Повышение роли договоров поставки в хозяйственной деятельности требует от заключивших сторон соблюдения принятых обязательств.
Невыполнение заключенных договоров поставки, которые имеют юридическую силу, влечет за собой имущественную ответственность сторон.
При этом принцип полной хозяйственной самостоятельности требует применения санкций к виновной стороне, компенсирующей все потери. Систематический учет и контроль исполнения договорных обязательств и своевременное предъявление санкций - важная составная часть коммерческой работы. Этой работой занимаются коммерческая и юридическая службы, а вопросами цен и оплаты - бухгалтерия.
Учет исполнения договоров поставки может осуществляться вручную и автоматизированным способом.
При ручном учете на каждого поставщика заводится карточка учета исполнения договоров поставки определенной формы, в которой имеются данные об объемах поставки в развернутом ассортименте по согласованным в договоре срокам. При поступлении товара по данным сопроводительных документов (счета-фактуры, накладной и др.) делается разноска. Подсчет выполнения обязательств осуществляется с нарастающим итогом в пределах срока поставки путем сопоставления предусмотренных к поставке и фактически поставленных товаров. Далее своевременно должны быть предъявлены иски к виновной стороне. Ведется также контроль оптовой продажи товаров. Он осуществляется в специальном журнале оперативного учета поставки покупателям или в карточках, которые заводятся на каждого покупателя по каждому договору. В них регистрируется объем поставок по договору и фактическое количество поставленных товаров за определенные периоды (с накоплением).
При автоматизированном учете договоров поставки можно контролировать их выполнение в более детализированном виде. Предоставляется возможность обрабатывать огромный объем коммерческой информации и использовать ее в нужный момент.
Выполнение договоров контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комплектности, соблюдению транспортных условий, расчетной дисциплины, по вопросам организации оборота тары и средств пакетирования, выполнению условий отгрузки, порядка согласования цены. Необходимо следить за правильным оформлением сопроводительных документов (качественных удостоверений, сертификатов соответствия, лицензий и др.).
Укрепление договорной дисциплины, высокая ответственность сторон за выполнение условий поставки товаров - залог коммерческого успеха организаций, работающих на потребительском рынке.
Договор поставки является двусторонним, что определяет обязательства по его выполнению как поставщика, так и покупателя. Если в договоре не определены конкретные условия поставки, то руководствуются Положением о поставках товаров в Республике Беларусь.
Рассмотрим обязательства сторон по определенным пунктам договора и ответственность за их нарушение в соответствии с Положением.
Обязательства поставщика и его ответственность. Главное обязательство поставщика по договору - поставить товар покупателю в установленный срок и надлежащего качества. Ниже рассматриваются основания ответственности поставщика по договору.
Непоставка и недопоставка товара. Поставщик, допустивший такое нарушение договора, обязан восполнить недопоставленное количество товара в следующих периодах в пределах срока действия договора, а по долгосрочному договору - в пределах года, в котором допущена недопоставка, если покупатель от него не отказался. Ассортимент товаров, подлежащий восполнению, определяется соглашением сторон. Если это не оговорено, поставка будет осуществлена в соответствии с условиями, которые были предусмотрены для того периода, в котором допущена недопоставка.
Если товар покупателем уже оплачен, но не поставлен, он должен потребовать возврата уплаченной суммы. И в случае отказа от поставки товара после установленного договором срока, и в случае возврата уплаченной суммы поставщик не освобождается от уплаты неустойки за недопоставку.
Если товар отгружается поставщиком нескольким покупателям транзитом по отгрузочной разнарядке покупателя, товар, поставленный одному покупателю сверх установленного договором количества, не засчитывается в покрытие недопоставки другим покупателям. Договор считается нарушенным как в том, так и в другом случае и влечет ответственность поставщика.
За непоставку или недопоставку товара по договору поставщик уплачивает неустойку (штраф) в размере 10% стоимости недопоставленного в срок товара.
Досрочная поставка может иметь место только с согласия покупателя, товар принимается им на ответственное хранение. Оплачиваться досрочно поставленный товар может по мере реализации или по наступлении срока поставки, предусмотренного договором. Товары, поставленные досрочно и принятые покупателем, засчитываются в счет количества товаров, подлежащих поставке в периоде, предусмотренном договором.
Поставка товаров сверх количества, предусмотренного договором, предполагает следующие действия покупателя: он должен известить поставщика о факте превышения объема поставки и выразить просьбу распорядиться товаром, товар принять на ответственное хранение, обеспечив условия сохранности. Если после получения извещения от покупателя поставщик в 30-дневный срок с момента извещения, а по скоропортящимся товарам в течение 24 ч, не распорядился товаром, покупатель вправе принять его в собственность, полное хозяйственное ведение или оперативное управление. Если такой возможности и надобности нет, то покупатель должен распорядиться этим товаром в соответствии с условиями договора хранения, предусмотренными законодательством.
Нарушение ассортимента товаров. Поставленные товары одного наименования не засчитываются в покрытие недопоставки товаров другого наименования, если на то не было предварительного письменного согласия покупателя.
Если без согласия покупателя поставщик изменил ассортимент поставленных товаров, покупатель вправе отказаться от его принятия и оплаты. Но если покупатель не сообщил об этом поставщику в установленные сроки, то товар, не соответствующий условиям договора об ассортименте, считается принятым.
За поставку товаров не в ассортименте поставщик уплачивает неустойку (штраф) в размере 10% стоимости не поставленного в ассортименте товара.
Поставка некачественного товара. В случае поставки некачественного товара покупатель вправе по своему выбору осуществить следующее: потребовать от поставщика устранения дефектов, определив для этого срок. В этом случае право на неустойку теряется; отказаться от оплаты на сумму уценки товара в связи с потерей качества; уведомив предварительно поставщика, устранить дефекты за его счет. Если такого уведомления не будет, поставщик имеет право не оплатить стоимость устраненных недостатков. Поставщик наделен правом немедленно, после получения извещения, заменить поставленный товар доброкачественным или устранить дефекты, тогда неустойка с него не взыскивается.
Бывают случаи, когда и у покупателя возникает объективная необходимость потребовать от поставщика замены товара.
Если на поставленные некачественные товары имеются гарантийные сроки, поставщик обязан безвозмездно исправить недостатки товара или заменить его.
Поставка некомплектного товара. Если поставщик должен поставлять товар в комплекте, но не выполняет это обязательство, покупатель может потребовать от поставщика либо уменьшить цену товара, либо укомплектовать товар в 10-дневный срок.
За поставку товара, не соответствующего по качеству стандартам, нормативно-технической документации, образцам или условиям договора, а также за поставку некомплектных товаров поставщик уплачивает покупателю неустойку (штраф) в размере 20% стоимости некачественного или неукомплектованного товара и возмещает убытки, причиненные такой поставкой.
Ответственность поставщика может наступать и за нарушение требований, касающихся тары, упаковки, маркировки товара, расчетной дисциплины, транспортных и других условий.
Обязательства покупателя и его ответственность по исполнению договорных обязательств. Главное обязательство покупателя - принять товар и оплатить его. Поэтому покупатель по договору поставки чаще всего отвечает по таким основаниям: необоснованный отказ от принятия товара, несвоевременная оплата поставленной партии, невозврат или нарушение сроков возврата многооборотной тары и средств пакетирования и др. Рассмотрим основные из них.
Ответственностъ за приемку товаров. Если товар прибыл в адрес получателя, он должен быть получен от транспортной организации, при этом получатель обязан проверить соответствие фактических данных о товаре указанным в сопроводительных документах. Местом приемки является склад товарополучателя, где товар принимается в соответствии с требованиями Положения о приемке товаров по количеству и качеству (Постановление Совета Министров Республики Беларусь № 1290 от 3 сентября 2008 г.).
Если обнаруживается несоответствие условиям договора, товар принимается на ответственное хранение, о чем извещается поставщик.
На складе получателя принимается товар и в том случае, когда он доставлен транспортом поставщика. Приемка осуществляется сразу же в момент передачи товара. Местом приемки может быть и склад поставщика, когда товар вывозится транспортом покупателя.
Ответственностъ за соблюдение расчетной дисциплины. Покупатель обязан оплатить товар по условиям, предусмотренным договором в установленной форме, по согласованным ценам и точно в срок.
Размеры неустойки (штраф, пеня) и способ компенсации убытков, нанесенных покупателем неисполнением договорных обязательств, Положением о поставках товаров в Республике Беларусь не предусмотрены, поэтому они должны быть оговорены в договоре.
Стороны освобождаются от ответственности за нарушение условий договора только в случае наличия обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажорных обстоятельств) и только на тот период, в течение которого они имели место.
Ответственность сторон по договору поставки реализуется через выплаты неустойки (штраф, пеня) и возмещение убытков как прямого ущерба, так и упущенной выгоды.
Уменьшить размер санкций, предусмотренных Положением, стороны в договоре не могут, а устанавливать более высокие могут. Выплата неустойки (штраф, пеня) и возмещение убытков не освобождает стороны от исполнения договора поставки.
По действующему в Республике Беларусь законодательству субъекты хозяйствования должны предъявлять иски по неисполнению условий договоров поставки в Хозяйственный суд.
УТВЕРЖДАЮ Директор ___________________________ ________________________ г.

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ЗАКЛЮЧЕНИЯ ДОГОВОРОВ, ОРГАНИЗАЦИИ УЧЕТА

И КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОГОВОРНЫХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция о порядке заключения договоров, организации учета и контроля за исполнением договорных обязательств (далее - Инструкция) распространяется на договоры, заключаемые ___________________________________ "______________" (далее - Общество).

1.2. Инструкция устанавливает единый порядок заключения, изменения, расторжения, признания недействительными заключаемых от имени Общества договоров, организации учета, хранения и контроля за выполнением договорных обязательств.

1.3. Инструкция обязательна к исполнению всеми структурными подразделениями Общества.

1.4. Договорно-правовая работа в Обществе должна обеспечивать:

Своевременное и качественное заключение договоров с контрагентами на условиях, максимально удовлетворяющих хозяйственные нужды и экономические интересы Общества;

Строгий контроль за исполнением договорных обязательств Обществом и его контрагентами;

Анализ причин, вызывающих неисполнение или ненадлежащее исполнение договоров, а также разработку мероприятий по их устранению.

