Как оплачивается рабочее время в командировке. Сколько стоит командировка, или что нужно знать об оплате командировочных

Расходы на командировки сотрудников являются весомой частью затрат фирмы, влияющих на итоги работы компании в целом. Поэтому крайне важно грамотно оформить все необходимые оправдательные документы по деловой поездке, и не менее важно учесть все расходы при оплате командировки, правильно отразив их на соответствующих статьях затрат. Узнаем, как оплачивается командировка в 2017 году.

Оплата командировочных

Рассмотрим, какие расходы относят к разряду командировочных. В п. 1 ст. 264 НК РФ представлен список затрат, признаваемых расходами при расчете налога на прибыль (ННП). Сотруднику, направленному в командировку, оплачивают:

• Суточные, являющиеся компенсацией за неудобства, связанные с проживанием вне дома, за каждый календарный день. Размер суточных компания устанавливает самостоятельно и закрепляет внутрифирменными локальными актами или колдоговором. Законодательно предусмотрены предельные нормы суточных, не облагаемых НДФЛ (аб.12 п. 3 ст. 217 НК РФ) – при поездках по стране они составляют 700 руб., за рубеж –2500 руб. К примеру, если предприятием определены нормы суточных по РФ в 1200 руб., то с разницы в 500 руб. придется удерживать НДФЛ;
• Расходы на проезд в обе стороны, в том числе на такси, служебном или личном автотранспорте. Принимается к учету стоимость проезда в полном объеме, включая сервисные сборы перевозчиков, плату за постель и т.п.;
• Расходы на проживание, в т. ч. на аренду квартиры в месте командирования. Включаются затраты за наем жилья, оплату гостиниц и дополнительные услуги, предусмотренные прейскурантом;
• Другие затраты, учитываемые распоряжением работодателя. К примеру, стоимость оформления полиса ДМС на время командировки, пользования арендованным авто, такси или аэроэкспрессом, услуг vip-залов в аэропортах и вокзалах, расходы на отправку багажа и др. При подтверждении этих расходов соответствующими документами, их можно учесть при исчислении ННП и упрощенного налога.

Как оплачиваются командировочные расходы, и какие документы являются основанием для этого

С возможностью не оформлять еще недавно обязательное командировочное удостоверение и служебное задание, процесс документального оформления командировки значительно упростился. Сегодня для отправки сотрудника в служебную командировку требуется лишь письменное распоряжение руководства фирмы. Форму приказа можно разработать внутри фирмы или применить типовую Т-9 . В этом документе прописывается цель и сроки поездки, указываются необходимые нюансы, например, если командировка планируется с выездом на личном или служебном транспорте.

Оплата командировочных расходов в 2017 году производится в два этапа:

• Перед поездкой выдается аванс с отметкой в авансовом отчете унифицированной формы 0504505, утвержденной приказом МФ РФ 30.03.2015 № 52н;
• По приезду сотрудник заносит все расходы в авансовый отчет , прилагает оправдательные документы, сдает документ в бухгалтерию.

Как оплачиваются командировочные: расчет аванса

Итак, перед направлением работника в служебную поездку ему необходимо выплатить аванс. Его размер складывается из примерной стоимости проезда, затрат по найму жилья и суммы суточных за командировочные дни. Аванс выдают наличными из кассы фирмы либо перечисляют на банковскую карту специалиста. Компания может в безналичном порядке оплатить расходы (к примеру, стоимость проезда или гостиничного номера). В таком случае величина аванса уменьшится на сумму уже произведенных затрат.

Оплата командировочных расходов авансовой выплатой, пример:

Специалист ООО «Горки» (г. Тверь) Рощин Р.Т. направлен в командировку в г. Пермь на 5 календарных дней с 14-го по 18-е августа 2017.

Компанией перечислением с расчетного счета оплачен проезд ж/д транспортом в обе стороны и забронирован, но не оплачен гостиничный номер на 3-е суток по 3300 руб. в день. Колдоговором фирмы установлен размер суточных – 700 руб. в день. Величина аванса складывается:

• из суточных 3500 руб. (700 х 5 дн.);
• затрат на проживание 9900 руб. (3300 х 3 дн.)

Итого сумма аванса составит 13 400 руб. На эту сумму бухгалтер делает проводку:

• Д/т 71 К/т 50.

Принятие к учету командировочных расходов

По приезде из командировки сотрудник обязан в трехдневный срок отчитаться в понесенных расходах и подтвердить их документами. Дни нахождения в командировке подтверждаются предъявлением проездных документов. Если использовался личный автомобиль, то сотрудник должен приложить к отчету служебную записку с подтверждающими затраты документами – автозаправочными чеками и т.п.

