зарплаты должны быть отнесены к тому месяцу, за который они доначислены (сторнированы).

В расчете больничных и декретных участвуют выплаты, которые включаются в фонд оплаты труда и с которых взимается ЕСВ. Кроме того, учтите, что выплаты за неотработанное время в расчете больничных не участвуют, а вот при расчете декретных их нужно учитывать. Зарплата учитывается в том размере, в котором она была начислена и с которой взимался ЕСВ.

Суммы доначисленной (сторнированной) зарплаты для расчета больничных и декретных учитываются в том месяце, в котором они начислены. При этом корректировки зарплаты не влияют на размер больничных и декретных, выплаченных за предыдущие периоды.

Работодатель вправе вернуть излишне уплаченную сумму заработка, если он совершил счетную ошибку. Для этого необходимо получить согласие работника или доказать этот факт в суде.

Излишняя выплата может быть произведена как трудящемуся в настоящее время, так и уволенному сотруднику.

Если гражданин работает в компании, достаточно его согласия на удержание. Работодатель должен убедиться, что излишняя выплата осуществлена из-за неправильных математических действий при расчете. Затем нужно предложить сотруднику внести деньги в установленный срок либо получить его разрешение на удержание. Он должен написать заявление, на основании которого готовится приказ о ежемесячном удержании 20% от зарплаты.

Если получивший излишнюю сумму сотрудник уже уволен, то возмещение нужно производить через суд. В арбитраж подаются документы, подтверждающие арифметическую ошибку и подробный алгоритм расчета.

При сбое в программе следует подготовить для суда отчет программиста, в котором зафиксированы неполадки и указано их влияние на итог вычислительных действий.

В ст. 137 ТК приведены все случаи, при которых удержание переплаты из заработка возможно по закону.

Часто вопрос возврата переплаты решается в судебном порядке, т. к. труженик отказывается вернуть ее добровольно. Работодатель может рассчитывать на положительное решение суда, если произошла счетная ошибка или сбой в программе. При технических неточностях и неправильном применении нормативов деньги останутся у работника.

Что это такое

Конкретного определения счетной ошибки нет ни в одном нормативном документе, регламентирующем трудовые отношения в РФ.

Счетной признается ошибка, совершенная при осуществлении арифметических действий, т. е. неверный результат деления, умножения, сложения или вычитания. Об этом свидетельствует Определение ВС РФ № 59-В11-17 от 20.01.12 и письмо Роструда № 1286-6-1 от 01.10.12.

При обнаружении такой неточности составляется соответствующий акт в произвольной форме.

Счетная ошибка при начислении заработной платы является законным основанием для удержания переплаты из дохода сотрудников, при начислении которого она была допущена.

Если отсутствует факт недобросовестности гражданина или ошибки в расчетах, он не обязан возвращать излишне полученную им зарплату (п. 3 ст.1109 ГК).

Сейчас учет в основном ведется с использованием бухгалтерских программ. Если расчетчик ошибся при вводе в нее данных, это признается технической ошибкой по вине работодателя. Она не относится к счетным и возникшая в результате нее переплата не подлежит возмещению.

Не возвращаются излишне выданные суммы, возникшие по причине неточности, совершенные расчетчиком из-за его низкой квалификации или небрежности. Программы, в которых работают бухгалтера, уже содержат все необходимые формулы для верного расчета вознаграждения персоналу.

Если программа дала сбой, то работодателю необходимо вызвать специалиста, ее обслуживающего, который должен документально зафиксировать данный факт. При наличии подтверждающей бумаги суд может приравнять некорректное функционирование программы к счетной ошибке.

При обнаружении переплаты ее можно удержать из заработка сотрудника только с его согласия или по решению суда. В последнем случае должна быть доказана вина или недобросовестные действия сотрудника или установлена счетная ошибка. Работодателю необходимо предоставить соответствующий акт работнику и суду.

При отсутствии доказательств суд не удовлетворит требование об удержании переплаты с труженика.