2. СУБЪЕКТЫ ДОГОВОРНО-ПРАВОВОЙ РАБОТЫ

2.1. Координацию договорной работы, контроль за исполнением договорных обязательств и анализ практики заключения и исполнения договоров осуществляют ______________________________________________________________________.

2.2. Организацию централизованного учета договоров осуществляет ______________________________________________.

2.3. В договорно-правовой работе участвуют ___________________________________________________ (далее - исполнители).

2.4. Для целей Инструкции к ответственным исполнителям относятся должностные лица, в компетенцию которых входит организация заключения и сопровождения исполнения договоров.

2.5. Исполнители несут персональную ответственность за ненадлежащее оформление и неисполнение договорных обязательств.

3. ПОРЯДОК, СРОКИ ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ХРАНЕНИЕ ДОГОВОРОВ

3.1. Договоры в Обществе заключаются в течение всего финансово-хозяйственного года. За 3 месяца до окончания года в Обществе начинается договорная кампания. Основные принципы, сроки и порядок проведения конкретной договорной кампании определяются приказом директора, проект которого составляется _________________________________________________.

3.2. Заключение договоров по инициативе контрагентов.

3.2.1. Все проекты договоров, поступившие в адрес Общества, первично регистрируются в ____________________ в журнале регистрации входящих договоров в день их поступления. На проекте договора ставится входящий номер и дата первичной регистрации.

3.2.2. Не позднее следующего дня с момента получения проект договора вручается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации.

Проект договора, доставленный в Общество ответственным исполнителем, также подлежит первичной регистрации в журнале регистрации входящих договоров.

3.2.3. Без соответствующей первичной регистрации проект договора к рассмотрению исполнителями не принимается.

3.2.4. В случае признания ответственным исполнителем нецелесообразным заключать поступивший в адрес Общества договор ответственный исполнитель возвращает проект договора в ______________________ с отметкой об отказе в заключении договора за своей подписью.

На основании полученного от ответственного исполнителя проекта договора с отметкой об отказе в заключении договора ______________________ передает проект договора с отметкой об отказе директору для окончательного решения.

В случае признания нецелесообразным заключения договора на предложенных контрагентом условиях на основании письменной резолюции директора ответственный исполнитель обязан обеспечить письменное уведомление контрагента о не достижении соглашения.

3.2.5. Изученный и надлежаще оформленный договор визируется ответственным исполнителем с указанием должности и фамилии, имени, отчества завизировавшего договор лица.

3.2.6. Завизированный ответственным исполнителем договор передается им на согласование (визирование) исполнителям: ________________________________________________________________.

3.2.7. Согласованный (завизированный) исполнителями проект договора передается ответственным исполнителем на подпись директору.

3.2.8. Ответственные исполнители могут привлекать к разработке условий договора структурные подразделения Общества, связанные с реализацией данного договора, для получения соответствующих заключений.

Сроки согласования условий договора и подготовки заключения в каждой из служб не должны превышать 3-х дней. Заключения по проектам договоров подписываются руководителями соответствующих служб или уполномоченными ими ответственными работниками.

3.2.9. Договоры подлежат обязательной предварительной правовой, финансово-экономической, бухгалтерской экспертизе.

3.2.10. Правом подписания договоров пользуются:

По должности - в соответствии с уставом - директор Общества;

По доверенности - должностные лица Общества, уполномоченные на то директором.

Полномочия должностных лиц на подписание договоров могут быть ограничены уставом Общества, приказом или доверенностью, выдаваемой директором в части предмета, суммы, сроков и других существенных условий договора.

Срок подписания договора - по его представлении, но не позднее 3-х дней.

3.2.11. Если при изучении проекта договора возникают возражения по его условиям, то ответственным исполнителем составляется протокол разногласий в трех экземплярах, два из них должны быть направлены контрагенту, один остается в _____________________. О наличии протокола разногласий делается соответствующая запись в проекте договора.

Протокол разногласий визируется, согласовывается и подписывается в том же порядке, что и проект договора.

3.2.12. Не позднее 10-дневного срока с момента поступления договор с сопроводительным письмом, а при наличии разногласий - с протоколом разногласий должен быть направлен контрагенту. В сопроводительном письме, составляемом ответственным исполнителем, сообщается о возврате надлежаще оформленного договора и перечисляются приложения (протокол разногласий, спецификация и т.д.) с указанием количества листов каждого.

3.2.13. Подготовленный к отправке договор со всей прилагаемой к нему документацией подлежит обязательной регистрации ___________________ в журнале входящих договоров.

Только при наличии регистрации на подписанный договор и протокол разногласий (если таковой имеется) ставится печать Общества.

3.2.14. Договор отправляется _____________________ заказным письмом под отдельную квитанцию или вручается ответственному исполнителю под роспись для передачи контрагенту.

3.2.15. В случае сообщения контрагентом о своем несогласии с условиями договора, предложенными в протоколе разногласий, договор считается незаключенным. В случае, если условиями договора или дополнительным соглашением сторон предусматривается возможность преддоговорного урегулирования разногласий в хозяйственном суде, ответственный исполнитель может передать соответствующие материалы в юридическую службу для предъявления иска.

3.2.16. После согласования всех существенных условий __________________ делается соответствующая отметка о вступлении договора в юридическую силу в журнале регистрации входящих договоров, после чего на договоре и протоколе разногласий (если таковой имеется) ________________ ставится соответствующий штамп. Без указанного штампа договор к исполнению не принимается.

3.3. Заключение договоров по инициативе Общества.

3.3.1. Проекты договоров, заключаемых по инициативе Общества, составляются ответственными исполнителями. Такие договоры визируются, согласовываются и подписываются в порядке и сроки, предусмотренные пунктом 3.2.5 - 3.2.10 настоящей Инструкции.

3.3.2. Подписанный проект договора подлежит обязательной первичной регистрации в договорно-правовом секторе в журнале регистрации исходящих договоров. Только при наличии соответствующей регистрации на подписанный договор ставится печать.

3.3.3. Скрепленный печатью проект договора вместе с сопроводительным письмом, составленным ответственным исполнителем, направляется __________________ заказным письмом под отдельную квитанцию или вручается ответственному исполнителю для передачи контрагенту.

В сопроводительном письме указываются сведения о направлении проекта договора, перечисляются приложения к нему (спецификация и пр.) с указанием количества листов каждого.

3.3.4. О поступившем от контрагента надлежаще оформленном договоре ______________________ делает соответствующую отметку как о вступившем в юридическую силу в журнале регистрации исходящих договоров в день его поступления, о чем на поступившем экземпляре договора ставится соответствующий штамп. Без указанного штампа договор к исполнению не принимается.

3.3.5. При несогласовании контрагентом всех существенных условий, предложенных в проекте договора, поступивший протокол разногласий подлежит обязательной регистрации в __________________ в журнале регистрации исходящих договоров в день его поступления.

Без соответствующей регистрации протокол разногласий к рассмотрению исполнителями не принимается.

3.3.6. Не позднее следующего дня с момента поступления протокол разногласий вручается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации.

3.3.7. Ответственный исполнитель рассматривает предложения контрагента и принимает меры к урегулированию возникших разногласий, в том числе путем отправки писем, телеграмм и пр.

3.3.8. Ответ на протокол разногласий должен быть направлен контрагенту в 10-дневный срок с момента получения Обществом протокола разногласий. Ответ может быть оформлен в виде подписания предложенного контрагентом протокола разногласий или в виде письма или телеграммы, в которых принимаются условия контрагента.

3.3.9. Ответственный исполнитель вправе по своему усмотрению привлечь к разработке условий договора, проведению экспертизы и подготовке заключения любую службу Общества.

3.3.10. Оформленный в установленном порядке ответ на протокол разногласий регистрируется в журнале регистрации исходящих договоров и в день поступления от ответственного исполнителя направляется в адрес контрагента заказным письмом или вручается контрагенту под расписку. Ответ на протокол разногласий после соответствующей регистрации может быть вручен под расписку ответственному исполнителю Общества для передачи контрагенту.

3.3.11. После согласования сторонами всех существенных условий договора __________________ делает на экземпляре договора соответствующую отметку как о вступившем в силу в порядке, предусмотренном п. 3.3.4. Инструкции.

3.3.12. В случае отклонения контрагентом предложенных ему условий ответственный исполнитель принимает решение о признании договора незаключенным или передает материалы юридической службе для судебного урегулирования преддоговорного спора, если такое условие предусмотрено договором или дополнительным соглашением сторон. Срок подачи искового заявления по преддоговорному спору - 20 дней с момента получения протокола разногласий.

3.3.13. Подлинные экземпляры договоров и деловой переписки к ним учитываются и хранятся в ________________, а ответственным исполнителям передаются соответствующие копии.

4. ИСПОЛНЕНИЕ, ИЗМЕНЕНИЕ, РАСТОРЖЕНИЕ ДОГОВОРОВ

4.1. Договор может быть изменен, расторгнут, признан недействительным по взаимному согласию сторон путем оформления дополнительного двустороннего соглашения или путем обмена письмами или телеграммами.

4.2. Требования об изменении, расторжении, признании договора недействительным или ответы на соответствующие требования контрагентов оформляются ответственным исполнителями в порядке, предусмотренном Инструкцией для заключения договоров.

4.3. При несогласовании с контрагентом условий об изменении, расторжении, признании договора недействительным ответственный исполнитель передает соответствующие материалы в юридическую службу для судебного урегулирования возникших разногласий.

4.4. При получении Обществом предложений контрагентов об изменении, расторжении, признании договора недействительным, ответ должен быть дан ответственным исполнителем в 10-дневный срок с момента получения соответствующих предложений.

4.5. В случае изменения условий договора по взаимному согласованию сторон и оформления соответствующих изменений в виде дополнительных соглашений, ответственные исполнители обязаны не позднее трех дней с момента оформления представлять в __________________ соответствующие дополнительные соглашения, где они будут подлежать обязательной регистрации в соответствующем журнале учета договоров (входящих или исходящих).

4.6. Условия договора реализуются подразделениями Общества, имеющими соответствующие функциональные обязанности.

При заключении комплексных договоров, когда от имени Общества в реализации их условий участвуют несколько структурных подразделений, приказом директора должен быть назначен ответственный исполнитель и распределены обязанности между подразделениями.