Расходы по найму жилья подтверждаются предоставлением квитанций гостиницы, договора аренда квартиры и др. Другие расходы также должны быть обеспечены документальным подтверждением.

Рассмотрим пример на основе исходных данных предыдущего: как оплачиваются командировочные дни, если работником понесены расходы, превышающие полученный аванс. Специалист ООО «Горки» вернулся из командировки и 21-го августа представил заполненный авансовый отчет. Были понесены расходы:

• суточные в сумме 3500 руб.;
• проживание в гостинице 9900 руб.;
• квитанция на упаковку багажа в сумме 1000 руб.;
• квитанция на перевозку багажа – 1900 руб.;
• квитанция на проезд в грузовом такси (из-за объемного багажа, приобретенного для нужд предприятия) – 600 руб.

Всего расходы по командировке составили 16 900 руб. Образец заполненного авансового отчета:

На основании этого документа, утвержденного руководителем, расходы по командировке принимаются к учету и бухгалтером заполняются следующие поля:

Затраты по командировке списываются на счет производства (Д/т 20 К/т 71 на сумму 16900 руб.), а перерасход выдается специалисту из кассы в сумме 3500 руб. (Д/т 71 К/т 50). Таким образом, оплата командировки произведена, а расходы приняты к учету.

Последние изменения: Февраль 2019

Наличие иногородних поставщиков и покупателей, представительств и филиалов без статуса юридических лиц, требуют от предприятий периодических поездок работников на территорию других населённых пунктов. При соответствующем оформлении документов и подтверждении цели, связанной с производственной деятельностью организации, поездка считается командировкой. Бухгалтерам предстоит ответить на вопросы: когда и как оплачивается командировка? Как рассчитывается зарплата в командировке?

Законодательное регулирование

Согласно Трудовому Кодексу (ТК) России (статья 166) служебная командировка – поездка работника по приказу работодателя в иной населённый пункт для выполнения конкретного индивидуального задания на определённый срок (заключение договоров, сопровождение грузов, участие в семинарах и симпозиумах, проверка деятельности подчинённых организаций). Если имеет разъездной характер (геологи, дальнобойщики, вахтенный метод), то поездка к командировке не относится.

ТК РФ гарантирует возмещение командировочных расходов (статья 167), и регламентирует перечень (статья 168):

1. Оплата проезда при наличии подтверждающих документов по фактическим расходам, не превышающим стоимости:
   
   • железнодорожным транспортом – купейного вагона пассажирского или скорого поезда;
   • самолётом – салона эконом класса;
   • автотранспортом – средства передвижения общественного пользования за исключением такси.

1. Расходы по аренде помещения – счёт из гостиницы с содержанием реквизитов:
   
   • наименования организации или частного лица с указанием соответствующих индивидуальных данных;
   • сведений о предоставляемом номере и спектре услуг (если входит питание, то должно быть прописано отдельной строкой);
   • цены за сутки, количества дней и полной стоимости.

1. Суточные – возмещаемые предприятием или предпринимателем расходы за каждый полный или неполный календарный день поездки в независимости от режима работы, включая выходные, праздничные дни и время нахождения в пути. Согласно статье 217 Налогового Кодекса РФ в 2018 году с целью отсутствия налогообложения НДФЛ начисление суточных не может превышать:
   
   • в пределах Российской Федерации – 700 рублей;
   • на территории ближнего и дальнего зарубежья – 2500 рублей.

Предприятие имеет право в локальных внутренних документах закрепить любой размер суточных, однако с суммы превышения необходимо удержать НДФЛ и начислить взносы в пенсионный фонд и фонд социального страхования, а также исключить из расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Документальное оформление

Локальный внутренний документ, рекомендуемый для предприятий и предпринимателей ведущими редакторами и аудиторами – разработанное «Положение о командировках». В документе важно прописать размер суточных, документооборот, за сколько дней до командировки выдаются командировочные в части аванса. Формально аванс на приобретение транспортных билетов может быть выдан сразу после создания приказа.

Начиная с 08.01.2015 командировочное удостоверение, служебное задание и отчёт по командировке являются необязательными документами. Поездка регламентируется приказом руководителя и авансовым отчётом, что требует пристального внимания и чёткости при оформлении.

Приказ о командировке

Документальное оформление служебной поездки начинается с оформления приказа руководителя предприятия, включающего:

• ФИО и должность работника;
• цель командировки;
• срок поездки;
• населённый пункт;
• проблемы, требующие решения.

Бухгалтерией на основании приказа считаются командировочные дни по количеству, выдаются за них суточные и оплачиваются предполагаемые расходы на приобретение транспортных документов.