Следует закрепить определение счетной ошибки в , например, в Колдоговоре. Для рассмотрения факта переплаты работодателю необходимо создать специальную комиссию. В ее состав можно включить главбуха, кадровика, финансового руководителя, администратора. Функции председателя можно возложить на директора.

С заключением комиссии труженика нужно ознакомить в обязательном порядке.

Техническая оплошность

Неправильный ввод данных признается технической ошибкой. Именно так суды часто характеризуют допущенную бухгалтером оплошность. При этом переплата работником не возвращается.

К таким ошибкам, например, относятся:

  • неправильное применение налоговых льгот;
  • выбор не того коэффициента при начислении зарплаты;
  • ввод неверных исходных данных для расчета и т. д.

Такие недочеты практически невозможно переквалифицировать в счетные.

Суд откажет в возмещении переплаты при отсутствии связи неисправности в программе и арифметической ошибки. Сами по себе технические неполадки не могут свидетельствовать о счетной ошибке, поэтому необходимо заключение соответствующего специалиста, доказывающее эту взаимосвязь. В этой ситуации акт об обнаружении неточности не нужен.

В судебной практике техническими ошибками признаются:

  • некорректное внесение сведений в программу;
  • двойное перечисление заработка и прочих выплат;
  • выплата вознаграждения за период по разным основаниям;
  • несоблюдение правил, установленных нормативными документами.

Работодателю необходимо помнить, что при счетной ошибке удержание переплаты из заработка сотрудника без его согласия противозаконно (ч. 3 ст. 137 ТК).

В противном случае труженик может подать в суд, который обяжет компанию вернуть деньги и компенсировать гражданину моральный вред. Разбираться в основаниях и правомерности удержания арбитры не будут.

Для получения согласия от работника нужно подготовить для него уведомление в письменной форме. Сотрудник может написать заявление на возврат средств или заполнить соответствующие графы извещения. Труженик должен написать, что согласен с причиной и размером удержания.

При получении от сотрудника одобрения, работодатель может установить ему определенный срок для возврата денег, например, 3 дня, как для командировочных расходов. По истечении срока руководитель в течение месяца вправе издать приказ на удержание суммы. Распоряжение оформляется только при наличии согласия.

При отказе работника или пропуске месячного срока вернуть переплату возможно только по решению суда.

Доказательства счетной ошибки при начислении заработной платы

Для судебного разбирательства от работодателя потребуется объяснительная бухгалтера.

К ней прикладывают:

  • математический расчет с ошибкой;
  • расчетные листки;
  • ведомости по начислению и выдаче заработка.

Нередко работодатель ссылается на программную ошибку. Она не относится к несоблюдению компанией требований законодательства, поэтому также может признаваться счетной при наличии доказательной базы.

Если расчетчик допустил описку или опечатку деньги часто удается вернуть. Например, при перечислении труженику суммы, намного большей положенной.

Удержание из дохода работника

Деньги из заработка сотрудника могут удерживаться на основании следующих нормативных документов:

НК РФ п. 4 ст. 226 Работодатель обязан удержать НДФЛ из начисленной труженику зарплаты.
СК РФ ст. 109 Организация должна удерживать из дохода работника алименты и переводить их на счет получателя. Основанием для этого является исполнительный лист или заверенное у нотариуса соглашение.
Закон об исполнительном производстве № 229-ФЗ от 02.10.07 На основании п. 3 ст. 98 работодатель должника должен производить удержания из его заработка по исполнительному документу в соответствии с содержащимися в нем требованиями.
Закон о госпособиях гражданам с детьми № 81-ФЗ от 19.05.95 Ст. 19 обязывает компанию удерживать из доходов работников переплату пособий, возникшую по вине тружеников. Например, из-за сокрытия сведений, влияющих на размер и назначение выплат, предоставления ложных бумаг.
Закон о соцстраховании № 255-ФЗ от 29.12.06 Пункт 4 ст. 15 гласит, что излишне выплаченные суммы пособий от ФСС взыскиваются с получателя при выявлении факта его недобросовестности или при счетной ошибке бухгалтера.