4.7. Централизованные профильные службы Общества: юридическая, бухгалтерская, коммерческая и другие осуществляют последующую экспертизу всех заключаемых Обществом договоров для принятия мер оперативного реагирования, недопущения ущемления интересов Общества, а также повышения ответственности руководителей за экономическую и правовую целесообразность заключения договоров.

4.8. При осуществлении расчетов по договорам, оформленным в установленном Инструкцией порядке, на бухгалтерскую службу возлагается контроль за своевременностью платежа, а также за соответствием назначения платежа, указанного в служебной записке ответственного исполнителя, предмету договора.

4.9. На юридическую службу возлагается проведение юридической экспертизы текста договора на предмет его соответствия требованиям законодательства и локальным нормативным правовым актам Общества, регулирующего порядок и условия заключения, исполнения, изменения и расторжения договоров.

4.10. На бухгалтерскую службу возлагается контроль за корректностью формулировки предмета договора для целей его (договора) последующего учета, а также для избежания неблагоприятных налоговых последствий.

4.11. Для обеспечения максимальной экономической эффективности и юридической обоснованности заключаемых договоров, директором, ___________________________________ может быть инициирована проверка обоснованности выбора контрагента, товара (продукта), услуги (работы) или условий договора. С этой целью приказом директора может быть создана рабочая комиссия из перечисленных должностных лиц. Председателем комиссии назначается должностное лицо, инициировавшее проверку. Комиссия имеет право получать от должностных лиц Общества документы, справки; проверять расчеты и другие сведения, а также брать письменные объяснения у проверяемых ею лиц. Комиссия может через работников Общества либо самостоятельно получать сведения об аналогичных предложениях на товар (продукт), услугу (работу), присутствующих на открытом рынке. В заключении, выносимом членами комиссии, дается оценка деятельности проверяемого лица и предложение руководству о поощрении проверяемого лица либо о наложении дисциплинарного взыскания с возложением на него имущественной ответственности за причиненный ущерб.

4.12. Для организации надлежащего учета и контроля за исполнением договорных обязательств:

4.12.1. все руководители структурных подразделений прямого подчинения директору Общества не позднее 10 числа следующего за истекшим кварталом месяца передают в ____________________ отчет об исполнении договорных обязательств с указанием причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение;

4.12.2. ______________________________________ не позднее 20 числа следующего за истекшим кварталом месяца на основании поступивших от руководителей сведений с привлечением специалистов других служб составляют сводный отчет об исполнении Обществом и его контрагентами договорных обязательств с анализом причин, обусловивших их неисполнение или ненадлежащее исполнение.

По результатам анализа директор Общества издает соответствующий приказ.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Исполнители обязаны:

Строго руководствоваться требованиями сохранения коммерческой тайны и конфиденциальной информации Общества;

Быть вежливыми и корректными по отношению к партнерам по договорам.

Примечания:

1. Инструкция разработана юридической службой Общества в соответствии с требованиями законодательства и экономическими интересами Общества, является обязательной для исполнителей.

2. Одновременно с ознакомлением исполнителя с Инструкцией ее копия вручается исполнителю и должна храниться на его рабочем месте со служебной документацией.

СОГЛАСОВАНО

С настоящей инструкцией ознакомлен:

_____________________________________________

Задачи компаний и их решение

Автоматизация договорной деятельности компании

Алексей Скутин
30 июля 2007 г. 09:07

Алексей Скутин

Даже в небольших компаниях количество договоров может достигать нескольких тысяч. Автоматизация управления договорной деятельностью позволяет контролировать движение денежных средств компании и исполнение бюджетов. Это дает возможность избежать штрафных санкций, связанных с невыполнением договорных обязательств, контролировать дебиторскую задолженность и сроки платежей, а также исключит подписание договоров, не согласованных с юридической и финансовой службой.

Личный опыт

Проведение мероприятий по систематизации договорной деятельности в нашей компании, занимающейся продажей и поддержкой программного обеспечения, было обусловлено необходимостью решения следующих проблем:

• подразделение технической поддержки клиентов уделяло недостаточно внимания срокам действия договоров сопровождения. В результате в отдельных случаях клиентам предоставлялись услуги по договору, срок действия которого уже истек и, наоборот, иногда не были запланированы ресурсы для исполнения обязательств по действующему договору;
• одновременно существовало несколько шаблонов договоров по однотипным сделкам вместо одного выверенного и согласованного со всеми руководителями компании, что вносило путаницу в работу.

Наша компания реализовала проект по автоматизации учета договоров в телекоммуникационной компании МТС. Важными целями проекта были: создание единой базы договоров, усиление контроля над процессами утверждения договоров и оплаты по ним. Основные требования к информационной системе следующие:

• возможность создания договоров разными подразделениями;
• авторизованное подтверждение корректности введенного в систему договора сотрудником (анализируются корректность заполнения различных полей документа, его взаимосвязь с другими документами);
• контроль выполнения обязательств по договору и изменения статуса договора («сформирован», «согласован», «утвержден»);
• поддержка различных типов договоров.

Внедрив автоматизированную систему управления договорами, вы сможете избежать многих проблем. Однако прежде чем приступить к выбору информационной системы, нужно разработать положение о договорной деятельности предприятия, которое будет регламентировать все процессы компании, связанные с договорной деятельностью. В дальнейшем это упростит составление технического задания, а также позволит выявить недостатки сформулированных требований к работе с договорами до внедрения информационной системы. Как правило, положение о договорной деятельности предприятия содержит следующие разделы:

порядок, сроки оформления и согласования договоров, ответственные лица;

хранение и учет договоров;

контроль за соблюдением сформулированных в положении процедур.

Важным моментом при заключении тех или иных видов договоров является определение центров ответственности (в том числе финансовой). С точки зрения контроля финансовых ресурсов предприятия важно, чтобы все ключевые договоры проходили визирование в финансовой службе, которая таким образом контролирует их соответствие заложенным планам и лимитам. Финансовый контроль типовых (массовых) договоров и договоров по многочисленным мелким (в масштабах конкретного предприятия) сделкам может быть передан другим подразделениям (например, подразделениям-инициаторам) при условии соблюдения для таких договоров установленных лимитов финансирования и периодического контроля его выполнения. Кроме того, для каждого вида договоров необходимо определить уровень руководителя, имеющего право на его подписание со стороны предприятия

Личный опыт

В нашей компании одновременно в работе находится более трех тысяч договоров. Их бумажные и электронные копии хранятся в административном отделе. Для организации обслуживания договоров в компании было разработано и утверждено положение, в котором описаны:

• единая система классификации, порядок учета и хранения заключенных договоров с возможностью быстрого поиска оригиналов необходимых документов;
• типовая форма договора, прошедшая юридическую экспертизу, на основе которой может быть составлен проект любого договора;
• порядок согласования договоров службами компании.

Специализированное программное обеспечение для учета договоров пока не используется. Сейчас мы активно изучаем характеристики предлагаемых систем автоматизации договорной деятельности для принятия обоснованного решения о покупке.

После того как разработано положение о договорной деятельности, нужно сформулировать требования к информационной системе.

Требования к системе, автоматизирующей учет договоров

Чем шире функциональность используемого программного обеспечения, тем более качественную информацию можно получить обо всех обязательствах компании, состоянии дебиторской задолженности, предстоящих платежах. Информационная система должна автоматизировать все этапы работы с договорами, а именно подготовку, согласование, исполнение.

Подготовка договора

В большинстве информационных систем формирование типового контракта начинается с заполнения карточки договора, в которой указывается:

вид договора (с покупателем или поставщиком);

тип договора (предоставление услуг, аренда, поставка продукции);

стадия (подготовка, согласование или исполнение);

плановые сроки исполнения договора и сумма платежа (стоимость поставки);

ответственные за исполнение договора как со стороны организации, так и со стороны контрагента и т.д.

Для того чтобы в максимально короткие сроки составить новый договор, информационная система должна содержать шаблоны контрактов, используемых на предприятии и представленных в произвольном формате (Word, Excel). В нем должны содержаться структура документа и типовые условия договора.

Личный опыт

Кирилл Булгаков, генеральный директор компании Sputnik Labs (Москва)

Работа с договорами в нашей компании автоматизирована. Сначала мы выстроили схему договорной работы «на бумаге» путем принятия внутренних распорядительных документов, а информационная система являлась вспомогательным инструментом.

При оформлении договоров важную роль играет наличие утвержденных шаблонов документов. В начале лета 2005 года в нашей компании были разработаны и утверждены шаблоны типовых договоров и приложений к ним. Шаблоны были составлены на основе действующего законодательства и собственного опыта работы компании. Мы пришли к выводу, что целесообразнее утвердить разные шаблоны договоров на поставку программного обеспечения и выполнение работ по его сопровождению в связи с существенными различиями уровней ответственности компании по этим договорам. У нас также утверждены отдельные шаблоны договоров в зависимости от вида внедряемого у заказчика программного обеспечения. Для автоматизации договорной деятельности мы использовали систему управления отношениями с клиентами (CRM – Customer Relationship Management) SalesLogix. Все договоры хранятся одновременно в электронном виде в проектной папке и в отсканированном – в CRM-системе Sales Logix.

Это во многом упростило работу с договорами и позволило избежать серьезных ошибок. Гораздо проще составить единый шаблон для нескольких видов договоров и предусмотреть в нем все возможные ситуации, нежели готовить для каждого заказчика уникальный контракт.

На основании карточки договора формируется типовой договор, то есть в шаблон переносятся все данные о контракте, который собирается заключить компания. Нужно отметить, что помимо описанных данных в карточке договора сохраняется его уникальный номер, который в большинстве случаев формируется системой автоматически по заданному правилу. Использование этого номера при создании платежных поручений и накладных позволит четко отследить исполнение обязательств по договору.

На этапе подготовки договора информационная система должна поддерживать «историю» договора, то есть сохранять все его версии с момента создания. Как правило, большинство информационных систем разграничивают доступ к договору сотрудникам различных отделов (юридической службы, финансового отдела). Сохранение истории позволит отследить, какие изменения, когда и кем были внесены. Создание новых версий и ведение «истории» контракта должны прекращаться после подписания договора.