При необходимости задержки руководителем создаётся дополнительный приказ о продлении срока поездки.

Авансовый отчёт

Отражение расходов в учёте, оплата командировки и окончательный расчёт с подотчётным лицом производятся на основании авансового отчёта, который предоставляется в бухгалтерию в течение 3-х рабочих дней после прибытия.
Приложениями к отчёту являются сопроводительные документы:

• транспортные билеты;
• счета, чеки и квитанции;
• комиссионные сборы;
• пошлина за получение документации;
• расходы по обмену валют;
• провоз багажа и оплата камер хранения;
• документы о проживании;
• копия загранпаспорта с отметками о пересечении границ;
• путевые листы при передвижении на автомобильном транспорте и чеки заправочных станций.

После проверки отчёта бухгалтером и утверждения руководителем перерасход денежных средств возвращается в кассу предприятия, задолженность выплачивается работнику. Если переходящая командировка, в каком месяце начислять расходы и отражать в учёте, свидетельствует дата утверждения отчёта, формирующая бухгалтерские проводки.

Расчёт командировочных

Денежные средства, выдаваемые под отчёт работнику при загранкомандировках, могут быть как в российских рублях, так и в валюте страны, куда отправляется сотрудник. После прибытия делается перерасчёт по курсу Национального банка. Имеется также ряд нюансов при поездках на различные сроки.

Однодневная командировка

Поскольку минимальный срок командировки законодательством не установлен, то работодатель имеет право отправить сотрудника в иной населённый пункт на один день. При подтверждении связи с хозяйственной деятельностью такая поездка признаётся командировкой с оплатой проезда.

Нюансы по сравнению с обычной заключаются в том, что при однодневной командировке суточные внутри России не предусмотрены, при заграничной поездке – не более 50 % от сумм, установленных локальными документами.

Формально получается, что предприятие не может выплатить возмещение без обложения НДФЛ и социальными взносами. Рекомендация – во внутренних документах создать пункт, объясняющий отсутствие у работника экономической выгоды, благодаря чему не происходит обложение НДФЛ. Косвенным подтверждением в защиту данной позиции является письмо Минфина РФ от 01.03.2013 №03-04-07/6189 .

Командировка с превышением суточных

Предприятие внутренним распорядительным документом имеет право нормировать размер суточных, как в сторону уменьшения, так и в сторону увеличения. Конкретная сумма фиксируется в трудовом договоре с работником и может быть дифференцированной среди сотрудников.

Например, работник выбыл в командировку 05.10.2018 в 23.15, а прибыл 14.10.2018 в 00.45, суточные согласно внутреннему распорядку – 900 рублей. Тогда:

1. Количество дней 10, поскольку 05.10 и 14.10 попадают в расчёт.
2. Суточные с превышением лимита: (900-700)*10=2000 рублей;
3. НДФЛ: 2000*0,13=260 рублей.

Помимо НДФЛ необходимо на суточные сверх лимита начислить сборы в социальные фонды кроме травматизма, и не включать в состав расходов, формирующих налогооблагаемую прибыль.

Переходящая командировка

На практике часто возникают ситуации, когда работник уезжает в командировку в одном месяце, а возвращается в другом отчётном периоде. Если поездка переходит на следующий месяц, как оплатить командировку, когда и в каком размере включить в расходы? Существуют ли ограничения при выплате аванса? – вопросы, возникающие у бухгалтеров.

Например, производственный работник выбыл 28.09.2018 в соседний населённый пункт, а прибыл 03.10.2018 согласно приказу. Он предъявил транспортный билет от 28.09 на выезд в сумме 1500 рублей без НДС и от 03.10 на въезд в сумме 1400 рублей, счёт из гостиницы на сумму 5000 рублей. 27.09.2018 ему выдан аванс в размере 6000 рублей наличными. Суточные составляют 500 рублей согласно трудовому договору. Отчёт предоставил 04.10.2018.

Бухгалтерские проводки приведены в таблице:

Оплата труда и командировка

Начисление заработной платы командировочному работнику осуществляется по среднему заработку. Расчётным периодом считается календарный год, предшествующий месяцу начала поездки или число месяцев в случае работы в штате предприятия менее года. Из расчёта исключаются отпускные, больничные, время простоя.

Если рабочее время в командировке соответствует рабочему времени на предприятии, то технически рассчитывается:

• среднедневная зарплата: полученная суммарная зарплата за год делится на число фактически отработанных дней;
• фонд оплаты труда: среднедневной заработок умножается на количество рабочих дней, пришедшихся на поездку;
• если оплата по среднему заработку существенно ниже тарифной ставки или должностного оклада, то возможна доплата до соответствующего размера при условии отражения во внутренних документах.