В ст. 137 ТК сказано, что удержания из заработка труженика для погашения долга перед компанией возможны в следующих случаях:

  • для возмещения аванса, который был выдан в счет заработка и не отработан;
  • для погашения неизрасходованного и не возвращенного в срок аванса, выданного на командировку, служебную поездку или иные цели;
  • для возврата переплаты работнику из-за счетной ошибки либо при признании уполномоченным органом наличия вины труженика в несоблюдении трудовых норм или простое;
  • при увольнении сотрудника до окончания периода, за который он уже отгулял оплачиваемый отпуск.

Решение о возврате переплаты работодатель должен принять в месячный срок с момента, когда аванс должен был быть возвращен, долг погашен, выявлена счетная оплошность. Сотрудник должен дать согласие на удержание.

Пример

В соответствии со ст. 138 ТК сумма всех удержаний из месячной зарплаты сотрудника не может превышать 20%.

Пример:

Сантехнику ООО Холопову В. В. за апрель 2017 года начислена зарплата в размере 16 тыс. р. По приказу руководителя за этот период ему полагается премия 4 800 р.

Бухгалтер начислил работнику 22 800 р. и произвел выплату за минусом НДФЛ (22 800 – 13% = 19 836 р.).

Спустя месяц расчетчиком была выявлена счетная ошибка при начислении заработной платы в сумме 1 740 р. (19 836 – (20 800 – 13%)).

Для фиксации факта счетной ошибки в ООО была создана комиссия, в которую бухгалтер написал объяснительную. Оплошность была признана арифметической. Ее решили взыскать из заработка работника за май 2017.

Уведомление об этом направили Холопову В. В. и он подтвердил свое согласие с ситуацией.

Отражение в учете

При согласии сотрудника вернуть в кассу излишне выданную ему сумму бухгалтер должен отразить это проводками.

В таблице они представлены для бюджетного учреждения:

Обнаруженная переплата подтверждается справкой ф. 0504833, на основании которой сумма отражается в учетных регистрах. Переплата прошлых периодов учитывается как доход. Работник возвращает сумму за минусом НДФЛ.

Исправление расчета НДФЛ

В соответствии с п. 3 ст. 226 НК РФ при выявлении счетной ошибки после удержания НДФЛ его излишнюю сумму можно учесть при расчете заработка будущих периодов.

Если в прошлом периоде излишне удержан и уплачен налог, учесть его можно в текущем месяце, т. е. перечислить в бюджет меньше на величину переплаты. Излишек должен зачитываться автоматически.

Если сторнируемая сумма НДФЛ больше начисленной в следующих периодах, у труженика возникает излишнее удержание налога. Такая ситуация возможна при увольнении. Работодатель обязан вернуть эти деньги по заявлению сотрудника. Такой порядок предусмотрен ст. 231 НК РФ.

НДФЛ возмещается работнику из сумм, подлежащих уплате в бюджет в будущем периоде по данному сотруднику и прочему персоналу, с доходов которого налог удерживается. Перечислить налог нужно в 3-месячный срок с момента подачи работником заявления. Переплату по НДФЛ организация вправе возместить по заявлению в ИФНС.

Обнаруженная в текущем периоде счетная ошибка, свидетельствующая об излишне выплаченной зарплате сотруднику в прошлом периоде не признается ошибкой в расчете базы по взносам в ПФР. В подобной ситуации вносить корректировки в сданный ранее расчет вносить не нужно. Например, ошибочная выплата вошла в базу первого квартала, а обнаружена во втором, неточность нужно учесть во втором квартале и не подавать уточненку за первый.

Итак, при выявлении счетной ошибки при начислении заработка работодатель должен утвердить комиссию и разобраться в ситуации. При наличии доказательств того, что неточность арифметическая, ее можно удержать из заработка труженика при его согласии на это либо подать иск в суд.