Порядок согласования

В положении о договорной деятельности должен быть определен порядок согласований для каждого договора, который будет реализован в информационной системе. Указывается список должностных лиц (фамилия, имя, отчество, должность, подразделение), которые должны подписать договор, последовательность визирования и время, отпущенное на согласование. Для дальнейшего анализа фактических расходов по статьям бюджетов из договора (или сопроводительной документации) должна быть однозначно определена их привязка к статьям доходов и расходов и их аналитике. Кроме того, автоматически проверяется соответствие суммы обязательства по договору статьям доходов и расходов в бюджете компании. Информационная система должна отслеживать выполнение сроков согласования договора, а также обеспечивать движение договоров в ней (маршрутизация). Маршрутизация может быть фиксированной, когда составленный договор сразу направляется сотруднику подразделения, который стоит в списке согласований за инициатором договора, либо составитель может самостоятельно выбрать, кому передать договор на согласование, указав должность и имя.

Личный опыт

Сергей Пустовалов, финансовый директор ЗАО «Bridge Town» (Москва)

Основной задачей при внедрении положения о договорной работе в нашей компании было соблюдение установленного порядка согласования договоров. Сотрудники различных подразделений, ответственные за согласование договоров, часто нарушали установленные сроки и порядок обмена документами. На первом этапе служба внутреннего контроля компании осуществляла постоянный мониторинг согласования всех договоров, и при необходимости принимались меры административного воздействия к нарушителям. По истечении примерно трех месяцев количество нарушений снизилось – закончился адаптационный период. В целом для организации эффективной договорной работы считаю самым важным обеспечение исполнения всех утвержденных процедур согласования документов и взаимодействия подразделений компании.

Нужно отметить, что все договоры должны согласовываться с финансовой службой предприятия на предмет соответствия их условий составленному бюджету. Поэтому при согласовании информационная система должна обеспечивать привязку договора к статьям доходов и расходов компании (указание статьи и запланированного лимита по ней).

Личный опыт

Игорь Рубцов, первый заместитель начальника департамента корпоративных проектов компании «Информконтакт» (Москва)

Соответствие суммовых показателей договора установленным лимитам финансирования следует особенно тщательно проверять на этапе согласования договора, так как после подписания договор принимает силу «закона» и допущенные ошибки могут повлечь за собой неисполнение принятых обязательств и уплату штрафных санкций. Внести изменения в уже подписанный договор несравнимо труднее, чем в его проект на этапе согласования.

Контроль выполнения договорных обязательств

После окончательного утверждения договора в карточке документа должны фиксироваться сроки его действия и этапы исполнения, занятость исполнителей, наличие актов приема-сдачи работ. На основании этих данных будет проводиться мониторинг заключенных договоров.

Для того чтобы сэкономить время на контроль договоров, система должна позволять формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетности включает календарь пользователя, список текущих сделок и перечень событий. Календарь пользователя содержит данные обо всех текущих договорах и этапах их согласования. С точки зрения финансового директора, более практичным является список текущих сделок, в котором представлены данные о дебиторской задолженности, неотгруженном товаре, осуществленной предоплате и т.д.

Комментарий

Олег Васюкевич, начальник департамента экономики и финансов ЗАО «Сибирская аграрная группа» (Томск)

Основной для нас плюс автоматизации системы учета договоров – это контроль сумм заключаемых договоров в сравнении с утвержденными статьями бюджета движения денежных средств на стадии как заключения, так и исполнения договора. Таким образом, в любой момент мы можем видеть суммы обязательств по действующим договорам, а также по планируемым к подписанию и предотвращать заключение договоров с обязательствами, не соответствующими финансовым планам компании.

Перечень событий содержит сведения по каждому договору о выполненных работах, а также напоминание о предстоящих платежах и поставках. Нередко информационная система содержит расширенный набор отчетов (см. табл. 1).

Используя такой набор отчетов, пользователи могут контролировать всю договорную деятельность предприятия, начиная от просрочек согласования договоров и заканчивая контролем платежей.

Аналитическая отчетность позволяет контролировать движение денежных средств. Проводя планово-фактический анализ финансовых потоков, финансовая служба может анализировать текущую ситуацию на предприятии и корректировать плановые показатели в будущих периодах. Благодаря накопленным данным за прошлые периоды времени можно сравнивать текущее положение дел с прошлыми временными периодами. Такого рода временной анализ позволяет:

судить о степени развития предприятия;

выявлять сезонные колебания поступления и расходования денежных средств;

точнее планировать ресурсы компании на следующие периоды.

Личный опыт

Владислав Егорян, директор по развитию компании MiraxSoft (Москва)

Для учета исполнения договорных обязательств в нашей компании в основном используется отчет «Оплаты и остатки», с помощью которого можно как отследить задолженности по любому договору, так и выявить неисполненные обязательства по поставке либо оказанию услуг. Часто применяются также сводные отчеты по исполнению групп договоров по контрагентам, проектам, центрам финансовой ответственности. Опираясь в методике учета на сквозные цепочки документооборота, где договор – это документ, на основании которого выполняются все хозяйственные операции, мы можем формировать, к примеру, отчеты на базе журнала отгрузок, группирующие поставки по сотруднику, который вел договор.

Необходимо также жестко контролировать сроки действия договора. Зачастую многие контракты продлеваются автоматически по умолчанию, при этом в связи с изменением рыночной конъюнктуры условия могут быть далеко не самыми выгодными для компании. А может возникнуть и прямо противоположная ситуация, когда компания будет заинтересована в продлении договора. Поэтому следует обратить внимание на то, обеспечивает ли информационная система возможность продления сроков действия договора.

Личный опыт

Виктор Ермак, директор по развитию бизнеса департамента консалтинга компании «Квазар-Микро» (Москва)

Мы считаем, что среди наиболее значимых результатов внедрения информационной системы учета договоров в МТС можно выделить:

• возможность проверки соответствия платежей заключенным договорам;
• контроль выполнения обязательств по договорам.

Интеграция с другими информационными системами

Для того чтобы оптимизировать денежные потоки компании, система управления договорной деятельностью может быть интегрирована с системами бухгалтерского учета и бюджетирования. Это позволяет увязывать платежные поручения, товаротранспортные накладные, доходные и расходные статьи бюджета с заключенными договорами, что экономит время на перенос данных о ходе исполнения контрактов. Другое существенное преимущество интегрированных информационных систем – автоматический контроль платежей. К примеру, система не позволит осуществить предоплату, если та не предусмотрена договором или срок оплаты еще не наступил (см. табл. 2). Интеграция системы по учету договоров с системой бюджетирования исключает несанкционированное превышение бюджетных статей расходов и доходов.

Таблица 1. Формы отчетности по договорной деятельности компании.

Наименование отчета	Содержание
Расчеты с контрагентами по договорам	По указанному контрагенту собираются все действующие обязательства за период. Отчет содержит: – сумму всех обязательств; – исполненные платежи (стоимость выполненных поставок); – дебиторскую задолженность (стоимость непоставленных товаров)
График платежей	На основании срока действия договора и условий оплаты формируется график платежей по дням
Просроченные договоры	Отчет показывает в разрезе договоров неисполненные финансовые обязательства, срок действия которых истек
Исполнение договоров	Текущие данные об исполнении договоров в следующих аналитических разрезах: – по подразделению, за которым числятся договоры (по центрам финансовой ответственности); – по ответственным исполнителям; – по статьям планирования

Таблица 2. Ограничения, применяемые в интегрированных системах.

Ограничение	Требование к информационной системе
Нельзя сформировать заявку без предварительной регистрации договора	Требуется обязательная регистрация всех договоров, по которым предполагается оплата
Сумма предполагаемого платежа не может превышать финансовые обязательства по договору	В системе содержится четкое указание суммы обязательств по договору
Платеж не может быть исполнен до начала срока действия договора или по его окончании	Четко определен срок действия договора
Невозможно исполнить заявку по несуществующей бюджетной статье расходов или превышающую установленный лимит	Заключенный договор отнесен к конкретной статье затрат бюджета доходов и расходов
Платеж не будет осуществлен, если допущена ошибка в указании наименования контрагента	В информационной системе содержатся данные о контрагенте, с которым подписан договор
Невозможно исполнить заявку векселем, если это не предусмотрено договором	В договоре содержится условие о возможности осуществления оплаты векселем, и система позволяет учесть это условие

Личный опыт

Игорь Рубцов, первый заместитель начальника департамента корпоративных проектов компании «Информконтакт» (Москва)

Контрольные функции систем автоматизации договорной деятельности часто встречают сопротивление со стороны ответственных исполнителей по договорам, так как им приходится постоянно проверять все свои действия (выполнение оплат, оформление отгрузок продукции) на соответствие условиям договора. Система не позволяет проводить операции, нарушающие условия договора по какому-либо параметру. Например, до внедрения системы работник просто оформлял отгрузки по мере поступления заявок, теперь он должен проверить поступление оплаты и соблюдение графика поставок. Обычно период привыкания к работе в системе «под контролем» на крупных предприятиях с численностью работающих порядка 10 тыс. человек занимает до пяти месяцев.

Разграничение доступа к договорам

В заключение отметим, что при внедрении информационной системы следует особое внимание уделить порядку хранения договоров, а также разграничить доступ должностных лиц к сведениям о заключенных договорах. Если четко описать в системе права пользователей по созданию, редактированию и просмотру существующих договоров, это позволит избежать утечки конфиденциальных данных о деятельности компании.

Автоматизация договорной деятельности в компании «Химпром»1

Исходная ситуация

Выдержки из положения о договорной деятельности компании «Химпром»

1. Общие положения.

1.5. Оформлению и заключению договоров должны предшествовать следующие этапы:

• подготовка подразделениями заявок на работы, услуги, материальные ресурсы;
• сбор заявок на выполнение работ внешними организациями в функциональных отделах;
• сбор заявок на закупку ТМЦ и оборудования с расчетами, обосновывающими объем и график закупок;
• подготовка пакета необходимой документации для открытия финансирования работ капитального характера;
• утверждение перечней, объемов работ (услуг);
• определение объемов финансирования;
• выдача заданий на оформление договоров.

  2. Правила заключения договоров.

  2.2. Правила оформления, заключения и сопровождения договоров на поставку ТМЦ.

  Планово-экономический отдел совместно с подразделениями разрабатывает проект производственной программы на планируемый год.