В случае привлечения к трудовым обязанностям работника в праздничные и в выходные дни по Трудовому Кодексу предусмотрена оплата в двойном размере. Если в нерабочий день зафиксировано мероприятие производственного характера, то за этот день зарплата начисляется по удвоенному тарифу или предоставляется дополнительный день отдыха.

Знание правовых аспектов начисления и оплаты командировочных расходов позволяет грамотно выстроить цепочку «кадровый учёт – бухгалтерия – работник – бюджет», высокопродуктивно работать с проверяющими структурами, оптимизировать бухгалтерский учёт и налогообложение.

Бесплатный вопрос юристу

Нуждаетесь в консультации? Задайте вопрос прямо на сайте. Все консультации бесплатны Качество и полнота ответа юриста зависит от того, насколько полно и четко вы опишете Вашу проблему

Командировка – это служебная поездка , предпринятая работником в интересах работодателя. На ее осуществление выделяется определенный срок, цель — исполнение отдельного задания.

Если работа связана с постоянным пребыванием в пути или разъездным характером, то такие поездки не считаются командировками согласно статье 166 Трудового кодекса РФ .

Для направления работника в командировку руководитель издает приказ , который подготавливает отдел кадров. Прежде чем отправить сотрудника в поездку, надо убедиться, что это возможно:

1. Нельзя требовать от работника выполнения работ, отсутствующих в трудовом договоре.
2. Запрещается командировать беременных женщин.
3. Нельзя без письменного согласия отправить родителей-одиночек с детьми до 5 лет, матерей с детьми до 3 лет, сотрудников с детьми-инвалидами.
4. Запрещено направлять сотрудника, если он не может ехать по состоянию здоровья.

В случае если отделу кадров надлежит получить согласие человека на командировку, нужно составить уведомление , в котором сотрудник может выразить свое согласие. Уведомление должно быть зарегистрировано в Журнале уведомлений и предложений.

До 2015 года отдел кадров заполнял командировочное удостоверение с приложением служебного задания по установленным формам Т-10 и Т-10а. С 2015 года использование командировочных удостоверений не является обязательным, и бухгалтерия не вправе требовать его наличия.

Организация может по-прежнему использовать унифицированные формы, закрепив это право в локальном нормативном акте.

В случае отказа работодателя от использования унифицированных документов в приказе о направлении необходимо прописать цель приезда . Распоряжение в обязательном порядке регистрируется в журнале приказов по личному составу.

Изменения законодательства 2018 года

Перемены в законодательстве закрепляют упрощение документооборота , принятое с 2015 года. Командированный по новым правилам может не отчитываться в письменном виде по своей поездке.

Согласно законодательству, выезды в обособленное подразделение, находящееся в другом административном округе, приравнивается к служебным поездкам .

Наиболее значительные изменения коснулись размера страховых взносов, начисляемых на суточные. Ранее, согласно закону №212-ФЗ , суточные расходы не облагались страховыми взносами во внебюджетные фонды и взносами на травматизм.

На 2018 год зафиксирована определенная сумма , которая не подлежит обложению:

• 700 рублей суточных при поездках по России;
• 2500 рублей за пределами России.

Так как организация внутренним нормативным актом может устанавливать любой размер суточных, то все суммы, превышающие лимит, подлежат налогообложению страховыми сборами, кроме сборов на травматизм.

После оформления приказа командированному сотруднику выдается денежный аванс для осуществления необходимых расходов . В оплачиваемые служебные расходы входят:

• оплата проезда;
• аренда жилого помещения;
• суточные;
• затраты на служебные цели по поручению руководства;
• прочие сопутствующие затраты.

Оплата издержек на проезд к месту командировки и обратно включает в себя затраты на общественный транспорт до вокзала, аэропорта, передвижения внутри пункта назначения от гостиницы до места работы при условии, что работник предоставит маршрутные квитанции, билеты.

При авиаперелетах сотрудник приносит распечатку электронного билета и посадочный талон. При использовании железнодорожного транспорта в перечень необходимых документов входят билеты, контрольные купоны, также оплачиваются страховые сборы и белье.

Если сотрудник к месту командировки отбывает на личном транспорте, то он должен написать служебную записку, приобщить путевой лист и квитанции с бензоколонок.

Расходы на проезд оплачиваются в полном размере согласно документам, но организация может закрепить ограничения локальным актом, например, установить оплату авиаперелета только в эконом-классе. Если работник вопреки нормативам покупает билет в бизнес-класс, то работодатель вправе отказать компенсировать разницу в стоимости билетов в случае отсутствия объективных причин.