При решении расчетных задач в «1С: Зарплата и управление персоналом 8» (далее 1С ЗУП 8) нередко возникает ситуация, когда требуется внести исправления в документы начисления заработной платы. При этом непосредственное изменение этих документов невозможно: период уже «закрыт», регламентированная отчетность сдана в соответствующие инстанции. Для удобного, быстрого и, самое главное, корректного исправления документов прошлых периодов в системе 1С ЗУП 8 имеются соответствующие инструменты.

Возможные способы исправления расчетов в программе приведены в Таблице 1.

Таблица 1 Способы внесения исправлений в документы в 1С ЗУП 8


Способ

Описание

Сторнирование документов

Полностью аннулируется документ прошлого периода, для внесения исправлений создается новый расчетный документ за прошлый период, при этом связь с исправленным документом не хранится

Механизм исправления документов

Автоматически сторнирует расчеты одного или нескольких сотрудников исправляемого документа и формирует строки начислений для «правильного» расчета. Устанавливается связь между исправленным документом и документом-исправлением

Механизм перерасчета

Механизм проверки необходимости перерасчета начислений в прошлом или текущем периоде при изменении взаимозависимых видов расчетов. Если требуется перерасчет, позволяет выполнить или перерасчет документа, или оформление документа-исправления (п.2).

Механизм вытеснения

Автоматически сторнирует часть начислений прошлого периода при оформлении нескольких взаимоисключающих начислений в один и тот же период.

Специальный механизм для пересчета государственных пособий, позволяет автоматически оформить документы-исправления.

Сторнирование расчетных документов

В случае, когда требуется полностью аннулировать расчетный документ, проведенный в прошлом периоде, в системе 1С ЗУП 8 используется документ «Сторнирование». При оформлении этого документа пользователем указывается вид и выбирается конкретный сторнируемый документ (рис.1). При проведении документа-сторнирования в регистры записывают те же данные, что и сделанные сторнируемым документом, но со знаком минус и в другом периоде.

Если по каким-либо причинам принято решение отказаться от сторнирования расчетного документа, в соответствующем документе "Сторнирование" достаточно очистить поле «Документ».

Рисунок 1 Сторнирование документа

В последних версиях 1С ЗУП 8 реализован специальный механизм исправления расчетных и кадровых документов. С помощью этого механизма исправлений неверный документ достаточно просто «исправить», т.е. начислить правильные суммы, при этом «сторнирование» неверных расчетов производится механизмом исправления автоматически, дополнительного сторнирования не требуется. Список документов, для которых реализован механизм «исправлений» приведен в таблице (табл.2).

Таблица 2 Документы, для которых реализован механизм исправления


Наименование документа

Расчетные документы (с версии ЗУП 2.5.10)

Начисление зарплаты работникам организаций

Регистрация разовых начислений работников организаций

Регистрация разовых удержаний работников организаций

Премии работников организаций

Оплата праздничных и выходных дней организаций

Оплата сверхурочных часов

Начисление по больничному листу

Начисление отпуска работникам организаций

Оплата по среднему заработку

Невыходы в организациях

Регистрация простоев работников организаций

Расчет при увольнении работника организаций

Начисление единовременных пособий за счет ФСС

Начисление дивидендов организаций

Кадровые документы (с версии ЗУП 2.5.17)

Прием на работу в организацию

Кадровое перемещение организаций

Увольнение из организаций

Отпуска организаций

Возврат на работу организаций

Командировки организаций

Неявки и болезни организаций

Отпуск по уходу за ребенком

Изменение условий оплаты отпуска по уходу за ребенком

Для внесения исправлений в документах прошлых периодов появилась кнопка «Исправить» (рис. 2). В документах, содержащих расчеты нескольких сотрудников, например, документах "Начисление зарплаты работникам организаций", пользователю предлагается возможность исправить расчеты текущего (выбранного в табличной части) сотрудника, весь документ сразу или дополнительно отобрать перечень сотрудников, расчеты которых следует исправить. Таким образом, один и тот же документ "Начисление зарплаты работникам организаций" может быть исправлен несколько раз по мере выявления расчетных ошибок. Для документов, оформляемых на одного сотрудника (например, документы, регистрирующие начисления, рассчитываемые по среднему заработку) возможно только полное исправление.