  Подразделение готовит годовую (разовую) заявку на необходимые ТМЦ.

  Главные специалисты проверяют правильность выбранных нормативов для расчета заявок.

  Управление материально-технического обеспечения и комплектации проверяет наличие ТМЦ на складах, выбирает поставщика, проводит оценку затрат и графиков покупки. Оформляет договор. Сопровождает договор до момента его прекращения.

  3. Лица, уполномоченные на подписание договоров от имени предприятия.

  4. Порядок оформления договоров.

  5. Визирование договоров.

  6. Регистрация и хранение договоров.

  8. Претензионно-исковая работа.

Проблемы, с которыми столкнулась компания «Химпром», типичны для многих российских предприятий:

регистрация договоров велась в собственной информационной системе с опозданием в один – три дня;

подразделение, ответственное за исполнение заключенного договора, не контролировало выполнение обязательств;

большая часть хозяйственных операций не проверялась на соответствие заключенным договорам;

информация, вводимая в реестр договоров, не позволяла руководству комбината получать необходимые сведения об исполнении договоров (сколько было заказано по плану ТМЦ, сколько по факту получено, частично или полностью произведена оплата).

После детального анализа перечисленных проблем руководство комбината решило автоматизировать договорную деятельность компании. При этом надо отметить, что ведение бухгалтерского и налогового учета было автоматизировано с использованием системы Alfa. Для того чтобы избежать проблем, связанных с интеграцией различных информационных систем, было решено автоматизировать учет договоров на базе того же IT-решения.

Основные задачи, которые были сформулированы в техническом задании, следующие:

возложить обязанности по ведению договорной базы непосредственно на ответственных исполнителей по договорам;

контролировать исполнение договорных обязательств;

обеспечить оперативное формирование отчетов о выполнении договоров.

Этапы внедрения информационной системы

Условно весь процесс внедрения информационной системы может быть поделен на два основных этапа.

На первом этапе были описаны все бизнес-процессы, связанные с договорной деятельностью компании, и составлено техническое задание.

В рамках второго этапа устанавливалось и тестировалось программное обеспечение. Для внедрения информационной системы была создана проектная команда, в которую вошли два представителя управления информационных технологий и связи комбината и специалисты консалтинговой компании.

Среди наиболее сложных вопросов, которые были решены в ходе проекта, нужно отметить обучение большого количества сотрудников, ревизию всех договоров компании, распределение прав доступа к информационной системе.

До внедрения модуля, позволяющего автоматизировать договорную деятельность компании, всю информацию о заключенных контрактах по заявкам от отделов вносили сотрудники управления информационных технологий. В новой информационной системе это было возложено на исполнителей по договорам. Чтобы сотрудники смогли правильно пользоваться внедренным программным обеспечением, пришлось их обучить.

Из-за резкого увеличения количества пользователей системы возникла необходимость пересмотреть политику информационной безопасности и четко разграничить права доступа к работе с договорами (только прочтение, редактирование, согласование).

Для актуализации договорной базы в процессе внедрения была проведена полномасштабная ревизия порядка 16 тысяч документов, в которой приняли участие все подразделения комбината. Основная сложность при этом заключалась в том, что часть документов числилась за сотрудниками, которые уже уволились или были переведены в другой отдел: собрать достоверные данные о ходе работ по таким договорам было крайне сложно.

Результаты проекта

В результате внедрения информационной системы, автоматизирующей договорную деятельность в компании «Химпром»:

была создана база данных по заключенным договорам, позволяющая при помощи разработанных отчетов проанализировать текущее исполнение всех договоров;

внедрены процедуры контроля соответствия всех платежей и хозяйственных операций заключенным договорам;

разработано подробное положение о договорной деятельности предприятия (см. «Выдержки из положения о договорной деятельности компании «Химпром»);

внедрена система разграничения прав доступа к заключенным контрактам.

В настоящее время 25 подразделений (500 пользователей) компании «Химпром» работают во внедренной информационной системе. По мнению менеджмента компании, информационная система значительно упростила контроль ведения договоров и финансовых потоков компании.

Возможности	Стоимость
Alfa-Contract («Информконтакт»)
1. Создание проекта договора с оформлением договорных обязательств, товарной спецификации и плановой калькуляции стоимости договора. 2. Составление плана-графика исполнения договорных обязательств и его контроль. 3. Регистрация штрафных санкций за неисполнение обязательств и контроль их наступления. 5. Организация процедуры согласования и утверждения договора с использованием системы электронного документооборота. 6. Учет и контроль сроков и полноты исполнения обязательств сторонами договора. Оформление необходимой документации (акты, накладные, платежные документы). 7. Регистрация изменений условий договора и взаимных обязательств с оформлением дополнительных соглашений и ведением истории договора. 8. Учет расчетов с дебиторами и кредиторами в разрезе договоров. 9. Разграничение прав доступа и распределение ответственных за обязательства	Стоимость лицензии - 1800– 36 000 долл. США (в зависимости от количества рабочих мест, функционала, территориальной распределенности предприятия и т.п.). Стоимость внедрения - 2000-65 000 долл. США (в зависимости от автоматизируемого бизнес-процесса, масштаба предприятия, схемы внедрения и т.п.)
КССС. Управление Договорами и Проектами («Гольдберг-Софт» и компании-партнеры)
1. Учет договоров в разрезах: проект, договор, этап, ТМЦ. Закрытие работ в акте по этапам. 2. Учет договоров в строительстве. 3. Генератор отчетов план-факт по договорам: выполняемые работы, акты, денежные средства, затраты. 4. Создание плановой себестоимости и расчет фактических затрат по договору с детализированным учетом субподряда. 5. Планирование на основании заключенных договоров: бюджеты доходов, расходов, денежных средств, календари платежей и задолженностей. 6. Согласование и контроль исполнения договоров, в том числе по позициям. 7. Интеграция с ИС «Турбо Бухгалтер 6.9»	Стоимость лицензии (сетевая версия) - 9000 руб. за одно рабочее место. Стоимость внедрения - 30 000 руб. за одно рабочее место. Бесплатная локальная версия без отчетов
DIRECTUM (DIRECTUM)
1. Создание проекта договора. 2. Согласование договора. 3. Визирование договора. 4. Регистрация. 5. Контроль выполнения обязательств по договору	Стоимость лицензии - 5100 руб. за одно рабочее место. Стоимость внедрения - 60-120% от стоимости лицензий
АстроСофт: Учет договоров («АстроСофт» и компании-партнеры имеющие статусы «1С:Франчайзи», «1С:Консалтинг»)
1. Управление ресурсами. 2. Согласование документов. 3. Бюджетирование по договорам. 4. Ведение расчетов. 5. CRM-функции. 6. Сопровождение тендеров	Стоимость лицензии и внедрения - 4820 у.е. (без ограничения количества пользователей и лицензий)
Управление договорами (Verysell-6)
1. Управление жизненным циклом договора. 2. Согласование и ведение версий договоров, прикрепление к договору сопутствующих документов, построение взаимосвязей между договорами. 3. Задание плановых и фактических параметров договора и их сопоставление. 4. Контроль исполнения обязательств по заключенным договорам. 5. Работа с архивом. 6. Импорт договоров со сканера. 7. Формирование отчетов и управление шаблонами	Стоимость лицензий - от 250 долл. США за одно рабочее место (зависит от количества приобретаемых лицензий).Также требуются лицензии Lotus/Notes Domino. Стоимость внедрения готового решения (без доработок) - около 10 000 долл. США
Система управления «ПАРУС» (Корпорация «ПАРУС»)
1. Регистрация договоров и паспортов сделок. 2. Расчет скидок для этапа договора. 3. Согласование и утверждение договоров. 4. Формирование заказов потребителей и заказов поставщикам. 5. Формирование документов, а также плановых и фактических платежей. 6. Формирование дополнительных соглашений. 7. Контроль исполнения договоров. 8. Автоматический планово-фактический анализ по исполнению договоров в различных разрезах. 9. Ведение электронного архива документов для учета электронных документов. 10. Разработка и формирование отчетов	Стоимость лицензии - 900 долл. США за одно рабочее место. Стоимость внедрения - 500-4000 долл. США за одно рабочее место
Hummingbird Enterprise for Contract Management (Verysell Projects)
1. Разработка текстов контрактов с использованием библиотеки корпоративных шаблонов. 2. Согласование контрактов внутри и вне организации и их утверждение. 3. Сопровождение и администрирование контракта в процессе выполнения контрактных обязательств. 4. Интеграция с финансовыми системами. 5. Архивирование дел по контрактам	Стоимость лицензии - 500-600 долл. США за одно рабочее место. Стоимость внедрения - 50-150% от стоимости лицензий
DocsVision (DocsVision)
1. Учет договоров. 2. Регламент внутреннего согласования договоров. 3. Контроль внешнего согласования договоров. 4. В отдельных случаях занесение информации о договоре в ERP-систему	Стоимость лицензии - 3000-22 000 долл. США (в зависимости от модуля, количества лицензий и рабочих мест). Стоимость внедрения - 6000-10 000 долл. США
КАС «Бизнес Люкс» (НПО «Компьютер»)
1. Полный цикл операций по взаимодействию с партнерами от момента возникновения договорных обязательств до их выполнения. 2. Специальные модули для ведения расчетов по закупкам материальных ценностей (услуг) и для управления их реализацией. 3. Модули связаны с подсистемами «Управление производством» - в части планирования потребностей в материальных ресурсах, «Оперативное управление финансами» - в части управления оперативными финансовыми потоками	Стоимость лицензии - 28 900 руб. за одно рабочее место. Стоимость внедрения - 100-150% от стоимости лицензий
Система «Галактика ERP». Модуль «Управление договорами» («Корпорация «Галактика»)
1. Заключение договоров (конкретных и рамочных), связанных в первую очередь со снабжением и сбытом. Учет расчетов по договорам, в том числе векселями и ценными бумагами. Формирование прайс-листов, различных отчетов. 2. Конкретизация рамочных договоров путем периодического заключения дополнительных соглашений, уточняющих взаимоотношения сторон на определенный период. 3. Формирование календарных планов движения товаров, услуг и платежей. Расчет штрафов за нарушение условий и сроков отгрузки и оплаты. 4. Формирование нарядов-заказов на отгрузку товаров на внутренний рынок и на экспорт. 5. Формирование сопроводительных документов на отгрузку товаров. При этом определяются приоритеты отгрузок, формируются распоряжения на отгрузку, разнарядки, накладные на отпуск. 6. Составление исковых заявлений по договорам на взыскание долга и уплату пеней, а также регистрация решений суда по искам. 7. Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов	Стоимость лицензий - 900 долл. США (зависит от количества рабочих мест). Стоимость внедрения может быть ниже или равна стоимости лицензий
КИС «Лагуна» (ООО «УЦ «Аккорд»)
1. Заключение договоров и контроль за их исполнением. 2. Планирование исполнения договоров с регистрацией графиков (планов) оказания услуг по периодам, объемам (в количественном и суммовом выражении) и графиков оплат по договорам. 3. Формирование товарно-сопроводительных и платежных документов. 4. Формирование отчетности и проведение окончательных расчетов по договорам. 5. Возможность вести учет рамочных договоров. 6. Автоматический контроль дебиторской и кредиторской задолженностей контрагентов, анализ состояния взаиморасчетов. 7. Сопоставление плановых и фактических показателей деятельности предприятия для принятия обоснованных управленческих решений	Стоимость лицензии - 235-836 долл. США (в зависимости от количества рабочих мест). Стоимость внедрения зависит от требований к модулю, которые выдвигает организация
«1С:Управление производственным предприятием 8.0», «1С:Управление торговлей 8.0» (Фирмы «1С:Франчайзи»)
1. Ведение взаиморасчетов и взаимоотношений с клиентами в разрезе договоров. 2. Возможность ведения для одного контрагента множества договоров. 3. Автоматическое отслеживание условий по договорам. 4. Оформление особых условий по договорам (суммы поставок, специальные цены и контроль выполнения этих условий). 5. Учет особенностей клиента	Стоимость лицензий зависит от числа рабочих мест и масштаба внедрения. «1С:Управление производственным предприятием 8.0» - примерно от 340 у.е. за одно рабочее место. «1С:Управление торговлей 8.0» -190 у.е. за одно рабочее место
< 1 > Таблица подготовлена аналитическим отделом журнала «Финансовый директор» на основе данных, предоставленных компаниями. <2> В скобках указана компания, внедряющая систему