Для подтверждения издержек на наем жилого помещения служащий сохраняет квитанцию, чек или счет-справку, полученные в гостинице. В стоимость входит проживание, дополнительные услуги, оказываемые в гостинице.

Если сотрудник арендует квартиру, то он заключает договор, который послужит доказательством понесенных затрат. Если он не представляет документы, то работодателю разрешено по своему желанию определить размер компенсации.

Суточные – это расходы работника помимо проезда и проживания . Зачастую они служат для компенсации затрат на питание. Внутренними нормативными документами работодатель может самостоятельно регулировать размер суточных в зависимости от занимаемой должности и региона, но не меньше законодательного уровня. Если поездка укладывается в один день, то суточные могут не выплачиваться.

Затраты на служебные цели могут быть любыми . Виды таких затрат не регулируются законодательством и обговариваются внутри организации. В любом случае, человек обязан представить полный пакет документов.

В прочие сопутствующие расходы могут входить:

• сервисный или комиссионный сбор;
• страховой сбор;
• на оформление визы, паспорта;
• за возврат или обмен билетов;
• мобильная связь.

Расчеты заработка за дни поездки

Временной отрезок, проведенный служащим в командировке, считается рабочим , следовательно, кроме компенсации затрат, человеку необходимо начислить заработную плату . В табеле учета рабочего времени дни служебной поездки отмечаются буквой «К» .

По среднему заработку

Расчет может быть произведен по среднему заработку . Чтобы исчислить средний заработок, нужно учесть все типы выплат, предустановленные системой оплаты труда за предшествующие командировке 12 месяцев.

То есть это будет фактически начисленный заработок со всеми премиями . Сумма начисленной за 12 месяцев заработной платы разделяется на количество рабочих дней в расчетном периоде и умножается на количество рабочих дней поездки.

Пример : командировка длится с 1 по 7 октября 2017 года, рабочих дней – 5. Для расчета надо взять сумму выплат с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года. Ежемесячная заработная плата составляет 11 500 рублей:

• за период с 1 октября 2016 года по 30 июня 2017 года сотруднику начислено 103 500 рублей;
• с 1 по 31 июля сотрудник был в отпуске, отпускные составили 11 607 рублей;
• с 1 августа по 30 сентября он получил 23 000 рублей;
• итого сумма выплат за 12 месяцев составит 138 107 рублей.

Фактически полученная заработная плата:

138 107 – 11 607 = 126 500 руб.

Так как время отпуска в расчет не входит, то средний заработок будет исчислен следующим образом :

126 500 рублей / 225 рабочих дней = 562,22

562,22 * 5 рабочих дней командировки = 2811,11 руб.

В данном примере рассмотрен подсчет командировочных с исключенными днями, которыми послужили дни ежегодного очередного отпуска.

По окладу

Если в организации применяется суммированный учет рабочего времени , то расчет среднего заработка надо делать не по дням, а по часам.

Пример : в организации принята 40-часовая рабочая неделя. Работник находился в командировке 3 рабочих дня в октябре 2017 года, то есть 24 часа. Расчетный период с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года в рабочих днях составляет 247, а в часах — 1973. За это время работнику начислено 138 000 рублей.

138 000 рублей / 1973 часа = 69,94 в час

69,94 * 24 часа = 1678,66 руб.

Бывает, что оплата труда за период командировки по среднему заработку ниже, чем если бы расчет производился исходя из оклада. Ранее руководство могло выбрать способ расчета и склониться в пользу расчета по окладу.

Однако по статье 139 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ №922 законодатель строго указывает, что необходимо рассчитывать командировочные исходя из среднего заработка. За расчет по окладу работодателя привлекут к административной ответственности .

Также разрешено в локальных нормативных документах организации установить выплату разницы до оклада, но оформляться она будет как разница между начисленным средним заработком и окладом.

При неполном годе

Если человек не отработал в организации полных 12 месяцев перед началом командировки , то расчет среднего заработка производится за фактически отработанное рабочее время. Если вернуться к предыдущему примеру, то получится следующее :

1. Сотрудник устроился на работу 1 мая 2017 года.
2. Количество рабочих дней с 1 мая 2017 года по 30 сентября 2017 года – 106.

Выплачено за период:

11 500 рублей * 5 месяцев = 57 500 руб.

Средний заработок:

57 500 рублей / 106 рабочих дней = 542,45

Оплата труда за период командировки:

542,45 * 5 дней = 2712,26 руб.