Рисунок 2 Исправление документа «Начисление зарплаты»

В "исправленных" документах имеется возможность перейти к документу-исправлению, посмотреть список таких документов, а также отменить исправление.

По команде «Исправить» механизмом исправлений создается новый документ-исправление:

    Для документов, оформляемых на одного сотрудника, создается «нерассчитанная» копия документа с текущим периодом регистрации. Пользователю предлагается внести необходимые изменения в расчетные данные документа и провести расчет. При этом в соответствующей табличной части документа («Начисления» или «Оплата»), кроме обычных строк расчета начислений, добавляются еще сторно-записи исправляемого документа.

    Для документов, содержащих расчеты нескольких сотрудников, в документ-исправление формируется по две строки на каждую исправляемую: строка-сторно (заблокированная от изменений) и новая нерассчитанная строка. Пользователю предлагается в каждой новой строке исправить исходные расчетные данные и провести стандартную процедуру расчета.

После записи документа-исправления исходный документ блокируется. В табличных частях исходного документа строки с исправленными сотрудниками выделяются серым цветом и становятся недоступными для повторного исправления. О том, что документ исправлен или является исправлением, сообщается в информационной строке документа. Между исправленным документом и документами-исправлениями устанавливается связь. По ссылкам в документах можно открыть связанные документы (документы-исправления или исправленный документ соответственно).

По команде «Отменить исправление» документ-исправление помечается на удаление и связь между ним и исходным документом удаляется.

Механизм перерасчетов

Рассказывая об исправлениях расчетных документов, нельзя не упомянуть о механизме перерасчета. При проведении расчетных документов система отслеживает, имеются по сотрудникам «связанные» начисления в рассчитанном периоде. Если такие начисления найдены, автоматически делается пометка о необходимости их перерасчета.

К сведению: настройка связи между начислениями устанавливается в форме настройки начисления на закладке «Прочее» в табличной части «Ведущие»: в ней указываются те виды расчета, при изменении которых будет сделана пометка о необходимости перерасчета настраиваемого начисления.

Например, у работника в прошлом месяце сменился размер оклада, но в расчетных документах изменение оклада по какой-либо причине не отражено. С помощью документа-исправления в текущем месяце выполнено доначисление по окладу. Но в прошлом месяце на этого работника был оформлен документ «Премии сотрудникам организации», которым ему была начислена премия процентом от оклада. При проведении документа-исправления системой автоматически будет сделана запись о том, что база для расчета премии изменилась и возможно требуется выполнить перерасчет.

Для проверки необходимости перерасчета расчетных документов, а также выполнения перерасчета документов текущего и прошлых месяцев в системе 1С ЗУП 8 используется специальная обработка «Перерасчет зарплаты организации» (Рис. 3).

В табличную часть обработки выбираются все документы, требующие перерасчета. Можно производить групповые операции с документами, отмечая обрабатываемые документы «галочками». С помощью кнопок выделения на панели действий можно отметить все документы, снять отметку со всех документов, а также отметить с отбором по работникам или подразделениям.


Рисунок 3 Обработка «Перерасчет зарплаты организации»

С выделенными документами можно провести следующие операции:

    Выполнить перерасчет документов . При выполнении этой операции производится выполнение процедуры расчета для отмеченных документов, с последующей записью и проведением. Выполнение этой процедуры рекомендуется только для расчетных документов текущего периода.

    Создать документы для перерасчета в текущем периоде . При выполнении этой операции для каждого отмеченного документа создается документ-исправление, который заполняется описанным выше механизмом исправления и показывается на экране. Каждый документ-исправление можно откорректировать, рассчитать и провести.