Четкое и неуклонное исполнение договорных обязательств является реальным условием эффективности договорной работы. Всякое отступление от принятых обязательств влечет за собой нарушение хозяйственных связей, отражается на финансовом состоянии предприятий, доходах коллективов, а в конечном счете - на потребителях.

Договорная дисциплина включает два требования: реальное исполнение и надлежащее исполнение.

Реальное исполнение означает исполнение обязательств в натуре. Так, по договору поставки должна быть осуществлена передача продукции (товара) поставщиком покупателю. Хозяйственные договоры относятся к числу возмездных и, как правило, двусторонних, т. е. таких, в которых каждый из контрагентов выступает одновременно как носитель и прав, и обязанностей. В этой связи важное значение приобретает обеспечение реального исполнения встречных обязательств покупателя, включая, в первую очередь, оплату переданной ему продукции. Надлежащим признается исполнение обязательств в строгом соответствии с его содержанием.

Элементы надлежащего исполнения определены в Гражданском кодексе Республики Беларусь. Исполнение может считаться надлежащим только при условии, если оно произведено надлежащим лицом, надлежащим образом, в надлежащее время и в надлежащем месте, а также надлежащим предметом. Таким образом, реальное исполнение означает «что делать», а надлежащее - «как делать».

Основное назначение и содержание учета и контроля исполнения договорных обязательств составляют действия по определению и фиксации в документах данных об условиях договоров и их фактическом выполнении. Этой работой занимаются коммерческая и юридическая службы, а вопросами цен и оплаты - бухгалтерия.

Выполнение договоров контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комплектности, соблюдению транспортных условий, расчетной дисциплины, по вопросам организации оборота тары и средств пакетирования, выполнению условий отгрузки, порядка согласования цен. Учет выполнения обязательств ведется с нарастающим итогом в пределах срока поставки, по установленной форме. Он может осуществляться вручную и автоматизированным способом.

Договор поставки является двусторонним, что определяет обязательства по его выполнению как поставщика, так и покупателя.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение принятых по договору обязательств предусмотрены меры имущественной ответственности сторон. Взыскание санкций является правом, а не обязанностью сторон. Санкции применяются без взаимных расчетов.

Стороны в договоре могут устанавливать санкции по своему усмотрению, если законодательством не предусмотрены обязательные санкции, а также увеличивать размеры санкций, установленных законодательством. Уменьшить размер обязательных санкций стороны не имеют права. Уменьшить размер неустойки имеют право хозяйственный суд и суд, но увеличивать ее размер эти органы не имеют права.

За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств по договору поставки взыскиваются неустойка (штраф, пеня), убытки.

Неустойка -установленная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить другой стороне в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, в частности в случае просрочки исполнения. Соглашение о неустойке выполняется в письменной форме.

Разновидностями неустойки являются штраф и пеня.

Штраф - определенная договором денежная сумма, которую должник обязуется уплатить кредитору в заранее определенном размере или в процентном соотношении к сумме долга или всего предмета исполнения (суммы договора).

Пеня - установленная договором денежная сумма, которую должник обязуется уплатить кредитору в процентном отношении к сумме просроченного платежа за каждый день или иной период просрочки.

Убытки - расходы одной из сторон, утрата или повреждение имущества, а также неполученные кредитором доходы, которые он получил бы, если бы обязательство было исполнено другой стороной.

К неполученным доходам (упущенной выгоде) относятся все доходы, которые получила бы потерпевшая сторона, если бы обязательство было исполнено (прибыль из выручки от реализации товаров, которые должны были быть поставлены потребителю).

По общему правилу при неисполнении договоров применяются зачетная и штрафная неустойка

Зачетная неустойка идет в зачет убытков и его кредитор может взыскать установленную неустойку, а затем потребовать и возмещения убытков в части, не покрытой неустойкой.

Возмещение = Неустойка + (Убытки - Неустойка).

Штрафная неустойка позволяет кредитору требовать взыскания неустойки и убытков в полном объеме сверх неустойки.

Возмещение = Неустойка + Убытки.

Уплата неустойки и возмещение убытков не освобождает должника от обязанности исполнить обязательство в натуре.

Рассмотрим основания ответственности сторон по договору, установленной законодательством или договором (табл. 1.1.) Основания ответственности поставщика н покупателя по договору поставки

4 Поставка товаров ненадлежащего качества 5.

Поставка товаров без тары или упаковки либо в ненадлежащей таре или упа-

Штраф в размере стоимости ие- поставленной (недопоставленной) продукции

Неустойка (штраф) в размере 25 % некачественных или некомплектных товаров и убытки без зачета неустойки (штрафа)

Неустойка не взыскивается, если поставщик заменит некачественный или некомплектный товар либо устранит дефекты, либо доукомплектует товар без промедления с момента поставки товара или в срок, установленный сторонами Неустойка (штраф) в размере, установленном договором

П.91 Положения о поставках товаров в Республике Беларусь

П.13 Декрета Президента Республики Беларусь от 04.08.97 № 14 «О некоторых мерах по упорядочению экономических отношений» Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 20.8

98 г. № 1318 «О внесении дополнения и изменений в отдельные постановления правительства Республики Беларусь»

П.95 Положения о поставках в Республике Беларусь

П.98 Положения о поставках товаров в Республике Беларусь

ковке, немаркированных или ненадлежащим образом маркированных 6.

Несвоевременная оплата стоимости возвращенной тары 1.

Несвоевременная оплата товаров 2.

Просрочка возврата (сдачи) тары, средств упаковки и средста пакетирования или использования их не по назначению

Пеня за каждый день просрочки по соглашению сторон

0,2 % - если поставщик находится на территории другого государства

Неустойка (штраф) в размере, установленном договором

Положение о безналичных расчетах в Республике Беларусь; Постановление Национального банка Республики Беларусь от П I 4 П I 4. Постановления Пленума Высшего хозяйственного суда Республики Беларусь «О хозяйственном договоре поставки»

П96 Положения о поставках товаров в Республике Беларусь

Кроме того, в договоре может быть оговорена не предусмотренная Положением о поставках товаров в Республике Беларусь неустойка за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств сторонами.

Следует также отметить, что ни по одному из перечисленных оснований ответственность поставщика для коммерческих договоров поставки в законодательстве не предусмотрена, поэтому сторонам следует устанавливать ее в заключаемых договорах.

Претензионный порядок рассмотрения хозяйственных споров, возникающих в процессе исполнения договоров, ко- торый раньше являлся обязательным, отменен с 1 января 1994 г Начало течения и продолжительность общего срока исковой давности определены ст. 201 ГК РБ, он равен трем годам (ст. 197 ГК РБ). 1.8.

Работа любого юриста в организации или на производственном предприятии начинается с отлаживания системы договорной работы.

Основополагающими моментами в этой деятельности являются учет и контроль. Без преувеличения можно сказать, что правильно построенный контроль за договорной работой — залог успеха компании.

Задачи, виды контроля

Для чего нужен контроль за договорной работой в организации? В первую очередь он позволяет решить следующие задачи:

— своевременное заключение договоров;

— получение необходимых согласований в заинтересованных подразделениях и у должностных лиц;

— своевременное и надлежащее исполнение условий договора;

— контроль за платежами по договорам и финансовыми потоками;

— минимизация рисков, связанных с возможными штрафными санкциями;

— реализация учетной и архивной функции;

— возможность уменьшения дебиторской задолженности.

Виды контроля договорной работы рассмотрим в таблице 1.

Внутренние локальные акты

Основной задачей внутренних локальных актов является четкая регламентация контроля за договорной работой, определения алгоритма действий работников. Локальные нормативные акты, связанные с контролем договорной работы, могут носить как комплексный характер (например, положение о ведении договорной работы, инструкция о порядке ведения договорной работы), так и регулировать лишь часть процесса (например, инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). К локальным нормативным актам в качестве приложений могут разрабатываться формы (бланки) договорной документации.

Очень важно в локальном акте установить порядок учета заключаемых договоров. Такой учет может осуществляться в виде электронной базы или журнала. В журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения. Здесь же могут отражаться сведения о ненадлежащем исполнении договорных обязательств контрагентами, а также о претензионной работе.