Исключенные дни

В период расчета рабочих дней для определения среднего заработка не входят :

• дни отпуска;
• дни больничного листа;
• выходные и праздничные дни;
• время отпуска по уходу за ребенком;
• время простоя по вине работодателя;
• отпуск без сохранения заработной платы;
• время прошлых командировок;
• дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми-инвалидами.

Соответственно, выплаты за эти периоды не входят в расчет среднего заработка. Расчет среднего заработка без учета вышеперечисленных периодов называется с исключенными днями.

Отдельные условия возмещения

Время командировки для целей выплаты суточных считается по календарным дням . Дни отбытия и прибытия составляют период расчета.

Время, проведенное в дороге до аэропорта или до вокзала, суммируется к периоду служебной поездки. Человек может не выходить на постоянное место работы в день отбытия или прибытия по договоренности с руководителем.

Если выезд или приезд попадают на выходной день, то для человека он считается рабочим, если это произошло не по его инициативе.

Суточные за эти дни выплачиваются . Что касается среднедневного заработка, то по договоренности с работодателем человек получает дополнительный оплачиваемый выходной либо среднедневной заработок в двойном размере.

Пример : сотрудник выехал из дома 7 октября 2017 года (в субботу), чтобы рано утром в понедельник приступить к выполнению задания. 8 октября он прибыл в гостиницу, значит, два выходных дня провел в пути.

Командировка продлится до 12 октября. Организация должна оплатить средний заработок за 4 рабочих дня и двойной размер за 2 выходных. Среднедневной доход – 562,22 рубля.

562,22 рубля * 4 раб. дня = 2248,88 руб.

562,22 рубля * 2 раб. дня = 1124,44 руб.

1124,44 рубля * 2 = 2248,88 руб.

2248,88 + 2248,88 = 4497,76 рублей общего дохода

Оплата питания командированному сотруднику Положением о командировках не предусмотрена, но работодателю не запрещено отдельно компенсировать питание, если возмещение предусмотрено в коллективном договоре или внутреннем нормативном акте по командировкам. Но в отличие от расходов на проезд, проживание, затраты на питание будут облагаться НДФЛ.

Как оплачивается рабочий день в командировке? Ответ на вопрос — на видео.

НДФЛ также будут облагаться суточные свыше 700 рублей по России и 2500 тысяч за рубежом. Помимо обложения НДФЛ и страховыми взносами, в налоговом учете все командировочные затраты входят в косвенные расходы по налогу на прибыль .

Если сотрудник не может подтвердить расходы документально, однако работодатель их компенсировал, то стоит подумать, включать ли их в расчет налога на прибыль. В большинстве случаев налоговая не принимает к учету сомнительные расходы, хотя встречается судебная практика, когда решение выносилось в пользу работодателя.

При расчете УСН принцип такой же. Командировочные затраты входят в список расходов для целей налогообложения, если они подтверждены документально и экономически целесообразны.

Отдельный нюанс касается ИП, который не имеет сотрудников. Ему нельзя компенсировать затраты на собственные поездки, так как он сам является работодателем.

В бухгалтерском учете командировочные затраты оформляются авансовым отчетом , так как сотрудник выступает как подотчетное лицо, получившее на руки денежные средства.

В авансовом отчете на основании предоставленных документов бухгалтер обязан рассчитать стоимость проезда, проживания, суточные и прочие расходы. Сотрудник должен отдать все документы, написать служебные записки.

Бухгалтер дополнительно прикладывает к авансовому отчету копию приказа о командировке, командировочное удостоверение и служебное задание в случае наличия . Все издержки относятся на соответствующие счета в зависимости от учетной политики компании.

В бухгалтерском учете принимаются все расходы, которые работодатель согласился компенсировать, даже без подтверждающих документов. Впоследствии документально подтвержденные расходы входят в форму №2 Отчета о финансовых результатах в строку «Управленческие расходы», не подтвержденные — в строку «Прочие расходы».

Размер суточных по России и за границей

Законодательство определяет минимальный размер суточных : на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей.

Соответственно, работодатель может регулировать размер суточных только в сторону их повышения . Размер суточных должен быть закреплен в локальном нормативном акте.

Разница по курсу, который мог измениться ко дню прибытия, должна быть компенсирована, если служащему пришлось понести дополнительные расходы во время пребывания за границей. Пока работник совершает путь по территории России, суточные рассчитываются по нормам пребывания в нашей стране, при пересечении границы начисления происходят по зарубежным лимитам.

Особенности оплаты трудового дня в командировке представлены ниже.

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала командировки, или меньше, если сотрудник отработал в компании меньше года.

Для расчета командировочных учитываются только рабочие дни, а не календарные, как для расчета отпускных.