    Отказаться от перерасчета документов . При выполнении этой операции удаляются записи о необходимости перерасчета отмеченных документов.

Регламентную обработку «Перерасчет зарплаты организации» рекомендуется использовать:

    после оформления всех расчетных документов за текущий период перед расчетом налогов («Расчет ЕСН») и отражение в регламентированном учете для проверки и восстановления правильной последовательности проведения расчетов;

    после оформления документов-исправлений расчетов прошлых периодов для выявления и перерасчета документов, на которые повлияли результаты расчета документов-исправлений.

Механизм вытеснения

Иногда возникают ситуации, при которых нужно отменить часть начислений прошлых периодов. Обычно такие ситуации возникают при запаздывании документов, подтверждающих неявки работников. Например, расчетчику «задним числом» поступает приказ на отпуск, начинающийся в прошлом периоде. При проведении расчета отпуска расчетчик должен удержать зарплату сотрудника, начисленную за период отпуска в прошлом периоде.

Для определения того, какие виды расчета влияют друг на друга и не могут действовать одновременно, в системе 1С ЗУП 8 существует понятие «вытесняющих» видов расчета. В рассмотренном примере отпуск должен «вытеснить» явку. В системе это указывается следующим образом: при настройке вида расчета «Оплата по часовому тарифу» на закладке «Прочее» в табличной части «Вытесняющие начисления» нужно указать вид расчета «Оплата отпуска по календарным дням».

При правильной настройке вытесняющих начислений удержание производится автоматически при расчете документов. Удерживаются части сумм «вытесненного» начисления, а также части сумм начислений, для которых «вытесненное» является базовым.

Внимание! Механизм вытеснения работает только для начислений ПРОШЛЫХ периодов. При пересечении дат начислений в текущем периоде, например при оформлении больничного после расчета зарплаты, требуется выполнить проверку и перерасчет с помощью механизма перерасчетов.

Перерасчет государственных пособий

В российской практике нередки ситуации, когда изменения в законодательство вносятся «задним» числом. В частности, «Федеральным законом от 28.04.2009 N 76-ФЗ» был установлен размер индексации государственных пособий гражданам, имеющим детей, с 01.01.2009 равным 1,13 (вместо действующего размера индексации 1,085).В этом случае необходимо пересчитать и выплатить получателям пособий разницу за прошедшие с момента индексации месяцы.


Рисунок 4 Обработка «Индексация и перерасчет государственных пособий», раздел индексация пособий

Актуальные размеры государственных пособий обычно изменяются в системе 1С ЗУП 8 при обновлении версии конфигурации. Но начиная с версии 2.5.14, в систему добавлен механизм индексации и перерасчета государственных пособий, позволяющий пользователям индексировать размеры пособий самостоятельно, не дожидаясь обновления.

Для проведения индексации размеров пособий используется гиперссылка «Индексировать пособия на детей» в форме списка регистра сведений «Государственные пособия» (рис.4).

Коэффициент индексации пособий и дата, с которой он применяется, указываются в левой табличной части. При этом размеры пособий в правой табличной части автоматически рассчитываются на основании указанных коэффициентов.

При выполнении операции «Записать результаты индексации» будет вызвана обработка «Индексация и перерасчет государственных пособий гражданам, имеющих детей» (рис.5). Эту же обработку можно вызвать с помощью меню программы.

На форме обработки необходимо указать период, за который выполняется проверка, а также месяц, в котором будут доначислены пособия. После нажатия кнопки «Заполнить» в табличную часть будут выведена информация о пособиях работникам всех организаций, требующие перерасчета. При выполнении команды «Записать результаты перерасчета» система с помощью описанного выше механизма исправлений создает документы-исправления, рассчитывает и проводит их автоматически.


Рисунок 5 Обработка «Индексация и перерасчет государственных пособий», раздел перерасчет пособий

При выдаче денег покупателям, которые вернули товар (отказались от работы, услуги), нужно выбить чек с признаком расчета «возврат прихода». Но не всегда ясно, подпадает ли та или иная ситуация под это правило. Мы обсудили разные случаи со специалистом ФНС.