Локальный акт, регулирующий договорную работу, утверждается приказом исполнительного органа и доводится до сведения всех заинтересованных сотрудников компании. Вот примеры структуры положения о договорной работе некоторых компаний.

1. Общие положения. Цель и область действия.

3. Заключение договора.

1. Общие положения.

2. Инициирование заключения договора.

8. Учет и хранение договоров.

В качестве приложений к положению используются:

Кто в ответе?

Важным моментом в организации договорной работы является определение ответственных лиц. Функции контроля могут быть возложены как на конкретного работника (юрисконсульта), так и на одно или несколько подразделений. Причем подразделением, которое осуществляет контрольную функцию, может быть как подразделение, инициировавшее заключение договора, так и, например, юридическое подразделение. Если функции контроля разделяются, то ответственный исполнитель отвечает за согласование договора и исполнение договорных обязательств, юридическое подразделение — за подготовку текста договора и претензионную работу, а бухгалтерия — за наличие первичных документов. Однако в этом случае необходимо четко разделить обязанности каждого структурного подразделения.

Контрольные функции закрепляются также в положении о договорной работе. Рассмотрим, как может быть сформулирована данная функция в положении.

Так, после регистрации договора подразделение-исполнитель изготавливает необходимое количество копий договора и передает их в структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле исполнения договорных обязательств. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением.

Контроль исполнения предусматривает проведение таких мероприятий, как:

1) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в бухгалтерскую службу для отражения операций в бухгалтерском учете;

2) проверка сроков действия договора при необходимости осуществления процедуры изменения сроков договора;

3) составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;

4) осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;

5) своевременное информирование и передача в случае нарушения контрагентами условий договора необходимых документов в правовой департамент, департамент безопасности и другие заинтересованные подразделения в целях принятия необходимых мер.

Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель подразделения-исполнителя.

Бухгалтерская служба, правовой департамент и департамент безопасности вправе самостоятельно осуществлять выборочную проверку результатов исполнения договоров. При проведении этих проверок подразделение-исполнитель обязано предоставлять все необходимые документы, подтверждающие выполнение работ, иные дополнительные материалы и пояснения.

Проверка финансовых потоков и платежей

Проверка финансовых потоков и платежей является чрезвычайно важной задачей, поскольку в случае отсутствия контроля возможны следующие негативные последствия:

— рост дебиторской и кредиторской задолженности;

— финансово неустойчивое положение компании и возможное банкротство;

— риски судебных споров;

— уплата штрафных санкций.

При этом очень важно оптимизировать работу с кредиторской задолженностью. Чтобы оптимизировать использование средств, составляющих кредиторскую задолженность, не увеличивая при этом сроков ее погашения, необходимо досконально изучить существующий в компании порядок осуществления платежей, внимательно рассмотрев условия договоров, проверив правильность ввода деталей платежей в компьютерные системы финансового подразделения компании и сопоставив сроки еженедельных платежей с условиями контрактов во избежание досрочной оплаты.

Очень важно установить:

— сроки и даты оплаты по договору;

— даты просрочки платежей и возможные штрафные санкции;

— суммы штрафных санкций в случае просрочки платежей.

Например, строительная компания не получила средств за выполненные генподрядные работы. Оплата по договору должна была осуществляться 26.05.2010. Сумма оплаты по договору составила 3130000 руб. Однако заказчик отказался производить оплату. Генподрядчик решил обратиться в суд для возмещения убытков. Штрафные санкции рассчитываются по ставке рефинансирования (табл. 2).

Таблица 2

——————————T————-T—————T—————¬

¦ Период ¦ Кол-во дней ¦ Ставка ¦ Сумма (руб.) ¦

¦ ¦ ¦рефинансирова-¦ ¦

¦ ¦ ¦ ния ¦ ¦

+————-T—————+————-+—————+—————+

¦ 26.05.2010 ¦ 31.05.2010 ¦ 6 ¦ 8 ¦ 4116,16 ¦

¦ 01.06.2010 ¦ 27.02.2011 ¦ 272 ¦ 7,75 ¦ 180768,22 ¦

+————-+—————+————-+—————+—————+

¦ 28.02.2011 ¦ 02.05.2011 ¦ 64 ¦ 8 ¦ 43905,75 ¦

+————-+—————+————-+—————+—————+

¦ 03.05.2011 ¦ 25.12.2011 ¦ 237 ¦ 8,25 ¦ 167669,38 ¦

+————-+—————+————-+—————+—————+

¦ 26.12.2011 ¦ 31.12.2011 ¦ 6 ¦ 8 ¦ 4116,16 ¦

+————-+—————+————-+—————+—————+

¦ 01.01.2012 ¦ 01.06.2012 ¦ 152 ¦ 8 ¦ 103991,26 ¦

+————-+—————+————-+—————+—————+

¦ Итого ¦ ¦ ¦ ¦ 504566,94 ¦

+————-+—————+————-+—————+—————-

Обратите внимание, что обязанность по расчету штрафных санкций лучше возложить на бухгалтерскую или плановую службу.

Проверка исполнения договора в целом

При проверке исполнения договора важно контролировать не только каждый этап исполнения договора, но и порядок согласования, разработки документов, оплаты и претензионной работы. Так, если договор месяцами согласуется в структурных подразделениях, то контрагент может просто отказаться от заключения договора. Поэтому некоторые компании утверждают планы мероприятий по каждому договору, который заполняет ответственный исполнитель.

Очень важно при контроле определить четкие даты, а также ответственных лиц. При отсутствии конкретного ответственного лица договорная работа будет страдать.

Претензионная и судебная составляющие контроля

Претензионная работа является очень важной составляющей контроля договорной работы, поскольку позволяет исправить недостатки работ, услуг, исключить убытки в работе.

Очень важно в договорах определять порядок претензионной работы. Поясним почему. Например, по договорам подряда в соответствии с п. 1 ст. 720 ГК РФ заказчик обязан в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором, с участием подрядчика осмотреть и принять выполненную работу (ее результат), а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе незамедлительно заявить об этом подрядчику. При этом не ясно, в какой срок должно быть сделано заявление, чтобы суд признал его незамедлительным. Заказчик, не предъявивший подрядчику претензий относительно качества работ в разумный срок после выявления недостатков, теряет право требовать возмещения убытков. Такой вывод подтвержден и судебной практикой (Определение ВАС РФ от 13.03.2009 N 2104/09).

Если компания не воспользовалась претензионным порядком, то в суде ей может быть отказано в исковых требованиях.

Если компания пропустила срок исковой давности, то его восстанавливать также придется в суде.

Вместе с тем, если срок по дебиторской задолженности прошел, то ее можно списать. Расход в виде дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности или по которой обязательство прекращено в соответствии с гражданским законодательством, учитывается в составе внереализационных расходов в последний день того отчетного периода, когда произошло такое событие. Что касается истечения срока исковой давности, то для учета расхода в целях налогообложения не нужно иметь подтверждения того, что кредитор принимал меры по взысканию долга (например, писал претензии, подавал исковое заявление в суд), поскольку истечение срока исковой давности является самостоятельным основанием для списания долга. Судьи в таких ситуациях принимают решения в пользу налогоплательщиков (Постановления ФАС МО от 02.02.2009 N КА-А40/13269-08-П-2, ФАС УО от 21.10.2008 N Ф09-7654/08-С3, ФАС СКО от 28.02.2007 N Ф08-731/2007-288А и др.).

Как правило, порядок проведения претензионной и исковой работы также отражается в локальном акте компании. Приведем конкретный пример формулировки на примере порядка составления претензионных документов в ОАО «РЖД» (Приказ ОАО «РЖД» от 04.08.2006 N 205).

Составление и оформление претензионных документов осуществляются структурными подразделениями филиалов ОАО «РЖД», являющимися получателями товара (далее — получатели).

При обнаружении несоответствия поступившего товара (груза) данным, указанным в товаросопроводительных документах по номенклатуре, количеству и качеству, получатели в целях соблюдения договорных обязательств по приемке товара направляют в Росжелдорснаб запрос о предоставлении копии договора поставки этого товара. Росжелдорснаб направляет получателю по факсимильной связи копию соответствующего договора поставки…

Основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю) является акт.

Для оформления приемки товара, имеющего количественное и качественное расхождение, а также расхождение в ассортименте с данными товаросопроводительных документов или не имеющего товаросопроводительных документов, применяется акт о приемке материалов либо акт о приемке топлива и нефтепродуктов.

Обратите внимание, что часто за претензионную работу отвечает юридическая служба компании. При этом очень важно взаимодействие с бухгалтерией.

Учимся на ошибках

Какие основные ошибки при контроле договорной работы допускают компании? Самой распространенной ошибкой является отсутствие всякого контроля за договорной работой или ослабленный контроль. Контроль не может осуществляться, например, юристами или бухгалтерами самостоятельно без нормативного регулирования.

Другая ошибка — недооценка внутренних и внешних рисков. К внутренним рискам следует отнести недобросовестность исполнителя договора, злоупотребление им служебным положением, к внешним — недобросовестность контрагента. Поэтому очень важно на преддоговорном этапе проверить контрагента, а также полномочия лиц, подписывающих договоры и сопроводительные документы. Также важно осуществлять контроль за деятельностью исполнителя договора для исключения возможности злоупотребления служебным положением. Если договор включает в себя несколько этапов, то необходимо отслеживать сроки и оплату по каждому из этапов. Не менее важен контроль за претензионной работой, поскольку, если он не проводится, компания может потерять значительные средства.

В заключение необходимо отметить, что, несмотря на то что каждая компания самостоятельно контролирует договорную работу, общие рекомендации, данные в статье, могут быть полезны для всех компаний. Ведь нет таких компаний, у которых нет контрагентов, которых необходимо проверять, нет компаний, которые не должны контролировать платежи и сроки, а также очень мало компаний и индивидуальных предпринимателей, которые не ведут претензионно-исковую работу.