Из расчетного периода исключаются больничные, отпуска, в том числе без содержания, командировки, время простоя и т д. (см. ст. ТК РФ и п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ).

Пример:

Петрова А. А. работает с 10.02.2006, 25.02.2014 направлена в командировку на 5 дней.
Всего в расчетном периоде (с февраля 2013 — по январь 2014) 247 рабочих дней. Были исключаемые периоды: в августе на период больничного пришлось 8 рабочих дней, а в сентябре на период ежегодного оплачиваемого отпуска — 14 рабочих дней.
Тогда 247 - 8 - 14 = 225 фактически отработанных дней.

2. Определяем заработок за расчетный период

В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.

Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ ).

Пример:

Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рубля, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рубля + 12 000 рублей = 438 086,96 рубля.

3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных

Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.

Пример:

(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рубля командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен НДФЛ.

Доплата до оклада

Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.

Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. НК РФ и письма Минфина и ).

Однако рассчитывать командировочные нужно всегда исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.

Командировка в выходные

Если дни командировки совпали с днями, когда у работника по графику выходные, и он в эти дни не работал, оплата осуществляется не по среднему заработку, а по правилам оплаты в выходной день. Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. и ТК РФ).

При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина и ).

Расчет суточных

За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ

Чтобы рассчитать командировочные расходы, требуется знать не только оплату стоимости арендуемого жилья, но компенсацию проезда и оплату бензина. При этом бухгалтеру необходимо учитывать особенности законодательства при расчете этих «статей расходов», исходя из количества дней командировки.

Определение понятия командировки

Само по себе понятие командировка часто вызывает споры:

• Во-первых, если служебная деятельность сотрудника имеет разъездной характер работы, то априори такие разъезды к командировкам не относятся.
• Во-вторых, если вас отправляют в командировку в пределах одного территориального округа, то компания может это не «засчитать» как командировку, а выполнение служебных обязанностей при сотрудничестве со сторонними организациями, что вполне приемлемо (к примеру, ваша поездка связана со сдачей корпоративной отчетности).

В командировку нельзя отправить женщину на сроке беременности или женщину, имеющую несовершеннолетних детей, а также сотрудника, осуществляющего уход за больным членом семьи или имеющего ребенка-инвалида.

Сроки командировки и нюансы

Срок командировки определяется, начиная со дня выезда работника из офиса в пункт направления, и до его приезда в офис. При этом предусматривается оплата проживания работника не только в качестве оплаты арендуемого помещения, но и суточных (питание, дополнительные расходы), а также непосредственно проезд или расходы на бензин.

Нюансы, которые коснулись бухгалтерского учета по ведению командировочных расходов:

• Подтвердить срок пребывания в командировке можно не только проездным документом, но и документами, подтверждающими проживание на арендуемой территории, или же служебной запиской арендодателя.
• Необходимо вести журнал убывших и прибывших из командировки работников.
• Вследствие отмены командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о выполненной работе, в приказе о командировании сотрудника необходимо прописывать задание, которое ему нужно выполнить.
• Если сотрудник выехал в командировку на личном транспорте, срок командирования он подтверждает в служебной записке и прилагает документы на потраченное за время поездки топливо.

Расчет средней оплаты командировочных дней

Средний заработок рассчитывается аналогично отпускным сотрудника, за исключением того, что отпускные оплачиваются по календарным дням, а командировочные – по рабочим (см. также – ). Для начала необходимо установить период, а это год (12 календарных месяцев), предшествующий дате отъезда, но и здесь есть свои аспекты:

• Если сотрудник принят и в этом же месяце спустя несколько дней его отправляют в командировку: к примеру, 2 марта 2016г. принят, а в командировку с 23 марта, то расчетным периодом является период со 2 по 22 марта 2016 года.
• Если произошла реорганизация предприятия, и снова приняли – его расчетный период считается с даты принятия в «обновленную организацию». Если же его перевели согласно приказу, то расчетный период берется с учетом помесячной оплаты труда до реорганизации структуры, то есть период не прерывается.

Итак, с расчетным периодом определились. Из него для исчисления среднего заработка «выбывают» следующие суммы и, соответственно, дни:

• Оплаты временной нетрудоспособности и декретных, в том числе по .
• Оплаты дней по уходу за детьми-инвалидами.
• Оплаты по среднему заработку (отпускные либо командировка).
• Иные причины освобождения от трудовой занятости (к примеру, отпуск за свой счет).