Счетная ошибка при начислении заработной платы

Как быть, если при расчете заработной платы была допущена ошибка? Особенно остро вопрос стоит, если переплатили зарплату. Что делать? Как удержать излишне выплаченную зарплату? Расскажем об этом в нашей консультации.

Что такое счетная ошибка

Трудовое законодательство не содержит определения счетной ошибки. В то же время Роструд на эту тему высказывался следующим образом (Письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1 ): счетная ошибка при начислении заработной платы - это арифметическая ошибка, т. е. ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов.

Это значит, что при вводе исходных корректных данных были неверно рассчитаны те или иные показатели заработной платы из-за технической ошибки или человеческого фактора.

Но возможны и другие причины ошибок. К примеру, предоставление работнику вычетов по НДФЛ в большем размере или неучет отпуска работника за свой счет приведет к тому, что начисленная заработная плата за месяц окажется больше, чем должна была быть по правилам. Или работодатель повторно перечислил заработную плату за один и тот же месяц (Определение Верховного Суда РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 ). Такие ошибки счетными не являются, т.к. возникли они не в результате неверного сложения, умножения или иного арифметического действия.

Разграничение счетной ошибки и ошибки, которая счетной не признается, важно с точки зрения взыскания излишне выплаченных сумм. Ведь вопрос с недоплатой работнику решается одинаково - недостающую сумму ему нужно выплатить в любом случае. А как произвести удержание излишне выплаченной заработной платы?

Переплатили зарплату: что делать при счетной ошибке

Если при выплате заработной платы была допущена счетная ошибка, излишне выплаченные средства можно удержать (абз. 4 ч.2 ст. 137 ТК РФ).

Решение об удержании излишне выплаченных сумм работодатель может принять при условии, что работник не оспаривает основания и размер удержаний, а с момента совершения счетной ошибки прошло не более 1 месяца (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Это значит, что от работника нужно получить письменное согласие на удержание в произвольной форме и после этого издать приказ об удержании.

Согласие работника может выражаться и в виде подписания им приказа об удержании, где будет указано, что с приказом он ознакомлен и с удержанием согласен. В таком случае отдельное согласие на удержание с работника не требуется.

Надо помнить, что размер такого удержания не может превышать 20% от выплаты работнику после удержания из нее НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ , Письмо Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852 ).

При этом если работник не согласен с самим фактом удержания или с суммой, которую он должен вернуть, работодатель может обратиться в суд (ст. 248 ТК РФ).

Если ошибка не является счетной

Если заработная плата была выплачена излишне не в связи со счетной ошибкой и в этой излишней выплате нет вины работника, взыскать эту сумму с работника нельзя даже через суд (ч. 4 ст. 137 ТК РФ). Если, конечно, работник сам не согласится добровольно вернуть работодателю лишнее.

Счетной признается только арифметическая ошибка, то есть допущенная из-за неправильного выполнения арифметических действий Письмо Роструда от 01.10.2012 N 1286-6-1, Определение Верховного Суда от 20.01.2012 N 59-В11-17 .

Не являются счетными ошибками:

выплата работнику одной и той же суммы дважды;

расчет с применением неверных данных (например, не того тарифа, оклада или коэффициента);

ошибки, возникшие из-за сбоев программы;

ошибки, допущенные в платежном поручении;

неправильное применение законодательства при расчете.

Если ошибка в зарплате не является счетной, то удержать излишне выплаченную сумму можно только по самого работника.

В случае когда ошибка счетная, сначала письменно уведомите работника о том, что из-за счетной ошибки за ним числится задолженность, укажите ее сумму и срок для погашения. Его вы устанавливаете сами, например, до следующей выплаты зарплаты. Если работник не погасит долг в этот срок, издайте приказ об удержании и ознакомьте с ним работника под роспись. Сделать это надо в течение месяца со дня окончания срока, установленного для возврата.