Работа любого юриста в организации или на производственном предприятии начинается с отлаживания системы договорной работы. Основополагающими моментами в этой деятельности являются учет и контроль. Без преувеличения можно сказать, что правильно построенный контроль за договорной работой — залог успеха компании.
Задачи, виды контроля
Для чего нужен контроль за договорной работой в организации? В первую очередь он позволяет решить следующие задачи:- своевременное заключение договоров;- получение необходимых согласований в заинтересованных подразделениях и у должностных лиц;- своевременное и надлежащее исполнение условий договора;- контроль за платежами по договорам и финансовыми потоками;- минимизация рисков, связанных с возможными штрафными санкциями;- реализация учетной и архивной функции;- возможность уменьшения дебиторской задолженности.

Внутренние локальные акты
Основной задачей внутренних локальных актов является четкая регламентация контроля за договорной работой, определения алгоритма действий работников. Локальные нормативные акты, связанные с контролем договорной работы, могут носить как комплексный характер (например, положение о ведении договорной работы, инструкция о порядке ведения договорной работы), так и регулировать лишь часть процесса (например, инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств). К локальным нормативным актам в качестве приложений могут разрабатываться формы (бланки) договорной документации.Очень важно в локальном акте установить порядок учета заключаемых договоров. Такой учет может осуществляться в виде электронной базы или журнала. В журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения. Здесь же могут отражаться сведения о ненадлежащем исполнении договорных обязательств контрагентами, а также о претензионной работе.Локальный акт, регулирующий договорную работу, утверждается приказом исполнительного органа и доводится до сведения всех заинтересованных сотрудников компании. Вот примеры структуры положения о договорной работе некоторых компаний.
Пример 1.1. Общие положения. Цель и область действия.

2. Работа с проектом договора.

3. Заключение договора.

4. Порядок визирования проекта договора.

5. Оформление протокола разногласий, протокола согласования разногласий.

6. Изменение, дополнение и расторжение договора.

7. Регистрация договоров и сдача их на хранение.

8. Учет договоров и их хранение.

9. Контроль за исполнением условий договора.

Пример 2.1. Общие положения.2

Инициирование заключения договора.

3. Подготовка проекта договора или протокола разногласий.

4. Порядок согласования проекта договора структурными подразделениями.

5. Заключение и регистрация договора.

6. Изменение (расторжение) договора.

7. Исполнение договора. Контроль за исполнением договора.

8. Учет и хранение договоров.
В качестве приложений к положению используются:

1) перечень сведений о потенциальном контрагенте;

2) лист согласования к проекту договора;

3) Взаимодействие структурных подразделений при ведении договорной работы.

В целом содержание положения о договорной работе может отличаться в зависимости от структуры компании, количества подразделений, наличия филиалов и представительств и иных обстоятельств.
Кто в ответе?
Важным моментом в организации договорной работы является определение ответственных лиц. Функции контроля могут быть возложены как на конкретного работника (юрисконсульта), так и на одно или несколько подразделений. Причем подразделением, которое осуществляет контрольную функцию, может быть как подразделение, инициировавшее заключение договора, так и, например, юридическое подразделение. Если функции контроля разделяются, то ответственный исполнитель отвечает за согласование договора и исполнение договорных обязательств, юридическое подразделение — за подготовку текста договора и претензионную работу, а бухгалтерия — за наличие первичных документов. Однако в этом случае необходимо четко разделить обязанности каждого структурного подразделения.Контрольные функции закрепляются также в положении о договорной работе. Рассмотрим, как может быть сформулирована данная функция в положении.Так, после регистрации договора подразделение-исполнитель изготавливает необходимое количество копий договора и передает их в структурные подразделения, участвующие в исполнении или контроле исполнения договорных обязательств. Подразделение-исполнитель ведет оперативный и сводный учет исполнения договорных обязательств, а также контроль за их исполнением.Контроль исполнения предусматривает проведение таких мероприятий, как:1) проверка качества и своевременности исполнения сторонами обязательств по договору, в том числе контроль за своевременным проведением расчетов и предоставлением соответствующих документов в бухгалтерскую службу для отражения операций в бухгалтерском учете;2) проверка сроков действия договора при необходимости осуществления процедуры изменения сроков договора;3) составление проектов писем, уведомлений, дополнительных соглашений и других документов к договору;4) осуществление необходимых для оформления отношений по договору действий, таких как приемка исполненного по договору, составление актов, выставление и получение счетов и т.д.;5) своевременное информирование и передача в случае нарушения контрагентами условий договора необходимых документов в правовой департамент, департамент безопасности и другие заинтересованные подразделения в целях принятия необходимых мер.Ответственность за своевременный и надлежащий учет исполнения обязательств по договору несет руководитель подразделения-исполнителя.Бухгалтерская служба, правовой департамент и департамент безопасности вправе самостоятельно осуществлять выборочную проверку результатов исполнения договоров. При проведении этих проверок подразделение-исполнитель обязано предоставлять все необходимые документы, подтверждающие выполнение работ, иные дополнительные материалы и пояснения.
Проверка финансовых потоков и платежей
Проверка финансовых потоков и платежей является чрезвычайно важной задачей, поскольку в случае отсутствия контроля возможны следующие негативные последствия:- рост дебиторской и кредиторской задолженности;- финансово неустойчивое положение компании и возможное банкротство;- риски судебных споров;- уплата штрафных санкций.При этом очень важно оптимизировать работу с кредиторской задолженностью. Чтобы оптимизировать использование средств, составляющих кредиторскую задолженность, не увеличивая при этом сроков ее погашения, необходимо досконально изучить существующий в компании порядок осуществления платежей, внимательно рассмотрев условия договоров, проверив правильность ввода деталей платежей в компьютерные системы финансового подразделения компании и сопоставив сроки еженедельных платежей с условиями контрактов во избежание досрочной оплаты.Очень важно установить:- сроки и даты оплаты по договору;- даты просрочки платежей и возможные штрафные санкции;- суммы штрафных санкций в случае просрочки платежей.
Претензионная и судебная составляющие контроля
Претензионная работа является очень важной составляющей контроля договорной работы, поскольку позволяет исправить недостатки работ, услуг, исключить убытки в работе.Очень важно в договорах определять порядок претензионной работы. Поясним почему. Например, по договорам подряда в соответствии с п. 1 ст. 720 ГК РФ заказчик обязан в сроки и в порядке, которые предусмотрены договором, с участием подрядчика осмотреть и принять выполненную работу (ее результат), а при обнаружении отступлений от договора, ухудшающих результат работы, или иных недостатков в работе незамедлительно заявить об этом подрядчику. При этом не ясно, в какой срок должно быть сделано заявление, чтобы суд признал его незамедлительным. Заказчик, не предъявивший подрядчику претензий относительно качества работ в разумный срок после выявления недостатков, теряет право требовать возмещения убытков. Такой вывод подтвержден и судебной практикой (Определение ВАС РФ от 13.03.2009 N 2104/09).Если компания не воспользовалась претензионным порядком, то в суде ей может быть отказано в исковых требованиях.Если компания пропустила срок исковой давности, то его восстанавливать также придется в суде.Вместе с тем, если срок по дебиторской задолженности прошел, то ее можно списать. Расход в виде дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности или по которой обязательство прекращено в соответствии с гражданским законодательством, учитывается в составе внереализационных расходов в последний день того отчетного периода, когда произошло такое событие. Что касается истечения срока исковой давности, то для учета расхода в целях налогообложения не нужно иметь подтверждения того, что кредитор принимал меры по взысканию долга (например, писал претензии, подавал исковое заявление в суд), поскольку истечение срока исковой давности является самостоятельным основанием для списания долга. Судьи в таких ситуациях принимают решения в пользу налогоплательщиков (Постановления ФАС МО от 02.02.2009 N КА-А40/13269-08-П-2, ФАС УО от 21.10.2008 N Ф09-7654/08-С3, ФАС СКО от 28.02.2007 N Ф08-731/2007-288А и др.).Как правило, порядок проведения претензионной и исковой работы также отражается в локальном акте компании. Приведем конкретный пример формулировки на примере порядка составления претензионных документов в ОАО «РЖД» (Приказ ОАО «РЖД» от 04.08.2006 N 205).Составление и оформление претензионных документов осуществляются структурными подразделениями филиалов ОАО «РЖД», являющимися получателями товара (далее — получатели).При обнаружении несоответствия поступившего товара (груза) данным, указанным в товаросопроводительных документах по номенклатуре, количеству и качеству, получатели в целях соблюдения договорных обязательств по приемке товара направляют в Росжелдорснаб запрос о предоставлении копии договора поставки этого товара. Росжелдорснаб направляет получателю по факсимильной связи копию соответствующего договора поставки…Основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю) является акт.Для оформления приемки товара, имеющего количественное и качественное расхождение, а также расхождение в ассортименте с данными товаросопроводительных документов или не имеющего товаросопроводительных документов, применяется акт о приемке материалов либо акт о приемке топлива и нефтепродуктов.Обратите внимание, что часто за претензионную работу отвечает юридическая служба компании. При этом очень важно взаимодействие с бухгалтерией.

Учимся на ошибках
Какие основные ошибки при контроле договорной работы допускают компании? Самой распространенной ошибкой является отсутствие всякого контроля за договорной работой или ослабленный контроль. Контроль не может осуществляться, например, юристами или бухгалтерами самостоятельно без нормативного регулирования.Другая ошибка — недооценка внутренних и внешних рисков. К внутренним рискам следует отнести недобросовестность исполнителя договора, злоупотребление им служебным положением, к внешним — недобросовестность контрагента. Поэтому очень важно на преддоговорном этапе проверить контрагента, а также полномочия лиц, подписывающих договоры и сопроводительные документы. Также важно осуществлять контроль за деятельностью исполнителя договора для исключения возможности злоупотребления служебным положением. Если договор включает в себя несколько этапов, то необходимо отслеживать сроки и оплату по каждому из этапов. Не менее важен контроль за претензионной работой, поскольку, если он не проводится, компания может потерять значительные средства.В заключение необходимо отметить, что, несмотря на то что каждая компания самостоятельно контролирует договорную работу, общие рекомендации, данные в статье, могут быть полезны для всех компаний. Ведь нет таких компаний, у которых нет контрагентов, которых необходимо проверять, нет компаний, которые не должны контролировать платежи и сроки, а также очень мало компаний и индивидуальных предпринимателей, которые не ведут претензионно-исковую работу.

Шестакова Е. Во всем должен быть порядок // ЭЖ-Юрист. 2012. N 36. С. 13.