Формула расчета определяется согласно п. 9 Положения об особенностях направления сотрудников в командировки. Выглядит она следующим образом:

СЗ = ЗП рп / ДН рп * ДН ком , где

• СЗ - средняя зарплата за командировочные дни;
• ЗП рп - выплаты в рамках СЗ, которые сотрудник получил в расчетный период;
• ДН рп – сколько дней сотрудник отработал в расчетном периоде;
• ДН ком – сколько дней командировки.

Бухгалтер должен учитывать, что все расходы на командирование сотрудника, а также суточные, не облагаются страховыми взносами и ФСС, а также НДФЛ. Но в последнем уже есть ограничения: сумма командировочных по России в 700 и менее рублей не облагается НДФЛ (посуточно), за границей – 250 и менее (также посуточно).

Пример расчета

Например, сотрудник Иванов В.А. находился в командировке с 4 по 8 апреля 2016 года, таким образом, расчетный период для определения среднего заработка начинается 1 апреля 2015 года и заканчивается 31 марта 2016 года. На этот период «перепадает» 249 рабочих дней при 5-дневной рабочей неделе. Заработная плата сотрудника за 12 месяцев составила 350 000 рублей.

Расчет среднего дневного заработка будет выглядеть следующим образом: 350 000/249= 1405,62 руб.

Начислена сумма по среднему заработку: 1405,62*5=7 028,10 рублей.

Дополнительные нюансы расчета

• Питание работника в командировке не признается расходами организации.
• Суточные при однодневной командировке выплачивать нельзя, а расходы списать можно.
• Если средний заработок при расчете получается меньше, чем оклад за месяц, организация «на общественных началах» может возместить работнику этот «пробел» надбавкой до размера окладной части, и это должно быть закреплено в Положении об оплате труда. При этом бухгалтер производит расчет согласно среднему заработку и «окладному» – на разницу составляется та самая компенсация.
• В бюджетных организациях расчет среднего заработка в командировке происходит аналогично, но бюджет – это . И если они не имеют внебюджетного фонда, то для возмещения командировочных расходов в приказе на командирование необходимо отразить источник финансирования поездки.

Что должен иметь работник на руках при командировке?

Когда сотрудник отправляется в командировку, согласно законодательству он должен получить не только суммы за аренду жилья, суточные и оплату проезда (или бензина), но и оплату по среднему заработку за всё количество рабочих дней, проведенных в командировке.

Обычно командировочные сотруднику выплачиваются заранее во избежание материальных затруднений в поездке, при этом:

• Оформляется аванс и выдается, к примеру, путем .
• В приказе четко описывается служебное задание сотруднику, выезжающему в командировку, или указывается на наличие служебного задания как отдельного документа.

Сотрудник должен не выйти из полученного лимита денежных средств, иначе ему придётся доказать, что этот «выход» был обоснованным документально или же доплатить в кассу предприятия из собственных средств.

Какие документы нужно предоставить после командировки?

Документально свои расходы придется доказывать для правильности ведения бухгалтерского учета командировочных расходов. С этой целью нужно предоставить бухгалтеру следующие бумаги:

• договор о найме жилья;
• билеты на дорогу с кассовыми чеками;
• товарные чеки.

На основании вышеперечисленных документов работником в течение 3 дней заполняется авансовый отчет по приезду из командировки, куда прикладывается вся подтверждающая документация. Отчет необходимо сдать в бухгалтерию.

Командировка в выходной день

Как правило, данный вопрос решается очень легко: или оплачивается по двойному тарифу, или по одинарному с дополнительным днем отдыха, выбранным работником, который в свою очередь уже не оплачивается (иными словами отгул).

Другое мнение о том, что выходной день можно оплачивать по среднему заработку является спорным решением, поэтому важно не только выбрать один из двух вариантов, представленных выше, но и закрепить такую оплату в правилах внутреннего распорядка организации. Только в этом случае вы сможете эти суммы отнести к расходам по налогу на прибыль.

Если вы не желаете стоять перед выбором, особенно касаемо выходного в пути, то нужно обязательно прописать в локальные акты оплату командировочных в таких ситуациях. И так как работник при трудоустройстве обязан ознакомиться с данным документом – это снимает с вас ответственность и перед ним, и перед судом (в случае разбирательств по оплате).

Видео-ликбез о расчете командировочных и суточных

Консультация, которая включает не только подробную инструкцию о расчете суточных, но и о правильном определении срока командировки и о почасовом расчете. А также подробно разбираются частные случаи, с которыми сталкивается бухгалтер при расчете.

Если вы хотите установить командировочные и средний заработок для работника в этот период, необходимо правильно определить расчетный срок, после чего можно воспользоваться простой формулой расчета. После завершения командировки все сопутствующие бумаги необходимо передать бухгалтеру.