Работник должен написать на приказе, что согласен с суммой и основанием удержания. Если он не соглашается, взыскать с него деньги можно только через суд ст. 137 ТК РФ .

Помните, что общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, выдаваемой на руки ст. 138 ТК РФ . Если удержать надо больше, то придется сделать это из нескольких выплат.

Проводки по исправлению ошибки, связанной с излишней выплатой зарплаты:

если работник согласен на удержание

Если же в учете зарплата начислена верно, а ошибка допущена при выплате (завышены обороты по дебету счета 70), то никакие проводки по кредиту счета 70 делать не нужно. Просто следующую зарплату надо выплатить работнику в меньшем размере на сумму излишней выплаты.

если работник не согласен на удержание

Ошибка допущена при начислении зарплаты

СТОРНО Д 20 (08, 23, 26, 44) - К 70

Сторнирована сумма зарплаты с НДФЛ, излишне начисленная работнику

СТОРНО Д 20 (08, 23, 26, 44) - К 69

Сторнирована сумма страховых взносов с излишне начисленной зарплаты

Сумма излишне начисленной зарплаты с НДФЛ отнесена в прочие расходы

Сумма страховых взносов с излишне начисленной зарплаты отнесена в прочие расходы

Ошибка допущена при выплате зарплаты

Сумма излишне выплаченной зарплаты без НДФЛ отнесена в прочие расходы

Пример. Заявление работника об удержании излишне выплаченной суммы

Генеральному директору ООО "Стусло"

Прошу удержать из моей зарплаты 4 500 (четыре тысячи пятьсот) руб., перечисленных мне 08.06.2017 в результате ошибки в платежном поручении.

13.06.2017 Самохвалов Н.Н. Самохвалов

Пример. Приказ об удержании из зарплаты излишне выплаченной суммы

Общество с ограниченной ответственностью "Стусло" Приказ N 5

В связи с допущенной ошибкой при заполнении платежного поручения на выплату заработной платы за май 2017 г. и в соответствии с ч. 2 , 3 ст. 137 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ

Удержать из заработной платы Н.Н. Самохвалова за июнь 2017 г. излишне выплаченную сумму 4 500 (четыре тысячи пятьсот) руб.

Контроль за исполнением приказа возложить на бухгалтера З.К. Фролову.

Основание: заявление Н.Н. Самохвалова

Генеральный директор Синицин В.Ф. Синицин

С приказом ознакомлен Самохвалов Н.Н. Самохвалов

Выбор редакции
Незнакомец, советуем тебе читать сказку "Каша из топора" самому и своим деткам, это замечательное произведение созданное нашими предками....

У пословиц и поговорок может быть большое количество значений. А раз так, то они располагают к исследованиям большим и малым. Наше -...

© Зощенко М. М., наследники, 2009© Андреев А. С., иллюстрации, 2011© ООО «Издательство АСТ», 2014* * *Смешные рассказыПоказательный...

Флавий Феодосий II Младший (тж. Малый, Юнейший; 10 апр. 401 г. - † 28 июля 450 г.) - император Восточной Римской империи (Византии) в...
В тревожный и непростой XII век Грузией правила царица Тамара . Царицей эту великую женщину называем мы, русскоговорящие жители планеты....
Житие сщмч. Петра (Зверева), архиепископа ВоронежскогоСвященномученик Петр, архиепископ Воронежский родился 18 февраля 1878 года в Москве...
АПОСТОЛ ИУДА ИСКАРИОТ Апостол Иуда ИскариотСамая трагическая и незаслуженно оскорбленная фигура из окружения Иисуса. Иуда изображён в...
Когнитивная психотерапия в варианте Бека - это структурированное обучение, эксперимент, тренировки в ментальном и поведенческом планах,...
Мир сновидений настолько многогранен, что никогда не знаешь, что же появится в следующем сне. Порой сны бывают устрашающие, приводящие к...